14 factores internos y externos que afectan la productividad

En una empresa maximizar su productividad es esencial para cumplir con sus metas operativas, para lograr buenas ventas, para tener un buen control de sus inventarios y para ofrecer un servicio de calidad a sus clientes. Pero, en ocasiones, la productividad baja y eso afecta el rendimiento y el ánimo en tu empresa. 

Es probable que notes a tus trabajadores poco motivados, que tus tiempos de entrega se hagan más largos o que un ambiente de apatía se apodere de tu espacio de trabajo. Si esa situación te resulta conocida, es importante analizar cuáles son los factores internos y externos que afectan el desempeño de tu organización.

Detectar los factores que perjudican la productividad te permitirá gestionarlos para que tu equipo mejore y, aún más importante, para que tus colaboradores encuentren satisfacción en su profesión.

Qué factores afectan la productividad de una empresa

Cuando un empleado baja su nivel de productividad es común pensar que no tiene el perfil ideal para lidiar con las responsabilidades del cargo, que está atravesando por un momento personal complicado o, incluso, que simplemente está enfermo. Esto puede ser cierto en el caso de un solo individuo, pero cuando toda la empresa muestra un desempeño bajo es muy probable que se deba a un factor general.

Cuando un alumno reprueba, el responsable es él; pero cuando la mayor parte del grupo reprueba, el maestro es el responsable. Lo mismo sucede en las empresas. Si el desempeño bajo es general, debes buscar las causas y resolverlas.

¿Has pensado que las dinámicas de trabajo que mantienes tal vez ya no sean útiles? Este es uno de los motivos que pueden estar detrás de la baja productividad de tu equipo, pero no es el único. En algunos escenarios, el modo en que se comporta el mercado y tu sector empresarial también determinan los niveles de desempeño de tu equipo.

Para ayudarte a identificar las causas que están detrás de la caída de la productividad en tu organización, te compartimos 7 factores internos que pueden ocasionar la baja en el desempeño del personal, así como 7 factores externos que pueden estar afectando tu empresa.

1. Tus empleados no reciben capacitación

Las empresas y los clientes se transforman de manera constante. Los avances tecnológicos cambian con rapidez, por lo que el personal mejor capacitado es el que podrá navegar con más seguridad en un ambiente turbulento. Por eso debes otorgar capacitaciones a tu empleados en su área y fomentar su crecimiento en otros aspectos importantes como sus habilidades comunicativas y de empatía.

Crea un programa de educación para mantener actualizada a tu plantilla de colaboradores. Y no olvides que cualquier capacitación debe ocurrir dentro del horario de trabajo y no durante los fines de semana o en un horario adicional. Esto puede hacer que en tus empleados se generen sentimientos negativos contra tu organización.

2. El crecimiento laboral está limitado

Estancarse a nivel personal también es peligroso. Cuando una persona se ve inmersa en las mismas dinámicas de siempre es muy probable que pierda sus objetivos de vista y que se sienta frustrada, dando el mínimo esfuerzo posible en la ejecución de sus tareas.

Para contrarrestar esta sensación puedes promover un esquema de trabajo donde el desempeño adecuado sea recompensado y donde tus empleados sepan que pueden aspirar a más. Esto hará que todos den más de sí. Si no fomentas el crecimiento de tu personal, perderás a los más capacitados y quienes tienen ganas de crecer.

3. Los colaboradores requieren descanso

Uno de los motivos más evidentes por los que una persona no rinde completamente es sencillamente porque está cansada, quizá su rutina de sueño afecta su productividad. Y este es un serio problema para las empresas que operan en horarios nocturnos, que llevan un ritmo de trabajo rápido o que se saltan los horarios de recreación.

Es común creer que las horas extra son la mejor estrategia para retomar el ritmo y cumplir con las actividades cuando la carga de trabajo es muy alta. Sin embargo, esto puede ser contraproducente, ya que tal vez tus empleados se queden a trabajar un par de horas más, pero al siguiente día trabajarán con la mitad de la energía.

Si este tipo de situaciones suceden comúnmente en tu empresa, es tiempo de hablar con las áreas directivas para crear estrategias de trabajo más equilibradas que, por un lado, no absorban la energía de tus empleados y que, por el otro, eleven la eficiencia.

4. El ambiente laboral es inadecuado 

No hay nada más desmotivante que llegar a un lugar de trabajo en donde no nos sentimos felices. Tal vez el equipo con el que trabajamos sea conflictivo o los líderes ejerzan demasiada presión sobre las personas. Estos son factores que pueden afectar el trabajo de tus empleados.

Identifica qué tan buena es la comunicación, ¿hay discusiones constantes? o, por el contrario, ¿nunca hablan de los problemas comunes por falta de interés? Ambas situaciones son negativas para la productividad. 

También es posible que algunos profesionales no consideren su puesto como una vocación, sino como algo temporal; si esto es así no trabajarán con "la camiseta puesta". Esto puede bajar el ánimo de los demás, por lo que es vital que tu proceso de selección de personal esté optimizado para evitar personas que no están del todo comprometidas con su labor.

5. La opinión del equipo no se valora

La creatividad  es una de las cualidades humanas más importantes y su desarrollo en los espacios de trabajo es fundamental para crear soluciones y hacer más competitiva una compañía.

Todos los miembros de tu equipo son expertos en su área y, por lo tanto, tienen muchos conocimientos que aportar. Si en las reuniones no pides su opinión o no das seguimiento a sus recomendaciones sentirán que su entusiasmo se apaga.

Es momento de que abras un canal de retroalimentación dentro del equipo, con el cual obtendrás críticas y propuestas útiles para todos los proyectos que se emprendan en tus departamentos.

6. Tus empleados no cuentan con las herramientas necesarias

Siempre es importante que las compañías cuenten con las herramientas y recursos ideales para cada una de sus áreas. Cuando no se tienen sistemas operativos actualizados, software eficientes, mobiliario cómodo o buena iluminación, lo más seguro es que los equipos pierdan tiempo en tareas monótonas que les restan productividad.

Incluye nuevas tecnologías como CRM o bases de datos inteligentes que automaticen tareas y mejoren el desempeño de tus empleados. Estos recursos te ayudarán a ahorrar tiempo y permitirán que tus empleados se centren en actividades creativas y en soluciones. 

7. Los responsables de área no son buenos líderes

Los líderes son quienes desempeñan el papel de las cabezas de tu compañía y es por ello que debes esforzarte en incluir al mejor talento para que el trabajo esté organizado.

Si recientemente has hecho un cambio de líder en algún departamento seguramente notarás un cambio en la productividad. Aunque el cambio sea para mejorar, lo más común es que genere incertidumbre entre los empleados, y que durante el tiempo de transición se disminuya el desempeño.

Para evitar estos problemas, siempre esfuérzate en hacer que tus antiguos líderes acompañen a las nuevas integraciones y que todo el trabajo esté articulado en un flujo lógico y funcional.

1. El sector productivo está pasando un mal momento

Si hay un efecto por el que los ingresos de tu empresa disminuyen progresivamente, quizá se deba a que tu sector productivo o el mercado en el que te desenvuelves no están en su mejor momento.

Esto no depende de la disposición de tus empleados ni de las capacidades de tu empresa. Por el contrario, es probable que tu mercado haya resentido una depreciación y que las audiencias sean más cautelosas con sus compras, afectando tu ritmo de trabajo, tus ventas y la operatividad de tu empresa en general.

En ese caso, lo que queda es realizar evaluaciones pertinentes para equilibrar las condiciones. Por ejemplo, crear estrategia que apueste por un mayor volumen de ventas a precios menores. 

2. La competencia ha crecido de forma constante

Si tu personal tiene la mejor actitud, pero hay otras compañías que les ganan terreno, es tiempo de poner manos a la obra para colocarte a la vanguardia de la competencia. 

Trabaja con tus directivos y tus empleados para encontrar las mejores soluciones y ofrecer mejores productos, servicios y atención a los clientes.

Además, analiza a la competencia para detectar qué hacen ellos que les resulta positivo e intenta crear diferenciadores para que los clientes opten por tu solución. También podrías diversificar tus productos y renovar tu branding para llegar a nuevos públicos y atraer a más consumidores. 

3. La región experimenta problemas sociales

Algunas causas en la baja de productividad son impredecibles y las empresas no pueden tomar acciones para contrarrestar sus efectos.Tal es el caso de conflictos sociales, políticos o económicos en un territorio. En estos escenarios, de manera general, los consumidores se encuentran en una situación de crisis y el proceso de oferta y demanda se modifica considerablemente.

Este escenario fue al que se enfrentaron muchas organizaciones durante la pandemia por COVID-19. Las restricciones de tránsito, los niveles de ausentismo y la falta de solvencia económica se convirtieron en aspectos comunes que afectaron a la economía global y, por ende, a las empresas.

En ese caso específico, la digitalización fue un paso obligado para que las empresas continuaran trabajando y para mantener relación con los clientes. Por eso, siempre es necesario estar actualizado en todo sentido, para poder sortear cualquier conflicto de esta índole.

4. Las materias primas escasean o se encarecen

Cuando un sector productivo relacionado con una compañía atraviesa una situación de crisis, seguramente tu organización también resentirá algunos efectos negativos. 

Supongamos que tu empresa requiere de tomates como materia prima, pero la región atraviesa por un cambio climático, cuyos efectos, como tormentas o nevadas han mermado la producción de este insumo. Seguramente los precios subirán, o incluso se corre el riesgo de escasez. Sin embargo, no puedes dejar de producir ni puedes subir los precios de forma dramática.

En estos casos, lo mejor es considerar, de acuerdo a estimaciones y análisis, qué tan probable es que un evento de este tipo ocurra y cuándo; para evaluar sus costos y formular una estrategia que te permita continuar con tus operaciones a pesar del momento de desequilibrio.

5. Los cambios gubernamentales son constantes

Todas las empresas están sometidas a las regulaciones en materia mercantil y laboral del territorio en el que operan; lo que también conlleva algunos beneficios fiscales, apoyos económicos u otras facilidades; pero en otros casos las decisiones políticas también pueden afectar la productividad de las empresas.

Por ejemplo, cuando las autoridades elevan las tasas de impuestos, imponen nuevos aranceles o cambian algunas normas de calidad, altera tu ritmo de trabajo habitual. Asimismo, si la ley en materia laboral exige un mayor número de días de descanso es probable que la empresa experimente cambios en su nivel de productividad.

Lo mejor que puedes hacer es diseñar planes de contención de eventualidades a largo plazo con el fin de mantener tus niveles de productividad.

6. Alta demanda de profesionales por parte del sector empresarial

En primera instancia, la fuga de talentos es un problema interno del que cada empresa es responsable. Si una organización ofrece un salario adecuado a sus empleados, un buen ambiente de trabajo y planes de crecimiento, nadie dejaría su puesto.

Sin embargo, la rotación de personal también suele depender de factores externos. Por ejemplo, si una empresa internacional monta una filial en la zona donde operas y ofrece salarios con los que no puedes competir, tal vez algunos de tus empleados te dejen.

Esto afectará notablemente tu productividad, ya que necesitarás tiempo para buscar nuevo personal y capacitarlo, sin perder de vista otras fases operativas y estrategias publicitarias, de ventas y de atención al cliente.

Evitar que el personal se vaya es difícil en un mundo tan competitivo, no obstante, si ofreces un plan de carrera y beneficios adecuados, si tomas en cuenta las opiniones y fomentas la creatividad de los empleados tienes puntos a tu favor.

7. Complicaciones legales y financieras

Otro de los factores externos que afectan la productividad es el nivel de incentivos de crédito y las altas tasas de interés bancario, además de las complicaciones para acceder a préstamos y otros tipos de crédito.

Este factor es particularmente importante en el área de ventas de las empresas, pues resulta bastante complicado esperar resultados óptimos y productivos de una fuerza de ventas que se esfuerza por vender y convencer a los prospectos de que adquieran tus productos o servicios, pero que no pueden cerrar tratos porque los interesados no pueden acceder a créditos u otros instrumentos financieros para el pago.

Es importante que las empresas trabajen en alianzas estratégicas con entidades financieras locales para facilitar los pagos por parte de tus clientes a la hora de cerrar tratos. Una fuerza de ventas que cumple sus metas es una fuerza de ventas productiva.

Test para evaluar los factores de productividad en tu empresa

Si tienes dudas sobre cuáles son las circunstancias que disminuyen la capacidad de venta de tu empresa, contesta el siguiente cuestionario:

1. Cuando presentas los objetivos a tu equipo, ¿nadie aporta sugerencias?
2. ¿Las ausencias van en aumento y la rotación de personal ha llegado a un nivel en que ya es un problema?
3. ¿Los miembros de tu equipo presentan signos típicos del estrés: dolores de cabeza, ansiedad, falta de concentración y poca sociabilidad?
4. ¿Tu equipo no logró las metas durante varios periodos consecutivos?
5. ¿Los nuevos empleados, a pesar de su entusiasmo inicial por el trabajo, pierden el interés rápidamente?
6. ¿Faltan los parámetros necesarios para prevenir errores y solucionar incidentes?
7. ¿Los empleados deben dedicar más de la mitad de su tiempo productivo a la documentación o a otros aspectos administrativos?
8. ¿Hace mucho que tu empresa no imparte un curso o capacitación especializado?
9. ¿Tus empleados emplean un software arcaico por lo que aumenta el tiempo de gestión administrativa?
10. ¿Notas que no hay un espíritu de equipo y que la cultura organizacional no permea en tu equipo?

Si respondes que sí a la mayoría de estas cuestiones, deberás realizar una revisión completa a la manera en que trabaja tu equipo. Tal vez es tiempo de crear una cultura organizativa más eficiente o de hacer mejoras específicas en diversas áreas. Si adoptas hábitos productivos en tu día a día notarás que tu equipo conseguirá resultados extraordinarios.