Qué es el método poka-yoke y cómo emplearlo

¿Alguna vez te has preguntado por qué los cables USB tienen marcado el lado por el que deben conectarse? Esto no es un simple detalle. Este diseño fue realizado «a prueba de errores» o como en japonés le llaman «poka-yoke».  

No, esto no se trata de una nueva tendencia. Me refiero a una técnica nacida en la época de los años 60, que trajo consigo toda una nueva forma de trabajo más organizada y funcional.

Si no sabes de qué te estoy hablando, sigue leyendo, pues te aseguro que después de saber este dato querrás aplicarlo en tu negocio cuanto antes. 

Se creó en 1960 en la fábrica de Toyota en Japón por el ingeniero Shigeo Shingo. El propósito de desarrollar esta técnica de mejora continua fue eliminar deficiencias en los procesos de producción. 

Los 3 principios de poka-yoke

Los principios de la metodología incluyen: 

1. Los errores son inevitables; los defectos no lo son.
2. Hay que detectar el error antes de convertirse en defecto.
3. La mejor herramienta para prevenir un defecto es la que logra aislar la fuente del problema.

Este método engloba algunas estrategias de optimización de procesos como el método Kaizen y las 5S.

Para qué sirve el método poka-yoke

El método poka-yoke fue ideado para prevenir los errores humanos. Dentro de la visión lean manufacturing es considerada como una herramienta de calidad que, por ende, busca aumentar la calidad de los productos elaborados e incrementar su nivel de eficiencia. 

Entre algunas de sus ventajas podemos encontrar las siguientes: 

• Mejora la calidad de las operaciones o procesos.
• Mejora la eficiencia y productividad de los procesos.
• Minimiza la posibilidad de cometer errores humanos.
• Es de fácil y más barata aplicación que el costo de los errores.
• Evita correcciones, reparaciones y controles de calidad posteriores.
• Mejora la experiencia de uso de los clientes.

Como puedes imaginar, este método puede ser de gran ayuda para las empresas. Solo es importante considerar otros aspectos antes de implementarlo. Revisemos sus ventajas y desventajas.

Ventajas y desventajas del poka-yoke

El método poka-yoke tiene como principal ventaja promover un mejor control de calidad en los procesos de manufactura de mercancías. Esto es necesario para identificar y solucionar problemas con los bienes ofertados, pero también para evitar accidentes o riesgos en la cadena productiva. 

Por supuesto, esto conlleva beneficios económicos, ya que al mantener una cadena de producción segura y optimizada y al ofrecer productos de gran calidad, no tendrás gastos derivados por devoluciones, quejas o accidentes laborales. 

Pero así como existen grandes ventajas en su implementación, también existen algunos aspectos a considerar antes de hacerlo. Por ejemplo, establecer una estrategia poka-yoke puede representar inversiones de tiempo y de recursos importantes. Al final del día, tendrás que modificar tu metodología de trabajo y capacitar a tu personal. Esto puede ser una limitante debido a que las empresas deben hacer espacio en la producción para evaluar procesos.

La buena noticia es que hay sistemas automatizados que pueden evaluar riegos y problemas mediante el análisis de datos. Solo es necesario tomar en cuenta que el sistema realmente funcionará si te aseguras antes que los datos con los que se alimenta son confiables y precisos. Y esto puede llevar mucho tiempo.

Ahora que ya conoces las ventajas y funciones de implementar el método poka-yoke, demos paso a decirte qué tipos existen y cómo aplicarlo en tu organización. 

1. Secuencial 

El poka-yoke de tipo secuencial se refiere a mecanismos que preservan un orden y no permiten omisiones de por medio, de lo contrario, se manifiestan como errores. Tiene por objetivo salvaguardar la seguridad de los operadores.

2. Informativo 

Se trata de mecanismos de retroalimentación que brindan información clara y sencilla a los usuarios para prevenir errores.

3. Agrupado

Regularmente se trata de kits de herramientas o componentes que tienen como objetivo que no se olvide ningún elemento que impida la correcta operación de un proceso o mecanismo.

Esto tiene como ventaja que los operadores no pierdan el tiempo buscando los materiales o herramientas necesarias para realizar su trabajo.

4. Físico 

El poka-yoke físico son dispositivos o mecanismos que funcionan para asegurar la prevención de errores en las operaciones y productos por medio de la identificación de inconsistencias físicas.

Un ejemplo muy sencillo para comprender el valor de este tipo de poka-yoke son las lavadoras, las cuales no se ponen en funcionamiento hasta que la compuerta está cerrada o se haya determinado una secuencia específica a cumplir.

8 pasos para implementar un sistema poka-yoke

Sigue estos pasos para implementar el poka-yoke y así mejora tus procesos empresariales. 

1. Detecta y describe el defecto 

El primer paso para implementar un sistema poka-yoke es detectar y describir los errores. De esta manera, podrás tener por escrito todas las deficiencias o errores evaluados, para después seguir consultándolos y establecer las soluciones más oportunas. 

2. Descubre los lugares donde se presentan los defectos 

Así como es importante describir los defectos encontrados, también lo es especificar en dónde fueron encontrados. Esto sirve para determinar un área de mayor prioridad a evaluar. 

3. Conoce las causas 

El sistema poka-yoke es todo un cuestionamiento del cómo, dónde, cuándo y por qué pasan las cosas. En esto radica su eficiencia. Una vez especificados los detalles del defecto y su ubicación, también es importante que determines cuáles son las posibles causas de estos errores presentes.

4. Identifica los errores de los estándares de la operación

Esto va de la mano con la determinación de las causas. Aquí es necesario que analices todo tu proceso de operación para que así conozcas en dónde se genera el error. Así, el fallo se vuelve más específico y fácil de atacar. 

5. Evalúa las condiciones de bandera roja 

La bandera roja es una condición en el proceso de manufactura que comúnmente provoca errores. En caso de que el resultado de una evaluación indique un proceso con un alto nivel de banderas rojas, entonces hay mayor probabilidad de cometer errores. 

Para estos casos, es buena opción considerar procesos que ayuden a la posición u orientación de alguna pieza, herramienta o dispositivo para que se garantice su buen funcionamiento. 

6. Determina el tipo de dispositivo poka-yoke requerido para la prevención de errores

Tras conocer el tipo de fallo que están presentando tus operaciones, podrás determinar qué tipo de poka-yoke requieres para dar solución. Como lo mencionamos, existen diferentes clases de este método, por lo que tendrás que averiguar cuál es el más indicado para tu problema y así saber qué dispositivo o mecanismo es el más adecuado para la resolución.

7. Prueba del dispositivo elegido 

Una vez que hayas elegido el dispositivo correcto, es tiempo de probarlo. Para esto se requiere de un periodo de prueba y adaptación. Una vez aceptado, se debe contar con una etapa de capacitación del personal para explicar el nuevo funcionamiento o mecanismo y resolver las dudas que puedan surgir. 

8. Revisa el desempeño 

Como toda nueva implementación, esta también requiere de una supervisión periódica para asegurar que marche y brinde los resultados esperados. Durante este tiempo es vital facilitar el mantenimiento y buena operatividad del dispositivo o mecanismo.

Para que termines de comprender la aplicación del método poka-yoke, te comparto algunos ejemplos de implementación en diversas industrias y áreas.

1. Poka-yoke en la logística de envíos de producto 

De acuerdo a un estudio realizado por la Asociación Mexicana de Venta Online (AMVO), la logística de envíos de pedidos incurre en diversos errores. Entre las principales quejas de los usuarios se encuentran las siguientes: 

• 31 % de los usuarios consideran que los tiempos de entrega fueron muy tardíos.
• 10 % aseguraron que el empaque del producto llegó en mal estado.
• 2 % destacaron que le fue enviado un producto que no ordenó.

Por ello, las empresas con logística de envío de productos han implementando sistemas y metodologías que las ayuden a evitar este y más tipos de errores. 

Uno de los procesos aplicados actualmente es el Pick to Light, un software que enciende su visor para señalar al operario la mercancía que debe extraer e indica en su pantalla cuántas unidades tiene que recoger. 

Este sistema se considera como un método poka-yoke informativo, pues indica de manera visual el procedimiento o la secuencia que un empleado debe seguir para cumplir eficazmente con lo solicitado. Con esto se logra evitar errores humanos a la hora de empacar y hacer envíos. 

2. Poka-yoke en la prevención de riesgos laborales 

El poka-yoke también puede ayudar a disminuir los accidentes de trabajo. Esto es un aspecto importante de supervisar, pues tan solo en Colombia, por ejemplo, cada hora se registran 172 accidentes laborales. 

Para ello, una forma de aplicar este método ha sido mediante los enclavamientos de máquinas que garantizan la seguridad de los trabajadores frente a atrapamientos. Si un empleado entra en contacto con los engranes de la máquina o si se detecta movimiento en una zona de alto riego, los sistemas son apagados inmediatamente para asegurar la integridad del trabajador.

Estas acciones preventivas hacen que los empleados estén en un lugar de trabajo seguro y evitan los gastos y gestiones administrativas derivadas de un accidente laboral.

3. Poka-yoke en sitios web 

Es común encontrarte con sitios web que cuentan con formularios para que los visitantes dejen sus datos a cambio de un recurso gratuito o para solicitar información. Pero ¿alguna vez habías pensado que en ellos también se aplica el método poka-yoke?

¡Sí! Esto sucede cuando ciertos formularios web no permiten seguir avanzando a menos que se haya completado correctamente. La forma en que este sistema funciona es a través de mensajes o alertas que te ayudan a identificar cuál es la casilla de información que te falta por rellenar. 

De este modo, los visitantes a un sitio web se aseguran de que su información ha sido enviada, que no tiene errores y que recibirán la información de la marca que espera. 

4. Poka-yoke en el sector de la salud 

Si bien el método poka-yoke ha sido aplicado con mayor frecuencia en la industria manufacturera, más sectores han logrado probar su valor y eficiencia. Uno de ellos es el sector de la salud que lo ha sabido aplicar para evitar riesgos y errores que puedan afectar la seguridad y bienestar de los pacientes. 

En este sentido, el sector ha determinado algunos diseños de infraestructuras que sirven para evitar accidentes o riesgos, por ejemplo, pisos antideslizamientos o barandales en áreas con pacientes en recuperación.

Otra aplicación está en el diseño de un desfibrilador: su batería solo puede ser instalada por medio de la parte posterior del equipo de seguridad. 

5. Poka-yoke en la detección de mercancía dañada

Otra buena aplicación del método poka-yoke es en la detección de productos que no cumplen con las condiciones necesarias para salir al mercado. Por ejemplo, existen máquinas que han sido programadas para detectar tonalidades en frutas y vegetales y descartar aquellas que no cumplen con las condiciones de venta.

Así, algunos sistemas son equipados con sensores de color o con redes neuronales artificiales que identifican si un producto está maduro o no, si se encuentra en mal estado o si es de un tamaño anormal.

Además, estas máquinas están construidas para detener la marcha en caso de que un producto en mal estado llegue al final de la cadena, aunque raramente ocurre debido a que pasan por varios filtros de detección y descarte. 

6. Poka-yoke en marketing

La creación de contenido es todo un arte. No importa si se trata de textos, imágenes o videos, cada detalle tiene que estar perfectamente bien cuidado para que el cliente tenga una impresión de calidad. Por ello, es tan importante identificar y corregir errores en lo inmediato.

Una forma de aplicar el método poka-yoke en marketing es mediante pasos de validación de los contenidos. Esto permite que haya varios revisores de un mismo material para identificar problemas y optimizar los contenidos. Sin embargo, esto puede quitar mucho tiempo y exigir la atención de diversos colaboradores.

Afortunadamente, hoy en día existen plataformas como Canva o redactores de contenidos como el CMS de HubSpot que cuentan con motores de inteligencia artificial para la revisión automatizada de los materiales, su evaluación y la identificación de errores. Así, puedes saber si los títulos de las entradas de tu blog son muy largos, si alguna palabra está mal escrita o si hace falta llenar un espacio vacío en tus infografías.

7. Poka-yoke en tecnologías

Por último, podemos encontrar el método poka-yoke en diversos lugares de nuestra vida diaria. Uno de ellos son los ascensores, cuyos dispositivos de seguridad se basan en este método. Gracias a sensores y herramientas de detección, las puertas de estas tecnologías detectan obstáculos a su cierre lo que impiden que se cierren las puertas.

Asimismo, los elevadores cuentan con sensores de detección de sobrecarga que evitan que excedamos el peso permitido al ingresar en él. De esta manera, no solo se evitan errores en su funcionamiento, sino también posibles accidentes.

Este mismo principio es el que está detrás de los sensores de hornos, refrigeradores y otras tecnologías. Con ellas se asegura que el cliente tiene una experiencia de uso óptima y se promueve su integridad. 

Como puedes ver, evitar errores ayudará a que tu empresa brinde un mejor servicio y aumente su productividad. Aplicar métodos como el poka-yoke refuerza tu estrategia de mejora de procesos y te brinda seguridad de que tus áreas operativas funcionan eficazmente.