Modelo de cambio de Kurt Lewin: definición, etapas y ejemplo

Es común que los seres humanos nos sintamos seguros y confiados cuando las cosas parecen marchar bien, por lo que raramente estamos preparados para afrontar nuevos escenarios, contextos o dinámicas de vida. Eso también ocurre cuando hablamos de negocios: cuando el mercado se ha mantenido en un mismo nivel o cuando las audiencias ya han elegido nuestros productos, solemos asumir que todo seguirá marchando como hasta este momento.

Sin embargo, en los últimos años hemos aprendido que las compañías que no están preparadas para adaptarse a nuevas condiciones corren el riesgo de fracasar en su misión empresarial.

En este artículo hablaremos de una de las teorías del cambio más importantes, formulada por el psicólogo Kurt Lewin. Sigue leyendo e inspírate en este método para adaptarte a los radicales cambios del mercado y asegurar el éxito de tu empresa.

Para Lewin, las sociedades se comportan como campos de fuerza en los que interactúan individuos y espacios en tensión. Esto significa que cuando un elemento de la sociedad se ve modificado, el resto de las partes del sistema perciben una alteración de su medio o campo. De ahí el nombre de la teoría.

El modelo de Lewin se basa en tres momentos o etapas consecutivas que permiten el cambio y la adaptación, a los que llamó «descongelamiento», «movimiento» y «congelamiento». Veamos en qué consiste cada una de ellas.

1. Descongelamiento

Ya sea que provenga desde fuera o que esté condicionado por una necesidad interna de una organización, el cambio siempre llega para modificar el orden normal de las cosas. A este proceso es al que Lewin llama «descongelamiento» y puede detonarse en una comunidad por motivos externos o internos:

• Cuando está determinado por factores externos, ocurre de manera espontánea y requiere un llamado a la acción. En las empresas esto puede ocurrir cuando un competidor lanza un producto que roba la atención de los consumidores, cuando hay una devaluación de la moneda o cuando las ventas han bajado.
• Por otro lado, si está condicionado por una búsqueda interna, el descongelamiento es un proceso lento que requiere la toma de conciencia del cambio como algo necesario. Esto ocurre cuando en una empresa ya no sirven los valores empresariales, cuando disminuye la productividad o cuando se ve mermada la calidad del servicio brindado.

Durante el descongelamiento las personas deben asumir el cambio como algo necesario para salir de las rutinas y las actitudes que paralizan la productividad. Este proceso no necesariamente se presenta de manera natural, por lo que los líderes empresariales tienen que desempeñar activamente un papel transformador e incentivar la acción entre los colaboradores.

2. Movimiento

El movimiento es la segunda fase del modelo de cambio de Lewin. En este momento es cuando todos los miembros de una sociedad o de una organización se dan cuenta de la importancia de cambiar lo establecido y toman parte en el proceso de su modificación. 

En un primer momento se debe diagnosticar qué es lo que hay que cambiar o mejorar para posteriormente crear un plan de acción. A partir de esto se puede:

• modificar los comportamientos establecidos;
• reinventar las costumbres laborales;
• redefinir los objetivos empresariales;
• trazar nuevas metodologías de trabajo;
• adoptar nuevos valores;
• rehacer las reglas del mercado;
• solucionar problemas pendientes.

Este proceso generalmente es largo, ya que requiere la readaptación de todos los miembros del equipo a una nueva dinámica de trabajo. Además, las nuevas costumbres no siempre son exitosas, por lo que se debe tener paciencia y asumir un modelo de prueba y error, a través del cual se adquieran aprendizajes para encontrar la fórmula perfecta para las necesidades del colectivo.

3. Congelamiento

El congelamiento es la última etapa del modelo propuesto por Lewin y comprende aquel instante en el que el colectivo ha encontrado la solución perfecta a aquellas problemáticas que incentivaron la necesidad de cambio.

En este punto ya debe haber adoptado la nueva dinámica de trabajo y debe existir un punto de estabilidad. Si no existe la armonía en las prácticas internas o siguen surgiendo problemas, significa que todavía no has llegado a esta etapa. Para acelerar este proceso puedes ofrecer estímulos o premios cuando los colaboradores adopten los nuevos valores, códigos o métodos de trabajo.

Cuando los cambios hayan quedado perfectamente implantados y se hayan afianzado en la vida cotidiana de una empresa podemos hablar de un congelamiento efectivo.

Es importante mencionar que este modelo siempre está condicionado por el contexto en el que surge la necesidad de cambio, por lo que es un proceso que nunca acaba. Si has llegado al punto de congelamiento es probable que en el futuro ya no sirvan las soluciones que diseñaste para un problema. Será necesario, entonces, descongelar nuevamente tu modelo de trabajo, poner en movimiento a tus colaboradores y congelar nuevamente el proceso cuando encuentres la respuesta adecuada a la situación que enfrentas.

Ventajas y desventajas del modelo de Kurt Lewin

Ventajas

1. Al ser un modelo sobre los procesos de cambio y adaptación, la teoría de Lewin permite generalizar comportamientos y crear estrategias para afrontar los retos.
2. El modelo simplifica el fenómeno de la adaptación, por lo que hace sencilla la comprensión del cambio y permite abarcar su proceso en simples pasos repetibles.
3. En las empresas es especialmente útil ya que permite gestionar, por etapas, las transformaciones dentro y fuera de la empresa. De este modo se pueden aprovechar los momentos de congelamiento para estar preparados para las etapas de cambio.

Desventajas

1. Por su naturaleza, el modelo es una fórmula general que se aplica a diferentes escenarios, pero que no tiene en cuenta las perspectivas individuales de aquellos que se ven afectados durante el proceso. 
2. Al reducir el cambio a pasos concretos y reproducibles, omite contemplar las variaciones culturales, económicas, sociales o tecnológicas del contexto en el que ocurre el movimiento. 
3. Debido a que este modelo asume la existencia de una etapa de congelamiento, no considera algunos posibles escenarios en los que el cambio es constante y no hay tiempo suficiente de llevar a cabo una completa adaptación. Esto puede ocurrir durante un conflicto bélico, una crisis económica o un desastre natural.

Ejemplo de aplicación del modelo de Kurt Lewin

Si algo nos ha enseñado la pandemia de covid-19 es que el mundo está en constante cambio. En el 2020 nadie esperaba la crisis económica y de salud que atravesamos a nivel mundial.

Es cierto que muchas empresas ya estaban adaptadas a formas de trabajo virtuales, a formatos laborales desde casa y a la inclusión de software para sus procesos de producción, venta y distribución de mercancías. Sin embargo, la realidad es que la mayoría de las empresas a nivel global no habían considerado estas formas de trabajo, por lo que muchas entraron en un momento de crisis que puso en riesgo incluso su existencia.

Uno de los sectores más afectados por esta falta de preparación fue la industria restaurantera, con miles de negocios que cerraron sus puertas temporal o definitivamente. Analicemos cómo un restaurante pudo emplear el modelo de Kurt Lewin para adaptarse al cambio.

1. Descongelamiento

De un día para otro, los gobiernos en todo el mundo anunciaron medidas de precaución y de contención en el contagio de COVID-19. Una de las demandas sanitarias fue la suspensión de actividades y el cierre de negocios.

En este momento los restaurantes se vieron comprometidos, pues suspendieron operaciones y se enfrentaron a un panorama distinto al que estaban acostumbrados. Se llevó a cabo un proceso de descongelamiento ocasionado por factores externos a las empresas que sacudió la normalidad y demandó un llamado de atención para adaptarse a las nuevas condiciones emergentes.

2. Movimiento

En este punto, muchos restaurantes comenzaron a buscar alternativas de trabajo para sortear los retos económicos y laborales que se estaban presentando. Algunos optaron por adoptar estrategias de entrega de alimentos en los domicilios de sus clientes, otros por canalizar sus productos a través de aplicaciones de delivery y algunos más ofrecieron cursos de cocina online para continuar percibiendo ingresos.

Durante esta transición, pasaron por un proceso de prueba y error para definir la estrategia adecuada que les permitiera mantenerse en operaciones. La adopción de aprendizajes y el liderazgo de chefs y propietarios fueron fundamentales para adoptar nuevos hábitos, generar nuevas estrategias y reformular las formas de trabajo antiguas y ahora obsoletas.

3. Congelamiento

Una vez que se definieron las estrategias adecuadas para adaptarse a la nueva realidad, las empresas pudieron establecer sus nuevas formas de trabajo. Naturalmente los cursos online no tuvieron el éxito esperado y quienes mejor sortearon la pandemia fueron aquellos negocios que optaron por incluir servicios de delivery a través de aplicaciones móviles.

En este punto hubo un proceso de congelamiento en el que se asumió una nueva normalidad. Las dinámicas de trabajo cambiaron y los negocios se acostumbraron a diferentes herramientas, métodos e incluso objetivos más modestos.

Aunque podría decirse que en este punto el proceso de cambio acabó, en la experiencia sabemos que las empresas del sector de la gastronomía se vieron sometidas a un nuevo proceso de descongelamiento, una vez que se levantaron las restricciones y pudieron abrir sus negocios nuevamente. Esto incentivó nuevamente el movimiento y el recongelamiento en prácticas híbridas más adecuadas para los retos del futuro.

Recuerda que el mundo está en constante cambio y que la adaptación, más que una cualidad deseable, es una necesidad. Ten en cuenta las ventajas del modelo de Lewin y prepárate para hacer frente al mercado del mañana.