PEPS: qué es, cómo implementarlo y ejemplo

Administrar grandes cantidades de productos y artículos puede ser una ardua tarea si no cuentas con un sistema que permita el flujo adecuado de las mercancías que entran y salen de tu almacén. Uno de los métodos más utilizados por los negocios, grandes o pequeños, es el PEPS: primeras entradas, primeras salidas.

Otro de los problemas a los que se enfrenta el área de contabilidad es determinar cuáles son los costes totales de las entradas, los costes totales de las salidas y, por supuesto, las ganancias totales. El método PEPS es una gran herramienta para fijar estas cifras.

Enseguida, conocerás todo acerca de este sistema que te ayudará con tu inventario: sabrás qué es, cuáles son sus principales características y cómo es que funciona en la administración de una empresa.

Es un método de contaduría que retoma el término en inglés «first inputs, first outputs», y sus siglas son FIFO. Se aplica para la venta de productos perecederos o que requieren estar en constante movimiento. Por ejemplo, los alimentos que tienen una fecha de caducidad o la ropa que se cambia en los aparadores conforme cambia la moda para cada estación del año.

Por lo regular, lo usan las empresas o negocios que cuentan con un kardex o un inventario permanente de todos los productos. De esta manera, es más sencillo llevar el control por fechas de las unidades de entrada; coste por unidad y total de compras; unidades de salida; coste total de ventas; así como los saldos finales de todas estas operaciones.

Para qué sirve el sistema PEPS

El sistema PEPS representa una gran ayuda para tener el control de la mercancía que sale y entra de la empresa. Con él, también se obtienen las cifras totales de inversión, los gastos y las ganancias que se generan a diario.

La rotación de inventario es fundamental para todo negocio. Por esto, mediante este procedimiento, se elabora un reporte de los productos que fueron devueltos, tanto por los proveedores como por los mismos compradores. 

También, el PEPS funciona para hacer que la mercancía esté en constante movimiento. De esta manera, las organizaciones evitan que pase mucho tiempo almacenada y que se encuentre en mal estado cuando se venda o ya no sea del interés de los consumidores. Así, al sacar los productos más antiguos primero, se asegura que estos no se volverán obsoletos con el tiempo. 

Características del sistema PEPS

Es muy versátil llevar el registro, control y manejo de cantidades con este tipo de sistema. Entre sus principales características destacan:

La mercancía más antigua es la que primero debe venderse

Los productos más antiguos, en términos de fecha de entrada, son los primeros en utilizarse o venderse. Esto garantiza que los productos no se vuelvan obsoletos o caduquen en el inventario.

Valuación de inventario

El registro de los productos o unidades que entran y salen debe ordenarse cronológicamente. En consecuencia, el sistema PEPS le permitirá realizar una valuación de inventario más precisa y realista, así como reflejar mejor el valor real de los productos disponibles al utilizar el coste de los productos más antiguos para calcular el valor del inventario.

Control de caducidad

Se reduce el riesgo de que los productos caduquen en el inventario. Los productos más antiguos se utilizarán primero, lo que evitará pérdidas debido a su vencimiento. El inventario final será el resultado de la suma del inventario inicial más las compras totales, menos los costes de la mercancía vendida.

Aplicación sencilla

Permite organizar fácilmente las capas del inventario por su orden continuo y sin saltos. Esta metodología es relativamente simple de implementar y administrar. No requiere de complicados cálculos ni de seguimiento individualizado de cada producto, por ello, no es complicado que las empresas lo implementen.

Efecto de inflación

El sistema PEPS puede verse modificado por los cambios en los precios de los productos debido a la inflación. Si los precios aumentan con el tiempo, el coste de los productos más antiguos podría estar por debajo de los precios actuales, lo que puede subestimar el valor del inventario.

Ventajas del método PEPS

El sistema PEPS ofrece varias ventajas para la gestión del inventario en una empresa porque garantiza que los productos más antiguos se utilicen o vendan primero. Esto reduce el riesgo de obsolescencia o caducidad de productos en el inventario. Además, proporciona una valuación de inventario más precisa al utilizar el coste de los productos más antiguos, lo que refleja mejor el valor real de los productos disponibles.

1. Permite el flujo de la mercancía para que no se vuelva obsoleta.
2. Reduce el riesgo de caducidad en los productos.
3. Hay una valuación más precisa del inventario que facilita la gestión de la mercancía.
4. La implementación y administración son sencillas.
5. Se acepta para fines fiscales y contables.
6. En períodos de alta inflación, sirve para dar precios más bajos a los compradores, ya que los productos se adquieren con antelación a precios más bajos que los actuales. 
7. Es un sistema realista y práctico, que refleja con claridad las cifras de cada una de las operaciones realizadas en el tiempo, lo que permite llevar un orden secuencial.
8. De todos los inventarios, es el que genera menores gastos, pues reduce el mantenimiento de registros antiguos.

Desventajas del método PEPS

El sistema PEPS tiene puntos poco favorables. Por ejemplo, en periodos de inflación o aumento de precios, puede subestimar el coste del inventario, debido a que utiliza el coste de los productos más antiguos, los cuales pueden estar por debajo de los precios actuales.

1. A la vez que producirá más ganancias, también aumentará la cantidad de impuestos.
2. Hay una subestimación del coste del inventario durante periodos de inflación.
3. El flujo de efectivo es desfavorable al agotar tempranamente el inventario más económico.
4. Requiere un seguimiento preciso y exhaustivo de los productos individuales.
5. No es adecuado para industrias con productos de vida útil corta o actualizaciones rápidas.
6.  Representa un riesgo significativo. No necesariamente los productos antiguos son los que se venden primero o tienen más demanda en el mercado. Por ello, pueden caducar antes de que sean comprados. En ese caso, tampoco habrá ganancias.

Cómo implementar el sistema PEPS: 11 elementos a considerar

Para comenzar con el método PEPS, hay que reunir los datos necesarios para estructurar el registro de mercancías. Los campos que deben rellenarse en el documento pueden variar de acuerdo con las especificaciones que se manejan en la empresa para organizarlos. Por lo general, se consideran los siguientes puntos:

1. Inventario inicial: se refiere al total de productos comprados al inicio del periodo.
2. Fecha: especifica el día en que se realizó la operación de entrada o salida.
3. Producto: describe el producto al que se da seguimiento.
4. Cantidad de unidades de entrada: es el número de productos comprados.
5. Precio de unidad de entrada: indica el coste de un solo producto adquirido.
6. Coste total de entradas: es el resultado de multiplicar la cantidad de productos de compra por el precio de unidad.
7. Cantidad de unidades de salida: expresa el número de productos vendidos.
8. Precio de cada unidad de salida: indica el coste de un solo producto vendido.
9. Precio total de ventas: es el resultado de multiplicar la cantidad de productos vendidos por su precio.
10. Total de unidades en existencia o saldo: es la diferencia que se obtiene del número total de unidades compradas y el número total de unidades vendidas.
11. Inventario final: es la diferencia entre el coste total de unidades compradas y el coste total de unidades vendidas en el final del período.

Consejos para calcular tu precio de venta con PEPS

Para obtener el precio de venta, se suma el total de operaciones de venta de los productos agrupados por precios. Con nuestras plantillas, puedes obtener este precio fácilmente. Entretanto, contempla estos consejos:

1. Sé constante en el registro de entradas y salidas de mercancía de acuerdo con su precio de compra. Ten en cuenta que los productos vendidos están divididos en grupos con diferentes precios.
2. Respeta el orden cronológico del método PEPS. Utiliza un programa de hojas de cálculo para llevar el registro y realizar las operaciones matemáticas.
3. Verifica el precio de cada unidad que sale y entra en el almacén.
4. Haz un registro por cada grupo cuando le vendas a un cliente productos con precios diferentes, pues así será más fácil hacer las cuentas.
5. Si manejas diferentes tipos de productos, mantén una hoja de administración para cada uno.

Para esta muestra, empleamos las plantillas gratuitas de presupuestos de HubSpot. Puedes descargarlas de forma simple para hacer tus propios inventarios con este sistema. Ingresa con el enlace, haz clic en «Descargar ahora» y llena el formulario. Luego de esto, tendrás acceso a las plantillas.

1. Indicamos el inventario inicial

Mira este ejemplo de cómo desarrollamos el método PEPS en una tarjeta kardex. En este caso, se maneja un registro de entradas y salidas de calzado deportivo de un almacén.

En la entrada, hay 10 pares de zapatos deportivos que se compraron a un precio de $30 cada uno. Al multiplicar estas dos cifras, obtuvimos el coste total de esta operación. Copiamos las mismas cantidades en existencias.

2. Registramos los grupos de productos de entrada

Después, se realizó otra compra de 12 pares de zapatos deportivos a $33 cada uno. Para sacar el total de esta operación, multiplicamos 12 por 33 = $396. En la parte de existencias, añadimos todo lo acumulado y sumamos a los 10 pares de zapatos deportivos los 12 que se acaban de adquirir. El resultado son 22. También, sumamos el total de las compras (300 + 396), cuyo total es $696.

3. Registramos los productos de salida

Luego, se realizó una venta de 15 pares de calzado deportivo. En este caso, dividimos en dos la operación (venta 1/2 y venta 2/2) porque los 10 primeros pares costaron $30, mientras que los 5 que faltan se suman al grupo de pares de $33.

Esto se marca en la columna de salida. Asimismo, obtuvimos el total de cada grupo de pares vendidos, con un total de 300 (resultado de 10 x 30) y 165 (resultado de 5 x 33). En esta salida de mercancía, se fueron todos los pares de zapatos deportivos de $30 porque fueron los primeros en entrar. Así lo marca el método PEPS.

4. Calculamos el precio de venta

Para obtener el precio total de venta, sumamos el total de las operaciones de venta. Para este ejemplo, son dos con diferentes precios y el resultado es 465 (300 + 165).

Para calcular el coste de venta correctamente, es indispensable prestar atención a los diferentes precios que tienen los productos vendidos. Para esta muestra, unos pares son de $30 y otros de $33.

5. Restamos y sumamos los productos de entrada y de salida

Ahora, para mantener actualizado el inventario con el método PEPS, hay que sumar los productos que se compren próximamente y restar los productos que se vendan en la columna de Existencias.

En nuestro ejemplo, en la columna de Unidad primero habían 10 pares de calzado deportivo, se agregaron 12 más, lo que resulta en un total de 22 pares. Luego, se restaron 10 del primer grupo y quedaron 12 pares. Al final, se restan otra vez 5 pares del segundo grupo y quedan 7 pares.

El mismo procedimiento de sumas y restas se realiza con la columna de Total de Existencias (300 + 396 - 300 -165) y se obtiene 231.

6. Obtenemos el inventario final

Como resultado de la constante actualización de la compra y venta de mercancía, al final de mes o en el momento en el que decidamos hacerlo, se averigua con facilidad cuál es el inventario final. Aquí, tenemos un total de 7 pares de calzado deportivo, con un precio de $33, y un coste total de $231.

Existen diferentes tipos de formatos y plantillas a los que se puede ajustar el método de PEPS. Aquí tenemos otro ejemplo en el que se muestra a la izquierda el inventario inicial y el inventario final. Las casillas marcadas con verde son las entradas o compras, mientras que las naranjas indican las salidas o las ventas efectuadas en el almacén.

Más allá del formato, lo esencial para el sistema PEPS es que respetes que los primeros productos que entran al almacén o a la tienda deben ser los primeros en venderse. Seguir este orden te ayudará a guardar la organización de toda la mercancía, así como de las cantidades y precios que cada artículo tiene.