PEPS: qué es, cómo implementarlo y ejemplo

Administrar grandes cantidades de productos y artículos puede ser una ardua tarea si no cuentas con un sistema que permita el flujo adecuado de las mercancías que entran y salen de tu almacén. Uno de los métodos más utilizados por los negocios, tanto grandes como pequeños, es el PEPS: primeras entradas, primeras salidas.

Otro de los dilemas a los que se enfrenta el área de contabilidad es determinar cuáles son los costos totales de las entradas, los costos totales de las salidas y, por supuesto, las ganancias totales. El método PEPS es una gran herramienta para fijar estas cifras. Enseguida conocerás todo acerca de este, qué es, cuáles son sus principales características y cómo es que funciona al momento de implementarse dentro de una empresa.

Es un sistema de contaduría que retoma el término en inglés «first inputs, first outputs», y sus siglas son FIFO. Se aplica para la venta de productos perecederos o que requieren estar en constante movimiento. Por ejemplo, los alimentos que tienen una fecha de caducidad o la ropa que se cambia de los aparadores conforme va pasando la moda en cada estación del año.

Regularmente es usado por empresas o negocios que cuentan con un kardex o un inventario permanente de todos los productos. Así se facilita el control por fechas de las unidades de entrada, costo por unidad, costo total de compras, unidades de salida, costo total de ventas, así como los saldos finales de todas estas operaciones.

¿Para qué sirve el sistema PEPS?

Debido a su naturaleza, el sistema PEPS representa una gran ayuda para llevar un control de la mercancía que sale y entra de la empresa. Con ello también se obtienen las cifras totales de la inversión, los gastos y las ganancias que se van generando día con día. Asimismo, se lleva un reporte de los productos que fueron devueltos, tanto de proveedores como de los mismos compradores. 

También el PEPS funciona para hacer que la mercancía esté en constante movimiento. Con ello se evita que pase mucho tiempo almacenada y que cuando se encuentre a la venta esté en mal estado o ya no sea demandada por los consumidores. Así, al sacar los productos más antiguos primero, se asegura que estos no se vuelvan obsoletos con el tiempo. 

5 características del sistema PEPS

Llevar un registro, control y un manejo de cantidades con este tipo de sistema es muy versátil. Entre las principales características del método PEPS destacan:

• Establece que la mercancía más antigua es la que primero debe ser vendida.
• Lleva un registro ordenado cronológicamente de los productos o unidades que entran y salen.
• Refleja el valor del inventario actual con las mercancías que han sido adquiridas recientemente. 
• El inventario final es el resultado de la suma del inventario inicial más las compras totales, menos los costos de la mercancía vendida.
• Permite organizar fácilmente las capas del inventario por su orden continuo y sin saltos.

Ventajas y desventajas del método PEPS

Ventajas del método PEPS

1. Permite el flujo de la mercancía para que no se vuelva obsoleta.
2. Si se presenta un constante aumento de la inflación, sirve para dar precios más bajos a los compradores, ya que los productos fueron adquiridos con antelación a precios más bajos que el actual. 
3. Es un sistema realista y práctico, que refleja con claridad las cifras de cada una de las operaciones realizadas cronológicamente, lo que permite llevar un orden secuencial.
4. De todos los tipos de inventarios es el que genera menor gasto, ya que reduce el mantenimiento de registros antiguos.
5. Permite que, cuando los costos de compra anteriores son menores, los beneficios brutos aumenten.

Desventajas del método PEPS

1. Por lo mismo que puede producir más ganancias, también se tienen que pagar más impuestos.
2. Dentro de su marco, los precios no van de acuerdo con la inflación en el momento en los productos fueron adquiridos: si esta disminuye, eso se traduce en pérdidas. Por esta razón, este método solo es conveniente con la inflación a la alza. 
3. Representa un riesgo significativo. No necesariamente los productos antiguos sean los que se vendan primero o tengan más demanda en el mercado, por lo que igualmente pueden caducar o vencer antes de que sean comprados; en ese caso, tampoco habrá ganancias.

Cómo implementar el sistema PEPS: 11 elementos a considerar

Para comenzar con el método PEPS hay que reunir los datos necesarios para estructurar el registro de mercancías. Los campos que se tienen que llenar en el documento pueden variar de acuerdo con las especificaciones que se manejan en la empresa para su organización. Principalmente se manejan los siguientes puntos:

1. Inventario inicial: se refiere al total de productos comprados en el inicio del periodo.
2. Fecha: especifica el día en que se realizó la operación de entrada o salida.
3. Producto: describe el producto al que se da seguimiento.
4. Cantidad de unidades de entrada: es el número de productos comprados.
5. Precio de unidad de entrada: indica el costo de un solo producto comprado.
6. Costo total de entradas: es el resultado de multiplicar la cantidad de productos de compra por el precio de unidad.
7. Cantidad de unidades de salida: expresa el número de productos vendidos.
8. Precio de cada unidad de salida: indica el costo de un solo producto vendido.
9. Precio total de ventas: es el resultado de multiplicar la cantidad de productos vendidos por su precio.
10. Total de unidades en existencia o saldo: es la diferencia que se obtiene del número total de unidades compradas y el número total de unidades vendidas.
11. Inventario final: es la diferencia entre el costo total de unidades compradas y el costo total de unidades vendidas en el final del periodo.

Consejos para calcular tu precio de venta con PEPS

Para obtener el precio de venta se suma el total de operaciones de venta de los productos agrupados por precios. Más adelante te mostraremos nuestras plantillas con las cuales podrás obtener este precio fácilmente; mientras, revisa estos consejos:

1. Sé constante en el registro de entradas y salidas de mercancía de acuerdo con su precio de compra. Ten en cuenta que los productos vendidos están divididos en grupos con diferentes precios.
2. Respeta el orden cronológico del método PEPS. Utiliza un programa de hojas de cálculo para hacer el registro y realizar los cálculos.
3. Verifica el precio de cada unidad que sale y entra en el almacén.
4. Realiza un registro por cada grupo cuando vendas a un cliente productos con precios diferentes, ya que así será más fácil hacer las cuentas.
5. Si manejas diferentes tipos de productos, mantén una hoja de administración para cada uno.

Para este ejemplo, utilizamos las plantillas gratuitas de presupuestos de HubSpot. Simplemente, descárgalas para hacer tus propios inventarios con el sistema PEPS. Ingresa a la página que está en el enlace, haz clic en «Descargar ahora» y rellena el formulario. Tras este, tendrás acceso a las plantillas.

1. Indicamos el inventario inicial

Mira este ejemplo de cómo desarrollamos el método PEPS en una tarjeta kardex. En este caso se maneja un registro de entradas y salidas de calzado deportivo de un almacén.

En este ejemplo, en la entrada hay 10 pares de zapatos deportivos que se compraron a un precio de $30 cada uno. Al multiplicar estas dos cifras obtuvimos el costo total de esta operación. Copiamos las mismas cantidades en existencias.

2. Registramos los grupos de productos de entrada

En este ejemplo, después se realizó otra compra de 12 pares de zapatos deportivos, a $33 cada par. Para sacar el total de esta operación multiplicamos 12 por 33 = $396. En la parte de existencias añadimos todo lo acumulado y sumamos a los 10 pares de zapatos deportivos los 12 que se acaban de adquirir; el resultado son 22. También sumamos el total de las compras (300 + 396); en total da $696.

3. Registramos los productos de salida

Luego, se realizó una venta de 15 pares de calzado deportivo. En este caso, dividimos en dos la operación (venta 1/2 y venta 2/2) porque los 10 primeros pares costaron $30, mientras que los 5 que faltan se completan con el grupo de pares de $33.

Esto se marca en la columna de Salida y también obtuvimos el total de cada grupo de pares vendidos, con un total de 300 (resultado de 10 x 30) y 165 (resultado de 5 x 33). En esta salida de mercancía se fueron todos los pares de zapatos deportivos de $30, porque fueron los primeros en entrar. Así lo marca el método PEPS.

4. Calculamos el precio de venta

Para obtener el precio total de venta simplemente sumamos el total de las operaciones de venta. En este ejemplo son dos con diferentes precios y el resultado es 465 (300 + 165).

Para calcular el costo de venta correctamente, lo más importante es prestar atención a los diferentes precios que tienen los productos vendidos; en este caso, unos pares son de $30 y otros de $33.

5. Restamos y sumamos los productos de entrada y de salida

Ahora, para mantener actualizado el inventario con el método PEPS, hay que sumar los productos que se compren próximamente y restar los productos que se vendan en la columna de Existencias.

En este caso, en la columna de Unidad primero habían 10 pares de calzado deportivo; se agregaron 12 más, un total de 22 pares. Luego se restaron 10 del primer grupo y quedaron 12 pares. Al final, se restan otra vez 5 pares del segundo grupo, y resulta que quedan 7 pares.

El mismo procedimiento de sumas y restas se realiza con la columna de Total de Existencias (300 + 396 - 300 -165) y se obtiene 231.

6. Obtenemos el inventario final

Como resultado de la constante actualización de la compra y venta de mercancía, al final de mes o en el momento en el que decidamos terminar el inventario, se obtiene fácilmente cuál es el inventario final. En este caso tenemos un total de 7 pares de calzado deportivo, con un precio de $33, y un costo total de $231.

Existen diferentes tipos de formatos y plantillas en los que se puede ajustar el método de PEPS. Aquí tenemos otro ejemplo en el que se muestra a la izquierda el inventario inicial y el inventario final. Las casillas marcadas con verde son las entradas o compras, mientras que las casillas naranjas indican las salidas o las ventas efectuadas en el almacén.

Más allá del formato, lo esencial dentro del sistema PEPS es que respetes que los primeros productos que entran al almacén o a la tienda deben ser los primeros que serán vendidos. Seguir este orden te ayudará a guardar la organización de toda la mercancía, así como de las cantidades y precios que cada artículo tiene.