Método Kanban: qué es, cómo funciona y herramientas

«Termina de empezar y empieza a terminar» es el lema que resume al sistema Kanban y que te invita a aplicarlo en tus actividades. A través de este eficiente método, aprenderás cómo desbloquear a tus equipos, ofrecer valor para tus clientes más rápido y, al mismo tiempo, reducir la frustración de todos en el camino.

Con esta metodología, tendrás un panorama general de los procesos de tu empresa y visualizarás los cuellos de botella que puedes optimizar. En pocas palabras, unirá todas las piezas dispersas de tu trabajo para convertir el desorden en procedimientos bien organizados. Si deseas incrementar tu eficiencia y despedirte del caos de tu trabajo, este recurso te será de gran ayuda.

Este sistema propone una gestión del flujo de trabajo, con un énfasis en la continua mejora de procesos, sin sobrecargar al equipo de desarrollo. Continúa leyendo y averigua cómo puedes implementarlo en tu negocio.

En lugar de designar actividades desde arriba, este proceso gestiona, diseña y mejora el flujo de trabajo sin realizar cambios en la estructura de tu equipo. Además, es una metodología de extracción, lo que significa que el sistema solo considera las labores que el personal puede realizar en ese momento.

Su nombre proviene de dos palabras japonesas: «kan» que quiere decir signo y «ban», tablero. En el pasado, estos vocablos se referían a los letreros personalizados que los dueños de las tiendas hacían para sus locales, «KanBans», a fin de llamar la atención de los transeúntes e informarles sobre los tipos de servicios que ofrecían en sus negocios. El método de organización recupera ese sentido para referirse a su mecanismo de señalización visual que controla el trabajo en curso.

En el siguiente apartado, te contaremos más detalles sobre sus características para que entiendas su utilidad y lo apliques a tu negocio. Recuerda que siempre puedes usar un software gestor de proyectos para esa labor.

Características del método Kanban

Estas son algunas de las principales características de esta metodología que la hacen tan efectiva para la gestión de proyectos.

• Visual. Se basa en la visualización del trabajo a través de tarjetas o tableros que representan las tareas y en columnas, su progreso. 
• Simplificado. Se enfoca en limitar la cantidad de tareas en curso en cada etapa del proceso. 
• Flexible. Es muy adaptable y permite ajustar el flujo de trabajo de acuerdo con las necesidades cambiantes. 
• Enfoque en la calidad. Al centrarse en la finalización de tareas antes de comenzar nuevas, promueve la calidad y minimiza los errores.
• Mejora continua. Fomenta la revisión constante del proceso para identificar oportunidades de mejora. 
• Colaborativo. Promueve la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo. 
• Facilidad. Es fácil de implementar y no requiere inversiones significativas en herramientas o tecnología.

Cuál es la diferencia entre Scrum y Kanban

Scrum y Kanban son dos metodologías que se utilizan con frecuencia en la gestión de proyectos, pero difieren en varios aspectos clave. De manera principal, en su enfoque respecto a la planificación y la ejecución del trabajo.

Scrum se focaliza en iteraciones fijas de tiempo llamadas «sprints» que, por lo general, duran de 2 a 4 semanas. Durante cada uno de ellos, se planifican y priorizan las tareas a realizar y el equipo trabaja para completarlas. Por ello, requiere de una preparación detallada a su comienzo. Cualquier cambio que hubiera en su alcance, tendría que posponerse hasta el siguiente periodo. Gracias a este tipo de organización, los trabajadores consiguen entregar un producto potencialmente utilizable al final de cada sprint.

Por otro lado, Kanban está centrado en el flujo continuo de trabajo. En lugar de tener sprints fijos, permite que las tareas se agreguen y completen a medida que surgen. No hay una planificación detallada por adelantado y los equipos trabajan en función de la demanda, lo que hace que se adapte bien a los cambios. 

Para qué sirve el método Kanban

Este sistema se puede usar en cualquier entorno de trabajo, pero, en particular, se aplica bien en situaciones en las que el trabajo llega de manera impredecible, por ejemplo, cuando deseas implementar una tarea de forma inmediata, en lugar de esperar a que otros elementos estén listos.

Es probable que este sea un buen método para tu equipo si tu proyecto cumple con algunos (o todos) de los siguientes criterios:

• Tus flujos de trabajo funcionan bien en esencia, pero podrían ser más ágiles y eficientes.
• Experimentas retrasos y el trabajo se estanca.
• Tu organización prefiere mejorar los procesos existentes de manera paulatina, en lugar de imponer un sistema nuevo.
• Las prioridades de tu equipo pueden cambiar en cualquier momento.
• La máxima prioridad es responder a las necesidades del cliente.

La versatilidad de esta herramienta de organización radica en su simplicidad. Por eso, tiene la capacidad de adaptarse a tus flujos de trabajo, los roles y responsabilidades existentes. Además, se puede emplear en diferentes industrias: un editor de contenido podría usarlo para agilizar sus entregas, por ejemplo, así como un negocio de comercio electrónico.

Este método mejora significativamente la forma en que puedes manejar tus proyectos sin cambiar la estructura organizativa de tu negocio.

Ventajas de la metodología Kanban

Ahora puedes conocer algunos de los beneficios concretos que ofrece este sistema.

• Optimización de la capacidad de los empleados: permite una distribución más eficiente del trabajo, ya que los equipos podrán ver qué tareas necesitan realizarse a continuación y cuáles están en progreso.
• Dinámicas de trabajo más fluidas: fomenta la colaboración y la transparencia en los equipos, así que sus integrantes podrán comunicarse mejor sobre el progreso de las tareas y las necesidades de ajuste.
• Mejor gestión de inventarios: en entornos de fabricación y suministro, ayuda a mantener un inventario eficiente, lo que permite reponer suministros o componentes justo a tiempo.
• Control de calidad mejorada: al proporcionar una visión clara del flujo de trabajo, facilita la identificación temprana de problemas o cuellos de botella. Esto permite abordar inconvenientes en relación a la calidad de manera oportuna, lo que lleva a una mejora general en el control de calidad.
• Flexibilidad para adaptarse a cambios: es adaptable y puede responder a cambios en la demanda o en los objetivos del proyecto. 
• Reducción de tiempos de espera: la visibilidad que ofrece le permite a los equipos reducir tiempos de espera innecesarios. 
• Aumento de la productividad: al eliminar tareas superfluas y centrarse en las más importantes, impulsa la productividad, puesto que los empleados pueden enfocarse en lo que importa en lugar de dispersarse en múltiples labores.
• Mejora en la satisfacción del cliente: al garantizar un flujo de trabajo más eficiente y un control de calidad mejorado, contribuye a la entrega oportuna de productos y servicios de alta calidad, lo que aumenta la satisfacción del cliente.
• Reducción de costos operativos: la gestión eficiente del trabajo y de los recursos junto con la optimización de inventarios, conlleva una disminución de los costes operativos.
• Mayor visibilidad y transparencia: proporciona una visión clara de todas las tareas y procesos en tiempo real, lo que brinda una mayor transparencia y mejora la toma de decisiones informadas.

Desventajas de la metodología Kanban

Aunque esta metodología tiene numerosas virtudes, también presenta algunas desventajas que debes considerar.

• Complejidad de implementación inicial: la configuración de este sistema y la capacitación del equipo pueden ser complejas al principio, en especial si la organización está acostumbrada a otros métodos de trabajo. 
• Requiere una cultura de mejora continua: fomenta la mejora continua, lo que significa que las organizaciones deben estar dispuestas a adaptar y optimizar constantemente sus procesos. 
• No es adecuado para todos los tipos de proyectos: es excelente para flujos de trabajo continuos y predecibles, pero no es la mejor opción para proyectos complejos o creativos que requieren una planificación detallada.
• Falta de planificación a largo plazo: se enfoca en el trabajo a corto plazo y en el flujo constante, lo que a veces puede llevar a una falta de planificación a futuro. 
• Riesgo de agotamiento del equipo: si se usa en exceso, puede llevar al agotamiento del equipo por falta de límites claros.
• Necesita una buena administración y liderazgo: la implementación exitosa de este sistema requiere una buena administración y liderazgo que lo respalde y asegure que se emplea de manera efectiva.

Los 7 componentes del sistema Kanban

1. Tablero Kanban

Un tablero Kanban es la pizarra, pared o tablero digital (o real) le sirve a tu equipo para presentar el flujo de trabajo. Cuenta con columnas que muestran las etapas del proceso y filas que indican los proyectos o clientes que se están administrando.

2. Tarjeta Kanban

Las tarjetas Kanban son representaciones móviles de tareas en el tablero. Cada una es un trabajo por hacer y siempre deben colocarse en la columna que muestra su etapa de ejecución. Gracias a este elemento, todos sabrán el estado actual del proceso solo al mirar el tablero.

3. Columnas Kanban

Cada columna del tablero representa una etapa diferente del flujo de trabajo. Las tarjetas (tareas) pasan a través de ellas hasta su finalización.

4. Límites de trabajo en curso (WIP)

Restringen la cantidad máxima de tareas en curso en las diferentes etapas del flujo de trabajo. Limitar el WIP te permite terminar cada pendiente más rápido al ayudar a tu equipo a concentrarse solo en una cantidad determinada de labores.

5. Carriles Kanban

Estos son carriles horizontales que puedes usar para separar diferentes actividades, equipos, clases de servicio y más.

6. Software Kanban

Los equipos distribuidos, los grupos grandes o cualquier otra persona que lo desee pueden usar una pizarra Kanban digital en lugar de una pizarra física. Esto amplía el alcance del tablero: cualquiera puede verlo y editarlo desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Este tipo de Software tiene beneficios sobre el uso de una representación física: las tarjetas digitales pueden contener más información, automatizar acciones, establecer recordatorios, así como las métricas de proceso se pueden calcular de manera automática.

7. Diagrama de flujo acumulativo

El diagrama de flujo acumulativo recopila todo el trabajo —tanto el que está presente en el tablero como los elementos completados a lo largo del tiempo— y lo presenta dividido en etapas de proceso. Su objetivo es ver este flujo en el tiempo, ya que, mientras el gráfico crezca hacia arriba, se puede saber que todo avanza sin problemas. Por otro lado, las pausas son indicios de problemas en el proceso y cuellos de botella. Esto le permitirá a los líderes calificar al proyecto con solo mirar el tablero.

La importancia de cada uno de estos elementos dependerá de tu flujo de trabajo específico, pero es bueno familiarizarse con los conceptos primordiales para beneficiarse de tantas funciones como te sea posible. Si eres nuevo en el método, puedes comenzar con una estructura de tablero básica y dividirla en tres secciones principales que muestren diferentes etapas de tu proceso.

Cómo funciona la metodología Kanban

Esta funciona mediante un tablero que se utiliza para visualizar y rastrear el progreso de las tareas. Aquí tienes un ejemplo de su función paso a paso: 

1. Crea un tablero Kanban

Diseña un tablero con filas para las tareas y columnas para las etapas del flujo de trabajo como: «Por Hacer», «En Progreso» y «Hecho». Esto puedes hacerlo de forma muy sencilla en Excel o algún otro software. 

2. Define las tareas 

Haz una lista de todas las tareas en tarjetas separadas. Cada una representa una unidad de trabajo. Por ejemplo, estas actividades para el diseño de un software:

3. Establece límites de trabajo 

En este punto, ya habrás asignado tareas y responsables, así que es importante que establezcas un límite de tareas que pueden estar en una columna, por ejemplo, un par. Esto sirve para mantener un flujo constante de trabajo.

4. Mueve las tarjetas Kanban conforme avanzan las tareas

A medida que el trabajo progresa, debes mover las tarjetas de una columna a la siguiente. De esta forma, las que se han completado pasan a la columna de «Hecho» y a «Progreso» las que siguen en ejecución, mientras en «Por Hacer» se quedan las que todavía están en espera. 

5. Monitorea y aplica una mejora continua

Utiliza el tablero para visualizar el estado de las tareas y detectar posibles cuellos de botella. Realiza reuniones periódicas para verificar y ajustar el proceso, así como mejorar continuamente la eficiencia del flujo de trabajo.

Tips para implementar la metodología Kanban

Kanban es un sistema de gestión de flujo de trabajo que es fácil de introducir y mantener. Solo necesita ceñirse a reglas simples, para revolucionar la forma en que laboras y percibes las tareas, en pro de incrementar la productividad y reducir el desperdicio. A continuación, te dejamos algunos consejos que pueden servirte para practicar este método.

1. Visualiza el flujo de trabajo

Para que el método sea eficaz, tu equipo debe visualizar el flujo de trabajo. Esto implica dividir el proceso en pasos y rastrear el flujo que los atraviesa en un tablero. Estos elementos actúan como radiadores de información que presentan al personal el estado del trabajo actual, lo que fomenta una buena comunicación y colaboración en el mismo.

2. Limita el trabajo en curso

No beneficia a nadie tener mucho trabajo en progreso y no lograr nada al final del día. Esta metodología permite controlar el trabajo en curso y asegurar el flujo máximo de un solo artículo de principio a fin: desde que se crea la idea hasta que llega a las manos del cliente.

3. Mide y administra el flujo

No puedes administrar lo que no mides. El sistema se enfoca en garantizar un flujo de trabajo ágil y alto, al mismo tiempo que te brinda herramientas para medirlo e identificar cuellos de botella.

4. Haz explícitas las políticas del proceso

De acuerdo con los principios de gestión de proyectos Lean, debes integrar la calidad en el proceso y no inspeccionarla después. Al asegurarte de que las políticas de tu proceso rector sean públicas y conocidas por todos, reducirás los problemas y mejorarás el flujo de trabajo.

5. Reconoce las oportunidades de mejora del proceso

Una vez que hagas públicas las políticas y midas de manera continua el rendimiento de tu flujo de trabajo, podrás concentrarte en identificar los cuellos de botella e introducir mejoras graduales en todo el proceso. Este sistema aprovecha varios modelos científicos (como la teoría de restricciones) para identificar los puntos débiles en el flujo y resolverlos en beneficio del proceso.

Ahora que conoces cómo funciona este método, te dejamos una selección de ejemplos y herramientas que te ayudarán a implementarlo en tu negocio.

Ejemplos de Kanban 

1. Desarrollo de software

En una empresa de desarrollo de software, un tablero Kanban es útil para gestionar las tareas de programación, donde cada tarjeta representa una función o característica a desarrollar. Sus equipos pueden moverlas a través de las columnas que representan etapas como «Por Hacer», «En Progreso» y «Terminado», lo que les proporcionará una visión clara del progreso del proyecto y evitará la sobrecarga de trabajo.

2. Atención médica

En un hospital, el personal médico puede emplear este método para gestionar la asignación de pacientes a habitaciones. Por tanto, las tarjetas en el tablero representarán a los pacientes y las columnas, el estado de su atención como «Esperando», «En Consulta», «En Observación» y «Dado de Alta». Esto asegurará una atención eficiente y evitará la congestión en las áreas de atención.

3. Procesos de Recursos Humanos 

Un departamento de recursos humanos podría gestionar el proceso de contratación de nuevos empleados. Sus tarjetas representarían a los candidatos y las columnas, las etapas del proceso: desde la revisión de currículums y entrevistas hasta la verificación de referencias y la oferta de empleo. El método agilizaría ese proceso de contratación y garantizaría que nada se pase por alto.

Las 8 herramientas Kanban más útiles

1. monday.com

Es un sistema operativo de trabajo simple, pero intuitivo: así los equipos pueden darle forma a sus flujos de trabajo, ajustarlos a distintas necesidades, crear transparencia y conectar de manera colaborativa.

La cuenta individual (que permite hasta dos usuarios) es gratuita de por vida y el resto de sus planes de pago empiezan desde los 24 USD, según las necesidades del negocio.

Imagen de monday.com

2. ClickUp 

Obtén un panorama general de la ubicación de todos los proyectos de tu equipo. Crea y visualiza varios flujos de trabajo en una vista, incluso si tienen diferentes estados.

Cuenta con dos planes: el gratuito acepta hasta dos usuarios; pero si deseas la versión ilimitada en funciones y usuarios, debes cubrir un coste de 5 USD.

Imagen de ClickUp

3. Zoho Projects 

Zoho Projects es una solución de gestión de proyectos basada en la nube, diseñada para pequeñas y medianas empresas. Ofrece programación y presupuesto de proyectos, lo que le permite a los gerentes de proyecto definir las tareas del mismo, distribuirlas al personal, estimar los costes y hacer un seguimiento de las asignaciones en curso.

La versión gratuita acepta hasta tres usuarios y cuenta con dos planes de pago: premium y empresa (cuentas y funciones ilimitadas) por hasta 9 USD.

Imagen de Zoho Projects

4. Smartsheet 

Es una solución en línea que pretende ser la alternativa moderna a las herramientas tradicionales. Smartsheet se centra más en los aspectos colaborativos de la gestión de proyectos, mientras que las herramientas tradicionales suelen centrarse más en los horarios y las tareas.

La plataforma cuenta con una versión de prueba gratuita por 30 días.

Imagen de Smartsheet

5. Kanbanize

Kanbanize es un software Kanban para la gestión ágil de proyectos que permite a sus usuarios visualizarlos, realizar un seguimiento del progreso y optimizar la eficiencia del flujo de trabajo. Además, utiliza características de este método que tienen como objetivo ayudar a las empresas a lograr transparencia organizacional y acelerar su agilidad empresarial.

La herramienta ofrece una versión de prueba gratis por 30 días.

Imagen de Kanbanize

6. Kissflow Project 

Kissflow es una herramienta de automatización de formularios basada en la nube ofrecida por OrangeScape Technologies que automatiza los procesos comerciales y realiza un seguimiento del rendimiento. Es adecuada para empresas de todos los tamaños e industrias. 

Asimismo, te ayuda a iniciar solicitudes de proceso, ver elementos que requieren acciones del usuario y aprobar tareas pendientes.

Cuenta con varios planes: la versión gratuita permite hasta tres usuarios y sus planes de pago van desde los 35 USD.

Imagen de Kissflow Project

7. ZenHub

ZenHub es la plataforma de gestión de proyectos líder creada para equipos de desarrollo de software que utilizan GitHub. Luego de su integración a GitHub, le permite a sus usuarios mover de manera fácil problemas a través de canalizaciones en un tablero, organizar proyectos complejos en Epics y personalizar los flujos de trabajo para satisfacer las necesidades individuales del equipo con Workspaces.

Cuenta con versión gratuita y dos de pago (la más cara es de 12,50 USD).

Imagen de ZenHub

8. Breeze 

Breeze le da a todo tu equipo una vista completa del proyecto y del lugar donde su propio trabajo encaja en este.

Asimismo, garantiza una colaboración autoorganizada más fluida, gracias a un mejor desempeño y un equipo más feliz.

Sus planes van de los 49 a los 471 USD mensuales.

Imagen de Breeze

El método Kanban es uno de los recursos de organización más sencillos de implementar, sin cambios estructurales inmediatos ni configuraciones predeterminadas. Siempre que analices y procures la mejora de procesos en tu negocio, este sistema te dará resultados excepcionales.