Qué es un inventario perpetuo y en qué consiste (con ejemplos)

Un inventario es una herramienta fundamental para la administración de un negocio. Pero ¿sabías que existen diferentes formas de elaborarlos? En el mundo empresarial, existen inventarios para productos, insumos o de seguridad, a la vez que hay perpetuos y periódicos. Los inventarios perpetuos son ideales para consultar las mercancías disponibles, ventas y costes en tiempo real, así como para mantener tu inventario actualizado siempre.

Acompáñanos a descubrir todos los detalles sobre el inventario perpetuo, el cual te ayudará a tener un control y visibilidad sobre tus productos en cualquier momento.

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Gracias al control de inventarios, se puede diagnosticar inmediatamente el inventario final, así como los costes de producción, materia prima faltante, utilidades y pérdidas en tiempo real. Este sistema es conveniente, sobre todo, para las grandes organizaciones que precisan mayor rigurosidad en su producción diaria y para los negocios que se encuentren descentralizados, es decir, que sus áreas están separadas unas de otras, ya que, de esta forma, pueden optimizar el control sobre sus componentes.

Para qué sirve el método de inventario perpetuo

El objetivo principal de un inventario perpetuo es tener cifras exactas y actuales acerca de las existencias en el almacén, los costes, las ventas y las ganancias de una empresa. Además, sirve para hacer planeaciones inmediatas para compensar los materiales que estén próximos a terminarse. Con esto, las organizaciones evitan agotar sus productos, lo que puede provocar descontento entre los clientes. 

Este recurso también agiliza la administración de los medios de una empresa de forma rápida y concisa, pues los inventarios periódicos (que se realizan de forma presencial, manual y que requieren cerrar el negocio) son poco prácticos y quitan el tiempo que podría destinarse a una mayor productividad.

Características de un inventario perpetuo

Los inventarios perpetuos ayudan a las empresas a mantener sus operaciones actualizadas y a conocer la disponibilidad de sus ofertas, tal como hacen otros tipos de inventarios. No obstante, los inventarios perpetuos poseen algunas características únicas que debes conocer.

Está en constante actualización

Un inventario perpetuo difícilmente se mantiene estático. Por el contrario, es una relación dinámica de los recursos y ofertas de una empresa. Esto significa que están en constante actualización y que sus números cambian en tiempo real. 

Así, si un cliente ha comprado en línea algún producto y este se encuentra inventariado, la disponibilidad de recursos cambiará, lo que permite que los datos se actualicen automáticamente. De este modo, no habrá sobrecompra de productos y tu empresa conocerá con detalle la existencia y demanda de sus ofertas. 

Requiere automatización

Gestionar un inventario de forma manual no es imposible, pero, cuando hablamos de inventarios perpetuos, esto puede ser complicado, pues podrían cometerse errores humanos en el conteo de mercancías y de operaciones o será inviable que solo una persona controle todos los movimientos para mantener actualizado el inventario.

¿Imaginas que esto lo hicieran Amazon o Apple? Debido a su tamaño, estas empresas prefieren sistemas de gestión de almacenes (conocidos como WMS) que se actualicen de manera automática.

Centraliza la información

Otro aspecto esencial de un inventario perpetuo es que no trabaja con mercancías, sino con datos, es decir, su sistema no ordena los productos ni los envía, sino monitorea la entrada y salida de registros. Por ello, es importante que un sistema de este tipo centralice la información y se alimente de datos en tiempo real.

Una vez hecho esto, ajustar la disponibilidad de productos en una página en línea será mucho más rápido, ya que esta puede integrarse al WMS y a la base de datos de tu servidor al mismo tiempo.

Diferencias entre el inventario perpetuo y el inventario periódico

No todo inventario es perpetuo: existen otros tipos de inventarios, como el periódico, que funciona bajo principios diferentes. A continuación, revisamos sus diferencias. 

• El inventario perpetuo consiste en un registro constante de todos los movimientos diarios, mientras que, el periódico, es una relación elaborada con cierta frecuencia (mensual, bimestral, trimestral, semestral, anual).
• El inventario perpetuo se puede realizar con la ayuda de algún software y tecnología para agilizar su funcionamiento. Por su parte, se usan herramientas básicas de administración para crear un inventario periódico.
• La previsión de necesidades es rápidamente identificable en el inventario perpetuo, en tanto que en el inventario periódico no posibilita las predicciones de forma inmediata.
• Para el inventario perpetuo, se lleva un registro de libros de manera automática. En cambio, el inventario periódico se sustenta en una lista manual que se basa en la verificación física.
• El inventario perpetuo contempla las pérdidas en el registro, por lo tanto es muy preciso, mientras que el periódico no las toma en consideración, lo que lo vuelve inexacto.
• Cuando el sistema de inventario perpetuo está en funcionamiento, no es necesario suspender las actividades de la empresa. En contraste, durante la realización del inventario periódico, sí se debe detener el trabajo para realizarlo. 

Ventajas y desventajas del inventario perpetuo

Entre las virtudes y atributos del inventario perpetuo tenemos que:

Ahorra tiempo

Una de las principales ventajas de los inventarios perpetuos es que actúan de forma autónoma, por lo que no necesitarás invertir tiempo y esfuerzo en volver a contar tu stock o cotejar los datos de forma continua. Así, ahorrarás tiempo y automatizarás muchas de tus tareas logísticas. 

Detecta errores rápidamente

Para estos sistemas, es fácil identificar cuándo sucedió un robo o extravío de productos. En estos casos, puedes acceder a la información de todas las transacciones que se han realizado y compararla con tu stock para saber si hace falta mercancía.

Ofrece información cuantificable

Debido a que estos sistemas se alimentan y trabajan con datos, toda la información que obtienes de ellos es cuantificable. De esta manera, puedes conocer las condiciones de tu empresa y su actividad comercial con reportes en tiempo real y disponer de toda la información de cada operación de venta realizada en cualquier periodo. 

Mejora la experiencia del cliente

Contar con un sistema de inventario perpetuo puede impactar positivamente en la experiencia de compra del cliente, sobre todo cuando hablamos de tiendas de retail o de ecommerce. Con él, te aseguras de que tu stock está actualizado y evitas cancelar compras que no puedes surtir.

En contraste, en el lado de los obstáculos e inconvenientes encontramos que:

Requiere mantenimiento y actualización

Al ser una herramienta de software, un sistema de inventario perpetuo debe actualizarse todo el tiempo. Además, aunque su funcionamiento permita automatizar algunas tareas, será necesario que tu personal le dé mantenimiento y revise los números para confirmar que opera de manera adecuada.

Involucra inversiones importantes

Si bien delegar las funciones de un inventario perpetuo a personal humano es imposible, lo cierto es que un software de este tipo requiere inversión y, en muchos casos, puede ser más costoso que si tuvieras a una plantilla de trabajadores dedicados a hacerlo. Esto se debe a que tienes que crear la infraestructura para conectar tu almacén con el inventario y este último con tu sitio web o base de datos interna. Además, debes pagar licencias para su uso.

Implica capacitación de personal

A nivel operativo, el empleo de estos sistemas también requiere una inversión de tiempo para capacitar al personal. Debido a que ellos deben ingresar los números de entrada, dar un número de identificación y registrar las salidas, tienes que capacitarlos para que puedan usarlos.

Su funcionamiento no es completamente autónomo

En vista de que estos sistemas se alimentan de redes y servidores, lo más común es que las empresas dependan de terceros para que sus inventarios funcionen. Por ello, si algo falla en tu centro de almacenamiento, en la conexión a la red o en la infraestructura, serás incapaz de conocer los números de tu empresa o tus clientes estarán imposibilitados para comprar en tu sitio en línea. 

Cómo gestionar un inventario perpetuo en 7 pasos

1. Define la cuenta de Almacén

En la cuenta de almacén, se controlan todas las existencias de mercancías de la empresa. Las entradas y salidas se registrarán únicamente a precio de coste, mientras que el saldo total de la cuenta es deudora y representa el valor final de la mercancía disponible. 

El lado izquierdo corresponde a los cargos del valor del inventario inicial, valor de compras, valor de gastos de compras y valor de las devoluciones sobre ventas. En el lado derecho, se abona lo que hay del valor de las ventas, valor de las devoluciones sobre compras y valor de las rebajas sobre compras. 

2. Especifica la cuenta de coste de ventas

En el sistema de inventario perpetuo tenemos la cuenta de coste de ventas, la cual expresa el precio de coste de lo vendido por la empresa. Las entradas y salidas también se manejan a precio de coste, no de precio final. El saldo total de este apartado es de naturaleza deudora.

Esta cuenta es la más simple de todas, pues solo registra el cargo del valor de las ventas concretadas en la columna izquierda «Debe» y el abono del valor de las devoluciones sobre ventas de los clientes en la columna derecha «Haber». 

3. Precisa la cuenta de ventas

Los conceptos registrados en la cuenta de ventas representan las ventas netas de una empresa. A diferencia de las dos anteriores, esta registra conforme el precio de venta de las mercancías. Su saldo es de naturaleza acreedora, pero al recibir el total de coste de ventas determina si las utilidades o ganancias son positivas o negativas. 

En la columna izquierda «Debe», correspondiente a los cargos, se debe registrar el valor de las devoluciones sobre ventas y el valor de las rebajas sobre ventas. En la columna derecha, «Haber» se marca el valor de las ventas. 

4. Realiza el registro de movimientos

Conforme ocurran movimientos de entradas y salidas, se deben consignar los cargos en la columna izquierda y los abonos en la columna derecha. Te recomendamos poner un margen que permita distinguir los valores de cada cuenta. Asimismo, respeta la dualidad que permite el equilibrio en la tabla, cada registro debe compensar el balance numérico en ambas columnas: cada valor colocado en cargos de una cuenta también debe ser abonado en otra cuenta. 

Por ejemplo, tenemos una apertura de caja con un valor de 200 y el almacén con un valor de 600, entonces, al sumarlos, hay un capital de 800 (Nombre de cuenta 1). 

• Luego, una venta con un valor de 400 de parte de un cliente, la cual va a nuestra cuenta de ventas (Nombre de cuenta 2). En esta misma operación, hay que determinar el coste de venta que se acaba de realizar, la cual se abona al Almacén (Nombre de cuenta 3).
• Después, un cliente realiza una devolución con un valor de 100 con el precio de venta. Este valor se carga a la cuenta de ventas y se regresa al cliente (Nombre de cuenta 4). En este mismo movimiento, se marca el coste de devolución sobre venta (con el precio de costo), donde se consigna 62,5 a Almacén y se abona un 62,5 al coste de ventas (Nombre de cuenta 5).

5. Obtén las sumas de cargos y abonos

Una vez terminados los registros de un día, es necesario obtener las sumas, tanto de los cargos de la columna «Debe» como de los abonos de «Haber». Ambos resultados deben ser iguales. 

6. Coloca los valores en las 3 cuentas

En este paso, ponemos los valores que se registraron a lo largo del día en las 3 cuentas de almacén, coste de ventas y ventas, sin perder de vista que se coloque el cargo (columna «Debe») o abono (columna «Haber») de forma correcta. 

7. Obtén las utilidades

En la práctica, debemos sumar las columnas de cada cuenta. Para obtener la utilidad:

• Empezamos con la cuenta de coste de ventas, a la que vamos a restar el total del abono de coste de ventas. En este caso, es 250 - 62,5 = 187,5
• Luego, el resultado lo vamos a restar del total de cargos de la cuenta de ventas. Queda 187,5 - 100 = -87,5
• Para finalizar, al total de abonos de la cuenta de ventas le restamos el resultado de ventas que quedó. Así es como obtenemos la utilidad, en este ejemplo sería 400 - (-87,5) = 487,5

1. Inventario perpetuo diario

Aquí presentamos el ejemplo de un inventario perpetuo de una empresa de televisores que realiza su registro diario. En él, indican la fecha, el concepto, a dónde va el cargo o el abono y las cantidades correspondientes. Vemos que el 3 de marzo hubo 5 movimientos: la compra de diez televisores, devolución de tres televisores, una venta de dos televisores y el pago de una deuda contraída. Al final, el total de ambas columnas coinciden. 

2. Inventario perpetuo con cargos fiscales

Este ejemplo muestra el registro de una venta que incluye los impuestos fiscales que se cobran al cliente y la cantidad que se queda la empresa. Esta se realizó el 26 de abril, por un monto de 2300 pesos, al cual se añadió 16 % de impuesto sobre valor agregado (IVA), es decir, 368 pesos. El coste de venta es de 1400 pesos, el cual se abona al inventario de la mercancía o almacén. 

3. Inventario perpetuo con método PEPS

El inventario perpetuo se puede combinar con diferentes métodos de inventario, como el de primeras entradas, primeras salidas (PEPS). En este ejemplo, tenemos una venta el 8 de octubre de 30 unidades de producto, las cuales se van a tomar de la entrada del 3 de octubre, con coste unitario de $200.

En el apartado de valores en la columna «Debe», se coloca lo que hay de mercancía y en la columna «Haber», se abona el coste de venta (30 x $200 = $7000). En la columna de saldos se resta el coste de venta: $18.250 - $7000 = $11.250.

Sin duda, el inventario perpetuo es una manera efectiva de tener al día las condiciones en las que se encuentra una empresa. Incluso lo puedes hacer en Excel u optar por un software especializado. Ahora te será más fácil implementarlo y disfrutar de sus beneficios, sobre todo, porque ya sabes qué es, cómo funciona, cuáles son sus principales ventajas y desventajas y cómo puedes aplicarlo en diferentes casos.