Antes de emprender cualquier plan de negocios, es fundamental saber si un proyecto puede realizarse. Si no conocemos los riesgos, limitaciones económicas o pasos a seguir, lo más probable es que no podamos superar los imprevistos y fracasemos en nuestros objetivos.

Debido a que solo el 64 % de los proyectos cumplen sus objetivos, antes de lanzar un producto, abrir una nueva sucursal o iniciar un negocio, debes evaluar su viabilidad desde una perspectiva realista y que tome en consideración los recursos disponibles para su realización.

Las mejores herramientas para evaluar la pertinencia de una idea son los estudios de factibilidad. En esta ocasión te hablaremos de su importancia y cómo puedes implementarlos para asegurarte de que tu idea es realizable.

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¿Para qué sirve un estudio de factibilidad?

Como hemos afirmado, los estudios de factibilidad buscan estimar la viabilidad de un proyecto y ofrecer información útil para la correcta planificación en su ejecución.

De manera general, ayudan en los siguientes puntos:

  1. Comprender las necesidades comerciales de tu público, ya que antes de emprender un proyecto es fundamental saber si tendrá éxito en el grupo de consumidores al que te diriges y, por tanto, debe estar adaptado a sus intereses.
  2. Estimar el éxito de un proyecto, ya que, independientemente de si es viable la ejecución de un plan, se debe evaluar el índice de comercialización y ganancias en su implementación. Esto permite saber si será conveniente o no la estrategia.
  3. Conocer mejor a tu empresa, pues los estudios de factibilidad implican una revisión exhaustiva de los recursos humanos, materiales y presupuestos de los que dispones, así como de las cadenas productivas y capacidad de producción de tu plantilla.
  4. Mejorar tus áreas de oportunidad, debido a que con estos estudios también puedes identificar aquellas áreas que imposibilitan la ejecución de un proyecto, así como las causas que están detrás.
  5. Optimizar el proyecto; una vez que has identificado lo que puedes mejorar, puedes realizar modificaciones y crear el mejor escenario para cumplir con los requisitos de tu proyecto.

1. Evalúa el mercado

El primer paso para hacer un estudio de factibilidad es evaluar las características del público al que te diriges. Un proyecto solo sería viable si responde a un interés comercial y si el mercado está listo para recibirlo.

Es probable que cuentes con los recursos y con los medios para lanzar tu oferta, construir una nueva sucursal o expandir tu planta de producción, pero si estas medidas no responden a tu volumen de venta, a tus consumidores o al contexto comercial, lo más seguro es que tu proyecto no tenga el éxito que esperas.

2. Conoce tus números

La disponibilidad de recursos es un elemento que siempre debe estar contemplado dentro de tu estudio de factibilidad. Conocer tus finanzas es una condición necesaria para evaluar si tu proyecto puede realizarse o no. Es probable que para concretarlo requieras expandir tu plantilla o adquirir nuevas tecnologías, y esto puede implicar una importante inversión.

Asesórate con tu departamento de finanzas y de planificación para saber si es viable utilizar recursos para tu proyecto de forma íntegra. Si, por ejemplo, cuentas con recursos para las primeras etapas, pero no tienes la seguridad de disponer del dinero para terminarlo, es mejor que reestructures tus objetivos.

3. Estudia los antecedentes

El desempeño pasado de tu empresa es un indicador que inevitablemente debes tener presente a la hora de evaluar tu proyecto, ya que el desempeño previo te puede dar información sobre el futuro de tus resultados.

Si tu plantilla ha hecho un buen trabajo, se han gestionado correctamente los proyectos anteriores en todas sus etapas y se han resuelto los retos de forma eficiente, lo más probable es que tu empresa pueda tener éxito en este nuevo objetivo. Pero si en el pasado la compañía ha encontrado dificultades para sostenerse en el mercado, tiene deudas o ha incumplido con fechas, debes analizar cuidadosamente si realmente es posible para tu y tu equipo lograr el resultado deseado o no.

4. Apóyate en tu equipo

Un proyecto empresarial difícilmente puede llevarse a cabo de manera aislada e individual. Por el contrario, se requiere la colaboración y el esfuerzo colectivo de todas las áreas involucradas en el desarrollo del plan.

Esto también significa que un solo individuo no puede evaluar la viabilidad de un proyecto, sino que requiere informarse sobre la situación de cada uno de sus departamentos, así como de sus capacidades, personal y perspectivas sobre el proyecto. Por ejemplo:

  • El equipo legal deberá evaluar el cumplimiento de las regulaciones y códigos aplicables. 
  • El departamento de RR. HH. te informará sobre la disponibilidad de personal y sus condiciones de trabajo.
  • El área contable estimará los presupuestos y te ayudará a definir costos.
  • El personal de marketing te actualizará en los intereses del mercado y realizará una proyección del éxito de tu proyecto.
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5. Genera un plan de acción

Si has realizado los pasos anteriores y como resultado has obtenido una luz verde para continuar, significa que tienes un proyecto viable y que cuentas con todos los elementos para lograrlo. Pero tu estudio de factibilidad no acaba aquí.

Al final de la evaluación debes redactar un informe o resumen ejecutivo con una serie de elementos que reflejen la exhaustividad del estudio y que, de manera lógica, formal y ordenada, presente los resultados del análisis. Veamos los 10 elementos básicos que debe tener un estudio de factibilidad.

10 elementos de un estudio de factibilidad

1. Objetivo del proyecto

Este elemento debe abrir tu estudio de factibilidad e indicar de forma general cuál es el propósito del proyecto, qué metas principales persigue y los métodos utilizados por el estudio.

2. Análisis operativo y funcional

En este apartado deberás indicar cuál es la red de trabajo necesaria para cumplir con el proyecto y compararla con la plantilla de colaboradores con la que ahora dispones. Asimismo, debes incluir una evaluación de la capacidad operativa de la empresa.

3. Responsables del proyecto

Tu estudio debe contener un directorio con las personas responsables de la dirección del plan, así como el personal y departamentos o áreas que se verán involucrados en su ejecución.

4. Estimación de presupuesto

Todos los proyectos de negocio implican gastos operativos y costos para la compra de insumos, contratación de personal o producción de mercancías. Esta parte es una de las más importantes del estudio, ya que contar con los recursos mínimos necesarios para realizar el proyecto es una condición para que sea posible emprenderlo.

5. Disponibilidad de recursos

Una vez estimado el costo global del proyecto es momento de analizar los recursos de los que dispones. Si bien este apartado da especial importancia a los aspectos financieros, también debes incluir un estudio o relación de las instalaciones con las que cuentas, las tecnologías disponibles y el personal capacitado para cumplir con las actividades correspondientes.

6. Calendario

La viabilidad de un proyecto no solo está condicionada por las cuestiones materiales, sino también por la capacidad de una empresa para cumplir sus objetivos a tiempo. Un calendario de etapas del proyecto es esencial para saber si será posible llegar a término en los plazos adecuados.

7. Estadísticas

Un análisis estadístico es también una herramienta para estimar el éxito de un proyecto. Debes tomar en consideración los índices de éxito pasados y la rentabilidad de proyectos similares, incluso los  de la competencia, para evaluar tu futuro desempeño.

8. Riesgos

Una evaluación de riesgos es necesaria para saber los imprevistos a los que tu proyecto puede enfrentarse durante su ejecución. Ten en mente que el 30 % de los proyectos fallan debido a riesgos no identificados de forma adecuada. En este punto deberás incluir todas las posibles afectaciones, complicaciones e interrupciones que puedes experimentar. Solo de este modo puedes evaluar si tienes la capacidad para superarlos.

9. Vías de acción

Conocer los riesgos no es útil si no tiene como fin diseñar planes de acción o para contrarrestar los efectos negativos de las limitaciones. En tu estudio de factibilidad debes incluir las vías de acción que la empresa puede implementar y reconocer aquellas que no.

10. Proyección

Por último, tu estudio de factibilidad debe llegar a un resultado en el que se haga una recomendación formal por continuar con el proyecto o suspenderlo, mientras se llevan a cabo las acciones correctivas pertinentes. Este punto, naturalmente, debe ser el producto final de todo tu análisis.

Ejemplo de un estudio de factibilidad

Supongamos que lideramos Legalista, una empresa dedicada a ofrecer servicios tercerizados de compliance para pequeñas y medianas empresas del sector manufacturero. Nuestro objetivo es ayudar a que estas compañías cumplan con las normativas y requisitos de ley para la industria, mediante un acompañamiento personalizado y programas de capacitación para el personal en materia de derechos humanos, ética laboral y trabajo.

Nuestra empresa ha tenido un buen desempeño en Bogotá, Colombia, y hemos advertido que en otros países de Latinoamérica hacen falta este tipo de servicios para pymes, por lo que decidimos evaluar la factibilidad de abrir una sede física en Guadalajara, México.

Un estudio de factibilidad para este proyecto deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre del proyecto

Proyecto de expansión internacional de Legalista

  • Objetivo del proyecto

Expandir la presencia de Legalista en el territorio latinoamericano, para llevar nuestra cartera de servicios a comunidades que comparten un creciente interés por cumplir con las leyes aplicables en el rubro de la manufactura industrial de mercancías.

Esta meta se basa en la falta de ofertas tercerizadas de servicios para pequeñas y medianas empresas a lo largo del continente, lo que abre una oportunidad de mercado en la que Legalista puede liderar como pionera comercial.

  • Análisis operativo y funcional

Legalista actualmente cuenta con inversionistas remotos que trabajan en el territorio mexicano. Son ellos quienes liderarán el proyecto de expansión, llevando a cabo la contratación del personal necesario para cubrir las áreas de finanzas y recursos humanos, así como de expertos asociados que asesorarán a los clientes.

Debido a que la apertura de la sede mexicana dependerá de esta adquisición de talentos se deberá establecer un plan operativo y de funciones independiente de este estudio.

  • Responsables del proyecto

Lic. Ariadna Mateos Vega, inversionista y miembro de la mesa directiva de la empresa y responsable del proyecto de expansión internacional de Legalista

  • Estimación de presupuesto

Abrir una sede de Legalista en territorio mexicano implica gastos devengados de los siguientes requisitos:

  1. Pago de trámites para la creación de la empresa: 2500 USD
  2. Adquisición de un bien inmueble en renta por un año: 12.000 USD
  3. Contratación de plantilla administrativa por un año: 30.000 USD
  4. Contratación de 5 asesores expertos por un año: 60.000 USD
  5. Gastos administrativos y de adquisición anuales: 10.000 USD

De acuerdo con estas estimaciones, el proyecto requiere una inversión de 114.500 USD para iniciar sus operaciones.

  • Disponibilidad de recursos

Legalista declara contar con los recursos necesarios para la primera etapa del proyecto, y deja en manos de los responsables en el territorio mexicano la financiación de futuras expansiones.

  • Calendario

El calendario para la finalización del proyecto de expansión está conformado por 4 fases:

  1. Fase de creación de la empresa: 4 meses a partir de la fecha de aprobación del proyecto.
  2. Fase de contratación de personal: 2 meses a partir de la conclusión de la primera fase.
  3. Fase de publicidad y marketing: 6 meses a partir de la terminación de la fase de contratación de personal.
  4. Fase de apertura: el primer día después del término de las anteriores etapas comienzan actividades con normalidad.

En el entendido de que la evaluación de este estudio de factibilidad requiere una atenta lectura, se considera como fecha de conclusión del proyecto el 1 de enero del año 2024.

  • Estadísticas

México es uno de los países con mayor número de normativas para la regulación de las actividades comerciales, pero con un volumen de auditorías públicas y aplicación de sanciones bajo.

Por ejemplo, en México solo el 16 % de las compañías cumplen con normas ambientales y más del 55 % de los negocios nunca han llevado a cabo una medida de contención de su impacto ambiental.

Estos datos evidencian la importancia de impulsar proyectos de acompañamiento en la forma de servicios de compliance, para crear una cultura de competitividad basada en el cumplimiento de las normativas aplicables.

  • Riesgos

Uno de los principales riesgos a los que se enfrenta la empresa es la volatilidad de la economía mexicana, debida en gran parte a las fluctuaciones del dólar en Estados Unidos. 

Por otro lado, la alta competencia de empresas que operan de forma remota puede afectar el desempeño de la sede de Legalista México. 

  • Vías de acción

En caso de imprevistos económicos, Legalista Colombia ofrecerá créditos a los responsables del proyecto para solventar las deudas contraídas.

En relación con el segundo riesgo, Legalista ha desarrollado un plan de migración digital que permitirá ofrecer soluciones competitivas a las empresas que requieran atención virtual. La finalidad es mantener el cumplimiento de sus obligaciones en orden y que adopten plataformas que permitan la automatización de procesos.

  • Proyección

Los realizadores del estudio de factibilidad del proyecto de expansión internacional de Legalista estiman el cumplimiento en tiempo y forma del plan de creación de la sede Legalista México, y dan su visto bueno para ser evaluado por la mesa directiva de la empresa.

Ahora ya tienes una noción clara de qué es un estudio de factibilidad y un breve ejemplo de cómo redactarlo. Recuerda que en el caso de tu empresa, debes ser exhaustivo e integrar la información más precisa posible.

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Publicado originalmente el 09 de noviembre de 2022, actualizado el 09 de noviembre de 2022

Topics:

Gestión empresarial