La factibilidad de un proyecto es esencial para su éxito en el mundo empresarial. Este análisis te ayudaré a determinar si la idea es viable y puede llevarse a cabo con éxito. Esto implica evaluar los riesgos, las limitaciones económicas y los pasos necesarios para la ejecución. Sin este conocimiento, los imprevistos pueden obstaculizar el progreso y socavar los objetivos empresariales. Por ejemplo, al lanzar un nuevo producto, un estudio de factibilidad evalúa la demanda del mercado, los costos de producción y la competencia, lo que proporciona una base sólida para la toma de decisiones.
El estudio de factibilidad abarca diversos aspectos, desde la viabilidad técnica y económica hasta la operativa del proyecto. Se analizan los recursos necesarios, el tiempo estimado de implementación y los posibles obstáculos. Por ejemplo, al considerar la expansión a nuevos mercados, se evalúa la demanda, la infraestructura disponible y las regulaciones locales. Este análisis proporciona información crucial para la toma de decisiones estratégicas y minimiza el riesgo de fracaso.
Debido a que solo el 64 % de los proyectos cumplen sus objetivos, antes de lanzar un producto, abrir una nueva sucursal o iniciar un negocio, debes evaluar su viabilidad desde una perspectiva realista y que tome en consideración los recursos disponibles para su realización.
Las mejores herramientas para evaluar la pertinencia de una idea son los estudios de factibilidad. En esta ocasión te hablaré de su importancia y de cómo puedes implementarlos para asegurarte de que tu idea es realizable.
Qué es la factibilidad en los negocios
La factibilidad en los negocios radica en que un proyecto comercial sea plausible y, bajo ciertas condiciones, pueda realizarse de forma efectiva. Esta viabilidad depende de la meta trazada, así como de la posesión de los recursos necesarios para alcanzarla en los tiempos y formas preestablecidos.
Qué es un estudio de factibilidad
Los estudios de factibilidad son una herramienta analítica que permite evaluar la viabilidad de un proyecto, así como la capacidad de una organización para su cumplimiento. Estos estudios estiman la probabilidad de éxito en el emprendimiento de un objetivo y sirven para ajustar nuestras expectativas o llevar a cabo acciones correctivas para alcanzar las metas trazadas.
Para qué sirve un estudio de factibilidad
Como te he afirmado anteriormente, los estudios de factibilidad buscan estimar la viabilidad de un proyecto y ofrecer información útil para la correcta planificación en su ejecución.
De manera general, ayudan en los siguientes puntos:
- Comprender las necesidades comerciales de tu público, ya que antes de emprender un proyecto es fundamental saber si tendrá éxito en el grupo de consumidores al que te diriges y, por tanto, debe estar adaptado a sus intereses.
- Estimar el éxito de un proyecto, ya que, independientemente de si es viable la ejecución de un plan, se debe evaluar el índice de comercialización y ganancias en su implementación. Esto permite saber si será conveniente o no la estrategia.
- Conocer mejor a tu empresa, pues los estudios de factibilidad implican una revisión exhaustiva de los recursos humanos, materiales y presupuestos de los que dispones, así como de las cadenas productivas y capacidad de producción de tu plantilla.
- Mejorar tus áreas de oportunidad, debido a que con estos estudios también puedes identificar aquellas áreas que imposibilitan la ejecución de un proyecto, así como las causas que están detrás.
- Optimizar el proyecto; una vez que has identificado lo que puedes mejorar, puedes realizar modificaciones y crear el mejor escenario para cumplir con los requisitos de tu proyecto.
Cómo hacer un estudio de factibilidad
- Evalúa el mercado
- Conoce tus números
- Estudia los antecedentes
- Apóyate en tu equipo
- Genera un plan de acción
1. Evalúa el mercado
El primer paso para hacer un estudio de factibilidad es evaluar las características del público al que te diriges. Un proyecto solo sería viable si responde a un interés comercial y si el mercado está listo para recibirlo.
Es probable que cuentes con los recursos y con los medios para lanzar tu oferta, construir una nueva sucursal o expandir tu planta de producción, pero si estas medidas no responden a tu volumen de venta, a tus consumidores o al contexto comercial, lo más seguro es que tu proyecto no tenga el éxito que esperas.
2. Conoce tus números
La disponibilidad de recursos es un elemento que siempre debe estar contemplado dentro de tu estudio de factibilidad. Conocer tus finanzas es una condición necesaria para evaluar si tu proyecto puede realizarse o no. Es probable que para concretarlo requieras expandir tu plantilla o adquirir nuevas tecnologías, y esto puede implicar una importante inversión.
Asesórate con tu departamento de finanzas y de planificación para saber si es viable utilizar recursos para tu proyecto de forma íntegra. Si, por ejemplo, cuentas con recursos para las primeras etapas, pero no tienes la seguridad de disponer del dinero para terminarlo, es mejor que reestructures tus objetivos.
3. Estudia los antecedentes
El desempeño pasado de tu empresa es un indicador que inevitablemente debes tener presente a la hora de evaluar tu proyecto, ya que el desempeño previo te puede dar información sobre el futuro de tus resultados.
Si tu plantilla ha hecho un buen trabajo, se han gestionado correctamente los proyectos anteriores en todas sus etapas y se han resuelto los retos de forma eficiente, lo más probable es que tu empresa pueda tener éxito en este nuevo objetivo. Pero si en el pasado la compañía ha encontrado dificultades para sostenerse en el mercado, tiene deudas o ha incumplido con fechas, debes analizar cuidadosamente si realmente es posible para tu y tu equipo lograr el resultado deseado o no.
4. Apóyate en tu equipo
Un proyecto empresarial difícilmente puede llevarse a cabo de manera aislada e individual. Por el contrario, se requiere la colaboración y el esfuerzo colectivo de todas las áreas involucradas en el desarrollo del plan.
Esto también significa que un solo individuo no puede evaluar la viabilidad de un proyecto, sino que requiere informarse sobre la situación de cada uno de sus departamentos, así como de sus capacidades, personal y perspectivas sobre el proyecto. Por ejemplo:
- El equipo legal deberá evaluar el cumplimiento de las regulaciones y códigos aplicables.
- El departamento de RR. HH. te informará sobre la disponibilidad de personal y sus condiciones de trabajo.
- El área contable estimará los presupuestos y te ayudará a definir costos.
- El personal de marketing te actualizará en los intereses del mercado y realizará una proyección del éxito de tu proyecto.
5. Genera un plan de acción
Si has realizado los pasos anteriores y como resultado has obtenido una luz verde para continuar, significa que tienes un proyecto viable y que cuentas con todos los elementos para lograrlo. Pero tu estudio de factibilidad no acaba aquí.
Al final de la evaluación debes redactar un informe o resumen ejecutivo con una serie de elementos que reflejen la exhaustividad del estudio y que, de manera lógica, formal y ordenada, presente los resultados del análisis. Te comparto los 10 elementos básicos que debe tener un estudio de factibilidad.
10 elementos de un estudio de factibilidad
A continuación exploraré los 10 elementos fundamentales que conforman un completo estudio de factibilidad como una herramienta crucial para evaluar la viabilidad y el éxito de un proyecto o iniciativa.
1. Objetivo del proyecto
Este elemento debe abrir tu estudio de factibilidad e indicar de forma general cuál es el propósito del proyecto, qué metas principales persigue y los métodos utilizados por el estudio.
2. Análisis operativo y funcional
En este apartado deberás indicar cuál es la red de trabajo necesaria para cumplir con el proyecto y compararla con la plantilla de colaboradores con la que ahora dispones. Asimismo, debes incluir una evaluación de la capacidad operativa de la empresa.
3. Responsables del proyecto
Tu estudio debe contener un directorio con las personas responsables de la dirección del plan, así como el personal y departamentos o áreas que se verán involucrados en su ejecución.
4. Estimación de presupuesto
Todos los proyectos de negocio implican gastos operativos y costos para la compra de insumos, contratación de personal o producción de mercancías. Esta parte es una de las más importantes del estudio, ya que contar con los recursos mínimos necesarios para realizar el proyecto es una condición para que sea posible emprenderlo.
En cualquier proyecto o situación compleja, la clave está en afrontar cada día como una batalla independiente. La perseverancia nos hace fuertes. pic.twitter.com/QVT4VMoyxE
— HubSpot Español (@HubSpotEspanol) April 6, 2020
5. Disponibilidad de recursos
Una vez estimado el costo global del proyecto es momento de analizar los recursos de los que dispones. Si bien este apartado da especial importancia a los aspectos financieros, también debes incluir un estudio o relación de las instalaciones con las que cuentas, las tecnologías disponibles y el personal capacitado para cumplir con las actividades correspondientes.
6. Calendario
La viabilidad de un proyecto no solo está condicionada por las cuestiones materiales, sino también por la capacidad de una empresa para cumplir sus objetivos a tiempo. Un calendario de etapas del proyecto es esencial para saber si será posible llegar a término en los plazos adecuados.
7. Estadísticas
Un análisis estadístico es también una herramienta para estimar el éxito de un proyecto. Debes tomar en consideración los índices de éxito pasados y la rentabilidad de proyectos similares, incluso los de la competencia, para evaluar tu futuro desempeño.
8. Riesgos
Una evaluación de riesgos es necesaria para saber los imprevistos a los que tu proyecto puede enfrentarse durante su ejecución. Ten en mente que "el 64% de las organizaciones realizan gestión de riesgos". En este punto deberás incluir todas las posibles afectaciones, complicaciones e interrupciones que puedes experimentar. Solo de este modo puedes evaluar si tienes la capacidad para superarlos.
9. Vías de acción
Conocer los riesgos no es útil si no tiene como fin diseñar planes de acción o para contrarrestar los efectos negativos de las limitaciones. En tu estudio de factibilidad debes incluir las vías de acción que la empresa puede implementar y reconocer aquellas que no.
10. Proyección
Por último, tu estudio de factibilidad debe llegar a un resultado en el que se haga una recomendación formal por continuar con el proyecto o suspenderlo, mientras se llevan a cabo las acciones correctivas pertinentes. Este punto, naturalmente, debe ser el producto final de todo tu análisis.
Cómo diseñar un estudio de factibilidad de proyecto
Con esta plantilla gratuita para gestión de proyectos, aprenderás cómo desarrollar un esquema detallado, realizar un seguimiento efectivo del estado, realizar un análisis exhaustivo y llegar a conclusiones fundamentadas sobre la factibilidad de tu proyecto.
No importa si eres un profesional experimentado en gestión de proyectos o si estás dando tus primeros pasos en este campo, esta plantilla te proporcionará las herramientas necesarias para impulsar el éxito de tus trabajo.
Cómo funciona nuestra plantilla gratuita de gestión de proyectos
1. Esquema del proyecto
El primer paso en la evaluación de la factibilidad de un proyecto es desarrollar un esquema detallado que describa los objetivos, alcance, recursos necesarios y cronograma. Este esquema proporciona una visión general clara del proyecto y ayuda a identificar posibles desafíos y oportunidades.
2. Estado del proyecto
Una vez que el proyecto está en marcha, es crucial llevar a cabo un seguimiento regular del estado del proyecto. Esto implica monitorear el progreso, identificar y abordar posibles problemas y asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro de los límites establecidos en términos de tiempo, costo y calidad.
3. Análisis del proyecto
El análisis del proyecto implica evaluar diversos aspectos, como la viabilidad técnica, económica y operativa. Esto puede implicar la realización de estudios de mercado, análisis de costos y beneficios, evaluación de riesgos y consideración de factores externos que podrían afectar el éxito del proyecto.
4. Conclusión del proyecto
Basándose en el esquema del proyecto, el estado actual y el análisis realizado, se puede llegar a una conclusión sobre la factibilidad del proyecto. Esta conclusión debe basarse en datos concretos y proporcionar recomendaciones claras sobre si el proyecto debe continuar, modificarse o abandonarse.
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Ejemplo de un estudio de factibilidad
Supongamos que lideramos Legalista, una empresa dedicada a ofrecer servicios tercerizados de compliance para pequeñas y medianas empresas del sector manufacturero. Nuestro objetivo es ayudar a que estas compañías cumplan con las normativas y requisitos de ley para la industria, mediante un acompañamiento personalizado y programas de capacitación para el personal en materia de derechos humanos, ética laboral y trabajo.
Nuestra empresa ha tenido un buen desempeño en Bogotá, Colombia, y hemos advertido que en otros países de Latinoamérica hacen falta este tipo de servicios para pymes, por lo que decidimos evaluar la factibilidad de abrir una sede física en Guadalajara, México.
Un estudio de factibilidad para este proyecto deberá contener los siguientes datos:
- Nombre del proyecto
Proyecto de expansión internacional de Legalista
- Objetivo del proyecto
Expandir la presencia de Legalista en el territorio latinoamericano, para llevar nuestra cartera de servicios a comunidades que comparten un creciente interés por cumplir con las leyes aplicables en el rubro de la manufactura industrial de mercancías.
Esta meta se basa en la falta de ofertas tercerizadas de servicios para pequeñas y medianas empresas a lo largo del continente, lo que abre una oportunidad de mercado en la que Legalista puede liderar como pionera comercial.
- Análisis operativo y funcional
Legalista actualmente cuenta con inversionistas remotos que trabajan en el territorio mexicano. Son ellos quienes liderarán el proyecto de expansión, llevando a cabo la contratación del personal necesario para cubrir las áreas de finanzas y recursos humanos, así como de expertos asociados que asesorarán a los clientes.
Debido a que la apertura de la sede mexicana dependerá de esta adquisición de talentos se deberá establecer un plan operativo y de funciones independiente de este estudio.
- Responsables del proyecto
Lic. Ariadna Mateos Vega, inversionista y miembro de la mesa directiva de la empresa y responsable del proyecto de expansión internacional de Legalista
- Estimación de presupuesto
Abrir una sede de Legalista en territorio mexicano implica gastos devengados de los siguientes requisitos:
- Pago de trámites para la creación de la empresa: 2500 USD
- Adquisición de un bien inmueble en renta por un año: 12.000 USD
- Contratación de plantilla administrativa por un año: 30.000 USD
- Contratación de 5 asesores expertos por un año: 60.000 USD
- Gastos administrativos y de adquisición anuales: 10.000 USD
De acuerdo con estas estimaciones, el proyecto requiere una inversión de 114.500 USD para iniciar sus operaciones.
- Disponibilidad de recursos
Legalista declara contar con los recursos necesarios para la primera etapa del proyecto, y deja en manos de los responsables en el territorio mexicano la financiación de futuras expansiones.
- Calendario
El calendario para la finalización del proyecto de expansión está conformado por 4 fases:
- Fase de creación de la empresa: 4 meses a partir de la fecha de aprobación del proyecto.
- Fase de contratación de personal: 2 meses a partir de la conclusión de la primera fase.
- Fase de publicidad y marketing: 6 meses a partir de la terminación de la fase de contratación de personal.
- Fase de apertura: el primer día después del término de las anteriores etapas comienzan actividades con normalidad.
En el entendido de que la evaluación de este estudio de factibilidad requiere una atenta lectura, se considera como fecha de conclusión del proyecto el 1 de enero del año 2024.
- Estadísticas
México es uno de los países con mayor número de normativas para la regulación de las actividades comerciales, pero con un volumen de auditorías públicas y aplicación de sanciones bajo.
Por ejemplo, en México solo el 16 % de las compañías cumplen con normas ambientales y más del 55 % de los negocios nunca han llevado a cabo una medida de contención de su impacto ambiental.
Estos datos evidencian la importancia de impulsar proyectos de acompañamiento en la forma de servicios de compliance, para crear una cultura de competitividad basada en el cumplimiento de las normativas aplicables.
- Riesgos
Uno de los principales riesgos a los que se enfrenta la empresa es la volatilidad de la economía mexicana, debida en gran parte a las fluctuaciones del dólar en Estados Unidos.
Por otro lado, la alta competencia de empresas que operan de forma remota puede afectar el desempeño de la sede de Legalista México.
- Vías de acción
En caso de imprevistos económicos, Legalista Colombia ofrecerá créditos a los responsables del proyecto para solventar las deudas contraídas.
En relación con el segundo riesgo, Legalista ha desarrollado un plan de migración digital que permitirá ofrecer soluciones competitivas a las empresas que requieran atención virtual. La finalidad es mantener el cumplimiento de sus obligaciones en orden y que adopten plataformas que permitan la automatización de procesos.
- Proyección
Los realizadores del estudio de factibilidad del proyecto de expansión internacional de Legalista estiman el cumplimiento en tiempo y forma del plan de creación de la sede Legalista México, y dan su visto bueno para ser evaluado por la mesa directiva de la empresa.
Ahora ya tienes una noción clara de qué es un estudio de factibilidad y un breve ejemplo de cómo redactarlo. Recuerda que en el caso de tu empresa, debes ser exhaustivo e integrar la información más precisa posible.
Preguntas frecuentes sobre factibilidad de un proyecto
Estas son algunas de las preguntas que los usuarios de la comunidad HubSpot se hacen con mayor frecuencia sobre factibilidad de un proyecto:
Por qué es importante realizar un estudio de factibilidad antes de iniciar un proyecto
Un estudio de factibilidad es crucial porque permite evaluar la viabilidad del proyecto desde diferentes perspectivas, como la técnica, económica y operativa. Proporciona información clave para tomar decisiones informadas y minimizar los riesgos de fracaso al identificar posibles obstáculos antes de invertir recursos significativos.
Cuáles son los principales tipos de estudio de factibilidad
Los principales tipos de estudio de factibilidad incluyen la operativa, técnica, económica, comercial, política y legal, así como la de tiempo. Cada tipo de estudio evalúa aspectos específicos del proyecto para determinar su viabilidad en áreas clave como recursos, tecnología, finanzas, mercado y cumplimiento legal.
Quién debería participar en un estudio de factibilidad
La participación en un estudio de factibilidad suele involucrar a un equipo multidisciplinario que incluya expertos en áreas relevantes como finanzas, tecnología, marketing, operaciones y derecho. Es importante contar con la experiencia y el conocimiento adecuados para evaluar todos los aspectos del proyecto de manera integral.
