Cómo delegar funciones a tus colaboradores

Uno de los retos más importantes a los que se enfrentan los líderes empresariales consiste en aprovechar las capacidades de los colaboradores de una compañía, mediante la delegación de funciones y de responsabilidades. Sin embargo, solo 33 % de los líderes son reconocidos por sus equipos por sus habilidades para delegar tareas.

Por ello, como líder, debes ser capaz de distribuir de manera óptima las operaciones y actividades. Así, te aseguras de que las tareas serán realizadas por aquellos que tienen las mejores capacidades para alcanzar los objetivos. Al mismo tiempo, promoverás el crecimiento de los colaboradores dentro de la compañía.

Para lograr estas metas, es importante que sepas qué implica delegar funciones y cómo puedes hacerlo para garantizar el éxito empresarial y el cumplimiento de los objetivos de tu equipo de trabajo.

En el marco empresarial, la delegación de funciones ocurre cuando los líderes asignan diferentes labores a sus colaboradores con el fin de mejorar la productividad y aprovechar el talento de los empleados. Esto crea espacios incluyentes, promueve la eficiencia, aumenta la destreza de los colaboradores y disminuye las cargas de trabajo focalizadas en pocas personas.

Por qué es tan importante aprender a delegar funciones

• Permite que las y los líderes tengan una menor carga de actividades: dirigir una empresa conlleva atender una multiplicidad de tareas y dar solución a una gran cantidad de problemas. Realizar todas estas actividades con éxito puede resultar difícil cuando demasiadas responsabilidades recaen en los líderes empresariales. Por esto, delegar funciones es clave, ya que pueden enfocarse en tareas particulares, como crear estrategias generales de negocio y vislumbrar nuevos horizontes de mercado y producto.
• Ayuda a cumplir con las obligaciones de la empresa: frente a la importante carga de trabajo que se genera en una empresa, los líderes deben aprovechar las fortalezas de los colaboradores para que cumplan con actividades particulares. De este modo, propiciarán el trabajo en equipo y el logro de objetivos comunes.
• Implica el reconocimiento de las aptitudes de los colaboradores: los empleados podrán explotar sus habilidades y talento en las áreas que requieren soluciones. De esta manera, los directivos promoverán un sentido de confianza, respeto y pertenencia a la compañía y aumentarán la productividad operativa del equipo laboral.

Delegar funciones es clave para la obtención del éxito empresarial. Aquí te damos algunos consejos que te ayudarán a hacer mejor este trabajo.

Consejos para delegar funciones correctamente

Delegar funciones no es una tarea sencilla. Para hacerlo de manera correcta, los líderes tienen que conocer bien a los miembros de su equipo de trabajo y asegurarse de que compartan los mismos objetivos, cultura y valores.

Te presentamos algunas consideraciones para que distribuyas tareas de la manera más eficiente y adecuada a tus necesidades:

1. Define claramente cuáles actividades puedes delegar y cuáles no

En una empresa, existen actividades que requieren una amplia experiencia o una formación sólida en la materia, mientras que otras pueden completarse con indicaciones básicas que cualquiera puede seguir. Por ejemplo, algunas tareas financieras o de gestión de recursos humanos no se delegan, pues solo los trabajadores del área o los líderes de la empresa pueden encargarse de ellas.

Por otro lado, otras tareas actividades pueden manejarse por un amplio número de colaboradores, por lo que ceder autoridad elevará la moral de los trabajadores y promoverá su iniciativa para resolver problemas. Al definir las actividades que pueden ser delegadas, aclararás las tareas a distribuir entre los miembros de tu equipo e identificarás quiénes tienen un perfil más adecuado para su realización.

2. Asigna las actividades a la persona indicada

Conocer las fortalezas y debilidades de cada miembro de tu equipo de trabajo es necesario para delegarles tareas, de acuerdo con sus intereses, preferencias y aptitudes. Asignar las actividades a los mejores talentos permitirá que los empleados se sientan empoderados y funcionales al trabajar en tareas para las que poseen habilidades, a la vez que asegurará su realización de manera satisfactoria.

Otra estrategia que rendirá frutos a la hora de delegar funciones consiste en dejar que los colaboradores elijan las actividades de su interés. Esto fomenta que los empleados exploren otras áreas de ejercicio o que profundicen su conocimiento en los campos que dominan.

3. Precisa las instrucciones a seguir

Delegar funciones implica transferir responsabilidades y autoridad al momento de tomar decisiones, por lo que es esencial que todos los colaboradores se guíen según los objetivos de la organización. Para ello, los líderes tendrán que dar instrucciones claras sobre cuáles son los resultados esperados de las actividades asignadas.

Adicionalmente, establecer pautas sobre cómo deben alcanzar esas metas. Si solo determinas la fecha final, dejarás vacíos en el trabajo y podrías enfrentarte a malas ejecuciones o prácticas que pongan en riesgo la integridad de tu trabajo.

4. Capacita a tus colaboradores

En ocasiones, la delegación de funciones no tiene que ver con el reparto igualitario de labores, sino con la carga de trabajo que amerita distribuir actividades. Esto ocurre cuando los tiempos de entrega son reducidos o cuando existe una alta demanda de tu trabajo. En estos casos, la delegación de actividades y funciones es igual de válida, pero puede tomarte por sorpresa. Lo mejor es prevenir y mantener actualizados y capacitados a los miembros de tu equipo.

En caso de que la actividad requiera de conocimientos previos, será necesario que los colaboradores posean las herramientas y conozcan los procesos para cumplir, en la forma esperada, las metas buscadas.

5. Define el margen de error

Delegar funciones supone que otra persona más tomará decisiones que impactarán en el resultado. Estas pueden ser favorables, pero, a veces, pueden no ser las indicadas. Es un riesgo que aceptas al delegar funciones.

Sin embargo, al momento de diseñar tu distribución de actividades, puedes prevenir pérdidas o problemas futuros si defines un margen de error. Para ello, reserva un monto del presupuesto destinado a tus proyectos, informa a tus colaboradores que la entrega del producto es una semana antes de la fecha real de entrega al cliente o establece periodos de revisión ciega para tus colaboradores. Así, te harás a la idea de que el error es inevitable, pero sus efectos pueden contrarrestarse con anticipación.

6. Crea ambientes de confianza

La delegación de funciones es imposible si no existe la confianza. De lo contrario, únicamente estarás terciarizando las tareas porque querrás revisar en detalle todo lo que hagan los demás. Esto duplicará tu trabajo y hará que el plan de delegación sea ineficiente. 

Pero ¿cómo crear confianza cuando la reputación de tu departamento, los recursos de la empresa y la satisfacción del cliente están en juego? Una forma de hacerlo es hacerle saber a tus colaboradores que no están solos. Si les ofreces un medio de comunicación para resolver dudas o para que revises su trabajo, dejarás en sus manos la decisión de acercarse a ti. De este modo, crearás una relación de confianza y establecerás canales de interacción que, incluso, si no son usados, hacen que se sienta un apoyo constante.

7. Monitoriza el trabajo

A pesar de que los líderes deben demostrar confianza en los colaboradores de su equipo de trabajo, es crucial que no se pierda el control de las actividades o que se diluyan los objetivos laborales. Monitorear y supervisar las actividades son procesos esenciales para instruirlos para llevar a cabo cada asignación.

En este sentido, corregir y dar retroalimentación a los colaboradores propiciará que las actividades se realicen de manera cada vez más autónoma y precisa. Motivar a los colaboradores a tomar riesgos y aprender de sus errores también es una forma de encaminarlos al perfeccionamiento de sus habilidades.

Implementar estas estrategias te ayudará a crear ambientes de trabajo basados en la confianza y a incentivar el crecimiento profesional de tus colaboradores, así como un mejoramiento en la calidad de los resultados entregados por el equipo de trabajo.

Herramientas que pueden ayudar a la delegación de funciones

Ahora es momento de revisar cómo puedes delegar más fácil. Las siguientes cuatro herramientas harán que encargar y monitorear su ejecución sea más rápido y eficiente. 

1. Asana 

Asana es un software líder en el mercado para la gestión de proyectos y el control de trabajo en las organizaciones. Con esta plataforma, es sencillo reunir todos tus pendientes, separarlos en grupos, darles una jerarquía de prioridad y delegar su cumplimiento a cada uno de tus equipos o colaboradores. 

Con Asana, puedes crear listas de cumplimiento, que harán más sencillo el monitoreo de desempeño y la medición de tus indicadores clave. Además, estas se controlan en forma de organigramas o líneas del tiempo, las cuales ayudan a gestionar los plazos de entrega y la ejecución progresiva de las actividades.

2. Sesame

Sesame se define a sí misma como una plataforma de recursos humanos dirigida a reinventar la experiencia laboral de los equipos de trabajo. Y no exagera. Con esta plataforma, avanzar un paso más allá en la delegación de funciones y crear programas definidos sobre quién tiene que cumplir cada tarea, cuándo y cómo debe hacerlo. 

La plataforma integra canales de comunicación para mantenerte conectado con tu equipo, así como herramientas analíticas para que los líderes conozcan a simple vista el rendimiento de cada miembro de la organización.

3. Trello

Trello es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares en el mundo. Esto se debe a que funciona como un centro neurálgico para las organizaciones, desde donde gestiona cada tarea, empleado y pendiente. 

Trello es especialmente útil para quienes trabajan de forma remota, pues crea canales de comunicación, reuniones y listas de pendientes para que cada miembro de tu equipo sepa qué debe hacer. Además, gracias a sus tableros visuales, gestionará el proyecto por etapas, líder o prioridad. 

4. Slack

Tal vez hayas escuchado hablar de Slack como una herramienta de comunicación organizacional. En realidad, esta aplicación cuenta con muchas funcionalidades ideales para la delegación de tareas, seguimiento de su ejecución y monitoreo de resultados.

Una de sus funciones más importantes es el generador de flujos de trabajo que automatiza la comunicación y define la prioridad de cada tarea. Además, cuenta con una herramienta de creación de canales para que tus equipos trabajen en paralelo en tareas diferenciadas sin que haya ruido en la interacción.

Con estas plataformas, estás un paso más cerca de gestionar más fácil y eficientemente tus tareas y proyectos. Revisemos ahora ejemplos de escenarios cotidianos en los que puedes usar estas herramientas y aplicar los consejos que te compartimos. 

Ejemplos de delegación de funciones

Ampliación de mercados

Muchas veces, delegar funciones surge de la necesidad de distribuir el trabajo entre los colaboradores de un equipo. Esto a causa de un alza en la demanda de los consumidores o por una ampliación de mercados.

Supongamos que una empresa con presencia en España ha decidido ampliar su cartera de productos y llevarla al comercio latinoamericano. Para lograrlo, su equipo de marketing tiene que rediseñar el packaging de los productos, darles una identidad de marca y realizar los estudios de mercado necesarios para lanzar las mercancías.

Sin embargo, un mismo líder no podría cumplir con todas estas tareas: tal vez él o ella deba viajar a América o permanecer en la península para enviar a diferentes miembros de su equipo a Colombia, Argentina o México. Por tanto, tendrá que delegar la responsabilidad de dirigir los estudios de mercado para cada región, evaluar la imagen de cada producto y reportar sus avances a la empresa matriz en España.  

Capacitación para un puesto gerencial

Todas las empresas aspiran a crecer: ya sea que quieran abrir más sucursales de venta, ampliar su cartera de productos o salir de las fronteras de su localidad. Esto significa aumentar el número de colaboradores y, por tanto, de líderes. Cuando esto ocurre, es necesario que los expertos del área capaciten a los nuevos dirigentes, lo que solo se puede lograr al delegar poco a poco responsabilidades.

Si, por ejemplo, una empresa decide crear una sucursal en una ciudad vecina, los líderes del departamento de ventas tendrán que delegar a un empleado la función de gerente en tienda. Debido a la distancia, el nuevo responsable tomará decisiones respecto a la tienda que dirige y lo reportará a sus superiores. 

Para que esta estrategia funcione, elige a alguien que haya demostrado ser confiable, que domine la gestión de actividades dentro de tienda y sea experto en la comunicación intraempresarial. En consecuencia, delegar la función de liderazgo requerirá capacitar al nuevo gerente y monitorear su desempeño.

Ausencia del líder de departamento

Otro escenario común ocurre cuando el líder responsable de un departamento, proyecto o tarea se ausenta del espacio de trabajo, ya sea por enfermedad, viaje de negocios o, incluso, por vacaciones. 

En estas situaciones, las compañías deben establecer una estrategia clara o jerarquías predefinidas para delegar funciones temporales a algún otro miembro del equipo o para repartir funciones menores entre todos los colaboradores. 

En estas circunstancias, se hace patente el imperativo de mantener capacitados a los trabajadores en la gestión de actividades, aun cuando no son sus funciones principales. Además, las plataformas de trabajo remoto y los programas de gestión de proyectos pueden ser tus mejores aliados para este panorama.

Si bien, ceder responsabilidades y autoridad puede parecer arriesgado, los efectos positivos que conlleva compartir y distribuir labores se traduce en un mejor funcionamiento de una empresa y en una gestión de equipos exitosa por parte de los líderes empresariales. Si vas un paso más allá, podrías apoyarte en equipos autodirigidos que sepan cómo administrar proyectos autónomamente.