Guía de control de inventarios: qué es, cómo hacerlo y ejemplos

Tal vez lo mejor de ver un almacén lleno es tener la certeza de saber qué guarda exactamente, cuáles de esos artículos ya se vendieron y a dónde van. Una administración adecuada genera un buen flujo de mercancía, el cual refleja las ganancias, y es allí donde entra en acción el control de inventarios. 

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El inventario es fundamental para cualquier organización. Todas las empresas deben implementar este proceso, aunque al inicio sea una tarea que requiere tiempo.

Además, no da lugar a fraudes o malentendidos: se tiene lo que se necesita y lo que muestra el inventario, sin errores.

Sin importar el tipo de sistema de control de inventarios, o la empresa que lo utilice, existen algunos elementos clave que comparten todos.

Beneficios del control de inventarios

La gestión y control de inventario ofrecen amplias ventajas para una empresa, sobre todo en cuanto al orden, planificación y ahorro. Aquí enumeramos algunos beneficios del control de inventarios:

• Uso óptimo de tus recursos financieros: cuando llevas una gestión adecuada de tu inventario, tendrás la visibilidad y el control de tus recursos para evitar excesos o insuficiencias de existencias; además, siempre tendrás el stock disponible para satisfacer la demanda de los clientes.
• Aumento de la eficiencia operativa: si conoces el estado y ubicación de la mercancía en tu inventario, podrás reducir tiempos de búsqueda, movimientos innecesarios y duplicaciones de esfuerzos. Esto ahorra tiempo y mejora la productividad general.
• Satisfacción del cliente: mantener las existencias óptimas te permite responder rápidamente a la demanda del mercado y tendrás clientes satisfechos, que no enfrentan contratiempos debido a no encontrar tus productos. 
• Reducción de costos operativos: este es un punto fundamental, ya que el control de inventarios te ayuda a minimizar costos operativos y, asimismo, podrás optimizar la planificación de compras y la gestión de proveedores.
• Apoyo a la toma de decisiones: contar con datos precisos y actualizados sobre el inventario da lugar a una toma de decisiones más informada, como por ejemplo, actualizar plan de ventas o nuevas estrategias de marketing. 

4 componentes del proceso de control de inventarios

1. Objetivos

Estos objetivos están relacionados con la función del inventario. Es habitual que se definan teniendo en cuenta la cantidad mínima y máxima de artículos en el almacén, así como registrar aquellos que no se mueven o que se deterioran. Todo esto tiene el fin de tomar una decisión sobre qué hacer con ellos, contar con el personal y sistemas necesarios para proteger el inventario, entre otros aspectos.

También es importante que estos objetivos se definan considerando el comportamiento del mercado, ya que es posible que sea necesario realizar ajustes cuando una materia prima deja de existir, si los clientes cambian sus necesidades o si la misma empresa se expande. Así que los objetivos no son estáticos, sino que responden a las exigencias del contexto.

2. Políticas

Este elemento ayuda a establecer medidas, anticipándose a escenarios posibles. Las políticas son las que dictan las acciones a realizar a nivel operacional y en la estrategia comercial de la empresa. Se tienen en cuenta aspectos como la cantidad de almacenes y sus locaciones, qué hacer en caso de que haya escasez de materiales o un aumento en los precios por parte de los proveedores. 

3. Planes y normas

Si ya están establecidas las políticas, entonces es posible elaborar planes y normas que las respalden. Son acciones a corto, mediano y largo plazo; normas para el costo de almacenamiento o mantenimiento de las existencias; planes para la ocupación de personal para las temporadas de mayor y menor venta, etc.

También es importante crear planes de contingencia con etapas bien definidas, así como normas obligatorias. Esto permite que se cumpla con procedimientos que aseguran el cuidado de las mercancías, así como un buen flujo de ventas, gestión y prevención.

4. Sistemas y procedimientos

Todo lo anterior favorece que se elijan los sistemas y procedimientos que mejor se adaptan a las exigencias del inventario de cada empresa. Esto tiene la finalidad de gestionar máximos y mínimos, tener un control de entradas y salidas, así como crear estadísticas que permitan calcular las existencias en el futuro, con el apoyo de análisis y registros de rendimiento.

1. Clasifica los inventarios

Sin importar cuál método elijas, así sea un control de inventarios en Excel o un software, es importante que establezcas un sistema que te permita organizar tu inventario y sus existencias de una forma ágil; que atienda a las necesidades de tu empresa y que sea escalable, en caso de que tu almacén crezca.

Comienza por hacer un conteo completo y preciso para tener un inventario inicial y luego registra todos los productos, cantidades y valores que correspondan a la mercancía que manejas.

2. Utiliza un sistema de etiquetado

Es importante que implementes un sistema de etiquetado con el que puedas marcar y clasificar los productos con un código único o reconocible, para identificarlos fácilmente en tu sistema de inventario. Esto facilitará el seguimiento y la actualización de las existencias.

3. Elige la frecuencia de revisión de inventario

Esto te permite estar al tanto de las mercancías dañadas o que necesitan moverse para no generar pérdidas, como es el caso de los productos perecederos. Es importante tener una rotación de inventario estratégica. En escala general, existen dos métodos para este proceso, inventario periódico e inventario perpetuo. 

• Inventario periódico: define una frecuencia para hacer la revisión. Puede ser semanal, quincenal o mensual.
• Inventario perpetuo: exige una verificación diaria.

4. Define mínimos y máximos

Los datos históricos te ayudarán a definir estos números. Al basarte en esa información, puedes prevenir la duración promedio de ciertos artículos y así saber cuántos debe haber en existencia para cumplir con la demanda.

5. Haz seguimiento a las ventas

A lo que nos referimos es que compares, regularmente, lo que vendes con lo que tienes en tu almacén. Si haces un seguimiento de las ventas de manera regular, tu sistema de control de inventario funcionará mejor porque podrás identificar rápidamente oportunidades de precios especiales o lo que cuesta más mover entre tus clientes. Te ayuda a tomar mejores decisiones de compra, de contratación de proveedores o de innovación de productos.

6. Asegúrate de que la información de tu inventario está actualizada

Para eso es importante que cuentes con una herramienta que te permita automatizar ciertos procesos y que te dé información actualizada, cada vez que lo requieras. Un software, como alguno de los que mencionaremos más adelante en este artículo, se convertirá en tu gran aliado en este ámbito.

7. Recuerda los picos de demanda

Tu sistema de control de inventario debería ayudarte en esto también: tener en tus planes y estrategias de venta las fechas en que tus productos serán más buscados; no solamente durante fin de año, sino también teniendo en cuenta el comportamiento del mercado. El seguimiento a tu inventario te arrojará algunos patrones interesantes que te avisarán si es momento de volver a surtir o agilizar ventas.

8. Realiza auditorías periódicas 

Programa auditorías regulares para verificar la precisión de tus registros de inventario. Estas auditorías pueden incluir la comparación física del inventario con los datos registrados en el sistema.

9. Comienza los análisis y pronósticos

Obtén datos sobre tus inventarios para realizar análisis y pronósticos. Esto te ayudará a identificar patrones de demanda, realizar proyecciones futuras y tomar decisiones informadas.

10. Usa un software de gestión de inventario

Un software especializado para llevar un registro centralizado y automatizado de tu inventario es fundamental para dar más precisión a tus registros y llevar un mejor control. Más adelante verás la lista de nuestras recomendaciones.

Dicho esto, es momento de hablar de los distintos tipos de control de inventarios.

1. Método ABC

Este método consiste en calificar tus mercancías según la cantidad y el valor que representan, que se ajustan a una de estas categorías:

• Artículos A: representan el 20 % del inventario y, aunque tiene una baja frecuencia de ventas, representan el 80 % de su valor. 
• Artículos B: son el 40 % del total y corresponden al 15 % del valor, mientras que su frecuencia de ventas es moderada.
• Artículos C: son parte del resto del 40 % y también los menos costosos del inventario, con apenas el 5 % de su valor. Además, es la mercancía que más se vende.

Gracias al método ABC es sencillo identificar los artículos con mayor impacto financiero, para así darles la atención que merecen. Por su puesto, los porcentajes no siempre funcionan de esa manera, ya que cada empresa tendrá un inventario con diferentes jerarquías.

2. Método PEPS

También conocido como el método PEPS, funciona al identificar los primeros artículos que ingresan al inventario para que sean los primeros en venderse. Es ideal cuando existe mercancía perecedera, para evitar que se deteriore al permitir que tengan una rotación constante.

3. Método EOQ

Se llama EOQ, por las siglas en inglés, que en español significan cantidad económica de pedido. Se encarga de encontrar el monto de pedido que reduzca los gastos de inventario de una cantidad importante. Debería basarse en que la demanda es constante y conocida, el uso del inventario es frecuente y los pedidos llegan en cuanto el stock se agota. La idea es que siempre se mantenga el mismo nivel de inventario para hacer al pedido oportuno de la cantidad económica de pedido.

4. Método UEPS

A diferencia del PEPS, en el método UEPS se venden primero los artículos más recientes, o últimos, en ingresar. Es ideal para empresas que no tienen un inventario muy grande ni artículos con fecha de caducidad. Una de sus ventajas es que los costos de los productos que se vendan reflejarán un costo más reciente.

5. Conteo cíclico

Este método implica hacer un conteo regular de una parte de las existencias y se puede completar con el ABC, ya que a cada clase se le asigna una frecuencia de conteo distinta. Mejora la exactitud del control del inventario, puesto que puede encontrar inconsistencias a tiempo, sin tener que contarlo todo cada vez.

6. Método del precio ponderado

Este, en lugar de tomar los precios más bajos, se basa en un promedio sin importar la fecha de entrada o de salida. Tiene una fórmula sencilla: se multiplica cada precio por el número de unidades que tienen ese precio. Luego ese resultado se suma y se divide entre la suma del total de unidades. Eso se repite con cada lote.

1. Establece políticas claras

Es importante definir políticas para los procesos involucrados en el control de inventarios. Procura que sean detalladas y claras, incluso que estén documentadas para que sea más fácil que cualquier persona lleve a cabo esta labor en todos los aspectos: desde el stock, el manejo de kardex, la clasificación, etiquetado, entre otros temas. 

2. Capacita al personal

La capacitación es un factor clave para que los colaboradores encargados del control de inventarios lo puedan hacer de manera eficiente, con precisión y proponiendo siempre mejoras para la gestión. 

3. Automatiza las actividades

Si quieres tener mayor productividad, ahorrar tiempo y recursos puedes implementar sistemas informáticos de gestión de inventarios que te ayuden a automatizar ciertas tareas repetitivas. Además, contribuyen a que dar un mejor seguimiento y monitoreo. Incluso, piensa en la posibilidad de automatizar ventas y marketing.  

4. Realiza los inventarios cíclicos

En lugar de contar todo el inventario de una vez, implementa inventarios cíclicos en los que se registren diferentes secciones o productos en momentos específicos. Esto permite distribuir la carga de trabajo y garantiza que se realicen conteos con mayor frecuencia.

5. Implementa un sistema de reabastecimiento 

Utiliza técnicas que contribuyan a llevar un control de nivel de existencias para establecer reglas automáticas de reabastecimiento. Esto garantiza que se realicen pedidos de manera oportuna y no haya faltantes de mercancía.

6. Haz un análisis de demanda

Realiza análisis de demanda y pronósticos para identificar patrones de ventas y tendencias. Esto te ayudará a planificar mejor las necesidades de inventario, ajustar tus niveles de stock, evitar la escasez o excesos y planear campañas de marketing. 

7. Evalúa a los proveedores

Evalúa regularmente a tus proveedores en términos de calidad, confiabilidad y puntualidad de entrega. Trabaja con aquellos que cumplan con tus estándares y que sean capaces de mantener un flujo constante de suministro.

Ejemplos de negocios que pueden usar el control de inventarios

1. Una tienda de zapatos que utiliza el control de inventario justo a tiempo 

Imagina una tienda de zapatos que utiliza el método justo a tiempo como control de inventarios. Esta empresa tiene tratos comerciales con una lista de proveedores que ya considera como confiables.

Por lo tanto, establece un acuerdo para recibir envíos de zapatos justo a tiempo. En lugar de mantener grandes cantidades de inventario en el almacén, lo que hace es ordenar los zapatos específicos que ya vendió o de los que pronostica que venderá en un corto plazo. 

Este sistema permite que la empresa, en este caso la tienda de zapatos, reduzca los costos de almacenamiento al minimizar la posibilidad de liquidar productos obsoletos.

2. Fábrica de dulces con el control de inventarios ABC

Ahora pensemos en una fábrica de dulces que clasifica sus productos en función de la demanda y el valor. Los dulces más vendidos y de mayor valor los categoriza como A, mientras que a los dulces menos populares y de menor valor los considera como C.

De esta manera, este fabricante de dulces deberá enfocar sus esfuerzos de control de inventario en garantizar el suministro adecuado de los dulces más demandados.

3. Pastelería que utiliza el control de inventarios con conteo cíclico

Una pastelería establece un punto cíclico de orden para los ingredientes clave que se emplean en la producción de sus pasteles y postres. Cuando la cantidad de un ingrediente esencial alcanza ese punto, deberá realizar un pedido para reabastecerlo y asegurarse de tener el suficiente inventario con el fin de satisfacer los pedidos de los clientes.

1. Odoo

Imagen de Odoo

El sistema de Odoo es de doble entrada, es decir, no tiene en cuenta entradas, salidas o existencias, sino que todas las operaciones «se consideran movimientos de stock entre ubicaciones». Te permite hacer una triangulación de envíos y dar seguimiento a varios almacenes simultáneamente. Además, puedes hacer reportes personalizados. No es gratuito, pero te ofrece una prueba sin costo para que lo conozcas mejor.

2. Dynamics 365

Imagen de Dynamics 365

Este producto de Microsoft es en realidad una suite que conecta distintos aspectos de la empresa en una sola herramienta. Incluye soluciones para la gestión financiera, los procesos de ventas, la interacción con los proveedores y, claro está, la organización de los almacenes. Puedes solicitar una demostración para apreciar mejor sus ventajas.

3. Cin7

Imagen de Cin7

Cin7 puede ser una buena opción para aquellos negocios minoristas, porque, además de encargarse de una gestión efectiva del inventario (flujos de trabajo, stock, almacenes, pedidos, etc.), permite que se realicen ventas en distintos canales en línea, al mayoreo o al menudeo, y se integra con otras herramientas como Amazon, Shopify, PayPal y demás.

4. Unleasehd

Imagen de Unleasehd

Este software tiene opciones que pueden atraer a minoristas, mayoristas y fabricantes gracias a un control de inventario perpetuo, para que el conteo de existencias esté actualizado al minuto. Permite generar órdenes de ventas, dar seguimiento a almacenes en cualquier parte del mundo y vender en distintas divisas. Genera hasta 20 diferentes tipos de reportes que muestran el desempeño de las operaciones. A los fabricantes les gustará que se puede hacer seguimiento del número de serie y el número de lote de los artículos producidos.

5. Orderhive

Imagen de Orderhive

Orderhive se anuncia como un software sencillo de usar y con funcionalidades para pequeñas o grandes empresas. Sin importar el tamaño del inventario o la cantidad de almacenes, es posible gestionarlo desde una sola plataforma en línea, que ofrece opciones para agregar diferentes precios a distintos mercados del mismo producto, generar e imprimir códigos de barras, etiquetado y categorización inteligente, sincronización con inventario en línea y fuera de línea.

Se integra con otras plataformas como Amazon, Ebay, Etsy, Fedex y Shopify. Para conocerlo mejor, pide una prueba gratuita.

Preguntas frecuentes sobre control de inventarios

A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema: