Correr de un lado a otro, olvidar los documentos importantes y gastar tiempo y dinero en tus reuniones con tus clientes... ¡todo esto quedó en el pasado!

Gracias a los mejores programas para videoconferencias lograrás tener reuniones más eficientes. Además serán más cómodas tanto para tus clientes como para ti.

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Conoce de primera mano sus ventajas y cuáles son tus opciones para sacarle el mayor provecho a tus juntas virtuales.

Videoconferencias vs. reuniones presenciales: ventajas y desventajas

Si tienes reuniones por medios electrónicos, verás que estos son solo algunos de sus beneficios:

  • Reducirás tus costes de traslado.
  • Utilizarás el tiempo a tu favor, ya que evitarás el caos de la ciudad y, más aún, los problemas que implican desplazamientos.
  • Concentrarás la atención en los problemas a resolver, en vez de en cuestiones secundarias.
  • Tendrás la oportunidad de invitar a más personas que aporten algo valioso a la conversación, como otros miembros de tu equipo o especialistas que de otra forma no podrían asistir.
  • Crearás una dinámica de intercambio de ideas cada vez más rápida y con la frecuencia necesaria.

No obstante, es posible que surjan algunas desventajas:

  • Es posible que debas entrenarte tú mismo o dar entrenamiento a tus clientes acerca del uso de la plataforma.
  • Tendrás problemas de conectividad si no cuentas con la velocidad de internet adecuada.
  • Deberás contar con un presupuesto para la contratación de la herramienta, en caso de que escojas una opción de pago.

Programas para videoconferencias gratuitos

1. Google Hangouts

Programas para videoconferencias- Google Hangouts

Dado que muchas personas tienen una cuenta en Gmail, usar Google Hangouts es muy fácil. Puedes utilizarlo en Google Chrome, Firefox y Safari desde el sitio web o por medio de su aplicación, ya sea para iOS o Android.

Cómo funciona Google Hangouts

Comienza por dar en «Aceptar» cuando te pida el acceso a la cámara y al micrófono. Después, dentro de tu lista de contactos, deberás hacer clic en el icono de quienes deseas agregar.

Una vez que comience tu videoconferencia, puedes hacer clic en la opción «Añadir personas» si deseas una conversación multipartita.

Mira el siguiente video si te queda alguna duda acerca de cómo comenzar en Hangouts:

Video de Generación Aprende

Ventajas de Hangouts
  • En general, es una herramienta potente que brinda una buena calidad en las videollamadas.
  • Está acoplado perfectamente con YouTube, por lo que podrás compartir las sesiones con aquellos que no estuvieron presentes.
  • Te da la opción de «Compartir pantalla» con lo que facilitarás tu exposición.
Desventajas de Hangouts
  • Salvo que lo subas a YouTube, no tienes una opción directa para guardar la videoconferencia.
  • Si lo utilizas en un equipo de escritorio, tendrás que acceder a través de tu navegador; es decir, que no tiene un programa descargable.

2. Jitsi

Programas para videoconferencias- JitsiImagen de Jitsi

Jitsi es un programa que puedes utilizar completamente gratis, ya que es open source. Promete una experiencia premium, incluso si no cuentas con registros para comenzar (y, si eres un programador, puedes ayudar a mejorarlo cuando quieras).

Cómo funciona Jitsi

Abre su sitio de inicio de videoconferencias, donde únicamente deberás ingresar un tema para tu conversación. Puedes integrar tu calendario, además de que tienes una ventana para acceder a tu historial.

Una vez que aceptes el uso de la cámara y el micrófono, agrega los correos de contacto de los participantes. Entrarán en la ventana indicada con solo hacer clic en el enlace correspondiente.

También puedes ingresar desde su aplicación para tu smartphone Android o iPhone.

Ventajas de Jitsi
  • Te da la opción de compartir tu calendario.
  • Cuenta con la vista de pantalla simultánea para que despliegues tus presentaciones.
  • Dispone de un chat lateral con el que podrás intercambiar mensajes rápidamente.
Desventajas de Jitsi
  • Jitsi tiene un largo camino recorrido en la optimización de su interfaz; no obstante, es menos atractiva que la de otros programas.
  • Algunos usuarios reportan algunas fallas en el chat cuando acceden por medio de la aplicación.

3. Skype

Programas para videoconferencias- SkypeImagen de Skype

Si bien Skype ya no cuenta con un programa para videoconferencias empresarial, su servicio de videollamadas puede seguir siendo realmente útil para conectarte con tus colaboradores. Con Skype puedes acceder desde cualquier lugar en el que te encuentres y contar con una comunicación de calidad.

Cómo funciona Skype

Lo primero que debes hacer es buscar en tu lista de contactos a la persona a la que quieres llamar. Selecciona a la persona y luego elige entre los botones de «Audio» o «Video». Para realizar una llamada grupal solo tienes que agregar a todos los participantes que requieras.

Nota: no hay tono de llamada en las llamadas grupales con más de 25 participantes. El grupo recibirá una notificación de inicio de llamada y puede seleccionar la opción «Unirse a la llamada» en el momento en que esté listo.

Ventajas de Skype
  • Puedes realizar videollamadas en calidad HD.
  • El límite de personas en una videollamada es de hasta 50 miembros.
  • Cuenta con la opción de activar subtítulos para leer lo que se dice durante una videoconferencia.
  • Permite la grabación de llamadas.
  • Tiene la opción de compartir pantalla.
Desventajas de Skype
  • Para hacer llamadas a números fijos tienes que pagar una tarifa extra.  
  • El buzón de voz no es gratuito.
  • Es una aplicación un tanto pesada para ordenadores y puede llegar a consumir una gran cantidad de memoria RAM.
  • En su versión móvil puede presentar problemas en la calidad de audio o video a la hora de realizar una videoconferencia.

4. ooVoo

Programas para videoconferencias- ooVoo

Miles de usuarios utilizan ooVoo por su facilidad de navegación. Funciona por medio de una aplicación, disponible en Android e iOS, así como de un programa para escritorio en Windows y Mac.

Te permite crear una sesión en directo hasta con 8 personas, lo cual le da un gran dinamismo, incluso cuando es una app gratuita.

Cómo funciona ooVoo

Simplemente descarga la aplicación y accede por medio de un usuario con contraseña. Una vez que estés dentro, puedes conectar con los perfiles que ya están dentro del programa, así como enviar invitaciones para quienes todavía deban registrarse.

Agrega a las personas que necesites desde su menú, donde podrás ver sus imágenes simultáneamente.

Ventajas de ooVoo
  • Su interfaz es muy fácil de usar, incluso para los usuarios poco experimentados en videoconferencias.
  • Tiene gran estabilidad de imagen y audio.
  • Es una buena opción tanto para smartphones como para PC o Mac.
Desventajas de ooVoo
  • Es un programa enfocado en el uso personal, así que es una opción solo si las reuniones con tus clientes son más ligeras.
  • Tiene el límite de 8 usuarios por sesión, así que no es funcional para equipos grandes.

5. Zoom

Programas para videoconferencias- Zoom

Imagen de Zoom

Zoom es una de las opciones empresariales mejor acogidas por el público. Funciona de manera intuitiva, por lo que resultará amigable para todos los que desees incluir. Además, cuenta con un equipo de soporte técnico que resolverá tus dudas cuanto antes.

Cuenta con un plan gratuito hasta 100 participantes y un número ilimitado de reuniones.

Cómo funciona Zoom

Puedes crear reuniones con video apagado, con video encendido y otras donde compartas únicamente tu pantalla.

Te da la opción de una prueba gratuita al iniciar tu registro, tras lo cual tendrás disponible la opción para programar la videoconferencia: agrega el tema de la reunión y obtendrás una URL para compartir. En el botón «Invitar a otros» puedes añadir más participantes.

Mira este tutorial para despejar todas tus dudas acerca de Zoom Meeting:

Video de SEL Especialista de Soporte

Ventajas de Zoom Meeting
  • Tienes la posibilidad de incluir hasta 1 000 participantes por sesión en los planes más completos.
  • Puedes configurar distintos niveles de visibilidad, ya que está la opción de hacer sesiones donde únicamente compartas tu pantalla.
  • Cuentas con videos de capacitación para tu equipo y soporte técnico.
Desventajas de Zoom Meeting
  • Aunque tiene un uso bastante intuitivo, quizá alguno de los participantes necesite una inducción completa en el sistema.
  • La calidad del audio y del video varían mucho en función de la conexión de cada participante.
  • «Zoom bombing»: este fenómeno consiste en la aparición de personas no invitadas a una reunión privada. Para evitar esto, puedes crear una contraseña o sala de espera para tu reunión.

Programas para videoconferencias de pago

6. Slack (videollamadas grupales en planes desde $6.67 al mes por usuario) 

Programas para videoconferencias- SlackImagen de Slack

Slack se ha convertido en un gran aliado de las empresas, sobre todo ahora que el trabajo a distancia se ha vuelto más que necesario. Además de ser una plataforma que brinda una visión compartida de los proyectos a todos los miembros de tu equipo, también realiza videollamadas de manera eficiente y rápida.

Cómo funciona Slack

Puedes hacer videollamadas en Slack de dos maneras: desde un mensaje directo o desde un canal. Te explicamos cada uno con más detalle.

  • Desde un mensaje directo: abre un mensaje directo y haz clic en el icono de «Teléfono» que se encuentra en la esquina superior derecha. La llamada se iniciará de inmediato y la persona a la que estés marcando recibirá una notificación. (Si el miembro de tu equipo al que deseas contactar tiene activo «No molestar», le llegará una notificación de llamada perdida en el mensaje directo.)
  • Desde un canal: abre el canal de tu preferencia y haz clic en el icono «Detalles», que se ubica en la parte superior derecha. Haz clic en «Llamar» y confirma tu llamada cuando el programa te lo indique. En este momento, Slack publicará un mensaje en el canal para que los miembros puedan unirse. La función de videollamada con más de un usuario está desactivada en el plan gratuito.
Ventajas de Slack
  • Tiene la opción de compartir pantalla por si es necesario que alguno de los miembros del equipo exponga alguna presentación.
  • Puedes trabajar y hacer una videollamada al mismo tiempo, sin necesidad de pausar tus actividades o interrumpir tu video.
  • Slack está disponible para versión de escritorio o móvil para que puedas conectarte desde donde te encuentres.
  • Puedes conectar Slack a otros servicios de videoconferencias como Zoom, Webex o Bluejeans.
Desventajas de Slack
  • Solo permite a 15 personas por videollamada en cualquiera de sus planes.
  • Si no cuentas con alguno de sus planes Pro no podrás realizar videollamadas.

7. Microsoft Teams (videollamadas en planes desde $5 al mes por usuario)

Programas para videoconferencias- Microsoft TeamsImagen de Microsoft Teams

Microsoft Teams reemplaza el servicio de Skype Empresarial. Con él puedes invitar a todos los miembros de tu equipo a una videollamada sin importar en dónde se encuentren. Esta gran apuesta ofrece reuniones online, eventos en vivo, audioconferencias y dispositivos para reuniones.

Su objetivo es automatizar el ciclo de vida de las reuniones para ahorrar tiempo, concentrarte y tener las herramientas necesarias para aumentar tu productividad. 

Cómo funciona Microsoft Teams

Dirígete a tu lista de chats y haz clic en «Nuevo mensaje de conversación» para iniciar una nueva conversación. Escribe el nombre de los miembros de tu equipo con quienes deseas tener una videollamada en el campo «Para», ubicado en la parte superior del nuevo chat. Haz clic en «Videollamada» o «Llamada de audio» para iniciar.

Te compartimos un video por si tienes alguna duda acerca de cómo empezar a hacer una llamada en Microsoft Teams:

Ventajas de Microsoft Teams
  • Puedes realizar videollamadas con múltiples miembros de tu equipo.
  • Permite realizar videollamadas con cualquier persona dentro o fuera de tu organización.
  • Captura audio, video y actividades para después compartir con otros miembros del equipo.
  • Dispone de funcionalidades avanzadas que van desde compartir pantalla, desenfoque de fondo (para evitar distracciones) descarga y transcripción de texto hasta chat integrado y más.
Desventajas de Microsoft Teams
  • Si tienes Office 365, la herramienta Microsoft Teams viene incluida. De lo contrario, tendrás que pagar una tarifa complementaria mensual, pues la versión gratuita no cuenta con videollamadas.

8. GoToMeeting (planes desde $12 al mes por usuario)

Programas para videoconferencias- GoToMeeting

Imagen de GoToMeeting

GoToMeeting está disponible para 150 usuarios conectados en su plan Professional, mientras que en hay disponibilidad para 250 en el plan Business.

Te ofrece un periodo de prueba durante el cual podrás conocer sus funciones y familiarizarte con la plataforma que, en general, tiene un uso sencillo.

Cómo funciona GoToMeeting

Una vez que realices tu registro, ingresa en la opción «Reunirse ahora». Ahí tendrás una sección donde basta con que agregues las direcciones electrónicas de tus invitados.

Elige si quieres que las otras personas compartan su audio, o si te interesa que participen solo como espectadores, por lo que es muy útil si dictarás un curso breve a tus clientes o a tu equipo.

Ventajas de GoToMeeting
  • Cuenta con un plugin de Google Calendar, con el que distribuirás todos tus compromisos fácilmente.
  • Puedes grabar las conferencias, lo que es una opción muy útil cuando no tienes tiempo para hacer notas.
  • Te dice quién es el usuario que está hablando en cada momento, por lo que no tendrás problemas para recordar sus nombres cuando estés en conferencias con muchos participantes.
Desventajas de GoToMeeting
  • Utiliza más ancho de banda que otros programas similares (aunque, gracias a eso, la calidad de audio y video es excelente).

9. Google Meet (planes desde $5 al mes por usuario)

Programas para videoconferencias- Google Meet

Imagen de Google Meet

Este es el hermano mayor de Hangouts, ya que tiene las mismas funciones, pero orientadas a cubrir las necesidades de las empresas. Tiene una interfaz limpia, con la que únicamente compartirás un vínculo para comenzar.

Cómo funciona Google Meet

Escoge la edición de G Suite que más te convenga, con la que puedes compartir calendarios, tener un correo empresarial y un entorno de aplicaciones resguardado.

Tan solo debes ingresar el usuario de tu empresa para que configures la reunión y compartas el vínculo con los asistentes.

Es una opción rápida y sencilla de entender, dado que no necesita ninguna configuración extra. Mira este tutorial para que conozcas cuáles son sus funciones principales:

Video de Fernando Muro

Ventajas de Google Meet
  • Te permite conectar todas tus actividades en un solo lugar, en virtud de que está integrado en la G Suite.
  • La administración en línea y la configuración de las reuniones son simples y amigables con el usuario.
Desventajas de Google Meet
  • Dispones de las preguntas frecuentes para resolver tus dudas en la marcha, aunque es más complicado contactar con un representante de soporte técnico.

10. BlueJeans (planes desde $9.99 al mes por usuario)

Programas para videoconferencias- BlueJeans

Imagen de BlueJeans

BlueJeans es una compañía especializada en comunicaciones por video, cuyo objetivo es ofrecer videoconferencias para grandes organizaciones, medianas y pequeñas empresas. Sus servicios son compatibles con cualquier software y tecnología de comunicación por voz. Sus productos se dividen de la siguiente forma: BlueJeans Rooms, BlueJeans Events y BlueJeans Meetings.

Es una plataforma segura y escalable que garantiza una comunicación sin fricción entre todos los miembros de tu equipo. Es la solución ideal para seminarios web y eventos a gran escala y transmisiones web.

Cómo funciona BlueJeans

Para iniciar una videoconferencia solo selecciona la opción «Cree una nueva reunión» o «Ingrese a una nueva reunión». Deberás tener un ID y contraseña para acceder, tanto para unirte como para que otros miembros puedan hacerlo. Así de sencillo es utilizar BlueJeans.

Ventajas de BlueJeans
  • Su sistema es muy intuitivo y fácil de usar.
  • Permite audio y videos en HD.
  • Permite organizar y transmitir en vivo eventos a gran escala.
  • Cuenta con transcripción de reuniones.
Desventajas de Bluejeans
  • Algunos usuarios mencionan que puede sufrir desconexiones e interrupciones ocasionales.

11. Cisco Webex Meetings (información de precios con un agente)

Programas para videoconferencias- Cisco Webex Meetings

Imagen de Webex

Reúnete con tu equipo de trabajo de forma sencilla y desde el lugar en el que te encuentres. Con su aplicación móvil puedes organizar y asistir a reuniones de manera eficiente.

Cómo funciona Webex Meetings

Haz clic en «Llamada», selecciona la dirección, número de trabajo o móvil de la persona con la que quieres contactar y elige la opción «Llamada de audio o video». En esta puedes activar o desactivar el video y compartir tu pantalla, si también lo deseas. Si haces una llamada a un número de trabajo o móvil podrás hacer clic en (…) para tener acceso a opciones avanzadas, como la suspensión de llamada.

Si tienes más dudas acerca de la realización de videollamadas en Webex Meetings puedes ver este video:

Video de marisapbh

Ventajas de Webex Meetings
  • Puedes descargar tus videollamadas.
  • Cuenta con pantalla compartida.
  • Tiene chat, encuesta y preguntas y respuestas durante las videollamadas.
  • Brinda gran seguridad y respaldo de cuenta que responde a los protocolos de seguridad de Cisco.
Desventajas de Webex Meetings
  • No cuenta con opciones avanzadas para realizar webinars.
  • La opción de compartir contenidos solo es compatible con Chrome y Firefox.
  • En ocasiones los documentos compartidos no son visibles durante el uso compartido. Para que se puedan ver es necesario detener la aplicación y volver a compartirla.
  • La opción de audio «Llamar desde la computadora» solo es compatible con Chrome, Firefox, Safari y Edge.

Explora los programas que llamaron más tu atención, ya que así las reuniones con tu equipo, clientes y prospectos serán más fluidas y cómodas, además de que conseguirás un nivel de participación extraordinario.

¿Te interesa saber más sobre mejores prácticas a la hora de tener reuniones virtuales? Echa un vistazo a estos 12 consejos prácticos.

Teletrabajo

 Guía teletrabajo

Publicado originalmente en junio 12 2020, actualizado junio 12 2020

Topics:

Home office