Correr de un lado a otro, olvidar los documentos importantes y gastar tiempo y dinero en tus reuniones con tus clientes... ¡todo esto quedó en el pasado!

Gracias a los mejores programas para videoconferencias, lograrás tener reuniones en un dos por tres, además de que serán más cómodas para tus clientes y para ti, ya que nadie tendrá que salir de la oficina.

 

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Sin más, conoce otras de sus ventajas y cuáles son tus opciones para llevar a cabo las juntas más eficaces que hayas tenido jamás.

 

Videoconferencias vs. reuniones en vivo: ventajas y desventajas

Si tienes reuniones por medios electrónicos, verás que estos son solo algunos de sus beneficios:

  • Reducirás tus costos de traslado.
  • Utilizarás el tiempo a tu favor, ya que evitarás el caos de la ciudad y, más aún, los problemas que implican viajar de un punto del globo al otro.
  • Concentrarás la atención en los problemas a resolver, en vez de en cuestiones secundarias.
  • Tendrás la oportunidad de invitar a más personas que aporten algo valioso a la conversación, como otros miembros de tu equipo o especialistas que de otra forma no podrían asistir.
  • Crearás una dinámica de intercambio de ideas cada vez más rápida y con la frecuencia necesaria.

 

No obstante, es posible que surjan algunas desventajas:

  • Es posible que debas entrenarte tú mismo o dar entrenamiento a tus clientes acerca del uso de la plataforma.
  • Si no cuentas con la velocidad de Internet adecuada, tendrás problemas de conectividad.
  • Deberás contar con un presupuesto para la contratación de la herramienta, en caso de que escojas una opción de pago.

Analiza las características de los siguientes programas. Algunos son gratuitos, mientras que otros tienen planes de pago, así que elige de acuerdo con tus necesidades.


Programas para videoconferencias gratuitos 

1. Google Hangouts

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¡Es casi seguro que ya tienes esta opción programada! Dado que muchas personas tienen una cuenta en Gmail, usar Google Hangouts es muy fácil. Puedes utilizarlo en Google Chrome, Firefox y Safari desde el sitio web o por medio de su aplicación, ya sea para iOS o Android.

Cómo funciona Google Hangouts

Comienza por dar en «Aceptar» cuando te pida el acceso a la cámara y al micrófono. Después, dentro de tu lista de contactos, deberás dar en el icono de quienes deseas agregar.

Una vez que comience tu videoconferencia, puedes hacer clic en la opción «Añadir personas», si deseas una conversación multipartita. 

Mira el siguiente video si te queda alguna duda acerca de cómo comenzar en Hangouts:

Créditos: Universidad de la Sabana-Colombia

Ventajas de Hangouts
  • En general, es una herramienta potente que brinda una buena calidad en las videollamadas.
  • Está acoplado perfectamente con YouTube, por lo que podrás compartir las sesiones con aquellos que no estuvieron presentes.
  • Te da la opción de «Compartir pantalla» con lo que facilitarás tu exposición.
Desventajas de Hangouts
  • Es forzoso que todos los participantes tengan una cuenta de Google y accedan por medio de ella.
  • Salvo que lo subas a YouTube, no tienes una opción directa para guardar la videoconferencia.
  • Si lo utilizas en un equipo de escritorio, tendrás que acceder a través de tu navegador; es decir, que no tiene un programa descargable.

2. Jitsi

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Jitsi es un programa que puedes utilizar completamente gratis, ya que es open source. Promete una experiencia premium, incluso cuando no cuentes con registros para comenzar (y, si eres un programador, puedes ayudar a mejorarlo cuando quieras).

Cómo funciona Jisti

Abre su sitio de inicio de videoconferencias, donde únicamente deberás ingresar un tema para tu conversación. Puedes integrar tu calendario, además de que tienes una ventana para acceder a tu historial.

Una vez que aceptes su uso de la cámara y el micrófono, agrega los correos de contacto de los participantes. Entrarán a la ventana indicada con solo hacer clic en el enlace correspondiente.

También puedes ingresar desde su aplicación para tu smartphone Android o iPhone.

Ventajas de Jitsi
  • Te da la opción de compartir tu calendario.
  • Cuenta con la vista de pantalla simultánea para que despliegues tus presentaciones.
  • Dispone de un chat lateral con el que podrás intercambiar mensajes rápidamente.
Desventajas de Jitsi
  • Jitsi tiene un largo camino recorrido en la optimización de su interfaz; no obstante, es menos atractiva que la de otros programas.
  • Algunos usuarios reportan algunas fallas en el chat cuando acceden por medio de la aplicación.

3. ooVoo

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Millones de usuarios utilizan ooVoo por su facilidad de navegación. Funciona por medio de una aplicación, disponible en Android e iOS, así como de un programa para escritorio en Windows y Mac.

Te permite crear una sesión en directo hasta con 8 personas, lo cual le da un gran dinamismo, incluso cuando es una app gratuita.

Cómo funciona ooVoo

Simplemente descarga la aplicación y accede por medio de un usuario con contraseña. Una vez que estés dentro, puedes conectar con los perfiles que ya están dentro del programa, así como enviar invitaciones para quienes todavía deban registrarse.

Agrega a las personas que necesites desde su menú, donde podrás ver sus imágenes simultáneamente. 

Ventajas de ooVoo
  • Su interfaz es muy fácil de usar, incluso para los usuarios poco experimentados en videoconferencias.
  • Tiene gran estabilidad de imagen y audio.
  • Es una buena opción tanto para smartphones como para PC o Mac.
Desventajas de ooVoo
  • Es un programa enfocado en el uso personal, así que es una opción solo si las reuniones con tus clientes son más desenfadadas. 
  • Tiene el límite de 8 usuarios por sesión, así que no es funcional para equipos grandes.

Programas para videoconferencias de pago

4. Zoom Meeting

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Zoom Meeting es una de las opciones empresariales mejor acogidas por el público. Funciona de manera intuitiva, por lo que resultará amigable para todos los que desees incluir. Además, cuenta con un equipo de soporte técnico que resolverá tus dudas cuanto antes.

Cómo funciona Zoom Meeting

Puedes crear reuniones con video apagado, con video encendido y otras donde compartas únicamente tu pantalla. 
Te da la opción de una prueba gratuita al iniciar tu registro, tras lo cual tendrás disponible la opción para programar la videoconferencia: agrega el tema de la reunión y obtendrás una URL para compartir. En el botón «Invitar a otros» puedes añadir más participantes.

Mira este tutorial para despejar todas tus dudas acerca de Zoom Meeting:

Crédito: Fuera Códigos  

Ventajas de Zoom Meeting
  • Tienes la posibilidad de incluir hasta 1000 participantes por sesión en los planes más completos.
  • Puedes configurar distintos niveles de visibilidad, ya que está la opción de hacer sesiones donde únicamente compartas tu pantalla.
  • Cuentas con videos de capacitación para tu equipo y soporte técnico.
Desventajas de Zoom Meeting
  • Aunque tiene un uso bastante intuitivo, quizá alguno de los participantes necesite una inducción completa en el sistema.
  • La calidad del audio y del video varían mucho en función de la conexión de cada participante.

5. GoToMeeting

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En su programa para principiantes, GoToMeeting está disponible para 10 participantes; la opción Pro soporta hasta 150 usuarios conectados, mientras que en la Plus hay disponibilidad para 250.

Te ofrece un período de prueba de 14 días, durante el cual podrás conocer sus funciones y familiarizarte con la plataforma que, en general, tiene un uso sencillo.

Cómo funciona GoToMeeting

Una vez que realices tu registro, ingresa en la opción «Reunirse ahora». Ahí tendrás una sección donde basta con que agregues las direcciones electrónicas de tus invitados. 

Elige si quieres que las otras personas compartan su audio, o si te interesa que participen solo como espectadores, por lo que es muy útil si dictarás un curso breve a tus clientes o a tu equipo. 

Ventajas de GoToMeeting
  • Cuenta con un plugin de GCalendar, con el que distribuirás todos tus compromisos fácilmente.
  • Puedes grabar las conferencias, lo que es una opción muy útil cuando no tienes tiempo para hacer notas.
  • Te dice quién es el usuario que está hablando en cada momento, por lo que no tendrás problemas para recordar sus nombres cuando estés en conferencias con muchos participantes. 
Desventajas de GoToMeeting
  • Algunos usuarios reportan que, si comienzas una sesión antes del horario preestablecido, suele tener fallas de conectividad.
  • Utiliza más ancho de banda que otros programas similares (aunque, gracias a eso, la calidad de audio y video es excelente).

6. Meet de Hangouts

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Este es el hermano mayor de Hangouts, ya que tiene las mismas funciones, pero orientadas a cubrir las necesidades de las empresas. Tiene una interfaz limpia, con la que únicamente compartirás un vínculo para comenzar.

Cómo funciona Meet de Hangouts

Escoge la edición de G Suite que más te convenga, con la que puedes compartir calendarios, tener un correo empresarial y un entorno de aplicaciones resguardado.

Solo basta con ingresar el usuario de tu empresa para que configures la reunión y compartas el vínculo con los usuarios que requieres. 

Dado que no necesita ninguna configuración extra, es una opción rápida y sencilla de entender. Mira este tutorial para que conozcas cuáles son sus funciones principales:

Crédito: JUROGA Proyectos Digitales

Ventajas de Meet de Hangouts
  • Dado que está integrado en la G Suite, te permite conectar todas tus actividades en un solo lugar.
  • En la opción Enterprise puedes acceder a las reuniones incluso sin conexión a Wi-Fi o a datos móviles.
  • La administración en línea y la configuración de las reuniones son simples y amigables con el usuario.
Desventajas de Meet de Hangouts
  • Es accesible únicamente por Google Chrome, en caso de que lo visites desde un navegador.
  • Dispones de las preguntas frecuentes para resolver tus dudas en la marcha, aunque es más complicado contactar con un representante de soporte técnico.

 

Explora los programas que llamaron más tu atención, ya que así las reuniones con tus clientes actuales o potenciales serán más fluidas y cómodas, además de que conseguirás un nivel de participación extraordinario. 

¡Comienza hoy mismo para que tengas sesiones de trabajo dinámicas!

 

Como ser mas productivo

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Publicado originalmente en septiembre 13 2019, actualizado septiembre 13 2019

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Productividad