Existen diversos tipos de organigramas y uno de los más utilizados por su versatilidad y visualización es el organigrama funcional.

Este tipo de esquema es clave para muchas empresas, pues así es más fácil tener visión y control de las tareas que se necesitan para cumplir con los objetivos de negocio. Las grandes organizaciones lo saben y tienen muy bien definidos sus organigramas. Sin embargo, algunas pequeñas y medianas empresas postergan su realización, aun si la operación del negocio ya está en marcha, lo cual puede generar un funcionamiento caótico. 

En este artículo hablaremos acerca de los organigramas funcionales, para que observes si este tipo se ajusta para representar la operación de tu negocio. 

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Mediante el organigrama funcional una compañía puede observar de forma visual y estratégica cómo opera el negocio por áreas y sus funciones. Se aclaran los flujos de comunicación, las cadenas de mando, puestos y actividades.

Este tipo de organigrama se centra en las capacidades de los colaboradores y las tareas que debe llevar a cabo cada departamento para poner en marcha los engranajes de la empresa.

Diferencia entre organigrama funcional y estructural

Suelen confundirse, pero hay diferencias esenciales entre un organigrama funcional y un organigrama estructural. 

  • El organigrama estructural consiste en una representación gráfica de la estructura de una organización en lo general. Sirve para observar cuáles son las células administrativas u operativas en la empresa, así como los vínculos y flujos que existen entre esas unidades para que el negocio funcione.  En este organigrama hay un gran peso en la jerarquía que tiene cada departamento dentro de la operación de una compañía. 
  • En tanto, el organigrama funcional es más específico. Además de señalar esas células o áreas, indica las funciones de cada departamento y, si se va más al detalle, especifica las tareas de cada colaborador que forma parte de una célula o equipo. Para este organigrama lo importante son los flujos y relaciones que se establecen entre las unidades y las funciones que cada una debe desempeñar

1. Identifica tus áreas y procesos

Tanto si es una empresa recién creada como si ya está en operación, analiza e identifica cuáles son las áreas con las que cuenta y observa cómo están funcionando, cuáles son los procesos y cómo se vinculan entre sí para hacer operar el negocio. 

Es importante en este punto revisar si hay una unidad que no estés considerando, que no estés duplicando áreas o equipos, o si es necesario crear un departamento nuevo.

2. Establece flujos de comunicación y una cadena de mando

Con base en el análisis anterior, identifica cuáles son los flujos de comunicación entre las unidades o áreas; o establece cómo se debe comunicar un equipo con su líder, los líderes con los directores, etcétera. 

En este sentido, también es importante determinar la jerarquía entre colaboradores, equipos y líderes, porque esto es fundamental para saber dónde ubicar cada unidad dentro de tu organigrama.  

3. Perfila los departamentos, áreas o equipos

Haz un perfil de los departamentos, áreas o equipos de tu empresa, es decir, descríbelos brevemente, pero claramente, que resulte evidente qué es esa unidad, qué hace y cómo. 

4. Verifica las funciones de cada unidad

Vinculado al punto anterior, señala las funciones de cada unidad, qué tareas deben cumplir para lograr sus objetivos y, si es el caso, cuáles son las tareas de cada colaborador que pertenece a una unidad. 

Debes ser muy obvio cómo esas funciones se vinculan a la empresa en general y cómo su ejecución ayuda a la marcha del negocio. 

5. Determina el alcance de cada unidad

Es fundamental que indiques cuáles son las responsabilidades de cada área y cuál es el alcance y los límites de las funciones antes ubicadas. 

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6. Diseña tu organigrama

Después de recabar toda la información correspondiente a los puntos anteriores, es momento de diseñar o construir tu organigrama funcional. La representación gráfica es libre y depende de tu creatividad, pero recuerda que tu esquema debe ser funcional, claro y simple.

Puedes utilizar rectángulos y líneas de flujo para cada área, que vayan ramificándose, y aclara cuáles son esos departamentos y cuáles son sus funciones.  

7. Evalúa la viabilidad de tu organigrama y optimiza

Una vez que tengas tu organigrama visual es momento de analizarlo y evaluar si es consistente. Si notas algo que debas cambiar es el momento de hacerlo para que tu organigrama funcional represente realmente los procesos que ejecuta tu empresa.  

8. Comunica y archiva tu organigrama

Cuando esté listo tu organigrama no olvides archivarlo en un lugar donde se pueda consultar (ya que será una excelente guía en la toma de decisiones cotidianas). Además, comunícalo con tus colaboradores y con cada nuevo miembro de la empresa para que sepan a qué célula pertenecen y cuáles son las funciones y responsabilidades que adquieren al pertenecer a esa área o equipo. 

3 ejemplos de organigrama funcional

1. Organigrama funcional de una agencia

Ejemplo de organigrama funcional

En este ejemplo, se observa el organigrama de una agencia de comunicación y diseño, en el que más que áreas los considera como equipos que concentran diferentes perfiles y actividades. Mientras que en la parte comercial divide dos equipos de ventas por tipo de servicio. 

Ten en cuenta que una agencia podría tener más equipos o áreas que podrían ser representados en un organigrama funcional. 

2. Organigrama funcional por departamentos o unidades

Ejemplo de organigrama funcional por unidades

Aquí tenemos un ejemplo de un organigrama que representa departamentos, áreas o unidades y en cada uno se explican cuáles son sus funciones principales. Como podrás observar, en un tercer nivel se integran a gerencias que están encargadas de tareas muy concretas. 

3. Organigrama funcional de una área específica

Ejemplo de organigrama funcional de un área específica

Los organigramas pueden ser tan generales o complejos que abarquen absolutamente todo lo que pasa en un negocio, pero también pueden ser específicos para aclarar la línea de mando y funciones de las subáreas.

En el ejemplo, puedes ver un organigrama funcional que se centra solamente en el departamento de Logística de una empresa.     

Ahora que ya conoces de qué se trata el organigrama funcional puedes aplicarlo en tu negocio. Recuerda tener muy claro qué hace cada unidad en tu empresa para que puedas expresarlo en un esquema concreto y representativo. 

Cómo crear un organigrama para empresas, establecer jerarquía y responsabilidades en tu empresa
 Estructura organizacional

Publicado originalmente el 25 de abril de 2022, actualizado el 25 de abril de 2022

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Organigrama