Cómo crear el organigrama para una empresa pequeña (con ejemplos)

Aunque tengas un negocio o empresa pequeña, debes tener muy claro el flujo de trabajo y las funciones de la gente que trabaja en ella. Sin importar el tamaño de la organización, siempre deben estar claros los puestos y las responsabilidades; así como a quién deben reportar resultados.

En este artículo te mostraremos cómo crear un organigrama para pequeñas empresas con algunos ejemplos que podrás adaptar a tus necesidades.  

1. Define la jerarquía de los puestos

Antes de comenzar, debes elaborar una lista de las áreas o puestos que existen en la empresa y cuáles dependen de cuál. El primer paso es realizar una rápida revisión y ordenarlos por jerarquía. Eso te permitirá ver aquellos que están en el mismo nivel y cuáles dependen o se subordinan a otros.

2. Concéntrate en funciones o equipos, no en individuos

Es posible que una empresa, a medida que crece y gracias a la adquisición de nuevo talento, contrate más personal para diferentes áreas. Comúnmente pensamos en el organigrama basado en las personas y en los cargos que ocupan. Sin embargo, esto no es lo más recomendable y podría ocasionar confusiones, sobre todo si hay un reajuste en tu plantilla laboral, por ejemplo cuando una persona cambia de área, asciende, u otro equipo absorbe sus responsabilidades o se crean nuevos equipos. Este tipo de cambios desordenarán tu organigrama.

Por lo tanto, define las jerarquías a partir de funciones, sin importar cuántas personas desempeñen esas labores en el momento. Recuerda que tu organigrama es una representación gráfica del funcionamiento de tu empresa.

3. Establece la relación que tienen los puestos con otros equipos

Con esto presente, se trazan las conexiones que existen entre puestos, responsabilidades y líderes de equipos. Es decir, lo que un puesto necesita de otro, y a partir de qué función o proceso se enlazan. Por ejemplo, ventas casi siempre está relacionado con distribución. Si tienes una empresa que vende piezas de cerámica en línea, cada vez que recibes un pedido, este deberá enviarse al cliente por medio de tu sistema de envíos o tu transporte propio. Eso deberá mostrarse en tu organigrama.

4. Diseña el organigrama

Ahora debes elegir el diseño que tendrá tu organigrama, tomando en cuenta, la cadena de mando, cada uno de las áreas y sus puestos y la forma en que los procesos se conectan entre varios departamentos. Así que comienza desde la posición más alta (es decir, aquella persona que dirige la empresa y no le reporta a nadie) y continúa hacia abajo estableciendo niveles (si tu diseño es vertical) o de izquierda a derecha si se trata de un diagrama horizontal (esta perspectiva funciona si deseas equipos independientes y con mayor participación en la toma de decisiones).

5. Asegúrate de que el organigrama explica de manera sencilla el funcionamiento de tu empresa

Cualquier persona dentro o fuera de tu organización debería poder comprender tu organigrama. Incluso podrías utilizarlo como material para tu manual de onboarding, por ejemplo. Es importante que cuando una nueva persona que se integra a la empresa pueda ver el organigrama y entienda, sin muchas explicaciones, en qué parte del flujo de trabajo se encuentra su puesto, con que otros equipos se relaciona, quiénes dependen de su área y a quién tiene que reportar resultados de manera directa e indirectamente.

6. Busca que tu organigrama permita tomar mejores decisiones

A lo largo del tiempo, tu organigrama podrá cambiar o adaptarse a las transformaciones que tu industria o tu crecimiento exija. Es algo que ocurrirá como reflejo de los avances tecnológicos y el contexto social: es inevitable. Sin embargo, esta flexibilidad no es su única ventaja, además puede ayudarte a mejorar la estructura interna de tus equipos, encontrar oportunidades para crear o fortalecer áreas importantes para tu negocio y, en ocasiones, detectar funciones redundantes o departamentos obsoletos que podrían convertirse en algo más eficiente.

Queremos que veas algunos ejemplos de cómo luce un organigrama para una empresa pequeña; tal vez te inspire o encuentres un modelo que se acerque al tuyo.

3 ejemplos de organigramas de empresa pequeña

1. Organigrama de una agencia de publicidad

Este ejemplo es de una agencia de publicidad pequeña, que cuenta con menos de 10 empleados. Como puedes notar, las posiciones de dirección las ocupan los dos socios fundadores, y no aparecen algunas áreas como recursos humanos, mantenimiento o producción audiovisual. Debido a que todavía no cuenta con el capital suficiente, la empresa decidió delegar estas labores a servicios de outsourcing o profesionales independientes que contratan solo por proyecto.

Pero las áreas básicas sí las tienen:

2. Organigrama de una editorial independiente

El ejemplo que elegimos es una editorial que no tiene distribución internacional (todavía) y se concentra en los talentos locales o nacionales. Por lo tanto, no cuenta con agentes literarios que compren o vendan libros al extranjero ni con un área de traducción.

Sin embargo, es vital que exista el área de producción editorial y el área de ventas.

3. Organigrama de una empresa de transporte de carga

Este ejemplo es mucho más sencillo porque se trata de una organización enfocada en lo práctico. Además, tiene una flotilla limitada y no tiene aún vehículos para transportar grandes cantidades de productos. De cualquier manera, necesita que toda su fuerza esté concentrada en el departamento de operaciones, desde donde se desprende la actividad principal del negocio que aparece en el último globo.

Esperamos que estos ejemplos te ayuden a inspirarte y crear el organigrama más acorde a tu empresa.