Qué es la metodología Lean y cómo implementarla con éxito

Cada vez es más importante para las empresas buscar formas de ser más productivas y lograr una mayor competitividad; de ahí que la metodología Lean se haya popularizado debido a su eficacia en la mejora de la eficiencia operativa. 

Esta metodología se basa en la eliminación de actividades y procesos que no agregan valor, lo que conduce a una reducción de costos y ahorro de tiempo. Además, promueve una cultura de mejora continua, alentando a los empleados a identificar y resolver problemas en el lugar de trabajo.

Un motivo fundamental para la creciente adopción de esta es su enfoque en la satisfacción del cliente, lo cual contribuye al éxito de cualquier tipo de negocio. Aquí sabrás qué es y te diré cómo puedes implementarla en tu organización.

Para lograr el enfoque Lean es necesario identificar y eliminar actividades y procesos que no añaden valor, como los tiempos de espera, movimientos innecesarios, sobreproducción y defectos. Además, busca la mejora continua y la participación de los trabajadores, quienes deben ubicar posibles problemas en sus áreas para hallar una resolución.

Ganó un amplio reconocimiento porque, en el inicio, se aplicó en los sistemas de producción en empresas de tecnología y automotriz. La metodología Lean se ha aplicado con éxito en una amplia variedad de industrias y organizaciones, desde la manufactura hasta los servicios y la atención médica, con el objetivo de optimizar los procesos, eliminar lo que sobra y mejorar la satisfacción de la clientela. 

9 componentes de la metodología Lean 

Se basa en varios componentes fundamentales que trabajan juntos para lograr una gestión eficiente y la entrega de valor al cliente. 

1. Eliminación del desperdicio (Muda)

Uno de los conceptos centrales de Lean es la identificación y eliminación del desperdicio, que se refiere a cualquier actividad que no añade valor al producto o servicio.

Existen siete tipos de desperdicio:

• Sobreproducción
• Tiempo de espera
• Transporte poco ágil
• Procesamiento inadecuado
• Inventario excesivo
• Movimientos innecesarios
• Defectos 

2. Just In Time (JIT)

Este principio implica producir o entregar productos o servicios justo en el momento en que se necesitan, ni antes ni después, con la intención de reducir el inventario, minimizar el costo de almacenamiento y permitir una respuesta más rápida a la demanda del cliente.

3. Flujo continuo

En lugar de producir en lotes o bloques, promueve un flujo continuo de trabajo a través del proceso, lo cual implica eliminar los cuellos de botella y optimizar la secuencia de trabajo para minimizar los tiempos de espera y movimientos innecesarios. Cabe resaltar que un flujo continuo es decisivo para mejorar la eficiencia y la velocidad de producción.

4. Producción a demanda del cliente

Se centra en producir lo que el cliente necesita, cuando lo necesita. Esto evita la sobreproducción y asegura que los productos o servicios se ajusten a las demandas reales del mercado.

5. Calidad en la fuente

La calidad también es un componente esencial, ya que promueve la detección y corrección de los defectos en el lugar de origen, con la finalidad de evitar que estos pasen a la siguiente fase del proceso; así se reducen los costos de retrabajo y se mejora la calidad final del producto.

6. Participación de los empleados

Este es uno de los componentes más relevantes, ya que se debe fomentar la implicación activa de los empleados en la mejora continua. Así, los trabajadores son alentados a identificar y resolver problemas, aportando su experiencia y conocimientos para hacer que los procesos sean más eficientes y efectivos.

7. Estandarización de procesos

La estandarización implica crear procedimientos conforme a pasos predefinidos, que se siguen de manera consistente, con el fin de garantizar que todos comprendan y sigan los mejores métodos. Este aspecto contribuye a la eficiencia y la calidad.

8. Poka-yoke (a prueba de errores)

Este concepto implica el diseño de procesos y productos de manera que sea casi imposible cometer errores. Se utilizan ciertos dispositivos y técnicas para prevenir o detectar errores antes de que se conviertan en problemas costosos.

9. Mejora continua (Kaizen)

Kaizen es la filosofía de mejora continua en Lean. Implica la búsqueda constante de formas de hacer las cosas mejor, más rápido y de manera más eficiente. 

Cómo implementar la metodología Lean en tu organización 

1. Comprende los principios Lean

Me gusta destacar este primer punto porque la metodología es bastante accesible en cuanto a los componentes que la respaldan, pero sí es importante que te familiarices con sus principios antes de comenzar cualquier implementación. Estos principios incluyen los elementos que te mencioné con anterioridad. En concreto, son:

• Generar valor.
• Comprender a fondo la cadena de valor.
• Fomentar el flujo de materiales y productos.
• Mantener una producción JIT.
• Buscar contantemente la perfección.

Video de P2P Investigación e Innovación

Tómate un tiempo para conocer, dominar y asimilar estos conceptos; así tendrás una base sólida para su implementación exitosa. 

2. Forma un equipo de implementación

Selecciona un equipo de implementación de Lean compuesto por miembros de diferentes áreas de la organización, ya que la diversidad de perspectivas es clave para identificar las oportunidades de mejora en todos los procesos.

Asegúrate que todos los implementadores se documenten con los materiales sobre la metodología, por ejemplo, con el libro de Jeffrey K. Liker, The Toyota Way, que para mí ha sido un documento imprescindible para los equipos base.

Es fundamental que designes a un líder de proyecto que sea apasionado y domine este marco. Como indica Luis Socconini, CEO y fundador de LSSI, debe haber un equipo guía que se forme en las empresas, que haya un entrenamiento y de ahí derive un plan; posteriormente, se podrá hacer un proyecto piloto para ver las necesidades específicas a cubrir.  

3. Identifica y elimina el desperdicio

Un antiguo proverbio chino dice que «el mejor tiempo para plantar un árbol fue hace veinte años. El segundo mejor tiempo es ahora». Me encanta esta frase porque el mejor momento de hacer las cosas es ahora y en el caso de Lean aplica muy bien. 

Para este paso necesitas realizar un análisis detallado de los procesos actuales para identificar el desperdicio en todas sus formas. Una vez identificado el desperdicio, puedes establecer un plan para eliminarlo o reducirlo de manera significativa.

Según la consultora McKinsey hay empresas que logran liberar el 20 % de su capacidad y disminuir tiempos de recorridos en un 40 % gracias a esta metodología.  

4. Implementa un flujo continuo

En este caso debes buscar la forma de establecer un flujo continuo de trabajo a lo largo de tus procesos. Esto implica eliminar los cuellos de botella, optimizar la secuencia de trabajo y minimizar los tiempos de espera y movimientos no fundamentales.

El flujo continuo mejora la eficiencia y acelera la producción. El Lean Enterprise Research Centre menciona que solo el 5 % de las actividades empresariales generan un valor auténtico; el 60 %, no tienen un aporte concreto y 35 % solamente son básicas. De ahí que Lean es la clave para convertirse en una marca que brinde valor de verdad.

5. Adopta la producción Just In Time

El principio Just In Time (JIT) implica producir o entregar productos o servicios justo en el momento en que se necesitan. Esto reduce el inventario, minimiza el costo de almacenamiento y permite una respuesta más rápida a la demanda del cliente.

Asegúrate de que tus procesos estén sincronizados con la demanda real, ya que las compañías que implementan Lean han reducido costos hasta en un 30 %, según el Instituto Mexicano de la Competitividad.

6. Fomenta la calidad en la fuente

La calidad en la fuente implica la detección y corrección de defectos en el lugar donde se originan. Es fundamental que capacites a tus empleados para que sean responsables de la calidad y proporciónales las herramientas necesarias para prevenir defectos.

Es importante fomentar este tipo de prácticas para el éxito de la metodología; por ejemplo, Eugenio Sánchez-Ramade, CEO de ESPIREA, comenta que la sostenibilidad es un efecto de las prácticas Lean, gracias a la mejora continua.

7. Involucra a los trabajadores y fomenta la mejora continua

Siguiendo con el tema de la mejora, en todos los casos en los que me he involucrado en la implementación de esta metodología, la participación activa de los empleados ha sido esencial. Por eso, debes involucrarlos en la identificación y resolución de problemas, lo que fomentará una cultura de mejora continua donde se busquen todo el tiempo más oportunidades para optimizar los diversos aspectos de la organización. 

Ten en cuenta que hay estadísticas que indican que este enfoque te ayuda a reducir entre el 25 y el 50 % los defectos de calidad, gracias a que todos los colaboradores están comprometidos con este.

8. Establece procedimientos estandarizados

Recuerda este consejo porque ha ayudado a muchas empresas en las que he sido testigo del éxito de Lean: debes crear procedimientos estandarizados que se sigan de manera consistente en toda la organización.

Ricardo Forcano, responsable global de Ingeniería y Organización en BBVA, lo resume de una gran manera al decir que «este viaje no tiene un final, sino que seguirá prolongándose hacia el futuro, y lo importante es incorporar los aprendizajes a la organización».

9. Haz un seguimiento y mide el progreso

Establece métricas clave de desempeño (KPI) para medir el progreso en la implementación de Lean, pues así podrás realizar un seguimiento constante y evaluar los resultados. Asegúrate de que tu equipo de implementación esté comprometido con la mejora continua y esté dispuesto a ajustar las estrategias según sea necesario.

Claudia Valdés Muñoz, gerente general de BBSC, señala que su mejor consejo para quienes sienten que los problemas en su organización son insalvables es «pensar estratégicamente e incorporar todas las herramientas y metodologías que puedan ayudarles a adaptarse rápidamente a los cambios».

10. Celebra los éxitos y aprende de los errores

Finalmente, es importante reconocer y celebrar los logros obtenidos a medida que avanzas en la implementación. Además, aprende de los errores y desafíos que enfrentas porque aplicarla es un proceso continuo y cada experiencia es una oportunidad para mejorar, como decía Winston Churchill «el éxito es aprender a ir de fracaso en fracaso sin desesperarse».

Además, Lean promueve una cultura de mejora continua, donde la búsqueda constante de la excelencia y la eliminación de ineficiencias son fundamentales para el éxito organizacional.

Ahora ya sabes cómo puedes implementar la metodología Lean en tu organización. No dudes e inicia ahora con esta transformación. A medida que te sumerjas en el mundo ágil, recuerda que la perseverancia y la dedicación son básicos para el éxito a largo plazo.