Cómo hacer un inventario a mano (y alternativas)

Actualmente, hay un sinfín de herramientas para llevar el inventario de una empresa de manera favorable. De esta forma se administran los productos a tiempo y se detectan errores en la organización del almacén, además de procurar que la mercancía no caduque, se dañe o pierda.

Un inventario a mano, también conocido como inventario físico, te brinda algo que los demás no: comprobar en persona las condiciones en que se halla el producto. 

Lo cierto es que esta técnica ya no es muy usada hoy en día, pero es viable para negocios pequeños o que empiezan a adentrarse en el flujo de mercancías. Por ello vamos a mostrarte cómo puedes hacer un inventario a mano, cuáles son sus principales desventajas y cuáles son las otras opciones para hacer esta vital tarea. A partir de esto, tú elegirás qué es lo más conveniente para tu empresa. 

1. Define la clasificación

Antes de empezar un inventario a mano, es necesario que tenga una organización específica para que sea más fácil su administración y, por supuesto, permita la localización exacta de la mercancía. Para ello debes seleccionar los criterios que más se adecuen a tus productos; ya sea por precio, unidad, lote, peso, modelo, color, tamaño, caducidad, etcétera.

También los puedes organizar por artículos de demanda alta, demanda media y demanda baja, que indica el método ABC. Claro que si vendes un solo producto te ahorras todo lo mencionado y puedes continuar con el siguiente paso para realizar tu inventario a mano. 

2. Acomoda las mercancías

Ya que has decidido cuáles son los criterios en los que te basarás para organizar tus productos, acomódalos en un lugar seguro para su resguardo, ya sea que uses estantes u otro tipo de muebles para ello. 

Hay que tener especial cuidado si son productos perecederos, es decir, que tienen una fecha de caducidad o que se deterioran fácilmente con el paso del tiempo; un ejemplo muy conciso son los alimentos. O también puede ser el caso que la mercancía requiera ciertas condiciones climáticas para conservarse.

3. Selecciona el protocolo de productos

Ahora, ya sea que hagas el inventario físico tú mismo o lo realices en colaboración con otras personas, es importante que tengas claro cuál será el protocolo a seguir en el caso de que se encuentren productos que no cumplan con los estándares para ser vendidos. Es decir, que estén caducados, obsoletos, dañados o que simplemente no estén (ya sea por extravío o por robo). Por ejemplo, puedes tenerlos en cuenta, pero registrarlos en una columna aparte y dejarlos en un estante específico.

4. Elige un método de inventario

El propósito inicial de un inventario manual es comprobar que la mercancía efectivamente se halla en el almacén. Otra de las funciones vitales de cualquier inventario es lograr la administración óptima de la entrada y salida de productos de un negocio. Existen dos tipos principales:

• Inventarios por periodicidad. Estos corresponden a aquellos que se realizan cada cierta cantidad de tiempo; puede ser diarios o perpetuos, mensuales, bimestrales, trimestrales, semestrales o anuales. Para una mejor gestión de las mercancías es recomendable hacerlo lo más seguido posible. 
• Inventarios por control de entradas y salidas. Principalmente encontramos dos. El método PEPS, para productos que se caducan o estropean con el tiempo, por lo que los primeros en entrar al almacén son los primeros en salir de él. Y el método UEPS, que sirve para productos no perecederos, donde los últimos en entrar a bodega son los primeros en salir. 

5. Realiza el conteo y registra los resultados

Una vez aclarado el punto anterior, es posible empezar con el conteo de cada uno de los tipos de productos que tienes en cada pasillo y rincón del almacén. Ya sea que lo haga una sola persona o entre varias, deben dividirse por áreas para terminar más rápido con esta tarea.

Conforme se vayan obteniendo las cifras de cada producto, es momento de iniciar con tu inventario a mano que puede ser en una hoja de papel o, preferiblemente, en una hoja de cálculo o algún formato digital que no se pierda fácilmente. 

Según sea el método de inventario que uses añade las columnas, que generalmente son código, producto, descripción, existencia inicial, costo, precio y ventas. 

6. Haz un recuento

Por mucho que seas bueno para contar, siempre habrá por allí algún producto que no incluyas porque no estaba en su sitio o porque creías que alguien más ya lo había registrado.

Lo más oportuno al implementar el inventario a mano y asegurarse de que está correcto es a través de un nuevo conteo que te ayude a corroborar las cifras anotadas. Para fines administrativos y de ganancias es muy importante realizar este último paso, pues los números erróneos definitivamente traerán problemas.

¿Por qué es inconveniente llevar un inventario a mano?

A pesar de que el inventario a mano puede resultar útil para iniciar un almacén pequeño, en realidad tiene varias desventajas en comparación con otras opciones. 

• Calidad precaria. Dado que un inventario a mano usa herramientas tradicionales, como las hojas de papel, es probable que una vez registrado un material este se estropee, arrugue, moje o extravíe fácilmente. O también existe la posibilidad de que la caligrafía de la persona que lo realice no sea legible para los demás. 
• Errores continuos. En definitiva, el inventario a mano tampoco se libra de las equivocaciones humanas en los registros. De hecho, este es el mayor problema al que se enfrenta esta técnica; por eso se recomienda hacer un reconteo, aunque esto toma mucho más tiempo.
• Descuadres. De la mano del punto anterior, al tener cifras incorrectas, las cuentas no coincidirán con las entradas y salidas de mercancías que hubo en realidad. Se requiere más esfuerzo para resolver este inconveniente si, en el mejor de los casos, es detectado a tiempo.
• No funciona en grandes almacenes. Un inventario a mano es un tipo de administración de mercancía que no responde de manera eficaz a medianas y grandes empresas que cuentan con un manejo de almacén más complejo. Podría incluso amenazar la productividad de este tipo de negocios.
• Es lento. Nos guste o no, un inventario físico hecho a mano no puede igualar la rapidez y eficacia de las herramientas digitales que hay hoy en día para administrar las mercancías. En definitiva, esta técnica requiere mucho tiempo y esfuerzo, los cuales se pueden ahorrar fácilmente con otros sistemas. 

5 alternativas a un inventario a mano

1. Plantillas de inventario de HubSpot

Una excelente opción para llevar tu inventario a mano a un formato digital es la plantilla gratuita de HubSpot, que es compatible con formatos PDF y programas de cálculo (Excel, Google Sheets y demás). Con esta herramienta te será más cómodo gestionar tus flujos de mercancía y brindar el mejor servicio a tus clientes de forma sencilla: solo tienes que llenar los apartados con tus datos y descargar el documento.

2. Hojas de cálculo

Sin duda, las hojas de cálculo de Google o de Excel son muy efectivas para cualquier tarea administrativa de tu empresa y, sobre todo, a la hora de realizar un inventario con precisión. Con ellas te ahorrarás los percances que puedes enfrentar al hacer las cuentas de forma errónea. Claro que requieres saber cómo usar las hojas de cálculo, pero con la práctica te harás un experto. 

3. Códigos de barras

Para llevar un seguimiento eficaz de los productos de tu almacén también puedes ayudarte de los códigos de barras, los cuales encriptan los datos más importantes de tus productos en una serie numérica única para cada artículo. Para empezar puedes crear los códigos con programas generadores gratuitos o incluso con Excel, imprimirlos y pegarlos en cada unidad. También vas a necesitar lectores portátiles para hacer aún más fácil este sistema.

4. Códigos QR y EPC

Ambos códigos funcionan de manera similar a los de barras, aunque su tecnología es mucho más avanzada. En el caso de los códigos QR se pueden escanear desde un teléfono móvil, lo cual hace más práctico y económico su uso. Para ello tienen que estar sincronizados con los datos de un programa de inventario.

Por su parte, los códigos EPC son pequeños chips que son capaces de almacenar bastante más información acerca de los productos, gracias a su tecnología de radiofrecuencia RFID. 

5. Software de inventario

En el caso de estar buscando una opción más completa y especializada se encuentran los programas de inventario que se encargan ágilmente de la administración de las entradas y salidas de productos, registran todos los movimientos y en su mayoría brindan reportes de tu inventario. Existe una gran variedad de opciones de software de control de inventarios que seguramente se ajustan a tu modelo de negocio.

Entre todas estas alternativas sugeridas es posible que hayas constatado que un inventario a mano no es la mejor manera para administrar tu negocio, pero es una buena opción para empezar a capacitarte en esta materia e ir de lo más sencillo a lo más complejo. Ahora ya tienes más claro qué es lo más favorable para ti y tu empresa.