Qué es un director de proyectos, sus funciones y habilidades

Dirigir un proyecto empresarial puede ser un verdadero dolor de cabeza. Ya sea que estés por iniciar un emprendimiento, quieras lanzar un nuevo producto o quieras reestructurar tu plan de negocios, es imposible evitar las reuniones, organizar el equipo y delegar responsabilidades. Sin duda, dirigir un proyecto es todo un arte.

Para volverte un artista en esta materia, en este artículo te presentaremos cuáles son las funciones de un director de proyectos, las habilidades que debe poseer y las diferencias que distinguen a esta posición frente a otras en el ámbito empresarial.

Este puesto es uno de los más importantes en el plano empresarial, así como de los más competidos en el mercado laboral. Esto se debe a que el nivel de responsabilidades que recaen en un director de proyectos es recompensado en el salario que perciben: estos profesionales pueden ganar hasta 141.920 dólares al año.

Diferencia entre un gestor y un director de proyectos

A primera vista, parece que un director de proyectos se encarga de la gestión de los mismos. En parte, esto es cierto: hay ocasiones en las que un director tiene que desempeñar esta actividad, pero es un error creer que la gestión y la dirección de proyectos son equivalentes.

Un gestor de proyectos es un profesional encargado de la supervisión de un plan de ejecución, que ha sido diseñado para alcanzar un objetivo. Su tarea es gestionar el talento del personal, mantener el control de los presupuestos y asegurarse de que el calendario de trabajo se está cumpliendo. Sus funciones son primordialmente administrativas. 

Por su parte, el trabajo de un director de proyectos es operativo. Este se encarga de diseñar el plan que servirá de guía a los gestores. Además, solo él o ella podrá tomar decisiones durante la ejecución del plan para cambiar de ruta, elevar el ritmo de trabajo o llegar a acuerdos de negocios o empresariales. 

Se podría decir que el director de proyecto se encuentra en un nivel jerárquico superior a los gestores. 

1. Planificar proyectos

La primera función de un director de proyectos es diseñar las estrategias y procesos que deben cumplirse para concretar un plan de proyecto y obtener resultados positivos.

La planificación implica un nivel de conocimiento muy alto sobre la operatividad de la empresa, así como de sus objetivos y necesidades. Al mismo tiempo, requiere saber qué es lo que buscan los consumidores y cuál es la actualidad del mercado. Por este motivo, el director de proyectos debe saber interpretar datos y analizar el contexto de una empresa, a fin de presentar proyectos empresariales rentables.

2. Evaluar presupuestos

El papel de un director de proyectos es operativo, sin embargo, esto no lo excluye de cumplir con funciones administrativas. Por el contrario, el éxito del plan de acción dependerá de su comprensión del estado financiero de una empresa y de la adecuación a la realidad del mercado.

Estos directores tienen que trabajar con el área contable y financiera para que sus proyectos sean realistas, coherentes y acordes a las capacidades de gasto e inversión de la empresa. Es decir, no solo deben tener grandes ideas, sino que deben adaptarlas a las limitaciones y medios de la compañía para la que trabajan.

3. Delegar responsabilidades

La función de un líder no es hacer todo el trabajo, sino saber delegar responsabilidades, tareas y el poder de decisión al personal indicado. El director de proyectos es responsable de asignar actividades y funciones específicas al equipo con el que trabaja y, así, valerse de sus capacidades y talentos.

En muchos casos, el director de proyectos, incluso, tiene un papel activo en la contratación de personal y en la definición de rangos y jerarquías, pues es quien mejor conoce a los elementos de su equipo e identifica sus carencias o áreas de oportunidad.

4. Controlar la comunicación

Los directores de proyecto deben ser capaces de establecer canales de comunicación óptimos, que no den lugar a malos entendidos y promuevan la claridad de las indicaciones. Al final, lo más importante es que todos los miembros de un equipo sepan qué deben hacer y cómo hacerlo.

Considera que los proyectos empresariales suelen requerir el trabajo en conjunto de colaboradores de diferentes áreas: ventas, marketing, desarrollo de producto, informática, recursos humanos, entre otros. Por ello, el director de proyecto debería crear puentes comunes de interacción y centralizar la información para evitar conflictos, retrasos o malas ejecuciones del plan.

5. Monitorear desempeño

Es fundamental que la ejecución del plan siga los lineamientos del diseño propuesto. Para alcanzar este propósito, las empresas suelen integrar a un gestor de proyecto dentro del equipo de trabajo. No obstante, los directores, comúnmente, son quienes cumplen con esta función administrativa. 

Durante el desarrollo del plan, el director debe ofrecer retroalimentación a su equipo y medir, de manera objetiva, su desempeño. Por ello, resulta indispensable definir indicadores clave y metas a corto, mediano y largo plazo. Solo así la directiva de proyectos podrá evaluar si se han cumplido los objetivos, cuál es la calidad de los resultados y cómo se lograron.

6. Reportar resultados

Por último, su función operativa más relevante para toda empresa es la obtención de resultados. Todas sus tareas tienen por objeto llegar a la meta planteada, ya que este propósito es solo responsabilidad de los directores de proyecto.

Estos líderes se encargan de mediar la relación entre los dueños y el personal, por lo que, en última instancia, deben hacerse responsables del fracaso o éxito de un proyecto. Durante el transcurso del programa, debe reportar resultados, lo que implica comunicarle al equipo de trabajo qué se ha logrado durante el proceso y mostrar las pruebas a los tomadores de decisión de que se realizó con éxito. 

Un director de proyecto solo puede desempeñarse de forma óptima si cuenta con las habilidades blandas y conocimientos duros necesarios. A continuación, hemos creado un listado de cuáles son las cualidades que deben poseer estos líderes para cumplir con sus funciones.

7 habilidades que debe tener un director de proyectos

1. Liderazgo

El liderazgo es esencial para todo director de proyectos: deben poseer buenas capacidades para encauzar los esfuerzos de su equipo, conocer sus cualidades y sacarles el mayor provecho.

Asimismo, ser figuras modélicas, mostrar cómo deben hacerse las cosas, predicar con el ejemplo, así como referentes en la ejecución de tareas y el cumplimiento de los códigos de la empresa. 

2. Creatividad

Es común creer que un líder siempre debe tener la mente fría, ser lógico y analítico en sus tomas de decisión. Esto es cierto en muchas ocasiones, sin embargo, no significa que los directores de proyecto no se apoyen de una buena dosis de creatividad al momento de dar respuestas únicas a los problemas y destacar del resto con ellas.

La originalidad y el carácter espontáneo son fundamentales para sobresalir en el mercado, adaptarse a las necesidades financieras y económicas del contexto en el que laboran y ofrecer opciones innovadoras o disruptivas para enfrentar retos. 

3. Escucha activa

Los directores de proyecto deben adecuar sus estrategias no solo a las necesidades del personal, sino también a las de las empresas. Esto solo se consigue mediante la escucha activa, la capacidad de lectura y el análisis de situaciones.

De este modo, los directores de proyecto toman las mejores decisiones para cambiar el plan de acción o generar vías que optimicen la planificación inicial. Esto, a su vez, se vincula con la capacidad de adaptación.

4. Asertividad

Un buen director de proyecto reacciona de forma asertiva a las necesidades de sus superiores y del personal a su cargo. Es decir, media en conflictos o discusiones y encuentra una solución en la que todos salgan ganando.

Esta habilidad comunicativa es especialmente importante cuando se trata del desarrollo de proyectos. Sin ella, lo más seguro es que el líder no sepa resolver discrepancias y perjudique a alguno de los dos lados de la ecuación.

5. Previsión

En el plano operativo, un director de proyectos sabe enfrentar obstáculos, resolver limitaciones y encontrar soluciones de forma rápida, pues trabaja desde un enfoque preventivo.

Antes de emprender cualquier proyecto, contemplan las posibles complicaciones a las que se enfrentará la consecución de los objetivos. Gracias a ese ejercicio, puede diseñar un plan de gestión de riesgos y generar protocolos de acción ante determinados eventos. De esta suerte, asegura la productividad y obtención de resultados.

6. Resiliencia

¿Qué pasa cuando algo sale mal a pesar de haber elaborado un estudio de riesgos y prevenir situaciones adversas? En estos escenarios, lo único que puede hacer un líder de proyecto es mostrar resiliencia y hacer todo lo posible por remontar la situación y rectificar el camino.

Un director de proyecto no puede rendirse o ceder ante las dificultades, sino que debe tomar las dificultades como oportunidades y ver los riesgos como retos a superar.

7. Proactividad

Los líderes de proyecto tienen la responsabilidad de actuar inmediatamente cuando algo no resulta como se esperaba.

Esta es una habilidad difícil de dominar, pues requiere de un buen ojo para evaluar situaciones, un alto nivel de prudencia y la elección del momento adecuado. Sin duda, los líderes con mayor experiencia son los más aptos para actuar proactivamente.

Ten en mente que dirigir un proyecto no es tarea fácil. Ya sea que tú mismo quieras desempeñar este papel o que delegues esta responsabilidad a un miembro de tu equipo, el seguimiento, la comunicación y el trabajo en equipo son factores fundamentales. 

Ahora, lo único que hace falta es llevar tus proyectos a la acción. Apóyate en las mejores herramientas de gestión de proyectos para este año y asegúrate de alcanzar el éxito.