Qué es el seguimiento de un proyecto y cómo hacerlo

Si has establecido tus objetivos y has construido todo un plan para cumplir con un proyecto, ya sabes hacia dónde te diriges. Pero, en los negocios, eso no es suficiente: también necesitas definir cómo llegarás a tus metas y, en esos casos, la improvisación puede ser tu peor enemigo.

El 42 % de las empresas no entienden la importancia de una buena gestión de proyectos. Esto, entre otras razones, explicaría por qué 7 de cada 10 de ellos fallan. Para evitar entrar en estas estadísticas, tu mejor opción es dar el debido seguimiento a tus proyectos, monitorear que se están cumpliendo todos los objetivos específicos y que no te has salido del presupuesto o del tiempo de entrega.

Revisemos con más detalle qué es el seguimiento de proyectos y cómo puedes aplicarlo en tu empresa para que alcances tus objetivos de forma exitosa.

A menudo, el seguimiento es responsabilidad de los directores o de los gestores de proyectos. Su papel es tan importante que, en la actualidad, el 51 % de las organizaciones buscan profesionales especializados en el manejo de equipos y el trabajo por objetivos. Este puesto exige una buena capacidad analítica, habilidades de comunicación y productividad.

El seguimiento de proyectos es fundamental para reaccionar ante imprevistos y cambiar el rumbo en la ejecución de un plan cuando se ha visto alterado.

1. Básate en un plan

El seguimiento de un proyecto es imposible sin un plan previo. Tus gestores únicamente tendrán que monitorear que se estén cumpliendo con las pautas establecidas en ese programa.

Ya sea que tu diseño o que provenga de tus superiores, cumplir con esa planificación es fundamental, ya que será la prueba de tu desempeño y te permitirá identificar áreas de oportunidad en el plan original. 

Para comenzar, te recomendamos crear un cronograma, un plan de cumplimiento de pasos específicos o un esquema de flujo de trabajo, en los que aclares qué, cómo y cuándo deben cumplirse cada uno de los procesos del proyecto. Los diagramas de Gantt, los tableros Kanban y los calendarios son opciones realmente útiles para lograrlo.

2. Define tus indicadores clave

Dar seguimiento a un proyecto no implica solamente evaluar si se está cumpliendo con él desde tu perspectiva. Los indicadores clave (o KPI) serán la mejor evidencia mensurable sobre el desempeño de tu equipo y los resultados de tu trabajo.

Por ejemplo, te puedes apoyar de los siguientes indicadores:

• Variación del presupuesto, para saber si estás en el rango de los gastos estimados o si se han elevado demasiado.
• Volumen de errores, que te permite evaluar si tu equipo está actuando de manera errática o si se han presentando los riesgos previstos.
• Porcentaje de cumplimiento, ideal para saber si has cubierto o no las tareas establecidas para cada etapa del proceso.
• Horas de trabajo, con el que sabrás si tus empleados se tardan más de lo establecido en cumplir sus funciones o si se ha elevado tu productividad. 
• Retorno de la inversión, útil para la etapa de seguimiento porque, con él, sabrás si el proyecto sigue siendo rentable, aunque hayas gastado más de lo esperado.

Recuerda contemplar estos KPI desde un inicio. Así, podrás calcular con exactitud en qué medida has cumplido con los objetivos del proyecto.

3. Lleva un control de gastos

El presupuesto es uno de los elementos más importantes en el seguimiento de un proyecto porque las empresas siempre buscan generar ideas que sean rentables. Si durante el desarrollo del proyecto, los gastos se elevan demasiado y no hay posibilidad de retorno, será necesario suspenderlo a tiempo, de lo contrario, la empresa podría registrar pérdidas.

El 35 % de los proyectos fracasan debido a problemas con el presupuesto y 8 de cada 10 se exceden en gastos. Estos datos demuestran la importancia de dar un debido seguimiento a los flujos de dinero implicados en un proyecto.

Gestiona tus gastos con un registro puntual de todas las salidas de caja, inversiones y pagos a proveedores y miembros de tu equipo. Una simple cuenta te mostrará si sigues dentro de los parámetros, si tienes saldos a favor o si estás gastando de más. Con base en esta información, será más simple tomar decisiones para equilibrar gastos, corregir la ruta de trabajo o buscar una inyección de capital para solventar procesos.

4. Crea listas de tareas para cada miembro

Ya sea que tu puesto sea el de director de proyecto o el responsable de la gestión, tu trabajo es delegar y supervisar que tu equipo trabaje del modo correcto. Por ello, debes aclararles a tus colaboradores qué es lo que deben hacer, cómo hacerlo y cuándo se espera que reporten resultados. 

Tu proyecto podría necesitar la colaboración del departamento financiero, del área de producción y del equipo de marketing. En ese caso, es esencial que, para cada área, establezcas los parámetros con los que evaluarás sus actividades y, de ser posible, el trabajo de cada miembro responsable del proyecto. 

Una forma de hacerlo es elaborar listas de las tareas que deberán ser cubiertas. Las plataformas de trabajo en equipo como Airtable o Slack son, sin duda, soluciones únicas para gestionar la asignación de tareas y monitorear su cumplimiento.

5. Establece puntos de control

¿Alguna vez has jugado un videojuego? Si es así, sabes qué es un punto de control. Este término hace referencia a un momento en el desarrollo de un proceso en el que puedes guardar tu partida para retomar ahí en caso de que pierdas o quieras mejorar tu desempeño.

En el seguimiento de proyectos, los puntos de control pueden ser una gran ayuda. Al establecerlos, te aseguras de cumplir con lo previsto y que el resultado de tu trabajo tendrá la calidad deseada. Una vez que marques el punto de control como bueno, podrás avanzar al siguiente en el tiempo que marque tu calendario o programa inicial.

Estos puntos de control pueden acompañarse de auditorías internas de proyectos, en las que se evalúen el nivel de cumplimiento de cada proceso. Estas deben contemplarse en el esquema de trabajo, con el fin de que tus colaboradores sepan que estás al pendiente de su trabajo y que existen pautas a seguir en la ejecución del plan.

6. Analiza las incidencias

Muchos problemas se pueden evitar con una cultura de la previsión, sin embargo, los accidentes son completamente ineludibles. Aquí lo importante es que sepas reaccionar ante ellos y que, en la medida de lo posible, estés prevenido.

Durante la ejecución de tu plan, seguro habrá desviaciones del proyecto original. Tal vez debas cambiar fechas de entrega, modificar gastos, incluir nuevos miembros en la plantilla o reformular tu producto. Eso está bien: lo importante es que sepas bien dónde te desviaste, por qué y qué efectos tendrá en la consecución de tus objetivos. 

Tal vez, durante el seguimiento del proyecto, esto no parezca tan relevante, pero, cuando entregues resultados a los inversores, estos querrán saber cómo evolucionó el plan y por qué tomaste cada una de tus decisiones.

7. Automatiza tareas

Ejecutar diversas tareas como monitorear el trabajo de tus colaboradores, dar seguimiento a métricas, crear reportes para inversores, diseñar calendarios y dar retroalimentación a los equipos, de manera simultánea, puede ser complejo. Más aún, cuando se trata de empresas grandes.

Para ayudarte a cumplir con estas actividades, puedes emplear herramientas de gestión de proyectos, las cuales crean listas de cumplimiento, agendan reuniones con tus colaboradores y evalúan de forma automática el cumplimiento de los indicadores clave.

Un buen software de gestión de proyectos será tu mejor compañero en estos procesos porque aligerará toda la carga operativa y mecánica y, así, podrás enfocarte en dirigir a tu equipo y explotar tu creatividad para alcanzar tus metas.

Y ahora, ¡manos a la obra! Haz que tus objetivos se vuelvan una realidad y asegúrate de que tus proyectos serán ejecutados correctamente con estos consejos.