Cuando un proyecto se convierte en algo significativo, contar con un documento que reúna toda la información necesaria antes de llevarlo a cabo de manera eficaz es un recurso importante para alcanzar el éxito del mismo.
Para ejecutar cualquier proyecto se requiere tiempo, esfuerzo y recursos, por lo que la creación de un acta de constitución de proyecto, o project charter, es un pilar fundamental para facilitar los procesos y despejar cualquier duda antes de comenzarlo.
En una organización es importante establecer el valor comercial de un proyecto y comprender los procesos y recursos necesarios para llevarlo a cabo. El project charter ayuda a los equipos a iniciar un proyecto con el pie derecho; incluso si un nuevo integrante entra al equipo, este documento le ayudará a conocer toda la información sobre el proyecto que se está realizando.
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Por lo tanto, el project charter o acta de constitución de un proyecto es el fundamento que indica el camino a seguir para garantizar que los propósitos y objetivos del mismo se lleven a cabo de manera oportuna.
Actualmente, el project charter o acta de constitución de proyecto es un documento indispensable en la gestión de proyectos de cualquier empresa, ya que evita cualquier tipo de confusión y permite la autorización formal del inicio del proyecto.
Tal vez ahora te preguntes: «¿qué es un project charter o acta de constitución de un proyecto y cuándo debe crearse?» En este artículo encontrarás toda la información que necesitas saber para crear el acta de constitución de un proyecto, así como los elementos que lo conforman.
¿Qué es un project charter?
Un project charter es un documento que se crea en función de una necesidad empresarial y reúne toda la información en torno a un proyecto determinado; detalla las especificaciones generales del proyecto, el propósito, las partes interesadas y los alcances; permite la autorización formal del proyecto y sirve como guía durante todo el proceso.
Importancia del project charter
Aunque el project charter no es un documento técnico que explique, paso por paso y con lujo de detalle, lo que ocurrirá durante un proyecto, sí presenta los aspectos más importantes de sus etapas y justificaciones. Por eso es importante contar con un project charter antes de comenzar, pues comunica las razones detrás del proyecto, sus objetivos y limitaciones, los responsables de las tareas más importantes y quiénes tienen poder de decisión.
Así, el project charter es útil para presentar el proyecto, comunicarlo a interesados e incluso venderlo o proponerlo a quienes lo pueden hacer posible.
Elementos de un project charter
El project charter es el primer documento que hay que redactar antes de comenzar cualquier proceso, ya que en este se establecen los acuerdos entre el gerente del proyecto y el patrocinador comercial del proyecto. Con el acta de constitución de proyecto se decide si se inicia un proyecto y se garantiza una guía que puede utilizarse durante cualquier etapa.
La importancia de un project charter o acta de constitución de proyecto radica en los acuerdos que autorizan las partes involucradas. Según sea la cultura de la empresa, un acta de constitución de proyecto debe incluir diferentes elementos que estén orientados a reunir la información del proyecto y no de cómo se realizará. Dentro de esos elementos se encuentran:
Nombre y descripción del proyecto
Ponle un nombre al proyecto para que puedas identificarlo. Este nombre tiene que reflejar el proyecto desde el punto de vista de la gestión de proyectos, además deberás incluir la fecha y el nombre de la persona que está redactando el acta para futuras aclaraciones.
Responsable del proyecto
Es importante mencionar quiénes son las partes interesadas en el proyecto, es decir, las personas clave involucradas que autorizarán la utilización de los recursos tanto internos como externos. Estas personas pueden ser clientes, gerentes, empleados, proveedores, inversores o representantes de organizaciones que deberán firmar el project charter para garantizar la evolución correcta del mismo.
Objetivo del proyecto
Se trata del propósito del proyecto que ayude a visualizar el alcance del mismo. El objetivo del proyecto establece también de qué manera encaja con tu empresa; es una descripción detallada de lo que planeas hacer para lograr el proyecto.
Entregables
Especifica qué es lo que resultará al finalizar el proyecto; determina las expectativas por departamento, que permitan a tu equipo entregar resultados confiables y evitar confusiones a futuro.
Recursos y requerimientos
Incluye los recursos con los que cuentas y los que serán necesario agregar en caso de que el proyecto sea aprobado; es decir, detalla los recursos humanos y técnicos con los que cuentas y los que necesitarías para la realización del proyecto.
Presupuesto del proyecto
Desglosa a detalle cuánto costará llevar a cabo el proyecto y de dónde proviene el presupuesto; establece además la forma de pago y facturación.
Restricciones del proyecto
Es probable que existan algunas restricciones para realizar el proyecto. Es importante instaurarlas para saber qué sí se puede y no se puede hacer; en este sentido es importante definir las pautas que el equipo debe conocer antes de comenzar con el proyecto y de esta forma asegurar una gestión óptima.
Asignaciones
Para evitar confusiones, se hace una lista de los integrantes del equipo que estarán involucrados, su cargo y nivel de autoridad en la implementación del proyecto y se detallan sus responsabilidades dentro del mismo.
Cronograma de trabajo
Es importante establecer el plan de trabajo que ayudará a optimizar la comunicación entre los equipos, fijar reuniones, cambios y entregas a través de una línea de tiempo. Es clave para asentar los acuerdos establecidos entre las partes de principio a fin.
Recuerda que cuanto más completa sea el acta de constitución de proyecto, más utilidad tendrá. Si aún no sabes cómo hacer un project charter, a continuación te damos una guía que te ayudará a crear uno de manera fácil y práctica.
¿Cómo hacer un project charter?
- Reúne información del proyecto.
- Establece los criterios del proyecto.
- Detalla los objetivos.
- Define la estructura del equipo y asigna tareas.
- Señala condiciones o limitantes.
- Comparte.
1. Reúne información del proyecto
Establece el contexto del proyecto, discute con las partes que estarán involucradas para que analicen la situación actual que les permitirá llevar a cabo de manera oportuna el proyecto. Asegúrate de que todos participen y aporten comentarios para evitar cualquier malentendido en el futuro.
2. Establece los criterios del proyecto
Detalla los parámetros conocidos y desconocidos que pueden ayudar o detener el avance del proyecto; establece la competitividad y calidad del mismo a través de pautas cuantificables que permitan su evaluación.
3. Detalla los objetivos
Proporciona información clara y específica que ayude a comprender el objetivo del proyecto; detalla el propósito del proyecto, su alcance y características que lo hacen único. Te recomendamos utilizar los criterios SMART.
4. Define la estructura del equipo y asigna tareas
Revisa los elementos necesarios para llevar a cabo el proyecto, establece la estructura organizacional sobre las partes involucradas que trabajarán en el proyecto, señala quién hará las aprobaciones y asigna tareas específicas detallando sus funciones.
5. Señala condiciones o limitantes
Establece los principales riesgos del proyecto, así como los requisitos indispensables que debe contener para alcanzar el éxito del mismo. Señala todo lo que puede afectar o retrasar el desarrollo del proyecto en términos de costes, tiempo, calidad y recursos para que el trabajo se ejecute teniendo en cuenta cada uno.
6. Comparte
El project charter o acta de constitución de proyecto es una referencia del proyecto que proporcionará información valiosa, a lo largo del proceso, a todos los involucrados. Independientemente del formato en el que la redactes, asegúrate de compartirla con las partes interesadas para que puedan revisarla y hacer sugerencias. Una vez aprobada es posible comenzar la realización.
6 ejemplos de un project charter o acta de constitución de proyecto
Según sea el tipo de proyecto, la importancia del project charter o acta de constitución se sustenta en la autorización de un proyecto como base para su planificación y seguimiento. A continuación, listamos algunos ejemplos de un project charter que pueden servirte como guía para crear tu propia acta de constitución de proyecto.
1. Dharma Consulting
Esta empresa de gestión de proyectos tiene como ejemplo el acta de constitución de un proyecto titulado «Programa de Capacitación», que consiste en capacitar y asesorar al personal de la empresa Constructores Asociados, S.A. Este project charter incluye un cronograma de los cursos que se desarrollarán, así como los materiales requeridos y cómo será la evaluación.
Imagen de Dharma Consulting
2. SENA
Este ejemplo de project charter del Servicio Nacional de Aprendizaje de Colombia tiene como propósito realizar una multimedia interactiva y medios audiovisuales que permitan mostrar información del Sistema Integrado de Gestión de Calidad del SENA. El acta de constitución incluye la definición y descripción del proyecto, los requerimientos, objetivos y finalidad, así como una justificación. Además incluye una lista de las organizaciones que intervienen en el proyecto y su función.
Imagen de SENA
3. UNITEC
La Dirección de TICS de la Coordinación de Gestión de Redes y Comunicaciones de la Universidad Tecnológica tiene como ejemplo un acta de constitución de proyecto que incluye, además de los elementos que reúnen información relevante para la aprobación del proyecto, un apartado de entregables que detalla los resultados del proyecto por fases.
Imagen de UNITEC
4. Quad Graphics
Este ejemplo de project charter está enfocado en una empresa que se encarga de dar servicios de impresión y edición de publicidad gráfica. El objetivo es hacer una evaluación del estado de la empresa, su personal y capacidades, para hacer un diagnóstico y, de ser posible, que la organización atienda los puntos más débiles de la atención que otorga a sus clientes, así como el nivel de conocimientos de quienes laboran ahí.
Imagen de Repository Unipiloto
5. Clínica San Judas Tadeo
En este ejemplo hay un aspecto interesante: en el apartado de objetivos se hace una tabla en la que se emparejan las metas de la empresa con las que plantea el project charter, así que es más sencillo comprender la lógica detrás de la planeación del proyecto.
Imagen de Cazova
6. Cold Import
Aquí se pone de manera clara el papel que cada persona involucrada deberá desempeñar, así como los entregables que se esperan. Esta es una manera de evitar malos entendidos o duplicar el trabajo, ya que se definen claramente las fechas, las razones de ser del proyecto y lo que se espera de este.
Imagen de Scribd
Como ves, el project charter o acta de constitución de proyecto es un documento importante, ya que avala la existencia de cualquier proyecto y permite a los equipos iniciar y llevar a cabo los procesos necesarios para su elaboración. Usa este documento como referencia durante todas las fases de gestión de proyecto.
