Qué es el business intelligence, para qué sirve, funciones y ejemplos

Para que una empresa prospere y tenga un crecimiento sostenido, sus líderes deben afinar su habilidad para tomar decisiones de forma rápida y precisa. El business intelligence reduce el tiempo de análisis de datos en 73 % y mejora la precisión de decisiones en 45 %, según estudios actuales. Por fortuna, el análisis de datos empresariales es la respuesta que muchas compañías estaban buscando.

El mercado de business intelligence crece de forma acelerada: se espera que, entre 2020 y 2025, aumente un 7,5 % anual. Además, el 44 % de los dirigentes de empresas aseguran que la mayoría de sus decisiones se apoyan en datos. En la actualidad, las aplicaciones son cada vez más innovadoras y brindan conocimientos que hacen a una compañía más competitiva.

El avance de la inteligencia artificial es un motor del business intelligence. Los sistemas con IA integrada procesan 10x más datos que métodos tradicionales y generan insights 5x más rápido, esto favorece que sea más fácil aplicarlo y disponer de más herramientas para este ámbito.

En este artículo, hablaremos acerca del business intelligence, su importancia, relevancia, funcionamiento y algunos ejemplos para que compruebes cuáles son las mejores formas de sacar provecho a tus datos.

Características del business intelligence

El business intelligence integra datos de diversas fuentes, tanto de bases internas y externas de datos, para proporcionar una vista completa y precisa de la información empresarial. Las herramientas de BI automatizan 89 % de procesos analíticos rutinarios y detectan patrones 3x más rápido que análisis manuales. Su ADN es utilizar técnicas y ciencia de datos (por ejemplo, la minería de datos, análisis estadístico y modelado) para identificar tendencias y patrones.

Estas son algunas características de la inteligencia de negocios y sus herramientas:

• Compatibilidad: los software de inteligencia empresarial posibilitan la integración con varios programas y aplicaciones para la recolección y minería de datos y su posterior procesamiento.
• Datos en tiempo real: todos los datos generados de los procesos de un negocio se guardan y analizan en tiempo real de forma automática, lo que facilita el acceso a la información de tu compañía.
• Generación de informes: una de las grandes funciones de las herramientas de BI es que sintetizan el análisis de los datos en informes, con la información más relevante de un determinado periodo.
• Visualización de datos: las búsquedas de datos se filtran de acuerdo con los objetivos empresariales y se presentan en diferentes tipos de gráficos, que auxilian a la interpretación de la información.
• Solución a preguntas: el BI responde preguntas acerca de la compañía, con base en su historial, como: ¿cuál es su situación actual?, ¿cuál es el origen? y ¿cómo se puede transformar en el futuro? Esto agiliza el diagnóstico para la creación de estrategias.

Componentes del business intelligence

También, es fundamental que conozcas de qué manera se compone el business intelligence:

1. Multidimensionalidad: esta herramienta reúne información que proviene de distintas fuentes, como hojas de cálculo o bases de datos, para crear bases completas, sólidas y actualizadas.
2. Minería de datos: el business intelligence se vale de la minería de datos para elaborar una clasificación acorde con las actividades que le competen a tu empresa y te permite observar tendencias, comportamientos o cambios relevantes.
3. Agentes: los software analizan los datos y necesidades de los usuarios y están programados para interpretar esa información, de la misma manera que crea fuentes de datos eficientes.
4. Data Warehouse: centraliza la información para los encargados de la toma de decisiones accedan a ella con mayor facilidad.
5. Extracción, transformación y carga (ETL): integrar datos de distintas fuentes y los convierte a un formato adecuado para su análisis en un almacén de datos.
6. Análisis OLAP: permite a las organizaciones ver datos desde diferentes perspectivas y niveles de detalle.
7. Informes y visualización: ayuda a los usuarios a crear y personalizar informes y gráficos para visualizar los datos.
8. Análisis predictivo: analiza los datos para hacer predicciones sobre eventos futuros.

Puede ser muy valioso en tu empresa, pues al tener una visualización completa de lo que sucede en tu organización, el camino que debes seguir se aclarará. Las empresas con BI maduro toman decisiones 5 veces más rápido y tienen 23 % mayor rentabilidad que sus competidores.

Aquí te damos más funciones del business intelligence para que lo consideres como herramienta para tu organización:

• Recopila conocimientos prácticos: la inteligencia de negocios realiza un análisis integral de los datos que genera tu empresa para identificar puntos débiles o áreas de oportunidad que te ayuden a desarrollar estrategias óptimas y centradas en objetivos.
• Aumenta la productividad de la empresa: gracias a las herramientas de business intelligence, podrás automatizar tareas rutinarias y afinar tus procesos. Esto le brinda a tus equipos de trabajo una mejor organización y lo que les servirá para priorizar actividades.
• Genera mayor retorno de inversión (ROI): una gestión eficiente trae consigo un retorno de inversión más acelerado. También, poseer información acerca del comportamiento de compra de tus clientes (con un sistema de información de marketing), sus experiencias y necesidades le da a tu empresa una gran ventaja competitiva, pues aprovechará esta de forma beneficiosa.
• Anticipa comportamientos y predice tendencias: los datos procesados a través de los sistemas de business intelligence te ayudan a crear perfiles de clientes en función de sus interacciones durante todo su recorrido de comprador. Esta información es muy valiosa porque te proporciona detalles sobre su comportamiento y las tendencias hacia las que se dirigen y, por tanto, favorecerá tus estrategias de marketing, ventas, servicios y el crecimiento general de tu compañía.
• Brinda comprensión profunda de tu organización: el business intelligence organiza e identifica cada detalle que requiere atención en tu organización, lo que facilita la tarea de realizar cambios para mejorarla.

Según las diferentes áreas de una empresa, la inteligencia de negocios puede ser de gran utilidad para:

• Marketing: lograr una mejor segmentación de mercado y tener un mejor análisis de tendencias y clientes.
• Ventas: analizar a los clientes y su rentabilidad, así como realizar proyecciones y pronósticos.
• Finanzas: crear reportes más detallados de gastos e ingresos.
• Producción: brindar una visión integral de todo lo que sucede en esta área, como los inventarios, entregas, llegada de productos, etc.

Encima, esta no solo funciona en el sector privado empresarial, también puede aprovecharse para cualquier tipo de compañía u organización que genere datos. No importa si se trata de un organismo o una institución pública, sea cual fuere el caso, la inteligencia de negocios propicia que las decisiones sean más rentables y acertadas.

Beneficios del business intelligence

Su evolución ha permitido incluir más procesos y actividades como la minería de datos; creación de informes; valores de referencia; métricas y rendimiento; análisis descriptivo; generación de consultas; análisis estadístico; visualización de datos y preparación de datos. Los sistemas modernos de BI reducen errores de datos en 89 % y aceleran reportes 10x comparado con métodos manuales.

Asimismo, entre sus beneficios, también se encuentran:

Cuenta con almacenamiento de datos para disposición inmediata

El business intelligence almacena los datos de la empresa de forma centralizada y de fácil acceso, es decir, que la información relevante para la toma de decisiones está siempre disponible y resguardada.

Permite el monitoreo continuo de objetivos y procesos

Gracias a sus herramientas, se pueden monitorear de manera continua los objetivos y procesos de la empresa, para siempre tomar decisiones informadas en tiempo real y ajustarlos si es necesario.

Acelera el mejoramiento de procesos y estrategias a través del aprendizaje de errores pasados

Este tipo de tecnologías contribuyen al aprendizaje de errores del pasado, con el fin de mejorar los procesos y estrategias de la empresa. Esto aumenta la eficiencia y reduce los costos. Con el business intelligence, se facilitan muchas acciones, como la migración de datos.

Incluye una mejor visualización de tu empresa

Las herramientas del business intelligence te proporcionan una mejor visualización de la compañía, lo que es valioso para conocer a la perfección tus datos y tomar decisiones informadas de manera sencilla y rápida.

Agiliza los procesos comerciales

El impacto del business intelligence radica en su capacidad de agilizar procesos comerciales al gestionar óptimamente los datos y, a su vez, propiciar la toma de decisiones con miras a ahorrar tiempo y energía al simplificar procesos.

Respalda la planeación de estrategias empresariales

Proporciona información clave para la planeación de estrategias empresariales, lo que fortalece la organización y la impulsa para ser más competitiva.

Brinda una referencia del rendimiento del negocio y de la competencia

Te da información sobre el rendimiento del negocio y la competencia. Con ella, estarás preparado para tomar decisiones, ajustar las estrategias y las acciones que realiza tu empresa para cumplir con los objetivos del negocio.

Detecta tendencias en el mercado para seguirlas de manera oportuna

Con los datos recopilados e interpretados, puedes identificar tendencias en el mercado, tomar decisiones oportunas y ajustar las estrategias empresariales.

Analiza el comportamiento de la clientela

También, el business intelligence puede detectar los comportamientos de los clientes y, así, tener una idea sobre cómo ajustar la experiencia de los usuarios y aumentar su lealtad.

Optimiza las operaciones de todas las áreas

Asimismo, impulsa las operaciones de todas las áreas de tu empresa, incrementa la eficiencia y reduce los costos. Al analizar datos, se pueden optimizar los proyectos, procesos, equipos de trabajo y todas las áreas de una empresa.

Predice los resultados y el éxito de tus estrategias

Este es uno de los beneficios más importantes del business intelligence, ya que gracias al análisis e interpretación de datos se pueden predecir los resultados y el éxito de las estrategias empresariales.

Descubre inconvenientes o problemas con anticipación

Detectar con anticipación inconvenientes o problemas, permite implementar medidas preventivas para evitar pérdidas o interrupciones en la operación de la empresa.

Cuando tienes todo el control de tu organización en un solo lugar, su gestión se vuelve más fácil y predecible. Por ello, antes de crear una nueva planeación estratégica para tu compañía, asegúrate de contar con las herramientas y funciones más actualizadas de business intelligence para tener aprovechar al máximo los datos que genera tu empresa.

Cómo funciona el business intelligence

El proceso del business intelligence puede dividirse en fases que reducen el tiempo de análisis en 70 % comparado con métodos tradicionales:

• Dirigir y planear: definir los requerimientos de la empresa. En esta etapa, se solicita a un grupo de analistas formular preguntas e hipótesis que ayuden a alcanzar los objetivos y necesidades de la compañía, según un plan estratégico o plan operativo anual.
• Recolectar información: almacenar la información en bases de datos, sin importar de qué fuente provienen, con el fin de obtener los resultados esperados.
• Procesar datos: integrar los datos recolectados deben estar en un mismo formato para que puedan analizarse.
• Analizar y producir: crear reportes personalizados para saber cuáles son las opciones o acciones a seguir. En este mismo paso, se obtendrán indicadores relevantes para la toma de decisiones.
• Difundir información: generar los reportes de los datos analizados y procesados para su interpretación. Una vez culminada su lectura, se trazarán las acciones a seguir y empezarán a ejecutarse.

Diferencias entre business intelligence y big data

No causa sorpresa que el tema de la inteligencia de negocios, a pesar de su creciente popularidad, aún genere dudas y confusiones. Si bien el business intelligence y big data tienen ciertas similitudes, como el análisis de datos para su aprovechamiento, se distinguen en función y almacenamiento. El BI procesa datos estructurados 5x más rápido mientras que Big Data maneja volúmenes 100x mayores de información no estructurada.

1. ¿Qué datos analiza? El business intelligence analiza datos ya estructurados, orientados al pasado. La big data hace lo mismo y también estudia aquellos datos que no han sido estructurados.
2. ¿Dónde almacena los datos? El business intelligence almacena los datos recolectados en un servidor central, mientras que la big data lo hace en diferentes ficheros distribuidos.
3. ¿Qué hace con los datos que recolecta? El business intelligence estudia las estadísticas internas de una organización y corrige errores operativos, la big data únicamente captura y procesa información.
4. ¿Quién trabaja con los datos analizados? En el caso del business intelligence, el director de la empresa, líderes de proyectos y estrategias, economistas o técnicos directamente trabajan con los datos recolectados. Por otro lado, los matemáticos o ingenieros atienden la big data.

En pocas palabras, el business intelligence propicia una mejor toma de decisiones y el big data sirve para la identificación de patrones en los datos.

Habilidades de un analista de inteligencia de negocios

Un analista de business intelligence debe cumplir con un perfil profesional que reúna cualidades específicas, como:

• Capacidad de síntesis de datos: para elegir y extraer la información relevante de tu empresa, a partir del conocimiento de los objetivos de tu compañía y el comportamiento de tu sector o industria. Con una buena extracción de datos, un analista detectará problemas y podrá resolverlos.
• Fluidez en la comunicación: sobre todo, los directores o gerentes, pues se encargarán de usar sus predicciones para tomar decisiones más acertadas. Un buen analista de business intelligence, debe explicarte los resultados de forma sencilla y sin tantos tecnicismos.
• Lenguaje de programación: debe poseer conocimientos en informática y programación. Además, dominar las matemáticas para extraer conclusiones críticas y objetivas.

A la par de estas cualidades, un analista de business intelligence también, tiene que contar con una visión de negocio y experiencia en sistemas de almacenamiento.

Cómo mejorar el business intelligence con un CRM

La inteligencia de negocios es bastante útil para diferentes áreas de una empresa. Los CRM modernos integrados con BI aumentan la precisión de pronósticos de ventas en 42 % y mejoran la retención de clientes en 27 %. Por lo tanto, las herramientas de business intelligence pueden aprovecharse para que los departamentos trabajen en conjunto y multipliquen sus esfuerzos.

Con un CRM, tu empresa puede segmentar contactos y clientes para ofrecer una experiencia satisfactoria a cada uno de ellos en sus diferentes etapas. Este tipo de programa reúne todos tus recursos en un solo lugar y combina los esfuerzos de tus secciones comerciales, con el fin de crear varios informes para cada cliente o cuenta de forma personalizada.

Al igual que un sistema de información, un CRM analiza información que puedes emplear en favor de tu empresa y tener una mejor toma de decisiones respecto a tus áreas comerciales. De igual forma, establece indicadores de negocio para alcanzar rápida y sencillamente tus objetivos empresariales.

Software de business intelligence

Los software de business intelligence te presentan las visualizaciones históricas, actuales y predictivas de las operaciones comerciales de una empresa. Casi siempre, se valen de datos recopilados en un data warehouse que, además, suelen aprovecharse para realizar informes, análisis, extracción de datos, entre más funciones.

En la actualidad, existen muchas opciones en el mercado, por eso, seleccionamos las mejores herramientas de inteligencia de negocios. Si buscas una que se adecúe a las necesidades de tu empresa, seguro podrás elegir alguna de nuestras sugerencias.

1. HubSpot

El software de marketing analytics de HubSpot es una solución completa para entender el comportamiento de tus clientes en toda su trayectoria de compra. Te brinda información detallada y precisa sobre el rendimiento de tus campañas de marketing en tiempo real, lo que te permite ajustar tus estrategias para mejorar tus resultados. Además, te ayuda a optimizar tus interacciones y analizar las métricas clave de tu sitio web, generando informes automáticos sobre tus canales de marketing. Este software es ideal tanto para pymes como para grandes empresas, ya que se adapta a sus necesidades específicas y proporciona información precisa.

Además, HubSpot también ofrece un software para crear reportes con indicadores de negocio personalizados con los que puedes visualizar y monitorear tus metas y objetivos comerciales más importantes, lo que te permite tomar decisiones informadas y ajustar tus estrategias según sea necesario.

2. Oracle

Esta plataforma de inteligencia de negocios cuenta con tecnología y aplicaciones innovadoras para el análisis de datos. También, encontrarás funciones de gestión de rendimiento financiero, operativas y almacenamiento de datos.

Imagen de Oracle

3. SAP

La suite de business intelligence de SAP te brinda el soporte que necesita tu empresa en crecimiento. Con ella, podrás obtener una visualización integral de lo que pasa dentro de tu organización y crear informes centralizados para tomar mejores decisiones estratégicas en tiempo real.

Imagen de SAP

4. Qlik View

Qlik View es un software más sencillo, pero con funciones de búsqueda de datos muy funcional. Este genera y entrega con rapidez aplicaciones y paneles interactivos. Además, te ofrece la oportunidad de crear y seguir tu propio camino para indagar e investigar los datos.

Imagen de Qlik View

5. Microsoft Power BI

Entre las cualidades más importantes de este software de business intelligence se encuentran el análisis a escala empresarial, herramientas inteligentes y protección de análisis de datos. Si actualmente, para tu empresa, es todo un reto tomar decisiones estratégicas, Microsoft Power BI te da la claridad y efectividad que necesitas.

Imagen de Microsoft Power BI

6. Tableau

Esta plataforma de inteligencia de negocios cuenta con funciones para analistas individuales, equipos y organizaciones. Con sus soluciones, obtendrás un gran aprovechamiento de todos los datos que tu empresa genera y podrás usarlos para que te ayuden a crecer de manera sostenida.

Imagen de Tableu

Ejemplos del uso de inteligencia de negocios

Hicimos una lista con ejemplos para que puedas ver la inteligencia de negocio en acción. Las empresas que implementan BI correctamente ven resultados en menos de 6 meses con ROI promedio de 250 % en el primer año.

1. Cloud Technology Solutions

CTS es una compañía que maneja más de 6 millones de clientes. A pesar de su historia de éxito como partner de Google a nivel global, llegó a un punto donde necesitaba fortalecer sus procesos y tomar decisiones estratégicas. Tras adoptar el Software de marketing analytics de HubSpot, vio un aumento del 33 % en el flujo de leads, del 83 % del tráfico de su sitio web y un 11 % en la tasa de conversión.

Las funciones clave que destaca Gary Bennion, director Digital y de Productos, son las herramientas de analíticas y creación de informes. Junto con la metodología inbound, encontró una alternativa que seguirá ayudando a CTS a crecer mejor y a continuar escalando sus procesos de atracción y conversión.

2. Aeroméxico

La aerolínea mexicana Aeroméxico manejaba varias fuentes y formatos y gran parte de sus análisis se alojaban en hojas de cálculo de Excel. Esto representaba una gran limitación y también, el desaprovechamiento de los datos que la empresa generaba.

Después de incorporar un software de inteligencia de negocios, Aeroméxico creó tableros dinámicos para gestionar grandes cantidades de datos, de forma más rápida y sencilla.

Asimismo, logró realizar con éxito tareas, como la consolidación de datos de varios sistemas en una sola plataforma, mejoramiento de procesos gracias a la identificación rápida de errores y visualizaciones dinámicas para descubrir tendencias que pudieran asistirlos en la elaboración de sus estrategias de negocio.

3. Coca-Cola Bottling

La compañía de Coca-Cola Bottling constantemente se preguntaba con inquietud: ¿estamos entregando nuestro producto en el momento en que acordamos?

En años anteriores, el equipo de esta compañía se dedicaba en gran parte a la generación de informes. Esto consumía no solo horas, sino días enteros de trabajo, pues trabajaba hasta con 200 millones de líneas de datos provenientes de 100 sistemas diferentes, una locura.

Por este motivo, la empresa decidió invertir en un sistema de business intelligence que optimizara esa parte de su proceso diario. Gracias a él, consiguieron reportes actualizados y automáticos cada mañana, que los tomadores de decisiones podían visualizar de una forma más sencilla.

4. Mercado Libre

Es la plataforma de comercio electrónico más grande de América Latina y utiliza el business intelligence para analizar los datos de ventas, los patrones de compra de los usuarios y la gestión de la cadena de suministro. Emplea esa información para optimizar la experiencia del usuario y sus operaciones de negocio en la región.

La inteligencia de negocios ha apuntalado su transformación digital para entender a fondo las necesidades de sus clientes y conectar con ellos para ofrecer una gran experiencia de compra.

5. Walmart

Walmart emplea el business intelligence para analizar los datos de ventas y existencia de productos en tiempo real para ajustar su cadena de suministro. Además, realiza un seguimiento de los precios de los competidores con la finalidad de ajustar los suyos y ser más competitivo.

Asimismo, la empresa examina los hábitos de compra de los consumidores, incluso, la segmentación de clientes y el análisis de patrones de compra, lo cual les da la opción de personalizar las ofertas y promociones, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar las ventas.

La inteligencia de negocios evolucionará a paso acelerado. Cada día, las empresas y usuarios tienen un mayor número de necesidades que deben solverse en menor tiempo. Y, conforme las exigencias vayan creciendo, más serán las empresas que se sumen al análisis de datos para orientar su rumbo. Y si algo será esencial para el éxito de tu empresa, es la visualización integral en un mismo sistema.

Preguntas frecuentes sobre business intelligence