Plan Operativo Anual: instrucciones para crear tu POA (con ejemplos)

Seguramente has tenido la oportunidad de viajar recientemente a la playa o a los sitios arqueológicos de tu país. Sabemos que hay muchos tipos de viajeros. No obstante, podemos reducirlos a dos categorías: los aventureros y los planeadores.

Sin duda, ser un aventurero conlleva grandes satisfacciones, así como retos. Mientras que para un planeador, los viajes pueden ser menos riesgosos, más estructurados y pausados; esto permite apreciar de otra forma los paisajes y la arquitectura.

Pues bien, las empresas poseen una mezcla de ambas categorías. Tienen un componente de aventura, de viaje y descubrimiento. Pero también es necesario que estén organizadas según un plan, para evitar rezagos, incidentes o decisiones apresuradas.

Sigamos con la analogía: un plan operativo permite que las empresas elijan el destino, la duración del viaje, las actividades y, lo más importante, el presupuesto de gastos (pues nadie quiere quedarse a medio camino por falta de dinero).

A su vez, este plan requiere de la colaboración de todos los participantes, en este caso los trabajadores. Esto implica repartir las actividades indispensables para llevar a buen puerto la empresa, generalmente por un año. ¿Quién se encarga de los insumos? ¿Quién administra los gastos de operación? ¿Quién realiza las tareas de marketing y publicidad?

El éxito de un equipo de trabajo solo puede lograrse a través de un plan. En él, al igual que en los viajes recreativos, se deben integrar los objetivos y metas a mediano y largo plazo. Sin este plan, los colaboradores pueden perder de vista su enfoque y descuidar las actividades que deben realizar para obtener los resultados en determinado periodo. 

Para ello existe el plan operativo anual. Con este documento las empresas buscan asegurarse de que sus proyectos se están ejecutando de acuerdo con los tiempos y los objetivos propuestos. Así que comencemos por definir en qué consiste este instrumento.

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Este plan debe estar alineado con el plan estratégico de la empresa, con el que guarda algunas similitudes. En términos generales, un plan estratégico abarca más aspectos que el POA, y muchos especialistas consideran el POA como una parte del plan estratégico que se renueva cada año para lograr los objetivos corporativos que están planteados en el primero.

El plan operativo anual sirve para concretar las metas que una organización debe o quiere conseguir en el lapso de un año. Con él, tu empresa y sus miembros sabrán cómo actuar cuando se emprenda un nuevo proyecto o surjan problemas. Este documento debe contener a grandes rasgos: 

• Estadísticas e indicadores anuales
• Actividades para lograr cada meta
• Personas responsables de cada actividad
• Recursos necesarios
• Cronograma de actividades

Por lo regular, este plan es liderado por el gerente de la compañía, quien es el mando más adecuado para manejar el plan operativo, ya que es el responsable de asignar recursos y determinar puestos y actividades. Pero todo dependerá del tipo de proyecto que se lleve a cabo.

Características de un plan operativo anual

El POA debe ser un documento breve, concreto y sencillo. Para elaborarlo se requiere de la participación del personal o el equipo que hará uso de él. Además de los objetivos y las descripciones de las actividades, el plan debe incluir fechas límite para concluir las tareas indicadas. 

Este documento puede ser tan extenso como sea necesario para establecer todos los puntos que ayudarán a planificar tu negocio a lo largo de 12 meses. Por lo general se estructura en categorías y listas, pero puedes formular un diseño particular, de acuerdo con las necesidades de tu empresa.

Aunque es flexible en cuanto a su desarrollo, existen características que son esenciales para desarrollar cualquier POA. Veamos cuáles son.

Claridad en el planteamiento

Necesita ser un documento que no se preste a interpretaciones o subjetividades; cada punto debe ser simple, lógico y estar ligado a un objetivo.  

Estratégico

Un Plan Operativo Anual siempre se desprenderá de una estrategia general de negocios, del cual se desglosarán los objetivos. 

Proyección a futuro

Todo su contenido se orienta hacia el futuro, es decir, se plantea un contexto actual, se realizan las proyecciones de a dónde se quiere llegar y cómo hay que avanzar para alcanzar ese futuro.

Establece prioridades

Es una característica fundamental: este plan tiene que establecer prioridades para resolver primero lo más urgente, importante y necesario.

Favorece el orden

Se trata de un documento cuyo orden permite asignar responsabilidades y delegar labores para que todo marche como un engranaje que dé movimiento a la compañía. 

Coherencia

El POA debe alinearse con el plan estratégico de tu empresa y basarse en sus estrategias comunes. 

Comprensión

Cuanto más conciso sea este documento, será más propicio para que los trabajadores comprendan a cabalidad las acciones, estrategias y objetivos que lo conforman.

Viabilidad

Todos los objetivos y la información incluida deben estar respaldados por los expertos de la empresa. Antes de ponerlo en marcha, los recursos y presupuestos también deben estar asegurados. 

Rentabilidad

Se debe comprobar el costo-beneficio de cada objetivo planteado, para garantizar que todas las metas brinden un valor real a la empresa. 

Si bien cada empresa elaborará un plan diferente según sus necesidades, los puntos que acabamos de mencionar son indispensables al momento de redactar un POA por vez primera. 

Importancia del plan operativo anual en una empresa

Cuando un equipo conformado por varios integrantes debe realizar trabajos en conjunto, suele perderse el control de las actividades si no se realizan bajo un seguimiento preciso. El objetivo principal del plan operativo anual es visualizar los procesos y objetivos que el equipo debe alcanzar mes con mes.

Elaborar este tipo de plan te permite notar errores y variaciones en tus operaciones, y hacer los cambios necesarios para mantener el orden en los procesos que se llevan a cabo en la empresa. En esto radica la importancia de que se involucre a cada área participante.

Así sabrás exactamente lo ocurre en cada sector y tendrás oportunidad de reaccionar o atender conflictos en tiempo y forma. 

Además, conlleva las siguientes ventajas:

• Proporciona una guía clara para hacer el seguimiento de las actividades mensuales por el periodo de un año
• Ayuda a establecer prioridades en cada área de la empresa
• Facilita las decisiones de los líderes de equipo y gerentes
• Favorece la comunicación y fomenta el trabajo en equipo organizado bajo un mismo esquema de trabajo
• Permite que se lleven a cabo el seguimiento, la evaluación y la modificación de las actividades en caso necesario

Estructura de un plan operativo anual

A continuación, hablaremos de los elementos básicos de un plan operativo anual, tomando como base la plantilla que hemos desarrollado para que redactes tu documento de forma rápida y sencilla.

Portada

Agrega los datos institucionales como el título del plan operativo anual, nombre del departamento o área y fecha. 

Índice

Indica todos los temas y el orden en que los abordarás. 

Introducción

Se trata de un planteamiento donde se destaca la relevancia del POA, sus características, metodologías y otros aspectos importantes. Te sugerimos elaborarla al final para que no olvides incluir ningún detalle. 

Justificación

Se indican las razones por las cuales el POA ha sido creado y cuáles son sus contribuciones a la empresa. 

Estructura organizativa

Este elemento ayuda a identificar a los responsables del plan operativo. También deben establecerse las actividades y labores de cada integrante del equipo. 

Análisis FODA

Resulta necesario diagnosticar el entorno en el que se desenvuelve la empresa. En él se consideran los aspectos internos y externos que influyen en la gestión de los procesos. 

Objetivos estratégicos

Son los objetivos generales de la empresa (a largo plazo) que definen las metas a alcanzar. 

Objetivos tácticos

Son los objetivos a mediano plazo.

Metas

Se desprenden de los objetivos y deben ser específicas, medibles, relevantes y cuantificables. 

Indicadores

Se relacionan con los objetivos estratégicos y permiten conocer los niveles de eficacia, eficiencia y productividad. 

Resultados esperados

Pueden expresarse de forma cuantitativa y cualitativa. Se documentan con base en los planes, programas y proyectos del POA. 

Ahora que conoces la estructura general de un plan operativo anual, es momento que lo lleves a la acción. Pero antes, te mostraremos algunos ejemplos que te servirán de inspiración o, simplemente, para entender mejor cómo puede verse un POA. 

11 ejemplos de planes operativos anuales

Existen muchas formas de crear un plan operativo anual. Los formatos y la estructura pueden variar, dependiendo de la institución (privada o gubernamental) de la que se trate.

Sin embargo, todos los POA cumplen el mismo propósito: servir de apoyo para llevar a cabo las actividades de trabajo durante un año. A continuación, verás algunos ejemplos para que los tomes como referencia cuando desarrolles el POA de tu empresa. 

1. Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC, Costa Rica)

Imagen de SINAC

Para el Sistema Nacional de Áreas de Conservación de Costa Rica, un plan operativo anual debe contemplar los campos jurídico, institucional y normativo. No se trata de una simple lista de actividades o deberes que deben realizar, sino de un documento con validez oficial que permite a los funcionarios responder ante las amenazas en materia forestal y de vida silvestre en el territorio nacional. 

2. Servicio de Salud de Morelos (SSM)

Imagen de SSM

De un vistazo podemos ver que para el Servicio de Salud de Morelos (México) el plan operativo anual incluye temas transversales como la perspectiva de género y los derechos de la infancia. Nuevamente, no se trata de un documento enunciativo, en el que se enumeren o listen actividades. Es un programa con valor vinculante para los funcionarios públicos, el cual deben acatar y hacer valer durante su gestión. De ahí que incluya instrumentos de evaluación y cursos de capacitación. 

3. Empresa Pública Metropolitana de Servicios Aeroportuarios (EMPSA)

Imagen de EMPSA

Par la Empresa Pública Metropolitana de Servicios Aeroportuarios es lógico que los gastos de operación sean contemplados como una parte integral del POA. En este caso vemos un desglose por unidad administrativa, cuatro categorías que a su vez se dividen en gerencias. Este es un ejemplo del nivel de detalle que puede alcanzar un documento de este tipo.

4. Empresa Nacional de Energía Eléctrica de Honduras (ENEE)

Imagen de ENEE

El POA de la Empresa Nacional de Energía Eléctrica de Honduras también es un ejemplo de qué tan detalladas pueden ser las actividades que describe este documento. Como se puede ver, este incluye unidades de medida de cumplimiento, metas, fecha de ejecución y porcentaje de los avances. Puede haber tantas actividades como sea necesario y dividirse en el número de áreas que tenga el corporativo o la institución. Por lo tanto, un POA suele ser un documento voluminoso.

5. Agencia de Investigación e Innovación-Uruguay (ANII)

Imagen de ANII

En este ejemplo de la Agencia de Investigación e Innovación de Uruguay destacan dos aspectos: el nivel de detalle de cada objetivo, con sus respectivas actividades asociadas, y la asignación de capital para su cumplimiento. Debido a que muchas veces los 12 meses que contempla un POA pueden abarcar dos años (2011 y 2012) en el ejemplo, existe un campo llamado arrastre, que se refiere al presupuesto asignado en 2011 que debe utilizarse en 2012. Por eso es muy importante llevar un control estricto de las actividades, su avance y las fechas asociadas al inicio y culminación. 

6. INTECAP (Guatemala)

Imagen de INTECAP

«El INTECAP es una institución guatemalteca líder en capacitación técnica para jóvenes y adultos» y, como tal, está interesada en demostrar la calidad de sus cursos de capacitación. Por lo tanto, el POA está asociado al plan de calidad. A su vez, esta parte del documento pone énfasis en el número de eventos, participantes y horas dedicadas a la capacitación, de acuerdo con la región o unidad operativa.

7. Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas (FIIAPP)

Imagen de FIIAPP

En este ejemplo, la Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas integra su POA a los objetivos del plan estratégico 2021-2014. En este caso queda claro que el POA es un instrumento operativo, mientras que el plan estratégico es el plan maestro a mediano plazo; de manera que ambos documentos son parte integral de la estrategia a largo plazo de una empresa.

8. Michelin España

Imagen de Michelin España

Para la reconocida empresa automotriz Michelin, el plan operativo anual integra objetivos, indicadores y metas a mediano plazo; en este caso fijó el año 2030 como fecha límite para su cumplimiento. Si revisamos los objetivos, se trata de aspectos muy generales como «mantener una creación de valor continua» o «mantener la fuerza de la marca Michelin». A estos objetivos seguramente le siguen tareas y actividades más concretas, pormenorizadas y ligadas a métricas de rendimiento que tendrán que ser evaluadas a fin de año.

9. Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL)

Imagen de CEPAL

La Comisión Económica para América Latina y el Caribe incluye una distribución de gastos en su POA, como se observa en el ejemplo. Entre otros rubros, esta entidad destaca la capacitación a través de cursos, talleres y reuniones de expertos, así como lo que llama diseminación, que es el gasto en publicidad. Sirva como ejemplo de la importancia de incluir, así sea a grandes rasgos, una asignación del presupuesto anual, a reserva de que cada área elabore un plan de gastos anual, bien detallado. 

10. Servicio de Agua Potable y Alcantarillado (SEDA-Ayacucho)

Imagen de SEDA-Ayacucho

En este ejemplo del Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Ayacucho, el POA incluye un resumen del plan estratégico para que los trabajadores estén al tanto de los objetivos de la institución a mediano y largo plazo. Luego, el documento desarrolla el plan operativo dividido por gerencias. Esto puede resultar muy práctico cuando se trata de una institución o empresa tan grande que requiere un tratamiento detallado para cada una de sus áreas, sin olvidar que los objetivos son transversales y que existen responsabilidades compartidas.

11. Plan operativo anual de la Escuela Dr. Raúl Peña (Paraguay)

Imagen de Escuela Básica Nº 278 Dr. Raúl Peña

El plan operativo anual de la Escuela Dr. Raúl Peña en Paraguay incluye un desglose de sus objetivos con mucho detalle. Cada objetivo se va ampliando en las columnas sucesivas donde se describen las actividades asociadas. A su vez, el POA incluye los métodos de evaluación para cada actividad, según el modelo pedagógico al que la escuela se ciñe. Este ejemplo nos permite observar qué tan detallado puede ser un plan operativo anual y por qué es un instrumento tan socorrido en ámbitos tan distintos como el académico, gubernamental y empresarial. 

1. Diseña tu portada

Si partimos de la plantilla que te proporcionamos para redactar tu POA, comenzaremos por lo básico: la portada de tu documento. Asegúrate de incluir el logotipo de tu empresa, su nombre y el periodo durante el cual tendrá validez tu plan operativo anual.

2. Redacta una introducción y una justificación del POA

El siguiente paso es redactar una introducción. Recuerda que debe ser breve. Cuando termines la creación del POA podrás volver a esta parte del documento para afinar los detalles.

Adicionalmente, agrega una justificación al documento.

La justificación te permitirá organizar las razones por las cuales la empresa necesita implementar un POA, de qué manera se relaciona con el plan estratégico y cómo mejorará la operación de tu corporación en el corto y mediano plazo.

Algunos requisitos importantes a considerar antes de realizar el POA son los siguientes: 

• Contar con un líder del proyecto y la aprobación de la directiva o el rango más alto de la compañía
• Integrar la misión, visión y valores de la empresa
• Alinear el POA al plan estratégico
• Conocer las metodologías a utilizar
• Asignar tareas o metas a cada persona, según su área específica

3. Describe la estructura organizativa que interviene en el POA

En esta sección tendrás que incluir a los responsables de la creación del POA, así como a los encargados de implementarlo en cada área. Puedes utilizar un organigrama o una lista de contactos. No obstante, asegúrate de añadir el correo institucional, el número de contacto y la información que consideres necesaria para que los miembros de la empresa puedan entablar comunicación directa con cada responsable.

4. Realiza un análisis FODA

El siguiente paso es realizar un análisis FODA. Esto te permitirá conocer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para tu empresa de cara a los próximos doce meses. Con ayuda de este instrumento de planeación tendrás la posibilidad de enfocar mejor tus objetivos a corto y mediano plazo; así como integrar, dentro de la visión del POA, toda la información necesaria para que los responsables de implementarle tengan elementos suficientes para actuar en caso de una contingencia.

5. Determina tus objetivos estratégicos y tácticos

El POA es un instrumento que te permite saber adónde quieres ir y cómo piensas llegar. Para ello tienes que determinar los objetivos del proyecto a emprender.

Para definir los objetivos estratégicos, te sugerimos algunas preguntas que podrían servirte para formularlos:

• ¿Tus objetivos son medibles? 
• ¿Tus objetivos tienen relación con el plan estratégico? 
• ¿Hay fechas límite para cumplirlos? 
• ¿Quiénes serán los responsables de cada labor? 
• ¿Las acciones a emprender son suficientes para alcanzar los objetivos?
• ¿Tienes los recursos necesarios? 
• ¿Los objetivos son flexibles si se presentan cambios?

Una vez que estén contemplados estos aspectos puedes pasar al siguiente punto, los objetivos tácticos.

Los objetivos tácticos te ayudarán a identificar las tácticas, tareas y actividades concretas que debes realizar para lograr que tu estrategia anual se lleve a cabo.

6. Señala tus metas 

Examina los objetivos que planteaste y relaciónalos con metas que sean medibles. En esta fase debes establecer las fechas límite para ciertas actividades o resultados. De igual forma, considera lo que tu empresa ha logrado a lo largo de sus años activos: buenas reseñas, clientes adquiridos, aumento de ingresos, etc. 

Reúnete con tu equipo de trabajo para discutir más cuestiones y aspectos. En el caso de la distribución de actividades, es conveniente que realicen una clasificación y prioricen: las más importantes, las más fáciles y las menos relevantes. Así el camino a seguir comenzará a esclarecerse. 

7. Identifica tus indicadores de éxito

Los indicadores de éxito tienen que estar relacionados con los objetivos tácticos. Es decir, con las tácticas, actividades y tareas que pondrás en marcha para alcanzar los objetivos estratégicos. Estos indicadores tienen que monitorearse constantemente para saber que el POA está siendo implementado exitosamente.

8. Haz una lista de resultados esperados

Establece una lista de resultados esperados. Cada objetivo debería tener asociado un resultado esperado, así como una métrica o indicador de éxito. Al final del año podrás evaluar hasta qué punto se logró llegar a los resultados esperados. Habrá resultados que se obtuvieron en tiempo y forma, y otros que no fue posible alcanzar. 

9. Establece un presupuesto 

El plan operativo anual debe contar con un presupuesto. Antes de asignar tareas y metas para cada equipo u objetivo, debes saber qué recursos tienes disponibles. Debes considerar los sueldos, gastos operativos e inversiones en materias primas y herramientas, en caso de ser necesario.

De ser posible, acércate al área de finanzas o presupuesto para que te asesoren en términos de dinero. Así evitarás errores que te hagan perder parte de tu presupuesto en acciones que no eran necesarias en tu plan operativo anual. 

10. Comparte tu POA

Cuando ya está todo organizado, ya sabes por dónde ir y con quiénes cuentas, compártelo con el resto la organización (jefes de área o líderes que podrían estar interesados en revisar y darle seguimiento al plan). Recuerda crear informes puntuales de los avances de tu proyecto en diferentes plazos; pueden ser mensuales, trimestrales (o el lapso que consideres oportuno). 

11. Ajusta el plan conforme sea necesario 

Un plan se realiza con el propósito evidente de cumplirse a cabalidad, pero es normal que surjan imprevistos con el transcurso del tiempo. Por ende, tu plan debe someterse a ajustes, si así se requiere. La buena noticia es que, gracias a la planificación inicial, sabrás si estás obteniendo los resultados que esperas o si debes realizar modificaciones con tal de orientar el plan a un rumbo más acertado. No olvides involucrar a todos los colaboradores para que haya sintonía.

Ahora comienza a realizar tu primer plan operativo anual. Recuerda que cada empresa tiene sus propios intereses y propósitos. Por lo tanto, si requieres implementar otras secciones o formatos, hazlo. Cuanto más concreto sea tu POA, más enfocada será la ruta a seguir para alcanzar tus objetivos.