Seguro alguna vez has tenido que planificar un viaje familiar o de amigos. Sin duda, son muy divertidos, pero también requieren mucho trabajo para que todo salga según lo esperado. Pero ¿cómo se puede lograr que este viaje no se vuelva un dolor de cabeza? ¡Con un plan operativo! En este se decidirá el destino, la duración del viaje, el hospedaje, las actividades y, lo más importante, el presupuesto (nadie quiere quedarse a medio camino por falta de gasolina).

A su vez, este plan requiere la participación de cada uno de los miembros de la familia o amigos que viajarán. Esto significa que debes realizar una repartición de actividades. Por ejemplo: uno llama a diferentes hoteles para cotizar el que se ajuste a su presupuesto, mientras que otro coordina las actividades más interesantes que se pueden hacer en el destino al que se dirigen. 

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Representa todo un trabajo en equipo y para que todos regresen felices de su viaje de ensueño, necesitan una buena coordinación y liderazgo. Para la planificación de metas de una empresa no es diferente. El éxito de un equipo de trabajo solo puede lograrse a través del plan inicial que desarrollen. 

En él, al igual que en las planificaciones familiares, se deben integrar los objetivos y metas a un mediano y largo plazo. Sin este plan, los colaboradores simplemente pueden perder de vista su enfoque y las actividades que deben realizar para lograr los resultados a cumplir en determinado lapso. 

A esta acción se le conoce como Plan Operativo Anual. Con él, las empresas buscan asegurarse de que sus proyectos se están ejecutando de acuerdo con los tiempos y los objetivos a cumplir. Pero profundicemos un poco más en este tema y descubre cómo realizar uno para tu compañía. 

Este plan debe estar alineado con el plan estratégico de la empresa, con el cual puede haber confusiones o similitudes. Sin embargo, el plan operativo sirve para concretar los objetivos que una organización debe o quiere conseguir anualmente. Con él, tu empresa y sus miembros sabrán cómo actuar cuando surjan problemas o se emprenda un nuevo proyecto. Este documento debe contener: 

  • Resultados e indicadores anuales
  • Actividades para lograr casa resultado
  • Personas responsables de cada actividad
  • Recursos a utilizar y los que están disponibles
  • Cronograma de actividades

Entre sus principales características, el POA debe ser un documento corto, ágil y sencillo. Para hacerlo se requiere la participación de todo el personal o el equipo asignado que hará uso de él. Este debe incluir, además de las descripciones de las actividades y objetivos, fechas límites para cumplir con todas las tareas indicadas. 

Por lo regular, este plan es liderado por mandos intermedios. Todo dependerá del tipo de proyecto que se quiera realizar. Por ejemplo, los gerentes son los más adecuados para manejar el plan operativo, debido a que son los responsables de asignar recursos, puestos y actividades. 

¿Cuál es la importancia del plan operativo anual en una empresa?

Cuando tienes que realizar trabajos con un equipo conformado por varios miembros, suele perderse el control de las actividades si no se realizan bajo un seguimiento claro y conciso. El principal objetivo del plan operativo anual es visualizar los efectos de tus operaciones en tiempo real para asegurarte de que nadie ha perdido el enfoque.

Este plan te permite saber dónde existen variaciones y, en caso de causar efectos negativos en el andar hacia tus objetivos, puedes hacer los cambios necesarios para mantener el orden. En esto radica también la importancia de que exista un plan personalizado para cada área participante. Así sabrás exactamente lo ocurre y tendrás tiempo de reaccionar en tiempo y forma. 

La estructura de un plan operativo anual

  1. Portada: agrega datos institucionales como el título del plan operativo anual, nombre del departamento o área y fecha de entrega. 
  2. Índice: te recomendamos realizarlo cuando todo tu plan operativo esté listo. Te servirá para localizar más rápido temas o datos. 
  3. Introducción: realiza un planteamiento claro donde destaques la importancia del POA, sus características, intereses, metodologías, etc. Al igual que el índice, te sugerimos dejarlo al final para que no olvides incluir ningún detalle. 
  4. Justificación: se indican las razones por las cuales el POA ha sido creado y cuáles son sus contribuciones a la empresa. 
  5. Estructura organizativa: este elemento ayuda a identificar a los responsables del plan operativo. Deben establecerse las actividades y labores de cada uno. 
  6. Análisis FODA: necesario para diagnosticar el entorno en el que se desenvuelve la empresa. En él se consideran los aspectos internos y externos que influyen en la gestión de los procesos. 
  7. Objetivos estratégicos: objetivos generales y de largo plazo que definen las metas a alcanzar. 
  8. Objetivos tácticos: objetivos a mediano plazo. 
  9. Metas: se desprenden de los objetivos y deben ser específicas, medibles, relevantes y cuantificables. 
  10. Indicadores: se relacionan con los objetivos estratégicos y permiten conocer los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad. 
  11. Resultados esperados: pueden expresarse de forma cuantitativa y cualitativa. Se documentan con base en los planes, programas y proyectos del POA. 

Ahora que conoces la estructura general de un plan operativo anual, es momento de que lo lleves a la acción. Pero antes, te mostraremos algunos puntos básicos que debes seguir para crear un plan operativo anual con éxito. 

Cómo hacer un plan operativo anual: 5 puntos básicos

Un plan operativo anual, como te lo mencionamos, requiere un informe detallado de tus recursos, presupuesto y objetivos personales o por área. Su diseño contempla factores muy importante que no debes pasar de vista: 

  • Coherencia: como lo indicamos al principio, el POA debe alinearse al plan estratégico de tu empresa con base en sus estrategias comunes. 
  • Comprensión: cuanto más claro y uniforme sea, mejor. Esto facilitará su lectura y entendimiento. 
  • Viabilidad: todos los objetivos y la información incluida debe estar respaldada por otros expertos dentro de la empresa. Además, tienen que estar asegurados los recursos y presupuestos antes de llevarlo a cabo. 
  • Rentabilidad: se debe comprobar el coste-beneficio de cada objetivo planteado, para garantizar que todos brindarán un valor verdadero a la empresa. 

Si bien cada empresa realiza un plan diferente según sus necesidades, existen claves a cumplir para lograr los resultados esperados. Te los compartimos a continuación. 

1. Visualiza antes de ejecutar 

Sigamos con el ejemplo inicial de las vacaciones familiares: antes de encender el auto y partir, debes imaginar el lugar, el tiempo y todo lo que necesitas para que el viaje sea perfecto de inicio a fin. Comienza por una visión. En primer lugar puedes determinar los objetivos del proyecto a emprender. Estos deben ser claros, realistas y concisos. 

Después, te recomendamos pensar en cada uno de los miembros de tu equipo y empieces a asignar tareas. Tú los conoces, sabes cómo trabajan y cuáles son sus más grandes habilidades. Con base en ello, podrás hacer una repartición de responsabilidades eficaz.

Algunos requisitos importantes a considerar antes de realizar el POA son los siguientes: 

  • Contar con un líder del proyecto y la aprobación de la directiva o el rango más alto de la compañía
  • Integrar la misión, visión y valores de la empresa
  • Alinear el POA al plan estratégico
  • Conocimientos previos de las metodologías a utilizar
  • Tiempo de dedicación individual de cada persona con su proceso específico

Para la realización de los objetivos, te sugerimos algunas preguntas que podrían servirte para formularlos:

  • ¿Tus objetivos son medibles? 
  • ¿Tus objetivos tienen relación con el plan estratégico? 
  • ¿Cuentan con fechas límite? 
  • ¿Sabes quiénes serán los responsables para cada labor? 
  • ¿Las acciones a emprender son suficientes para alcanzar los objetivos?
  • ¿Has asignado los recursos necesarios? 
  • ¿Los objetivos son flexibles cuando se presentan cambios?

Una vez que estén contemplados estos aspectos, puedes pasar al siguiente punto. 

2. Determina tus metas 

Examina los objetivos que te planteaste en el primer punto y contesta las siguientes preguntas básicas para la realización de un plan operativo anual: 

  • ¿Cuál es mi presupuesto? 
  • ¿Dónde se encuentra actualmente mi empresa? 
  • ¿Está en un mejor lugar que antes? 
  • ¿Quiénes conforman mi equipo de trabajo? 
  • ¿Cuentan con las habilidades necesarias para alcanzar los objetivos? 
  • ¿Qué habilidades y cualidades necesito de mi equipo de trabajo? 
  • ¿Ellos están dispuestos a hacer un esfuerzo extra para alcanzar los objetivos? 
  • ¿Cómo puedo ayudar a mi equipo a hacer mejor sus actividades? 

En esta fase de examen debes pensar en las fechas límites para ciertas actividades o entrega de resultados. De igual forma, considera lo que tu empresa ha abarcado a lo largo de sus años activos: buenas reseñas, clientes adquiridos, aumento de ingresos, etc. 

Siéntate con tu equipo de trabajo para discutir más preguntas y aspectos. En el caso de las reparticiones de actividades, es conveniente que realicen una clasificación y las prioricen: las más fáciles, importantes y menos relevantes de ejecutar. Así todo tomará mejor forma y el camino comenzará a esclarecerse. 

3. Establece un presupuesto 

Todo plan operativo anual debe contar con un presupuesto para saber de qué forma y en qué tiempo se van a ejecutar las acciones. Es importante que antes de asignar tareas y metas para cada equipo u objetivo, sepas cuál es la cantidad que tienes disponible. En este punto también tienes que considerar las inversiones en recursos y herramientas en caso de ser necesario. 

De ser posible, acércate a tu área financiera o a alguien con mayor experiencia que pueda asesorarte en cuestiones de dinero. Así evitarás caer en equivocaciones que te hagan perder parte de tu presupuesto en acciones que no eran necesarias en tu plan operativo anual. 

4. Anuncia tu plan operativo 

Cuando ya está todo decidido y ya sabes por dónde y con quiénes partir, infórmalo al resto tu organización. Estos pueden ser otros jefes de área o líderes que podrían estar interesados en revisar el plan contigo y darle seguimiento más adelante. Recuerda crear informes puntuales de los avances de tu proyecto en diferentes plazos; pueden ser mensuales, trimestrales o el tiempo que consideres oportuno. 

5. Ajusta el plan conforme sea necesario 

Si bien se realiza un plan para cumplirse oportunamente, es normal que existan cambios con el pasar del tiempo. Y tu plan debe estar listo para sufrir ajustes en caso de ser necesario. La buena noticia es que gracias a la planificación inicial que realizaste, sabrás justo los resultados que esperas y con ello podrás dar los giros que sean necesarios, con tal de orientar el plan a un camino más acertado. No olvides involucrar a todos los colaboradores para que haya sintonía. 

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3 ejemplos de planes operativos anuales

A continuación te compartimos algunos ejemplos como referencia para el momento en que desarrolles el de tu empresa.

1. Sinac

Ejemplo del plan operativo anual de SINAC: análisis FODA

Imagen de Sinac

2. SSM

Ejemplo del plan operativo anual de SSM: índice

Imagen de SSM

3. EMPSA

Ejemplo del plan operativo anual de EMPSA: presupuesto

Imagen de EMPSA

Ahora sí ya estás listo para realizar tu primer plan operativo anual. Recuerda que cada empresa tiene sus propios intereses y necesidades. Por lo tanto, si requieres implementar otras secciones o formatos, no lo dudes. Cuanto más claro y conciso sea tu POA, más enfocado podrá ser tu camino a seguir para alcanzar tus objetivos. 

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Publicado originalmente en noviembre 10 2020, actualizado enero 27 2021

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