Conforme va creciendo una empresa, más necesidades surgen. Sin mencionar las diversas problemáticas y retos que emergen, que pueden provocar riesgos, pérdidas o crisis. 

Ante el panorama tan cambiante del mercado, es importante que las empresas mantengan su crecimiento de manera sostenible y en constante seguimiento. Una de las mejores formas de lograrlo es a través de las auditorías internas. 

<< Evalúa y mitiga los riesgos de tus proyectos [Plantilla gratis] >> 

No te espantes. Es común que al escuchar la palabra auditoría vengan a tu mente aquellas escenas de películas o series, en las que entran muchos agentes mal humorados e intimidantes a hablar con el dueño de la empresa mientras la asistente está en la parte trasera destruyendo documentos. 

En este caso la ficción sobrepasa a la realidad. Las auditorías internas son un proceso de gran valor para el mejoramiento de tu empresa por lo que no debes de temer; para que conozcas más al respecto, te platicaremos un poco más sobre ellas. 

Una de las grandes ventajas de contar con una auditoría interna es asegurar que tu empresa está llevando a cabo todas las funciones de cada área para su buen funcionamiento. En caso de que no sea así, detectarás los fallos o incumplimientos y podrás tomar medidas oportunas. 

La auditoría es un proceso que debe ser realizado por especialistas (externos o internos) y esto no debe ser tomado a la ligera, pues existen características que un auditor debe cumplir para poder hacer su trabajo correctamente. Algunas de ellas son la imparcialidad y objetividad que permiten que ningún aspecto personal o interno afecte su investigación. 

Importancia de la auditoría interna 

La importancia de una auditoría interna es muy simple: si quieres que todo marche bien, debes hacer supervisiones constantes. Este procedimiento permite hacer un seguimiento actualizado de la gestión de tu negocio, lo que además te permitirá lograr el control financiero. 

Eso sin considerar que establecer auditorías en tu empresa te ayuda a prevenir fraudes, desvíos de recursos, estafas y muchos más aspectos negativos que pudieran afectar directamente a tus ganancias o a la reputación de tu compañía. 

6 objetivos de la auditoría interna 

Una auditoría interna debe tener una organización bien planteada para que pueda encaminarse a conseguir respuestas de valor que mejoren los procesos internos de una empresa. 

Entre los objetivos a cumplir de una buena auditoría interna se encuentran: 

  1. Optimizar el funcionamiento interno de una compañía.
  2. Hacer más seguros y productivos los procesos de negocio.
  3. Establecer protocolos de actuación claros y definidos.
  4. Revisar y evaluar la aplicación de controles operativos, contables y financieros.
  5. Realizar un control de inventarios.
  6. Preparar informes de auditoría que alerten sobre irregularidades o incumplimientos.

Ahora que conoces los puntos más esenciales a cumplir en una auditoría interna, profundicemos acerca de sus diferencias con una auditoría externa. 

Las 3 diferencias entre una auditoría interna y una externa

Si bien ambos protocolos son útiles para verificar que las cosas marchen bien en una compañía, no se deben confundir las funciones y razones de una auditoría interna con una externa. Aquí te compartimos sus diferencias principales. 

1. Implementación

Las auditorías internas no son un proceso obligatorio para ninguna empresa, mientras que las auditorías externas sí lo son para aquellas compañías que cotizan en la bolsa o son de mayor tamaño. 

2. Objetivos 

Las auditorías internas tienen por objetivo principal satisfacer las necesidades de la empresa para ejercer una función de control o asesoramiento. Las auditorías externas en cambio buscan satisfacer las necesidades de usuarios externos respecto a su situación financiera. 

3. Funciones 

Una auditoría interna se enfoca en evaluar el sistema de control interno y también sirve como detector de riesgos. La auditoría externa se especializa en el análisis de la confiabilidad de los estados financieros. 

1. Auditoría administrativa 

Se enfoca en analizar el control interno de las actividades financieras y administrativas. De igual forma hace una revisión de las políticas, procedimientos, estructura organizacional, métodos de control, gestión financiera, metas y objetivos de la empresa. Su objetivo principal es aumentar la rentabilidad y disminuir las debilidades e ineficiencias. 

2. Auditoría financiera 

Este tipo de auditoría se enfoca en los estados financieros de una compañía y la realiza un contador público al final de cada ejercicio contable. Esta verifica las cuentas anuales con el fin de dictaminar si expresan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y los resultados de la entidad auditada. 

3. Auditoría de los sistemas o tecnologías de la información 

Este proceso consiste en la verificación de toda la estructura computacional de una empresa. En esta auditoría se evalúan la eficacia y desempeño de los equipos y tiene por objetivo buscar mejoras tecnológicas según las necesidades de cada área. Además, se encarga de que las empresas cumplan con seguridad de datos y cumplimiento de las leyes de protección de datos. 

4. Auditoría de calidad 

En este tipo de auditoría interna se evalúan las actividades, procedimientos y resultados de una empresa para garantizar que cumplan con ciertos estándares de calidad en su inventario o su servicio en general. El propósito es evitar malas prácticas internas o desarrollar productos que puedan afectar a los consumidores. 

La auditoría de calidad se puede dividir en diferentes tipos según su enfoque, por ejemplo: sistemas de gestión de calidad, procesos, calidad del producto, conformidad o externa. 

5. Auditoría operacional 

Este tipo de auditoría interna se centra en los procesos, control interno y sistemas clave de una empresa. Su objetivo es mejorar la productividad y la eficiencia en las operaciones. De igual manera, es una excelente opción para detectar el mal aprovechamiento de recursos y brindar soluciones y recomendaciones de mejoramiento. 

6. Auditoría de cumplimiento 

Como su nombre lo indica, esta auditoría se asegura de que las empresas cumplan con sus políticas y procedimientos internos. Cada compañía cuenta con sus propias normas y códigos de conducta que cada colaborador debe acatar. La auditoría de cumplimiento supervisa que efectivamente estos puntos se respeten y cumplan. 

El procedimiento general de una auditoría interna: 5 fases 

Como lo pudiste comprobar, las auditorías internas ayudan a las organizaciones a lograr sus objetivos empresariales si mantienen la coherencia con sus prácticas comerciales. 

Si bien el proceso de auditoría interna se puede realizar con recursos internos, se recomienda subcontratar a algún proveedor especialista externo que brinde mayor seguridad e integridad a la evaluación. 

Sea cual sea tu decisión, es importante que conozcas las principales fases que una auditoría interna debe cumplir para obtener los resultados esperados. 

1. Identificación de áreas a auditar 

Lo primero y más importante es identificar las áreas o departamentos que operan mediante el uso de políticas y procedimientos internos y que quieres auditar. Estos pueden ir desde áreas de producción hasta el departamento de contabilidad. 

2. Calendarización de fechas 

Después de determinar cuáles serán las áreas a auditar, es primordial establecer las fechas en que se realizará la auditoría. Un enfoque estructurado y sistemático de este proceso ayuda a garantizar que la función se complete con éxito. 

De igual forma, estas fechas de inicio y duración de la auditoría deben informarse a los responsables de cada área para que preparen con anticipación todos los documentos a evaluar. 

Recuerda que ninguna auditoría debe realizarse por sorpresa a menos de que exista sospecha de actividad ilegal o ética. De no ser el caso, los líderes de los departamentos deben sentirse tranquilos y tener un aviso previo que los ayude a administrar mejor su tiempo y alistar todo lo necesario. 

3. Trabajo de campo  

En este componente la auditoría ha dado inicio y se revisan todos los documentos y recursos solicitados por el auditor. Al mismo tiempo se comienzan a detectar y evaluar los incumplimientos o fallos internos. 

Durante esta etapa de evaluación algunos de los procedimientos a realizar son los siguientes: 

  • Revisión de documentación de respaldo.
  • Entrevistas al personal del departamento/área.
  • Identificación de recomendaciones de mejoramiento.
  • Preparación de comentarios/hallazgos de auditores por escrito.

Este procedimiento no debe causar temor a los responsables de las áreas auditadas. Recuerda que esta auditoría tiene por objetivo mejorar dentro de lo posible las operaciones diarias y brindar recomendaciones oportunas. 

4. Reporte de resultados 

El cuarto componente del procedimiento de una auditoría interna es la presentación de informes. Durante esta etapa el auditor prepara el informe correspondiente y resume los resultados de su evaluación. 

Entre las características de este informe destacan: 

  • Es claro, conciso y se presenta con un tono apropiado.
  • Se distribuye al dueño de la empresa y a sus subordinados.

Lo más importante de este informe es que debe compartirse a todos los colaboradores que tengan que ver con el área, así podrán tomar las medidas oportunas y acatar las recomendaciones hechas por el auditor. 

5. Seguimiento 

Una vez culminada la auditoría interna y evaluadas las recomendaciones solicitadas, se debe establecer un tiempo para la realización de mejoras. Por lo tanto, cumplido ese límite de tiempo se tiene que realizar un seguimiento de los cambios y comprobar que, en efecto, se está cumpliendo con lo indicado. 

Ejemplo de auditoría interna

Lo primero a realizar en este ejemplo de auditoría es desarrollar un esquema en el que se incluirá el programa de la auditoría. Para este ejemplo supondremos una auditoría interna para el mejoramiento de la gestión de calidad.  

Ejemplo de un esquema para auditoría interna

Luego deberás definir el objetivo del programa de auditoría, el procedimiento por el cual se va a regir la auditoría y el año o vigencia del proceso. 

Ejemplo del llenado de datos en un esquema para auditoría interna

Después de esto, determina el proceso de operaciones de cada área. En este caso haremos la auditoría interna específicamente al área de Recursos Humanos. Enseguida se establecen el objetivo y el alcance; se especifican las actividades, ubicación y periodo cubierto por la auditoría. También debe incluirse la fecha de inicio y final de la auditoría, así como los criterios, recursos y equipos del auditor. 

Esquema de una auditoría, ejemplo

De forma sucesiva se llenan los demás campos conforme avanza la auditoría. Finalmente se debe incluir la firma tanto de la persona que elaboró la auditoría como de quien la aprobó. 

Ya estás listo para tu auditoría interna. Así que no te alarmes la próxima vez que escuches estas palabras. Como pudiste comprobar en este contenido, este es un procedimiento que solo le brindará propuestas positivas a tu empresa. Alístate para implementar una y comienza a hacer los cambios necesarios para lograr una organización fuerte y saludable. 

Análisis de riesgos

 Análisis riesgos

Publicado originalmente el 02 de julio de 2021, actualizado el 05 de julio de 2021

Topics:

Gestión de riesgos