La prospección y el seguimiento de prospectos es el arte de buscar y encontrar personas que tienen el potencial para unirse a tus canales, convertirse en leads y ser altamente calificadas para los productos o servicios de tu empresa.

<< Descarga gratis la guía para ejecutar y medir campañas de email marketing  eficaces >> 

En mi opinión, existen cinco elementos fundamentales en el seguimiento de los prospectos: la persistencia, la observación, la creatividad, el entusiasmo y la creación de valor. Te habrás dado cuenta de que no he mencionado la formación de una relación o amistad, ya que el seguimiento de un prospecto no se aplica tanto a la gestación de una amistad como a la creación de valor para el cliente. 

Seguimiento de prospectos: elementos clave

Con respecto a tu proceso de seguimiento, pon a prueba lo que funciona y analiza lo que falla. Es importante comprender las características del entorno empresarial y social, así como reconocer los cambios que tienen lugar en el comportamiento de los compradores.

Mientras lees este artículo, tus prospectos están viendo tu perfil de Facebook, mirando tu página de Twitter o revisando tu página de LinkedIn. También están buscando palabras clave en Google, viendo tus videos por YouTube y descargando las ofertas que ofreces en tu sitio. Básicamente, te están estudiando.

Entonces, ¿cómo puedes estudiarlos para entender mejor sus necesidades? ¿Cómo puedes persistir en tu seguimiento y desafiarlos a pensar de forma diferente? ¿Cómo puedes ser creativo en tus interacciones y presentarles ideas novedosas que les generen más ingresos o con las que ahorren dinero?

Sigue los pasos que te recomendamos para abrirte camino, pero antes conoce qué es un prospecto y por qué es importante darle seguimiento.

Inicialmente tienes un público objetivo con características generales, pero una vez que haces una investigación de mercado pasan a ser más específicas gracias a tus buyer personas. Las personas llegarán a ti una vez que generas contenidos afines a sus gustos y que resuelven sus necesidades (además de que eliges los canales adecuados para difundirlos y llegar a ellos). 

Antes de continuar, es importante poner sobre la mesa que un prospecto y un lead no son lo mismo.

Diferencia entre prospecto y lead

Un prospecto es cualquiera que cumple con los requisitos de tus buyer persona y que, por sus datos demográficos, intereses y comportamientos, también cubre las metas de marketing que tienes planteadas. Por su parte, si alguien comparte sus datos de contacto (desde solo su correo electrónico, por ejemplo) en un contenido que has creado para atraerle y ofrecerle un valor agregado (una guía, un artículo, un video o quizá una prueba gratis) es un lead.

Diferencia entre prospecto y lead

Un lead no necesariamente cumple con las características de tu buyer persona, simplemente mostró el suficiente interés en tu contenido u oferta y accedió a dejar un dato de contacto. A partir de ese momento, el lead será calificado, primero por marketing y después por ventas, para darle seguimiento y llevarlo por el proceso de convertirlo en un cliente que adquiere tu producto o servicio.

Dicho esto, podríamos decir que un prospecto de cliente es igual o más importante que un lead, porque al identificarse con tu buyer persona, es más probable que tenga las posibilidades de invertir en tu producto, servicio o negocio (y también hay más probabilidades de que lo que vendes responde exactamente a sus necesidades). Aunque de cualquier modo realizar un seguimiento a leads es importante, recuerda que los prospectos siempre tendrán mayor prioridad en tu estrategia debido a que habrá más oportunidades de que se vuelvan tus clientes.

De hecho, existen diferentes tipos de prospectos que todavía no se comportan como leads ni como clientes por varias razones. ¿Quieres conocerlos? 

Tipos de prospectos

Hay varias categorías de prospectos. A continuación te mostramos las principales.

Clases de prospectos

Prospectos potenciales

Un prospecto de cliente es potencial cuando muestra interés en tu producto o servicio, y ya realizó alguna acción para conocer su costo, funciones, características y ventajas, a pesar de que aún no compra.

Otras categorías de prospectos se basan en su personalidad y a continuación te las mostramos.

Prospectos amables

A este tipo de prospecto le interesa construir una buena relación con aquellos con los que realiza transacciones comerciales. Así que buscará un contacto humano durante las distintas etapas del ciclo de vida del comprador, cuando ocurran. Antes que investigar sobre tu oferta y tu empresa, preferirá reunirse con un representante que resuelva todas sus dudas.

Prospectos expresivos

Un prospecto expresivo tomará en cuenta la forma en que su decisión impacta en los demás. Es decir, el alcance que tiene su compra o trato comercial con sus empleados, la comunidad en donde vive y dónde se produce o se genera la oferta que adquiere. Valoran mucho que las promesas de venta se cumplan.

Prospectos asertivos

A diferencia de los dos anteriores, el prospecto asertivo tiene menos tiempo para entablar conversación, por lo que su interés se centrará en conocer las ventajas de tu producto o servicio. Está más inclinado en lo pragmático y en alcanzar sus objetivos, por lo que convencerlo para que se convierta en cliente se basará en darle información concisa, atractiva y veraz. Generalmente toman decisiones rápidamente.

Prospecto analítico

Contrario a los asertivos, los analíticos se toman su tiempo para tomar decisiones. ¿Por qué? Porque primero investigarán tu producto, tu empresa y los clientes que ya tienes para conocer su experiencia. Te harán preguntas sobre aspectos muy específicos que son de gran importancia para sus objetivos, pero que también no son tan usuales. Es decir, son bastante cautelosos. Sin embargo, una vez que se decidan por ti, lo harán con toda seguridad.

Finalmente, por sus respuestas, podemos clasificar a los prospectos en dos categorías.

Prospectos sospechosos

Se consideran así a los prospectos que muestran su interés en tu negocio de alguna forma menos obvia, como visitar tu sitio web aunque no te contacten para solicitar una cotización o un demo.

Prospectos calientes

Son considerados prospectos calientes si preguntan de forma directa el precio, plazo de entrega o ventajas de tu producto o servicio, pero no compran. 

Es importante que realices una prospección de clientes adecuada pues esta te acercará a las oportunidades de venta más valiosas. 

A continuación, mencionaremos algunos métodos que te ayudarán en esta tarea.

Métodos de prospección de ventas

Métodos de prospección de ventas

1. Lead nurturing

También conocido como cultivo de leads, este método implica identificar a varios tipos de usuarios y ubicarlos en una de las etapas del ciclo de venta del cliente para entonces buscar el tipo de contenido que mejor funciona y que cumple con las necesidades de ese momento. Es parte de una estrategia de inbound marketing completa, pues al preocuparte por ofrecer contenido relevante demuestras tu grado de liderazgo (en la industria en la que te desarrollas) y la importancia que le pones a agregar valor a la gente que se acerca a ti.

Aquí se involucran tus canales de comunicación (anuncios en Google Ads, tu blog, sitio web, tus redes sociales, correo electrónico), así como las alianzas que puedas lograr con influencers u otros expertos en la industria que no son tu competencia directa y que ayudan a aumentar tu reputación. 

2. Prospección presencial

Esta debe ser la estrategia más antigua, pero eso no la hace menos efectiva. Es especialmente efectiva para los prospectos de tipo amable (que ya mencionamos más arriba) quienes agradecen la atención personal y directa con un representante. Por supuesto, es vital que cuentes con una investigación previa que te dé datos valiosos sobre el cliente que visitarás, si es alguien que puede tomar decisiones de compra y el tipo de solución que ya ha buscado. La idea es que te conviertas en la respuesta que siempre quiso, pero no sabía dónde encontrar.

3. Prospección telefónica

En la era de las redes sociales y los servicios de mensajería, las llamadas todavía funcionan, aunque no en todas las ocasiones. Para empezar, si vas a marcar un número es porque el contacto accedió a entregártelo, por lo que está de más decirte que no recomendamos comprar bases de datos, pues sumado a que las personas no estarán enteradas de que su teléfono se compartirá con tu negocio, no cuentan con información que te permita saber si ya conocen tu oferta o si acaso le interesa.

Una vez aclarado este asunto, podemos decirte que esta prospección es más útil cuando un conocido que ya es cliente tuyo te recomienda con uno de sus contactos. Si el cliente está satisfecho con tu producto o servicio, no tendrá problema en guiarte a otra persona o negocio que sabe que se beneficiará con tu oferta y podrás llamar con confianza.

4. Prospección por correo electrónico

Este es un poco menos invasivo que una llamada telefónica. El correo lo obtendrás porque una persona se registró para descargar un contenido de tu sitio web, así que lo podrás agregar a tu base de datos de prospectos sin ningún temor. Eso sí: tendrás que enfrentarte a otros tantos negocios de distinta índole que, igual que tú, buscan llamar su atención y evitar la bandeja de spam a toda costa.

Por eso es conveniente que te asegures de que la información que envías por este medio es relevante, transparente, tiene el remitente claro y que se identifica sin problemas con tu negocio y su estilo de comunicación. 

5. Eventos

Aquí nos referimos a que participes, organices o patrocines eventos en los que se reúnen profesionales e interesados en tu industria. Seminarios, lanzamientos de producto, conferencias, cenas o almuerzos con la participación de líderes de opinión son buenos sitios para comenzar a construir relaciones con prospectos que ya te conocen y no habían tenido oportunidad de acercarse.

Adicionalmente, es posible que algunos prospectos visiten tu sitio sin dejar huella, pero otros se suscribirán, descargarán contenidos especializados o solicitarán hablar con un representante. Es entonces cuando deberás poner en marcha tu sistema de seguimiento para ir al siguiente paso.

Guía Gratis

Introducción al email marketing

Cuéntanos un poco de ti para acceder a la guía

Plan de prospección

1. Determina la propuesta de valor de tu producto o servicio

Por supuesto que esta información ya la tienes, pues la investigación que has hecho del mercado donde te desarrollas ya ha arrojado lo que tus futuros clientes necesitan resolver y por qué tú eres la solución idónea para esa tarea. Así que solo debes garantizar que estos datos se conozcan en tus equipos de marketing y ventas para que el proceso de comunicación entre estos elementos de tu equipo y los prospectos sea la ocasión en que se transmita esta información sin problemas. 

2. Asegúrate de contar ya con un buyer persona

O con varios: eso depende de tu producto o servicio. Lo primordial es que tengas un modelo ideal de cliente con características determinadas, comportamientos específicos y necesidades bien delineadas. De esta manera podrás localizar mejor los prospectos a los que debes buscar y dar seguimiento (porque tienen más posibilidad de interesarse en ti y convertirse en clientes).

3. Prioriza tus prospectos

Según el análisis que hagas de tus prospectos podrás asignarles una calificación que te indique cuáles son los más valiosos, o al menos cuáles métodos de prospección son mejores para cada uno. Recuerda que es posible mezclar distintas tácticas a lo largo de tu estrategia, pues la respuesta de algunos prospectos exigirá acciones distintas.

4. Establece los métodos que implementarás

Con esto también conviene que identifiques quiénes de tu equipo podrían encargarse de cada método. Aprovecha que hay posibilidades de combinación, por lo que es momento de encontrar el potencial de los que son mejores para los mensajes por escrito y los que tienen una gran presencia.

A medida que avances en esta etapa, te darás cuenta de que algunos métodos funcionan mejor con tu negocio, así que pon atención para que los conviertas en tus favoritos.

5. Capacita a tus equipos

Ya sea porque tienes nuevos elementos o porque comienzas a utilizar nuevos métodos y herramientas, es básico mantener actualizados a tus equipos en la prospección de clientes. Compárteles lo que has aprendido últimamente, motiva a la gente a compartir sus mejores tácticas, practiquen situaciones y juegos de rol que ayuden a deshacerse de los nervios o la timidez y compartan entre todos lo que se puede mejorar.

Además, garantiza que exista un espacio abierto para dudas o comentarios que vayan surgiendo a lo largo del proceso; así lograrás afianzar lo que se aprende y dejarás los malentendidos fuera.

6. Registra toda la información 

Nos referimos a toda la información que es valiosa antes, durante y después de la prospección. Esto te permitirá crear bases de datos, modelos de acción para las etapas del ciclo de vida del cliente en las que se encuentran los prospectos, canales de distribución de comunicación y el registro de cómo avanza un prospecto hasta que se convierte en cliente. 

Lo mejor de todo es que no tienes que hacerlo de manera manual, ni actualizar los datos en una hoja de Excel infinita. Para eso es útil tener un CRM. 

Prospección y CRM

Uno de los objetivos de un CRM (siglas en inglés para gestor de relaciones de clientes) es concentrar toda la información que necesitas para tus procesos de marketing, ventas, seguimiento y atención a clientes. Y eso comienza desde la prospección.

Prospección CRM

Gracias a un CRM tienes todos los datos en un solo sitio y organizada para cada uno de tus equipos. De esta forma, el equipo de marketing no tiene que pedirle archivos al departamento de ventas para crear estrategias: todo ya estará vaciado en la herramienta de CRM con lo más actualizado. 

Este tipo de gestor también te permite dar seguimiento a tus prospectos para ofrecerles el contenido que desean y necesitan para la etapa en la que están y en el canal que desean recibirlo. ¿El lead nurturing que mencionamos antes? Es más sencillo con un CRM.

Nosotros tenemos uno que es sencillo de utilizar y que puedes conocer mejor cuando quieras. Además es gratuito.

Otro aspecto que es importante en la prospección de clientes es el seguimiento que les des. No puedes quedarte solo en la captación de datos y envío de un correo: tienes que comprobar que funciona. Sigue leyendo, te explicaremos más al respecto y te daremos consejos para llevarlo a cabo.

¿Qué es el seguimiento de prospectos?

El seguimiento de prospectos es el proceso de interacción oportuna y valiosa con las personas que forman parte de tu base de datos.

Mientras que tus contenidos son el medio por el cual los prospectos se acercan a ti, la prospección y el seguimiento son tus métodos para acercarte a ellos a fin de reforzar la relación significativa entre la empresa y el cliente potencial. 

Por qué es crucial un buen proceso de seguimiento en la prospección de clientes

Tus prospectos lo son también de otras empresas. Hoy en día, las personas no se conforman con una opción, sino que investigan y deciden su compra detalladamente. Así, una de las diferencias cruciales entre un negocio y otro radica en cuán efectiva es la manera en que se les da seguimiento.

Además, hacer un seguimiento de prospectos adecuados te brindará los beneficios siguientes:

  • Sabrás en quiénes debes concentrarte gracias a la evaluación de prospectos (que te dirá quiénes tienen más oportunidades de ser clientes y quiénes no). 
  • Harás más estrecho el vínculo entre tu marca y el prospecto.
  • Recopilarás información útil respecto de las necesidades del cliente y decidirás de forma más eficaz en qué manera puedes ayudarle.
  • Obtendrás datos específicos que podrán servir como retroalimentación para tus parámetros de público objetivo y buyer personas.
  • Llevarás a más prospectos hacia la venta y establecerás la base para la fidelización de quienes ya son tus clientes.

8 pasos clave de seguimiento de prospectos

  1. Establece un plan de acción.
  2. Sé el primero en responder.
  3. Automatiza tus correos electrónicos.
  4. Mantén el entusiasmo.
  5. Persevera.
  6. Educa a tus clientes.
  7. Cumple tus promesas.
  8. Mide, analiza y mejora.

8 pasos para el seguimiento de prospectos de CRM

Mira las recomendaciones siguientes y verás que tus clientes te considerarán como la mejor opción.

1. Establece un plan de acción

Para avanzar con tu objetivo es importante que definas los estándares del proceso para llegar al resultado final: la venta. Con respecto al seguimiento de tu prospecto, ¿qué quieres lograr? ¿Cuánto tiempo necesitas para alcanzarlo? ¿Hasta qué punto eres flexible? Es importante establecer tus parámetros para no perder tiempo con prospectos que no necesitan lo que ofreces o que quizá no buscan tus productos o servicios.

2. Sé el primero en responder

Me gustaría hacer hincapié en la necesidad de establecer un contacto inmediato con tus prospectos. Haz todo lo posible por ser el primero en contestar sus preguntas, y no dejes que tu competencia te arrebate el liderazgo. De acuerdo con un estudio de Harvard Business Review, durante cada minuto que pasa desde el momento en que un prospecto te hace una pregunta hasta que la contestas, disminuye la posibilidad de entrar en contacto y tener una conversación con esa persona. 

Además el 50% de los compradores eligen al proveedor que responde primero a sus preguntas (y si es en menos de una hora, aumentas 7 veces la posibilidad de venta).

3. Automatiza tus correos electrónicos

Para que mantengas la consistencia, la calidad y la rapidez de tu estrategia de seguimiento, automatiza tus correos electrónicos en función de las respuestas de tus prospectos. Puedes utilizar un software de automatización que te permita generar flujos de trabajo y utilizar plantillas para enviar mensajes con información relevante y atractiva.

Por ejemplo, si un prospecto descarga tu oferta o solicita una consulta, le puedes mandar un correo para llamar su atención con contenido diferente dependiendo de su interés. Tampoco debes olvidar que las personas necesitan y quieren sentirse especiales. En lugar de enviar simplemente la plantilla de correo electrónico, esfuérzate y personalízala.

4. Mantén el entusiasmo

El entusiasmo es una de tus mejores herramientas de venta. Imagínate la última vez que un amigo te convenció para ir de viaje o intentar algo nuevo. ¿Cómo te convenció? ¿Has considerado que tus emociones afectan tu desempeño de ventas? Muestra entusiasmo por lo que estás vendiendo y compártelo de manera sincera.

Siente la alegría y el impacto que estás creando al ofrecerles valor a tus prospectos. Al mismo tiempo, haz un esfuerzo por ganarte su confianza. Ten un conocimiento profundo de tus productos y transmite un sentido de profesionalidad. Sé amable, ya que nada causa la pérdida de un cliente potencial tan rápidamente como un vendedor irrespetuoso y poco educado.

5. Persevera

Un factor indispensable de todo buen vendedor es la perseverancia. No siempre vas a atraer la atención de tu prospecto durante el primer punto de contacto. Lleva tiempo generar confianza y familiaridad. El proceso de ventas es exactamente eso: un proceso.

En el caso de un impulso de compra, solo se requiere un punto de contacto. Sin embargo, en una venta más compleja el número de interacciones varía y depende de muchos factores (como la capacidad de compra, la necesidad o el deseo y la competencia, entre otros). Hay que persistir sin molestar y tener en mente las etapas del recorrido del comprador. Por ejemplo, ¿cómo ha respondido el prospecto a las campañas de correo electrónico o a las ofertas? ¿Ha visitado páginas en tu sitio web?, ¿la página de precios tal vez? Identifica los prospectos y no dejes de darles seguimiento.

6. Educa a tus clientes

Recuerda que las ventas no tienen tanto que ver con las relaciones como con la creación de valor. No tienes que ceder a cada demanda y está bien si presionas a tus prospectos un poco. Inspíralos a pensar de manera diferente, siéntete cómodo con la tensión y sé asertivo cuando surjan oposiciones.

El valor del cliente no es lo mismo que la conveniencia, así que haz un esfuerzo para educar y alimentar a tus prospectos con información útil y relevante cada vez que te pongas en contacto con ellos. No hay nada mejor que les ayudes a visualizar la mejora de su vida con tu oferta a través de preguntas y sugerencias atractivas.

7. Cumple tus promesas

Si le prometiste a un prospecto que le ibas a enviar un correo electrónico a las 13:00 horas con tu propuesta, mándaselo lo antes posible. En los negocios siempre habrá alguien que ofrece el mismo producto o servicio que tú. Lo que te puede distinguir es el servicio que prestas. Un buen servicio es asegurarte de mantener tus promesas e incluso entregar más de lo que prometiste para generar valor. Por esto mismo, nunca hagas promesas que no puedas cumplir.

8. Mide, analiza y mejora

El proceso de ventas no depende exclusivamente de las emociones y los sentimientos. Medir los resultados es clave. Debes trabajar constantemente para mejorar tu proceso de seguimiento, observar lo que está funcionando y actuar sobre estas tácticas de manera científica y sistemática.

Puedes medir factores como el tiempo que te lleva en contestarle a un prospecto, el número de prospectos que recibes a la semana, el correo que te genera mayor cantidad de respuestas, etc. Establece metas para estas métricas y verifica cada 30 días si estás logrando tus objetivos. Si no alcanzas tus metas, cambia tu estrategia o plan de acción hasta que notes mejoras.

Utiliza estas recomendaciones e impleméntalas en tu departamento cuanto antes. Recuerda que conocer tu negocio y tus clientes es la pauta para optimizar el rendimiento.

introducción a email marketing

 Introducción a Email Marketing

Publicado originalmente el 22 de abril de 2021, actualizado el 22 de abril de 2021

Topics:

Seguimiento a Prospectos