Plan de recursos humanos: qué es, cómo crearlo y ejemplo

La gestión de los recursos requiere de un plan acorde con los retos y las fortalezas de las empresas. Por eso, el diseño de un plan de recursos humanos suele exigir mucho de los empleados de esta área. Para ayudarles, hemos preparado este artículo, en el cual les enseñaremos, paso a paso, a construir un plan con un ejemplo que pueden consultar en la red.

El objetivo principal de un plan estratégico de recursos humanos, como también se le conoce, es apoyar al personal para mejorar su rendimiento y asegurar su permanencia a largo plazo.

Importancia del plan de recursos humanos

Los trabajadores y los clientes son lo más importante para cualquier empresa. Puesto que un plan de recursos humanos nos permite administrar todo lo relacionado con el personal, es fácil deducir su relevancia. Revisemos en detalle en qué consiste su trascendencia.

• Optimiza la organización del capital humano.
• Facilita la contratación del talento indicado para cada perfil de la empresa.
• Fomenta el desarrollo de ese talento a mediano y largo plazo.
• Permite crear estrategias de crecimiento conforme a las necesidades de la compañía.
• Contempla aspectos que mejoran la calidad de vida de los trabajadores.
• Contiene los lineamientos de comportamiento y ética para mantener un ambiente laboral sano.
• Permite analizar el rendimiento de los trabajadores y proponer estrategias de mejora.

Características de un plan de recursos humanos

Si alguna vez te has preguntado qué debe contener un plan estratégico de recursos humanos, a continuación listamos los aspectos más importantes de este documento.

Define las responsabilidades y su distribución en el organigrama

Diseña la estructura jerárquica de la empresa, departamentos que la componen y los puestos de trabajo asociados a cada departamento.

Establece los objetivos del plan anual de recursos humanos

Los objetivos del plan anual deben contemplar la contratación, capacitación y gestión del capital humano. También la definición de la cultura empresarial, la productividad, la calidad de vida de los empleados, la seguridad laboral y otros aspectos técnicos.

Especifica la política de contratación

La política de contratación consiste en las pautas que siguen las compañías para seleccionar a los trabajadores por su formación, desarrollo y retribución del perfil.

Precisa el organigrama y roles de los perfiles

El plan de recursos humanos describe las posiciones de una compañía y su relación dentro del organigrama. Asimismo, los objetivos del puesto, departamento al que pertenece, funciones, responsabilidades, personal a su cargo. También debe enfatizar la formación profesional, experiencia y habilidades idóneas para cubrir los puestos de trabajo.

Elabora un análisis interno de la empresa

Este tipo de documento, de igual modo, se caracteriza por reflexionar en los aspectos que pueden mejorar de la compañía, los retos relacionados con el personal y aquellos elementos que requieren atención para mejorar la productividad.

Cómo hacer un plan de recursos humanos

Un plan estratégico de recursos humanos es un documento que se ajusta a las circunstancias particulares de las empresas, según su modelo de trabajo y el sector al que pertenece. Sin embargo, para efectos prácticos, los siguientes pasos te permitirán crear un plan de recursos humanos genérico, útil para la mayoría de las organizaciones.

1. Analiza la empresa

El primer paso para crear o actualizar tu plan de recursos humanos es analizar el estado actual de la empresa. Los resultados del año anterior te ayudarán a entender en qué situación se encuentra tu organización. Te recomendamos que analices aspectos como:

• Rotación de personal
• Cursos de capacitación realizados
• Incidentes en la empresa
• Riesgos mitigados
• Solicitudes, por parte de los empleados, de la intervención del departamento de Recursos Humanos
• Periodos de descanso, días de asueto y vacaciones

2. Alinea la misión, visión y valores del plan de recursos humanos con los de la empresa

Si ya cuentas con un plan estratégico empresarial, asegúrate de que la misión, visión y valores del plan de recursos humanos estén alineados con dicho documento. El propósito de esto es mantener la coherencia y la unidad en todos los oficios de la organización, así como en la política de recursos humanos y las pautas de cultura laboral.

El siguiente ejemplo es un plan de recursos humanos de una planta de tratamiento de vehículos fuera de uso. Aquí vemos que se refiere a la misión de la empresa en el primer párrafo de la introducción.

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Aunque, en este caso, la enunciación de la misión es muy breve, no significa que las empresas siempre tengan que limitar su descripción. Incluso se puede desarrollar holgadamente la misión, visión y valores del plan de recursos humanos en una sección especial, justo después de introducir el objetivo del plan.

3. Define los objetivos 

En este ejemplo también vemos que la mención de los objetivos en los dos últimos párrafos, siendo el más importante de ellos «la inversión en capital humano». 

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Los objetivos generales deben desglosarse en objetivos particulares y, posteriormente, en estrategias de trabajo para alcanzarlos.

En el ejemplo, leemos los objetivos estratégicos, entre los que figuran:

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4. Define el modelo de organización de la empresa

A continuación, el plan de recursos humanos debe incluir una lista de los principios que definen el modelo de organización de la empresa. 

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Estos principios deben redactarse de forma sencilla y comprensible para cualquier miembro de la corporación. Lo más recomendable es limitarse a cinco o menos principios, para evitar la confusión o la repetición.

Del ejemplo, rescatamos cómo señala la jerarquización, la división del trabajo y la especialización como elementos fundamentales para el modelo de negocio. Estos preceptos deben ayudar a los trabajadores a entender su papel en la organización del trabajo, con miras a lograr los objetivos de la compañía

Lo siguiente es diseñar un organigrama de la empresa y describir las responsabilidades de cada puesto. 

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Un organigrama funcional es una representación visual de la relación que existe entre los diferentes departamentos o equipos de una empresa. Una vez diseñado el organigrama de la compañía, se debe redactar la descripción de cada área:

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También es posible diseñar organigramas para cada área (organigrama por unidades) y la descripción de los perfiles que forman parte de esa área.

5. Identifica los perfiles de trabajo y realiza su descripción

El organigrama de la planta de tratamiento de vehículos refleja los perfiles de trabajo de esa compañía de esta manera:

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Lo siguiente será elaborar las «fichas para cada uno de los puestos de trabajo donde se han definido funciones, tareas, responsabilidades, tipo de relaciones (dentro de la organización y fuera de la misma), formación y experiencias necesarias». Al terminar este paso, será necesario identificar las competencias clave de cada perfil de trabajo. De nuestro ejemplo, recuperamos estas:

• Planificación/organización de personas.
• Dirección de personas.
• Orientación al cliente.
• Consecución de objetivos.

También es posible clasificar los perfiles laborales, según los niveles de prioridad dentro de la organización, como en nuestro ejemplo:

• Elemental.
• Medio.
• Avanzado.
• Experto.

Todo esto tiene el propósito de identificar a los candidatos ideales para cada puesto. Para cumplir con esta función, la descripción de los perfiles laborales deberá incluir aspectos como:

• Descripción del puesto.
• Ficha de identificación: departamento, área, horario, salario, nivel de responsabilidad, superior inmediato, sitio en el organigrama.
• Requisitos.
• Funciones.
• Responsabilidades.
• Aspectos del entorno laboral.
• Rol en la empresa.

Para facilitar la creación de estos documentos, los cuales se anexan al plan de recursos humanos, puedes usar estas plantillas.

6. Selección de personal y contratación

El reclutamiento y la selección de personal son unas de las partes más importantes del plan de recursos humanos. En esta sección del documento, se plantea cómo serán estos procesos, conforme a la descripción de los perfiles de trabajo ya diseñados.

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En el plan de recursos humanos, se puede señalar, como en este caso, que «la tarea de reclutamiento de personal más específica o con necesidades formativas mayores será subcontratada a empresas especializadas». La empresa subcontratada tendrá que presentar un «mínimo de 3 candidatos y un máximo de 5», para que el departamento de Recursos Humanos tome la decisión final sobre la contratación.

Aspectos como este tendrán que señalarse en el plan para garantizar su aplicación, sin importar quién esté a cargo del área. Además, tiene que contemplarse un plan de incorporación de personal a mediano plazo, sobre todo en el caso de organizaciones que aún no se encuentran en una etapa de producción. 

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7. Proceso de integración a la cultura empresarial

La integración y formación del personal también es competencia del departamento de Recursos Humanos. Para tal efecto, el plan de recursos humanos debe contemplar estrategias para iniciar a los trabajadores en la cultura laboral de la empresa.

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A este proceso se le conoce también como onboarding, o abordaje en español. Se trata de una práctica empresarial que está orientada a los colaboradores nuevos con el fin de que se integren a la cultura empresarial, con rapidez.

Las ventajas de contemplar un proceso de onboarding en el plan de recursos humanos están relacionadas con el incremento en el compromiso de los trabajadores. Así, más de la mitad de las empresas mejoran la fidelidad y el compromiso de sus empleados.

Aunque, tradicionalmente, se usaban procesos de inducción, estos eran muy breves y su efecto en el personal era limitado. Por el contrario, un proceso de onboarding es más largo y asegura que los trabajadores se integren a su trabajo de manera satisfactoria.

La empresa de tratamiento vehicular, por ejemplo, contempló un plan de formación ligado a los objetivos estratégicos de la empresa. Aunque no es un proceso de onboarding, resulta ilustrativo identificar los temas que incluye.

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Además, el plan de recursos humanos debe contemplar cursos de capacitación; incluso, en muchos casos, esto se especifica en la ley del trabajo. La capacitación de los trabajadores disminuye la rotación y aumenta las posibilidades de crecimiento dentro de la compañía. Con ello, también se afianza el sentido de pertenencia a la corporación.

En nuestro ejemplo de plan de recursos humanos, puede verse que identificaron cursos para cada departamento.

• Cursos medioambientales.
• Cursos para la gestión integral de la calidad.
• Cursos de orientación al cliente.

De igual manera, pueden diseñarse programas de capacitación para cada perfil de trabajo, por ejemplo:

• Director de operaciones.
• Director de planta.
• Flota de reparto.
• Verificador de calidad.

El plan formativo deberá incluir el presupuesto anual, el número de asistentes para cada curso y los candidatos que reúnan los requisitos para recibir la capacitación.

8. Tabulador de salarios

La política salarial de la empresa, además de cumplir con los estatutos de la ley del trabajo, debe contemplar una remuneración adecuada según las labores, riesgos y horas de trabajo.

Un tabulador de salarios es un instrumento muy útil para el departamento de Recursos Humanos porque permite asignar los emolumentos de cada trabajador según la posición que ocupa en el organigrama, el tiempo que ha laborado en la empresa y los méritos a los que se ha hecho acreedor.

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Para que los salarios sean competitivos y atractivos, lo más recomendable es realizar un análisis de los salarios en el mercado. Esto permite posicionar la retribución económica por encima del promedio, sin exceder las capacidades de la empresa.

También considera que, en caso de existir un contrato colectivo, tanto los salarios como las prestaciones tienen que negociarse con los representantes sindicales de los trabajadores, siempre bajo los marcos señalados por la ley vigente en el país donde se encuentra ubicada la empresa.

9. Prevención de riesgos laborales

Existen muchos riesgos asociados al trabajo, sobre todo cuando este transcurre en la industria manufacturera, extractiva o primaria. Incluso en las oficinas donde pareciera que los riesgos son menores, existen factores que pueden poner en peligro a los trabajadores y a la correcta consecución de sus labores.

Por eso, un plan de recursos humanos debe contemplar las medidas para prevenir los riesgos laborales y para lidiar con ellos. Sea el estrés y las enfermedades asociadas a él o los problemas cardiovasculares y motores derivados de largas jornadas laborales.

Ejemplo de un plan de recursos humanos

Vamos a seguir paso a paso la creación de un plan de recursos humanos para el supuesto de una start-up dedicada al diseño de videojuegos.

1. Análisis de la empresa

Supongamos que el estado actual de la empresa Espiral implica más de un reto de organización de cara a un proyecto de desarrollo más ambicioso.

Por otro lado, la rotación de personal es baja: la mayoría de los programadores se han mantenido en sus puestos y han externado su intención de seguir trabajando en Espiral.

Sin embargo, la creación de un videojuego para plataformas de última generación requiere varios perfiles de profesionales con mayor experiencia en la industria:

• Gerente de proyecto.
• Director de arte.
• Un programador líder con experiencia en proyectos similares.
• Un diseñador con experiencia en diseño de personajes y escenarios.

Estos cuatro puestos son esenciales para el desarrollo del proyecto, por lo tanto, su contratación es prioritaria. 

Por otro lado, el departamento de recursos humanos hizo un llamado a los gerentes de cada área (desarrollo, comercialización y marketing) para que respondan las solicitudes de descanso y periodos vacacionales de los empleados que, debido a la carga de trabajo, no pudieron ejercer este derecho según el cronograma estipulado.

2. Actualización de la misión, visión y valores en el plan de recursos humanos

La empresa de desarrollo de videojuegos Espiral ha experimentado muchos cambios, debido al éxito comercial de su segundo proyecto independiente. A raíz de esto, el plan estratégico empresarial ha cambiado y, por tanto, el plan de recursos humanos debe reflejar estas modificaciones.

• La misión de Espiral: desarrollar experiencias digitales para la comunidad de videojugadores castellanos que buscan sumergirse en mundos realistas, con mecánicas exigentes e historias bien contadas a través de personajes inolvidables, que sigan la línea trazada por el éxito comercial de nuestros primeros proyectos, pero sin encasillarnos.
• La visión de Espiral: los videojuegos son la puerta de entrada a mundos nuevos, tan fantásticos como lo puede ser un libro de Robert Louis Stevenson. Solo hace falta un equipo de profesionales con experiencia y mucha creatividad para plantearnos una meta y hacer de ella una realidad.
• Los valores de Espiral: lo que comenzó como una start-up de cuatro amigos entusiastas del desarrollo de videojuegos, se ha convertido en el sustento de más de una docena de familias gracias a tres valores insustituibles: responsabilidad, cuidado y decisión. 

Al actualizar estos tres aspectos en el plan de recursos humanos, nos aseguramos de que cada decisión que tomamos está en consonancia con las pautas de cultura laboral que han hecho que la empresa crezca y se consolide como uno de los estudios más prometedores de los últimos dos años.

3. Los objetivos 

La compañía definió dos objetivos generales, en línea con lo planteado en su cultura laboral.

• Invertir en capital humano con experiencia, afinidad a los valores de la empresa e interés en los proyectos que hemos desarrollado hasta la fecha.
• Cumplir los compromisos de la empresa con los trabajadores que han sido parte de ella y han hecho que siga creciendo en el mercado, tanto por su éxito comercial como por su impacto en la cultura del videojuego.

Objetivos particulares:

• Búsqueda de talento y contratación.
• Implementación del proceso de onboarding.
• Detección de necesidades de los empleados actuales.
• Seguimiento a sus solicitudes.
• Selección de empleados para la capacitación, con miras al nuevo desarrollo.

4. Actualización del modelo de organización de la empresa

La empresa tendrá que actualizar su modelo de organización en tres grandes áreas:

• Desarrollo: donde se llevará a cabo la preproducción y la producción del nuevo videojuego.
• Mantenimiento y actualización: en esta área, se prestará atención a los proyectos anteriores para tareas de mantenimiento a los servidores y actualizaciones que ya están programadas.
• Comercial y marketing: aunque se trataba de dos áreas diferentes, la organización las fusionará para optimizar los recursos. Sin embargo, esta contempla la subcontratación de una empresa especializada en marketing para promocionar el nuevo proyecto tan pronto como se encuentre en fase Alfa y, posteriormente, Beta.

5. Perfiles de trabajo y su descripción

Para efectos prácticos, haremos la descripción de un perfil para la contratación. En un caso real, una empresa tendría que crear las cédulas correspondientes para cada vacante, con el propósito de facilitar el proceso de reclutamiento.

Director de arte

Competencias clave:

• Planificación/organización de personas.
• Dirección de personas.
• Orientación al cliente.
• Consecución de objetivos.
• Habilidades creativas, de diseño e ilustración.

Prioridad dentro de la organización:

• Nivel experto o avanzado con experiencia en proyectos similares.

Descripción del perfil:

• El director de arte será el encargado de dirigir todos los aspectos relacionados con la construcción de un mundo físicamente coherente, narrativamente adecuado y gráficamente detallado. Además, tendrá que coordinar a diseñadores de ambientes, de personajes, guionista y programadores para garantizar la coherencia y la unidad del videojuego.
• Departamento: Desarrollo.
• Horario: de 9 a.m. a 6 p.m.
• Salario: 40 mil pesos mexicanos.
• Nivel de responsabilidad: directivo.
• Superior inmediato: gerente de proyecto.
• Requisitos: experiencia en desarrollo de videojuegos como director de arte o director conceptual. 
• Aspectos del entorno laboral: el ambiente en Espiral es muy familiar, debido al origen de la start-up. Los horarios extendidos no nos resultan extraños, pero siempre buscamos compensarlos de algún modo. El teletrabajo nos funciona muy bien, una vez que el equipo se ha integrado adecuadamente. Buscamos personas que se exijan tanto a sí mismas como a su equipo, a la vez que cuidamos de los trabajadores en todo momento para evitar malas prácticas laborales, muy comunes en la industria del videojuego como el crunch.

6. Selección de personal y contratación

La fecha de inicio de preproducción es en diciembre de 2023.

7. Proceso de integración a la cultura empresarial

Con el propósito de integrarse a la cultura de Espiral, los nuevos miembros del equipo tendrán que incorporarse entre 1 y 2 meses antes de la fecha de inicio del proyecto. Aunque esta es una primera etapa, el departamento de recursos humanos ha preparado una serie de instrumentos y dinámicas colaborativas para el proceso de onboarding de cada uno de los miembros.

• Historia de Espiral.
• Objetivos de Espiral.
• Éxito en el mercado de sus dos primeros videojuegos (aciertos, retos y oportunidades).
• La reestructuración de la empresa a raíz de su éxito comercial.
• Comida con todos los miembros del equipo.

Banderazo de salida del nuevo proyecto.

8. Tabulador de salarios

El tabulador de la empresa podría contar con salarios fijos, como en este ejemplo, o depender de la experiencia de cada trabajador.

9. Prevención de riesgos laborales

Los riesgos identificados son los siguientes:

• Falta de prospectos adecuados para los puestos de trabajo.
• Retrasos en la etapa de preproducción.
• Escasez de tiempo para realizar un proceso de onboarding detallado y por etapas.
• Rotación de algún miembro del equipo debido a su deseo de encontrar un puesto de trabajo mejor remunerado.
• Riesgo financiero debido a la inestabilidad del mercado internacional.

Para cada riesgo identificado, el área de recursos humanos de Espiral ha preparado una serie de medidas preventivas y de mitigación. Por poner un caso:

• Si la empresa no pudiera encontrar a un gerente de proyecto adecuado, uno de los miembros fundadores tomaría ese lugar para llevar a cabo el proyecto.

Esperamos que con este ejemplo tengas una idea más clara de cómo elaborar un plan de recursos humanos adaptado a las necesidades de tu empresa. Comienza a elaborar uno para tu empresa con estas estrategias y optimiza sus operaciones. Recuerda que tu personal y su trabajo son elementos primordiales que no debes descuidar en ningún momento.