¿Qué es onboarding? Significado, proceso y ejemplos

La experiencia de onboarding es la presentación inicial de tus empleados a la empresa. Si no implementas un proceso de onboarding memorable y útil que integre por completo a los nuevos empleados en tu organización, corres el riesgo de tener tasas de rotación más altas y equipos menos productivos.

Un proceso de onboarding adecuado puede aumentar la retención de talento en 82 % y la productividad en 70 %. 

Descubre qué es un proceso onboarding, para qué sirve y cómo implementarlo para asegurarte de que tu empresa esté encantada con las nuevas contrataciones y participe en sus funciones después del proceso inicial.

Consulta nuestra lista paso a paso de lo que necesitas para llevar a cabo un completo proceso de onboarding e inspírate en ejemplos de procesos altamente eficaces para integrar talentos.

Todas las empresas se benefician de un onboarding sólido en cuanto que es la primera oportunidad para deleitar a sus colaboradores. «La experiencia del cliente nace de la experiencia del empleado», así que tener un enfoque del colaborador como un cliente interno se refleja en sus niveles de productividad y felicidad en el trabajo.

¿Qué significa onboarding en español?

En español el término «onboarding» significa, literalmente, abordar. Cuando hablamos de este término en negocios solemos hacer referencia al proceso a través del cual los empleados se suben a bordo del barco empresarial. Esto significa que no solo los colaboradores en una compañía se adaptan o aprenden los procesos internos de la empresa, sino que se integran como parte de una tripulación que busca un objetivo común. 

El onboarding va mas allá del simple aprendizaje e implica una adaptación de los empleados a la cultura de una empresa.

¿Para qué sirve un proceso de onboarding?

Cuando surge la contratación de nuevos empleados es importante hacerlos sentir bienvenidos para que se integren de manera positiva a la compañía. El proceso de onboarding sirve para ayudar a comprender la cultura de la empresa y los procesos que se desempeñan día a día. De esta forma se estimula a las nuevas contrataciones y al crecimiento profesional de los empleados, así como el sentido de pertenencia con la compañía.

Así, se estima que 54 % de las compañías con un proceso de onboarding establecido logran un nivel mayor de compromiso por parte de sus colaboradores.

Además, los mejores planes de onboarding son aquellos que tienen una duración más larga, contra aquellos que duran apenas unas semanas o un mes. Las compañías con planes más completos logran un 34 % más de eficiencia en sus empleados.

Diferencias entre inducción y onboarding

Por todo lo anterior, es común identificar al proceso onboarding con las inducciones empresariales. Sin embargo, cada una de estas herramientas de capacitación tienen diversos enfoques, métodos y objetivos. Por ello, debes conocer cuáles son sus diferencias y en qué medida pueden complementarse:

Características del proceso de inducción:

• Las inducciones tienen por objetivo familiarizar a los trabajadores con los procesos de una empresa. 
• Son de corta duración y buscan que los empleados aprendan lo necesario para comenzar sus labores.
• Tienen un carácter más general, pues son parte de un programa común para todos los nuevos empleados.
• Buscan informar a los empleados sobre los códigos, reglas y lineamientos del espacio laboral.
• Se restringen al puro proceso formativo de los trabajadores para que desempeñen sus funciones.

Características del proceso de onboarding:

• Los procesos onboarding tienen por objetivo integrar a los colaboradores de una empresa en las dinámicas de trabajo.
• Son procesos más lentos, pues requieren un aprendizaje integral de los fines, métodos y procesos de la compañía.
• Tienen un carácter más específico, pues ponen el acento en la integración de cada nuevo empleado como un miembro fundamental de la compañía.
• Buscan generar lealtad con la empresa mediante la adopción de objetivos comunes.
• Contemplan todo el proceso que va desde la elección del candidato indicado para cubrir un puesto hasta su contratación e inclusión en el ambiente laboral.

Plan de onboarding

Un plan de onboarding es una de las formas más fáciles de garantizar que tu proceso incluya todos los elementos necesarios para integrar completamente a los nuevos empleados a tu empresa. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el onboarding no es genérico; por ejemplo, un redactor junior necesitará diferentes herramientas para tener éxito en tu empresa que un nuevo director de marketing.

Si bien el onboarding variará para cada empleado, hay algunos componentes que debes tener presentes para cualquier nueva contratación.

El siguiente plan de onboarding es para que los gerentes o departamentos de recursos humanos la utilicen cuando ayudan a un nuevo empleado a integrarse a la empresa. Por supuesto, ciertas tareas, como el papeleo necesario o la lectura requerida, diferirán según la empresa o el rol.

1. Establece el proceso

Antes del primer día en el que incorporarás a un nuevo colaborador o colaboradora debes cumplir con algunas actividades y gestionar de manera correcta los documentos necesarios para evitar contratiempos. Estos pasos te prepararán a ti y a los nuevos empleados para comenzar con el proceso:

1. Recopila la documentación necesaria (número de seguridad social, datos bancarios, etc.).
2. Solicita a los nuevos contratados que revisen el manual del empleado de la compañía y firmen un acuerdo de confidencialidad.
3. Prepara una estación de trabajo para tu nuevo empleado.
4. Reúne las herramientas necesarias, incluida la tecnología (ordenador o el acceso al software requerido para el puesto laboral).
5. Proporciona una nueva dirección de correo electrónico de la empresa.
6. Entrega material de lectura para nuevos empleados, incluyendo políticas y procedimientos para toda la compañía, un organigrama y una descripción de su rol, así como los valores, la misión y la cultura de la compañía, a menos que ya esté incluido en el manual del empleado.

Antes del primer día también puedes considerar dejar una nota en el escritorio de tu nuevo empleado y darle la bienvenida al equipo. O tal vez puedas poner material de la marca (como una sudadera o una taza) en su escritorio como regalo de bienvenida. Si optarás por un onboarding digital puedes enviarle un correo electrónico de bienvenida o, si es posible, mandarle un kit a su domicilio.

Además, envía un correo electrónico a todos los miembros del equipo para informarles sobre la bienvenida de tu nuevo empleado.

2. Planifica el primer día

Cuando tus nuevos colaboradores se presentan el primer día ya tendrán algunas expectativas sobre la empresa y las labores que desempeñarán. Sin embargo, existen algunos factores que seguramente desconocen y con los que deben estar familiarizados, como reglamentos, métodos de trabajo o espacios que pueden utilizar para cumplir con sus funciones. Para hacer este primer contacto:

1. Proporciona a los nuevos empleados toda la información necesaria, incluido el código de vestimenta, dónde se pueden estacionar, a qué hora deben llegar y qué deben llevar.
2. Prepara al equipo con anticipación. Hazle saber que está llegando el nuevo empleado para que pueda saludarlo o saludarla cuando llegue a su estación de trabajo.
3. Reserva tiempo en el calendario de tu equipo para celebrar un almuerzo de bienvenida para el nuevo empleado e infórmale con anticipación.
4. Dale un recorrido por la oficina, incluidos los baños, la cocina y el mostrador de soporte.
5. Establece una reunión 1 a 1 entre la gerencia y el empleado, para que pueda explicarle qué se espera de ella o él, cómo está estructurado el departamento y responder preguntas que pueda tener.
6. Asigna un mentor y pídele que programe un almuerzo con ella o él.
7. Dale al nuevo contratado o contratada un «plan de 30 días», con material de lectura e información importante sobre lo que se espera de su primer mes en el equipo.

El primer día variará según la cantidad de las nuevas contrataciones que haya hecho la empresa a la vez. Una contratación única, por supuesto, requerirá un proceso diferente del de un grupo de 30 personas.

Es importante que mantengas al nuevo empleado ocupado y comprometido. Seguramente, no deseas que se sienta incómodo, esperando instrucciones en su escritorio. Demuéstrale que te has tomado el tiempo para planificar un día completo y productivo para él o ella.

Para mantener al empleado interesado y entusiasmado puedes darle un «plan de 30 días». Entre otras cosas, el plan del primer mes puede incluir:

• Los nombres de las personas a las que le sugieres que se acerque para almorzar o tomar un café. Es probable que sean con las que trabajará estrechamente, o aquellas que crees que pueden ofrecerle orientación.
• Lectura de material que le ayudará a tener éxito en su nuevo rol. Si es la nueva gestora de redes sociales, por ejemplo, tal vez puedas incluir publicaciones de blog sobre las redes sociales que te gustaría que leyera.
• Las expectativas del gerente para su primer mes. Puede ser: «Me gustaría que hicieras una lluvia de ideas y presentar una idea de campaña de video de marketing para fines de este mes».

3. Pasa a la ejecución

La primera semana de trabajo es el mejor momento para encantar a tus nuevos trabajadores y para conocerlos de manera inmediata; es cuando debes ejecutar tu programa de enseñanza e integración. Las primeras impresiones son determinantes para una buena relación laboral, por lo que será necesario que conozcas un poco más del trabajador o trabajadora, y que le permitas saber más del equipo de trabajo y de la empresa. Asimismo, es un periodo especialmente útil para poner a prueba sus habilidades. Para ello:

1. Considera pedirles tanto a los nuevos empleados como a los gerentes que tomen el test DISC (Dominancia, Influencia, Sumisión, Conformidad) si aún no lo han hecho; comprender las diferentes personalidades en el trabajo puede ayudar a que la reunión 1 a 1 sea más fácil. 
2. Programa el 1 a 1 con el gerente y el nuevo empleado. Durante esta reunión el gerente le explicará cómo espera que se desarrolle este 1 a 1 y cómo quiere que el nuevo empleado se prepare para cada junta.
3. Dentro de los primeros días, asigna el primer proyecto a tu nuevo empleado. Esto le ayudará a considerarse como un activo valioso para el equipo y le permitirá sentirse más cómodo en su papel.
4. Asegúrate de que se complete todo el papeleo requerido.
5. Revisa las evaluaciones de desempeño de los empleados y establece metas para el primer mes.
6. Si es necesario, dedica un tiempo para enseñar a los nuevos empleados cómo usar el software de la empresa.

Como gerente, es fundamental que mantengas tu horario libre si eres el único responsable de la integración del nuevo empleado en el equipo. Tómate el tiempo para considerar cuidadosamente las lecciones que podrás impartirle al nuevo empleado para aclimatarlo a tu software o procesos de trabajo.

Además, mantén al nuevo empleado involucrado en lo que está sucediendo con el equipo. Pregúntale si quiere participar en aquellas reuniones que, aunque no son directamente relevantes para él o ella en este momento, podrían ser útiles a medida que crece en su puesto; simplemente podrían ayudarle a tener una mejor idea de lo que hace el equipo, o qué tipo de cultura fomenta el departamento.

Por último, es fundamental que comprenda a cabalidad no solo su propio rol, sino también cómo su rol se adapta a la empresa en su conjunto.

4. Da seguimiento y evalúa los resultados

Seguramente las primeras semanas de la relación laboral estarán llenas de dudas, errores y aprendizajes. Es normal que los trabajadores tarden un tiempo en acostumbrarse a una nueva forma de trabajo, por lo que debes ser paciente con el proceso de integración. Sin embargo, el onboarding no acaba con la inducción del trabajador. Para continuar este proceso:

1. Organiza reuniones semanales para darle a tu nuevo empleado críticas constructivas respecto a sus primeras asignaciones.
2. Bríndale material de lectura adicional como mejor te parezca; quizás le sugieras libros relacionados con su papel o artículos que consideres que le ayudarán a su crecimiento profesional.
3. Comprueba que se esté reuniendo con las personas apropiadas y que está almorzando o tomando café con los principales miembros del equipo.
4. Solicita comentarios de las nuevas contrataciones: si se trata de un grupo grande, ofrece la opción de completar una encuesta anónima. Si solo tienes una nueva contratación, simplemente pregúntale qué necesita para tener éxito o qué desea que le proporcione la compañía.
5. Organiza una salida en equipo o una reunión virtual para ayudar a vincularlo al equipo. Si es complicado planificarla, considera la posibilidad de almorzar con el equipo fuera de la oficina.
6. Pídele a su mentor que se reúna con él o ella.

Durante el primer mes es importante que tu empleado comprenda firmemente lo que se espera de él y a quién puede recurrir para obtener orientación.

Quizá tenga ciertas preferencias respecto a cómo le gustaría ser administrado en su rol. Después de proporcionar observaciones constructivas, pregúntale si tiene algún comentario para ti, en tu papel de gerente.

Al final del proceso de inicial, solicita a los nuevos empleados que completen una encuesta. El equipo de recursos humanos puede utilizar estas sugerencias con el fin de mejorar dicho proceso para futuras contrataciones.

Como dijimos al principio, las empresas que dedican menos de un mes a la incorporación tienen menos probabilidades de mejorar la productividad de los empleados, en comparación con aquellas que tienen procesos más largos. Tus nuevos empleados necesitan tiempo para aclimatarse por completo a sus roles y a la cultura de tu empresa. Un buen periodo es de aproximadamente uno a tres meses como mínimo, pero algunas compañías optan por implementar un proceso de onboarding que dura un año completo.

En última instancia, un buen proceso tendrá en cuenta tanto lo que tu equipo necesita de su nueva contratación como lo que ese empleado requiere para tener éxito en su función.

Tendrás que ser flexible y paciente, pero vale la pena si puedes mostrarle a tu nuevo empleado que es un activo valioso para tu equipo. También puedes ajustar tus estrategias a medida que aprendes más sobre tus fortalezas y debilidades.

¿Es posible hacer un onboarding digital?

En los últimos años las relaciones laborales y la forma en la que trabajamos se ha transformado de manera nunca antes vista. La inclusión de tecnologías para la información ha facilitado el trabajo remoto, por lo que muchas empresas han optado por cerrar sus instalaciones físicas para aprovechar las ventajas del mundo digital. Actualmente, cerca del 16 % de las empresas a nivel mundial trabajan exclusivamente de manera remota y cada vez menos negocios conservan esquemas laborales tradicionales.

Frente a este panorama, las empresas han tenido que diseñar procesos de onboarding hechos a la medida para estas nuevas dinámicas de trabajo. Ya sea porque tienen personal que se encuentra en otras latitudes o porque no cuentan con espacios físicos de trabajo, las empresas han innovado con estrategias de onboarding digital que facilitan la incorporación de nuevos talentos en sus equipos de trabajo.

Para crear programas de onboarding digital realmente útiles se pueden integrar software de gestión de aprendizaje, programas para la asignación de actividades o incluso plataformas que puedes programar para facilitar la integración de nuevos colaboradores, como Talmundo. Además, puedes complementar estas herramientas con métodos más tradicionales, como integrar a los nuevos empleados a los canales de comunicación grupal, reunirte con ellos por medio de videollamadas o enviar algunos productos de la marca a sus domicilios para que se sientan parte de tu organización.

A continuación, te presentamos ejemplos de procesos onboarding llevados a cabo por empresas reales para inspirarte en el modo en que captas a los nuevos talentos y los integras en las filas de tu empresa.

4 ejemplos de procesos onboarding de empresas reales

1. Google

Google es ampliamente reconocida como una de las mejores empresas para trabajar en el mundo. Cada vez más profesionales buscan incorporarse a las filas de trabajo de la empresa tecnológica, ya sea por las oportunidades de crecimiento, por la incidencia que tiene la empresa en la sociedad o por los atractivos salarios que ofrece.

También es sabido que Google tiene políticas de trabajo estrictas y que para poder laborar en la empresa es necesario un alto nivel de conocimientos, un excelente desempeño y una gran capacidad de resolución de conflictos. Por ello, para capacitar a sus nuevos trabajadores, la empresa destina una importante cantidad de tiempo y de recursos.

Según sea el puesto que desempeñen los nuevos trabajadores, los procesos de enseñanza de Google pueden llegar a durar hasta 3 meses. Durante este periodo los empleados no reciben ninguna asignación de proyectos y, en cambio, solamente se dedican a aprender y a perfeccionar sus habilidades de acuerdo con los procesos de la compañía. Durante el proceso onboarding la compañía promueve entre sus empleados la toma de decisión y la creatividad, por lo que les delega responsabilidades con el fin de dirigirlos por la ruta correcta mediante la experimentación.

Además, Google pone especial énfasis en la adopción de una cultura empresarial común, por lo que es fundamental la creación de relaciones sociales dentro de la compañía. 

2. HubSpot

HubSpot se ha sumado a la transformación digital que sufrieron los procesos de onboarding en los últimos años. Debido a la pandemia por la covid-19, en 2020 tuvimos que redirigir todos los esfuerzos de integración de un formato presencial a uno 100 % en línea.

Para sobrepasar los retos que implica la incorporación a equipos de trabajo de forma remota, lo primero que tuvimos en cuenta fue la necesidad de crear ambientes laborales flexibles y cada vez más humanos. Por ello, su proceso onboarding digital se basa en el acompañamiento y apoyo a todos los nuevos talentos que se integran a la compañía.

Para evitar el aislamiento laboral, HubSpot promueve en sus procesos onboarding la interacción y colaboración de todos sus miembros de trabajo, independientemente de su lugar de residencia. Esto permite crear equipos internacionales con integrantes a los que los empleados pueden recurrir en cualquier momento: siempre hay alguien para brindar apoyo.

Por todo lo anterior, HubSpot fue nombrada en el 2019 como la segunda mejor empresa para el desarrollo profesional de acuerdo con la plataforma Comparably.

3. LEGO

Los procesos de onboarding tienen que comunicar de manera clara y sencilla los modos de trabajo y cultura de una empresa. Para cumplir de manera satisfactoria esta misión los procesos de incorporación de nuevos talentos deben diseñar la experiencia de los empleados en torno a los objetivos de la compañía. No existe mejor ejemplo de esto que el proceso onboarding realizado por la empresa de juguetes LEGO.

LEGO basa el proceso para nuevos colaboradores en la experiencia que tienen sus clientes al comprar los productos que venden. Por ello, la empresa busca ofrecer experiencias divertidas y lúdicas como el mejor medio para familiarizar a los trabajadores con su cultura empresarial.

Como si de niños se tratara, el onboarding de LEGO impulsa a sus colaboradores a la experimentación y a la curiosidad. De este modo, se incentiva la creatividad y la innovación, que son elementos claves en el éxito de la empresa hoy en día.

Adicionalmente, Thomas Moller Jeppesen, líder de desarrollo de LEGO en Dinamarca, ha afirmado que la misión de la empresa no es tanto hacer dinero, sino llegar a cada vez más niños para inspirarlos a construir un mejor futuro a través de los famosos bloques. Esta misión empresarial es fundamental para LEGO, por lo que crear conciencia entre sus colaboradores es esencial. Por ello, su programa onboarding insiste en la comunicación de los principios de su cultura organizacional.

4. TikTok

Para la gigante del entretenimiento, no son los clientes los que están primero, sino los empleados. Y esto se vuelve especialmente evidente en el proceso onboarding que todos los miembros de la compañía experimentan al ser contratados.

Los procesos de reclutamiento de esta compañía son especialmente flexibles y, al igual que su plataforma estrella, dirigen especialmente su atención a los jóvenes en busca de sus primeros empleos. La empresa cuenta con un extensivo programa de becarios y puestos junior que ofrecen experiencia profesional mientras contribuyen a la formación y adquisición de conocimiento por parte de los talentos humanos. Al igual que en una academia, los nuevos colaboradores cuentan con al menos un tutor que los guía durante este importante procesos de aprendizaje, lo cual incentiva el apoyo comunitario y el sentimiento de colaboración y responsabilidad común.

La estrategia de integración de TikTok parte además de un enfoque humano. Por ello, las sesiones de evaluación y de seguimiento durante el proceso onboarding tienen el formato de «lunch 'n' learn». En ellas, los nuevos empleados son informados, en un ambiente amigable, sobre las políticas de la empresa y reciben retroalimentación en torno a su desempeño.

Steve Jobs afirmaba que la productividad no puede ser ordenada y que las empresas tienen que ofrecer las herramientas para el crecimiento de las personas. Esta idea se encuentra presente en TikTok, pues hoy en día tiene una estricta política de cuidado de sus empleados, así como programas de enseñanza y capacitación continua.

Inicia la planificación de tu proceso de onboarding y dale el tiempo y espacio que se merece. Verás cómo tendrás más empleados satisfechos y mejores resultados en tu organización.