La experiencia de onboarding es la presentación inicial de tus empleados a la empresa. Si no implementas un proceso de onboarding memorable y útil que integre por completo a los nuevos empleados en tu empresa, corres el riesgo de tener tasas de rotación más altas y equipos menos productivos.

Un proceso de onboarding adecuado puede aumentar la retención de talento en 82% y la productividad en 70%.

<< Descarga la plantilla para capacitar a los empleados del área de asistencia  al cliente >> 

Para asegurarte de que tu empresa esté encantada con las nuevas contrataciones y participe en sus funciones después del proceso inicial de incorporación, consulta nuestra lista de lo que necesitas para llevar a cabo un completo proceso de onboarding. 

Todas las empresas se benefician de un onboarding sólido en tanto que es la primera oportunidad para deleitar a sus colaboradores. «La experiencia del cliente nace de la experiencia del empleado», así que tener un enfoque del colaborador como un cliente interno se refleja en sus niveles de productividad y felicidad en el trabajo.

¿Para qué sirve un proceso de onboarding?

Cuando surge la contratación de nuevos empleados es importante hacerlos sentir bienvenidos para que se integren de manera positiva a la compañía. El proceso de onboarding sirve para ayudar a comprender la cultura de la empresa y los procesos que se desempeñan día a día. De esta forma se estimula a las nuevas contrataciones y al crecimiento profesional de los empleados, así como el sentido de pertenencia con la compañía.

Así, se estima que 54% de las compañías con un proceso de onboarding establecido logran un nivel mayor de compromiso por parte de sus colaboradores.

Además, los mejores planes de onboarding son aquellos que tienen una duración más larga, contra aquellos que duran apenas unas semanas o un mes. Las compañías con planes más completos logran un 34% más de eficiencia en sus empleados.

¿Cómo integrar a tus empleados nuevos? Haz tu lista de onboarding

Una lista de onboarding es una de las formas más fáciles de garantizar que tu proceso de incorporación incluya todos los elementos necesarios para integrar completamente a los nuevos empleados a tu empresa. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la incorporación no es genérica; por ejemplo, un redactor junior necesitará diferentes herramientas para tener éxito en tu empresa que un nuevo director de marketing.

Si bien el onboarding variará para cada empleado, hay algunos componentes que debes tener presentes para cualquier nueva contratación.

La siguiente lista de onboarding es para que los gerentes o departamentos de recursos humanos la utilicen cuando ayudan a un nuevo empleado a integrarse en la empresa. Por supuesto, ciertas tareas, como el papeleo necesario o la lectura requerida, diferirán según la empresa o el rol.

Antes del primer día:

  1. Recopila la documentación necesaria (número de seguro, datos bancarios, etc.).
  2. Solicita a los nuevos contratados que revisen el manual del empleado de la compañía y firmen un acuerdo de confidencialidad.
  3. Prepara una estación de trabajo para tu nuevo empleado
  4. Reúne las herramientas necesarias, incluida la tecnología, como un ordenador o el acceso al software requerido para el puesto de trabajo.
  5. Proporciona una nueva dirección de correo electrónico de la empresa.
  6. Entrega material de lectura para nuevos empleados, incluyendo políticas y procedimientos para toda la compañía, un organigrama y una descripción de su rol, así como los valores, la misión y la cultura de la compañía, a menos que ya esté incluido en el manual del empleado.

Antes del primer día también puedes considerar dejar una nota en el escritorio de tu nuevo empleado y darle la bienvenida al equipo. O tal vez puedas poner material de la marca (como una sudadera o una taza) en su escritorio como regalo de bienvenida.

Además, envía un correo electrónico a todos los miembros del equipo para informarles sobre la bienvenida de tu nuevo empleado.

En el primer día:

  1. Proporciona a los nuevos empleados toda la información necesaria, incluido el código de vestimenta, dónde se puede estacionar, a qué hora deben llegar y qué deben llevar.
  2. Prepara al equipo con anticipación. Hazle saber que está llegando el nuevo empleado para que pueda saludarlo cuando llegue a su estación de trabajo.
  3. Reserva tiempo en el calendario de tu equipo para celebrar un almuerzo de bienvenida para el nuevo empleado e infórmale con anticipación.
  4. Dale a tu nuevo empleado un recorrido por la oficina, incluidos los baños, la cocina y el mostrador de soporte.
  5. Establece una reunión 1 a 1 entre el gerente y el empleado, para que el gerente pueda explicarle qué se espera de él, cómo está estructurado el departamento y responder preguntas que el nuevo empleado pueda tener.
  6. Asigna un mentor al nuevo empleado y pídele que programe un almuerzo con él.
  7. Dale al nuevo contratado un «plan de 30 días», con material de lectura e información importante sobre lo que se espera de su primer mes en el equipo.

El primer día variará según la cantidad de las nuevas contrataciones que haya hecho la empresa a la vez. Una contratación única, por supuesto, requerirá un proceso diferente del de un grupo de 30 personas.

Es importante que mantengas al nuevo empleado ocupado y comprometido. Seguramente, no deseas que se sienta incómodo, esperando instrucciones en su escritorio. Demuéstrale que te has tomado el tiempo para planificar un día completo y productivo para él o ella.

Para mantener al empleado interesado y entusiasmado puedes darle un «plan de 30 días». Entre otras cosas, el plan del primer mes puede incluir:

  • Los nombres de las personas a las que le sugieres que se acerque para almorzar o tomar un café. Es probable que sean con las que trabajará estrechamente, o aquellas que crees que pueden ofrecerle orientación.
  • Lectura de material que le ayudará a tener éxito en su nuevo rol. Si es la nueva gestora de redes sociales, por ejemplo, tal vez puedas incluir publicaciones de blog sobre las redes sociales que te gustaría que leyera.
  • Las expectativas del gerente para su primer mes. Puede ser: «Me gustaría que hicieras una lluvia de ideas y presentar una idea de campaña de video de marketing para fines de este mes».

Durante la primera semana:

  1. Considera pedirle tanto a los nuevos empleados como a los gerentes que tomen el test DISC (Dominancia, Influencia, Sumisión, Conformidad) si aún no lo han hecho; comprender las diferentes personalidades en el trabajo puede ayudar a que la reunión 1 a 1 sea más fácil. 
  2. Programa el 1 a 1 con el gerente y el nuevo empleado. Durante esta reunión el gerente le explicará cómo espera que se desarrolle este 1 a 1 y cómo quiere que el nuevo empleado se prepare para cada junta.
  3. Dentro de los primeros días, asigna el primer proyecto a tu nuevo empleado. Esto le ayudará a considerarse como un activo valioso para el equipo y le permitirá sentirse más cómodo en su papel.
  4. Asegúrate de que se complete todo el papeleo requerido.
  5. Revisa las evaluaciones de desempeño de los empleados y establece metas para el primer mes.
  6. Si es necesario, dedica un tiempo para enseñar a los nuevos empleados cómo usar el software de la empresa.

Como gerente, es fundamental que mantengas tu horario libre si eres el único responsable de la integración del nuevo empleado en el equipo. Tómate el tiempo para considerar cuidadosamente las lecciones que podrás impartirle al nuevo empleado para aclimatarlo a tu software o procesos de trabajo.

Además, mantén al nuevo empleado involucrado en lo que está sucediendo con el equipo. Pregúntale si quiere participar en aquellas reuniones que, aunque no son directamente relevantes para él o ella en este momento, podrían ser útiles a medida que crece en su puesto; simplemente podrían ayudarle a tener una mejor idea de lo que hace el equipo, o qué tipo de cultura fomenta el departamento.

Por último, es fundamental que comprenda a cabalidad no solo su propio rol, sino también cómo su rol se adapta a la empresa en su conjunto.

Para el primer mes:

  1. Organiza reuniones semanales para darle a tu nuevo empleado críticas constructivas respecto a sus primeras asignaciones.
  2. Bríndale material de lectura adicional como mejor te parezca; quizás le sugieras libros relacionados con su papel o artículos que consideres que le ayudarán a su crecimiento profesional.
  3. Comprueba que se esté reuniendo con las personas apropiadas y que está almorzando o tomando café con los principales miembros del equipo.
  4. Solicita comentarios de las nuevas contrataciones: si se trata de un grupo grande, ofrece la opción de completar una encuesta anónima. Si solo tienes una nueva contratación, simplemente pregúntale qué necesita para tener éxito o qué desea que le proporcione la compañía.
  5. Organiza una salida en equipo para ayudar a vincularlo con el equipo. Si es complicado planificarla, considera la posibilidad de almorzar con el equipo fuera de la oficina.
  6. Pídele a su mentor que se reúna con él o ella.

Durante el primer mes es importante que tu empleado comprenda firmemente lo que se espera de él y a quién puede recurrir para obtener orientación.

Quizá tenga ciertas preferencias respecto a cómo le gustaría ser administrado en su rol. Después de proporcionar observaciones constructivas, pregúntale si tiene algún comentario para ti, en tu papel de gerente.

Al final del proceso de incorporación inicial, solicita a los nuevos empleados que completen una encuesta sobre el proceso de incorporación. El equipo de recursos humanos puede utilizar estas sugerencias para mejorar dicho proceso para futuras contrataciones. 

Como dijimos al principio, las empresas que dedican menos de un mes a la incorporación tienen probabilidades menores de mejorar la productividad de los empleados, en comparación con aquellas que tienen procesos más largos. Tus nuevos empleados necesitan tiempo para aclimatarse por completo a sus roles y a la cultura de tu empresa. Un buen periodo es de aproximadamente uno a tres meses como mínimo, pero algunas compañías optan por implementar un proceso de incorporación que dura un año completo.

En última instancia, un buen proceso de incorporación tendrá en cuenta tanto lo que tu equipo necesita de su nueva contratación, como lo que ese empleado requiere para tener éxito en su función.

Tendrás que ser flexible y paciente, pero vale la pena si puedes mostrarle a tu nuevo empleado que es un activo valioso para tu equipo. También puedes ajustar tus estrategias a medida que aprendes más sobre tus fortalezas y debilidades. 

Plantilla Atención al Cliente

 Plantilla Atención al Cliente

Publicado originalmente en junio 17 2020, actualizado junio 17 2020