Software de gestión: qué es y cuáles son las mejores opciones en 2024

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David Torres
David Torres

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Es importante reconocer que la gestión empresarial puede presentar desafíos. Sin embargo, en lugar de ver estos como obstáculos insuperables, es fundamental adoptar un enfoque proactivo y buscar soluciones efectivas.

Software de gestión empresarial

Una herramienta invaluable en este camino es el software de gestión, diseñado para optimizar tus procesos empresariales y potenciar la colaboración y la eficiencia en tu equipo de trabajo. ¡Con estas herramientas a tu disposición, el éxito está al alcance de tu mano!

De acuerdo con el informe Worldwide ICT Spending Guide: Enterprise and SMB by Industry, divulgado por IDC, se proyecta que el gasto en Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en España alcance los 664.000 millones de dólares este año, con una tendencia creciente que se espera continúe hasta alcanzar más de 74.000 millones de dólares para el año 2026.

Aunque se prevé un incremento constante en el gasto en TIC en el país, se estima que la tasa de crecimiento anual compuesta (TCAC) para el período 2021-2026 no excederá el 4,7 %, situándose por debajo del promedio europeo del 5,4 %.

El consejo de Camilo Clavijo | Sales VP en HubSpot LATAM

"En la travesía de la gestión empresarial, cada obstáculo es una oportunidad disfrazada. Con la actitud adecuada y las herramientas adecuadas, transformamos desafíos en triunfos y hacemos del camino hacia el éxito una experiencia enriquecedora para todos los involucrados".

Si en estos momentos estás en busca de algún sistema que te permita llevar el control interno empresarial adecuado, pero no conoces en detalle qué es un software de gestión y cuáles son sus funciones y beneficios, aquí te brindaré esa información y te daré algunos ejemplos de los mejores software de gestión en el mercado. 

Este sistema de gestión empresarial se conforma por diversas herramientas para ejecutar tareas administrativas y operativas. Para elegir el mejor software de gestión es necesario analizar sus funciones e integraciones y que estas respondan a las necesidades actuales de tu empresa.

 

 

10 características de un software de gestión 

Un software de gestión eficaz es una herramienta fundamental para cualquier empresa que busca optimizar sus procesos y mejorar su productividad. La facilidad de uso es esencial para garantizar que los usuarios puedan adoptar rápidamente el software y aprovechar al máximo sus funciones sin necesidad de una formación extensa. Un diseño intuitivo y una interfaz amigable son aspectos que facilitan la adopción del software por parte de los empleados.

La personalización, además, es un aspecto importante a destacar, ya que cada empresa tiene sus propios procesos y necesidades específicas. Un buen software de gestión debe permitir la personalización de campos, formularios y flujos de trabajo para adaptarse a las particularidades de cada negocio.

La integración con otras herramientas y sistemas es fundamental para asegurar la interoperabilidad y evitar la duplicación de esfuerzos. Un software de gestión debe poder conectarse fácilmente con sistemas existentes como CRM, ERP y herramientas de contabilidad, entre otros.

En ese sentido, la seguridad es una preocupación primordial en el entorno empresarial actual. Por lo tanto, un software de gestión debe contar con medidas de seguridad robustas para proteger los datos confidenciales de la empresa y de sus clientes, incluyendo cifrado de datos, autenticación de usuarios y auditorías de seguridad.

Así pues, la capacidad de análisis es clave para tomar decisiones informadas. Un buen software de gestión debe ofrecer herramientas de análisis y generación de informes que permitan a los usuarios obtener insights valiosos a partir de los datos recopilados, facilitando así la toma de decisiones estratégicas.

Veamos las principales características de un software de gestión:

1. Facilidad de uso

Una interfaz intuitiva y amigable permite que los usuarios aprendan rápidamente a utilizar el software sin necesidad de una extensa formación. Los menús claros, las opciones bien organizadas y las funciones fáciles de encontrar son aspectos clave para asegurar una experiencia de usuario fluida y productiva.

2. Personalización

La capacidad de adaptar el software a las necesidades específicas de cada empresa es fundamental para garantizar su utilidad y relevancia. Esto incluye la posibilidad de personalizar campos, formularios, flujos de trabajo y procesos para reflejar los procedimientos operativos únicos de cada organización.

3. Integración

La capacidad de conectarse con otras herramientas y sistemas existentes en la empresa, como CRM, ERP, herramientas de contabilidad, entre otros, es esencial para garantizar la interoperabilidad y evitar la duplicación de esfuerzos. La integración fluida facilita el intercambio de datos entre diferentes plataformas y mejora la eficiencia operativa.

4. Seguridad

La protección de los datos confidenciales de la empresa y de sus clientes es una prioridad absoluta. Un buen software de gestión debe contar con medidas de seguridad robustas, como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y el control de acceso, para prevenir el acceso no autorizado y garantizar la integridad y confidencialidad de la información.

5. Escalabilidad

La capacidad de escalar empresarialmente, junto con la compañía, es crucial para asegurar que el software siga siendo útil y relevante a medida que cambian las necesidades y el tamaño de la organización. Esto implica la capacidad de agregar nuevas funcionalidades, usuarios y recursos según sea necesario sin comprometer el rendimiento o la estabilidad del sistema.

6. Automatización

La automatización de tareas repetitivas y procesos manuales ayuda a aumentar la eficiencia, reducir los errores y liberar tiempo para tareas más estratégicas. Un software de gestión efectivo debe ofrecer herramientas de automatización que permitan optimizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad en toda la organización.

7. Accesibilidad remota

En un mundo cada vez más conectado y móvil, la posibilidad de acceder al software desde cualquier lugar y dispositivo es fundamental para facilitar el trabajo colaborativo y la toma de decisiones en tiempo real. La accesibilidad remota permite a los usuarios trabajar de manera flexible y eficiente, incluso cuando no están físicamente en la oficina.

8. Analítica avanzada

Además de proporcionar informes básicos, un software de gestión completo debe ofrecer capacidades analíticas avanzadas que permitan a los usuarios profundizar en los datos y obtener insights significativos para la toma de decisiones estratégicas. Esto incluye herramientas de visualización de datos, análisis predictivo y modelado de escenarios para ayudar a identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora.

9. Cumplimiento normativo

Con las regulaciones y leyes comerciales en constante cambio, es importante que el software de gestión incluya funciones que ayuden a garantizar el cumplimiento normativo en áreas como la contabilidad, la gestión de recursos humanos y la protección de datos. Esto puede incluir características como seguimiento de auditorías, generación de informes de cumplimiento y alertas de cumplimiento para garantizar que la empresa cumpla con todas las regulaciones aplicables.

10. Soporte y actualizaciones

Un buen software de gestión debe contar con un sólido servicio de soporte técnico y recibir actualizaciones regulares para garantizar su funcionamiento óptimo y mantenerse al día con los avances tecnológicos y las nuevas regulaciones.

El soporte técnico oportuno y eficaz es fundamental para resolver cualquier problema o duda que pueda surgir durante el uso del software, mientras que las actualizaciones regulares garantizan que el software siga siendo seguro, estable y compatible con las últimas tecnologías y estándares del sector.

Es innegable el valor que un software de gestión aporta a una empresa. A continuación compartiré contigo algunos beneficios que puedes alcanzar por medio de estos sistemas. 

1. Automatización de tareas

La automatización de tareas permite a las empresas liberar recursos al eliminar tareas manuales repetitivas, lo que no solo reduce errores, sino que también aumenta la eficiencia al minimizar el tiempo dedicado a actividades rutinarias. Al adoptar la automatización, las organizaciones pueden mejorar la consistencia y la precisión en sus procesos, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa y un ahorro de tiempo considerable.

Además, al liberar a los empleados de tareas monótonas, pueden dedicar más tiempo a actividades estratégicas y de mayor valor añadido, como la innovación y la atención al cliente.

2. Gestión de procesos

La gestión de procesos implica analizar, optimizar y controlar los flujos de trabajo dentro de una organización para maximizar la eficiencia y la efectividad. Al estandarizar y documentar los procesos, las empresas pueden identificar áreas de mejora y eliminar actividades innecesarias o redundantes, lo que conduce a una mayor productividad y calidad del trabajo.

Además, la gestión de procesos facilita la adaptación a los cambios en el entorno empresarial, ya que las organizaciones pueden ajustar rápidamente sus operaciones para cumplir con nuevas demandas o regulaciones.

3. Integración de sistemas

La integración de sistemas permite a las empresas conectar y sincronizar diferentes aplicaciones y sistemas de información en toda la organización. Esto facilita el intercambio de datos entre diferentes departamentos y sistemas, lo que mejora la visibilidad y la accesibilidad de la información. Al eliminar los silos de datos y la duplicación de esfuerzos, la integración de sistemas promueve una colaboración más efectiva y una toma de decisiones más informada en toda la empresa.

4. Seguridad de la información

La seguridad de la información es crucial para proteger los datos confidenciales de una empresa contra amenazas internas y externas. Implementar medidas de seguridad como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y la monitorización de la red garantiza la integridad y confidencialidad de la información, lo que protege la reputación de la empresa y evita pérdidas financieras debido a violaciones de seguridad.

5. Escalabilidad empresarial

La escalabilidad empresarial se refiere a la capacidad de una empresa para crecer y adaptarse a medida que cambian las condiciones del mercado y las demandas del cliente. Un sistema escalable permite a las empresas agregar nuevas funciones, usuarios y recursos según sea necesario, lo que les permite mantenerse ágiles y competitivas en un entorno empresarial en constante cambio.

3 tendencias en el desarrollo de software de gestión
1. Inteligencia artificial y automatización.
2. Computación en la nube y SaaS.
3. Experiencia del usuario centrada en el diseño.

6. Automatización

La automatización de tareas y procesos permite a las empresas reducir costos, aumentar la velocidad y la precisión en la ejecución de tareas, y mejorar la consistencia en las operaciones diarias. Esto libera tiempo y recursos que pueden ser reinvertidos en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido.

7. Accesibilidad remota

La accesibilidad remota permite a los empleados acceder a la información y a las herramientas de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita el trabajo colaborativo y la toma de decisiones en tiempo real. Esto aumenta la flexibilidad y la productividad de los empleados, especialmente en entornos de trabajo distribuidos o en movilidad.

8. Analítica avanzada

Las capacidades de análisis avanzado permiten a las empresas obtener insights significativos a partir de grandes volúmenes de datos, lo que les ayuda a identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora. Esto facilita la toma de decisiones informadas y la identificación de áreas de enfoque para el crecimiento y la optimización empresarial.

9. Cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo se refiere al conjunto de reglas y regulaciones que una empresa debe seguir para operar legalmente en su industria y mercado. Un software de gestión empresarial ayuda a las empresas a cumplir con estas normativas al automatizar procesos de cumplimiento, generar informes y mantener registros precisos de transacciones y actividades empresariales.

10. Adaptabilidad y personalización

La adaptabilidad y personalización permiten a las empresas ajustar el software a sus necesidades y procesos específicos, en lugar de tener que adaptarse a un sistema estándar. Esto mejora la usabilidad y la aceptación por parte de los usuarios, y permite a las empresas maximizar el valor de su inversión en tecnología.

 

 

 

En un mundo empresarial cada vez más competitivo y dinámico, contar con el software de gestión empresarial adecuado puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento. Los avances tecnológicos han transformado la forma en que las empresas gestionan sus operaciones, permitiendo una mayor eficiencia, productividad y toma de decisiones informada. Con una amplia gama de opciones disponibles en el mercado, encontrar el software de gestión empresarial perfecto puede resultar abrumador.

Para ayudarte en esta búsqueda, he compilado una lista de los 10 mejores software de gestión empresarial que se destacan por su funcionalidad, facilidad de uso, personalización y capacidad de adaptación a las necesidades de diversas industrias y tamaños de empresa.

Desde soluciones todo en uno hasta plataformas especializadas en áreas específicas como CRM, ERP y gestión de proyectos, esta lista te proporcionará una visión general de algunas de las mejores opciones disponibles en el mercado actual.

 

Impacto del software de gestión en diferentes industrias
Transformación sectorial: el software de gestión está cambiando industrias como manufactura, comercio minorista, salud, educación y logística.
Beneficios tangibles: el software de gestión ha permitido a las empresas obtener resultados tangibles, como mejoras en la eficiencia operativa y la productividad, junto con reducciones de costos.

 

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¡Descubre cómo estas herramientas pueden impulsar tu negocio hacia el éxito y potenciar su crecimiento en el competitivo panorama empresarial actual!

1. HubSpot 

El software de gestión de proyectos de HubSpot es una herramienta muy fácil de usar, con la cual podrás fomentar la productividad en toda tu empresa. Encuentra todo lo que necesitas para gestionar tu negocio en una sola plataforma, incluso los aspectos necesarios para ejecutar tus estrategias de marketing. 

El software de gestión de proyectos puede integrarse a un sinfín de herramientas de marketing de HubSpot, con las que podrás disponer de tus correos electrónicos, notas y herramientas en un mismo lugar. Además, tienes la posibilidad de ejecutar tareas predefinidas a través de plantillas (similares a listas de tareas) que te guían para su desarrollo; puedes crear boletines o rediseñar tu sitio web. 

2. ClickBalance

Ejemplos de software de gestión: ClickBalance

Imagen de ClickBalance

ClickBalance es un ERP en la nube adecuado para empresas medianas y en crecimiento, que cuenta con módulos de administración, venta, gestión contable, facturación, inventarios, etc. Con este sistema puedes visualizar por completo tu área administrativa, así como de tus puntos de venta. Puedes personalizar la herramienta con los módulos más útiles para tu empresa, según tus necesidades actuales. Es fácil de configurar y brinda tutoriales gratuitos para emplearlo con éxito. 

3. Jira

Ejemplos de software de gestión: Jira

Imagen de Jira

Jira es un software de gestión en donde puedes planificar, supervisar, lanzar estrategias, crear informes y automatizar tareas en un mismo lugar. Es muy fácil de usar gracias a sus plantillas precargadas, y con sus integraciones podrás hacer eficiente tu gestión de negocio. Es un sistema escalable que va creciendo proporcionalmente al desarrollo de tu empresa.

4. Wrike 

Ejemplos de software de gestión: Wrike

Imagen de Wrike

Wrike es un software de gestión que cuenta con tableros de proyectos interactivos y múltiples vistas. Cuenta con acceso a herramientas de trabajo remoto, como pizarras colaborativas, incrustaciones de documentos y diversas integraciones de plataforma en la nube. Así tus colaboradores podrán trabajar de modo más eficiente, incluso a distancia.

5. SmartSheet

Ejemplos de software de gestión: SmartSheet

Imagen de SmartSheet

El software de gestión de SmartSheet cuenta con hojas y tableros interactivos, funciones de seguimiento del tiempo, formularios personalizados y plantillas. También genera análisis e informes para gestionar tu empresa en tiempo real y te ayuda a determinar todo lo bueno o lo malo que se presente, a fin de tomar decisiones estratégicas basadas en datos. También te brinda herramientas de trabajo remoto e integraciones interesantes con Salesforce o Microsoft Dynamics.

6. Scoro

Ejemplos de software de gestión: Scoro

Imagen de Scoro

Scoro es un software de gestión ideal para agencias, consultorías y firmas de servicios profesionales que buscan simplificar sus procesos de trabajo y automatizar tareas para potenciar la productividad de todas sus áreas de negocio. En un mismo sistema puedes dar seguimiento a tu empresa, medir el nivel de producción y la rentabilidad de cada equipo. Además, es una herramienta colaborativa por excelencia y cada uno de los empleados tiene claras sus responsabilidades y un mejor control de su tiempo.

7. Podio

Ejemplos de software de gestión: Podio

Imagen de Podio

El software de gestión de Podio es un gran recurso para impulsar tus proyectos de negocio, pues transforma los datos de tu empresa en una herramienta para alinear todo el contenido, las conversaciones y el proceso interno en un solo punto. Goza de una fácil administración, comunicación rápida y estructura personalizada, y tus colaboradores podrán tener roles claramente definidos y funciones adaptadas a sus necesidades actuales.

8. Asana

Ejemplos de software de gestión: Asana

Imagen de Asana

Asana es un software de gestión muy versátil que te permite organizar todos los proyectos con los que cuenta tu empresa: desde tareas rutinarias hasta grandes actividades con procesos más complejos y profundos. Su interfaz es muy intuitiva y muestra una vista de listas con prioridades y plazos de entrega. Si buscas una herramienta simple para el control de tus actividades internas, esta es una gran opción.

9. Notion

Ejemplos de software de gestión: Notion

Imagen de Notion

Notion es una herramienta de gestión de proyectos 100 % personalizable e ideal para todo tipo de empresas, proyectos, equipos o personas. Es muy sencilla de utilizar y posee diversas funciones como listas y tareas, workflows, tablas personalizadas, entre otras. Ofrece una gran variedad de plantillas divididas por sectores para que encuentres la ideal para tu proyecto o área.  

10. Holded

Ejemplos de software de gestión: Holded

Imagen de Holded

Holded es un eficaz software de gestión que combina en una sola plataforma tareas de todas las áreas de tu negocio y centraliza la información, lo que optimiza la rentabilidad de cualquier empresa. Es muy simple e intuitivo y dispone de diversas funcionalidades para organizar listas y tareas, seguimiento de proyectos y coordinación de equipos a través de integraciones con otras plataformas de trabajo colaborativo.

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En el mundo empresarial actual, la gestión eficaz de los recursos y las operaciones es esencial para el éxito a largo plazo. La tecnología juega un papel fundamental en este proceso, y existen diferentes tipos de software de gestión diseñados para satisfacer diversas necesidades empresariales. A continuación, te presentaré los 10 tipos de software de gestión más populares en el mercado digital empresarial:

1. ERP (Enterprise Resource Planning)

Los sistemas ERP integran y gestionan una amplia gama de procesos empresariales, como contabilidad, recursos humanos, inventario, ventas y compras. Proporcionan una visión integral de la empresa y mejoran la eficiencia al eliminar la duplicación de datos y agilizar los flujos de trabajo.

2. CRM (Customer Relationship Management)

Los sistemas CRM están diseñados para gestionar las interacciones con los clientes, desde la captación y seguimiento de clientes potenciales hasta la gestión de relaciones con clientes existentes. Ayudan a mejorar la satisfacción del cliente, aumentar las ventas y fomentar la lealtad del cliente.

3. Gestión de proyectos

Este tipo de software está destinado a planificar, organizar y gestionar proyectos desde el inicio hasta la finalización. Proporciona herramientas para asignar tareas, establecer plazos, realizar seguimientos del progreso y colaborar en equipo.

4. Gestión de recursos humanos (HRM)

Los sistemas de HRM automatizan las funciones de recursos humanos, como la contratación, la nómina, la evaluación del desempeño y el desarrollo profesional. Simplifican los procesos administrativos y mejoran la gestión del talento en la empresa.

5. Gestión de inventarios

Estos sistemas permiten supervisar y controlar el inventario de productos de una empresa. Facilitan la gestión de la cadena de suministro, optimizan los niveles de inventario y reducen el riesgo de exceso o falta de existencias.

5 tips para la seguridad y privacidad en el software de gestión
  1. Implementa autenticación multifactorial.
  2. Encripta los datos sensibles.
  3. Actualiza regularmente el software.
  4. Educa a los usuarios sobre buenas prácticas de seguridad.
  5. Realiza auditorías de seguridad periódicas.

6. Gestión de flotas

Ideales para empresas que gestionan vehículos, los sistemas de gestión de flotas proporcionan herramientas para rastrear vehículos, optimizar rutas, monitorear el consumo de combustible y programar mantenimientos.

7. Gestión de activos

Estos sistemas ayudan a gestionar y mantener los activos físicos de una empresa, como maquinaria, equipos y propiedades. Permiten realizar un seguimiento de la ubicación, el mantenimiento y el valor de los activos para optimizar su uso y vida útil.

8. Gestión de la cadena de suministro (SCM)

Los sistemas SCM supervisan y coordinan todas las actividades relacionadas con la cadena de suministro, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega de productos terminados a los clientes. Mejoran la eficiencia, reducen los costos y garantizan la calidad y la puntualidad en la entrega.

9. Gestión de calidad

Estos sistemas se centran en garantizar la calidad de los productos o servicios de una empresa mediante la implementación y seguimiento de estándares de calidad, la gestión de auditorías y la resolución de problemas de calidad.

10. Gestión financiera

Los sistemas de gestión financiera ayudan a supervisar y controlar las finanzas de una empresa, incluyendo contabilidad, presupuestos, facturación, cobranzas y análisis financiero. Proporcionan información precisa y oportuna para la toma de decisiones financieras estratégicas.

Cada tipo de software de gestión ofrece funcionalidades específicas diseñadas para abordar las necesidades particulares de diferentes áreas empresariales. La elección del software adecuado depende de los objetivos y requisitos de tu empresa, así como del tamaño y la industria en la que operas.

 

Seguramente ahora ya estás convencido de que con un software de gestión te permitirá maximizar la productividad de tu empresa y diseñar una estrategia operativa acorde a tus necesidades. 

Recuerda que contar con un seguimiento puntual de todo lo que sucede en tu negocio en tiempo real te ayuda a tomar decisiones estratégicas, inteligentes y efectivas.

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