Debemos ser sinceros: la gestión empresarial no es una tarea sencilla. Mantener la organización y la eficiencia no siempre es fácil, pero por fortuna puedes apoyarte en algunas herramientas inteligentes, como un software de gestión para impulsar a tus equipos de trabajo y hacer eficientes tus procesos de negocio. 

Un aspecto a destacar es que el sector empresarial en España ha tenido un fuerte crecimiento en el gasto total de software estándar o a la medida para gestionar sus negocios; y las compañías con más de 249 empleados han invertido más recursos en este tipo de sistemas, con un gasto aproximado de 3555 millones de dólares.

Si en estos momentos estás en busca de algún sistema que te permita llevar el control interno empresarial adecuado, pero no conoces en detalle qué es un software de gestión y cuáles son sus funciones y beneficios, aquí te brindamos esa información y te damos algunos ejemplos de los mejores software de gestión en el mercado. 

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Este sistema de estrategia empresarial se conforma por diversas herramientas para ejecutar tareas administrativas y operativas. Para elegir el mejor software de gestión es necesario analizar sus funciones e integraciones y que estas respondan a las necesidades actuales de tu empresa.

4 características de un software de gestión 

Para la gestión interna de una empresa pueden emplearse diferentes sistemas. Sin embargo, las aplicaciones de gestión gozan de características clave para ayudar a los negocios a alcanzar sus objetivos de forma integral. Estos software son:

  1. Colaborativos. Un software de gestión unifica todas las áreas de una empresa y facilita la comunicación entre colaboradores. 
  2. Visibles. Contar con un software de gestión empresarial permite tener una vista completa de todo lo que sucede tu empresa para agilizar la toma decisiones estratégicas y su correcta ejecución. 
  3. Adaptables. Este tipo de sistemas se caracterizan por crecer al mismo tiempo que tu empresa. Pueden ajustarse conforme a tus necesidades, esto lo vuelve escalable. De esta manera, cuentas con un software que te brinda lo que requieres en el momento en que lo necesitas. 
  4. Intuitivos. Al tratarse de sistemas que ayudan a agilizar la gestión de negocios, son fáciles de implementar, y capacitar a tu personal para dominarlo no requiere tanto tiempo y no es complejo. Su interfaz es intuitiva para que los colaboradores puedan adaptarse rápidamente a su uso. 

5 beneficios de un software de gestión en las empresas

Es innegable el valor que un software de gestión aporta a una empresa. A continuación te compartimos algunos beneficios que puedes alcanzar por medio de estos sistemas. 

1. Fácil colaboración 

Una empresa, independientemente de su tamaño o sector, está conformada por colaboradores que se desarrollan en áreas y tareas específicas. Sin embargo, algunos proyectos precisan que los miembros accedan al trabajo de los demás para complementar sus tareas o dar continuidad. Esto hace indispensable que haya una comunicación organizada y rápida a través de múltiples canales.

Una mala comunicación en una empresa puede afectar directamente la eficiencia de procesos de negocio, por lo que es vital contar con un sistema que fomente la cooperación entre equipos y la sana interacción. 

Un software de gestión permite precisamente conseguir este objetivo, pues gracias a sus herramientas de colaboración favorece que todos los miembros de una organización estén conectados en una misma línea y en un mismo sistema.

2. Asignación de tareas

Un software de gestión agiliza los proyectos de una empresa al mostrar un panorama completo de las cargas de trabajo de cada colaborador o área; así, coordina mejor el flujo de trabajo y mantiene a todo el equipo avanzando hacia un objetivo en común.

También sirve para evitar que haya una asignación de actividades o responsabilidades desequilibrada; y permite que los colaboradores consulten el avance de sus proyectos o tareas y gestionen mejor su tiempo.

3. Documentación 

Por increíble que parezca, aún hay empresas que administran sus datos en hojas de cálculo, lo cual es una práctica muy insegura y compleja, que bien puede optimizarse con un software de gestión.

Este sistema unificado permite tener toda la información de tu negocio y sus diferentes áreas y proyectos en un mismo lugar y con una accesibilidad segura y flexible. Asimismo te facilita aplicar las mejores técnicas de análisis de datos para determinar el camino que debe tomar un proyecto en específico o tu empresa en general.

Esto a su vez funciona como un historial completo de las tareas planificadas y completadas, eventos pasados y futuros, datos de clientes, facturas, entre otro tipo de información de valor y te permite compartir estos datos entre los equipos de trabajo de forma fácil y rápida.  

4. Acciones automatizadas

Con un software de gestión puedes olvidarte de las hojas de cálculo o el registro de actividades manual. Este tipo de sistemas cuenta con herramientas y funciones innovadoras de automatización que se encargan de facilitar las tareas que consumen mucho tiempo de tus colaboradores y los distrae de las actividades primordiales. 

5. Informes detallados de tus proyectos 

Para administrar proyectos con éxito es necesario tener el control completo de la operación, incluyendo las deficiencias y problemas que requieren una solución rápida. Un software de gestión cuenta con dos grandes herramientas: informes detallados y panel de KPI.

Los informes detallados recopilan datos de tu proyecto o empresa para presupuesto, gastos, tareas completadas, desempeño de equipos de trabajo, entre otros. Te brindan una vista rápida de lo que está funcionando dentro de tu negocio y, si hay algún punto negativo, puedes detectarlo fácilmente para encontrar la solución más oportuna.

Por su parte, el panel de control de KPI es una forma rápida de dar seguimiento al rendimiento de tu empresa, pues actualiza dicha información de manera automática y en tiempo real. Aquí podrás consultar métricas importantes como porcentaje de tareas completadas o variación de cronograma.

1. HubSpot 

Mejor software de gestión de proyectos: HubSpot

El software de gestión de proyectos de HubSpot es una herramienta muy fácil de usar, con la cual podrás fomentar la productividad en toda tu empresa. Encuentra todo lo que necesitas para gestionar tu negocio en una sola plataforma, incluso los aspectos necesarios para ejecutar tus estrategias de marketing. 

El software de gestión de proyectos puede integrarse a un sinfín de herramientas de marketing de HubSpot, con las que podrás disponer de tus correos electrónicos, notas y herramientas en un mismo lugar. Además, tienes la posibilidad de ejecutar tareas predefinidas a través de plantillas (similares a listas de tareas) que te guían para su desarrollo; puedes crear boletines o rediseñar tu sitio web. 

2. ClickBalance

Ejemplos de software de gestión: ClickBalance

Imagen de ClickBalance

ClickBalance es un ERP en la nube adecuado para empresas medianas y en crecimiento, que cuenta con módulos de administración, venta, gestión contable, facturación, inventarios, etc. Con este sistema puedes visualizar por completo tu área administrativa, así como de tus puntos de venta. Puedes personalizar la herramienta con los módulos más útiles para tu empresa, según tus necesidades actuales. Es fácil de configurar y brinda tutoriales gratuitos para emplearlo con éxito. 

3. Jira

Ejemplos de software de gestión: Jira

Imagen de Jira

Jira es un software de gestión en donde puedes planificar, supervisar, lanzar estrategias, crear informes y automatizar tareas en un mismo lugar. Es muy fácil de usar gracias a sus plantillas precargadas, y con sus integraciones podrás hacer eficiente tu gestión de negocio. Es un sistema escalable que va creciendo proporcionalmente al desarrollo de tu empresa.

4. Wrike 

Ejemplos de software de gestión: Wrike

Imagen de Wrike

Wrike es un software de gestión que cuenta con tableros de proyectos interactivos y múltiples vistas. Cuenta con acceso a herramientas de trabajo remoto, como pizarras colaborativas, incrustaciones de documentos y diversas integraciones de plataforma en la nube. Así tus colaboradores podrán trabajar de modo más eficiente, incluso a distancia.

5. SmartSheet

Ejemplos de software de gestión: SmartSheet

Imagen de SmartSheet

El software de gestión de SmartSheet cuenta con hojas y tableros interactivos, funciones de seguimiento del tiempo, formularios personalizados y plantillas. También genera análisis e informes para gestionar tu empresa en tiempo real y te ayuda a determinar todo lo bueno o lo malo que se presente, a fin de tomar decisiones estratégicas basadas en datos. También te brinda herramientas de trabajo remoto e integraciones interesantes con Salesforce o Microsoft Dynamics.

6. Scoro

Ejemplos de software de gestión: Scoro

Imagen de Scoro

Scoro es un software de gestión ideal para agencias, consultorías y firmas de servicios profesionales que buscan simplificar sus procesos de trabajo y automatizar tareas para potenciar la productividad de todas sus áreas de negocio. En un mismo sistema puedes dar seguimiento a tu empresa, medir el nivel de producción y la rentabilidad de cada equipo. Además, es una herramienta colaborativa por excelencia y cada uno de los empleados tiene claras sus responsabilidades y un mejor control de su tiempo.

7. Podio

Ejemplos de software de gestión: Podio

Imagen de Podio

El software de gestión de Podio es un gran recurso para impulsar tus proyectos de negocio, pues transforma los datos de tu empresa en una herramienta para alinear todo el contenido, las conversaciones y el proceso interno en un solo punto. Goza de una fácil administración, comunicación rápida y estructura personalizada, y tus colaboradores podrán tener roles claramente definidos y funciones adaptadas a sus necesidades actuales.

8. Asana

Ejemplos de software de gestión: Asana

Imagen de Asana

Asana es un software de gestión muy versátil que te permite organizar todos los proyectos con los que cuenta tu empresa: desde tareas rutinarias hasta grandes actividades con procesos más complejos y profundos. Su interfaz es muy intuitiva y muestra una vista de listas con prioridades y plazos de entrega. Si buscas una herramienta simple para el control de tus actividades internas, esta es una gran opción.

9. Notion

Ejemplos de software de gestión: Notion

Imagen de Notion

Notion es una herramienta de gestión de proyectos 100 % personalizable e ideal para todo tipo de empresas, proyectos, equipos o personas. Es muy sencilla de utilizar y posee diversas funciones como listas y tareas, workflows, tablas personalizadas, entre otras. Ofrece una gran variedad de plantillas divididas por sectores para que encuentres la ideal para tu proyecto o área.  

10. Holded

Ejemplos de software de gestión: Holded

Imagen de Holded

Holded es un eficaz software de gestión que combina en una sola plataforma tareas de todas las áreas de tu negocio y centraliza la información, lo que optimiza la rentabilidad de cualquier empresa. Es muy simple e intuitivo y dispone de diversas funcionalidades para organizar listas y tareas, seguimiento de proyectos y coordinación de equipos a través de integraciones con otras plataformas de trabajo colaborativo.

Seguramente ahora ya estás convencido de que con un software de gestión te permitirá maximizar la productividad de tu empresa y diseñar una estrategia operativa acorde a tus necesidades. 

Recuerda que contar con un seguimiento puntual de todo lo que sucede en tu negocio en tiempo real te ayuda a tomar decisiones estratégicas, inteligentes y efectivas.

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Publicado originalmente el 16 de agosto de 2022, actualizado el 16 de agosto de 2022

Topics:

Gestión empresarial