Qué es y cómo diseñar una estrategia operativa (con ejemplos)

Para que una empresa funcione fluidamente y alcance sus metas de negocio se necesita un poco más que buenas intenciones o una gran idea de ventas. Es importante que exista un plan que considere todas las áreas de la organización, explique sus responsabilidades y las unifique para objetivos comunes. Es decir, hay que crear una estrategia operativa.

Una de las ventajas de la estrategia operativa es que siempre puede hacerse mejor, y aunque es todo un reto diseñarla la primera vez, ofrece una gran oportunidad para conocer a fondo lo que la empresa es, hacia dónde va y cómo lograr el éxito. ¿Quieres saber más?

Por lo tanto, una estrategia operativa cuenta con un nivel de flexibilidad para adaptarse a los cambios repentinos que una empresa enfrenta habitualmente en el mercado, requerimientos de la industria que atiendan ante esos ajustes y las mismas innovaciones que la empresa deberá tomar en cuenta para seguir vigente.

Así que todo lo que tiene que ver con la estrategia operativa se refiere a la manera en que la empresa o negocio crea sus productos o servicios (desde conseguir la materia prima hasta el talento que lo diseña y lo hace realidad) y cómo los ofrece al público.

Para ahondar en este tema, halaremos de las funciones que cumple esta estrategia.

Funciones de una estrategia operativa

• Encontrar la ventaja competitiva de la empresa, que sea sostenible a largo plazo y que la haga resaltar entre la competencia.
• Crear un plan detallado que establezca las acciones que la organización debe realizar para alcanzar sus objetivos, como el aprovechamiento de los recursos de forma eficiente, estandarizar la producción o implementación del servicio que ofrece para cumplir con las expectativas de sus clientes, aumento de las ventas, entre otros.
• Definir la propuesta de valor operativa, la cual comprende el precio del producto o servicio, la atención al cliente, la calidad de la oferta, la innovación y la posibilidad de la personalización del producto o servicio.
• Tomar decisiones a largo plazo en aspectos como la estrategia tecnológica y diseño de producto o servicio, y también a corto plazo, como la organización de la empresa y recursos humanos o políticas de calidad.

Como puedes ver, una estrategia operativa no excluye a ningún departamento de la empresa, de echo, todos deben participar de la estrategia para que tenga éxito: marketing, ventas, atención al cliente, recursos humanos, finanzas, producción y control de calidad.

Entonces, ¿cómo puedes diseñar una estrategia operativa que sea valiosa para tu empresa? A continuación te daremos algunas claves básicas.

¿Cómo diseñar e implementar una estrategia operativa?

1. Conoce la situación actual

Un análisis del lugar en el que se encuentra la empresa ayudará a tener un punto de partida. Nos referimos a conocer el entorno operativo de la empresa, aun cuando sea bastante nueva, pues así se puede hacer una comparación con la competencia (tanto con la que ya tiene más experiencia como la que está al mismo nivel), las oportunidades que es posible detectar y las amenazas actuales.

Aplicar métodos como el FODA es de gran ayuda, porque también identifica las debilidades y fortalezas que quizá no están en el radar y que, si no se atienden, pueden crear problemas en el camino.

2. Establece los objetivos y metas a cumplir

Es necesario que exista un entendimiento de las prioridades del sector empresarial en el que se desarrolla o desea incursionar la organización, porque a partir de estas se definen mejor las ventajas competitivas. Es decir, es posible establecer metas más realistas, que en verdad influyan en el crecimiento en el negocio y el fortalecimiento de las áreas que lo comprenden.

Además, es importante que se establezcan los roles en todos los niveles y que se comunique a toda la empresa. La estructura de la compañía y las responsabilidades de cada área, y la forma en que se relacionan con el resto, no deben ser un secreto, sino todo lo contrario, para que cada rol comprenda su importancia en la cadena de procesos y el porqué de sus objetivos.

3. Define las acciones que deberán implementarse

Una vez que se define lo anterior, entonces ya es posible y más natural pensar en las acciones que llevarán al éxito a la empresa. Incluso si es necesario implementar algunas correcciones o mejoras en alguno de los departamentos, sin importar el nivel, para que los obstáculos internos desaparezcan.

Aquí es necesario, también, dejar en claro el nivel de calidad que la empresa desea alcanzar y mantener, siempre en función de cómo busca diferenciarse de la competencia y cumplir con las expectativas de los clientes.

4. Encuentra las herramientas y procesos adecuados para las metas elegidas

Por eso hablamos antes de la flexibilidad de la estrategia operativa. En muchas ocasiones, te encontrarás con la oportunidad de modificar procesos, métodos y herramientas; adopta nuevas técnicas o adáptalas a las necesidades de tus metas en particular. Ya sea para encontrar alternativas a materias primas o nuevas formas de hacer negocio con tus clientes, tendrás la oportunidad de conocer criterios novedosos que facilitarán algunas tareas y te señalarán las que no habías considerado. Es decir, hay una oportunidad de aprendizaje constante.

Tus clientes evolucionarán también, así que deberás crecer con ellos, conocer los niveles de demanda y satisfacción, y las formas en que puedes llegar a las personas que necesitan tu producto o servicio.

Ejemplos de estrategia operativa

A continuación veremos algunos ejemplos que te serán de mucha utilidad al momento de pensar en una estrategia operativa en tu empresa. A final de cuentas, siempre necesitamos un poco de inspiración o un modelo a seguir.

1. Microsoft: B2B en continua mejora

Las empresas «business to business» o B2B ofrecen sus servicios y productos principalmente a otras empresas, que a su vez tienen negocios con consumidores finales. Microsoft es un ejemplo de cómo una buena estrategia operativa ayuda a convertirte en un referente en tu sector.

Gracias a las innovaciones que ha creado para que otros gigantes, como Walmart, realicen operaciones con sus productos, se mantiene en continua investigación en inteligencia artificial, desarrollo de herramientas para el trabajo de equipo, traducción automática, tecnología para ciberseguridad, atención médica, entre otros, no solamente un sistema operativo.

Microsoft está al pendiente de las exigencias que los clientes piden, ya sea para hacer más amigable una clase en línea o ayudar a otras empresas a seguir de pie durante épocas difíciles, como la pandemia de la COVID-19.

2. Inditex: retail con inteligencia artificial

Las empresas que se dedican a las ventas al menudeo, o retail, no siempre son ejemplo del uso de la tecnología. Sin embargo, los cambios empujan a adoptar elementos que no se consideraban propios de, por ejemplo, la venta de ropa. Por supuesto, cuanto más alcance se tiene con el público, se hace más necesario mejorar los procesos operativos.

Eso es lo que vio Inditex hace poco cuando decidió que era momento de mejorar la gestión de su base de datos, antes de que las compras en línea aumentaran durante el 2020.

La solución fue contratar a la fundadora de Yokozuna Data, África Periáñez, para identificar patrones en los comportamientos de los usuarios de las páginas de venta en línea de la firma de ropa que tiene a Zara, Pull & Bear, Mango, entre otras, y así ofrecer una mejor experiencia de compra, no solo en sus tiendas físicas. 

Quizá en una proporción menor, las empresas minoristas pueden adelantarse a las necesidades digitales si consideran adoptar algunas de estas innovaciones en su propia estrategia operativa, si no de forma inmediata, al menos para un futuro no tan lejano.

3. Todo Mejora: sin fines de lucro y el respaldo de una estrategia operativa digital

Las organizaciones sin fines de lucro también necesitan una estrategia operativa para alcanzar sus objetivos altruistas. Esto puede ser un reto mayor que en otro tipo de empresas, ya que no se trata de un negocio, sino que depende de otros apoyos y donaciones para funcionar de manera eficiente. Todo Mejora, una ONG chilena que apoya a jóvenes que viven experiencias de violencia basada en su orientación sexual, identidad o expresión de género, en particular con el peligro de una tendencia suicida.

Para llegar precisamente al público que más la necesita, Todo Mejora creó una serie de anuncios con Google concentrándose en ciertas palabras clave en su motor de búsqueda para mostrar, en los resultados, anuncios pagados con mensajes dirigidos a brindar ayuda y un poco de esperanza, tanto a los jóvenes que consideraban hacerse daño como para los familiares que acudían al buscador para apoyarse.

De esa forma, apoyaron su estrategia operativa que ya contaba con canales de asistencia, programas de donaciones, programas de voluntariado y cooperación con otras organizaciones en Chile, para que se ampliara también su alcance e impacto, al hacerse presente en ámbitos digitales, como la app disponible para Android e iOS.

Estos ejemplos los elegimos de entre una gama muy variada que existe en el mercado porque han demostrado ser exitosos. Estamos seguros que te serán de utilidad.