Cualquiera que sea el tamaño de tu compañía, el presupuesto de ventas es el punto de partida de otros sistemas financieros que te ayudarán a hacer decisiones oportunas relacionadas con las compras, la producción y hasta el flujo de efectivo.

En definitiva, es el mapa para tu departamento, donde tendrás una perspectiva para establecer sus objetivos a largo plazo y las metas a conseguir.

 

Aunque es común pensar que el éxito de una empresa depende de que venda mucho y obtenga enormes ingresos, la realidad es que el éxito muchas veces radica en desarrollar presupuestos de ventas que sirvan de guía para llevar un buen control de gastos y realizar una buena reinversión de los excedentes de la empresa.

Es por eso que es muy importante que los datos que incluyas en el presupuesto de ventas sean lo más precisos. Recuerda que la necesidad de un presupuesto de ventas no depende del tamaño de la empresa, ya que sirve a cualquier tipo de compañía.

¿Para qué sirve un presupuesto de ventas?

Estos son algunos de los resultados que podrás alcanzar si lo ejecutas de manera efectiva:

  • Te ayuda a fijar mejor los objetivos: seguramente piensas que cuantas más ventas realices es mejor. Pero esa meta tan general está desconectada del trabajo diario de las ventas, donde necesitas objetivos específicos. Con el presupuesto de ventas lograrás ver más claras las metas a cumplir.

  • Evita gastos innecesarios y te permite calcular con exactitud las inversiones: gracias al presupuesto de ventas vas a conseguir equilibrar las finanzas de tu empresa de una manera más práctica; además, tendrás un panorama para tomar las mejores decisiones.

  • Dispones de un regulador de toda la actividad de la empresa: con un presupuesto de ventas puedes ver qué se tiene que hacer, en dónde y cuándo.

Los 4 elementos de un presupuesto de ventas

Los siguientes son los 4 elementos clave para elaborar un presupuesto de ventas y son la base que lo componen. Estos elementos pueden ser modificados o ejecutarse de distintas formas dependiendo de las características de tu empresa.

  1. Periodicidad: está realizado para cierta cantidad de tiempo (meses, trimestres, semestres, años).

  2. Pronóstico de ventas: estima las ventas futuras con base en el pasado del negocio y las tendencias del sector.

  3. Conocimiento del mercado: recopila información acerca de las preferencias y tendencias de compra.

  4. Administración, ejecución y vigilancia: es la base del plan del departamento de ventas.

A continuación verás estos elementos en acción, pues conocerás cómo hacer tu propio presupuesto de ventas.

 

1. Evalúa las ventas del sector y la participación de tu negocio

Comienza por hacer un análisis de mercado que te muestre las tendencias en los negocios de tu sector. Adicionalmente, haz una recolección de datos acerca de tu competencia y procura estimar cuál es el nivel de participación de tu empresa.

Esto te permitirá tener un panorama del lugar donde está tu negocio y cuál es la situación general, para que después puedas pasar a un análisis de tu situación particular.

Es importante que realices todo el presupuesto para cierto periodo. Lo más usual es agruparlo conforme al año fiscal.

2. Realiza un pronóstico de ventas por cierto periodo

El pronóstico de ventas es una proyección técnica de la demanda potencial de los clientes durante un tiempo específico, la cual se realiza por medio una investigación y la recolección de datos.

Aunque tienen semejanzas, el pronóstico de ventas no debe considerarse como un presupuesto de ventas. Este es un paso necesario en el que se emplean numerosos análisis tales como modelos matemáticos, ajustes de tendencias y diferentes técnicas de investigación que sirven para proyectar. Algunos de los métodos más utilizados son:

  • El método Delphi
  • Juicio de expertos
  • Run Rate
  • Suavizamiento exponencial

Consulta cómo hacer un pronóstico de ventas para tu empresa con cada uno de esos métodos. 

3. Mide tus capacidades y establece los ingresos y egresos

Antes de comenzar con los pasos avanzados, es importante que analices tu capacidad de fabricación y la de tus proveedores, así como la condición de tus empleados en caso de que necesites financiar refuerzos de producción o de distribución.

También debes conocer cuáles serán los esfuerzos de marketing (si aumentarán, disminuirán o serán iguales al ciclo anterior) y considerar las campañas que podrían potenciar las ventas en ciertos periodos como festividades, aniversario de la empresa o iniciativas regionales de rebajas, entre otras.

En general, ya que tienes una estimación de los ingresos, deberás considerar los egresos en términos de:

  • Proveedores
  • Recursos humanos
  • Tecnología
  • Bienes muebles e inmuebles
  • Seguros y más

Puedes disponer de una plantilla de ingresos y egresos que te ayude a organizar la información.

4. No olvides conversar

En este punto, ya que tienes un análisis económico sólido, deberás ir hacia las personas para obtener los insights que podrán guiarte hacia el éxito: en resumen, habla con tus clientes y con tus empleados. Ambas perspectivas son vitales para entender el comportamiento, las expectativas, las preocupaciones y los puntos de dolor de tu audiencia.

Aplica encuestas dirigidas hacia grupos representativos de tus consumidores y hacia tu fuerza de ventas. De esta forma, tendrás más bases para la preparación de tu estrategia comercial

Por ejemplo, imagina que vendes software de gestión de recursos humanos. Tus vendedores comentan que últimamente los clientes muestran como una objeción común el precio. Al hacer encuestas a tus clientes, encuentras que buena parte considera que sus ingresos disminuyeron durante el año. Ahí tienes una oportunidad para desarrollar estrategias de venta centradas en el impacto de tu producto, ya que reduce los gastos por rotación de personal a corto y largo plazo.

5. Crea una estrategia

Este es el momento en que debes crear un plan integral de ventas:

  • Define tus objetivos de ventas y crecimiento para el periodo que estableciste antes (año, semestre, trimestre, etc.).
  • Diseña los pasos a seguir para los vendedores y las metas en periodos más cortos (trimestrales, mensuales, quincenales, etc.).
  • Establece los precios.
  • Busca la alineación entre los departamentos de marketing y ventas para que los esfuerzos por llegar a los clientes lleven a más acuerdos cerrados.

Usa nuestra Calculadora gratuita de precios de ventas que incluye 9 estrategias de fijación distintas y plantillas.

6. Compara el presupuesto con la realidad

Gracias al presupuesto tendrás información para administrar el flujo de caja y tendrás una parte vital del análisis financiero que posibilita la salud de tu empresa.

Revisa de manera continua cómo es que los hechos se acoplan con el presupuesto: realiza juntas estratégicas, analiza tus objetivos y reajusta las tácticas para que te ayuden a acercarte a tus metas.

Al final del periodo tendrás una gran cantidad de datos valiosos acerca del comportamiento de tu empresa como negocio, de los departamentos y la fuerza de ventas, y de los aspectos que puedes esperar para el siguiente año o semestre. 

Evalúa y toma medidas para que asegures la mejora continua de las ventas y potencies la rentabilidad.

Ejemplo de presupuesto de ventas

Como ya viste, un presupuesto de ventas es un documento integrado por varias partes que van desde el análisis, el pronóstico y el establecimiento de ingresos y egresos. El ejemplo que te traemos está centrado en el cumplimiento del presupuesto y puedes utilizarlo como un idea para tu propio seguimiento:

Ejemplo de tabla para comparar un presupuesto de ventas con las ventas efectivas

En este caso está centrado en un valor de venta, pero también podría estar enfocado en unidades vendidas u otra medición que le convenga a tu negocio.

Mantener el control de las finanzas de tu empresa es clave para conseguir el éxito deseado. Con el presupuesto de ventas tendrás una herramienta completa que te servirá de guía para generar mejores estrategias.

Además, es vital que te adaptes al cambio: haz la transición hacia las inside sales para que nada pueda parar a tu equipo de ventas.

Publicado originalmente en agosto 4 2020, actualizado agosto 04 2020

Topics:

Gestión empresarial