Los presupuestos de ventas son la brújula que necesitas para dirigir tu empresa. Independientemente del tamaño de tu negocio, estos presupuestos son mucho más que simples números. Sin duda, son la clave para tomar decisiones estratégicas que impactarán directamente en tu éxito.
Desde la gestión de compras hasta la optimización del flujo de efectivo, un presupuesto de ventas bien elaborado es el mapa que guiará a tu departamento hacia el logro de objetivos a largo plazo. En este artículo, que te servirá como una guía, conocerás qué son los presupuestos de ventas, por qué son importantes y cómo crear presupuestos para impulsar el crecimiento y el éxito de tu negocio.
Qué es un presupuesto de ventas
El presupuesto de ventas es una herramienta que anticipa la rentabilidad de la compañía durante cierto periodo y se genera con base en los registros históricos, el análisis de proyecciones de mercado y las condiciones del entorno. Todo plan financiero inicia con el presupuesto de ventas. Además de anticipar la rentabilidad y guiar la dirección financiera de una empresa, proporciona a los profesionales de ventas una guía clara para enfocar sus esfuerzos y maximizar su contribución al logro de los objetivos organizacionales.
Aunque es común pensar que el éxito de cualquier tipo de empresa depende de que venda mucho y obtenga enormes ingresos, la realidad es que el éxito muchas veces radica en desarrollar presupuestos de ventas que sirvan de guía para llevar un buen control de gastos y realizar una buena reinversión de los excedentes de la empresa.
Por eso es muy importante que los datos que incluyas en el presupuesto de ventas sean lo más precisos posible. Recuerda que la necesidad de un presupuesto de ventas no depende del tamaño de la empresa, ya que sirve a cualquier tipo de compañía.
Para qué sirve el presupuesto de ventas
- Te ayuda a fijar mejor los objetivos
- Evita gastos innecesarios y te permite calcular con exactitud las inversiones
- Dispones de un regulador de toda la actividad de la empresa
Estos son algunos de los resultados que puedes alcanzar ejecutas este tipo de presupuesto de manera efectiva:
- Te ayuda a fijar mejor los objetivos: seguramente piensas que cuantas más ventas realices, es mejor. Pero esa meta tan general está desconectada del trabajo diario de las ventas, en el que necesitas objetivos específicos. Con el presupuesto de ventas lograrás ver más claras las metas a cumplir.
- Evita gastos innecesarios y te permite calcular con exactitud las inversiones: gracias al presupuesto de ventas conseguirás equilibrar las finanzas de tu empresa de una manera más práctica; además, tendrás un panorama para elegir las mejores opciones.
- Dispones de un regulador de toda la actividad de la empresa: con un presupuesto de ventas puedes ver qué se tiene que hacer, en dónde y cuándo.
Características del presupuesto de ventas
1. Es estratégico
Se alinea con los objetivos estratégicos de la empresa y orienta las acciones del equipo de ventas hacia el logro de los objetivos generales de la organización.
2. Proyecta los ingresos
Para realizar este presupuesto se tienen que estimar los ingresos que se esperan obtener por la venta de productos o servicios durante un periodo determinado.
3. Se enfoca en los datos y análisis
Es fundamental tener registros históricos, tendencias de mercado, comportamientos del consumidor y análisis de ventas previas, con el fin de hacer una proyección inteligente.
4. Tiene flexibilidad para ajustarse
El presupuesto de ventas puede ajustarse y actualizarse en función de los cambios en el mercado y la demanda de los clientes, o cuando se modifican las estrategias comerciales.
5. Se integra con otros presupuestos
Está conectado con otros presupuestos de una empresa, en tanto que este les dará sustento a los demás.
6. Permite el control y comparación
Permite comparar el rendimiento real con las proyecciones, identificar las posibles desviaciones y tomar medidas correctivas, si es necesario.
Objetivos del presupuesto de ventas
Un presupuesto de ventas puede cumplir diferentes objetivos, pero en general estos son los más comunes:
- Tener una planificación financiera: es esencial para una organización porque permite a la empresa planificar sus recursos financieros de manera efectiva.
- Establecer metas realistas: ayudará a las empresas a definir metas alcanzables para el equipo de ventas y así sus miembros enfocarán mejor las acciones de venta.
- Tomar decisiones: este es un objetivo importante porque las empresas pueden tomar decisiones comerciales más inteligentes y estratégicas.
- Identificar oportunidades: como se tiene que hacer un análisis de las proyecciones de ventas, será más fácil identificar las oportunidades de crecimiento y también los posibles desafíos para enfrentarlos con acciones eficientes.
- Mantener la vigilancia sobre los gastos y costos: al prever los ingresos, el presupuesto de ventas también ayuda a controlar los gastos y costos variables y costos fijos de la organización en actividades relacionadas, como las que llevan a cabo los departamentos de ventas y marketing.
Ventajas y desventajas del presupuesto de ventas
Hablar de presupuestos de ventas es adentrarse en un mundo de planificación estratégica y toma de decisiones cruciales para el éxito empresarial. Sin embargo, como cualquier herramienta, los presupuestos de ventas tienen sus luces y sombras. En esta sección apreciarás las ventajas y desventajas de esta poderosa herramienta financiera. Desde los beneficios que pueden impulsar el crecimiento de tu empresa hasta los posibles obstáculos que debes enfrentar y que pueden impactar en tu negocio.
Ventajas del presupuesto de ventas
-
Estratégico y permite una planificación efectiva: al establecer objetivos de ventas a través del presupuesto, las empresas pueden desarrollar estrategias sólidas y direccionar sus recursos hacia áreas clave que impulsen el crecimiento. Puedes usar el software de ventas de HubSpot y conocer todas sus ventajas en el desarrollo de ventas efectivas.
-
Brinda un gran control financiero: proporciona una visión clara de los ingresos proyectados, lo que permite a los gerentes monitorear el rendimiento financiero y tomar medidas correctivas si es necesario para alcanzar los objetivos establecidos.
-
Ayuda a mantener la estabilidad financiera: al anticipar los ingresos y gastos futuros, el presupuesto de ventas ayuda a las empresas a administrar sus finanzas de manera más efectiva y evitar situaciones de crisis financiera.
-
Facilita la toma de decisiones: al tener una visión clara de las expectativas de ventas, los gerentes pueden tomar decisiones informadas sobre inversiones, contrataciones de personal y desarrollo de productos, entre otros aspectos importantes del negocio.
-
Identifica el contexto para el crecimiento del negocio: el presupuesto de ventas proporciona una visión a largo plazo de las oportunidades y desafíos del mercado, lo que permite a las empresas adaptarse y capitalizar las tendencias emergentes para impulsar su crecimiento.
-
Permite la mejor asignación de recursos y comparar el desempeño: al asignar recursos de manera eficiente según las prioridades establecidas en el presupuesto, las empresas pueden optimizar su rendimiento y comparar su desempeño real con las proyecciones para identificar áreas de mejora.
Desventajas del presupuesto de ventas
Aunque el presupuesto de ventas ofrece numerosas ventajas, también presenta ciertas desventajas que deben tenerse en cuenta:
-
Puede ser complejo elaborarlo: la creación de un presupuesto de ventas efectivo requiere tiempo, esfuerzo y experiencia en análisis financiero, lo que puede resultar desafiante para algunas empresas, especialmente aquellas con recursos limitados.
-
Necesita de análisis profundos: para ser precisos y útiles, los presupuestos de ventas deben basarse en datos históricos, proyecciones de mercado y análisis detallados, lo que puede requerir recursos adicionales y expertise en análisis de datos.
-
Hay dificultad para tener un pronóstico preciso: a pesar de todos los esfuerzos realizados en su elaboración, los presupuestos de ventas siempre están sujetos a incertidumbres y variables externas que pueden afectar las proyecciones, lo que dificulta lograr un pronóstico preciso en todo momento.
Los 4 elementos de un presupuesto de ventas
- Periodicidad
- Pronóstico de ventas}
- Conocimiento del mercado
- Administración, ejecución y vigilancia
Estos elementos pueden ser modificados o ejecutarse de distintas formas, dependiendo de las características de tu empresa.
1. Periodicidad
Este elemento indica la cantidad de tiempo para el que está realizado el presupuesto de ventas. Esto puede ser por meses, trimestres, semestres o años.
2. Pronóstico de ventas
Estimas las ventas futuras con base en el pasado del negocio y las tendencias del sector.
3. Conocimiento del mercado
Este elemento busca recopilar información acerca de las preferencias y tendencias de compra.
4. Administración, ejecución y vigilancia
Es la base del plan del departamento de ventas. Estos pasos deben seguirse de manera consecutiva para asegurar la buena realización del presupuesto de ventas.
Cómo hacer un presupuesto de ventas
- Evalúa las ventas del sector y la participación de tu negocio.
- Realiza un pronóstico de ventas por cierto periodo.
- Mide tus capacidades y establece los ingresos y egresos.
- No olvides conversar.
- Crea una estrategia.
- Compara el presupuesto con la realidad.
1. Evalúa las ventas del sector y la participación de tu negocio
Comienza por hacer un análisis de mercado que te muestre las tendencias en los negocios de tu sector. Adicionalmente, haz una recolección de datos acerca de tu competencia y procura estimar cuál es el nivel de participación de tu empresa.
Esto te permitirá tener un panorama del lugar donde está tu negocio y cuál es la situación general, para que después puedas pasar a un análisis de tu situación particular.
Es importante que realices todo el presupuesto para cierto periodo. Lo más usual es agruparlo conforme al año fiscal.
2. Realiza un pronóstico de ventas por cierto periodo
El pronóstico de ventas es una proyección técnica de la demanda potencial de los clientes durante un tiempo específico, la cual se realiza por medio una investigación y la recolección de datos.
Aunque tienen semejanzas, el pronóstico de ventas no debe considerarse como un presupuesto de ventas. Este es un paso necesario en el que se emplean numerosos análisis, tales como modelos matemáticos, ajustes de tendencias y diferentes técnicas de investigación que sirven para proyectar. Algunos de los métodos más utilizados son:
- El método Delphi
- Juicio de expertos
- Run Rate
- Suavizamiento exponencial
3. Mide tus capacidades y establece los ingresos y egresos
Antes de comenzar con los pasos avanzados, es importante que analices tu capacidad de fabricación y la de tus proveedores, así como la condición de tus empleados en caso de que necesites financiar refuerzos de producción o de distribución.
También debes conocer cuáles serán los esfuerzos de marketing (si aumentarán, disminuirán o serán iguales al ciclo anterior) y considerar las campañas que podrían potenciar las ventas en ciertos periodos, como las festividades, aniversario de la empresa o iniciativas regionales de rebajas, entre otras.
En general, ya que tienes una estimación de los ingresos, deberás considerar los egresos en términos de:
- Proveedores
- Recursos humanos
- Tecnología
- Bienes muebles e inmuebles
- Seguros y más
Puedes disponer de una plantilla de ingresos y egresos que te ayude a organizar la información.
4. No olvides conversar
Una vez que tengas un análisis económico sólido, deberás ir hacia las personas para obtener insights que podrán guiarte hacia el éxito: en resumen, habla con tus clientes y con tus empleados, incluso puedes ver la guía para escalar las ventas de tu empresa manejando clientes por chat. Ambas perspectivas son vitales para entender el comportamiento, las expectativas, las preocupaciones y los puntos de dolor de tu audiencia.
Aplica encuestas a grupos representativos de tus consumidores y tu fuerza de ventas. De esta forma, tendrás más bases para la preparación de tu estrategia comercial.
Por ejemplo, imagina que vendes software de gestión de recursos humanos. Tus vendedores comentan que últimamente los clientes manifiestan como una objeción común el precio. Al hacer encuestas a tus clientes, encuentras que buena parte considera que sus ingresos disminuyeron durante el año. Ahí tienes una oportunidad para desarrollar estrategias de venta centradas en el impacto de tu producto, ya que reduce los gastos por rotación de personal a corto y largo plazo.
5. Crea una estrategia
Este es el momento para crear un plan integral de ventas:
- Define tus objetivos de ventas y crecimiento para el periodo que estableciste antes (año, semestre, trimestre, etc.).
- Diseña los pasos a seguir para los vendedores y las metas en periodos más cortos (trimestrales, mensuales, quincenales, etc.).
- Establece los precios.
- Busca la alineación entre los departamentos de marketing y ventas para que los esfuerzos para llegar a los clientes lleven a más acuerdos cerrados.
Usa nuestra Calculadora gratuita de precios de ventas que incluye varias estrategias de fijación distintas y plantillas.
6. Compara el presupuesto con la realidad
Gracias al presupuesto tendrás información para administrar el flujo de caja y obtendrás una parte vital del análisis financiero que posibilita la salud de tu empresa.
Revisa de manera continua cómo es que los hechos se acoplan con el presupuesto: realiza juntas estratégicas, analiza tus objetivos y reajusta las tácticas para que te ayuden a acercarte a tus metas.
Al final del periodo habrás reunido una gran cantidad de datos valiosos acerca del comportamiento de tu empresa como negocio, de los departamentos y la fuerza de ventas, y de los aspectos que puedes esperar para el siguiente año o semestre.
Evalúa y toma medidas para que asegures la mejora continua de las ventas y potencies la rentabilidad.
6 ejemplos de presupuesto de ventas
- Cumplimiento de presupuesto.
- Total de ventas netas.
- Ventas totales proyectadas.
- Ventas por año.
- Ventas previstas por producto.
- Presupuesto de ventas operativo.
1. Cumplimiento de presupuesto
Ahora te mostraré ejemplos de tipos de presupuestos de ventas.
Como ya viste, un presupuesto de ventas es un documento integrado por varias partes que van desde el análisis y el pronóstico hasta el establecimiento de ingresos y egresos. El ejemplo que te daré a continuación está centrado en el cumplimiento del presupuesto y puedes utilizarlo como una idea para tu propio seguimiento:
En este caso está enfocado en un valor de venta, pero también podría estarlo en unidades vendidas u otra medición que le convenga a tu negocio.
2. Total de ventas netas
El presupuesto de ventas puede estar dividido también por trimestres. En este ejemplo te mostraré el total de ventas netas, el cual puedes utilizar como un formato para tu negocio.
3. Ventas totales proyectadas
El presupuesto de ventas también puede servirte para realizar el cálculo de las ventas totales proyectadas, lo que te permite predeterminar las unidades e importes que esperas vender en el futuro. Esta planificación es la base para la elaboración de otros ingresos y costos proyectados.
4. Ventas por año
En este ejemplo se expone el establecimiento de los egresos e ingresos de una casa de música de manera muy clara y sencilla.
5. Ventas previstas por producto
El presupuesto de ventas puede ser una de las previsiones más complicadas de realizar, ya que es difícil estimar la demanda de tu consumidor. Como has podido ver, cada formato puede expresarse de diferente forma. En esta ocasión me he concentrado en las ventas previstas por producto, teniendo en cuenta pérdidas en retorno y asignaciones.
6. Presupuesto de ventas operativo
Un presupuesto de ventas también puede ayudarte a crear un plan operativo para elaborar estrategias rentables y tener la oportunidad de planificar los meses con menores ingresos. En este ejemplo, justamente, puede verse la ligera baja que existe en el último mes.
En HubSpot hemos preparado una guía que te será útil para desarrollar el presupuesto de ventas enfocado en crecer, para tu empresa. Puedes descargarla y paso a paso ir desarrollándolo. Lo primero que encontrarás son distintas secciones o fases y dentro de ellas encontrarás qué hacer para ir cumpliendo con las necesidades del desarrollo del presupuesto.
Mantener el control de las finanzas de tu empresa es clave para conseguir el éxito deseado, recuerda que el futuro de las ventas ya está aquí y con cada reto existe una solución mejorada para ayudar al crecimiento de tu negocio. Con el presupuesto de ventas tendrás una herramienta completa que te servirá de guía para generar mejores estrategias. Además, es vital que te adaptes al cambio: haz la transición hacia las inside sales para que nada pueda detener a tu equipo de ventas.
Y recuerda, si necesitas más información, en HubSpot hemos preparado una lista de recursos para equipos de ventas que te funcionarán.
Preguntas frecuentes sobre el tema presupuesto de ventas
A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema:
Cómo estructurar un presupuesto de ventas
Un presupuesto de ventas efectivo generalmente sigue una estructura que incluye:
- Identificación de los objetivos de ventas: establecer metas claras y alcanzables.
- Análisis del mercado: evaluación de tendencias del mercado, competencia y demanda del cliente.
- Estimación de ingresos: proyección de ventas basada en datos históricos, análisis de tendencias y pronósticos de mercado.
- Desglose de gastos: determinar los costos asociados con las actividades de ventas, como marketing, personal y viajes.
- Revisión y ajuste: monitorear y actualizar el presupuesto regularmente para adaptarse a cambios en el mercado y las condiciones comerciales.
Qué datos debe incluir un presupuesto de ventas
- Datos históricos de ventas: para identificar patrones de ventas y establecer una base para las proyecciones futuras.
- Pronósticos de mercado: análisis de tendencias y datos de investigación de mercado para prever la demanda y la competencia.
- Costos de ventas: incluyendo salarios, comisiones, gastos de marketing y otros costos asociados con la función de ventas.
- Objetivos y metas: establecer metas de ventas específicas y medibles para guiar el rendimiento.
- Variables externas: considerar factores económicos, políticos y sociales que puedan afectar las ventas.
Por qué es importante un presupuesto de ventas para las empresas
El presupuesto de ventas es fundamental para la planificación estratégica y la toma de decisiones en una empresa porque:
- Proporciona una guía clara para establecer metas financieras y de rendimiento.
- Permite una asignación eficiente de recursos y una gestión más efectiva de los costos.
- Facilita la evaluación del rendimiento real frente a las metas establecidas.
- Ayuda a identificar áreas de oportunidad y desafío en el mercado.
- Mejora la capacidad de respuesta y adaptabilidad ante cambios en el entorno empresarial.
