Existen muchas herramientas para analizar problemas y encontrar soluciones. Hoy vamos a contarte sobre el ciclo de Deming, el cual es ideal para estrategias que necesitan un poco de tiempo para presentar resultados, y que pueden necesitar de tu equipo para alcanzar una mayor eficiencia.

También se le conoce como PCDA por las siglas en inglés que corresponden a plan (planificar), do (hacer), check (verificar), act (actuar), que son las fases en las que consiste el ciclo. Lo creó William Edwards Deming, y aunque al principio se enfocó en aspectos de producción, es muy versátil porque ayuda en procesos de dirección, trabajo en equipo, marketing, ventas. Básicamente, donde la organización lo necesite.

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¿Cuál es la importancia del ciclo de Deming?

El ciclo de Deming, si se implementa de forma correcta, permite que mejoren los estándares de calidad de un proceso. Pero lo más interesante es que, como se trata de un círculo, es posible iniciar el sistema de mejora una vez más, todas las veces que sean necesarias.

Por eso es una de las herramientas más socorridas para la búsqueda continua de la optimización de calidad y sus elementos se involucran en algunas certificaciones de normas (la ISO 9001 y la ISO 1400, por ejemplo) de gestión de calidad.

Un aspecto importante del ciclo de Deming es que no se recomienda para quienes buscan soluciones rápidas, porque implica hacer una prueba que, quizá, deba repetirse hasta encontrar la estrategia que dará resultados.

Más arriba te mencionamos las fases que integran el ciclo de Deming; ahora es momento de explicarlas con más detalles.

Las 4 fases del ciclo de Deming

1. Planificar

En esta fase, que es la inicial, es importante que participen todas las personas involucradas en el proceso que se desea mejorar. Su experiencia es vital para comprender dónde se encuentran errores u oportunidades de optimización, así es más fácil descubrir qué es lo precisa mayor urgencia para ser solucionado.

Entonces también se definirá el problema a resolver, cuál es el objetivo que debe alcanzarse, cómo medir el éxito del plan a seguir, qué se necesita para lograrlo y cuáles recursos que se implementarán ya se tienen a la mano. 

2. Hacer

La segunda fase es una en la que se puede aprender mucho. Es el momento en que se pone en marcha la estrategia a la que se llegó gracias a la planificación; sin embargo, no quiere decir que resultará bien desde la primera iteración. Por lo tanto, es importante llevarla a cabo con paciencia, paso a paso y en una escala pequeña, para no arriesgar todos los procesos de una empresa. 

Es decir, que la fase de hacer es vista como una etapa de prueba, en la que hay que darle seguimiento muy de cerca para comprobar que las acciones que se planearon se llevan a cabo y cuáles son sus consecuencias.

3. Verificar

Una vez que se termina de implementar la estrategia, es momento de verificar si se alcanzaron los objetivos que se establecieron en el plan. Esta comparación permitirá ver muy de cerca en dónde hubo aciertos y en dónde hubo fallas, así que hay mucha oportunidad de aprender en qué punto se deben hacer ajustes o cambios. Por eso recomendamos que el análisis sea tan objetivo como sea posible: se trata de encontrar maneras de pulir el plan para que, cuando sea momento de ponerlo en marcha, sea exitoso.

4. Actuar

Gracias a la verificación se hacen ajustes en el plan: reemplazar, modificar, afinar. A veces serán pequeños cambios, a veces serán más dramáticos. Lo que ocurre aquí es que ya tuviste oportunidad de poner a prueba la estrategia (en la fase de hacer) a pequeña escala, pero con las adecuaciones que detectaste en ella, ya tienes un plan más sólido, menos propenso a errores y con un nivel de confianza más alto.

Ya puedes implementarlo en una escala mayor porque los resultados serán favorables. Tanto, que entonces se convierten en el estándar de calidad y éxito que debe cumplirse cada vez que se repita el proceso en donde aplicaste el ciclo de Deming.

Y ahora, viene la gran pregunta:

Cómo ejecutar el ciclo de Deming en las actividades de tu empresa

1. Conoce el problema

Primero debes identificar lo que va a mejorarse. Como ya te comentamos, es mejor no elegir un problema urgente (como una vulnerabilidad en la protección de los datos que almacena tu empresa, por ejemplo), porque lo importante del ciclo de Deming es tener tiempo para hacer una prueba y medir su eficacia. Así que si no tienes una oportunidad bien definida, acércate a tus colaboradores para conocer sus impresiones sobre los procesos en los que se involucran.

Esto también ayuda a que los demás entiendan que promueves este tipo de análisis, y sobre todo que es bienvenido. Es posible que conozcas fallos que ni sospechabas que eran la causa de quejas de tus clientes o un costo alto en tu producción. Recibe los comentarios con objetividad y localiza en cuál enfocarte.

2. Planifica

Ahora sí es momento de la primera fase del ciclo de Deming: planificar. Ya sabes qué necesita mejorar sus estándares, entonces hay que revisar cómo se puede alcanzar los objetivos necesarios. El diagrama de Grantt, las 5S y la metodología Scrum son buenas herramientas de apoyo para esta etapa. Intenta que tus equipos aporten su experiencia para encontrar propuestas creativas y útiles.

Recuerda que la estrategia debe atacar el problema y mostrar resultados claros, medibles y realistas. No se puede ir de 0 a 100 así como así, por lo tanto empieza por partes.

3. Establece las acciones a tomar

A medida que encuentren posibles soluciones, regístrenlas en un documento que todos puedan consultar. Describe cada paso que debe tomarse y el objetivo que cumplirá. Esto ayudará a comprender mejor las decisiones que se harán y a identificar si se ignora una etapa. Para la fase de verificación es importante también hacer una checklist que compruebe si los buenos o malos resultados se deben a las acciones establecidas.

4. Lleva a cabo la prueba

O como dice el ciclo de Deming: haz. Asegúrate de que tú y tu equipo siguen de cerca el desempeño del plan, porque esta fase es una prueba y es la que determinará si hay que replantear elementos o si se sigue con él.

5. Verifica con tu equipo

En cuanto termines la prueba, reúne a todas las personas involucradas para compartir reportes, números y resultados. Comparen impresiones, los objetivos que deseaban alcanzar y lo que realmente lograron para responder si en verdad funcionó. Y si no es así, no es momento de desanimarse sino de comprender qué salió mal. Entre todos los colaboradores será sencillo detectar los errores o las omisiones que lo causaron, y la intención no es culpar a nadie, sino aprender de los errores.

Herramientas como el diagrama de Pareto, la matriz MAQ o la simulación de Monte Carlo te ayudarán.

6. Haz los ajustes necesarios a tu plan y pruébalo de nuevo

Quizá esta es la actividad menos divertida, en la que además se corre el riesgo de perder el impulso inicial. Sin embargo, no permitas que decaiga el entusiasmo, porque es posible que encuentres los cambios perfectos si no te dejas abrumar por las revisiones. Según sean la dificultad y los recursos disponibles, no serán los primeros cambios que hagas. Pero si cuentas con un equipo dedicado, no deberás realizar tantos, porque tienes la ventaja de que reúnes diferentes talentos, conocimientos y seguimientos que en equipo se complementan mejor.

Realiza otra prueba de tu plan, mide los resultados y detente en cuanto des en el blanco. Entonces ya es momento de usarlo para su verdadero fin.

7. Implementa el plan final

Ya tienes la estrategia, corregida y aumentada gracias a que la probaste. Si no lo haces de este modo, tendrás resultados bastante negativos, porque no es lo mismo fallar en una escala pequeña y en ambiente controlado, que en el proceso real donde habrá consecuencias tangibles con tus clientes, tus proveedores o tus empleados.

También es buena idea registrar todos los resultados en el mismo documento en el que se expliquen sus etapas. Lo más seguro es que lo compartirás con otros coordinadores y colaboradores, cuando sea momento de replicarlo en otras áreas, si es necesario.

Ahora veamos algunos ejemplos para que veas el potencial de este instrumento en toda su gloria.

3 ejemplos prácticos del ciclo de Deming

1. Problemas en los envíos de producto a clientes locales

Un negocio que fabrica zapatos a mano, con posibilidad de personalizar sus colores según el deseo del cliente, comienza a tener éxito con sus pedidos en línea. Gracias a que un influencer conoció su oferta, la compró y compartió en sus redes sociales, la clientela aumentó considerablemente, en todo el país. Por eso adoptó los servicios de envío de una empresa de paquetería de alcance nacional, para cumplir con los tiempos. No obstante, ha recibido quejas de las personas que compran en línea con dirección en la misma ciudad donde se encuentran.

Así que el equipo comenzó a analizar cuál sería la mejor solución. El proceso, utilizando el ciclo de Deming, luce más o menos así:

Ejemplo de la aplicación del ciclo de Deming en una empresa de zapatos

Finalmente, la empresa notó que una pequeña mensajería, que se mueve sobre todo en bicicleta, se adecúa más al volumen de pedidos y los recursos financieros disponibles. Debido a que sus repartidores conocen bien la ciudad, aprovechan la movilidad en bicicleta que evita embotellamientos, les permite recortar caminos en calles estrechas y cumplir con fechas de entrega sin inconvenientes.

2. Errores en los entregables a los clientes de una agencia

Una agencia de marketing y publicidad tiene un gran equipo de diseñadores y creativos que los clientes reconocen como de los mejores en su rango. Las ideas son frescas, se ejecutan de manera eficiente y logran sus objetivos. Pero, una vez que se aprueban las campañas y es momento de entregar documentos, los archivos editables para los espectaculares y el manual de identidad cuando es necesario, hay un proceso de ir y venir porque aparecen errores, principalmente en los textos: ortográficos, de redacción o información incorrecta.

La dirección creativa decidió hacer una revisión de los documentos finales antes del envío. Pero esto creó otro cuello de botella que retrasaba la entrega puntual, según lo establecido en los contratos.

El problema se analizó de esta manera:

Ejemplo de la aplicación del ciclo de Deming en una agencia de publicidad

Gracias a la suma de un corrector al flujo de trabajo, los textos se revisan antes de que se envíen a impresión, diagramación o la creación de contratos. Todo lo que contenga texto debe pasar antes al escritorio de corrección para vigilar que esté en orden. Si no tiene su aprobación, entonces no va a la siguiente etapa para entregarse.

3. Falta de coordinación en un equipo de gestión de proyectos presencial y a distancia

En una empresa de diseño de software, nunca tuvieron problemas con la coordinación de equipos hasta que comenzó a implementar un modelo de trabajo híbrido: combinan el trabajo presencial con el de a distancia. Eso permitió contratar talento de otras ciudades y países, algo que parecía imposible hace unos años, y aumentó la propuesta de valor.

El problema es que no hay una buena coordinación porque se pierden los mensajes, las instrucciones y ciertas actualizaciones importantes para la dinámica de todo el equipo. Antes no sucedía porque había oportunidad de comunicarlos en el pasillo, en los descansos de café, además del uso del sistema de comunicación de la empresa. Ahora todo es un caos y no se encuentra lo que se busca tan fácilmente con tantas opciones de mensajes.

Así que hicieron este PDCA:

Ejemplo de la aplicación del ciclo de Deming en una empresa de creación de software

¿Qué te parece? Esperamos que estos ejemplos te ayuden a entender mejor los alcances de esta herramienta. Recuerda que puedes aplicarla para todo, incluso para decidir a dónde te conviene más ir de vacaciones el próximo verano, pero también lo recomendamos para asuntos de tu trabajo. 

Cómo crear un plan estratégico para tomar mejores decisiones en tu negocio.

 Guía planificación

Publicado originalmente el 19 de agosto de 2021, actualizado el 20 de agosto de 2021

Topics:

Mejora de procesos