Cómo organizar una fiesta virtual navideña y crear vínculos con tu equipo

Aunque todos hemos asistido a fiestas y campañas de temporada decembrina por el trabajo, seguro pocas de ellas han sido virtuales. Esto se debe a que si en las reuniones presenciales se complica la convivencia, crear lazos genuinos en una fiesta navideña en línea puede parecer imposible.

La buena noticia es que esto está muy alejado de la realidad. Con una buena planificación y la disposición de tus invitados, tus reuniones virtuales de Navidad serán un verdadero éxito, pues te ayudarán a vincularte con tu equipo. Por este motivo, resulta muy importante saber cómo planificar las actividades en línea, su logística y prácticas para que tus eventos virtuales superen cualquier expectativa.

Si vas a organizar una fiesta virtual este año o alguna dinámica navideña en línea, no te preocupes, aquí repasamos los consejos infalibles de algunos de nuestros colaboradores remotos para que esta tarea sea sencilla.

1. Define un objetivo

Para empezar a planificar tu fiesta, es importante que decidas cuál es su objetivo. Por ejemplo, es difícil participar en un juego y al mismo tiempo conocerse como equipo. Esto depende del estado en el que se encuentra tu empresa, de la familiaridad entre los miembros del equipo y hasta del número de asistentes a tu reunión.

En algunos casos, será mejor mantener un tono solemne o formal, sobre todo, si harás anuncios de relevancia, presentarás algún informe anual o si has convocado a inversores o socios. Por el contrario, en otros, podrá darse una convivencia mucho más cercana, amena y en confianza. Incluso, podrás jugar con nombres navideños creativos para tu evento, con el fin de que tus invitados sepan qué esperar de este.

Caroline Merewether, gerente de Estrategia y Operaciones de HubSpot, recomienda: «Lo más importante es decidir si la celebración se tratará de profundizar las relaciones o jugar». Si logras establecer esa pauta, el resto del trabajo de planificación y ejecución tendrá más sentido y apuntará a una meta tangible.

2. Utiliza una hoja de cálculo para organizar sus actividades

La planificación de una reunión virtual requiere de mucha logística. Por ello, te recomendamos emplear una hoja de cálculo para dirigir cada detalle de su organización.

Kara Korosec, gerente senior de Éxito del Cliente en HubSpot, dice: «Solía ​​coordinar la dinámica de amigo invisible en mi última empresa, que era una compañía totalmente virtual. Configuré una hoja de cálculo en la que todos enumeraban algunos de sus intereses y luego usamos un generador para asignar los intercambios. Todos tenían un presupuesto de 50 USD y usaban la hoja de cálculo como inspiración para adquirir el regalo. Después de que se enviaran los obsequios, tuvimos una reunión de Zoom donde los compartimos y adivinamos quién era nuestro Papá Noel secreto».

Sin importar la actividad que realices, es fundamental que te organices en todo sentido para que exista claridad sobre quién dirige las actividades y cuándo son las fechas límite de las mismas.

3. Notifica a tus invitados con un buen margen de tiempo

La planificación de tu convivencia también implica agendarla con tiempo. De otro modo, puede que no consigas prepararte lo suficiente para el evento y que no exista orden. O peor, puede que tus invitados ya tengan apartado el día para otra actividad que les impida conectarse a tu fiesta. 

Una buena estrategia para evitar estos escenarios puede ser crear una campaña de emailing interna, donde establezcas con claridad el día y hora de la fiesta (así como la zona horaria, en caso de que tu empresa tenga presencia en distintos países). Asimismo, debes incluir la liga de acceso a la sesión, además de un programa preliminar de actividades. De esta manera, podrás generar expectativas entre tus invitados, quienes esperarán con ansias el evento. 

Eimear Marrinan, directora de Cultura de HubSpot, afirma: «El fin de año suele ser ajetreado. Avisa a todos y reserva con anticipación. Muchas personas están resolviendo varios asuntos en este momento, por lo que es importante tener presente el tiempo. También, ten en cuenta a quienes son padres de familia o cuidan de alguien en casa, o a quienes pidieron ausentarse durante ciertas horas al día».

4. Crea un ambiente festivo

Cuando te toca preparar una reunión presencial, es muy fácil acondicionar el espacio: globos, manteles temáticos y hasta luces de colores pueden amenizar el salón de eventos o la sala de juntas para que el evento sea un éxito. Pero eso no significa que crear un ambiente festivo mediante decoración navideña sea imposible en la virtualidad.

Si el objetivo de la reunión lo permite, puedes pedir a tus invitados que se conecten con un atuendo alusivo a las festividades, ya sean gorros, suéteres o astas de venado. Emily Tong-Sanchez, especialista en Operaciones de Ingresos de HubSpot dice: «Anima a la gente a que se disfrace. ¡Nos gusta tener una razón para ponernos ropa elegante!».

Si esto no va acorde a las dinámicas de tu empresa, puedes decorar el espacio desde donde dirigirás la sesión para darle un tono festivo o crear fondos personalizados para cada miembro de tu equipo con su nombre y departamento de adscripción. Al momento de agendar la reunión, puedes enviar esta imagen y pedirles que la usen como fondo de la llamada. 

5. Hazla interactiva

Los eventos virtuales suelen provocar una sensación de falta de interacción de los asistentes. Sin embargo, estos sí pueden ser participativos. Por ejemplo, para la dinámica del amigo invisible de Korosec, los colaboradores abrieron los regalos en una llamada de Zoom en vivo. Aquí lo importante es usar la creatividad.

Eimear Marrinan, directora de Cultura de HubSpot, dice: «Hay una gran cantidad de proveedores de productos remotos geniales y empresas propiedad de minorías con las que nos asociamos en el equipo de Cultura. Están haciendo un trabajo increíble. Si tu presupuesto lo permite, considera la posibilidad de subcontratar a los expertos. He visto algunos eventos brillantes como la experiencia en un chalet de esquí, recorridos por mercados navideños y hasta cócteles en un país de las maravillas invernal».

Hay varios juego en línea que puedes considerar para tu fiesta. A continuación, te damos una lista de nuestras actividades remotas interactivas favoritas:

• Experiencias Airbnb
• Patchwork Adventures, que te permite crear equipos remotos
• Pinturillo, versión online del Pictionary
• Degustaciones virtuales, por ejemplo de té y café o una cata de vinos
• Clase virtual de arreglos florales
• Recorrido virtual del Museo de Orsay parisino, museos de la Ciudad de México, de Barcelona y de toda Argentina
• Juegos y experiencias virtuales
• Plataformas que te ayudan a tus eventos como Splash o MeetMaps

6. Incorpora alimentos o bebidas

Cuando un evento se realiza en persona, por lo general, hay comida y bebidas. De igual manera, para las reuniones remotas, no debes olvidar este elemento, pues les da a las personas una razón para celebrar y gozar el evento.

Marrinan comenta: «Si estás incorporando alimentos, pregunta si hay alergias o preferencias. Si estás organizando una hora de cóctel: ¿todos beben alcohol? Se trata de ser inclusivo en la forma en que organizas tu evento».

Incluso puedes hacer que tu fiesta sea más dinámica si invitas a los participantes a cocinar sus propios alimentos. Pídele a una persona que organice y envíe una lista de ingredientes y suministros (pregunta por las restricciones dietéticas de tus compañeros). Haz que todos se conecten en Zoom para cocinar juntos mientras que el anfitrión dirige la receta. Una vez que esté listo el platillo, siéntense y tengan una cena en línea juntos.

7. Experimenta con formatos híbridos

El que tu empresa realice una fiesta en línea de Navidad no significa que cada persona tenga que estar en su domicilio. Por el contrario, puedes aprovechar la cercanía entre tus empleados para fomentar que se reúnan también de forma presencial.

Por ejemplo, si en tu organización tienes equipos distribuidos a lo largo de varios países o ciudades, puedes invitarlos a que se reúnan en persona y que se conecten a la reunión de manera colectiva. Esto puede ayudar a crear lazos de confianza más fuertes y hasta diseñar actividades en grupo más específicas.

Si esto no es posible, también puedes incentivar que los trabajadores se conecten con algún miembro de su familia. Esto ayudará a que conozcas a tus invitados en un plano más cercano. Solo no olvides enviar el doble de insumos y considerar a las personas extra en tu listado.

8. Lidera siempre con una mentalidad inclusiva

Un gran obstáculo de las reuniones remotas es la dificultad de sentirse incluido. Es probable que algunos miembros de tu plantilla sean más cercanos o bien que haya invitados que no conocen a nadie más en el evento.

Por ello, es importante que lideres con una mentalidad proactiva e inclusiva la reunión. Esto implica presentar a cada uno de los conectados, invitarlos a participar sin ser insistente e integrarlos en las actividades. Una manera ideal de hacerlo es crear pequeños grupos dentro de las videollamadas para que todos se conozcan e rotar a los participantes de cada grupo.

Marrinan comenta: «Estamos trabajando en un mundo diverso y remoto en este momento, por lo que, cuando pienses en un evento festivo para ti y tu equipo, piensa globalmente. ¿La zona horaria funcionará para todos los miembros de tu equipo? Asegúrate de planificar algo divertido e inclusivo en el que todos puedan participar».

9. Envía algo físico que potencie el evento

No descartes incluir un elemento físico en tu fiesta virtual. Ya vimos que puedes enviarles alimentos o una bebida, pero también puede ser un regalo empresarial. Sin duda, esto hará que los invitados se sientan más cerca, incluso cuando se encuentren en diferentes localidades.

Sin embargo, no todo tiene que ser costoso. Como muestra, puedes enviarles una tarjeta o mensaje navideño a su domicilio. Y si incluyes una frase inspiradora de Navidad y Año Nuevo,  seguro elevarás la moral del equipo, los harás sentir parte de la compañía y será un buen recuerdo para poner en el árbol de navidad. 

«¿Puedes enviar algo al equipo con anticipación para provocar entusiasmo? No tiene que ser un regalo, sino una tarjeta escrita a mano o una nota de agradecimiento», comenta Marrinan. «Un evento festivo no tiene por qué ser algo costoso. A veces los simples actos de bondad ayudan mucho a las personas».

10. Sal de lo convencional y ofrece experiencias únicas

Uno de los eventos favoritos de Merewether, organizado por su equipo, fue una experiencia de Airbnb, que era una sala de escape virtual. «Fue divertido hacer algo diferente. Pero no fue ideal para conocer gente, porque estábamos tratando de encontrar pistas. Para nuestra próxima fiesta, decidimos que deberíamos impulsar la conversación entre nosotros», agrega.

Para la próxima reunión de su equipo, piensan enviar dulces internacionales, los cuales serán un gran tema de conversación. Luego, harán un concurso de disfraces y trivia en línea. Pero tú puedes ir tan lejos como quieras, por ejemplo con una proyección sincrónica de una película, una noche de karaoke o hasta un concurso de baile.

Jeff Boulter, líder de Ingeniería en HubSpot, decidió combinar la actividad interactiva con una trivia para conocer a sus colaboradores. Para empezar, envió un formulario de Google con preguntas para romper el hielo. Algunas de ellas pueden ser:

• ¿Cuál fue tu primera dirección de correo electrónico?
• ¿En cuál materia te fue peor en la universidad?
• ¿Cuál es el trabajo más extraño que has tenido?
• ¿Cuál es tu canción más odiada?
• ¿Cuál es tu teoría de la conspiración favorita?
• ¿Qué habilidad inusual tienes?
• ¿Star Wars o Star Trek?
• Si pudieras cometer cualquier crimen y salirte con la tuya, ¿cuál sería?
• ¿Cuál es el peor regalo que has recibido?

Luego, utilizaron un sitio de trivias llamado MyQuiz. Para la dinámica, elegir a una persona de su equipo mediante sus respuestas (por ejemplo, ¿quién puso que Hakuna Matata es su canción más odiada?) o escoger la respuesta correcta entre otras 3 respuestas inventadas. Terminaron con 54 preguntas. Ve la imagen de cómo lucía el juego:

Organizar una fiesta virtual requiere algo de orden, pero con un poco de investigación, crearás una experiencia divertida que favorezca las conexiones entre tus equipos durante las campañas de temporada navideña.

¿Estás listo para avanzar? Crea tus invitaciones con nuestros ejemplos.