Qué es el círculo de calidad, para qué sirve y cómo implementarlo

En algunas ocasiones, si existe algún problema en algunos de los procesos que lleva a cabo una empresa, no es necesario invitar a un auditor externo que encuentre la raíz que lo causa. Es mejor escuchar la experiencia que tienen las personas que realizan, día a día, dicha actividad para que compartan lo que notan que puede mejorarse.

Para eso sirven los círculos de calidad.

Si esta es la primera vez que escuchas hablar de este concepto, o no conoces mucho sobre el tema, este es el artículo que te ayudará a comprenderlo mejor y a reconocer sus ventajas.

El concepto del círculo de calidad nació a finales de la Segunda Guerra Mundial cuando empresarios japoneses adoptaron sistemas de calidad de Estados Unidos. La idea era que pudieran mejorar su nivel de producción en todos los aspectos, un objetivo que lograron alcanzar a lo largo del tiempo: para la década los años 60 los círculos de calidad comenzaron a duplicarse en otros países europeos y a utilizarse en otras áreas, además de la producción de artículos.

Ahora también es popular implementarlos en temas de recursos humanos, para que las dinámicas de trabajo se optimicen, igual que los resultados y objetivos de toda la organización, sin importar su rubro.

¿Para qué sirve un círculo de calidad?

Es una buena práctica para involucrar a los miembros de un área o departamento en la mejora de procesos. Al final de cuentas, ellos son los que más cerca están de las actividades del día a día, lo que permite que identifiquen a tiempo oportunidades que la empresa podría aprovechar para evitar errores y optimizar resultados. 

Por otro lado, ya que se trata de una labor voluntaria, es fácil identificar al talento que se interesa en aportar valor a la organización y crea vínculos más fuertes con el resto de los integrantes del círculo de calidad.

Pero hay más cosas que se pueden alcanzar de esta forma.

5 objetivos del círculo de calidad

• Identificar áreas de oportunidad en los procesos de la empresa, sin importar el área.
• Promover una cooperación más activa entre los trabajadores y la gerencia, ya que inicia un diálogo valioso cuando el círculo de calidad transmite sus propuestas a quienes están en puestos de coordinación y gestión de equipos.
• Aumentar la motivación de los colaboradores, porque están más involucrados en la gestión de calidad de los procesos y es claro que sus opiniones se toman en cuenta.
• Abrir la oportunidad de la capacitación permanente de las personas involucradas.
• Ayudar a establecer objetivos más reales y con acciones que se planean desde la experiencia que ya tienen los que están dentro del círculo de calidad.

Pero para que estos objetivos se alcancen, los círculos de calidad deben cumplir con ciertas características.

6 elementos de la práctica del círculo de calidad

1. Regularidad en sus reuniones

Un círculo de calidad debe dar seguimiento a la atención de un problema o a la implementación de las soluciones que nazcan de él. Por lo tanto, sus integrantes deben reunirse regularmente, quizá una vez al mes o según las necesidades de la empresa, para analizar avances y logros alcanzados. Es decir, que también hay un nivel de compromiso alto por parte de las personas que se sumen, aunque sea una labor voluntaria.

2. Construcción de un ambiente sano

Para que haya un verdadero intercambio de ideas y propuestas, se necesita un ambiente que lo permita. Es decir, que todas las personas perciban libertad de expresión y que no haya una jerarquía para compartir sus opiniones. Aunque sí es conveniente que haya alguien que dirija las reuniones, debe verse más como una labor de moderador de los turnos y registro de las conclusiones que se alcancen. De esa manera se le da la misma importancia a todos los integrantes y se eliminan fricciones.

3. Claridad en los objetivos del círculo de calidad

Esto es clave para que las reuniones sean provechosas. Desde el principio debe establecerse cuál es la finalidad de un círculo de calidad y por qué es necesario que se involucren colaboradores de la empresa. Si se tiene un propósito en común que todos entiendan, será más fácil lograr un buen trabajo a medida que se avance en el proyecto, mayor compromiso y un espíritu de pertenencia que beneficiará a toda la organización.

4. Empresa e integrantes realmente involucrados

Lo hemos mencionado ya en varios puntos, pero bien vale la pena reiterarlo: para que los círculos de calidad funcionen, debe integrarse con personas que en verdad desean invertir su tiempo, conocimientos y experiencia para optimizar los procesos en la empresa donde trabajan. Y para lograrlo, además de que depende de la actitud de gente que se sume, la organización tiene que demostrar que está interesada en lo que sus colaboradores pueden sumar. 

Esto puede ponerlo en evidencia al otorgar un espacio óptimo para las reuniones, facilitando herramientas para el seguimiento de los acuerdos, informándose de las soluciones a las que llegan y, cuando estas funcionan con éxito, reconociendo los aciertos.

5. Toma de decisiones por votación

En los círculos de calidad se toma en cuenta la opinión de todos y para llegar a acuerdos utiliza la democracia. Por lo tanto, la votación es una herramienta indispensable que todas las personas involucradas deben respetar, incluso cuando no favorece una idea en particular.

6. Todos los integrantes pertenecen a la misma área o departamento

Esto garantiza que las ideas y propuestas se dirijan a las mismas metas, que están establecidas en los objetivos del círculo de calidad. Ya que las personas que lo integran hacen tareas semejantes o que se relacionan de forma directa, nutren de mejoras a todos los procesos que están en revisión gracias a distintos puntos de vista del mismo trabajo.

Si distintas áreas de una empresa necesitan esta práctica, entonces cada una deberá crear su propio círculo de calidad.

Dicho todo lo anterior, ¿por dónde empezar ahora que piensas integrar los círculos de calidad en tu empresa? Es precisamente lo que sigue.

1. Identifica las áreas o departamentos que necesitan un círculo de calidad

Si es la primera vez que tu organización tendrá un círculo de calidad, te recomendamos que inicies con uno solo. Por lo tanto, vale pena hacer una evaluación del desempeño de distintos departamentos de la empresa, en caso de que todavía no haya señales de que alguno necesita un ajuste en sus procesos y retos particulares. 

Esto puedes obtenerlo si te acercas a los coordinadores o llevas a cabo un breve sondeo con tus colaboradores porque, además de poner atención a los números de los reportes de productividad, las personas que trabajan ahí tendrán un mejor panorama de las oportunidades de mejora.

2. Garantiza el apoyo de las áreas directivas

Una vez que sepas en dónde empezar, asegúrate de que la dirección o la gerencia esté de acuerdo con la implementación de esta práctica. Así, sabrás que tienes el respaldo de la empresa para integrar herramientas de seguimiento, espacio para llevar a cabo las reuniones y la consideración a los tiempos que los integrantes del círculo invertirán de forma periódica.

Además, de esta forma sabes que toda la organización estará al pendiente del trabajo que se haga en el círculo de calidad, desde conocer las nuevas propuestas y la identificación de las áreas de oportunidad, hasta la implementación de las estrategias que de ahí surjan.

3. Comunica la invitación a participar en el círculo de calidad

Ahora que ya tienes el respaldo de la dirección, entonces ya puedes abrir la puerta a los voluntarios. Recuerda aclarar el objetivo del círculo de calidad y el área para la que está destinado. Así evitas que haya interesados que no necesitan involucrarse, y los que deben acercarse lo harán con confianza.

Los integrantes deben serlo por voluntad propia, nadie debe sentirse obligado o presionado, porque se trata de armar un equipo con energía para dedicarle tiempo extra a la mejora del desempeño de los procesos. No siempre encontrarás gente así en todo tu equipo, pero eso no significa que no existe.

4. Crea un modelo de trabajo para las reuniones

Con «modelo de trabajo» nos referimos a la manera en que se registrarán los temas a tratar, los acuerdos alcanzados, la forma en que se presentarán las nuevas propuestas y cómo se dará seguimiento al desempeño de las mismas. 

También es buena idea turnar el papel de moderador de las reuniones a diferentes integrantes del círculo, así evitas que existan roles jerárquicos constantes y mantienes una horizontalidad entre todos que abre la puerta a una libertad de participación más relajada y sana.

Es buena idea involucrar a los integrantes del círculo de calidad en este paso para que desde el inicio construyan un modelo de trabajo que funcione con ellos, según la etapa en la que se encuentren. 

5. Acuerda la periodicidad de las reuniones

Dependiendo de la urgencia, la regularidad de las reuniones podrá ir variando. Es decir, que al principio podrán juntarse cada semana, pero con el paso del tiempo y a medida que haya avances, quizá puedan espaciarse hasta ser mensuales. Lo importante es que no se pierda el hábito de hacer el seguimiento puntal de los cambios que se implementen, porque se pierde la oportunidad de ajustar algún aspecto que no funcione como se esperaba.

Además, tal vez se deba tomar en cuenta las posibilidades de los integrantes del círculo. Intenten ser tan flexibles como sea posible, aunque es válido señalar cada vez que alguien en verdad no pueda involucrarse con el nivel de compromiso deseado. 

6. Crea informes de acuerdos y resultados de los seguimientos

Así como es buena idea mantener una minuta que registre los puntos que se discuten y los acuerdos que se alcanzan, es importante crear informes que puedan compartirse con la dirección o la gerencia cuando sea oportuno. Con esta práctica se garantiza que haya conocimiento del trabajo del círculo de calidad en varios niveles de la empresa, no tanto para que vigilen de cerca su desempeño, sino para que haya constancia de los análisis que hace y las propuestas valiosas que como consecuencia se hacen.

Por otro lado, pueden servir para el futuro, en caso de que se presente una situación parecida que el círculo de calidad ya supo resolver con éxito.

7. Comparte con las personas en áreas de dirección los avances del círculo de calidad

Todos los logros que de ahí surjan merecen compartirse. Con ello logras dos objetivos: justificar la creación del círculo de calidad y, por lo tanto, la pertinencia de implementarlo en otras áreas de la empresa, así como resaltar el valor de los integrantes, ya que al final son ellos los que aportaron las conclusiones e ideas que se convirtieron en estrategias exitosas.

Quizá de ahí surjan personas candidatas a puestos con más responsabilidad, con miras a crecer profesionalmente dentro de la empresa. 

8. Evalúa la posibilidad de implementarlo en otras áreas

Si el primer círculo de calidad tiene buenos resultados, quiere decir que ya hay experiencia para crear otros igual de valiosos. Tal vez no tenga el mismo modelo de trabajo que este, pero ya tienes un antecedente con buenos resultados.

Finalmente, recuerda que si necesitas ajustar algún aspecto del círculo de calidad, es posible. Por eso es importante que exista un ambiente de comunicación abierta, en donde las personas involucradas puedan compartir dudas, sugerencias y opiniones que agreguen valor al proyecto.

¿Quieres ver cómo es puesto en práctica? Mira estos ejemplos.

3 ejemplos de círculos de calidad

1. Toyota

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La aproximación de Toyota con los círculos de calidad los vuelve parte de su cultura laboral. En cada filial que tienen en el mundo crean las condiciones para que grupos pequeños de sus colaboradores analicen procesos de trabajo y propongan cambios o innovaciones que podrían optimizarlos. Las mejores propuestas se comparten con otras filiales y, una vez al año, se presenta una selección en una convención que se lleva a cabo en Japón.

La empresa se encarga de dar apoyo técnico y horarios especiales a los círculos que se forman, así que existen varios incentivos para que la gente que es parte de la organización decida participar.

2. Registro de enfermería de un hospital 

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Este es el caso de un círculo de calidad que se implementó con un hospital de San Luis Potosí, en México. Con él, se buscó mejorar el proceso de registro del área de enfermería, en donde se documenta todo lo relacionado con los pacientes, desde que ingresa al hospital hasta que se le da de alta. Pero también son parte de carpetas legales que las autoridades pueden solicitar para auditar el desempeño de los profesionales de la salud. Así que se trata de un proceso bastante importante, en el que los errores u omisiones afectan a la salud y la carrera profesional de muchas personas, además de los pacientes.

Durante cuatro semanas se implementó un círculo de calidad con una selección del personal de esa área del hospital, para identificar los problemas y establecer un método de calificación para comprobar la mejora de los registros. 

3. Sociedad minera El Brocal

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Ubicada en Lima, Perú, esta mina se dedica a la extracción, concentración y comercialización de minerales polimetálicos: plata, plomo, zinc y cobre. La creación de los círculos de calidad en ella se hizo como una oportunidad para involucrar más a los trabajadores, en distintas áreas, para mejorar las labores o promover el crecimiento y desarrollo de los participantes. A su vez, los participantes tuvieron una mejor comunicación con los directivos y a sentirse más apreciados desde su experiencia.

Como puedes ver, círculos de calidad están suscritos a la cultura de la mejora continua. Por lo tanto, incluso las organizaciones más exitosas pueden implementarlos en beneficio de todos los que están dentro de ellas. Así que si ya te entusiasmó la idea, ¡aplícala!