Qué es un plan de empresa, cómo crearlo y ejemplos útiles

¿Consideras que un plan de empresa se usa solo para los grandes proyectos? Lo cierto es que resulta esencial para todo tipo de negocios (medianos y pequeños): es fundamental contar con uno para tener una mejor estructura sobre la cual funcionar, una mayor organización y para ejecutar correctamente los procesos necesarios con el fin de materializar tu producto o servicio.

Si estás por emprender un nuevo negocio o quieres darle un impulso a uno que ya existe, compartimos contigo una guía para que realices tu plan de empresa paso a paso.

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Abarca todos los aspectos de una empresa, desde los más particulares hasta los más generales. Inicia con la presentación del negocio, los socios, sus productos, el mercado en el que participa y el personal involucrado, su sistema de producción, las finanzas y el marco legal, así como las proyecciones de crecimiento de dos años en adelante.

Es posible que a lo largo del tiempo el plan de empresa se vaya modificando, pero seguirá sirviendo como la base para que un negocio esté en marcha.

Por qué debes contar con un plan de empresa

Un plan de empresa sirve como la previsualización de un negocio. De esta forma puedes colocarlo sobre una balanza y decidir si el proyecto es viable o no. Con él es fácil localizar áreas de riesgo que se pueden presentar en tu emprendimiento e ir pensando en posibles soluciones. Además, te servirá para anticipar dificultades y estudiar las variables, para así hacer cambios y correcciones oportunas.

Del mismo modo, es una herramienta eficaz para detectar nuevas oportunidades de negocio y áreas en las que los procesos de la empresa puedan desarrollarse más para alcanzar mejores resultados. Asimismo, te ayudará a alcanzar altos niveles de rendimiento y productividad. Definitivamente contar con un plan de negocio te ahorrará más tiempo de lo que imaginas.

También sirve como una carta de presentación para socios, colaboradores e inversionistas que quieras incorporar en tu emprendimiento en un futuro. Un plan de empresa refleja mayor confiabilidad, profesionalismo y compromiso al exterior y, a su vez, brinda mayor consistencia a los procesos internos de tu negocio.

1. Define el proyecto

Lo primero que debes hacer es definir los elementos que explican de forma general a tu empresa. Entre ellos se encuentran:

• Nombre del proyecto. Indica el nombre oficial de tu empresa (piensa bien cómo quieres que sea identificado tu negocio).
• Resumen ejecutivo. Expón los aspectos más importantes de tu empresa, especifica a qué se dedica y qué productos o servicios son los que brinda.
• Misión y visión. Especifica cuáles son los objetivos de negocio del proyecto a corto y largo plazo, así como los valores que lo rigen. 
• Fecha de fundación. Añade el mes y año en que se inauguró tu empresa (idealmente debería ser la fecha en que constituiste legalmente tu empresa). 
• Análisis FODA. Haz un listado de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas posibles de tu organización.

2. Establece tus productos o servicios

En este apartado describe todos los productos o servicios que vas a brindar. Puedes profundizar en la materia prima con que se elabora y los principales proveedores que tienes previstos.

Una recomendación especial: procura destacar las características que los diferencian de la competencia para resaltar su valor único. Es el momento ideal para hacer brillar a tus productos estrella: los protagonistas del proyecto.

3. Investiga al mercado

Por un lado, debes estudiar quiénes son o serían tus principales clientes. Haz un esbozo de sus características, tales como su edad, sexo, ubicación geográfica, nivel educativo, intereses, hábitos de consumo, intención y motivos de compra. De esta forma podrás segmentarlos por distintos criterios que te ayudarán a orientar mejor tus estrategias de mercado. 

De igual modo tienes que indagar el contexto social, económico, político y tecnológico donde la empresa tendrá presencia. Busca oportunidades de negocio al investigar el mercado en el que estás incursionando, así como el nivel de participación (competencia) de otras marcas que ofrecen los mismos productos o servicios que tú.

Echa un vistazo a nuestro kit gratuito para hacer investigaciones de mercado.

4. Fija los elementos administrativos

En tu plan administrativo determina cuántas y quiénes son las personas que formarán tu equipo de trabajo, la dirección de las diferentes áreas de la empresa, inversionistas, socios y consultores. En esta parte también especifica el número de vacantes, las habilidades necesarias para cada puesto y las actividades que va a realizar cada persona involucrada. 

Esta será la base del área de recursos humanos de tu negocio, donde también se abordarán los criterios para la selección de personal, los sueldos, los detalles de la contratación, la capacitación, entre otros aspectos. 

5. Analiza los procesos operativos

Aquí te vas a centrar en la organización interna de tu futura empresa, para ello debes organizar los procesos necesarios para elaborar tus productos u ofrecer servicios. En el caso de que tu compañía elabore todo desde cero deberás tener en cuenta costos (materia prima, maquinaria, instalaciones, mano de obra, control de calidad, energía, mantenimiento, etc.) y tiempos del sistema operativo entero. En el caso de que tú no seas productor (o no seas el único) incluye los proveedores que necesitas para llevar a cabo tu idea de negocio.

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Beneficios de analizar los procesos operativos y centrarse en la organización interna de la empresa

1. Eficiencia mejorada: optimiza recursos y reduce tiempos, permitiendo que las operaciones sean más ágiles y rentables.

2. Calidad y consistencia: al estructurar procesos internos, se asegura una entrega uniforme de productos y servicios, aumentando la satisfacción del cliente.

3. Adaptabilidad y crecimiento: una organización interna sólida facilita la adaptación a cambios y el escalamiento del negocio conforme crece.

6. Plantea la estrategia de marketing

Para abrirte paso entre tu público objetivo es necesario que fijes una estrategia de marketing para dar a conocer tu empresa. De la mano de la investigación de mercado que ya realizaste vas a enfocarte en desarrollar la conciencia de marca con una precisa campaña de branding. Sin duda, esto te ayudará a impulsar tu negocio.

En este apartado de tu plan de empresa es necesario decidir si implementarás marketing digital, tradicional o ambos; si es necesario que tu negocio cuente con una página web y redes sociales, así como los medios de contacto: por ejemplo, una línea telefónica y correo electrónico.

7. Estima los recursos financieros

El plan financiero es uno de los más importantes, ya que definirá si la inversión del proyecto es viable o no. Para ello hay que hacer un registro de todos los recursos que entrarán y saldrán del negocio. Aquí debes especificar todos los gastos (sueldos, costos de materia prima, alquiler, agua, luz, gas, transporte, marketing, entre otros) que necesita erogar la empresa para funcionar.

Por otro lado, debes calcular las ganancias que obtendrás. Para ello deberás a cotizar el precio que le asignarás a cada producto y restar el costo de producción. Asimismo, realiza las proyecciones de ventas por al menos tres años después de que inicie el proyecto. De esta forma, tendrás un estimado del punto en que comenzarás a recuperar la inversión.

8. Determina la estructura legal

En este apartado vas determinar la estructura legal de tu empresa, es decir, por quién será dirigida y si tendrás socios o inversionistas. Según lo que decidas, tu compañía puede llegar a ser una organización autónoma; una asociación comunitaria, limitada o anónima, o hasta una fundación. Con ello también se definirá cuáles serán tus obligaciones fiscales.

Haz una lista de todos los miembros (o socios) que van a participar, así como su función.

9. Añade el croquis de la empresa

Para facilitar la dirección a posibles colaboradores, socios o inversionistas, es preciso que incluyas en el plan de empresa un croquis de la ubicación física de tu negocio.

10. Compila y revisa todos los apartados

Una vez que hayas terminado los pasos anteriores, revisa bien toda la información recaudada, y si es necesario, rectifica datos que pudieron haber cambiado. Luego organiza la información en el siguiente orden, que también puedes interpretarlo como el índice de tu plan de empresa.

• Presentación del proyecto
• Estudios de mercado
• Plan administrativo
• Plan operacional
• Plan de marketing
• Plan financiero
• Estructura legal
• Ubicación

A continuación, verás algunos ejemplos útiles de planes de empresa.

1. Frederic Schad

El plan de empresa de Frederic Schad, que brinda servicios de logística de carga y transporte, está enfocado en mejorar sus procesos de aduana y de almacenamiento. En el documento completo podemos apreciar el resumen ejecutivo de la compañía, descripción del proyecto, objetivos, etapas del proyecto, análisis FODA, mejora de áreas, propuesta de optimización y costos. 

Imagen de Calameo

2. Distribuciones José Luis Latorre Civera

Por su lado, este plan de empresa de una compañía que suministra bebidas alcohólicas, refrescos y snacks, es el ejemplo de un estudio a profundidad para decidir si es viable o no introducir una nueva línea de producto en una organización. Incluye una introducción de la compañía y del proyecto, antecedentes, análisis del entorno, plan de operaciones y procesos, organización y recursos humanos, plan de marketing, análisis financiero y conclusiones. 

Imagen de Universitat Politècnica de València

3. Internacional Española de Maquinaria

Lo que vemos en este ejemplo de plan de negocios es una presentación de proyecto o resumen ejecutivo. Es el caso de Internacional Española de Maquinaria, que se dedica al alquiler y renta de maquinaria pesada para la construcción. En él propone expandir su negocio a Bulgaria. Plantea sus oportunidades de negocios, su ventaja competitiva, sus objetivos, quiénes son sus dirigentes y cuál es su estado financiero. 

Imagen de Programa de pre-incubación

Errores comunes en la creación de un plan empresarial

El plan empresarial es una herramienta fundamental para estructurar y dirigir el crecimiento de una empresa. Sin embargo, no todos los planes de negocio cumplen su propósito de manera eficaz. En muchos casos, los errores cometidos al momento de crearlo pueden obstaculizar el desarrollo y la viabilidad del negocio en lugar de favorecer su éxito.

Comprender estos errores es crucial para evitarlos y crear un plan claro, directo y que verdaderamente represente una guía práctica.

¡Al identificar estos tres errores comunes, y, al evitarlos, podrás mejorar la efectividad de tu plan empresarial y su ejecución!

1. Complejidad excesiva

Uno de los errores más frecuentes al desarrollar un plan empresarial es darle una complejidad excesiva. Los emprendedores o equipos de planificación en una empresa a menudo incluyen una gran cantidad de información detallada y técnicas de análisis avanzadas que, si bien pueden parecer necesarias, terminan por entorpecer la claridad del documento. Un plan empresarial sobrecargado de datos y términos técnicos puede ser difícil de entender, lo que resta agilidad en su implementación y dificulta su presentación ante inversores, socios potenciales o entidades financieras.

Un plan de negocio debe ser directo y enfocarse en los elementos esenciales que son verdaderamente relevantes para la operación y la ejecución del proyecto. Al optar por un enfoque práctico, se facilita la comprensión y la toma de decisiones basadas en el plan. La clave para evitar la complejidad excesiva es evaluar cada sección y cada elemento agregado, y preguntar: ¿es realmente necesario para comprender y ejecutar el modelo de negocio?

Mantener el enfoque en los aspectos clave —como la misión y visión, el análisis de mercado, los productos o servicios ofrecidos, las proyecciones financieras y las estrategias de crecimiento— permite que el documento sea mucho más accesible y fácil de aplicar en la práctica.

2. Falta de realismo

Otro error común en la elaboración de un plan de empresa es la falta de realismo, especialmente en áreas como el análisis financiero, las proyecciones de ingresos y los objetivos de crecimiento. Es natural que los emprendedores tengan aspiraciones elevadas y expectativas optimistas para sus negocios; sin embargo, establecer metas demasiado ambiciosas o construir proyecciones financieras poco realistas puede generar problemas graves a largo plazo.

Ten en la cuenta que un plan de empresa necesita reflejar una visión alcanzable que esté basada en el contexto del mercado y en datos concretos. Ser realista no significa limitar las aspiraciones del negocio, sino diseñar un plan que tenga en cuenta factores como los costos reales, los plazos necesarios para la expansión y crecimiento, así como el comportamiento del mercado en el que se competirá.

Las expectativas de ingresos y los análisis de costos deben basarse en datos actuales y comparables. Por ejemplo, es aconsejable investigar los márgenes de ganancias y costos en empresas similares o en negocios del mismo sector. Un plan basado en suposiciones realistas ayudará a prevenir problemas financieros, fortalecerá la confianza de los inversionistas y permitirá una planificación estratégica mucho más efectiva.

Para evitar caer en una falta de realismo, es fundamental que el plan incluya tres escenarios financieros posibles: uno optimista, uno conservador y uno pesimista. Esto no solo demuestra prudencia, sino que permite ver cómo el negocio responderá ante diferentes circunstancias, lo cual es altamente valorado por posibles inversores y socios.

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3 pasos para reflejar una visión alcanzable en el plan de empresa

1. Analiza el entorno en el que operarás para entender las oportunidades y limitaciones reales, lo que te permitirá definir objetivos alcanzables.

2. Establece objetivos claros y cuantificables a corto, mediano y largo plazo que reflejen una progresión realista para el negocio.

3. Elabora proyecciones optimistas, conservadoras y pesimistas para anticipar posibles resultados y ajustar la visión según las condiciones del mercado.

3. No tener clara la estrategia de venta

La falta de una estrategia de venta definida es un error que puede disminuir la efectividad del plan de negocio y el éxito del proyecto. Para cualquier empresa, saber cómo se venderán sus productos o servicios es tan importante como el producto en sí. La estrategia de ventas debe estar claramente definida en el plan empresarial e incluir aspectos fundamentales como el mercado objetivo, los métodos de distribución, los canales de venta y la propuesta de valor.

Localización del negocio

Juega un papel importante en la estrategia de ventas, ya que determinará el alcance y la capacidad de captar clientes. En un negocio físico, la ubicación debe ser accesible y estar en un área donde haya demanda para los productos o servicios ofrecidos. En el caso de negocios digitales, la “ubicación” se traduce en la presencia en redes sociales, plataformas de comercio electrónico y la optimización para motores de búsqueda (SEO), todo lo cual debe ser detallado en el plan.

Estructura de precios

Que no solo debe cubrir los costos de producción y operación, sino también ser competitiva y adecuada al público objetivo. Establecer un precio correcto implica analizar el mercado, los competidores y el valor percibido del producto o servicio por parte de los clientes. Una buena estrategia de precios también puede incluir opciones como descuentos por volumen, precios por membresía o precios escalonados según el segmento de cliente.

Mensaje de ventas

Debe comunicar claramente la propuesta de valor y los beneficios del producto. Este mensaje se personaliza para atraer y persuadir al público objetivo, transmitiendo cómo el producto o servicio resuelve una necesidad o mejora la vida del cliente. En este sentido, una estrategia de ventas bien diseñada también considera los canales de distribución, asegurando que el producto llegue al cliente en el momento y lugar adecuado. Esto puede incluir puntos de venta físicos, presencia en tiendas minoristas, ventas en línea, alianzas con distribuidores o cualquier otro canal pertinente.

Plan de captación de clientes

Puede incluir publicidad en medios tradicionales y digitales, estrategias de marketing en redes sociales, marketing de contenido y campañas de email marketing. La clave es asegurarse de que el plan empresarial establezca un camino claro y definido sobre cómo atraer y mantener a los clientes, maximizando así el potencial de ingresos y crecimiento del negocio.

Definición del público objetivo

Es fundamental identificar y segmentar a los clientes potenciales para enfocar la estrategia en aquellos que tienen más probabilidades de interesarse en el producto o servicio. Al definir el público objetivo en términos de demografía, comportamiento y necesidades, se pueden diseñar tácticas de venta más efectivas y personalizadas.

Postventa y fidelización de clientes

Una estrategia de venta exitosa no solo se enfoca en la adquisición de clientes, sino también en la retención. Es clave definir acciones de seguimiento, programas de fidelización o incentivos para recompra que mantengan a los clientes satisfechos y comprometidos con la marca, maximizando el valor a largo plazo de cada cliente.

Definición de los canales de comunicación

Determinar cómo y dónde se comunicará la propuesta de valor al cliente es esencial para asegurar que el mensaje de ventas llegue al público adecuado. Esto incluye identificar los medios (redes sociales, correo electrónico, sitio web, publicidad física, entre otros) y la frecuencia de comunicación, así como estrategias específicas para cada canal que ayuden a aumentar el alcance y efectividad de la estrategia comercial.

Al evitar estos errores comunes en la creación del plan empresarial, se puede aumentar considerablemente la probabilidad de éxito del negocio. Un plan claro, realista y con una estrategia de ventas sólida no solo orientará mejor la toma de decisiones, sino que también facilitará la obtención de recursos, la identificación de oportunidades de crecimiento y el manejo de riesgos.

Soluciones ideales para un diseño correcto del plan de empresa

El diseño de un plan de empresa efectivo es clave para establecer una dirección clara, atraer inversores y asegurar una ejecución adecuada de la visión del negocio. Sin embargo, muchas veces los planes empresariales se quedan en un nivel teórico sin abordar realmente las necesidades del mercado o los recursos disponibles.

Para evitar esto, es esencial adoptar un enfoque práctico y estratégico que permita a los emprendedores visualizar, ejecutar y ajustar sus planes con precisión, y tener en cuenta algunas soluciones ideales para lograr un diseño adecuado y efectivo en el plan de empresa.

1. Establecer una estructura clara y concisa

Un buen plan de empresa necesita una estructura definida que facilite su lectura y comprensión. La mejor manera de lograrlo es enfocarse en los aspectos esenciales, organizando el contenido en secciones clave como: resumen ejecutivo, descripción del negocio, análisis de mercado, estrategia de marketing, plan de ventas, estructura operativa y proyecciones financieras.

Al mantener la información breve y directa, se facilita la revisión del plan por parte de inversores, socios o bancos y se agiliza su ejecución.

2. Investigación exhaustiva del mercado y los competidores

Para que el plan de empresa esté alineado con la realidad, es vital realizar una investigación profunda del mercado y de la competencia. Este análisis debe incluir datos sobre tendencias del mercado, preferencias de los consumidores, segmentos de clientes y comportamiento de competidores.

Un análisis de mercado exhaustivo ayuda a identificar oportunidades y amenazas, permitiendo a la empresa posicionarse estratégicamente. Además, al entender la competencia y su funcionamiento, es posible detectar nichos específicos o diferenciar el negocio para captar la atención de los clientes.

3. Enfoque en la propuesta de valor

Un aspecto crucial en el diseño del plan de empresa es definir y destacar la propuesta de valor. Este elemento es el núcleo de lo que hace único al negocio y lo que motiva a los clientes a elegirlo sobre la competencia. La propuesta de valor debe ser clara y directa, reflejando la manera en que el producto o servicio resuelve problemas específicos o satisface necesidades de los clientes.

Una propuesta de valor bien definida no solo fortalece la estrategia de ventas, sino que también facilita el desarrollo de campañas de marketing enfocadas y atractivas.

4. Realismo en las proyecciones financieras

Las proyecciones financieras realistas son esenciales para un plan de empresa exitoso, ya que ayudan a evaluar la viabilidad y sustentabilidad del negocio en el tiempo. Para lograr esto, es recomendable crear distintos escenarios financieros (optimista, conservador y pesimista) y basarse en datos reales del sector.

Un buen análisis financiero incluye los costos de operación, ingresos estimados y márgenes de ganancia esperados. Así, los emprendedores pueden establecer metas alcanzables y gestionar mejor los recursos disponibles, evitando riesgos innecesarios.

5. Plan de acción y cronograma definido

Un plan de empresa no estaría completo sin un plan de acción específico que determine los pasos necesarios para alcanzar los objetivos. Cada estrategia debe incluir un cronograma que asigne tiempos específicos para cada fase de ejecución, permitiendo realizar ajustes y evaluar el progreso del proyecto.

Además, el plan de acción debe incluir responsables por cada área, lo que facilita la organización interna y promueve la responsabilidad en el equipo de trabajo.

¡De esta manera, el plan de empresa se convierte en una herramienta práctica que guía cada decisión y acción hacia el éxito del negocio!

Crear un plan empresarial eficaz implica enfocarse en lo esencial, adoptar un enfoque realista y asegurarse de que la estrategia de venta sea tan detallada y sólida como sea posible.

Estamos seguros de que ahora tienes más claro cómo redactar un plan de empresa. Como verás este documento es la base de todo negocio, por lo que es esencial que se realice antes del emprendimiento de cualquier proyecto. Así podrás visualizar cómo va a funcionar y determinar si es viable hacerlo, tanto lógica, física, económica y legalmente.

Preguntas frecuentes sobre plan de empresa

Algunas preguntas de nuestros usuarios HubSpot sobre plan de empresa: