¿Qué es una RFP? Conoce su significado, usos y ejemplos

¿Te han asignado la tarea de crear una solicitud de propuesta, o una RFP?

Ya sea que no tengas ni idea de lo que es o que no hayas escrito una en mucho tiempo, esta guía te será muy útil. Para comenzar, veamos qué es lo que significan estas siglas:

De este modo, puedes comparar varias propuestas para elegir la mejor opción. El documento RFP se convierte en una forma de descubrir rápidamente los puntos fuertes y débiles de los posibles proveedores en relación con tu proyecto, sin tener que dedicar demasiado tiempo a buscarlos tú mismo. 

Cuando tu empresa tiene un proyecto nuevo (a menudo grande), o uno más complejo que requiere un tercerización, una RFP puede ayudarte a hacer el trabajo bien a la primera. Con las RFP también puedes dar un vistazo a diferentes estrategias que quizás no hayas considerado, ya que cada proveedor incluirá su propio plan de acción junto con su oferta. Así conseguirás esta información antes de comprometerte con un proveedor.

Qué significa RFP en marketing

En marketing, una RFP se utiliza a menudo para subcontratar cualquier actividad de marketing que pueda ayudar a tu marca a aumentar su alcance. Estas actividades incluyen cualquier elemento de marketing que no puedas hacer internamente.

Por ejemplo, si trabajas en una empresa pequeña, podrías crear una RFP para encontrar una empresa de comunicaciones y marketing para crear un plan de mercadeo integrado para tu negocio. Si este es el caso, en la RFP se indicaría que se busca una empresa que ayude a «aumentar la presencia en el SEO» y «atraer seguidores en las redes sociales», etc.

Por otro lado, si trabajas para una agencia de marketing, deberás estar atento a las solicitudes de propuestas relacionadas con los servicios que ofreces. Por ejemplo, si trabajas para una empresa de diseño web, querrás buscar empresas que hayan creado una RFP y busquen servicios web.

Qué significa RFP para ventas

En ventas, una RFP suele crearse cuando una empresa quiere adquirir un producto o servicio para satisfacer sus necesidades. Por ejemplo, si estás buscando un nuevo software de CRM, tu empresa puede publicar una solicitud que describa lo que estás buscando y lo que esperas conseguir con el nuevo programa.

Por esta razón, las RFP pueden desempeñar un papel fundamental en el ciclo de ventas de las empresas, ya que quienes las emiten suelen buscar otras compañías que puedan proporcionarles soporte de TI, seguridad, incorporación y formación, entre otros servicios adicionales.

Para cerrar estas grandes cuentas, es vital que tu equipo de ventas esté involucrado en un proceso de respuesta a las RFP, y que sean capaces de contestar eficazmente en el tiempo previsto.

Las RFI buscan generar un panorama sobre cuáles son las opciones en el mercado e identificar rápidamente cómo un prestador de servicios puede ayudar a un cliente. Es por ello que estas solicitudes son mucho más sencillas y no buscan obtener presupuestos detallados, sino presentaciones generales. 

Las RFP suelen basarse en las RFI, debido a que con ellas ya se conocen las ofertas disponibles y solo hace falta encontrar la opción presupuestaria y funcional correcta.

Explicación del proceso de solicitud de propuestas

Antes de que los posibles licitadores puedan presentar sus propuestas, la empresa que solicita el trabajo debe redactar una RFP (te mostraremos cómo hacerlo más adelante), pues esto permite que los posibles contratistas se hagan una mejor idea de lo que busca dicha organización.

Si tu empresa redacta y envía una RFP, los contratistas o proveedores pueden revisar y presentar sus mejores ofertas para competir por el trabajo. En estas propuestas, los proveedores suelen incluir los siguientes elementos:

• Un plan de acción sobre cómo van a resolver el problema
• Un calendario de lo que pueden esperar
• Cualquier información de fondo necesaria
• Cuánto esperan que cueste el proyecto completo

Ocasionalmente los licitadores pueden decidir que habrá que ajustar componentes específicos de la RFP en función de su experiencia en el sector.

En ese caso, puedes revisar sus comentarios y crear una nueva RFP para adaptarla a los cambios, o puedes dejar la original tal como está y tenerlos en cuenta al considerar las demás ofertas presentadas. Una vez que recibas todas las propuestas, será fácil compararlas y determinar qué proveedor es el más adecuado para tu empresa.

De la lista de licitadores, lo ideal es reducirla a un puñado de tres, cinco o diez favoritos para considerarlos, dependiendo del número que recibas o te interesen.

A partir de aquí, puedes dedicar tiempo a investigar más a los posibles proveedores para determinar quién es realmente el ideal para el trabajo. Algunas empresas pueden solicitar una oferta final más a sus proveedores finalistas después de haber iniciado este proceso de negociación, con la finalidad de asegurarse de que no solo contratarán a la persona o empresa adecuada para el trabajo, sino también al precio correcto.

Aunque esto pueda parecer un paso extra, puede ahorrarte dinero, tiempo y dolores de cabeza en el futuro. Pero esto también nos lleva a una gran pregunta: ¿es en verdad necesario este proceso?, ¿no se podría dedicar tiempo a revisar dos o tres proveedores por cuenta propia?

Como verás a continuación, no hacerlo puede traerte problemas.

Por qué emitir una RFP

Comparemos brevemente estos dos escenarios:

• Opción 1: dedicar tiempo a encontrar el proveedor perfecto por tu cuenta.
• Opción 2: utilizar una RFP para que los proveedores potenciales te busquen a ti.

Si eliges la primera opción, probablemente lo primero que harás será indagar con tus compañeros de trabajo, amigos y grupos de contactos para que te den referencias sobre las empresas o personas que puedan servirte. O puedes realizar una búsqueda en Google para comprobar los principales proveedores de tu zona.

Después de revisar el sitio web de un posible candidato para el trabajo, deberás elaborar el mensaje perfecto para ponerte en contacto con él y saber si puede ayudarte. Posteriormente, tendrás que explicar los detalles de tu proyecto y pedirle (o no) que presente una propuesta antes de elegirlo.

No es un proceso complicado, pero ¿hemos mencionado que tienes que repetirlo con cada proveedor prometedor que encuentres?

Imagínate el tiempo que te va a tomar.

Ahora, ¿qué pasaría si estos contratistas potenciales ya conocieran los detalles de tu proyecto y te escribieran su mejor plan de acción y una oferta formal para que la revises?

Así, en lugar de tener que explicar tus necesidades cada vez que hables con una persona nueva, simplemente las esbozarías en un documento una vez y lo enviarías por muchos canales. Y para ahorrarte aún más tiempo, serían los contratistas potenciales —no tú— los que se pondrían en contacto contigo.

Una RFP también te permite conocer el verdadero plan de acción de cada proveedor, no el que te convence por teléfono o en persona. Dado que los posibles candidatos tienen que presentar una oferta formal, tendrán que dedicar tiempo a esbozar la solución y trabajar realmente en el problema en cuestión. Y si no lo hacen, tienes una forma fácil de descartar a los proveedores menos aptos con bastante rapidez.

Pero, para llegar a este punto, no puedes cometer los siguientes errores.

Aspectos que deberías evitar con una RFP

Si quieres encontrar al proveedor adecuado, necesitas que tu RFP sea específica.

Hacer solo preguntas cuya respuesta sea «sí» o «no» no te llevará a ninguna parte. Por eso debes formular preguntas que requieran respuestas bien pensadas.

Intenta utilizar frases similares a estas:

• «¿Puede compartir un ejemplo de cómo ha resuelto este problema o uno similar para otra empresa? ¿Se encontró con algún obstáculo imprevisto? ¿Qué haría igual o diferente esta vez?».
• «Con el nuevo diseño propuesto, ¿cuánto tiempo tardaría una persona sin conocimientos de tecnología en crear el nuevo formulario de registro? ¿Cuánto tiempo estima que podría ahorrar?».

Con estos consejos en mente, estás listo para redactar tu primera RFP.

Sin bien la redacción de una RFP depende completamente de los intereses de tus empresa, hay algunos elementos que vale la pena incluir para hacer de este documento algo claro y directo. Lo primero que debes incluir en tu solicitud son datos básicos y de contacto. Veamos un ejemplo:

• Nombre del proyecto: Desarrollo de plataforma para gestión de las relaciones con el cliente
• Nombre de la empresa: Auditores & Co.
• Locación de matriz: Ciudad de México, México
• Correo electrónico: auditoresyco@auyco.com
• Teléfono de contacto: (800) 015-674-83

Veamos cómo es la estructura básica de una solicitud de propuesta y cómo puede aplicarse, con base en nuestro ejemplo:

1. Comparte los antecedentes de tu empresa

No debe ser una historia larga sobre tu organización. Más bien, debe proporcionar a los posibles contratistas una mejor idea de lo que hace tu empresa y cuál es tu mercado objetivo.

Habla brevemente de quién fundó tu empresa, qué productos o servicios vendes y cómo se distinguen tus soluciones de la competencia. Si buscas proveedores de materiales, también valdrá la pena que indiques dónde te ubicas geográficamente.

Ejemplo:

«Auditores & Co. es una empresa de consultoría en materia digital creada en el año 2015. Nuestra compañía busca ofrecer acompañamiento legal y operativo a pequeñas y medianas empresas del rubro tecnológico mediante capacitación en las normas vigentes y estándares de calidad. Nuestra misión es hacer que las empresas latinoamericanas sean competitivas en todo el mundo desde nuestras oficinas ubicadas en México, Colombia y España».

2. Presenta un resumen del proyecto

Ahora debes hacer una breve introducción al proyecto que estás emprendiendo para que los proveedores sepan de inmediato si vale la pena pujar por él.

Es recomendable que identifiques claramente lo que quieres conseguir con este proyecto y lo que consideras un «resultado esperado» para que todos estén de acuerdo. Esto facilita que encuentres candidatos para establecer relaciones de negocios más funcionales y con metas compartidas.

Ejemplo:

«Auditores & Co. está en búsqueda de un prestador de servicios de telecomunicaciones y marketing que nos ayude a desarrollar una plataforma de atención al cliente integral para ofrecer un servicio de punta a nuestros clientes. Con la colaboración de alguna empresa responsable y con compromiso podemos lograr la meta de conectar de forma segura y rápida a toda nuestra comunidad y red empresarial».

3. Indica los requisitos de la colaboración

Los detalles del proyecto son esenciales en una RFP. De la misma manera que no quieres hacer preguntas vagas, un alcance poco claro tampoco te ayudará a encontrar al proveedor adecuado. Dedica tiempo a especificar realmente el alcance de tu proyecto para que no haya sorpresas más adelante.

Todo lo que tienes que hacer es describir lo que es más importante para tu proyecto (ya sea: el tiempo, la solución, el presupuesto, etc.) y mostrar cómo vas a evaluar las propuestas en función de ello.

Ejemplo:

«La empresa seleccionada para este proyecto se encargará de la planeación, diseño y despliegue de un sistema de software que cuente con las siguientes características:

• Interfaz de fácil uso
• Manual de inducción y capacitación de personal
• Sistema integrado para videollamadas y chat con nuestros clientes
• Servicio de campañas de email marketing
• Soporte en telecomunicaciones
• Conexión a un hosting
• Desarrollo de sistema de protección de la información».

4. Detalla tus criterios y calendarios

Otra forma de reducir o eliminar los contratiempos es explicar exactamente lo que buscas en los posibles contratistas, mediante calendarios precisos y requerimientos concretos. 

Aunque los plazos no sean exactos, deberías tener en mente un calendario de entregas. Es importante incluirlo en la RFP para que los posibles proveedores puedan evaluar adecuadamente si tienen los recursos para completar el trabajo a tiempo.

Ejemplo:

«Auditores & Co. solicita a las empresas interesadas atenerse al siguiente calendario para su evaluación:

• Fecha de la solicitud: 10 de marzo de 2023.
• Fecha límite para enviar dudas o comentarios: 15 de marzo de 2023.
• Auditores & Co. dará respuesta a solicitudes antes del 20 de marzo de 2023.
• Selección y notificación a la propuesta elegida: 30 de marzo de 2023.
• Negociaciones: del 1 al 10 de abril de 2023.
• Fecha límite para la firma de contrato: 30 de abril de 2023».

5. Describe la modalidad de envío de las propuestas

Otro punto a tener en cuenta, que va de la mano con la delimitación del calendario, consiste en informar a los interesados sobre el formato de envío de su propuesta, ya sea física o por medios digitales. 

Esto ayudará a que sean claras las condiciones de la entrega y no existan malos entendidos con tus clientes. 

Ejemplo:

«Auditores & Co. mantendrá sus canales de comunicación abiertos para recibir las propuestas durante las fechas indicadas en el calendario. Todo el proceso se realizará mediante correos electrónicos desde la dirección: auditoresyco@auyco.com

La recepción de las propuestas solo será por este medio, por lo que se solicita no enviar documentación en formato físico a las inmediaciones de la empresa consultora».

6. Establece la duración del proyecto

Si no incluyes información sobre la duración de proyecto no tendrás ninguna forma de exigir a los seleccionados que entreguen los productos en fechas específicas. Por ello es importante indicar con claridad la periodicidad de la colaboración o el tiempo límite en el que esperas obtener su parte de la contratación.

Siempre especifica una fecha que no sea demasiado ambiciosa, que no se extienda de más el proyecto. Así será más fácil negociar las fechas de entrega con el prestador de servicios elegido.

Ejemplo:

«Auditores & Co. requiere la entrega de la plataforma y sus manuales a más tardar 4 meses después de la firma del contrato.

Aun así, nuestra empresa está dispuesta a negociar plazos más largos cuando la extensión se encuentre justificada dentro de la propuesta».

7. Indica con claridad lo que esperas de las propuestas

En adición al punto anterior, es deseable que expongas de manera clara qué es lo que esperas de las propuestas. De este modo las empresas incluirán en su propuesta exactamente lo que necesitas saber y no tendrás información de más (ni de menos). 

Ejemplo:

«Las propuestas entregadas a Auditores & Co. deberán contener los siguientes datos para ser tomadas en consideración:

• Descripción general de la empresa y credenciales de los encargados de dirigir el proyecto.
• Desarrollo en una página de las ventajas y fortalezas de la empresa para dar solución a las demandas de esta RFP.
• Selección o portafolio de proyectos anteriores que demuestren la capacidad de la empresa para dar solución a nuestros requerimientos».

8. Establece tus parámetros de evaluación

De forma complementaria al punto anterior, es deseable que en tu RFP incluyas los parámetros que utilizarás para evaluar las propuestas recibidas. Es una buena estrategia para saber si las empresas pueden cumplir con tus demandas y si puedes confiar en que terminarán el proyecto.

Ejemplo:

«Por su parte, las propuestas serán evaluadas de acuerdo con los siguientes criterios:

• Experiencia y trayectoria trabajando en el desarrollo de soluciones de software para empresas en proceso de transformación digital.
• Nivel educativo, habilidades y certificaciones del equipo asignado al proyecto.
• Propuesta presupuestaria y competitividad de recursos».

9. Incluye los retos a superar

No escondas los problemas existentes o potenciales. Una RFP es explícita en cuanto a los problemas técnicos o los posibles obstáculos, por ejemplo: ¿se trata de una codificación personalizada o de mejorar una plataforma obsoleta?, ¿tu equipo tiene recursos limitados? 

Al explicar estos aspectos por adelantado, los posibles proveedores sabrán exactamente a qué atenerse. Recuerda que es mucho mejor descubrir los problemas lo más pronto posible que después de haber aceptado la oferta y haber comenzado el trabajo.

Ejemplo:

«Los servidores y herramientas digitales de Auditores & Co. operan actualmente con personal tercerizado, por lo que la empresa prestadora del servicio deberá capacitar a todo el personal para el uso de sistemas de software».

10. Establece el presupuesto

También es importante ser sincero con el presupuesto. Cuanto más puedas eliminar las sorpresas, será mejor para todas las partes implicadas.

Este elemento te ayudará a descartar a los contratistas que no puedan realizar la tarea debido a las limitaciones presupuestarias para, posteriormente, ponerte en contacto con las empresas que saben cómo resolver estos problemas comunes con habilidad y delicadeza.

Ejemplo:

«Auditores & Co. cuenta con un presupuesto de 25.000 USD para este proyecto».

Una vez que hayas redactado tu RFP te recomendamos revisar cada detalle y asegurarte de que todo está en orden. Esto evitará que fechas mal asignadas o datos incompletos compliquen la realización del proyecto en tiempo y forma. Una vez que estés completamente seguro de que no se te ha escapado nada, es momento de hacerla pública en tu sitio web o en la lista de contactos y proveedores.

Si, por el contrario, tu empresa es quien está interesada en enviar una propuesta para una RFP, te recomendamos enviar una carta de presentación. Al igual que una carta de presentación de tu curriculum vitae, una carta de presentación para una RFP crea una imagen profesional para tu marca y establece el tono para los posibles vendedores.

Ejemplos de cartas de presentación en respuesta a tus RFP

Si has emitido una RFP y estás recopilando respuestas, es posible que te preguntes cómo saber si una de ellas es la mejor.

Veamos algunos ejemplos sobresalientes de respuestas a RFP que tu has emitido:

1. Respuesta general a una RFP para servicios de diseño web

«Estimado [autor de la RFP]:

En relación con su solicitud de propuesta (RFP), [nuestra empresa] está encantada de tener la oportunidad de ofrecerle servicios de diseño web. 

Tras haber trabajado con [breve lista de clientes anteriores], creemos que una asociación con [empresa a la que se dirige] tendrá un enorme impacto en la satisfacción de sus clientes y en sus resultados.

Como uno de los principales proveedores de [sector del cliente] de [servicio principal del cliente], usted sabe lo importante que puede representar esta época del año para sus clientes. En promedio, el costo de la entrega es de [$$$], y estamos comprometidos con [declaración de la misión del cliente].

A medida que estos desafíos se vuelven más comunes, es cada vez más importante proporcionar a los clientes un sitio web potente y optimizado para SEO para atraer nuevos prospectos. Con esto en mente, [nuestra empresa] se propone ayudar a [nombre del cliente] de la siguiente forma:

• Crear un sitio web útil que sea claro, fácil de usar y que responda a los dispositivos móviles para que los visitantes de la web tengan una fuerte primera impresión de su marca independientemente del dispositivo que utilicen para encontrarlo. 
• Le ayudamos a reforzar la identidad de la marca mediante un nuevo logotipo y una nueva paleta de colores cohesionada. 
• Garantizar que cada una de sus páginas web esté optimizada para el SEO a fin de posicionarse rápidamente, lo que atraerá a nuevos clientes a su sitio web y demostrará su liderazgo en el sector. 

Como se indica en el resumen ejecutivo, [nuestra empresa] pretende ayudar a [nombre del cliente] [breve alusión a los beneficios del cliente expuestos en el resumen ejecutivo]. Para ello, nuestro equipo ha esbozado una propuesta de resultados, un orden de operaciones, la división del trabajo y las fechas previstas de finalización para garantizar el éxito de la asociación entre [su empresa] y [nombre del cliente].

Para recapitular, vea a continuación un breve resumen de los servicios incluidos en esta asociación».

Este ejemplo de respuesta explica de forma clara y sucinta cómo el servicio del proveedor resolverá los puntos críticos que necesita el comprador para crear un sitio web sólido. Al describir las principales ventajas, se muestra al cliente cómo se le dará prioridad y se centrará en sus necesidades para realizar el trabajo.

2. Empresa de producción de videos que ofrece sus servicios

«Nuestros objetivos:

Nuestro objetivo para este proyecto es el compromiso: llegar a un público con contenidos interesantes, provocativos, auténticos y, sobre todo, atractivos. El contenido debe tener un alcance limitado, es decir, no vamos a abrumar a nuestro público con toneladas de detalles, sino que contaremos historias muy específicas con las que el espectador pueda relacionarse. Una vez que hayamos captado al espectador, podemos ofrecerle material adicional —hechos y cifras, y llamadas a la acción— que proporcionen información específica».

Al responder a una RFP de una empresa, Paul Horton Visuals optó por crear una página web completa dedicada a la «carta de presentación». El formato de la página web permitió a su equipo crear un video de muestra completo para mostrar lo que pueden hacer.

La página también incluye un video embebido que destaca los puntos fuertes de Paul Horton: la producción de video.

Ahora que tienes una idea más clara de lo que es una solicitud de propuesta y de cómo crear la primera, estás listo para empezar.