¿Qué es la comunicación empresarial? Introducción completa

La clave para que cualquier relación funcione y se puedan prevenir conflictos es la comunicación. Esto es cierto en diferentes sentidos de la vida diaria, tanto en las relaciones interpersonales como en el aspecto empresarial. En especial este último, porque es aquí donde se puede encontrar a muchos individuos involucrados que requieren comunicarse día a día. 

Lo maravilloso de la comunicación es que está en constante evolución y puede adaptarse a las necesidades de cada empresa. Sin embargo, para que sea funcional, se requiere el desarrollo de un plan de comunicación empresarial, en el que se describan los valores de la organización y las estrategias para manejar situaciones cotidianas o crisis dentro de ella. 

A continuación, te hablaremos un poco más acerca de la comunicación empresarial y cómo lograr que sea efectiva. De esta manera podrás mantener un entorno empresarial que mejore el rendimiento de colaboradores y obtendrás mejores resultados.

Comunicar es algo que se hace en todo momento, pero para que nada interfiera en este proceso dentro de una empresa se precisa de una estrategia de comunicación corporativa que favorezca la ejecución de los objetivos de la compañía y la correcta labor de cada uno de sus colaboradores dentro de ella. Por ello, lo primero para lograr este objetivo es entender el funcionamiento de la comunicación empresarial y los elementos que la componen. 

Es por ello que todas las empresas deben asegurarse de ofrecer los canales necesarios para establecer una buena comunicación y optimizar las relaciones dentro y fuera de la organización, con la finalidad de que los mensajes que intente transmitir lleguen a quienes se dirigen.

Elementos de la comunicación empresarial 

La comunicación debe ser una prioridad para las empresas, ya que de realizarse correctamente aumenta la posibilidad de potenciar los resultados y materializar los objetivos. Para lograr esto, es vital conocer los elementos básicos.

La comunicación no es un fenómeno simple; pese a ser algo cotidiano, depende de múltiples acciones y limitaciones del entorno que pueden interferir en su proceso. Al ser una actividad básica, pero interpretativa, suelen surgir muchas fallas y errores si no se lleva a cabo de manera asertiva. 

Los elementos de la comunicación diaria, conocida para todos, consisten en: 

Emisor

Quien inicia la acción de comunicar y emitir información; el emisor decide de qué manera realizar la acción. 

Receptor

Recibe el mensaje o información, ajustándolo e interpretándolo con base en el lenguaje utilizado y otros elementos, como la comunicación no verbal o la entonación. La interpretación determina la capacidad de emitir una respuesta al emisor si el receptor así lo desea. 

Mensaje

Es el contenido o información que se transmite; puede ser cara a cara o por medio de un correo electrónico, un texto o hasta en redes sociales. 

Canal de comunicación

Es el medio por el que se transmite la información o mensaje. 

Código

Elemento fundamental en la comunicación, es el lenguaje hablado o escrito que el emisor usa para crear el mensaje que desea transmitir.

Contexto

Es el medio o entorno que rodea al emisor y al receptor en el momento de efectuarse la comunicación. 

Cuando hablamos de comunicación empresarial surgen otros tres elementos que deben considerarse en el momento de emitir un mensaje. 

La relación empresarial

Los trabajadores y colaboradores deben conocer su función dentro de la empresa.

El factor humano

La comunicación empresarial debe hacerles saber a los empleados su importancia dentro de la empresa. Que a un empleado se le tenga en cuenta y se sepa valorado son motivos que impulsarán su rendimiento dentro de la empresa. Además, los clientes también buscan sentirse valorados como individuos y no como un número más en las estadísticas.

La cultura de la empresa

Transmitir apropiadamente la cultura de la empresa a los empleados te permitirá reforzar el sentido de pertenencia y la integración del empleado a su entorno laboral.

Los elementos anteriores sirven para ejecutar un mensaje de manera más asertiva. No obstante, dentro del proceso hay que considerar otras cinco características que toda comunicación debe poseer para su correcta ejecución.

Características de la comunicación empresarial

Una empresa utiliza diferentes canales de comunicación. Sean tradicionales o tecnológicos, las interferencias dentro del entorno (como ruido, mala señal, distractores, errores humanos, entre otros) pueden afectar el resultado final y conllevan consecuencias no deseadas.

Por ello las siguientes características son esenciales al establecer una comunicación empresarial asertiva:

Se basa en una planificación estratégica

No importa si hablamos de una buena o de una mala comunicación: todas las formas son producto de una planificación estratégica. Naturalmente lo que tu empresa debe querer es mejorar la comunicación y esto solo será posible si forma parte de tu plan organizacional. De lo contrario, estarás descuidando un aspecto fundamental de los negocios.

Para tener un mejor entendimiento del público interno y externo es fundamental que cuentes con un plan de acción que defina lo que necesita la empresa, cómo reaccionará ante crisis y qué identidad y e imagen que quieres transmitir.

Requiere profesionales de comunicación

Si bien la comunicación es algo que se da de forma natural, idealmente es aconsejable que contrates diferentes profesionales en comunicación con el fin de que cubran las necesidades de las variantes de la comunicación, conforme a los lineamientos de tu empresa. Estas personas garantizarán la correcta ejecución de sus especialidades (relaciones públicas, publicidad, periodismo, entre otras).

De entre estos profesionales puedes optar por diseñadores gráficos y visuales, gestores de medios de comunicación, periodistas y responsables de recursos humanos que conozcan en detalle los aspectos indispensables para mejorar el flujo de comunicación en tu empresa.

Se dirige a públicos definidos

De manera intencionada o no, la comunicación siempre se dirige a un público. Este puede ser muy amplio y abarcar toda una población o bien estar constreñido a un colectivo demográfico específico. Es por ello que la comunicación y los mensajes deben estar diseñados para ser consumidos por esa población en la que quieres enfocarte.  

Es conveniente que identifiques y conozcas los diferentes públicos con quienes entablar una comunicación. También sería aconsejable que entiendas a tus trabajadores y sus diferencias; así podrás descubrir lo que esperan y cumplir con sus expectativas.

Tiene como objetivo transmitir un mensaje

El fin de la comunicación es únicamente transmitir un mensaje de forma eficiente, que sea comprensible e interpretable para las demás personas. Esto es independiente del mensaje que quieras divulgar, ya que el contenido puede tener diferentes propósitos.

Idealmente los objetivos de tu mensaje y de la comunicación van de la mano. Por ello, antes de emitir un mensaje es importante que entiendas los objetivos de la empresa a nivel externo e interno.

Ocurre a través de medios

La comunicación es un proceso que requiere la emisión de un mensaje y que sea recibido por un público. Esto solo es posible a través de un medio que llegue a donde se dirige. Los medios convencionales como la voz y los textos son muy eficaces, pero algunos instrumentos como las redes sociales, los sistemas de video y los correos electrónicos también son buenos recursos a utilizar.

Según las necesidades de la empresa, deberás seleccionar los canales de comunicación que resulten más efectivos para cada uno de los requerimientos. Un exceso de canales de comunicación puede ser perjudicial; por ello debes considerar los canales adecuados que permitan el correcto flujo de información.

Las 5 funciones de la comunicación empresarial 

Una vez familiarizados con los elementos de la comunicación, te explicaremos las funciones de la comunicación empresarial y cómo influye cada una de estas dentro de la empresa.

1. Motivar

Todo directivo de una empresa quiere el máximo rendimiento de sus empleados, aunque muchas veces solo busca esto y no considera el contexto de sus colaboradores. No preocuparse por las condiciones de los empleados limita el esfuerzo y, por consiguiente, sus resultados.

Si deseas que los empleados tengan buen rendimiento, se comprometan con la empresa y mantengan un entorno laboral agradable, debes proporcionarles los incentivos necesarios para que efectúen mejor su trabajo y premiar a los destacados. Con la estimulación correcta, los resultados y el rendimiento laboral empezarán a ser notorios.

2. Facilitar el control

Es importante motivar a los trabajadores y establecer una relación de confianza con ellos, pero siempre debes dejar claros los límites para que no haya un abuso de las libertades en el entorno laboral. Después de todo, el propósito del empleado es cumplir los propósitos de la empresa según su cargo.

Un buen plan de comunicación empresarial te servirá para que todos conozcan las políticas a seguir en el trabajo; así será mucho más sencillo que mantengas el control. Describir bien el tipo de trabajo a realizar, cómo hacerlo y aclarar las dudas que puedan existir, ahorra inconvenientes y malos entendidos. Además, lograrás que los empleados interactúen entre ellos de un modo mucho más ameno y ejecuten su trabajo correctamente.

3. Mejorar la interacción

La comunicación es primordial para definir las pautas de interacción entre los empleados y los distintos departamentos; también para establecer un contacto con los clientes. Definir las funciones que desempeña cada uno de tus colaboradores evitará tergiversaciones y creará una relación fructífera y la fluidez de trabajo esperada.

Además, ante los clientes tu empresa se mostrará de la manera en la que desea ser percibida, garantizando comunicar la esencia y controlando las situaciones de crisis con resoluciones adecuadas.

4. Mejorar el flujo de información

Es importante definir la manera en la que se proporcionará la información en los niveles interno y externo. Opta por un plan de comunicación que difunda información relevante de manera más convencional, como gacetas o anuncios por escrito. Evitarás una mala comunicación en la empresa si lo haces de una manera efectiva y adecuada. 

5. Brindar una buena retroalimentación 

Más allá de los canales y mensajes utilizados, la única manera de saber si las estrategias de comunicación están siendo eficaces es confirmando que los colaboradores han entendido todos los mensajes emitidos y que reaccionan de la forma esperada. En ocasiones, puede suceder que el conocimiento especializado o los tecnicismos se conviertan en limitaciones en tu plan de comunicación, debido a que no permiten que todas las áreas comprendan la información compartida.

El análisis de tus datos es un elemento que debes considerar y te será mucho más útil si usas el ciclo PDCA (Actuar, Planificar, Revisar, Hacer), ya que así podrás medir los resultados del plan de comunicación interna, saber si está funcionando apropiadamente e identificar errores.

Para dejar claro cualquier tipo de mensaje, es recomendable que utilices un lenguaje apropiado que sea del entendimiento de todos. Así lograrás romper las barreras de comunicación. Además de esto, puedes dejar abiertos los canales para resolver dudas que surjan en el futuro, con lo cual también garantizarás la retroalimentación que esperabas.

Entre los principales tipos de comunicación están la interna y la externa. Una empresa debe contemplar ambos dentro de su plan de comunicación empresarial. No obstante, las prácticas comunicativas que se emplean dependerán del propósito y requerimientos de esas estrategias, así como de sus objetivos.

De cualquier manera, a ambos tipos de comunicación se suman otros más específicos, que abordaremos en los siguientes párrafos para conocerlos más a fondo.

Comunicación interna

La comunicación interna es la clave para la correcta gestión de áreas, como Recursos Humanos, y se compone de los distintos canales y mecanismos de información que existen en una organización. Esta establece los diferentes canales y medios de comunicación entre las cúpulas directivas y tus trabajadores o viceversa, así como entre los compañeros del mismo departamento.

Objetivo de la comunicación interna

La comunicación interna se distingue por manejar información que no se divulga a quienes no pertenecen a la organización, manejando un margen de confidencialidad.

El propósito de la comunicación interna se centra exclusivamente en tus trabajadores y quienes conforman la empresa. Por ello, sus principales objetivos suelen ser: organizar y mejorar el intercambio de información entre áreas, promover el conocimiento de la gerencia y de los trabajadores, generar una identidad corporativa y fomentar la participación interna.

Tipos de comunicación interna

• Comunicación descendente: proviene de los niveles altos de la jerarquía en tu empresa y se dirige a los trabajadores de menor nivel; es decir, de jefes o gerentes a trabajadores. Es unidireccional y se utiliza principalmente para dar notificaciones, instrucciones, información o hacer partícipes de decisiones a los empleados.
• Comunicación horizontal: se da entre iguales como los colegas de la misma área de trabajo de tu empresa, coordinadores del mismo nivel, o entre jefes de los diferentes departamentos. Este tipo de comunicación no tiene carácter jerárquico y se emplea para compartir información, atender solicitudes entre iguales, por ejemplo. 
• Comunicación ascendente: es la comunicación que se establece entre los trabajadores de nivel más bajo con sus superiores. Es la que brinda la retroalimentación de empleados a superiores y se utiliza para proporcionar ideas, resoluciones a necesidades, sugerencias y cualquier otra petición formal.

Comunicación externa

Por su parte, la comunicación externa es el elemento más importante para que una empresa se dé a conocer y proyecte una buena imagen. Las empresas se pueden entender como un ente social; por lo tanto, no hay que desatender esta área, ya que garantiza una correcta proyección de la empresa, permite transmitir una buena imagen y crea transparencia que los clientes interpretan como fiabilidad.

Objetivo de la comunicación externa

El propósito de toda comunicación externa es ofrecer una cara visible de la empresa que funcione como medio de contacto con el público, los clientes y cualquier entidad ajena a la organización.

Los propósitos principales de la comunicación externa son crear una buena imagen, sostenerla y manejar las crisis.

Tipos de comunicación externa

• Comunicación externa estratégica: su objetivo es conseguir información relevante de tu competencia para establecer una posición relevante.
• Comunicación externa operativa: está vinculada a la actividad y desarrollo cotidianos de la compañía. Se crea con todos los involucrados en la organización, cada día. Es una de las más importantes, pues engloba las comunicaciones públicas externas de la empresa hacia proveedores, clientes, competidores, etc.
• Comunicación externa de notoriedad: es la forma en la que la empresa se proyecta como marca, tanto en imagen como en sus productos o servicios. Se encarga de la promoción, marketing, publicidad, patrocinios y otras actividades que dan a conocer la empresa a su audiencia.

Flujos de comunicación empresarial 

Una vez que ya sabes cuáles los tipos de comunicación empresarial, el siguiente paso es comprender el funcionamiento de los flujos de información en las empresas, así podrás prevenir y ser capaz de detectar cualquier falla en los procesos comunicativos.

El éxito empresarial reside en que la estructura de comunicación esté bien organizada; por eso es clave fortalecer las relaciones entre tus empleados para cumplir las metas de la empresa.

Conocer los flujos de comunicación te permitirá establecer correctamente esas relaciones entre directivos, gerentes, empleados y demás trabajadores. Dentro de las empresas, la comunicación se propaga hacia todas direcciones y sentidos, permitiendo que el flujo de conocimiento e ideas circulen en todos lados. 

Para que conozcas mejor estos flujos, lee a continuación sus características: 

• Flujo de comunicación ascendente: por medio de este flujo la información proveniente de los subordinados puede llegar a sus supervisores o superiores encargados de trabajadores de menor nivel jerárquico. Así se pueden conocer las impresiones de los empleados sobre las acciones administrativas que se han llevado a cabo en tu empresa.
• Flujo de comunicación descendente: este tipo de flujo es vertical, va del superior al subordinado y principalmente es de carácter oficial. En este flujo se comparten las normas, orientaciones, atribuciones, metas, prácticas organizacionales y noticias institucionales de tu empresa.
• Flujo de comunicación horizontal: se da entre personas de un mismo nivel jerárquico, permite la unión de esfuerzos y contribuye a fomentar las interacciones entre colegas. Es importante que mantengas este flujo presente en todos los sectores de tu empresa y que te asegures de que no interfiera en el desempeño individual de cada colaborador.
• Flujo de comunicación transversal: en este tipo de comunicación el flujo recorre todas los ámbitos, sin distinción de niveles jerárquicos. Se utiliza primordialmente en organizaciones modernas, descentralizadas y flexibles, que mantienen una administración más participativa e integral. Si tu empresa forma parte de estas organizaciones seguro ya tendrás familiaridad con él.
• Flujo de comunicación circular: es común en empresas pequeñas o que recién inician operaciones y cuentan con una cantidad reducida de colaboradores. La información llega libremente a todos los empleados y es un flujo al que te enfrentarás si tu compañía forma parte de alguno de los dos grupos que mencionamos al inicio de la definición.

Una vez que conoces los diferentes flujos de información, puedes proceder a identificarlos y aplicarlos de la manera más conveniente, de acuerdo con las necesidades de tu empresa. Así será más fácil que obtengas los resultados que esperas.

Una buena planeación de flujo de comunicación puede traer beneficios como estimular el espíritu de equipo y mejorar el desempeño general de todos los involucrados dentro de tu empresa: los subordinados recibirán indicaciones claras y orientación de los superiores, los líderes serán informados sobre lo que ocurre en las líneas inferiores y será más sencillo crear la reciprocidad necesaria para alcanzar cualquier meta.

Los 3 medios de comunicación corporativa 

Claro que conocer todos los elementos que te hemos presentado no es suficiente, hay que saber elegir los canales de comunicación que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa. Podrás elegir lo más conveniente para tu caso con base en la cantidad de personal que tengas, el trabajo a realizar, el contexto económico y los factores a gestionar.

Existen una gran cantidad de medios, pero si los usas de manera asertiva será más fácil que alcances los objetivos y metas planteados en tu plan de comunicación empresarial. Te dejamos a continuación una lista con los principales medios para llevar a cabo la comunicación corporativa.

1. Canales escritos

Son los más tradicionales y te ofrecen una excelente oportunidad para obtener una retroalimentación más personal de los empleados. Los medios más comunes son el buzón de sugerencias, encuestas anónimas entre los colaboradores y los comunicados escritos. 

2. Canales hablados

Los canales hablados u orales, como las reuniones personales o grupales, son fundamentales y casi involuntarios. Mantener contacto físico, visual y auditivo entre los diferentes interlocutores dentro de tu empresa garantizará las relaciones humanas.

3. Canales tecnológicos 

Estos abren nuevas posibilidades a la comunicación interna. Se conforman por un grupo más amplio de medios: intranet, blog interno, correo electrónico, chat interno, videollamadas y redes sociales corporativas. 

Dentro de los medios de comunicación empresariales podemos encontrar las siguientes interacciones: 

• Reuniones: son una forma de establecer contacto personal entre empleados y equipos de trabajo de la organización.
• Intranet: es una de las herramientas más utilizadas dentro de la comunicación empresarial. Tiene como propósito la interactividad y gestión en tiempo real. Este canal suele aglutinar muchos otros y se espera que potencie el sentimiento corporativo y motivante entre los trabajadores.
• Correo electrónico: este medio de uso diario es indispensable y uno de los más utilizados para gestionar tareas y transmitir información, que además queda registrado en las plataformas usadas. Los newsletters o boletines corporativos, tanto internos como externos, también pertenecen a esta categoría.
• Eventos sociales: mediante eventos como convenciones, congresos, cenas o empresariales se activan y establecen relaciones personales entre compañeros de diferentes departamentos y se refuerzan las relaciones ya existentes. Además, también son un lugar donde puede generarse un primer contacto o un reforzamiento de la relación con clientes.
• Chats internos: permiten agilizar el intercambio de información entre compañeros y equipos de trabajo, siempre y cuando establezcas claramente las condiciones y normativas de uso.
• Redes sociales corporativas: son una opción dentro de los procesos de digitalización. Permiten el intercambio de información entre tu organización y los empleados de manera continua, flexible e inmediata.
• Videoconferencias: cuando hay limitaciones geográficas o si las empresas son internacionales, las videoconferencias son bastante útiles y necesarias para los trabajadores y equipos. También brindan una opción más para conectarse con los clientes sin importar dónde estén.
• Blog: los blogs corporativos internos son una buena forma de divulgar información como noticias corporativas, formaciones o contenido de interés relacionado con el trabajo. El éxito del uso de este medio recae en la calidad del contenido que generes y la retroalimentación que obtengas.
• Buzón de sugerencias: si bien es tradicional, constituye un elemento fundamental de una empresa. Es la manera en la que el empleado puede hablarle a la compañía; solo es cuestión de motivar y dar confianza a los trabajadores para que expresen su opinión de manera anónima. También puedes considerar usarlo con clientes si tu empresa tiene una o varias tiendas físicas.
• Comunicados por escrito: si bien actualmente se encuentran en desuso por la aparición de las nuevas tecnologías, siguen siendo un canal efectivo si los atiendes y usas de la manera adecuada. 
• Televisión corporativa: no obtiene mucha retroalimentación y requiere mayor inversión. Puedes usarla en conjunto con otras tecnologías para difundirla, utilizando canales como intranet, blog, redes sociales, entre otros.
• Teléfono: es uno de los medios más tradicionales, pero aún está vigente en uso y funcionalidad. Es un buen medio de control y eficaz que puedes utilizar para establecer contacto y comunicación de manera más personal, a diferencia del email u otro medio escrito. Lo tienes disponible para su uso interno y externo.

Ahora conoce algunos software que facilitarán la comunicación dentro y fuera de tu organización.

1. Herramientas gratuitas de comunicación con clientes y prospectos de HubSpot

Esta bandeja universal, disponible en español, para todos los canales y equipos no solo permite que tus colaboradores puedan comunicarse entre ellos, sino que también facilita la fluida comunicación con tus clientes y prospectos.

La manera en la que interactúas con tus prospectos y clientes debería estar libre de fricción. Los compradores actuales esperan iniciar una conversación a través de un chat en directo, hacer seguimiento mediante el correo electrónico y hablar de los detalles por teléfono.

Aun así, muchos negocios cuentan con herramientas y equipos aislados y, como resultado, las conversaciones y experiencias que ofrecen a sus clientes carecen de contexto y son de mala calidad. 

La herramienta Conversaciones incluye funciones gratuitas de chat en directo, correo electrónico de equipo y chatbots, además de una bandeja de entrada universal que ofrece a tus equipos de marketing, ventas y servicio de atención al cliente un lugar desde el que pueden visualizar, gestionar y responder todas las conversaciones, sin importar el canal en el que tuvieron lugar.

Precio: gratis

2. Monday.com

Monday.com es una herramienta de administración de proyectos altamente intuitiva que permite a los equipos empresariales rastrear procesos y flujos de trabajo, comunicarse entre ellos y agrupar todos sus recursos en un solo sistema. Su diseño simple y características flexibles posibilitan que los equipos comiencen cualquier proyecto en cuestión de minutos.

Así, tus colaboradores pueden comunicarse fácilmente entre sí, ponerse al tanto de las actualizaciones y organizar conversaciones acerca de los diferentes proyectos o tareas. Adicionalmente, gracias a la integración con Google Drive y Dropbox podrán compartir archivos fácilmente y continuar conversaciones existentes en Zoom y Slack.

Precio: 8 USD por mes para más de 2 usuarios.

3. Yammer

Yammer es una red social interna que forma parte del paquete de Microsoft Office Enterprise. Como su naturaleza lo indica, está restringida a los miembros de una empresa. El objetivo es proporcionar a tus colaboradores un espacio para mantener conversaciones, estrechar lazos, colaborar y compartir información con el resto de integrantes de tu empresa. Así, se crea una comunidad en la que se potencian la cooperación, el intercambio de información, el trabajo en equipo y el conocimiento.

Precio: planes desde 13 USD por usuario al mes.

4. TeamGantt

TeamGantt es una herramienta de administración de proyectos externa que funciona directamente en tu navegador, lo que la hace compatible con cualquier sistema operativo. Los usuarios pueden planificar y administrar proyectos utilizando diagramas de Gantt e invitar a compañeros de trabajo, compañeros de equipo y amigos a ver y colaborar en el proyecto que están desarrollando.

Los usuarios pueden ver todas las actualizaciones y documentos del proyecto en una sola página y compartirlos rápidamente con las partes interesadas, tanto internas como externas externas. Esto hace que la comunicación sea eficiente y confiable.

Precio: versión freemium y planes desde 19 USD al mes.

5. Gain

Gain es una aplicación diseñada para unir a los creadores de contenido y a sus clientes, muy útil en el ámbito de las redes sociales. La comunicación fluida acompañada de excelentes ciclos de retroalimentación e indicaciones de colaboración permiten que las aprobaciones de productos se lleven a cabo más rápidamente.

Con esta herramienta, tu equipo puede compartir contenido con tus clientes sin importar el formato en el que se desarrolló originalmente: ya sea un archivo JPEG, PDF, Photoshop, PowerPoint, o incluso una hoja de cálculo de Google. Gain te permite crear vistas previas para que los aprobadores y los miembros del equipo las revisen y trabajen sobre el proyecto.

Precio: 99 USD al mes

6. Wrike

Wrike es una herramienta especialmente diseñada para facilitar la comunicación entre equipos. Ha sido galardonada en varias ocasiones y en ella confían más de 20.000 organizaciones en todo el mundo. La herramienta es adecuada para equipos de entre cinco y un número ilimitado de miembros. Permite a los usuarios personalizar flujos de trabajo, paneles, informes, formularios de solicitud entre otros.

Gracias a su sencilla interfaz, los usuarios pueden chatear en tiempo real y mencionarse unos a otros mediante la @ para facilitar la comunicación. Wrike también cuenta con flujos de trabajo y uso compartido de archivos: los equipos pueden asignar y participar en tareas, tener discusiones sobre las actividades y revisar archivos digitales juntos.

Precio: versión freemium y planes partir de 9,80 USD por usuario al mes

7. Rooftop

Rooftop es un software de administración de correo electrónico y una herramienta de gestión de proyectos que te permite administrar grandes volúmenes de correos electrónicos. Admite tanto comunicación interna como externa e incluye funciones fáciles e intuitivas de almacenamiento, clasificación, combinación, búsqueda y direccionamiento automático.

Rooftop permite a los colaboradores mantener todos los correos electrónicos y registros telefónicos en un solo lugar y obtener una vista de 360​​° de los mensajes, así como ordenarlos según criterios específicos. Los usuarios pueden agrupar todas las comunicaciones y comentarios relacionados con un tema en una sola tarea, así como agregarles etiquetas de estado, moverlas a través de varias etapas, establecer fechas para la próxima acción, entre otras actividades.

Precio: a partir de 49 USD por usuario al mes

8. Teamwork

Teamwork tiene todas las funciones de gestión de proyectos que esperarías, además de características adaptadas a las necesidades de comunicación en tu empresa, como Teamwork Chat, un tablero de trabajo centralizado, plantillas para el desarrollo de proyectos y registros de actividad de los usuarios.

Teamwork Projects es especialmente útil para cualquier equipo de marketing, pues incluye características como canales de comunicación específicos para cada tarea, canales de contenido de redes sociales, registros de actividad en tiempo real y panel para la recopilación de datos adicionales.

Precio: versión freemium y planes partir de 5.99 USD al mes

9. Nutcache

Nutcache es una herramienta centrada en la gestión de proyectos que incluye un conjunto de recursos de comunicación y colaboración integrados en los procesos de flujo de trabajo diarios.

Mediante los diagramas de Gantt podrás planificar, realizar seguimientos y organizar visualmente tus tareas. Nutcache ofrece herramientas para priorizar y enfocarse en las acciones críticas de un proyecto. Así, podrás crear flujos de trabajo personalizados y adjuntar múltiples archivos a una tarea, desglosar cada fase del proyecto, realizar ajustes para reprogramar subtareas y visualizar los plazos del proyecto.

Precio: versión freemium y planes desde 12,49 USD al mes por usuario.

10. Blink

Blink es una herramienta de comunicación que resuelve las necesidades de los trabajadores que no cuentan con un lugar de trabajo fijo y no tienen acceso a la misma tecnología de calidad que sus colegas en las oficinas. En una sola aplicación, Blink incluye mensajería, un feed de empresa similar al de una red social, directorio, almacenamiento en la nube, encuestas y más.

Precio: disponible por medio de consulta.

7 buenas prácticas de comunicación empresarial 

Ya que estás más familiarizado con los conceptos de comunicación empresarial, su importancia, funciones, tipos y medios, puedes tener una idea más precisa de su utilidad y ejecución a nivel interno y externo. Pero el éxito de todo plan de comunicación reside en que se lleve a cabo. Por ello, te hablaremos de buenas prácticas dentro de la comunicación empresarial para que obtengas los resultados esperados. 

1. Conoce bien a la empresa y a tus trabajadores 

Si esperas lograr una integración entre los empleados y los objetivos de la organización, debes conocer y estudiar ambas partes para implementar el plan de comunicación más adecuado, dependiendo de los atributos de la empresa y tus trabajadores.

Conocer los valores de la organización, los objetivos a alcanzar, la historia de la empresa y los datos del mercado te permitirá tener la información necesaria para definir lo que compartirás con los colaboradores y con qué propósito.

Además, al estar al tanto de los trabajadores y comprenderlos, según su experiencia profesional, valores, personalidades y niveles de formación, podrás definir la manera en la que transmitirás la información, así como los canales que utilizarás.

2. Planifica un plan de comunicación empresarial 

La planificación es necesaria para que desarrolles una estrategia de comunicación empresarial organizada y funcional, que te permitirá alcanzar los objetivos establecidos.

Deja establecidos claramente los objetivos que desea alcanzar tu empresa, según tu necesidad y áreas de oportunidad; así podrás determinar y estipular el plan de acción más adecuado, ya sea que se trate de comunicación interna o externa.

3. Establece una comunicación clara y accesible 

Sin importar jerarquías o niveles, el éxito de la comunicación empresarial consiste en la sencillez y funcionalidad de la información comunicada. En especial, si debe ser comprendida por todos los receptores. Nunca olvides que el uso de un lenguaje más didáctico y detallado reduce la posibilidad de errores en la interpretación de la información transmitida.

4. Contacto flexible entre departamentos

Ten en cuenta que mantener distancia entre empleados y superiores, a través de formularios o programación de citas, impide el flujo de información y retrasa resultados.

Mantén procesos sencillos y ágiles, elimina barreras físicas y facilita canales de comunicación más inmediatos; esto favorecerá el intercambio de ideas e información entre todos los involucrados y te permitirá establecer espacios abiertos para la conversación.

5. Escucha opiniones internas 

El hecho de que un empleado constate que sus opiniones son recibidas, consideradas y reconocidas por sus superiores refuerza su sentimiento de pertenencia a la empresa.

Escuchar a tus colaboradores, que son quienes experimentan más la parte táctica y operativa de la empresa, te permitirá identificar las fallas y facilitará la búsqueda de mejoras en tus procesos internos.

Mantén abiertos canales, como encuestas internas de opinión, para recibir las ideas y críticas de tus empleados; ellos interpretarán que tu empresa es receptiva y está dispuesta a escuchar sus necesidades y demandas, así podrán ejecutar mejor su trabajo.

6. Reconoce el esfuerzo de los colaboradores

Corrige en privado, felicita en público. Reconocer y recompensar públicamente los esfuerzos y buenos resultados de un equipo o un empleado incentivan el espíritu participativo de los colaboradores y crean la disposición para esforzarse en pro de la empresa. Puedes utilizar medios como eventos internos, publicaciones en las redes sociales de la empresa o cualquier otro medio que sea visto por todos los trabajadores de la organización.

7. Muestra los resultados obtenidos 

La mejor motivación para los colaboradores es mostrar los avances y logros obtenidos de sus proyectos. Infórmales acerca del desempeño, metas alcanzadas y nuevos logros; es un incentivo moral que mantendrá el interés constante y su espíritu de superación vivo.

Utiliza recursos de comunicación visual en espacios comunes donde todos puedan ver los resultados obtenidos; es una buena manera de motivar a todos los colaboradores. Por ejemplo, hay empresas que elaboran comunicados por escrito y los colocan en zonas estratégicas (como elevadores o pasillos), esto permite que los empleados reconozcan y feliciten al área o equipo con el mejor desempeño. 

Otra idea para anunciar los resultados obtenidos es escribir un correo electrónico con copia a todas las áreas u organizar una videollamada o junta interna en la que hagas reconocimientos públicos. Sin duda, las felicitaciones y aplausos son un gran aliciente para que los colaboradores se sientan motivados, sean más eficientes y productivos, y tengan mayor sentido de pertenencia.

4 errores comunes en la comunicación empresarial 

Así como existen buenas prácticas, también podemos encontrar mala comunicación empresarial. Detectar las malas prácticas y evitarlas hace que los planes de comunicación no se vean afectados. Revisa y corrige cualquier actitud o actividad en tu empresa que pueda entorpecer la comunicación corporativa.

1. Comunicar malas noticias por correo electrónico

Evita utilizar este canal para dar mensajes delicados para la empresa o para algún equipo. Al no haber señales no verbales que suavicen el mensaje, pueden provocar reacciones negativas o confusas. Las malas noticias deben darse personalmente y de forma privada, a través del mensaje correcto, a fin de minimizar malestares o malentendidos. 

2. No ser asertivo 

Expresar opiniones sin considerar las afectaciones a los demás crea problemas graves de comunicación. Para que exista la asertividad debes ser empático. De esta manera, podrás manifestar el mensaje deseado sin provocar una reacción negativa en la otra persona. El ser asertivo facilita la comunicación y resuelve cualquier controversia.

3. Mostrar reacciones negativas 

Dentro de la comunicación empresarial se debe tener especial cuidado en la reacción emocional intensa (como enojos, desesperación, tristeza), ya que puede dañar la interacción entre los trabajadores. Por ejemplo, una reacción agresiva por parte de Recursos Humanos o directivos crea la impresión de falta autocontrol e inteligencia emocional y pone en riesgo el respeto de los trabajadores hacia los superiores.

Cuida estas reacciones y busca que tu plan de comunicación tenga un apartado con sugerencias para gestionar las situaciones que pueden generar estas reacciones.

4. No estar bien preparados para emitir un mensaje 

Los comunicados, correos electrónicos y mensajes escritos ineficazmente pueden frustran a la audiencia y, con el tiempo, conllevan la pérdida de interés y formalidad de los remitentes. Prepara a fondo lo que vas a comunicar, usa herramientas que ayuden a crear mensajes creíbles, inteligentes y convincentes. Verás que de este modo lograrás obtener la seriedad que esperas y reducirás considerablemente las posibles interferencias en la interpretación final de la información proporcionada.

3 ejemplos de comunicación empresarial interna

1. Aviso de vacante en puesto gerencial

• Objetivo: informar a los miembros de la plantilla actual la disponibilidad de un puesto gerencial
• Canal: tablero de avisos en un sistema propio

Es común que en las empresas se abran vacantes que dan prioridad a los talentos que forman parte actual de la plantilla de trabajo. Estas vacantes no son públicas y deben manejarse dentro de la misma empresa. Pero ¿cómo hacerlas del conocimiento de todos para evitar sesgos?

En una pequeña empresa lo mejor es aprovechar los medios de comunicación físicos o tradicionales. Por ejemplo, un tablero en el espacio laboral donde pongas noticias, vacantes o avisos importantes. En el caso de empresas grandes, es realmente útil contar con sistemas de comunicación interna que aprovechen espacios digitales para enviar estos avisos. Incluso puedes incluir un formulario para recibir las solicitudes de tus empleados.

2. Colaboración interdepartamental para proyecto

• Objetivo: notificar a los miembros de dos o más equipos de trabajo que un proyecto requiere colaboración interna
• Canal: Slack

En una empresa es inevitable el trabajo colaborativo entre departamentos. A final del día, los departamentos de ventas y marketing siempre deben estar en constante comunicación con los responsables de finanzas. Asimismo, el departamento de recursos humanos colabora con todos los miembros de la empresa.

Uno de los mejores modos para optimizar la comunicación intraempresarial es mediante plataformas de trabajo como Slack. Con ellas es mucho más sencilla la interacción entre miembros de diferentes departamentos, así como la delegación de responsabilidades y el diseño de calendarios de entrega y planeaciones.

3. Cambio en cultura empresarial

• Objetivo: dar aviso a los miembros de la organización sobre la modificación de los códigos de cultura empresarial
• Canal: correo electrónico

Los códigos de cultura empresarial están en constante cambio y se adecuan a las exigencias del mercado, los valores colectivos de los colaboradores y la planeación estratégica de la empresa.

Si dentro de tu proceso de diseño de la cultura empresarial has realizado manuales de procesos o códigos de ética con nuevos valores, objetivos y misiones, es deseable que los hagas llegar a todos tus miembros. Pero imprimirlos puede ser muy costoso. Aprovechar los sistemas de mensajería y correo electrónico empresarial es la mejor opción para asegurarte de que todos reciban el material y lo tengan en un lugar de fácil consulta.

3 ejemplos de comunicación empresarial externa

1. Lanzamiento de un nuevo producto

• Objetivo: hacer de conocimiento público el lanzamiento de un nuevo producto 
• Canal: publicidad urbana 

Aunque los medios de comunicación digitales —como las redes sociales— son un excelente canal para llegar a grandes audiencias por los costos relativamente bajos, lo cierto es que la publicidad tradicional, como los anuncios urbanos, está lejos de desaparecer. Estos recursos naturalmente son más eficaces cuando se intenta captar la atención de públicos que generacional o demográficamente no consumen publicidad a través de internet.

El medio de comunicación empresarial para notificar el lanzamiento de un nuevo producto es la publicidad. En el caso de empresas que lancen al mercado comestibles, los anuncios deberán resaltar las ventajas del producto: ingredientes, sabor, costo o beneficios a la salud. En estos casos, el uso de elementos visuales y compositivos será esencial para transmitir un mensaje de frescura, innovación o elegancia, por ejemplo.

2. Cambios en términos y condiciones de un servicio

• Objetivo: informar a los clientes registrados sobre la actualización de los cambios en los términos y condiciones de su suscripción a un servicio 
• Canal: aplicación computacional

Los términos y condiciones de un servicio contratado suelen cambiar con el tiempo. Ya sea que debas modificar un contrato durante la prestación de algún servicio o que debas crear nuevos términos para tus clientes de mayor antigüedad, es importante notificar si harás alguna actualización en el precio de suscripciones, si cambiarás las políticas de privacidad o si incluirás nuevas condiciones para hacer uso de tus servicios.

Este tipo de actualizaciones son comunes para las aplicaciones móviles y programas de software. Pero seamos sinceros: mucha gente no utiliza un correo habitual para darse de alta en estos servicios. Es por esto que la mejor opción es avisarles acerca de los cambios mediante ventanas emergentes o avisos al iniciar el programa. De este modo mantendrás informado a tu público y te aseguras de que han recibido tu comunicación.

3. Envío de boletines

• Objetivo: compartir las últimas novedades sobre la vida y actividades de tu empresa con los suscriptores a tu canal de noticias
• Canal: correo electrónico

El correo electrónico es una inmejorable herramienta para brindar información de consulta, ya que no resulta invasiva y se almacena en los mensajes de tus clientes.

Cuando los clientes se suscriben a un newsletters generalmente lo hacen porque tienen un interés activo en saber más de tu empresa. Además, debido a que ellos mismos son quienes te han dado su dirección de correo, puedes aprovecharla para enviarles algunas novedades de interés. En estos escenarios te recomendamos que seas lo más breve posible e incluyas un link a tu sitio web donde puedan conocer más de aquello que estás comunicando. A nadie le gustará leer un correo demasiado extenso.

¡Ya estás listo para mejorar la comunicación empresarial entre tú y tus colaboradores! Recuerda que, como lo mencionamos en un principio, la comunicación evoluciona constantemente y es recomendable que realices un seguimiento de cómo se están dando las interacciones entre tus empleados y clientes. De esta manera, podrás garantizar que tu plan siga marchando de forma positiva o si necesitas implementar algunos cambios.