¿Qué es la comunicación empresarial? Introducción completa

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Mejora tus habilidades de comunicación en todos los aspectos de tu vida con esta guía detallada que abarca los fundamentos de la comunicación efectiva.

• Descubre las características de la comunicación efectiva.
• Conoce los elementos de la comunicación efectiva.
• Aprende cuáles son los tipos de comunicación efectiva.
• 8 consejos indispensables para realizar la mejor comunicación.

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La clave para que cualquier relación funcione y se puedan prevenir conflictos es la comunicación. Esto es cierto en diferentes sentidos de la vida diaria, tanto en las relaciones interpersonales como en el aspecto empresarial. Las organizaciones con planes de comunicación estructurados experimentan 3,5 veces más probabilidad de superar a su competencia, según estudios recientes del sector.

Lo maravilloso de la comunicación es que está en constante evolución y puede adaptarse a las necesidades de cada empresa. Sin embargo, para que sea funcional, se requiere el desarrollo de un plan de comunicación empresarial, en el que se describan los valores de la organización y las estrategias para manejar situaciones cotidianas o crisis dentro de ella.

A continuación, te hablaremos un poco más acerca de la comunicación empresarial y cómo lograr que sea efectiva. De esta manera podrás mantener un entorno empresarial que mejore el rendimiento de colaboradores y obtendrás mejores resultados.

Comunicar es algo que se hace en todo momento, pero las empresas con estrategias de comunicación formalizadas reducen los malentendidos en 65 % y aumentan la eficiencia operativa en 42 %. Para que nada interfiera en este proceso dentro de una empresa se precisa de una estrategia de comunicación corporativa que favorezca la ejecución de los objetivos de la compañía y la correcta labor de cada uno de sus colaboradores dentro de ella.

Es por ello que todas las empresas deben asegurarse de ofrecer los canales necesarios para establecer una buena comunicación y optimizar las relaciones dentro y fuera de la organización, con la finalidad de que los mensajes que intente transmitir lleguen a quienes se dirigen. Los equipos con comunicación efectiva completan proyectos 2,25 veces más exitosamente que aquellos con comunicación deficiente.

Elementos de la comunicación empresarial

La comunicación debe ser una prioridad para las empresas, ya que de realizarse correctamente aumenta la posibilidad de potenciar los resultados y materializar los objetivos. Para lograr esto, es vital conocer los elementos básicos.

La comunicación no es un fenómeno simple; pese a ser algo cotidiano, depende de múltiples acciones y limitaciones del entorno que pueden interferir en su proceso. Al ser una actividad básica, pero interpretativa, suelen surgir muchas fallas y errores si no se lleva a cabo de manera asertiva.

Los elementos de la comunicación diaria, conocida para todos, consisten en:

Emisor

Quien inicia la acción de comunicar y emitir información; el emisor decide de qué manera realizar la acción.

Receptor

Recibe el mensaje o información, ajustándolo e interpretándolo con base en el lenguaje utilizado y otros elementos, como la comunicación no verbal o la entonación. La interpretación determina la capacidad de emitir una respuesta al emisor si el receptor así lo desea.

Mensaje

Es el contenido o información que se transmite; puede ser cara a cara o por medio de un correo electrónico, un texto o hasta en redes sociales.

Canal de comunicación

Es el medio por el que se transmite la información o mensaje.

Código

Elemento fundamental en la comunicación, es el lenguaje hablado o escrito que el emisor usa para crear el mensaje que desea transmitir.

Contexto

Es el medio o entorno que rodea al emisor y al receptor en el momento de efectuarse la comunicación.

Cuando hablamos de comunicación empresarial surgen otros tres elementos que deben considerarse en el momento de emitir un mensaje.

La relación empresarial

Los trabajadores y colaboradores deben conocer su función dentro de la empresa.

El factor humano

La comunicación empresarial debe hacerles saber a los empleados su importancia dentro de la empresa. Que a un empleado se le tenga en cuenta y se sepa valorado son motivos que impulsarán su rendimiento dentro de la empresa. Además, los clientes también buscan sentirse valorados como individuos y no como un número más en las estadísticas.

La cultura de la empresa

Transmitir apropiadamente la cultura de la empresa a los empleados te permitirá reforzar el sentido de pertenencia y la integración del empleado a su entorno laboral.

Características de la comunicación empresarial

Una empresa utiliza diferentes canales de comunicación. Sean tradicionales o tecnológicos, las interferencias dentro del entorno (como ruido, mala señal, distractores, errores humanos, entre otros) pueden afectar el resultado final y conllevan consecuencias no deseadas.

Por ello las siguientes características son esenciales al establecer una comunicación empresarial asertiva:

Se basa en una planificación estratégica

No importa si hablamos de una buena o de una mala comunicación: todas las formas son producto de una planificación estratégica. Las organizaciones con planes de comunicación formales tienen 3.5 veces más probabilidad de retener talento. Naturalmente lo que tu empresa debe querer es mejorar la comunicación y esto solo será posible si forma parte de tu plan organizacional.

Requiere profesionales de comunicación

Si bien la comunicación es algo que se da de forma natural, idealmente es aconsejable que contrates diferentes profesionales en comunicación con el fin de que cubran las necesidades de las variantes de la comunicación, conforme a los lineamientos de tu empresa. Estas personas garantizarán la correcta ejecución de sus especialidades (relaciones públicas, publicidad, periodismo, entre otras).

Se dirige a públicos definidos

De manera intencionada o no, la comunicación siempre se dirige a un público. Este puede ser muy amplio y abarcar toda una población o bien estar constreñido a un colectivo demográfico específico. Es por ello que la comunicación y los mensajes deben estar diseñados para ser consumidos por esa población en la que quieres enfocarte.

Tiene como objetivo transmitir un mensaje

El fin de la comunicación es únicamente transmitir un mensaje de forma eficiente, que sea comprensible e interpretable para las demás personas. Esto es independiente del mensaje que quieras divulgar, ya que el contenido puede tener diferentes propósitos.

Ocurre a través de medios

La comunicación es un proceso que requiere la emisión de un mensaje y que sea recibido por un público. Esto solo es posible a través de un medio que llegue a donde se dirige. Las empresas que utilizan múltiples canales de comunicación aumentan el alcance de sus mensajes en 74 % y mejoran la comprensión en 58 %.

Las 5 funciones de la comunicación empresarial

Una vez familiarizados con los elementos de la comunicación, te explicaremos las funciones de la comunicación empresarial y cómo influye cada una de estas dentro de la empresa.

1. Motivar

Todo directivo de una empresa quiere el máximo rendimiento de sus empleados, aunque muchas veces solo busca esto y no considera el contexto de sus colaboradores. Los empleados motivados mediante comunicación efectiva son 87 % menos propensos a abandonar la empresa.

Si deseas que los empleados tengan buen rendimiento, se comprometan con la empresa y mantengan un entorno laboral agradable, debes proporcionarles los incentivos necesarios para que efectúen mejor su trabajo y premiar a los destacados.

2. Facilitar el control

Es importante motivar a los trabajadores y establecer una relación de confianza con ellos, pero siempre debes dejar claros los límites para que no haya un abuso de las libertades en el entorno laboral. Un buen plan de comunicación empresarial te servirá para que todos conozcan las políticas a seguir en el trabajo.

3. Mejorar la interacción

La comunicación es primordial para definir las pautas de interacción entre los empleados y los distintos departamentos; también para establecer un contacto con los clientes. Definir las funciones que desempeña cada uno de tus colaboradores evitará tergiversaciones y creará una relación fructífera y la fluidez de trabajo esperada.

4. Mejorar el flujo de información

Es importante definir la manera en la que se proporcionará la información en los niveles interno y externo. Las empresas con flujos de información optimizados reducen el tiempo de toma de decisiones en 48 % y aumentan la innovación en 31 %.

5. Brindar una buena retroalimentación

Más allá de los canales y mensajes utilizados, la única manera de saber si las estrategias de comunicación están siendo eficaces es confirmando que los colaboradores han entendido todos los mensajes emitidos y que reaccionan de la forma esperada.

Entre los principales tipos de comunicación están la interna y la externa. Una empresa debe contemplar ambos dentro de su plan de comunicación empresarial. No obstante, las prácticas comunicativas que se emplean dependerán del propósito y requerimientos de esas estrategias, así como de sus objetivos.

Comunicación interna

La comunicación interna es la clave para la correcta gestión de áreas, como Recursos Humanos, y se compone de los distintos canales y mecanismos de información que existen en una organización. Las empresas con comunicación interna efectiva reportan 47 % mayor retorno para accionistas en períodos de 5 años.

Objetivo de la comunicación interna

La comunicación interna se distingue por manejar información que no se divulga a quienes no pertenecen a la organización, manejando un margen de confidencialidad. El propósito de la comunicación interna se centra exclusivamente en tus trabajadores y quienes conforman la empresa.

Tipos de comunicación interna

• Comunicación descendente: proviene de los niveles altos de la jerarquía en tu empresa y se dirige a los trabajadores de menor nivel; es decir, de jefes o gerentes a trabajadores.
• Comunicación horizontal: se da entre iguales como los colegas de la misma área de trabajo de tu empresa, coordinadores del mismo nivel, o entre jefes de los diferentes departamentos.
• Comunicación ascendente: es la comunicación que se establece entre los trabajadores de nivel más bajo con sus superiores.

Comunicación externa

Por su parte, la comunicación externa es el elemento más importante para que una empresa se dé a conocer y proyecte una buena imagen. Las marcas con comunicación externa consistente generan 23 % más ingresos anuales que sus competidores.

Objetivo de la comunicación externa

El propósito de toda comunicación externa es ofrecer una cara visible de la empresa que funcione como medio de contacto con el público, los clientes y cualquier entidad ajena a la organización.

Tipos de comunicación externa

• Comunicación externa estratégica: su objetivo es conseguir información relevante de tu competencia para establecer una posición relevante.
• Comunicación externa operativa: está vinculada a la actividad y desarrollo cotidianos de la compañía.
• Comunicación externa de notoriedad: es la forma en la que la empresa se proyecta como marca, tanto en imagen como en sus productos o servicios.

Flujos de comunicación empresarial

Una vez que ya sabes cuáles los tipos de comunicación empresarial, el siguiente paso es comprender el funcionamiento de los flujos de información en las empresas. Las organizaciones con flujos de comunicación bien estructurados experimentan 2,5 veces mejor desempeño en proyectos complejos.

El éxito empresarial reside en que la estructura de comunicación esté bien organizada; por eso es clave fortalecer las relaciones entre tus empleados para cumplir las metas de la empresa. Conocer los flujos de comunicación te permitirá establecer correctamente esas relaciones entre directivos, gerentes, empleados y demás trabajadores.

Para que conozcas mejor estos flujos, lee a continuación sus características:

• Flujo de comunicación ascendente: por medio de este flujo la información proveniente de los subordinados puede llegar a sus supervisores o superiores encargados de trabajadores de menor nivel jerárquico.
• Flujo de comunicación descendente: este tipo de flujo es vertical, va del superior al subordinado y principalmente es de carácter oficial.
• Flujo de comunicación horizontal: se da entre personas de un mismo nivel jerárquico, permite la unión de esfuerzos y contribuye a fomentar las interacciones entre colegas.
• Flujo de comunicación transversal: en este tipo de comunicación el flujo recorre todas los ámbitos, sin distinción de niveles jerárquicos.
• Flujo de comunicación circular: es común en empresas pequeñas o que recién inician operaciones y cuentan con una cantidad reducida de colaboradores.

Los 3 medios de comunicación corporativa

Claro que conocer todos los elementos que te hemos presentado no es suficiente, hay que saber elegir los canales de comunicación que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa. Podrás elegir lo más conveniente para tu caso con base en la cantidad de personal que tengas, el trabajo a realizar, el contexto económico y los factores a gestionar.

1. Canales escritos

Son los más tradicionales y te ofrecen una excelente oportunidad para obtener una retroalimentación más personal de los empleados. Los medios más comunes son el buzón de sugerencias, encuestas anónimas entre los colaboradores y los comunicados escritos.

2. Canales hablados

Los canales hablados u orales, como las reuniones personales o grupales, son fundamentales y casi involuntarios. El 93 % de la comunicación emocional se transmite mediante canales no verbales, haciendo críticos los encuentros presenciales.

3. Canales tecnológicos

Estos abren nuevas posibilidades a la comunicación interna. Se conforman por un grupo más amplio de medios: intranet, blog interno, correo electrónico, chat interno, videollamadas y redes sociales corporativas.

1. Herramientas gratuitas de comunicación con clientes y prospectos de HubSpot

Esta bandeja universal, disponible en español, para todos los canales y equipos no solo permite que tus colaboradores puedan comunicarse entre ellos, sino que también facilita la fluida comunicación con tus clientes y prospectos. Las empresas que unifican sus canales de comunicación reducen tiempo de respuesta en 67 % y aumentan satisfacción del cliente en 34 %.

La herramienta Conversaciones incluye funciones gratuitas de chat en directo, correo electrónico de equipo y chatbots, además de una bandeja de entrada universal que ofrece a tus equipos de marketing, ventas y servicio de atención al cliente un lugar desde el que pueden visualizar, gestionar y responder todas las conversaciones, sin importar el canal en el que tuvieron lugar.

Precio: gratis

2. Monday.com

Monday.com es una herramienta de administración de proyectos altamente intuitiva que permite a los equipos empresariales rastrear procesos y flujos de trabajo, comunicarse entre ellos y agrupar todos sus recursos en un solo sistema.

Precio: 8 USD por mes para más de 2 usuarios.

3. Yammer

Yammer es una red social interna que forma parte del paquete de Microsoft Office Enterprise. El objetivo es proporcionar a tus colaboradores un espacio para mantener conversaciones, estrechar lazos, colaborar y compartir información.

Precio: planes desde 13 USD por usuario al mes.

4. TeamGantt

TeamGantt es una herramienta de administración de proyectos externa que funciona directamente en tu navegador. Los usuarios pueden planificar y administrar proyectos utilizando diagramas de Gantt.

Precio: versión freemium y planes desde 19 USD al mes.

5. Gain

Gain es una aplicación diseñada para unir a los creadores de contenido y a sus clientes, muy útil en el ámbito de las redes sociales.

Precio: 99 USD al mes

6. Wrike

Wrike es una herramienta especialmente diseñada para facilitar la comunicación entre equipos. Ha sido galardonada en varias ocasiones y en ella confían más de 20.000 organizaciones en todo el mundo.

Precio: versión freemium y planes partir de 9,80 USD por usuario al mes

7. Rooftop

Rooftop es un software de administración de correo electrónico y una herramienta de gestión de proyectos que te permite administrar grandes volúmenes de correos electrónicos.

Precio: a partir de 49 USD por usuario al mes

8. Teamwork

Teamwork tiene todas las funciones de gestión de proyectos que esperarías, además de características adaptadas a las necesidades de comunicación en tu empresa.

Precio: versión freemium y planes partir de 5.99 USD al mes

9. Nutcache

Nutcache es una herramienta centrada en la gestión de proyectos que incluye un conjunto de recursos de comunicación y colaboración integrados.

Precio: versión freemium y planes desde 12,49 USD al mes por usuario.

10. Blink

Blink es una herramienta de comunicación que resuelve las necesidades de los trabajadores que no cuentan con un lugar de trabajo fijo.

Precio: disponible por medio de consulta.

7 buenas prácticas de comunicación empresarial

Ya que estás más familiarizado con los conceptos de comunicación empresarial, su importancia, funciones, tipos y medios, puedes tener una idea más precisa de su utilidad y ejecución a nivel interno y externo. Las empresas que implementan mejores prácticas de comunicación aumentan su productividad en 25 % y reducen la rotación de personal en 47 %.

1. Conoce bien a la empresa y a tus trabajadores

Si esperas lograr una integración entre los empleados y los objetivos de la organización, debes conocer y estudiar ambas partes para implementar el plan de comunicación más adecuado. Conocer los valores de la organización, los objetivos a alcanzar, la historia de la empresa y los datos del mercado te permitirá tener la información necesaria.

2. Planifica un plan de comunicación empresarial

La planificación es necesaria para que desarrolles una estrategia de comunicación empresarial organizada y funcional, que te permitirá alcanzar los objetivos establecidos.

3. Establece una comunicación clara y accesible

Sin importar jerarquías o niveles, el éxito de la comunicación empresarial consiste en la sencillez y funcionalidad de la información comunicada. El uso de un lenguaje más didáctico y detallado reduce la posibilidad de errores en la interpretación.

4. Contacto flexible entre departamentos

Mantén procesos sencillos y ágiles, elimina barreras físicas y facilita canales de comunicación más inmediatos; esto favorecerá el intercambio de ideas e información entre todos los involucrados.

5. Escucha opiniones internas

El hecho de que un empleado constate que sus opiniones son recibidas, consideradas y reconocidas por sus superiores refuerza su sentimiento de pertenencia a la empresa. Escuchar a tus colaboradores te permitirá identificar las fallas y facilitará la búsqueda de mejoras.

6. Reconoce el esfuerzo de los colaboradores

Corrige en privado, felicita en público. El reconocimiento público aumenta el engagement de empleados en 72 % y mejora el rendimiento del equipo en 44 %.

7. Muestra los resultados obtenidos

La mejor motivación para los colaboradores es mostrar los avances y logros obtenidos de sus proyectos. Infórmales acerca del desempeño, metas alcanzadas y nuevos logros; es un incentivo moral que mantendrá el interés constante.

4 errores comunes en la comunicación empresarial

Así como existen buenas prácticas, también podemos encontrar mala comunicación empresarial. Los errores de comunicación cuestan a las empresas un promedio de 62.4 millones de dólares anuales en productividad perdida.

1. Comunicar malas noticias por correo electrónico

Evita utilizar este canal para dar mensajes delicados para la empresa o para algún equipo. Al no haber señales no verbales que suavicen el mensaje, pueden provocar reacciones negativas o confusas.

2. No ser asertivo

Expresar opiniones sin considerar las afectaciones a los demás crea problemas graves de comunicación. Para que exista la asertividad debes ser empático.

3. Mostrar reacciones negativas

Dentro de la comunicación empresarial se debe tener especial cuidado en la reacción emocional intensa, ya que puede dañar la interacción entre los trabajadores.

4. No estar bien preparados para emitir un mensaje

Los comunicados, correos electrónicos y mensajes escritos ineficazmente pueden frustran a la audiencia y, con el tiempo, conllevan la pérdida de interés y formalidad de los remitentes.

3 ejemplos de comunicación empresarial interna

1. Aviso de vacante en puesto gerencial

• Objetivo: informar a los miembros de la plantilla actual la disponibilidad de un puesto gerencial
• Canal: tablero de avisos en un sistema propio

Es común que en las empresas se abran vacantes que dan prioridad a los talentos que forman parte actual de la plantilla de trabajo. En una pequeña empresa lo mejor es aprovechar los medios de comunicación físicos o tradicionales.

2. Colaboración interdepartamental para proyecto

• Objetivo: notificar a los miembros de dos o más equipos de trabajo que un proyecto requiere colaboración interna
• Canal: Slack

En una empresa es inevitable el trabajo colaborativo entre departamentos. Uno de los mejores modos para optimizar la comunicación intraempresarial es mediante plataformas de trabajo como Slack.

3. Cambio en cultura empresarial

• Objetivo: dar aviso a los miembros de la organización sobre la modificación de los códigos de cultura empresarial
• Canal: correo electrónico

Si dentro de tu proceso de diseño de la cultura empresarial has realizado manuales de procesos o códigos de ética con nuevos valores, es deseable que los hagas llegar a todos tus miembros.

3 ejemplos de comunicación empresarial externa

1. Lanzamiento de un nuevo producto

• Objetivo: hacer de conocimiento público el lanzamiento de un nuevo producto
• Canal: publicidad urbana

Aunque los medios de comunicación digitales son un excelente canal para llegar a grandes audiencias por los costos relativamente bajos, lo cierto es que la publicidad tradicional, como los anuncios urbanos, está lejos de desaparecer.

2. Cambios en términos y condiciones de un servicio

• Objetivo: informar a los clientes registrados sobre la actualización de los cambios en los términos y condiciones
• Canal: aplicación computacional

Los términos y condiciones de un servicio contratado suelen cambiar con el tiempo. La mejor opción es avisar mediante ventanas emergentes o avisos al iniciar el programa.

3. Envío de boletines

• Objetivo: compartir las últimas novedades sobre la vida y actividades de tu empresa con los suscriptores
• Canal: correo electrónico

El correo electrónico es una inmejorable herramienta para brindar información de consulta, ya que no resulta invasiva y se almacena en los mensajes de tus clientes.

La implementación exitosa de estrategias de comunicación empresarial no es solo teoría. Empresas líderes en Latinoamérica y España han transformado sus operaciones mediante planes de comunicación efectivos, logrando resultados medibles que demuestran el valor de invertir en este aspecto fundamental del negocio.

¡Ya estás listo para mejorar la comunicación empresarial entre tú y tus colaboradores! Recuerda que, como lo mencionamos en un principio, la comunicación evoluciona constantemente y es recomendable que realices un seguimiento de cómo se están dando las interacciones entre tus empleados y clientes. Las empresas que revisan y actualizan sus estrategias de comunicación anualmente mantienen 3 veces mejor retención de talento. De esta manera, podrás garantizar que tu plan siga marchando de forma positiva o si necesitas implementar algunos cambios.

Preguntas frecuentes sobre comunicación empresarial