Existen varias razones por las cuales las empresas pueden llegar a presentar problemas en su organización. La mala gestión de la comunicación interna, por ejemplo, es una de las causas principales para que existan relaciones de trabajo débiles y un mal clima laboral, lo cual podría desencadenar una mala imagen corporativa. 

La comunicación empresarial se dirige a los distintos públicos meta con los que la organización tiene interacción. Estos pueden dividirse en internos, que son los empleados y accionistas, o externos, donde se incluyen a los clientes, medios de comunicación, gobiernos, agrupaciones empresariales, universidades y público en general. 

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La comunicación empresarial es el lazo entre tu empresa y sus públicos. En un ambiente donde apenas 17% de las personas considera que la comunicación de su empresa es excelente, debes comenzar a diferenciarte.

¿Por qué es importante que detectes una mala comunicación en tu empresa?

Una buena comunicación empresarial contribuye a la disminución de riesgos. Además, refuerza la credibilidad y la reputación de la organización. Esto, a su vez, disminuye rumores y permite crear una cultura corporativa eficaz. 

Por el contrario, una mala comunicación empresarial genera un ambiente difícil de trabajar y desmotiva a los colaboradores. Esto puede ocasionar una disminución en su eficiencia para realizar sus actividades, lo que impactará automáticamente en la imagen y productividad. 

Si la desmotivación no es detectada a tiempo puede desembocar en un nulo esfuerzo o esmero por parte de los colaboradores. Y esto provocará que las opiniones y participaciones de tu talento se apaguen lentamente. Vale más la pena invertir un poco más de esfuerzo y tiempo en revertir los errores de comunicación que generar más conflictos internos y externos que puedan llegar a oídos de tus clientes. 

La reputación corporativa y la comunicación se han convertido en elementos clave dentro de los planes estratégicos de los gestores. El diseño de una comunicación estratégica, que forme parte de la estrategia general de una organización, es clave para el beneficio y aumento del capital. 

A continuación, conocerás los indicios principales de que se está generando una mala comunicación en tu empresa y las técnicas más efectivas para mejorarla. 

1. Surgen conflictos en el lugar de trabajo

Si en tu organización hay conflictos constantes entre tus empleados, se vive un ambiente de tensión, mal clima laboral y una actitud negativa todo el tiempo, son claras señales de que algo está fallando en la comunicación de tu empresa. 

Tip: abre líneas de comunicación entre tus empleados 

Crea procedimientos para la resolución de dudas y conflictos. Abrir más canales de comunicación entre tus empleados y directivos puede hacer una gran diferencia. El diálogo constante permite evitar que haya un clima laboral negativo.

Además, la retroalimentación que afecta la productividad de tus trabajadores puede ser solucionada con un buzón de quejas o sugerencias donde puedan externar sus dudas o problemas con libertad, con el fin de abrir paso a una conversación tranquila donde los implicados puedan arreglar sus diferencias. 

Tal vez el problema se haya generado por una razón del tamaño de un copo de nieve; sin embargo, si se deja acumular la nieve, el riesgo de una avalancha es mayor. Es por eso que es vital que el gerente busque acuerdos continuamente.

2. Notas una falta de comunicación y compromiso

La falta de pertenencia es uno de los problemas principales de la organización. Si el personal no se siente parte de la empresa, su grado de compromiso será menor.

Tip: transmite los valores de la empresa a tus empleados 

Es común que haya empresas que, si bien sí pueden tener definidos sus objetivos empresariales como su visión y misión, no los transmiten de manera adecuada a sus empleados. Hacerlo es muy importante, pues es la forma más directa de hacer que un trabajador se sienta identificado o se motive por el tipo de empresa a la que pertenece. 

Para dar solución a este aspecto, integra a tu personal en la estrategia corporativa. Brinda retroalimentación sobre el desempeño de sus funciones y recompénsalo; hazle saber que sus acciones y funciones aportan más valor a la organización. De igual forma, no olvides incluirlos en acciones sociales o de beneficencia para ofrecerles retribución a nivel personal y como equipo. 

Otra forma de hacer que un empleado se sienta parte de tu empresa es tomándolo en cuenta para la resolución de problemas o alguna toma de decisión importante en su área. Es posible que alguien en tu equipo tenga una idea que los demás no habían pensado. Reconoce sus esfuerzos y hazle saber que tiene la libertad de expresar su opinión e ideas sin complicaciones. 

3. Es evidente la desmotivación de tus colaboradores

La desmotivación laboral no solo es un signo de falta de esfuerzo; también es una clara señal de que existe una mala comunicación en la empresa. Quizá tus empleados se sientan poco valorados y tú como superior no te habías percatado. Esto puede deberse a una ausencia de vínculos emocionales entre los colaboradores y tu organización. 

Tip: aumenta el nivel de conexión emocional 

Valorar lo que hace tu empleado por la empresa puede aportar mucho para el mejoramiento de la comunicación y sus funciones. Implementa herramientas de comunicación como boletines, correos electrónicos, juntas de motivación, entre otras, para involucrar más a tu talento. Esto también servirá para darte cuenta de qué es lo que tus empleados necesitan y sienten. 

Recuerda, todos somos humanos y las buenas relaciones sociales son vitales para que todo fluya en armonía. Una recomendación es que no todo lo trates de solucionar con un mensaje por Slack. Si bien el mensaje es importante, la forma de transmitirlo tiene más peso. Busca un contacto más real y acércate para charlar.

Como líder, debes crear una conexión emocional con tus colaboradores. También puedes organizar algunos eventos de convivencia o más reuniones virtuales.

4. Hay un desconocimiento de los procesos empresariales

¿Cómo puede tu empleado hacer bien sus funciones si no conoce en un 100% el objetivo de la empresa? El desconocimiento de los procesos en que los trabajadores tienen que realizar sus actividades es más común de lo que tendría que serlo. 

Recuerda que tus colaboradores necesitan tener una guía para comprender la misión y visión de la empresa. Solo de esta forma podrán alinear sus funciones con los objetivos de la organización. Si un empleado ignora el rumbo de la empresa no podrá realizar efectivamente sus actividades, ni podrá brindar un buen servicio a los clientes. 

Tip: desarrolla manuales corporativos y capacitaciones constantes 

Todos los miembros de tu equipo necesitan saber qué es lo que tienen qué hacer y cómo lograrlo. Es tan solo brindar apoyo, conocimiento y retroalimentación. Además, no está de más contar con un manual al que puedan acudir en caso de dudas. 

Velo de esta forma: han contratado a un nuevo vendedor para tu área comercial. Una vez instalado, se espera que empiece a generar ventas. Pero ¿previamente le informaron cuáles son las metas mensuales?, ¿sabe cuáles son los tipos de clientes con los que trata tu empresa? Si logra una venta de 50 productos, ¿realmente conoce si eso es mucho o poco para sus objetivos? 

Cuanto más informado y dotado de herramientas esté para hacer bien su trabajo, la comunicación será más eficiente.

Existen diferentes tipos de programas de capacitación para empleados que pueden abrirlos a nuevas experiencias y conocimientos. De igual manera, asegúrate de que haya un coordinador o líder de equipo que pueda responder sus dudas o simplemente sea alguien que les brinde asesoría extra sobre sus áreas. 

5. Disminuye la productividad

La buena productividad es uno de los principales objetivos que persigue una organización. Y un mal manejo de la comunicación empresarial es una de las causas que genera una ruptura en ella. Cuando te percatas de que tus empleados ya no alcanzan sus mismas metas o simplemente cumplen porque tienen que hacerlo, pero no muestran interés en destacarse, algo anda mal. 

Tip: mejora el intercambio de información con tus colaboradores 

Una estrategia para aumentar la productividad (o recuperar) de tus empleados es acercarte a ellos para saber qué es lo está mal. Como lo mencionábamos, si tú como líder estableces una relación más cercana con tus trabajadores, abrirás más canales de buena comunicación en la que ellos tendrán la confianza de decirte si están pasando por algo que los esté distrayendo. 

Tal vez su productividad haya disminuido debido a que tienen conflictos internos o externos. También cabe la posibilidad de que requieran una nueva herramienta de trabajo para poder continuar haciendo sus actividades con eficiencia. Pero si existe una mala comunicación en la empresa, estos detalles jamás los conocerás. O lo harás cuando sea demasiado tarde. 

Si tu empleado desea aprender más acerca de su área, bríndale una capacitación o curso especializado. Si tiene complicaciones en casa, lleguen a un acuerdo: puedes facilitarte unos días para que las arregle. Si tu trabajador tiene la confianza de decirte lo que está mal, pronto podrán darle solución al suceso y su productividad aumentará. 

6. Aparecen dificultades en el flujo de la información

Si notas que la información operativa carece de efectividad entre tus empleados y tu empresa, puede desembocar en las consecuencias dichas en puntos anteriores. Si tus colaboradores no tienen herramientas para comunicarse fácilmente entre ellos, simplemente habrá un punto en que dejen de hacerlo. Esto originará mucha desorganización que puede llevar a errores en la operación. 

Tip: implementa herramientas de comunicación interna 

A veces no solo basta con el correo electrónico: existen herramientas de comunicación para conversaciones internas que pueden hacer más flexible y rápido el intercambio de ideas. A través de ellas, los trabajadores podrán hacer consultas o recomendaciones a otros miembros de sus equipos.

Quizá esta solución suene muy simple, pero realmente logra hacer una diferencia. Por ejemplo, soluciones como Slack permiten concentrar a todo un equipo en un mismo canal donde se compartirá información relevante sobre sus departamentos y la empresa en general. El intercambio de archivos, imágenes o demás, se puede hacer de forma segura y sin comprometer sus dispositivos móviles personales. 

Si requieren alguna herramienta para que el flujo de trabajo sea más efectivo, un CRM puede ser una excelente opción. Las herramientas como los CRM o los gestores de proyectos ayudan a mejorar los procesos de labores y a ver las horas invertidas en una actividad o cliente en específico, así como a mejorar la organización de cada uno de tus empleados. 

Si deseas que todos los que forman parte de tu empresa empiecen a tener un mejor flujo de información, comienza por facilitarles las soluciones y herramientas para que puedan hacer de manera sencilla. 

7. Aumenta la rotación de personal

Haz un pequeño recuento y análisis del número de empleados que han renunciado o has tenido que despedir los últimos 6 meses. Si este número resulta elevado, es una clara señal de que hay algo mal en la comunicación con tu empresa. Si notas que no has sido capaz de desarrollar y retener a tu talento humano, es tiempo de preguntarte qué estás haciendo mal. La rotación es normal, pero no cada mes o en cantidades altas. 

Algunas de las razones por las cuales sucede esto también son las siguientes: 

  • Proceso de selección erróneo
  • Mal clima laboral
  • Falta de integración
  • Pocas oportunidades de crecimiento
  • Salario por debajo del mercado

Un alto índice de rotación de personal no solo refleja un problema de comunicación, sino también afecta económicamente a tu empresa y daña la imagen ante tus clientes y demás miembros.

Tip: fomenta el crecimiento de tus trabajadores y mejora la integración 

Disminuir la rotación de personal sí es posible. Lo que debes hacer, en primer lugar, es mejorar tus procesos de reclutamiento; ten en cuenta las funciones y necesidades del puesto que deseas ocupar y, aunque lleve un poco más de tiempo, haz una selección minuciosa de los mejores candidatos que tengan la experiencia que buscas, pero que también se identifiquen con los valores de tu empresa. 

Procura brindarle a tus empleados recién contratados un proceso de adaptación integral en el que puedan conocer todo acerca de la empresa: instalaciones, valores, funciones, objetivos, miembros de su equipo, herramientas con las que contarán, etc. Como ya lo mencionamos, mantenerlos lo más familiarizados con tu organización garantizará su productividad y bienestar. 

En cuanto a tus trabajadores actuales, ponte a pensar si los estás motivando y retribuyendo de la manera adecuada. Verifica quiénes están dando más resultados de los esperados y dales alguna muestra de valor: felicitaciones públicas, aumentos, flexibilidad de horarios, aumento de sus vacaciones, bonos adicionales, entre otros. 

Favorecer el clima idóneo termina con la mala comunicación de tu empresa. Además, recuerda que un trabajador feliz es alguien que aporta más a tu corporación. 

8. Crece la insatisfacción de los clientes

Uno de los efectos colaterales más evidentes de la mala comunicación en la empresa es cuando esos problemas empiezan a afectar directamente a los clientes. Cuando los errores, descuidos y poca productividad atrae las quejas de los consumidores, tienes que tomarlo como una señal de alarma. Si las quejas han sido constantes en tu organización, es tiempo de poner gran atención en las estrategias de comunicación. 

Tip: identifica el problema y busca las mejores soluciones  

Hablar directamente con los empleados que han generado una queja de los clientes te ayudará a entender qué es lo que está pasando. Quizá tu trabajador no entienda bien sus funciones o simplemente le falte más capacitación de servicio al consumidor. Si como líder no estás al tanto de las necesidades de tus propios colaboradores, ellos no sentirán una conexión con la empresa ni con los clientes. 

Desarrolla juntas cada semana, quincena o mes. Habla acerca de sus requerimientos y lleguen a acuerdos. Si un empleado dio un mal trato a un cliente, es importante que escuches su versión también y conozcas dónde estuvo el error. Una vez identificado, ambos podrán llegar a conclusiones que les permitan mejorar su comunicación y relación. 

De igual forma, no está de más crear una guía que ayude a los empleados a brindar apoyo al consumidores en sus problemáticas más usuales. También hazles saber que tú, como líder o coordinador, estás disponible para ayudarlos. Tener una puerta siempre abierta para expresar preguntas o dudas hace que un trabajador tenga más confianza. 

Recuerda que tanto en el mundo de los negocios como en cualquier ámbito una comunicación efectiva es fundamental para perseguir un objetivo en común. Gestiona las estrategias para eliminar problemáticas como la ambigüedad de roles y haz esfuerzos por reconocer a tus empleados. Esto los hará sentir motivados para seguir dando lo mejor de ellos. 

Plantillas para Comunicados de Prensa

 Kit Relaciones Públicas

Publicado originalmente en agosto 10 2020, actualizado agosto 14 2020

Topics:

Comunicación  Empresarial