8 señales de una mala comunicación en tu empresa y cómo revertirlas

Existen varias razones por las cuales las empresas pueden llegar a presentar problemas en su organización. La mala gestión de la comunicación interna, por ejemplo, es una de las causas principales para que existan relaciones de trabajo débiles y un mal clima laboral, lo cual podría desencadenar en una mala imagen corporativa. 

La comunicación empresarial se dirige a los distintos públicos meta con los que la organización tiene interacción. Estos pueden dividirse en internos, que son los empleados y accionistas, o externos, donde se incluyen a los clientes, medios de comunicación, gobiernos, agrupaciones empresariales, universidades y público en general.

La comunicación empresarial es el lazo entre tu empresa y sus públicos. En un ambiente donde apenas 17 % de las personas considera que la comunicación de su empresa es excelente, debes comenzar a diferenciarte.

¿Por qué es importante que detectes una mala comunicación en tu empresa?

Una buena comunicación empresarial contribuye a la disminución de riesgos. Además, refuerza la credibilidad y la reputación de la organización. Esto, a su vez, reduce rumores y permite crear una cultura corporativa eficaz. 

Por el contrario, una mala comunicación empresarial genera un ambiente difícil de trabajar y desmotiva a los colaboradores. Esto puede ocasionar una merma de su eficiencia para realizar sus actividades, lo que impactará automáticamente en la imagen y productividad. 

Si la desmotivación no se detecta a tiempo puede desembocar en un nulo esfuerzo o esmero por parte de los colaboradores. Y esto provocará que las opiniones y participaciones de tu talento se apaguen lentamente. Vale más la pena invertir un poco más de esfuerzo y tiempo en revertir los errores de comunicación que generar más conflictos internos y externos que puedan llegar a oídos de tus clientes. 

La reputación corporativa y la comunicación se han convertido en elementos clave dentro de los planes estratégicos de los gestores. El diseño de una comunicación estratégica que forme parte de la estrategia general de una organización es clave para el beneficio y aumento del capital. 

A continuación, conocerás los indicios principales de que se está generando una mala comunicación en tu empresa y las técnicas más eficaces para mejorarla.

1. Surgen conflictos en el lugar de trabajo

Si en tu organización hay conflictos constantes entre tus empleados, se vive un ambiente de tensión, mal clima laboral y una actitud negativa todo el tiempo son claras señales de que algo está fallando en la comunicación de tu empresa.

Tip: abre líneas de comunicación entre tus empleados

Crea procedimientos para la resolución de dudas y conflictos. Abrir más canales de comunicación entre tus empleados y directivos puede establecer una gran diferencia. El diálogo constante evita que haya un clima laboral negativo.

Además, la retroalimentación que afecta la productividad de tus trabajadores puede solucionarse con un buzón de quejas o sugerencias donde puedan externar sus dudas o problemas con libertad. La finalidad es abrir paso a una conversación tranquila donde los implicados puedan arreglar sus diferencias. 

Tal vez el problema se haya generado por una razón del tamaño de un copo de nieve; sin embargo, si se deja acumular la nieve, el riesgo de una avalancha es mayor. Por eso es vital que el o la gerente busque acuerdos continuamente.

2. Notas una falta de comunicación y compromiso

La falta de pertenencia es uno de los principales problemas de la organización. Si el personal no se siente parte de la empresa, su grado de compromiso será menor.

Tip: transmite los valores de la empresa a tus empleados 

Es común que haya empresas que si bien pueden tener definidos sus objetivos empresariales como su visión y misión, no los transmiten de manera adecuada a sus empleados. Hacerlo es muy importante, pues es la forma más directa de hacer que un trabajador se sienta identificado o se motive por el tipo de empresa a la que pertenece.

Para dar solución a este aspecto, integra a tu personal en la estrategia corporativa. Brinda retroalimentación sobre el desempeño de sus funciones y recompénsalos; hazles saber que sus acciones y funciones aportan más valor a la organización. De igual forma, no olvides incluirlos en acciones sociales o de beneficencia para ofrecerles retribución a nivel personal y como equipo. 

Otra manera de hacer que un empleado se sienta parte de tu empresa es tomándolo en consideración para la resolución de problemas o alguna toma de decisión importante en su área. Es posible que alguien en tu equipo tenga una idea que los demás no habían pensado. Reconoce sus esfuerzos y hazle saber que tiene la libertad de expresar su opinión e ideas sin complicaciones.

3. Es evidente la desmotivación de tus colaboradores

La desmotivación laboral no solo es un signo de falta de esfuerzo, también es una clara señal de que existe una mala comunicación en la empresa. Quizá tus empleados se sientan poco valorados y tú, como superior, no te habías percatado. Esto puede deberse a una ausencia de vínculos emocionales entre los colaboradores y tu organización. 

Tip: aumenta el nivel de conexión emocional 

Valorar lo que hace tu empleado por la empresa puede aportar mucho para el mejoramiento de la comunicación y sus funciones. Implementa herramientas de comunicación como boletines, correos electrónicos, juntas de motivación, entre otras, para involucrar más a tu talento. Esto también servirá para darte cuenta de qué es lo que tus empleados necesitan y sienten. 

Recuerda, todos somos humanos y las buenas relaciones sociales son vitales para que todo fluya en armonía. Una recomendación es que no trates de solucionar todo con un mensaje por Slack. Si bien el mensaje es importante, la forma de transmitirlo tiene más peso. Busca un contacto más real y acércate para charlar.

Como líder, debes crear una conexión emocional con tus colaboradores. También puedes organizar algunos eventos de convivencia o más reuniones virtuales.

4. Hay un desconocimiento de los procesos empresariales

¿Cómo puede tu empleado hacer bien sus funciones si no conoce al 100 % el objetivo de la empresa? El desconocimiento de los procesos necesarios para que las y los trabajadores realicen sus actividades es más común de lo que tendría que serlo.

Recuerda que tus colaboradores necesitan tener una guía para comprender la misión y visión de la empresa. Solo de esta forma podrán alinear sus funciones con los objetivos de la organización. Si un empleado ignora el rumbo de la empresa no podrá realizar efectivamente sus actividades ni podrá brindar un buen servicio a los clientes. 

Tip: desarrolla manuales corporativos y capacitaciones constantes 

Todos los miembros de tu equipo necesitan saber qué es lo que tienen que hacer y cómo lograrlo. Es tan solo brindar apoyo, conocimiento y retroalimentación. Además, no está de más contar con un manual al que puedan acudir en caso de dudas. 

Velo de esta forma: han contratado a un nuevo vendedor para tu área comercial. Una vez instalado, se espera que empiece a generar ventas. Pero, ¿previamente le informaron cuáles son las metas mensuales?, ¿sabe cuáles son los tipos de clientes con los que trata tu empresa? Si logra una venta de 50 productos, ¿realmente conoce si eso es mucho o poco para sus objetivos? 

Cuanto más informado y dotado de herramientas esté para hacer bien su trabajo, la comunicación será más eficiente.

Existen diferentes tipos de programas de capacitación para empleados que pueden abrirlos a nuevas experiencias y conocimientos. De igual manera, asegúrate de que haya un coordinador o líder de equipo que pueda responder sus dudas o simplemente sea alguien que les brinde asesoría extra sobre sus áreas.

5. Disminuye la productividad

La buena productividad es uno de los principales objetivos que persigue una organización. Y un mal manejo de la comunicación empresarial es una de las causas que genera una ruptura en ella. Cuando te percatas de que tus empleados ya no alcanzan sus mismas metas o simplemente cumplen porque tienen que hacerlo, pero no muestran interés en destacarse, algo anda mal. 

Tip: mejora el intercambio de información con tus colaboradores 

Una estrategia para aumentar o recuperar la productividad de tus empleados es acercarte a ellos para saber qué es lo está mal. Como lo mencionábamos, si tú como líder estableces una relación más cercana con tus trabajadores, abrirás más canales de buena comunicación en la que ellos tendrán la confianza de decirte si están pasando por algo que los esté distrayendo. 

Tal vez su productividad haya disminuido debido a que tienen conflictos internos o externos. También cabe la posibilidad de que requieran una nueva herramienta de trabajo para continuar haciendo sus actividades con eficiencia. Pero si existe una mala comunicación en la empresa, estos detalles jamás los conocerás. O lo harás cuando sea demasiado tarde. 

Si tu empleado desea aprender más acerca de su área, bríndale una capacitación o curso especializado. Si tiene complicaciones en casa, lleguen a un acuerdo: puedes facilitarte unos días para que las arregle. Si tu trabajador tiene la confianza de decirte lo que está mal, pronto podrán darle solución al suceso y su productividad aumentará.

6. Aparecen dificultades en el flujo de la información

Si la información operativa carece de efectividad entre tus empleados y tu empresa, pueden presentarse las consecuencias dichas en puntos anteriores. Si tus colaboradores no tienen herramientas para comunicarse con facilidad entre ellos, simplemente habrá un punto en que dejen de hacerlo. Esto originará mucha desorganización que puede llevar a errores en la operación. 

Tip: implementa herramientas de comunicación interna 

A veces no solo basta con el correo electrónico: existen herramientas de comunicación para conversaciones internas que pueden hacer más flexible y rápido el intercambio de ideas. A través de ellas, los trabajadores podrán hacer consultas o recomendaciones a otros miembros de sus equipos.

Quizá esta solución suene muy simple, pero realmente logra hacer una diferencia. Por ejemplo, soluciones como Slack permiten concentrar a todo un equipo en un mismo canal, donde podrá compartir información relevante sobre sus departamentos y la empresa en general. El intercambio de archivos, imágenes y demás se puede hacer de forma segura y sin comprometer sus dispositivos móviles personales.

Si requieren alguna herramienta para que el flujo de trabajo sea más efectivo, un CRM puede ser una excelente opción. Las herramientas como los CRM o los gestores de proyectos ayudan a mejorar los procesos de labores y a ver las horas invertidas en una actividad o cliente en específico, así como a mejorar la organización de cada uno de tus empleados. 

Si deseas que todos los integrantes de tu empresa empiecen a tener un mejor flujo de información, comienza por facilitarles las soluciones y herramientas para que puedan hacer de manera sencilla. 

7. Aumenta la rotación de personal

Haz un pequeño recuento y análisis del número de empleados que han renunciado o has tenido que despedir los últimos 6 meses. Si este número resulta elevado, es una clara señal de que hay algo mal en la comunicación con tu empresa. Si notas que no has sido capaz de desarrollar y retener a tu talento humano, es tiempo de preguntarte qué estás haciendo mal. La rotación es normal, pero no cada mes o en cantidades altas. 

Algunas de las razones por las cuales sucede esto son las siguientes: 

• Proceso de selección erróneo
• Mal clima laboral
• Falta de integración
• Pocas oportunidades de crecimiento
• Salario por debajo del mercado

Un alto índice de rotación de personal no solo refleja un problema de comunicación, sino también afecta económicamente a tu empresa y daña la imagen ante tus clientes y demás miembros.

Tip: fomenta el crecimiento de tus trabajadores y mejora la integración 

Disminuir la rotación de personal sí es posible. Lo que debes hacer, en primer lugar, es mejorar tus procesos de reclutamiento; ten en cuenta las funciones y necesidades del puesto que deseas que se ocupe y, aunque lleve un poco más de tiempo, haz una selección minuciosa de los mejores candidatos que tengan la experiencia que buscas, pero que también se identifiquen con los valores de tu empresa. 

Procura brindarles a tus empleados recién contratados un proceso de adaptación integral en el que puedan conocer todo acerca de la empresa: instalaciones, valores, funciones, objetivos, miembros de su equipo, herramientas con las que contarán, etc. Como ya lo mencionamos, mantenerlos lo más familiarizados con tu organización garantizará su productividad y bienestar. 

En cuanto a tus trabajadores actuales, ponte a pensar si los estás motivando y retribuyendo de la manera adecuada. Verifica quiénes están dando más resultados de los esperados y dales alguna muestra de valor: felicitaciones públicas, aumentos, flexibilidad de horarios, aumento de los días de vacaciones, bonos adicionales, etc.

Favorecer el clima idóneo termina con la mala comunicación de tu empresa. Además, recuerda que un trabajador feliz es alguien que aporta más a tu corporación.

8. Crece la insatisfacción de los clientes

Uno de los efectos colaterales más evidentes de la mala comunicación en la empresa es cuando esos problemas empiezan a afectar directamente a los clientes. Cuando los errores, descuidos y poca productividad atrae las quejas de los consumidores, tienes que tomarlo como una señal de alarma. Si las quejas han sido constantes en tu organización, es tiempo de poner gran atención en las estrategias de comunicación. 

Tip: identifica el problema y busca las mejores soluciones  

Hablar directamente con los empleados que han generado una queja de los clientes te ayudará a entender qué es lo que está pasando. Quizá tu trabajador no entienda bien sus funciones o simplemente le falte más capacitación de servicio al consumidor. Si como líder no estás al tanto de las necesidades de tus propios colaboradores, ellos no sentirán una conexión con la empresa ni con los clientes. 

Desarrolla juntas cada semana, quincena o mes. Habla acerca de sus requerimientos y lleguen a acuerdos. Si un empleado dio un mal trato a un cliente, es importante que escuches su versión también y conozcas dónde estuvo el error. Una vez identificado, ambos podrán llegar a conclusiones que les permitan mejorar su comunicación y relación. 

De igual forma, no está de más crear una guía que ayude a los empleados a brindar apoyo al consumidor en sus problemas más usuales. También hazles saber que tú, como líder o coordinadora o coordinador, estás disponible para ayudar. Tener una puerta siempre abierta para expresar preguntas o dudas hace que un trabajador tenga más confianza.

Entonces, recordemos:

5 ejemplos de mala comunicación en las empresas

1. Falta de coordinación en el cierre de un trato

Uno de los mejores incentivos para elevar la eficiencia y resultados de tus trabajadores es ofrecerles bonos de productividad. Estos funcionan como premios por un buen desempeño y promueven la motivación en los espacios de trabajo. Sin embargo, muchas veces pueden provocar ambientes altamente tóxicos y competitivos.

Supongamos que en tu empresa has decidido ofrecer un bono de productividad a todos los empleados que superen sus ventas del periodo pasado. Para ello, considerarás únicamente los cierres de venta efectivos.

Uno de tus empleados tiene un importante prospecto que no ha logrado convencer. Poco antes del cierre del periodo decides darle la oportunidad a otro empleado de comunicarse con ese prospecto y, sorpresivamente, logra cerrar el trato. Llegado el final del periodo, el primer gestor descubre que su venta ha sido cerrada por uno de sus compañeros y, por tanto, que ha perdido esa comisión, lo que ocasiona un problema entre los colaboradores.

¿Cómo solucionar esta situación de mala comunicación empresarial?

Como hemos revisado, la cultura empresarial es un pilar fundamental para el buen funcionamiento de una empresa. Solo en la medida en que los empleados comparten valores, objetivos y una visión es que pueden dirigirse hacia el mismo fin con la misma brújula.

Fomentar una cultura de colaboración es una estrategia que te puede salvar de muchas situaciones de inconformidad. En lugar de ofrecer bonos individuales puedes incentivar que todo el equipo trabaje para lograr un objetivo y premiarlos en conjunto. Los trabajadores deben tener en cuenta que cumplir con los objetivos de la empresa es la prioridad.

Por otro lado, siempre que tomes una decisión de este tipo debes notificarla a todos los miembros del equipo para evitar conflictos de interés.

2. Mensajes innecesarios

La mala comunicación no solamente surge cuando existe poca interacción entre los colaboradores de una empresa. Por el contrario, también puede ocurrir cuando hay un exceso de interacción. Esto se debe a que la constante comunicación puede interferir en la transmisión de ideas claras y crear malos entendidos entre los trabajadores.

Supongamos que tu empresa ha tenido en los últimos años un serio problema de comunicación que ha generado serios conflictos entre colaboradores. En un intento por mejorar la situación, se ha tomado la decisión de que todas las interacciones entre miembros del equipo deben tener un respaldo escrito, ya sea por mensaje de texto o por correo electrónico. Esto ha generado que los trabajadores tengan bandejas de correo llenas y que pierdan demasiado tiempo reportando todas las actividades que llevan a cabo. El tedio y la frustración de los empleados van en aumento, mientras que la productividad se ha visto disminuida.

¿Cómo solucionar esta situación de mala comunicación empresarial?

La falta y el exceso de comunicación pueden provocar muchos problemas en los equipos de trabajo. Como puedes ver en este ejemplo, ir a los extremos nunca es una buena decisión.

Una alternativa para mejorar la comunicación en la empresa es crear una cultura basada en la delegación de responsabilidades a través de la constante capacitación de los empleados. Si logras que haya una armonía en tus equipos laborales lo más seguro es que el trabajo fluirá y no será necesario reportar cada acción.

El ambiente de trabajo inadecuado es lo que incentiva una mala gestión de la información y el intercambio de ideas. Si quieres mejorar este rubro en tu empresa, empieza creando equipos de trabajo armónicos y seguros.

3. Mala atención al cliente

Atender llamadas telefónicas en un centro de atención puede ser una tarea muy complicada. Es común que los clientes hayan llamado antes al centro y hayan sido atendidos por otros gestores de venta o asesores que les han brindado información particular. 

Supongamos que un cliente se ha comunicado anteriormente para reportar un fallo en el producto que adquirió contigo y alguno de tus empleados, por desconocimiento del protocolo, le informa que tiene que llevar a cabo un proceso de reclamación, pero que debe comunicarse más tarde. Este empleado no ha ingresado la información de la llamada en el sistema interno de la empresa. Cuando el cliente vuelva a llamar es probable que se le informe que no existe un proceso de reembolso ni devolución en esos casos. El consumidor naturalmente estará molesto y pedirá hablar con el asesor anterior.

¿Cómo solucionar esta situación de mala comunicación empresarial?

Contar con un sistema actualizado y un monitoreo de llamadas continuo son la mejor solución para mantener tus estándares de calidad en el servicio y para identificar empleados que no están llevando a cabo su trabajo e intentar capacitarlos. Para lograrlo puedes implementar códigos y manuales en tus estaciones de trabajo para que todas las interacciones con el cliente sean vaciadas en un software que pueda ser consultado por todos los colaboradores.

Si tus empleados no conocen esa información, lo más seguro es que terminarán dando otras indicaciones a tu cliente, le ofrecerán alternativas de compra diferentes o incluso podrán contradecir a los demás gestores. Esto puede causar gran inconformidad en los consumidores y consumidoras.

Brindar una buena atención al cliente es fundamental para asegurar una buena imagen empresarial y el crecimiento de un negocio. Evita estos errores impulsando una buena comunicación entre tus colaboradores.

4. Falta de personal clave

Supongamos que en tu empresa están contratando nuevo personal. Tu departamento de Recursos Humanos es muy reducido, por lo que únicamente tienes a un responsable que se encarga de la selección y reclutamiento de nuevos talentos. Por motivos de confidencialidad solo esa persona tiene acceso a los datos de contacto de los candidatos que ya han llevado todo el proceso de reclutamiento.

Lamentablemente, el responsable del departamento ha sufrido un accidente saliendo del trabajo y está imposibilitado para dar sus claves de acceso y los candidatos no tienen ningún medio de contacto con alguien más de la empresa.

¿Cómo solucionar esta situación de mala comunicación empresarial?

A pesar de que nadie quiere encontrarse en una situación de este tipo, la realidad es que los accidentes son eventos más comunes de lo que nos imaginamos. Esto es una señal de que todas las empresas deben estar capacitadas para responder rápidamente a una situación de emergencia a través de la prevención.

Una buena forma de asegurarse de que las operaciones de una empresa no se detendrán por la ausencia de un integrante es la descentralización de la información. La creación de protocolos para el manejo de datos y la comunicación de los departamentos puede ser un gran alivio para evitar este tipo de problemas.

Por ejemplo, el responsable de Recursos Humanos puede optar por procesos de selección más integrales en los que involucre a más agentes de tu empresa, así como mantener actualizados a sus superiores sobre los mejores prospectos.

5. Accidentes laborales

Como jefa o jefe lo que menos esperas es que ocurra un accidente dentro de tus instalaciones, ya que esto puede afectar la reputación de tu empresa, la confianza de tus empleados y la vida dentro de tu organización.

Supongamos que has incorporado a nuevos talentos humanos dentro de la planta maquiladora de tu negocio. Todos tus nuevos empleados deben someterse a un proceso de inducción de la mano de los trabajadores con más experiencia en la fábrica.

Sin embargo, la alta cantidad de trabajo ha hecho que tus nuevos integrantes tengan que sumarse a la producción y aprender durante el camino. En un afán por demostrar sus habilidades uno de tus empleados ha decidido arriesgarse a hacer una tarea para la que aún no está capacitado y ha sufrido un accidente que requiere atención médica.

¿Cómo solucionar esta situación de mala comunicación empresarial?

Para evitar que tus empleados intervengan en operaciones que no corresponden a su área es importante que los líderes de departamento les indiquen cuáles son los límites y libertades que tienen dentro de la organización.

Asimismo, una empresa debe siempre tener a la mano indicaciones para el manejo de maquinaria y comunicar los riesgos que implica una actividad laboral.

El aprendizaje no acaba cuando una persona comienza su vida laboral, por lo que si utilizas a tus empleados para capacitar a los nuevos talentos, es deseable que los instruyas sobre cómo deben transmitir sus conocimientos y dirigir por buen camino a las nuevas integraciones.

Recuerda que tanto en el mundo de los negocios como en cualquier ámbito una comunicación efectiva es fundamental para perseguir un objetivo en común. Gestiona las estrategias para eliminar problemáticas como la ambigüedad de roles y haz esfuerzos por reconocer a tus empleados. Esto los hará sentir motivados para seguir dando lo mejor de ellos.