Resumen ejecutivo: cómo hacerlo paso a paso (con ejemplos)

Un buen plan de negocios te abrirá oportunidades, pero en muchas ocasiones los ejecutivos, inversionistas o interesados en un proyecto no cuentan con el tiempo suficiente para ver todo el contenido. Aquí es donde el resumen ejecutivo juega un papel fundamental.

El resumen ejecutivo te ayudará a llamar la atención centrándose en los puntos más importantes y servirá para despertar el interés en el plan de negocios completo.

A continuación te explicaré qué es el resumen ejecutivo, cuáles son sus elementos y cómo hacer uno para tu empresa.

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A través del resumen ejecutivo podrás brindar un panorama general y un contexto breve de los puntos que abarca el plan de negocios, de ahí que se recomiende que su extensión no sea mayor a dos páginas. 

El resumen ejecutivo se ha extendido a otros usos más allá del plan de negocios, como cuando se requiere hacer una sinopsis o versión resumida de un documento extenso de cualquier índole.

Para su éxito, el resumen ejecutivo debe desarrollarse en secciones o bloques bien estructurados que de respuesta a las principales dudas sobre un plan de negocios; tales como de qué se habla, quién lo presenta, cuáles son las perspectivas y en qué contexto opera, cuáles son los objetivos y cómo se llegará a cumplir lo planteado. Enseguida podrás ver ocho aspectos esenciales que te servirán para redactar un resumen ejecutivo eficaz.

Shelley Pursell, Senior Director, Marketing, HubSpot LATAM

«Un resumen ejecutivo eficaz no solo nos ahorra tiempo a los ejecutivos, sino que también nos permite tener una visión clara y concisa de los puntos clave, facilitando la toma de decisiones informada y estratégica. La habilidad de condensar información compleja en un formato accesible es crucial para asegurar el alineamiento y el éxito organizacional».

Shelley Pursell, Senior Director, Marketing, HubSpot LATAM

Importancia del resumen ejecutivo

Un resumen ejecutivo bien elaborado es una herramienta esencial que aporta beneficios significativos a los ejecutivos y líderes empresariales. Al ofrecer una visión sintetizada y clara de los aspectos más relevantes y críticos de un informe o proyecto, este resumen ahorra tiempo valioso a los ejecutivos al proporcionarles acceso directo a la información esencial.

Esta perspectiva concentrada y precisa les permite familiarizarse rápidamente con los datos clave, tendencias importantes y desafíos críticos, preparándolos para tomar decisiones informadas y estratégicas con mayor eficiencia y efectividad.

Facilitando la toma de decisiones estratégicas

La habilidad de condensar información compleja en un formato accesible se convierte en un elemento fundamental para la comunicación organizacional eficaz y el logro de los objetivos estratégicos.

Un resumen ejecutivo bien estructurado no solo proporciona una visión general clara y concisa, sino que también desempeña un papel crucial en garantizar el alineamiento organizacional y en fomentar la colaboración interdisciplinaria. Al presentar los puntos clave de manera precisa y comprensible, se establece una base sólida para la toma de decisiones fundamentadas y para el éxito general de la organización.

1. Introducción

Como cualquier documento que se elabore para presentarlo a otras personas, se requiere una introducción. En el resumen ejecutivo esta es muy breve, quizá de un párrafo, en el que se diga con claridad de qué se trata este documento, cuáles son los objetivos y sus beneficios. 

Recuerda que tu plan de negocios debe estar bien estructurado para que tu resumen sea más fácil de explicar. Puedes ver este artículo si quieres saber cómo hacer un plan comercial.  

Es recomendable que tu introducción sea sencilla, sin importar si el proyecto es demasiado técnico o especializado. Además puedes cerrar este bloque con una frase inspiradora que hable sobre tu proyecto y motive a quien lo lea. 

2. Empresa y oportunidad

En esta sección debes hablar sobre tu empresa, organización o equipo. Así que de forma breve describe cuál es el ADN de tu negocio y destaca en general cuáles son tus productos y servicios. Incluso podrías hablar un poco sobre quiénes son tus clientes (en una sola línea detalla cuál es su perfil). 

Con esto, quien lo lee ya sabe quién eres y qué haces, pero ahora es tiempo de que resaltes el valor del proyecto explicado en el plan de negocios. Así que indica cuáles son las oportunidades para los ejecutivos o inversionistas; por supuesto, el reto es redactarlo en un párrafo o dos.

3. Análisis de la industria y el mercado

Siempre resulta importante presentar un contexto porque las oportunidades que estás señalando dependen muchas veces de momentos y condiciones específicas. Este apartado es justamente para que expliques las tendencias del mercado, las particularidades de la industria y cómo tu organización sobresale en este sector frente a otras empresas, es decir, tus competidores. 

No olvides mantener la línea que planteaste en el plan de negocios y expón cómo tu propuesta solucionará «dolores» o problemas de los clientes y destaca la razones por las que las personas o empresas se decidirán a adquirir los productos o servicios que estás planteando. 

Si bien debes mantener la brevedad en este bloque, es importante que tu explicación esté basada en argumentos sólidos y no en deseos o perspectivas; así que será valioso añadir datos, cifras o estadísticas de apoyo, como las que puedes encontrar en esta plantilla de control interno.

4. Gestión y operaciones

En esta sección explica la relevancia de tu factor humano, pues tus colaboradores serán quienes desarrollen el proyecto, y con base en sus capacidades se lograrán los resultados esperados. 

Explica cómo está integrada tu organización, quiénes son los directivos, los líderes de equipos, las áreas. Incluye todos los elementos que te ayuden a proyectar confianza y seguridad, ya que cuentas con un personal capacitado y experimentado para gestionar y operar adecuadamente lo que planteas en tu plan de negocios. 

5. Aplicación y comercialización

La estructura de tu plan de negocios te ayudará a determinar los puntos esenciales para darlos a conocer en tu resumen ejecutivo. En este apartado indica cuál será tu proceso para aplicar y comercializar el proyecto. Esto es un aspecto trascendental para los inversionistas, porque el proyecto se aterriza a cosas, tiempos y formas concretas; por lo tanto, si tus inversores no lo ven realista es probable que no participen. 

Entre los puntos que puedes destacar aquí es cómo atraerás a tus clientes, los canales de comunicación que emplearás, las estrategias de marketing o ventas que planeas implementar, entre otros. Lo principal es que quien lea tu resumen ejecutivo sepa cómo será el lanzamiento del proyecto y su posicionamiento, como lo indican en esta guía sobre estructuras organizacionales.

6. Plan financiero

Este bloque es fundamental, pero también se convierte en uno de tus mayores retos porque debes identificar los datos financieros más relevantes contenidos en tu plan de negocios, con el fin de que se entienda el proyecto y sus perspectivas de crecimiento. 

Aquí debes destacar métricas, indicadores y puntos clave sobre el presupuesto, precios, retorno de inversión y las proyecciones financieras, los cuales pueden ser elaborados usando una plantilla de diagrama de Pareto.

7. Conclusión

Con los puntos anteriores de tu resumen ejecutivo, ya habrás brindado un panorama general y explicado lo esencial como para atraer el interés y convencer a ejecutivos e inversionistas. Así que es el momento de cerrar.

Debes redactar tu conclusión de forma sencilla. Como ya no hay mucho más qué decir, utiliza un par de líneas o frases que inviten a los lectores a sumarse al proyecto que has presentado. Recuerda que este remate debe ser persuasivo y motivador. 

8. Contacto

Con la conclusión te despediste, pero es necesario que brindes información de contacto para cualquier seguimiento sobre tu plan de negocios. Los datos principales que puedes incluir son el nombre de la empresa acompañado del logo, tu nombre y cargo, teléfono fijo o celular, email y algún vínculo al sitio web o redes sociales.

Ventajas de hacer un resumen ejecutivo de una empresa

Las ventajas de hacer un resumen ejecutivo son múltiples y abarcan diversos aspectos del análisis y la comunicación de información clave en un contexto empresarial. Aquí están algunas de las principales ventajas:

Marketing

8 ventajas de hacer un resumen ejecutivo para tu empresa

1. Claridad y concisión en la información
2. Ahorro de tiempo
3. Toma de decisiones informada
4. Enfoque en lo esencial
5. Comunicación eficiente
6. Persuasión
7. Facilita la revisión y el seguimiento
8. Versatilidad

1. Claridad y concisión:

   • Permite presentar la información más importante de manera clara y directa, facilitando la comprensión rápida de los puntos cruciales de un proyecto, informe o plan de negocio.

2. Ahorro de tiempo:

   • Los ejecutivos y otros tomadores de decisiones a menudo tienen agendas muy ocupadas. Un resumen ejecutivo les permite obtener una visión general sin tener que leer todo el documento completo.

3. Toma de decisiones informada:

   • Proporciona la información esencial que los tomadores de decisiones necesitan para evaluar rápidamente la viabilidad, el progreso o las necesidades de un proyecto.

4. Enfoque en lo esencial:

   • Ayuda a destacar los puntos más importantes, eliminando detalles innecesarios y asegurando que los aspectos críticos sean priorizados.

5. Comunicación eficiente:

   • Sirve como una herramienta efectiva de comunicación tanto para partes internas como externas, incluyendo inversionistas, socios, y otros stakeholders.

6. Persuasión:

   • Un resumen ejecutivo bien elaborado puede ser muy persuasivo, ayudando a ganar apoyo, aprobación o financiamiento para un proyecto o iniciativa.

7. Facilita la revisión y el seguimiento:

   • Al concentrar la información clave en un solo lugar, facilita la revisión periódica y el seguimiento del progreso de proyectos o iniciativas.

8. Versatilidad:

   • Puede ser adaptado para diferentes audiencias, ajustando el nivel de detalle según las necesidades y expectativas de cada grupo.

Estas ventajas hacen del resumen ejecutivo una herramienta esencial en el ámbito empresarial, contribuyendo significativamente a la eficacia y eficiencia en la comunicación y toma de decisiones.

1. Analiza tu plan de negocios

El plan de negocios es uno de los documentos más importantes, al cual habrás destinado un tiempo para su elaboración, así que el resumen ejecutivo deberá estar a la altura. 

Para redactar un resumen ejecutivo exitoso analiza tu plan de negocios, léelo con detenimiento, estudia su estructura y asimila su contenido de tal forma que todo lo tengas claro. Si en tu plan de negocios ya se desprenden dudas o confusiones difícilmente en la versión resumida podrás ser contundente. 

2. Verifica la estructura de tu resumen ejecutivo

Sigue una estructura para tu resumen ejecutivo. Puedes basarte en los 8 elementos que te recomendé antes, ya que estos te brindan el suficiente orden para hacer una explicación eficaz del proyecto.

Cuando tienes presente qué quieres proyectar en tu resumen ejecutivo es más fácil detectar los puntos esenciales. 

3. Obtén los puntos principales del plan de negocios

Con base en tu estructura detecta los puntos principales de tu plan de negocios para cada apartado o bloque. Distribuye la información en cada sección y ve descartando algunos datos o aspectos que no sean fundamentales para la versión resumida.

4. Redacta cada uno de los bloques

Ahora sí ya puedes redactar cada sección o bloque. Si utilizas la estructura con los 8 elementos que te recomendé podrás describir lo más relevante: de qué vas a hablar, qué es tu empresa y qué hace, cuáles son las oportunidades y perspectivas, contexto y condiciones del mercado, tu equipo y talento humano, cómo será el lanzamiento y comercialización de los productos o servicios del plan de negocios y lo más esencial de tu plan financiero. 

Recuerda que debes mantener una redacción puntual y con un tono que inspire.  

5. Revisa tu documento

Cuando esté listo tu resumen ejecutivo, revísalo para que haya orden, coherencia y no tenga ningún error gramatical o conceptual. Es recomendable que involucres a más de una persona en el proceso de revisión.

En caso de que algo no esté bien, que no concuerde o que genere confusión, trata de mejorarlo; explícalo de otra forma, o si no aporta a la comprensión del documento debes eliminarlo. 

6. Haz una prueba

Para este punto tu resumen ejecutivo está listo, detallado y afinado, pero siempre es recomendable que hagas una prueba. Entrega tu documento a un grupo de personas (pueden ser colegas de otras áreas) sin explicárselo, simplemente hazles saber que les presentarás un proyecto.

Después obtén la retroalimentación sobre su experiencia al leerlo. Pregunta si consideran que está bien organizado, si resulta atractivo el proyecto y evalúa si comprendieron de qué trata el negocio, las perspectivas y el panorama general. Si es así, ¡lograste un resumen ejecutivo sólido! 

Aquí puedes ver un video con el paso a paso para hacer un resumen ejecutivo:

3 ejemplos de resumen ejecutivo de una empresa

Aquí tienes 3 ejemplos de resúmenes ejecutivos para que veas cómo se integran los elementos y cuál es el estilo de redacción ideal.

1. Resumen ejecutivo para proyecto de relaciones públicas

En este caso se trata de un plan de negocios que contempla un servicio de relaciones públicas para el sector de autopartes. Se ofrecerá el servicio de atención a medios y generación de boletines para empresas fabricantes o distribuidoras de autopartes. Veamos cómo queda estructurado el resumen ejecutivo: 

2. Resumen ejecutivo para insumos de eventos

Este proyecto pertenece a una empresa que ofrece todos los insumos, materiales y decoraciones para eventos, desde sillas y mesas hasta sonido y pantallas. Es un negocio de nuevo origen, así que buscan inversionistas que apoyen con el capital suficiente para tener el stock de los insumos. 

3. Resumen ejecutivo para fundación social

Este resumen ejecutivo corresponde a una fundación de carácter social que quiere implementar una iniciativa para niños de la calle; para acercar a estos grupos vulnerables al deporte, quiere contar con un espacio y un instructor de baloncesto, y obsequiar balones a los niños.

Si bien no busca generar ganancias, necesita inversionistas para llevar a cabo sus proyectos; por lo tanto, cuenta con un plan de negocios o de acción y ha desarrollado un resumen ejecutivo. Lo ponemos como ejemplo para que observes que el resumen ejecutivo también puede ser parte de otro tipo de proyectos.

Ahora sabes la importancia del resumen ejecutivo y cómo puedes hacer uno para que comunique exactamente lo que quieres dar a conocer. Recuerda que puedes adaptar un estilo dependiendo del proyecto y a quién se lo presentes.

Preguntas frecuentes sobre el tema resumen ejecutivo

A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema: