En el ámbito de los negocios, los tomadores de decisiones pocas veces tienen tiempo suficiente para atender propuestas. Por eso, recursos como el informe ejecutivo te pueden ayudar para que en una sola página se enteren sobre el proyecto que estás proponiendo.
El informe ejecutivo representa una gran ayuda para presentar el resumen de un proyecto o documento extenso, ya sea para uso interno o fuera de la organización. Se ha popularizado, sobre todo, para presentarlo a inversionistas en la búsqueda de un respaldo financiero para poner en marcha un producto, servicio o una activación.
A continuación podrás ver qué es un informe ejecutivo y las partes que lo integran. Adicionalmente, hemos creado un ejemplo utilizando la plantilla de informe ejecutivo de HubSpot, para que observes cómo hacer uno de forma rápida y sencilla.
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Crea un resumen ejecutivo conciso y efectivo que capture los aspectos clave de un proyecto o informe, proporcionando una visión general clara y detallada de los datos más relevantes.
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- Centra la información clave en un formato conciso
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- Condensa la información clave
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Qué es un informe ejecutivo
El informe ejecutivo es un resumen de otro documento más extenso y detallado, que sirve para brindar un panorama concreto y puntual sobre un proyecto. Al concentrar las claves del documento original facilita su lectura y su enfoque en lo esencial.
Hacer un resumen de un proyecto de 50 hojas o más en una sola página puede parecer una tarea compleja. Sin embargo, lo recomendable es que te centres en puntos clave. Seguramente el documento original está dividido de alguna forma, ya sea en temas, apartados o capítulos, así que toma una idea de cada uno de ellos para responder dudas, como de qué trata, por qué se presenta, qué se busca, qué se logrará y quién presenta.
Michael Gottsche, experto en estrategias de comunicación
«Una cosa que he encontrado útil en el formato de los informes ejecutivos para lograr el máximo impacto es adaptar el formato a la audiencia y el propósito. Una vez en el trabajo, me di cuenta de que los ejecutivos valoran los informes concisos y visualmente atractivos que proporcionan información clave de un vistazo.
Al elegir un formato que destaca la información más relevante, como una infografía visualmente atractiva o un breve resumen ejecutivo acompañado de datos detallados, nos aseguramos de que nuestros informes captarán la atención y proporcionarán información procesable de manera efectiva».
Adaptación del formato a la audiencia y propósito
Para lograr un impacto máximo en los informes ejecutivos, es crucial adaptar el formato a la audiencia y al propósito específico del informe. Entender las necesidades y preferencias de los ejecutivos receptores de la información es fundamental para ofrecer un documento que logre transmitir el mensaje de manera efectiva. Al considerar el perfil, los conocimientos y las expectativas de la audiencia, se puede personalizar el formato del informe para resaltar los datos clave y ofrecer un contenido relevante y significativo.
Valor de la concisión y visualización en los informes ejecutivos
El valor de la concisión y la visualización en los informes ejecutivos radica en la capacidad de proporcionar información clara y fácil de entender de un vistazo. Los ejecutivos suelen apreciar informes que presentan de forma concisa los datos esenciales, acompañados de elementos visuales atractivos que facilitan la comprensión rápida y efectiva. Al elegir un formato que destaque la información más relevante y la presente de manera visualmente atractiva, se garantiza que los informes captarán la atención de los ejecutivos y les proporcionarán ideas accionables de manera eficaz y eficiente.
Michael Gottsche, experto en estrategias de comunicación
A continuación verás cómo hacer un informe ejecutivo en una sola página.
5 partes del informe ejecutivo
El informe ejecutivo no requiere que dividas el contenido con títulos o subtítulos; puedes hacerlo con una redacción fluida, pero centrándote en una idea por párrafo. Con base en nuestra plantilla de un informe ejecutivo de HubSpot ubicamos 5 partes fundamentales para este documento.
- Fecha y ciudad: es un elemento que ubica en el día y la ciudad donde se presenta el informe ejecutivo. No requieres más que una línea en la parte superior derecha de tu hoja.
- A quién se dirige: como todo documento que presentas a alguien, debes incluir el nombre, cargo, empresa o área de la persona a la que te diriges.
- Cuerpo: este es el texto del informe, aquí va su esencia. De él depende que despiertes el interés, tanto como para que acepten tu propuesta o para que quieran echarle un vistazo al documento original. Es importante que delimites tus párrafos, porque si no lo haces corres el riesgo de extenderte demasiado. Lo que hacemos en HubSpot es usar a lo mucho 5 párrafos de entre 4 a 6 líneas; cada párrafo es como una unidad que brinda una idea.
- Despedida: esta debe ser directa en una frase breve o en un par de palabras, manteniendo el tono que has utilizado en todo tu texto.
- Contacto: finalmente agrega tus datos de contacto, lo cual es indispensable. Incluye tu nombre, cargo, empresa, logotipo, email, teléfono y tu sitio web si lo crees conveniente.
Propósitos de un resumen ejecutivo
- Facilitar la toma de decisiones: al presentar la información crucial de manera concisa, permite a los tomadores de decisiones entender rápidamente los aspectos más importantes y urgentes.
- Ahorrar tiempo: los ejecutivos y directivos suelen tener agendas muy ocupadas. Un resumen ejecutivo les permite acceder a la información clave sin dedicar tiempo a leer informes completos.
- Comunicar claramente los objetivos y resultados: ayuda a transmitir los objetivos, estrategias, resultados y recomendaciones de manera clara y directa.
- Destacar información relevante: permite resaltar los puntos más importantes y críticos del informe completo, como hallazgos clave, conclusiones y recomendaciones.
Para más detalles sobre cómo mejorar la toma de decisiones y ahorrar tiempo, te recomendamos revisar este reporte de tendencias en ventas.
Ventajas de hacer un resumen ejecutivo
Ventajas de hacer un informe ejecutivo
- Claridad y concisión
- Mejor comunicación
- Facilidad de presentación
- Atractivo para inversores
- Herramienta de persuasión
- Accesibilidad
- Preparación para reuniones
- Claridad y concisión: obliga al autor a sintetizar la información, eliminando detalles innecesarios y enfocándose en lo más relevante.
- Mejor comunicación: facilita la comunicación efectiva entre los diferentes niveles de la organización, asegurando que todos comprendan los puntos esenciales.
- Facilidad de presentación: un resumen ejecutivo bien redactado puede ser utilizado como herramienta de presentación, proporcionando una visión general antes de entrar en los detalles del informe completo.
- Atractivo para inversores: los inversores y socios potenciales a menudo prefieren leer un resumen ejecutivo antes de decidir si profundizar en el análisis completo del plan de negocio o proyecto. Para más información sobre cómo atraer inversores, consulta esta plantilla de métricas de marketing.
- Herramienta de persuasión: puede ser utilizado para persuadir a los tomadores de decisiones sobre la viabilidad de un proyecto, la necesidad de una estrategia o la importancia de un problema específico.
- Accesibilidad: hace que la información sea accesible para aquellos que no tienen el tiempo o la capacidad de leer informes largos y técnicos.
- Preparación para reuniones: los ejecutivos pueden utilizar el resumen ejecutivo como base para discusiones y decisiones en reuniones, asegurando que todos los participantes están alineados con los puntos clave.
Importancia del informe ejecutivo dentro de las empresas
- Facilita la toma de decisiones
- Ahorra tiempo
- Mejora la comunicación
- Sirve como herramienta de presentación
El informe ejecutivo es una herramienta vital en cualquier organización, ya que proporciona una síntesis clara y concisa de un documento más extenso, permitiendo a los ejecutivos y directivos tomar decisiones informadas rápidamente. Su importancia radica en varios aspectos fundamentales:
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Facilitación de la toma de decisiones: un informe ejecutivo bien redactado resume los puntos clave, permitiendo a los tomadores de decisiones acceder a la información esencial sin leer documentos largos y detallados.
- Ahorro de tiempo: los ejecutivos, con agendas muy ocupadas, pueden obtener rápidamente una visión general de los aspectos críticos y urgentes.
- Comunicación efectiva: ayuda a comunicar objetivos, resultados y recomendaciones de manera clara y directa, asegurando que todos los niveles de la organización estén alineados.
- Herramienta de presentación: un informe ejecutivo puede servir como una excelente herramienta de presentación en reuniones, facilitando discusiones y decisiones estratégicas.
Relación del informe ejecutivo con el plan de negocios
En el contexto de un plan de negocios, el informe ejecutivo juega un papel crucial. Es la primera sección que los posibles inversores y socios leerán, y su capacidad para captar su interés puede determinar el éxito de la propuesta. Un plan de negocios bien estructurado, con un informe ejecutivo convincente, puede ser fundamental para atraer inversiones y asegurar el apoyo necesario para su proyecto.
Para facilitar este proceso, hemos desarrollado una guía detallada y una plantilla descargable que le ayudará a crear un plan de negocios paso a paso. Esta herramienta está diseñada para asegurar que su plan sea completo, coherente y persuasivo.
Para hacer un buen plan de negocios descarga esta guía gratuita para hacer un plan de negocios.
A continuación veremos los pasos para crear un informe ejecutivo con base en nuestra plantilla gratuita, la cual puedes descargar en cualquier momento.
Cómo crear un informe ejecutivo en Word
- Extrae los puntos clave del documento original.
- Incluye tu fecha y ciudad.
- Agrega los datos de la persona a la que te diriges.
- Redacta tu párrafo de introducción.
- Establece un segundo párrafo con el impacto del proyecto.
- Crea un tercer párrafo de contexto.
- Destina el penúltimo párrafo para objeciones y soluciones.
- Escribe tu conclusión.
- Despídete.
- Anota tus datos de contacto.
- Revisa tu informe ejecutivo.
1. Extrae los puntos clave del documento original
Tu documento original será la base para que puedas hacer un informe ejecutivo del mismo. Es importante que desde dicho material tengas una estructura clara y bien explicada de lo que estás presentando, ya que así será más fácil resumirlo.
Identifica los puntos clave del documento original, es decir, qué se propone, cómo se hará, los beneficios, los objetivos, el alcance, entre otros aspectos. Utilicemos nuestra plantilla de informe ejecutivo de HubSpot para ir desarrollando, paso a paso, el ejemplo.
Pensemos en una empresa que ha está desarrollando un software de administración de flotas y busca inversionistas para terminarlo y lanzarlo al mercado. El documento original aborda la importancia de este tipo de soluciones para el mercado del autotransporte y está redactado en unas 20 páginas. El siguiente será su informe ejecutivo.
2. Incluye tu fecha y ciudad
Pudiera parecer una formalidad; pero, más allá de eso, indicar la fecha pone en contexto a quien está leyendo el informe ejecutivo sobre la vigencia o actualidad del documento.
3. Agrega los datos de la persona a la que te diriges
Una propuesta personalizada siempre tendrá más impacto. Si el interlocutor mira que este informe no establece a quién te diriges puede dar por hecho que el mismo informe ejecutivo lo estás presentando a más personas. Recuerda que si tratas de buscar apoyo es un buen punto de partida hacer sentir especial a quien está leyendo tu documento.
4. Redacta tu párrafo de introducción
El primer párrafo debe explicar el objetivo de este documento y exponer los motivos de lo que se está proponiendo. Recuerda que debes ser breve, directo y claro. En el ejemplo se está invitando a los inversionistas a que se sumen al proyecto para apoyar a las flotas del autotransporte.
5. Establece un segundo párrafo con el impacto del proyecto
Tu segundo párrafo debe mostrar un impacto positivo de lo que propones, lo cual será un detonante para lograr la participación que estás buscando. En el ejemplo, se resalta la necesidad que hay en el mercado y se menciona el rápido retorno de inversión cuando se invierte en una tecnología de ese tipo.
6. Crea un tercer párrafo de contexto
En este párrafo puedes dar un poco de contexto, establecer una situación o algo particular del mercado, que incluso pueda representar un desafío o un riesgo. Demuestra que ya lo anticipaste para tomar acciones al respecto. En el ejemplo, la empresa sabe que hay un problema de imagen, pero es consciente de que si una flota prueba su tecnología en verdad puede obtener ventajas. Así que dará una demostración por tiempo limitado en la etapa del lanzamiento.
7. Destina el penúltimo párrafo para objeciones y soluciones
Ya casi terminas tu informe ejecutivo, así que en este penúltimo párrafo trata de abarcar algunas consideraciones importantes o establece alguna de las objeciones para las que ya tienes una solución.
8. Escribe tu conclusión
El párrafo de conclusión ya no argumenta más sobre el proyecto, más bien te enfocas en dar los puntos esenciales en cuanto a costos, y te tomas unas líneas para reafirmar la invitación a que participen en el proyecto.
9. Despídete
Es el momento de hacer una despedida formal y agradecimiento por haberte leído. Una frase simple y directa será un buen cierre como en nuestro ejemplo.
10. Anota tus datos de contacto
Este paso es fundamental; si bien ya atrapaste el interés de quien te está leyendo, es posible que la persona quiera tener posteriormente algún tipo de contacto contigo. Si olvidas incluir tus datos podrías perder una gran oportunidad.
11. Revisa tu informe ejecutivo
Listo, ya tienes tu informe ejecutivo. No olvides leerlo en voz alta, revisarlo dos o tres veces antes de que lo presentes.
Ahora ya sabes qué es un informe ejecutivo y cómo puede ayudarte. La regla de oro para tener un buen resumen es ser muy directos; no cedas a la tentación de explicar de más. Recuerda que menos es más en estos casos.
Para mayor precisión y eficacia, descarga esta plantilla de plan de medios y empieza a crear informes ejecutivos impactantes y profesionales.
El informe ejecutivo también representa una gran ayuda para presentar el resumen de un proyecto o documento extenso, ya sea para uso interno o fuera de la organización. Se ha popularizado, sobre todo, para presentarlo a inversionistas en la búsqueda de un respaldo financiero para poner en marcha un producto, servicio o una activación. Descarga aquí el reporte de tendencias en ventas para obtener más información.
Preguntas frecuentes acerca de los informes ejecutivos
A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema:
Cuál es la estructura ideal de un informe ejecutivo
La estructura ideal de un informe ejecutivo incluye una introducción, un resumen de los objetivos del documento, una visión general de los hallazgos o resultados, recomendaciones clave, y una conclusión. Este formato asegura que la información más importante sea fácilmente accesible y comprensible para los lectores.
En qué situaciones es más útil un informe ejecutivo
Un informe ejecutivo es especialmente útil en situaciones donde los ejecutivos necesitan tomar decisiones rápidas, como en reuniones estratégicas, presentaciones a inversores, análisis de proyectos complejos y revisiones de planes de negocios. Proporciona una síntesis rápida y eficaz de la información crucial.
Cómo puede un informe ejecutivo mejorar la comunicación dentro de una organización
Un informe ejecutivo mejora la comunicación al ofrecer una visión clara y concisa de los puntos más importantes de un documento extenso, asegurando que todos los miembros de la organización, independientemente de su nivel o departamento, comprendan los objetivos, hallazgos y recomendaciones clave. Esto facilita la alineación y coordinación entre los equipos.
