Qué es un informe ejecutivo y cómo hacerlo

En el ámbito de los negocios, los tomadores de decisiones pocas veces tienen tiempo suficiente para atender propuestas. Por eso, recursos como el informe ejecutivo te pueden ayudar para que en una sola página se enteren sobre el proyecto que estás proponiendo.  

El informe ejecutivo representa una gran ayuda para presentar el resumen de un proyecto o documento extenso, ya sea para uso interno o fuera de la organización. Se ha popularizado, sobre todo, para presentarlo a inversionistas en la búsqueda de un respaldo financiero para poner en marcha un producto, servicio o una activación.    

A continuación podrás ver qué es un informe ejecutivo y las partes que lo integran. Adicionalmente, hemos creado un ejemplo utilizando la plantilla de informe ejecutivo de HubSpot, para que observes cómo hacer uno de forma rápida y sencilla. 

Hacer un resumen de un proyecto de 50 hojas o más en una sola página puede parecer una tarea compleja. Sin embargo, lo recomendable es que te centres en puntos clave. Seguramente el documento original está dividido de alguna forma, ya sea en temas, apartados o capítulos, así que toma una idea de cada uno de ellos para responder dudas, como de qué trata, por qué se presenta, qué se busca, qué se logrará y quién presenta. 

A continuación verás cómo hacer un informe ejecutivo en una sola página. 

5 partes del informe ejecutivo

El informe ejecutivo no requiere que dividas el contenido con títulos o subtítulos; puedes hacerlo con una redacción fluida, pero centrándote en una idea por párrafo. Con base en nuestra plantilla de un informe ejecutivo de HubSpot ubicamos 5 partes fundamentales para este documento.

1. Fecha y ciudad: es un elemento que ubica en el día y la ciudad donde se presenta el informe ejecutivo. No requieres más que una línea en la parte superior derecha de tu hoja. 
2. A quién se dirige: como todo documento que presentas a alguien, debes incluir el nombre, cargo, empresa o área de la persona a la que te diriges. 
3. Cuerpo: este es el texto del informe, aquí va su esencia. De él depende que despiertes el interés, tanto como para que acepten tu propuesta o para que quieran echarle un vistazo al documento original. Es importante que delimites tus párrafos, porque si no lo haces corres el riesgo de extenderte demasiado. Lo que hacemos en HubSpot es usar a lo mucho 5 párrafos de entre 4 a 6 líneas; cada párrafo es como una unidad que brinda una idea. 
4. Despedida: esta debe ser directa en una frase breve o en un par de palabras, manteniendo el tono que has utilizado en todo tu texto.
5. Contacto: finalmente agrega tus datos de contacto, lo cual es indispensable. Incluye tu nombre, cargo, empresa, logotipo, email, teléfono y tu sitio web si lo crees conveniente. 

A continuación veremos los pasos para crear un informe ejecutivo con base en nuestra plantilla gratuita, la cual puedes descargar en cualquier momento.

1. Extrae los puntos clave del documento original

Tu documento original será la base para que puedas hacer un informe ejecutivo del mismo. Es importante que desde dicho material tengas una estructura clara y bien explicada de lo que estás presentando, ya que así será más fácil resumirlo.

Identifica los puntos clave del documento original, es decir, qué se propone, cómo se hará, los beneficios, los objetivos, el alcance, entre otros aspectos. Utilicemos nuestra plantilla de informe ejecutivo de HubSpot para ir desarrollando, paso a paso, el ejemplo.

Pensemos en una empresa que ha está desarrollando un software de administración de flotas y busca inversionistas para terminarlo y lanzarlo al mercado. El documento original aborda la importancia de este tipo de soluciones para el mercado del autotransporte y está redactado en unas 20 páginas. El siguiente será su informe ejecutivo. 

2. Incluye tu fecha y ciudad

Pudiera parecer una formalidad; pero, más allá de eso, indicar la fecha pone en contexto a quien está leyendo el informe ejecutivo sobre la vigencia o actualidad del documento.

3. Agrega los datos de la persona a la que te diriges

Una propuesta personalizada siempre tendrá más impacto. Si el interlocutor mira que este informe no establece a quién te diriges puede dar por hecho que el mismo informe ejecutivo lo estás presentando a más personas. Recuerda que si tratas de buscar apoyo es un buen punto de partida hacer sentir especial a quien está leyendo tu documento. 

4. Redacta tu párrafo de introducción

El primer párrafo debe explicar el objetivo de este documento y exponer los motivos de lo que se está proponiendo. Recuerda que debes ser breve, directo y claro. En el ejemplo se está invitando a los inversionistas a que se sumen al proyecto para apoyar a las flotas del autotransporte.

5. Establece un segundo párrafo con el impacto del proyecto

Tu segundo párrafo debe mostrar un impacto positivo de lo que propones, lo cual será un detonante para lograr la participación que estás buscando. En el ejemplo, se resalta la necesidad que hay en el mercado y se menciona el rápido retorno de inversión cuando se invierte en una tecnología de ese tipo. 

6. Crea un tercer párrafo de contexto

En este párrafo puedes dar un poco de contexto, establecer una situación o algo particular del mercado, que incluso pueda representar un desafío o un riesgo. Demuestra que ya lo anticipaste para tomar acciones al respecto. En el ejemplo, la empresa sabe que hay un problema de imagen, pero es consciente de que si una flota prueba su tecnología en verdad puede obtener ventajas. Así que dará una demostración por tiempo limitado en la etapa del lanzamiento. 

7. Destina el penúltimo párrafo para objeciones y soluciones

Ya casi terminas tu informe ejecutivo, así que en este penúltimo párrafo trata de abarcar algunas consideraciones importantes o establece alguna de las objeciones para las que ya tienes una solución.  

8. Escribe tu conclusión

El párrafo de conclusión ya no argumenta más sobre el proyecto, más bien te enfocas en dar los puntos esenciales en cuanto a costos, y te tomas unas líneas para reafirmar la invitación a que participen en el proyecto. 

9. Despídete

Es el momento de hacer una despedida formal y agradecimiento por haberte leído. Una frase simple y directa será un buen cierre como en nuestro ejemplo.

10. Anota tus datos de contacto

Este paso es fundamental; si bien ya atrapaste el interés de quien te está leyendo, es posible que la persona quiera tener posteriormente algún tipo de contacto contigo. Si olvidas incluir tus datos podrías perder una gran oportunidad. 

11. Revisa tu informe ejecutivo

Listo, ya tienes tu informe ejecutivo. No olvides leerlo en voz alta, revisarlo dos o tres veces antes de que lo presentes.

Ahora ya sabes qué es un informe ejecutivo y cómo puede ayudarte. La regla de oro para tener un buen resumen es ser muy directos; no cedas a la tentación de explicar de más. Recuerda que menos es más en estos casos.