Alguna vez, cuando compraste algo en internet, ¿comparaste precios y leíste opiniones hasta convencerte de que estabas tomando la decisión correcta? Pues ese proceso es similar a lo que hacen las empresas cuando necesitan comprar algo, excepto que es un asunto un poco más formal.
En el mundo de los negocios, el proceso incluye que los vendedores o las empresas presenten una RFP (solicitud de propuestas o, por sus siglas en inglés, request for proposal) o una RFQ (solicitud de presupuesto o request for quotation, por sus siglas en inglés) para poder comparar productos y servicios.
Estos documentos ayudan a las empresas a decidir con cuál proveedor comprar. Es similar a nosotros, como consumidores, cuando compramos en internet y miramos los precios y las reseñas para adquirir, por ejemplo, teléfonos móviles.
A continuación, hablaremos de todo lo que necesitas saber sobre las solicitudes de presupuesto (RFQ), desde lo que son hasta cómo redactarlas, pasando por las diferencias con las solicitudes de propuestas (RFP).
Qué es RFQ
Una solicitud de presupuesto o RFQ es un documento que detalla los precios de un servicio o producto. Una empresa envía un RFQ a proveedores para obtener cotizaciones precisas sobre algo en específico que necesita, así que menciona requisitos, cantidades, especificaciones técnicas y cualquier dato relevante.
En las empresas, una RFQ se utiliza durante el proceso de adquisición o aprovisionamiento de las compañías. Las solicitudes de presupuesto se envían a veces de forma independiente, o a veces junto con una solicitud de propuesta o RFP.
En una solicitud de presupuesto encontrarás los costos de un proveedor, las condiciones de pago y las especificaciones o detalles del producto. La mayoría de las empresas utilizan un RFQ cuando saben exactamente lo que buscan y el presupuesto que quieren gastar, porque están listos para hacer la compra.
Si sabes qué tipo de características quieres ver, probablemente elegirás un proveedor basándote en el precio, pues no necesitarás un plan de servicio o un contrato con soporte, por lo cual una RFQ puede ser lo más adecuado para tu empresa. Cuando tienes varias solicitudes de presupuesto, puedes evaluar adecuadamente todas las soluciones rápidamente en función del precio.
Ahora bien, ¿cuál es la diferencia entre una RFP, RFI y RFQ?
Diferencia entre una RFP, RFI y RFQ
Una RFQ es una solicitud de presupuesto, una RFP es una solicitud de propuesta y una RFI es una solicitud sobre la información de un proveedor. Una RFQ funciona cuando se sabe exactamente qué producto o servicio se quiere; una RFP, para evaluar más factores, además del precio, y una RFI cuando se busca saber las capacidades, características y opciones de los proveedores.
Mientras que una RFP ofrece información más detallada sobre el servicio en sí, una RFQ responde principalmente a cuánto cuesta algo y la RFI (request for information) sobre quién es el proveedor y su capacidad operativa.
Una solicitud de presupuesto de oferta implica que se trata de una compra sencilla y a la carta, a diferencia de un proyecto a largo plazo que tendrá un proceso de compra más largo.
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Cómo hacer una RFQ
- Prepara los documentos que pedirás.
- Revisa todas las ofertas.
- Elige el proveedor y cierra la convocatoria.
1. Prepara los documentos que pedirás
Como empresa, si quieres utilizar una RFQ, primero tienes que decidir si quieres abrir la licitación a cualquier proveedor o elegir un grupo selecto.
Si vas a enviar RFQ a varios proveedores, debes seleccionar a cuáles quieres enviar la plantilla de solicitud de presupuesto. Puedes tomar esta decisión con base en la reputación o en personas con las que hayas trabajado antes.
Si quieres que la oferta esté abierta, puedes utilizar un software especializado en adquisiciones para simplificar este proceso: allí se publicará el documento de RFQ lo que permitirá a los proveedores cargarlo, hacer preguntas, entre otros. Además, mantendrá todas las solicitudes de propuestas en un solo lugar, será fácil de revisar, y podrás contactar con todos los vendedores que no sean escogidos (de lo cual hablaremos más adelante).
A continuación, debes crear el documento de RFQ (mira las instrucciones más abajo). Este documento debe detallar los requisitos, incluyendo una lista de productos (características requeridas), cantidad o duración del contrato, fecha de entrega y condiciones de pago. Si no utilizas una plantilla estándar, las empresas seguramente te brindarán información diferente, por lo que será difícil hacer una comparación rápida.
Además, lo ideal es que incluyas una presentación de tu empresa, lo que necesitas, el plazo de presentación y cómo hacerlo. Explicar el problema que intentas resolver hará que los vendedores reconozcan más fácilmente si se trata de una buena opción.
2. Revisar todas las ofertas
Ahora que has enviado los documentos de la RFQ a tu lista de proveedores, es el momento de esperar hasta la fecha límite. Cuando empieces a recibir las propuestas, podrás revisarlas. ¿Qué empresa te ha ofrecido el mejor precio? ¿Qué empresa puede proporcionar todos los productos o servicios que necesitas?
Este proceso será más fácil si has utilizado una plantilla estándar y has pedido a todos la misma información. Si incluiste todos los detalles que necesitas en la plantilla, entonces seguramente podrás decidir muy rápido.
3. Elegir el proveedor y cerrar la convocatoria
Una vez que hayas tomado la decisión, puedes enviar un correo electrónico a todos los participantes o utilizar el software mencionado anteriormente para enviar notificaciones y alertar a los proveedores que presentaron una RFQ.
La mejor práctica es esperar a avisar a los proveedores que no han sido favorecidos solo hasta que se firme el contrato y se cierre el trato.
Cuando informes a los proveedores de que no han sido elegidos, agradéceles su tiempo. Es importante que, cuando elijas a un proveedor, no termines la relación con los demás, pues es posible que necesites recurrir a ellos en el futuro.
Plantilla de petición de oferta
A continuación encontrarás una lista de información que podrías solicitar en una RFQ. Puedes separar el documento en información del comprador, información del vendedor y revisión y evaluación.
Información del comprador
- Nombre de la empresa
- Descripción de la empresa
- Detalles del producto y objetivos
- Información de contacto: nombre, cargo, teléfono y correo electrónico de la persona de contacto
Información del vendedor
- Detalles del producto - nombre y especificaciones
- Cantidad de producto
- Requisitos de entrega
- Precio del producto
Revisión y evaluación
- Método de evaluación
- Calendario
- Términos y condiciones
- Requisitos e instrucciones para la presentación
Ejemplos de RFQ
1. Ejemplo de RFQ para producto
Aquí tienes un ejemplo de la solicitud de un producto: observa cómo detalla los requisitos y las fechas de entrega.
2. Ejemplo de RFQ para un servicio
En este ejemplo la solicitud es por un servicio, así que también especifica lo que necesita sobre el mismo.
3. Ejemplo de RFQ para artículos deportivos
Esta solicitud es sobre un producto en la categoría de artículos deportivos; nota cómo se detalla la cantidad y el tipo de artículo que se necesita.
Si tu empresa está decidiendo entre varios proveedores, sabes lo que quieres y simplemente buscas comparar precios; RFQ es lo más indicado.
