Sistemas de apoyo a la toma de decisiones: qué son y tipos

El mundo de los negocios es altamente dinámico y contar con la información correcta en el momento indicado hace toda la diferencia. Hasta hace unos años se hablaba del instinto empresarial; hoy en día muchos puestos directivos recurren a sistemas de apoyo para la toma de decisiones, o decision support system (DSS, por sus siglas en inglés).

Si eres de los que no les gusta dejar las decisiones importantes a la suerte y quieres fundamentar el porqué de tu siguiente paso, te explicamos de qué se trata este concepto y cómo se utiliza en las empresas.

Conoce más sobre las ventajas de los sistemas de apoyo

Al tener datos recopilados y visualizarlos, y descubrir tendencias y patrones, las empresas tienen el panorama completo para tomar decisiones en tiempo real. De esta forma se minimizan las ineficiencias en los procesos operativos, se localizan puntualmente los problemas y se identifican posibles áreas de crecimiento. 

La inteligencia empresarial y los DDS

Para empezar a hablar de sistemas de apoyo a la toma de decisiones, debemos tener una perspectiva más amplia y explorar la business intelligence (BI) o inteligencia empresarial.

La inteligencia empresarial es un término que abarca aplicaciones y tecnologías que se centran en recopilar y transformar datos, además de analizar la información para encontrar patrones y visualizar los datos para llegar a conclusiones. Así presenta una visión completa de un negocio para tomar la elección más adecuada. 

Por lo general, los desarrolladores de esta tecnología pueden ajustarla a las necesidades propias de una empresa. 

Antes, las empresas y organizaciones realizaban de forma manual la recopilación, análisis y almacenamiento de datos relacionados con sus operaciones. Esto dificultaba la visualización y la posibilidad de compartirlos entre los distintos equipos de trabajo. Ahora la mayoría de todas esas funciones las automatiza la inteligencia empresarial, lo que representa un enorme ahorro de tiempo y esfuerzo. 

Al tener datos recopilados, mostrar tendencias y patrones, así como visualizar los datos, las empresas cuentan con el panorama total para tomar decisiones en tiempo real.

Por lo general, la inteligencia empresarial y los sistemas de apoyo a la decisión se utilizan en conjunto, con la característica de que los Decision Support System (DSS, por sus siglas en inglés) se centran en ofrecer opciones para resolver problemas, mediante el análisis de datos de las organizaciones y las condiciones del mercado de una forma sencilla y amigable.  

Otra de las particularidades es que los DSS apuntan a decisiones más específicas. Por ejemplo, hacer proyecciones de ventas con base en periodos anteriores y en factores externos o incluso mostrar las consecuencias de las distintas decisiones. 

Quizá pienses que integrar un sistema de soporte a la decisión sea una tarea compleja y especializada. La realidad es que implementar un sistema de gestión es posible de forma automatizada: te permite consolidar todas las operaciones de tu negocio en un solo lugar, mediante una interfaz amigable, personalizable, con tiempos de respuesta rápidos, con informes flexibles y con integración a otras soluciones. 

Ventajas de tener un sistema de apoyo a la toma de decisiones

Más detalladamente, las ventajas que los sistemas te ofrecen son:

• Información histórica disponible: puedes acceder a distintos periodos para compararlos y analizar tendencias en la evolución de los datos. 
• Accesibilidad: anteriormente estos sistemas de información estaban reservados para analistas e informáticos. Hoy en día existen opciones que pueden utilizar todos los equipos de la organización y no requieren conocimientos ni supervisión técnica.
• Análisis multidimensional: una característica importante es que ofrece distintas perspectivas, detalles y análisis muy específicos que sustentan el proceso de toma de decisiones.
• Automatización: permite mejorar las operaciones rutinarias y los procesos para agilizar las operaciones, lo que se traduce en un ahorro de tiempo. 
• Interactividad: es fácil de navegar y permite a los usuarios manipular los datos conforme a lo que necesiten, todo de forma amigable y en tiempo real. 

En la actualidad algunas plataformas permiten integrar la inteligencia artificial en los sistemas de apoyo en decisiones (intelligent decision support system o IDSS, por sus siglas). De esta manera se extraen y procesan grandes cantidades de información para ofrecer evaluaciones y soluciones basadas en datos. La inteligencia artificial emula la toma de decisiones como lo haría un consultor; sin embargo, la decisión final la toma la persona encargada. 

Tipos de DSS

Aunque no existe una clasificación única para dividir los DSS, una de las más aceptadas es la de Daniel J. Power, profesor experto en toma de decisiones, que divide los sistemas de soporte de decisión en cinco categorías, basándose en las fuentes primarias de información. 

DSS basado en datos

Esta categoría toma decisiones sustentadas en información de bases de datos internas y externas. Por lo general, se trata de información voluminosa en la que interviene la minería de datos para encontrar patrones y tendencias. Puede ser muy útil para crear inventarios y monitorear ventas. 

DSS basado en modelos

Estos DSS parten de modelos financieros o estadísticos personalizados por los usuarios, para encontrar escenarios que se ajusten a dichos requisitos. Para Power, estos sistemas no requieren de mucha información y utilizan estadísticas sencillas. 

DSS grupales e impulsados por la comunicación

La colaboración entre usuarios y el sistema para completar una tarea es el objetivo principal de este DSS. Este sistema utiliza herramientas de comunicación, como chats o mensajería instantánea para que varias personas trabajen solo en un objetivo.  

DSS basado en conocimiento

En este caso, la información que se proporciona a los usuarios, a manera de hechos o normas, proviene de procesos, conocimientos y experiencia especializada para resolver problemas. 

DSS basado en documentos

Este tipo de DSS se basa en documentos como hojas de cálculo, registros o documentos de texto para recuperar datos que permitan a los usuarios a encontrar términos de búsqueda y llegar a decisiones. Tal y como lo haría un motor de búsqueda. 

Otro criterio para clasificar los DSS es la relación con el usuario, como lo propone Pius Hättenschwiler, experto informático:

• DSS pasivo: este sistema ofrece elementos para tomar decisiones, aunque no da soluciones o direcciones expresas. 
• DSS activo: al contrario del DSS pasivo, esta opción puede sugerir, decidir o implementar soluciones.
• DSS cooperativo: como su nombre lo sugiere, este DSS está abierto a modificaciones proporcionadas por el sistema antes de que las valide. El proceso se repite hasta encontrar una solución consolidada. 

Cómo integrar un sistema de apoyo en la toma de decisiones

Las ventajas de integrar un sistema de apoyo a la toma de decisiones son muy amplias y van desde analizar datos hasta presentar distintos escenarios. Aun así, para que estos sean efectivos y los aproveches al máximo, existen algunos puntos que debes tener en cuenta. 

Define tus objetivos

Para crear expectativas reales, debes definir tus objetivos y alinearlos a la visión y estrategia de tu empresa. Tómate el tiempo necesario para descubrir qué áreas buscas mejorar, así como la manera en que medirás el éxito del DSS. 

Involucra a todas las áreas

Un DSS también es una buena manera de colaborar con expertos, colegas, gerentes y otras personas. Y, a partir de sus aportaciones a la toma de decisiones, será posible obtener un panorama más completo. Así la toma de decisiones no recaerá en una sola persona y hará el proceso más transparente. 

Mide y aprende

Los DSS implican monitorear y aprender continuamente. El hecho decidir con base en el sistema requiere que midas el impacto para saber por qué funcionó o no. También debes revisar con el equipo de trabajo para conocer cómo les ha servido.

Utiliza indicadores relevantes que indiquen de forma cuantitativa cómo ha sido el avance. Por ejemplo, si instalaste un DDS para aumentar las ventas, puedes emplear indicadores como:

• Aumento de leads por mes
• Leads calificados
• Ventas efectivas
• Ventas de una sola vez comparadas con recompras

Si la información es poder, los sistemas de apoyo a la toma de decisiones definitivamente son algo que debes tener en tu empresa. ¿Se escucha como una solución para tu negocio? El software de gestión empresarial de HubSpot te ayuda a dar ese gran paso para mantener tus bases de datos actualizadas, mejorar tus procesos e integrar otras herramientas de gestión que ya tengas.