Cómo implementar la integración de datos en empresas

Las empresas exitosas utilizan datos para tomar decisiones importantes. Eso sin embargo no significa que verás a un líder de equipo mirando una hoja de cálculo con miles de entradas aleatorias para decidir dónde invertir; de hecho es más probable que lo encontrarás mirando un gráfico con esos datos transformados en información. El reto con los datos es saber aprovecharlos para generar información que sea útil durante la toma de decisiones de los líderes.

Para lograrlo, la integración de datos es el primer paso y quizá el más importante de este proceso. La escala y alcance dentro de tu organización dependerá de tu destreza para automatizar procesos y unificar equipos.

Sin duda hay muchos aspectos técnicos y complejidad en el proceso de integración de datos, por fortuna, en este artículo encontrarás una descripción general de los principales factores de que necesitas para realizar este proceso.

Hay dos aspectos importantes a considerar en la integración de datos:

• Los datos y la información no son lo mismo, ya sea datos en bruto, Big Data o simplemente datos. Sin el proceso correcto, estos son solo elementos aleatorios a gran escala. Una vez que se procesan, estructuran y presentan en el contexto adecuado, se pueden considerar información.
• Más allá de los tecnicismos necesarios para combinar fuentes, debe existir una estrategia previa a integrar los datos.

¿Por qué es importante la integración de datos? 

Según un estudio reciente de Denodo, más del 60% de las compañías cuenta con varios proyectos en la nube y para el 25% es su entorno principal. Esto ha puesto en la mira las arquitecturas Cloud y la migración en la integración de datos. En este proceso la prioridad será diseñar infraestructuras unificadas para acceder y gestionar los datos de múltiples ubicaciones.

Si bien las técnicas de integración de datos son un proceso complejo y requieren de una cantidad enorme de recursos, el aumento de proyectos destinados a ella confirma el nivel de importancia que las empresas están considerando en este aspecto.

Después, de todo, el gran premio a obtener tras hacer esta implementación es lograr una mayor capacidad de toma de decisiones basada en datos.

Hubo un tiempo en que los datos solo podían interpretarse por computadoras. En 1970 Edgar Cobb, un científico de IBM, inventó algo llamado Base de datos relacional para hacer que los datos fueran fácilmente accesibles para los usuarios comerciales. Desde ese momento, las empresas han intentado perfeccionar la forma en que procesan e integran sus bases de datos.

De acuerdo con el estudio Digitalización: retos y evolución de las Pymes, elaborado por la empresa CONTPAQi, 9 de cada 10 negocios en México han migrado a la digitalización para mejorar su productividad. Tecnologías de datos e información como Big Data han logrado que el 89% de estas empresas tomen mejores decisiones en menor tiempo.

Como sabemos que quizá ahora te estés preguntando cuándo deberías implementar esta estrategia, a continuación te presentamos los escenarios principales en los que llevar a cabo este proceso sería benéfico para ti y tu empresa.

Desafíos de la integración de datos 

Incluso si te conviene implementar esta estrategia, al haber tantos tipos diferentes de métodos de integración de datos, existen desafíos técnicos únicos para los equipos de TI debidos a la combinación de fuentes externas e internas y al uso de sistemas heredados o de vanguardia.

Pero el verdadero cuello de botella de la integración de datos es la falta de una estrategia empresarial. Si bien con el paso del tiempo las compañías están reconociendo la importancia de implementar iniciativas de Big Data, muchas tienen dificultades en su ejecución. Casi el 70% de las empresas han determinado como prioridad el establecimiento de una cultura basada en datos, pero solo el 40% está llegando a la meta.

Esta brecha ocurre debido a las dificultades que encuentran para definir y llevar a cabo un curso de acción estratégico. Por eso trataremos ese tema a continuación.

¿Cómo se logra la integración de datos? 

Desde una perspectiva técnica 

En 2020 se alcanzaron más de 44 zettabytes, lo que significa que hay 40 veces más bytes que estrellas en el universo. Y se espera que cada persona en el mundo producirá 1.7 MB de datos por segundo. Tan solo velo de esta forma desglosada, cada minuto de cada día:

• Se suben 500 horas de video a YouTube.
• Se envían 41.666.000 mensajes de WhatsApp.
• Se añaden 319 usuarios a Twitter.
• Se gasta 1 millón de dólares en compras online.
• Se hacen más de 1.300.000 videollamadas.
• Se visualizan más de 400.000 horas de contenido en Netflix.
• Se suben más de 147.000 fotos a Facebook.

Y esto solo abarca una parte de lo que la sociedad genera en datos, pero ten por seguro que hoy tu empresa tiene más datos que nunca y la complejidad de integrarlos aumenta cada segundo.

Sí, suena catastrófico. Pero a este ritmo, la misión de los equipos de TI que trabajan con integraciones e iPaaS (Plataformas de integración como servicio) se vuelve cada vez más importante.

Por ello, la mayoría de estos equipos opta por seguir un modelo de integración de datos. Existen muchos de ellos, pero quizás el más común es ETL, un modelo que sigue tres pasos fundamentales: extraer, transformar y cargar datos. Dentro de este proceso se involucran tres agentes principales:

• Sistemas de origen de datos (para extraer).
• Integración de datos (para transformar).
• Base de datos de destino (para cargar).

Entre las aplicaciones de origen existen aplicaciones externas, servicios de datos, aplicaciones empresariales, archivos no estructurados y/o aplicaciones en la nube.  

Las aplicaciones en la nube son de las más populares, ya que cuentan con una fácil integración a través de su Interfaz de Programación de Aplicaciones (API).

Imagina que cada aplicación en la nube tiene una habitación cerrada con datos. La API es una copia de la llave para abrir la puerta. Puedes entregar esta copia a un iPaaS o a otra aplicación para que acceda a esos datos y cree un software de integración. 

Desde una perspectiva de estrategia comercial 

Sin importar el tamaño de tu empresa, si has determinado que requieres una integración de datos, estos factores te pueden ayudar a elaborar un plan estratégico para lograrlo:

• Metas: debes tener metas bien definidas para la integración de datos. Estas deben ser parte de un objetivo comercial más amplio. Por ejemplo, tener una visión completa de tus clientes podría ser un objetivo comercial. Para lograrlo, tu plan de integración debe establecer un objetivo para integrar los datos del cliente en tus herramientas de servicio, ventas y marketing. La definición de los objetivos también le dará a tu equipo de TI pistas sobre qué tipo de datos deben integrarse y qué método utilizar.
• Personas: si necesitas crear un software de integración de datos interno seguramente necesitarás un buen equipo de TI. Una de las grandes ventajas de este proceso es que probablemente no todo tu personal necesite manejar los datos generados. Es por ello que limitar el acceso a los datos (y no a la información) es tan importante como instruir a las personas que trabajan con ellos sobre cómo hacerlo correctamente.
• Gestión de datos y seguridad: la seguridad y los datos son un equipo inseparable; tal vez hasta son los mejores amigos. Y cuando la integración implica el «movimiento» de datos personales, en especial en la era del GDPR (Reglamento General de Protección de Datos), es importante identificar todos los sistemas donde almacenas datos sobre una persona o empresa.
• Tipo de integración: cuando se trata de integración, las grandes, medianas y pequeñas empresas enfrentan diferentes desafíos. Sin embargo, todas tendrán que elegir entre una variedad de métodos de integración. Aunque parezca que la decisión depende completamente del equipo de TI, el método correcto debe considerarla durante la etapa de planificación. El uso de software de integración de terceros, la consolidación de datos o la creación de integraciones internas son muy diferentes en lo que respecta al presupuesto y los recursos.  

Software de integración de datos

Tienes mucho que tomar en cuenta cuando seleccionas un método de integración de datos. En el camino encontrarás muchas opciones, pero debes asegurarte de que la que elijas sea la indicada.

Las dos primeras consideraciones para elegir el software adecuado son el tamaño de tu empresa y los tipos de bases de datos que generas.

Normalmente las empresas tienen sus propios centros de datos y aplicaciones alojadas en las instalaciones. Estos pueden estar utilizando servidores locales para integrarse o proveedores de servicios de terceros enfocados en soluciones empresariales.

Adicionalmente, las pymes eligen de forma regular aplicaciones basadas en la nube, almacenan sus datos en ellas y para integrarlos optan por aplicaciones o servicios de terceros (iPaaS).

Plataformas de integración empresarial 

Las grandes empresas cuentan con una enorme base de datos. Por lo tanto, si una compañía está trabajando con su propio centro de datos es posible que necesite una solución de integración adecuada creada por su equipo de TI.

Cuando utilizan aplicaciones basadas en la nube o una combinación de terminales locales y residentes en la nube, pueden utilizar una plataforma de integración empresarial como servicio. El uso de este tipo de servicio les facilita el intercambio de aplicaciones empresariales y la selección de nuevos proveedores cuando sea necesario.

Estos servicios de integración suelen ser muy especializados y personalizados. Pueden administrar diferentes tipos de datos y generalmente admiten al menos algunos de los siguientes:   

• Integración de servicios en la nube.
• Integración de aplicación a aplicación.
• Integración de empresa a empresa.
• Integración de aplicaciones móviles.
• Integración LoT.

Estos servicios están respaldados con soporte técnico exclusivo del proveedor, recuperación ante desastres y altos estándares de seguridad.

Los principales proveedores clasificados como Plataforma de integración empresarial como servicio incluyen MuleSoft, Dell Boomi y Workato. Así como empresas más importantes como IBM con su API Connect e Integration Bus.  

iPaaS para pymes 

Cada vez más empresas eligen aplicaciones comerciales basadas en la nube y SaaS (software y servicio) para ejecutar sus procesos comerciales. Hace unos años, este tipo de software fue diseñado para Pymes, y aunque siguen siendo los principales usuarios de iPaaS, la flexibilidad de algunos proveedores abrió una ventana para que las empresas comenzaran a utilizar sus servicios.  

Estos servicios iPaaS generalmente actúan como un conducto para la comunicación entre múltiples sistemas basados en la nube. A diferencia de otros servicios, estos funcionan en segundo plano automatizando los flujos de datos entre aplicaciones en lugar de almacenar datos de diferentes fuentes en una sola base de datos.

La mayoría de estos servicios está especializada en resolver problemas de integración específicos, en vez de cubrir todas las combinaciones de datos posibles. Los principales proveedores para la integración unidireccional o basada en disparadores son Zapier, Tray.io y Automate.io, mientras que HubSpot ofrece sincronización bidireccional para los datos del cliente.  

La integración de datos es para todos 

Las decisiones comerciales no son nada fáciles, hay circunstancias en las que la intuición puede resultar útil, pero en un escenario ideal tendrás el porcentaje correcto de intuición y datos para tomar mejores decisiones.

Las técnicas de integración de datos permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos. Hay dos ingredientes clave para hacerlo de forma exitosa: el primero es establecer un plan estratégico y el segundo es elegir la solución adecuada.

Independientemente del tamaño de tu empresa o de los recursos detrás de ti, procesar y administrar los datos de la manera correcta enriquecerá la visión de tu negocio y clientes. Además, te permitirá tomar las mejores decisiones en el momento adecuado. No esperes más e inicia la integración de datos dentro de tu empresa.