Sistema de informes y reportes: estado de las empresas en 2022

Con la proliferación de soluciones para automatizar procesos dentro de la empresa, se esperaría que las organizaciones ya estuvieran acostumbradas a implementar herramientas que se encarguen de esas tareas repetitivas: recabar información clave de sus clientes, organizar datos, crear reportes de desempeño, entre otros.

Sin embargo, no ha sido así. 

Hace poco nos acercamos a los responsables de la creación de informes y reportes para conocer qué instrumentos digitales utilizan para compartir resultados. A la pregunta «¿Cuál de las siguientes herramientas utilizas para crear informes y reportar resultados?», esto fue lo que respondieron:

• Herramienta de informes incorporada en tu software de marketing o CRM: 58,90 %
• Hojas de cálculo (por ejemplo, Excel o Google Sheets): 50,80 %
• Herramienta especializada en reporting (por ejemplo, Google Analytics o Hotjar): 35,40 %
• Herramienta de visualización de datos (por ejemplo, Looker o Power BI): 27,60 %

Otro informe, que obtuvimos gracias a una investigación sobre marketing en las empresas, da un panorama más amplio. El 60 % de los de marketeros utiliza la automatización en sus equipos, mientras que el 57 % lo hace para la administración de tareas. Y el 59 % usa la herramienta de informes incorporada en su software de marketing o CRM para crear informes y reportar resultados.

Es decir que, a pesar de que hay una gran variedad de opciones para automatizar estos procesos, todavía no es una práctica común. Al tener en cuenta las ventajas de un buen CRM, sorprende que poco más del 50 % aún dependan de las hojas de cálculo.

Si te encuentras en una posición parecida, queremos compartirte algunas recomendaciones para que incorpores la automatización a tus actividades. Una vez que comiences, te darás cuenta de todo el tiempo que ahorrarás al reducir márgenes de error en las capturas de datos, lo fácil que será organizar tu información y lo rápido que todo eso se transformará en material clave para compartir resultados con tus equipos.

Cómo automatizar tus reportes de desempeño

1. Procura la uniformidad en los procesos de gestión de la información

Para que este sistema realmente funcione dentro de tu empresa, es importante que cumpla con ciertos objetivos. Uno de ellos es eliminar errores, ya que ofrece una solución al alcance de todas las personas que deben tener acceso. También es más eficiente porque no duplica datos ni desperdicia tiempo o recursos utilizando distintas plataformas para un solo fin.

Las personas involucradas estarán al tanto de las herramientas disponibles, los responsables de cada etapa de la gestión, así como también de dónde proviene la información y cómo deben aprovecharla para el desempeño ideal de la empresa.

2. Garantiza que los datos estén disponibles

Ya sea que tu talento humano se encuentre en distintas locaciones o que simplemente quieras tener acceso a tus datos, informes y reportes en cualquier momento, busca herramientas o plataformas que tengan almacenamiento en la nube o en un servidor que sea propiedad de tu empresa. 

Asimismo, revisa que tengan protocolos de seguridad eficientes, para que la información esté bien protegida y no caiga en manos de personas equivocadas. A eso podrías agregar un respaldo de datos que se actualice automáticamente y en tiempo real, como precaución.

3. Establece una metodología para facilitar el control y seguimiento de incidencias

Crea usuarios, asigna permisos y niveles de acceso de forma meticulosa. La idea es que siempre tengas certeza de quiénes crean, editan o leen los informes o la información, y cada cuándo es necesario hacer actualizaciones o reportes. De esa forma existe un control eficiente que ayuda a identificar incidencias, responsables y maneras de enmendar daños o errores.

4. Diseña procesos de planificación y previsión

¿Qué hacer en caso de que el servidor se caiga?, ¿cómo asegurar que la herramienta que automatiza la creación de reportes no sufra un ataque que arriesgue la información?, ¿a quién acudir en caso de que los administradores olviden sus claves de acceso? Existen muchas amenazas que necesitarán su propio plan de acción. Lo ideal es adelantarte a esas situaciones consultando con tus proveedores y encargados de tecnología en tu empresa para actuar rápidamente.

5. Dale capacitación a tu equipo

Por supuesto debes asegurarte de que el equipo que estará en contacto con estas herramientas conozca sus funciones y cómo aprovecharlas. Con cada cambio en el entorno del marketing, también hay transformaciones en las métricas e indicadores de desempeño. Así que organiza sesiones de actualización que involucren a tu personal cuando haya oportunidad y sigue las noticias que tus proveedores compartirán para que tus herramientas sigan siendo útiles.

6. Busca metas e indicadores que reflejen los resultados que importan

Respecto a las métricas e indicadores de rendimiento, es normal sentirse abrumado por la enorme cantidad de datos que se procesan en cada informe de resultados. Sin embargo, la carga se aminora cuando la empresa sabe perfectamente qué números son los que reflejan realmente su desempeño.

Eso también depende del área de la organización, los objetivos que se plantearon durante un periodo (mes, trimestre o año), el contexto de la industria o los retos inesperados que se presentaron. Si te concentras en lo más relevante, será sencillo utilizar la herramienta que tienes para crear reportes de desempeño.

Por ejemplo, el Generador de Informes Personalizados de HubSpot incluye una gran variedad de opciones que te permiten crear paneles e informes vinculando datos de ventas, marketing y servicios.

Ahorra tiempo, utiliza datos sin confundir las celdas tu hoja de cálculo y dale seguimiento al crecimiento de tus esfuerzos para beneficio de tu empresa.