Data cleansing: qué es la limpieza de datos y cómo realizarla

Sabemos que una de las grandes pesadillas para tus estrategias de marketing y ventas son esas terribles direcciones de correo electrónico antiguas, los contactos duplicados y los nombres mal escritos. Estos datos de baja calidad pueden afectar las bases de datos dentro de tu CRM y en otras estrategias de marketing. Además, en un panorama más negativo, podrían hacer fracasar tus iniciativas comerciales y de publicidad.

Los datos de tus clientes son uno de los elementos más importantes y valiosos para tu empresa. Por lo tanto, es indispensable que te asegures de que tengan la calidad más alta posible y presenten el servicio más relevante a tu negocio.

Para mantener todo en orden en tus bases de datos, puedes aplicar una estrategia de data cleansing o limpieza de datos. Si no sabes a qué nos referimos, a continuación te hablamos acerca de su función y cómo realizarla.

La depuración de datos te ayuda a ahorrar muchas horas de trabajo de limpieza. Además, te asegura que los datos con los que cuentas sean confiables. Esto te da la seguridad de que cualquier información que obtengas de ellos será mucho más precisa y útil para tu empresa.

¿Por qué es importante la limpieza de datos? 

La depuración de datos es vital para garantizar una alta integridad de los datos en tu empresa. Si toda la información con la que cuentas en tu organización es confiable, entonces puedes estar seguro de que las decisiones que tomes con base en ella serán las más certeras.

Los datos de calidad pueden variar dependiendo de cuál sea su cualidad, entre las principales se encuentran:

• Exactitud: todos los datos dentro de tu empresa deben ser precisos. Una forma de comprobar su exactitud es comparándolos con otras fuentes. Si esta fuente no existe o es inexacta, entonces la información que tienes también lo será.
• Coherencia: la coherencia de los datos te permite saber si la información de contacto que tienes de una persona u organización es la misma en diferentes bases de datos, tablas o aplicaciones que utilices.
• Validez: todos los datos deben cumplir con reglas o restricciones definidas. De igual forma, cada información debe poder ser validada para comprobar si son correctos o no.
• Uniformidad: es importante que todos los datos dentro de tus bases tengan los mismos valores o unidades. Este es un elemento realmente indispensable a la hora de hacer data cleansing, pues de no tener todo en orden, el proceso se vuelve complejo.

Para ayudarte a descubrir cómo tener mejores datos de contacto en tus bases de datos, te presentamos algunos consejos para hacer una limpieza de datos efectiva.

1. Dile adiós a los datos duplicados

Los datos duplicados suelen presentarse por dos razones: la primera, por la entrada de datos inconsistente y la segunda, por los múltiples canales que capturan información de contacto.

Existen herramientas que pueden ayudarte a eliminar estos datos duplicados. Por ejemplo, Contactos de Google es una herramienta gratuita que fusiona tus contactos y detecta aquellos que están repetidos.

Si nunca has hecho una eliminación de datos duplicados, es posible que también necesites escanear y editar de forma manual tus contactos. Si bien esta tarea te puede llevar algo de tiempo, hacerla bien desde un principio te ayudará a que la entrada de nuevos datos cumpla con requerimientos de calidad y solo tengas que hacer esta actividad una sola vez.

• Usa herramientas como Dedupley.
• Utiliza herramientas de validación de datos de correo electrónico. Experian Data Quality cuenta con programas que cumplen con este objetivo. Además analiza números de teléfono de forma masiva.
• Para evitar tener contactos duplicados en diferentes aplicaciones, puedes mantener tus herramientas principales sincronizadas, así eliminarás la necesidad de ingresar la misma información en diferentes plataformas o lugares.

2. Verifica los datos nuevos

Implementa un sistema integral en toda tu empresa para asegurarte de que todos los datos nuevos y actualizados se ingresen de forma correcta en tu base de datos central. Por ejemplo, puedes verificar que tu equipo siempre complete ciertos campos de información (como nombre, número de teléfono y correo electrónico) en tu CRM usando el mismo formato. También puedes establecer que algunos sean obligatorios al crear un registro de contacto y así evitar que haya datos faltantes y todos cumplan con la misma información.

Otra opción es configurar una sincronización de contactos entre tu CRM y otras herramientas. Esto te garantiza que tanto tu plataforma de gestión y tus demás aplicaciones tengan la misma información. De esta manera, reduces la probabilidad de que haya errores al momento de ingresar nuevos datos.

3. Mantén tus datos actualizados

Algunos datos obtenidos de Data Axle indican que alrededor del 70% de los datos dentro de un CRM se vuelven obsoletos anualmente. Esto se debe a diversas razones, pero entre las principales se encuentran los cambios dentro de las mismas organizaciones. Mientras que por cada 30 minutos se forma una nueva empresa, al mismo tiempo 20 directivos dejan sus puestos.

Estos movimientos internos conllevan cambios de correos electrónicos, nuevos números telefónicos, nuevos puestos y otros; esto significa que habrá una gran cantidad de contactos en desuso. 

Por ello es mejor mantener tus datos actualizados implementando algunas tácticas. Una de ellas es usar herramientas de análisis que escaneen todos los correos electrónicos entrantes y actualicen la información de contacto a medida que esté disponible. Si un contacto cambia de puesto u organización, tu base de datos central puede actualizarse instantáneamente.

También puedes eliminar todas las direcciones de correo electrónico que hayan rebotado o se excluyeron. Lo más probable es que este tipo de información se encuentre en tu herramienta de email marketing. Esta maravillosa práctica también te apoya para mantenerte alejado de las carpetas de correo no deseado.

4. Implementa una entrada de datos coherente

No importa que cuentes con la mejor estrategia de depuración de datos si el vaciado de datos no tiene buenas prácticas en su día a día. Asegúrate de que todos tus colaboradores conozcan los estándares de entrada de datos de tu empresa. Por ejemplo, cerciórate de que sepan qué campos de información deben completar al crear un registro de contacto, cómo verificar si hay datos duplicados antes de crear un nuevo contacto y que estén ingresando datos en las aplicaciones correctas.

Si sigues estas sencillas tácticas, puedes estar seguro de que tu base de datos de contactos estará impecable. No olvides sincronizar de manera bidireccional los datos entre tus aplicaciones comerciales clave: minimiza la entrada manual de datos y garantiza que siempre estés buscando la información de contacto más actualizada y precisa en todas tus herramientas.