Qué es la automatización de ventas y cómo hacerla con éxito en 2023

Decir que la automatización de ventas puede ser la respuesta a todos tus problemas comerciales quizá es demasiado arriesgado; sin embargo, implementarla sí ayuda a agilizar procesos, mejorar el seguimiento y ahorrar un tiempo valioso.

Este artículo te brinda un nikpanorama de la automatización de ventas y las herramientas para potenciar el rendimiento de tu departamento de ventas.

Para qué sirve la automatización de ventas

La automatización de ventas implica grandes beneficios para los negocios, especialmente para los equipos de ventas. Una vez liberados de ciertos procesos manuales, tus colaboradores pueden centrar su atención en aquellos problemas que requieren su creatividad o talento. Pero estos no son los únicos objetivos que persigue la automatización. Veamos para qué más puede servir.

Aumentar la productividad de tus representantes

Gracias a que las herramientas digitales pueden automatizar tareas manuales de tus representantes de ventas, tus equipos podrán ofrecer resultados de forma más rápida y con un buen ritmo de trabajo.

Esto tiene una relación directa con el mejoramiento de la eficiencia de los procesos. Debido a que algunas tecnologías pueden procesar amplios volúmenes de información en tiempos muy reducidos, los procesos más largos pueden hacerse en unos minutos.

Estandarizar procesos 

Una ventaja del uso de sistemas computacionales para la resolución de problemas tiene que ver con que los programas suelen ofrecer respuestas estandarizadas. Estas herramientas destacan por seguir pasos e instrucciones precisas; al utilizar software de automatización en un proceso de ventas puedes esperar resultados consistentes.

Disminuir la pérdida de prospectos

Algunas herramientas de automatización optimizan procesos que tienen limitaciones cuando son realizados por personas. Por ejemplo, son capaces de ofrecer atención al cliente en cualquier momento del día, gestionar compras sin la intervención de un agente, e incluso pueden controlar los envíos de mercancías.

Esto hace que los prospectos obtengan respuestas rápidas y que su proceso de compra sea eficiente.

Elevar la satisfacción del cliente

Un cliente que consigue lo que busca sin mucho esfuerzo es un cliente feliz. Y esto es precisamente lo que logran las herramientas de automatización de ventas. Al ofrecer un servicio seguro, eficiente y preciso, es más probable que mantengas encantados a tus clientes y que se sientan cómodos con permanecer en el ecosistema de tu marca.

Permitir el acceso a datos

Una de las ventajas de muchos sistemas es que logran dar sus resultados y seguimiento a la información de forma automática y en tiempo real. Con estas herramientas tus empleados pueden acceder a la información de cada cliente desde donde estén y pueden actualizar los datos conforme evolucione la relación con ellos.

Reduce costos 

La automatización de procesos sirve para ahorrar recursos. Por un lado, porque no necesitarás contratar a más personal para llevar a cabo tareas que puede hacer autónomamente un programa. Por el otro, porque estos sistemas no requieren otro tipo de inversiones como espacios físicos de trabajo o equipos avanzados.

Ahora que sabes para qué sirve la automatización de procesos, es momento de explorar cómo puedes llevarla a cabo en tu empresa.

1. Define qué procesos quieres automatizar

Puedes aplicar la automatización de ventas en varios pasos de tu proceso de ventas para que tus representantes realicen una cantidad menor de tareas administrativas y repetitivas. Así dispondrán de más tiempo para conectar y vender a sus prospectos y clientes. La automatización también garantiza que el proceso de ventas sea ágil y uniforme.

El proceso de ventas de tu equipo es importante para que haya un flujo de acciones que seguir y para identificar los puntos a mejorar. El software de automatización de ventas hace que dicho proceso sea más sólido al optimizar la calidad de ciertas tareas, y liberar tiempo y energía para dedicarte a la prospección, el cuidado y la atención necesarios para la conversión de clientes potenciales.

Lo importante es que solo automatices lo necesario (y aquello que realmente puedes automatizar), ya que cuando deshumanizas del todo a una empresa se puede resentir en el trato con el cliente y la imagen de tu marca.

2. Apóyate en plataformas de gestión de ventas

Existe un tipo de software de automatización de ventas que es particularmente importante: tu herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM). 

Piensa que los CRM funcionan como el centro de la rueda: sostiene y mueve los radios para que la rueda misma se mueva en la dirección correcta. Sin un CRM sólido, muchas de las responsabilidades de automatización de ventas pueden fracasar.

El CRM gratuito de HubSpot es todo lo que tu organización de ventas necesita para la gestión de las relaciones con los clientes y la automatización de ventas. El CRM registra la actividad de los clientes potenciales, el alcance de los representantes y los datos e información de contacto. Además, alimenta con datos a otras herramientas y el software de automatización de ventas que usan tus representantes y gerentes.

3. Automatiza la prospección

Los representantes de ventas tienen una multitud de responsabilidades diarias, por lo que la automatización de ventas los ayudará a tener un mejor desempeño.

Si tu empresa opera mediante esquemas B2B, y buscas clientes a través de LinkedIn, lo más probable es que hayas llevado a cabo la prospección de clientes de forma manual. Te tenemos una buena noticia: hay una mejor estrategia. Si tienes una cuenta de LinkedIn Premium o Sales Navigator puedes configurar un filtro personalizado usando una combinación de criterios (por ejemplo, «CMO y Buenos Aires»). 

Con esto, puedes recibir alertas por correo electrónico todos los días, cada semana o cada mes. De esta manera, te llegará una lista previamente calificada de prospectos de forma recurrente, sin mover un dedo. Además, LinkedIn solo te envía perfiles nuevos, así que no tendrás que ver los mismos nombres una y otra vez.

4. Automatiza la obtención de datos

El conocimiento es poder. Y cuanta más información tengas sobre el tamaño de la empresa, la industria y las soluciones de tu cliente potencial (así como sus responsabilidades, presencia en las redes sociales, proveedores actuales, etc.), más fácil será conectarte con éxito con él y ganar su confianza.

Ahí entran en juego las herramientas de enriquecimiento de clientes potenciales como LeadSpace y LeadGenius. Estas recopilan información de cientos o miles de fuentes de datos para brindarte un perfil completo y actualizado de tu cliente potencial.

5. Automatiza tu gestión de contactos

Si aún estás agregando manualmente nuevos contactos y oportunidades a tu CRM, puedes ahorrar mucho tiempo utilizando las herramientas de automatización de estas plataformas.

Primero, configura flujos de trabajo con tu software de marketing para crear y editar automáticamente registros de clientes potenciales que cumplan con ciertos criterios. Por ejemplo, tal vez deseas definir un cliente potencial como calificado si tiene ciertos estudios, un rol determinado en su empresa, si ha visto un video de un producto o si ha visitado tu página de precios.

En segundo lugar, asegúrate de integrar tus diversas fuentes de clientes potenciales a tu CRM. Pueden ser participantes de seminarios web, encuestados, nuevos suscriptores de correo electrónico, asistentes a eventos, provenientes de anuncios en Facebook, etc. Si una integración nativa no está disponible, usa Zapier (una herramienta que conecta sin problemas tus aplicaciones).

6. Automatiza tus campañas de email

Por lo general los correos electrónicos de prospección, confirmación de reuniones y seguimiento no varían mucho. Para aumentar las tasas de respuesta, es recomendable que personalices entre 30 y 50 % del contenido, pero no más. Nuestros datos muestran que hay rendimientos decrecientes más allá de este punto.

Para llevar a cabo este proceso puedes personalizarlos rápidamente para el destinatario y la situación específica, y solo recurrir a plantillas prediseñadas que contengan la información de valor. Las plantillas de HubSpot Sales te permiten agregar tokens de personalización para que se completen automáticamente detalles, como el nombre del cliente potencial, la empresa y el cargo.

¿Qué sucede si deseas enviar correos electrónicos consecutivos a un cliente potencial, asumiendo que no ha respondido al primero? La función Secuencias en HubSpot Sales te permite hacerlo. Puedes crear una campaña de correo electrónico personalizada para el cliente potencial eligiendo cuándo se enviará, y agregar tokens de personalización para los detalles de la empresa y de contacto.

7. Automatiza tus gestión interna

El proceso de programar una conversación con un prospecto puede sentirse como un rally de tenis: envías una fecha y hora, regresa con una fecha y hora diferente, envías otra, te la devuelven... y es totalmente ineficiente.

Con una herramienta de programación de citas y reuniones puedes agendar directamente una demostración o una cita en el calendario. Simplemente envías a los prospectos un enlace, y ellos mismos pueden elegir cualquier horario abierto que les convenga.

HubSpot Reuniones es una excelente opción para esto, ya que creas automáticamente un registro para nuevos contactos en tu CRM cuando un cliente potencial reserva una reunión. Existen otras herramientas para lograrlo, dos de ellas son Calendly o Arrangr.

8. Automatiza tu trato con el cliente

Seguramente prefieres recibir una nueva llamada, antes que escuchar y revisar tus llamadas anteriores; pero gracias a las nuevas herramientas de inteligencia de conversación puedes ver rápidamente resúmenes de todas tus llamadas, tanto transcritas como analizadas.

Plataformas como Gong, Wingman, Avoma y Chorus extraen piezas clave de tus conversaciones (como qué temas se abordaron, los elementos de acción que discutieron y qué competidores surgieron), e incluso te brindan información sobre oportunidades calificadas realizadas con sistemas de inteligencia artificial.

Tampoco es necesario redactar una propuesta o cotización copiando y pegando los detalles relevantes de tus correos electrónicos y notas. Herramientas como PandaDoc y ClientPoint se integran a tu CRM para que, a la hora de crear una cotización, los puntos clave se transfieran automáticamente, como la información del cliente, los detalles del producto y el precio.  

9. Automatiza el seguimiento de operaciones

¿Qué haces cuando obtienes el correo de voz de un cliente potencial? Lo registras en tu CRM. ¿Qué haces después de llamarlo para ofrecer tus productos? Registras la conversación en tu CRM. ¿Y si les envías un correo electrónico de seguimiento? Registras el mensaje en tu CRM.

Probablemente te hayas cansado de esto con solo leerlo. Automatizar la actividad relacionada con los acuerdos te permitirá evitar tareas repetitivas y tediosas que gastan tiempo y valiosa energía.

Busca una herramienta que registre tus llamadas, reuniones y correos electrónicos como el software de email tracking de HubSpot. Con esta herramienta puedes registrar cuando los prospectos abren tu correo electrónico, si hacen clic en los enlaces que enviaste o si descargan los documentos que adjuntaste en un mensaje.

10. Evita automatizar de más

La automatización de ventas puede convertirse en algo negativo si lo aplicas absolutamente en todos los aspectos de tu proceso de ventas, porque entonces será percibido por los clientes potenciales como algo robótico y carente de humanidad.

Si estás enviando miles de correos electrónicos automatizados o utilizando un marcador automático, es momento de que cambies tu estrategia. A los prospectos no les agrada ser impulsados al ciclo de ventas a través de sistemas poco flexibles. Nunca obtendrás altas tasas de conversión con estas tácticas y, lo que es peor, tu empresa obtendrá una reputación indeseable.

Entonces, recordemos:

1. Sales Hub

Precio: opción gratuita y planes desde 18 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés, español y decenas de opciones adicionales 

Características principales

• Forma parte del ecosistema de HubSpot, por lo que se puede integrar fácilmente con otras herramientas y compartir datos.
• Integración con cientos de herramientas y API.
• Mantiene centralizada tu información para que sea consultable desde cualquier sitio.
• Ideal para la automatización de campañas de email.

Con la suite de soluciones de automatización de ventas de HubSpot puedes automatizar diversas actividades, como las listas de contacto, envío de mails y seguimientos mediante workflows, la programación de reuniones, nutrición de leads, propuestas, acuerdos y muchas otras.

Es una plataforma enfocada en todo tipo de negocios con una gran versatilidad y posibilidad para ir escalando de acuerdo con las necesidades de cada empresa. Con Sales Hub, el equipo de ventas optimizará su funcionamiento, lo cual se reflejará directamente en los resultados. 

Además permite la integración de otras plataformas y software para que tengas un control total de tu actividad. Estas integraciones permiten muchas funcionalidades que sería difícil o imposible implementar si utilizas herramientas diferentes para cada aspecto.

2. Sendinblue

Precio: opción gratuita y planes desde 19 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés, español, francés, italiano, alemán y portugués

Características principales

• Integra herramientas de marketing y ventas en una misma plataforma.
• Ideal para la automatización de la comunicación con el cliente.
• Ofrece chatbots disponibles 24/7.

Se trata de un software de automatización flexible que integra las áreas de marketing y servicios. Su misión es impulsar los negocios mediante la programación de actividades que permitan convertir y vender. 

La plataforma va subiendo de nivel conforme a los distintos esquemas de pago que ofrece. Esto permite que cuando la operación de un negocio incrementa sus necesidades, la plataforma pueda seguir siendo de utilidad. Ha sido muy popular en España y, entre sus características, permite implementar campañas de SMS.

3. ActiveCampaign

Precio: planes desde 29 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés, español, francés, italiano, alemán y portugués

Características principales

• Está optimizado para la gestión de ventas con el cliente.
• Ayuda a calificar a los visitantes a tu sitio dependiendo de su comportamiento.
• Permite que tú mismo establezcas las reglas de automatización de procesos.

Aunque se le relaciona más como una herramienta de automatización de correos electrónicos para generar campañas de email marketing, cuenta con funciones propias de un CRM para programar distintas actividades y generar una experiencia de cliente enfocada en resultados específicos. 

4. Sugar Sell

Precio: opción gratuita y planes desde 49 EUR al mes

Idiomas disponibles: inglés, español, francés, italiano, alemán, chino y japonés

Características principales

• Está impulsado por un motor de IA que aprende el manejo de tus clientes.
• Gran capacidad de predicción que permite filtrar y calificar leads.
• Es una herramienta diseñada para actualizar los datos de contacto gracias a sus recursos de insight.

Sugar Sell es la plataforma de automatización de ventas, intuitiva y fácil de usar, mediante la cual las empresas pueden rastrear, medir y monitorear a sus clientes potenciales. 

Esa plataforma se ha enfocado en empresas pequeñas o negocios B2B cuya operación no es compleja. Ofrece una solución de automatización de marketing, que al ser utilizada por el equipo de ventas ahorra mucho tiempo en la ejecución de ciertas tareas.

5. Act-On

Precio: planes desde 900 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés, español y otras opciones

Características principales

• Ideal para estrategias de ventas que están integradas al marketing.
• Ofrece herramientas prediseñadas para la programación de tareas.
• Cuenta con una interfaz simple y amigable con el usuario para el manejo de workflows y de rutas de compra.

Es una herramienta de automatización que busca crear una experiencia más activa y rápida. Se enfoca en el cliente potencial a través de la programación de actividades específicas de acuerdo con la operación de cada organización y aprovecha cada punto de contacto con el cliente para implementar una automatización. 

Utiliza un modelo de precios por contactos activos para ajustarse a las necesidades y presupuestos de cada compañía.

6. Marketo Engage

Precio: disponibles a través de un gestor de ventas

Idiomas disponibles: inglés, español y otras opciones

Características principales

• Tiene un enfoque integral que contempla marketing, ventas y seguimiento del cliente.
• Es una herramienta ideal para generar reportes de forma automática mediante su sistema de sales insight.
• Segmenta tus contactos mediante un potente IA predictivo. 

Es una plataforma muy versátil, para la automatización de ventas que permite crear relaciones más sólidas y seguimiento de prospectos más precisos mediante la segmentación de listas de contacto que se nutren automáticamente, de acuerdo con  la interacción de cada prospecto con la marca en los diferentes puntos de contacto.

Es útil para automatizar campañas de email y organización de eventos. Su análisis de ventas es una de sus grandes ventajas.

7. Oracle Eloqua

Precio: disponible a través de un gestor de ventas

Idiomas disponibles: inglés, español y otras opciones

Características principales

• Es una plataforma ideada para negocios B2B.
• Permite crear campañas de marketing y ventas adaptativas de acuerdo con el comportamiento de los clientes. 
• Su motor de inteligencia avanzada puede personalizar las comunicaciones, mediante SMS y correo electrónico con el cliente.

Esta herramienta de automatización busca ofrecer una experiencia más personalizada en todos los momentos del proceso de ventas. Tiene una gran capacidad de integración y servicios. Su operación se basa en gran medida en la nube, con la que se pueden acelerar los procesos de ventas. 

Además ofrece la posibilidad de hacer pruebas con campañas antes de que se lancen, lo cual es de mucha ayuda tanto para los equipos de marketing como de ventas. 

8. Pardot

Precio: opción gratuita y planes desde 25 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés, español y otras opciones

Características principales

• Cuenta con su propio algoritmo de IA, Einstein GPT, que personaliza el trato con el cliente y ayuda a elevar su satisfacción.
• Ideal para el control de procesos mediante una interfaz diseñada para gerentes.
• Gran libertad de automatización; incluso para el cierre de tratos y convenios.

Esta plataforma centrada en negocios B2B busca acelerar el proceso de venta mediante la programación de actividades de seguimiento y respuesta, además de soluciones que permiten optimizar las campañas. 

Posee una interfaz simple e intuitiva, además de que se enfoca en la gestión de clientes potenciales de manera flexible, entendiendo la operación de cada organización. 

9. SharpSpring

Precio: opción gratuita y planes desde 18 USD al mes

Idiomas disponibles: inglés, español, francés, italiano, alemán y portugués

Características principales

• Cuenta con una interfaz de automatización simple, que opera como un workflow.
• Califica a los leads automáticamente de acuerdo con su comportamiento.
• Ideal para la segmentación de clientes y la generación de buyer personas. 

Esta herramienta es muy sencilla de usar precisamente porque está enfocada en empresas pequeñas. Es excelente para una pyme, pues su operación no es compleja y pueden programarse fácilmente distintas actividades para ahorrar tiempos y generar campañas.

Una de sus características es la posibilidad de ir moviendo un lead en las distintas etapas del ciclo de ventas, por lo que puede detectar los prospectos mejor calificados para enfocarse en ellos. 

Aunque esa facilidad suele ser un factor en contra cuando los negocios avanzan y crecen, porque ya no pueden escalar más en esta plataforma.

10. Efficy

Precio: opción gratuita y planes desde 25 EUR al mes

Idiomas disponibles: inglés, español y otras opciones

Características principales

• Alto nivel de automatización, que permite que elijas qué tareas quieres que realice su programa.
• Integración con herramientas de asistencia para la generación de leads y prospección.
• Puedes delegar el control de tus agendas a esta plataforma, con la certeza de que no se perderá ningún dato ni evento.

Destaca por su flexibilidad y una interfaz que permite personalizar cada módulo para generar una experiencia única en la operación de una compañía en particular, de tal forma que pueda adecuarse a los procesos, equipos y proyectos de cada negocio. 
 
En su versión de entrada permite centralizar todo el conocimiento del cliente y estandarizar la visión del cliente en 360°. 

A continuación te dejamos 6 ejemplos de empresas que aplicaron la automatización de ventas y obtuvieron resultados exitosos

1. Jeeves

Jeeves es una empresa mexicana con presencia en Estados Unidos, Europa y otros países de América Latina, que ofrece una plataforma de gestión financiera, control de pagos y administración de capital. Debido a su gran presencia internacional, esta compañía buscaba un sistema que le permitiera tener el control de operaciones en más de 200 países, estar disponible a cualquier hora y optimizado para asegurar los datos de sus usuarios.

Para lograr sus objetivos la empresa recurrió a Sales Hub de HubSpot, diseñada para automatizar procesos manuales de una forma confiable y segura. Uno de los problemas que solucionaron mediante la adopción de estrategias de automatización fue la falta de un sistema de control de gestiones con el cliente, así como un proceso estandarizado de compra.

La automatización permitió que homogeneizaran sus procesos y que tuvieran una buena visibilidad de todos los pasos que han seguido sus clientes, sin la necesidad de un monitoreo manual. Esto ha reducido sus gastos y ha mejorado el servicio que ofrecen a sus clientes. 

2. Red Points

Red Points es una empresa que inició como una start up y se ha convertido en un gran negocio al ofrecer una solución de protección de marca online. Gran parte de su crecimiento se debe a que desde el origen de la compañía utilizaron herramientas de automatización para generar campañas de email, hacer seguimientos y optimizar procesos, tanto internos, como relacionados con la búsqueda de mejores prospectos. 

Con ese tipo de acciones, que implican la automatización de sus áreas de marketing y ventas, lograron cuadriplicar el tráfico a su sitio web y triplicar el número de oportunidades de venta.

A través de un software de automatización pudieron ampliar su base de datos, así como su segmentación; esto les permitió generar campañas específicas para cada segmento. Asimismo redefinieron sus flujos de trabajo y procesos.

Otros de sus logros fueron la reducción de la tasa de pérdida de suscriptores y la mejora de su promedio de cierre de ventas.

3. Renault Colombia

Las agencias de automóviles suelen tener diversos puntos de contacto con sus clientes, además de que realizan esfuerzos de marketing y publicidad por distintos canales. Sin una adecuada estrategia que permita un seguimiento, podrían desperdiciar tiempo y recursos al no lograr suficientes cierres de ventas.

Así lo detectó Renault en Colombia; por ello se hizo valer del machine learning y la automatización para vincular todos esos esfuerzos con una estrategia de seguimiento que no dejara escapar a ningún visitante. Así podrían convertirlos en prospectos y después llevarlos a ser clientes. 

Esta marca logró optimizar sus procesos y automatizó muchas actividades de respuesta alineadas al cierre. Además, ofrecía un test drive online que los ponía en contacto con un concesionario y podían descargar los catálogos digitales. El seguimiento eficiente de esas conversiones dio resultado, como lo muestra el incremento de más de 250 % de las conversiones de su test drive.

4. Kubo Financiero 

Este es un caso de éxito específico de HubSpot. La empresa Kubo Financiero necesitaba incrementar las tasas de conversión de su embudo de marketing (desde visitas hasta oportunidades de venta), para cumplir con sus objetivos comerciales.

Significaba todo un reto por la compleja operación de esta organización, que brinda préstamos e inversiones para que los emprendimientos se desarrollen. A través de la solución integral que ofrece HubSpot, el desafío se cumplió y se superaron las expectativas porque realmente cambiaron todo el modo de accionar de la empresa en marketing, ventas y servicio al cliente.

El cambio crucial fue la automatización, con la que se logra una mejor operación, seguimiento y generación de leads. La integración del software de HubSpot les permitió tener acceso y visibilidad a toda la información de su ciclo de ventas y las tasas de conversión, además de segmentar sus campañas para la audiencia adecuada e implementar un blog con contenido de calidad, que les permitió aumentar el tráfico a su página web.

5. General Electric Healthcare

La división de salud de General Electric se ha valido de plataformas de automatización para sus áreas de marketing y ventas para alinear sus objetivos y optimizar acciones que les permiten personalizar su mensaje, dar seguimiento y brindar respuestas.

Con esto aumentaron su nivel de comunicación, la generación de prospectos y la conversión a clientes, ya que lanzan campañas específicas para cada cliente potencial durante todo el proceso de compra. 

Además, con la experiencia de respuesta generada, esta organización ganó una percepción positiva de marca y un mejor posicionamiento dentro de su sector.  

6. Expedia

Expedia se mueve en la industria turística proporcionando opciones de viajes que se ajusten a cada tipo de segmento, intereses y presupuestos; esto significa un gran reto para llegar a una audiencia tan diversa.

Esta compañía ha sido un caso exitoso de automatización enfocada en campañas de mailing, pues ha utilizado las plataformas de automatización para la gestión optimizada de sus listas de contacto, la nutrición de leads y el envío de mensajes por mail personalizados de acuerdo con los intereses de cada contacto (ya sea por mail de recordación, newsletter o mails directos con alguna campaña específica). 

También se ha visto beneficiada por la automatización en otras áreas de su proceso de ventas. Lo que ha logrado un aumento de su base de contactos con prospectos mejor calificados, mayor seguimiento y una comunicación más efectiva con su audiencia.

Con la automatización de ventas puedes lograr mucho más de lo que sueles hacer en tus mejores días. Implementa estas herramientas y deja que los resultados hablen por sí mismos.