Automatización de ventas: cómo incrementar tus ventas con menos esfuerzo

La frase "la automatización de ventas puede ser la respuesta a todos tus problemas de ventas" no es del todo cierta; sin embargo, implementar la automatización en las ventas te ayudará a agilizar procesos, mejorar el seguimiento y ahorrar un tiempo valioso.

Piensa en algunos escenarios o situaciones que te ha tocado vivir en tu día a día. Por ejemplo, alguna vez:

• ¿Perdiste un trato porque olvidaste hacer un seguimiento?
• ¿Pasaste valiosos minutos agregando oportunidades o clientes potenciales a tu CRM?
• ¿Pasaste por alto un problema en tu proceso de ventas durante un tiempo muy largo?
• ¿Manejaste a tus clientes potenciales organizándolos por orden alfabético, en lugar de contar con un mejor criterio?
• ¿Perdiste media hora revisando archivos para encontrar la plataforma específica o el testimonio de un cliente que necesitabas?

Si te identificas con cualquiera de los casos anteriores, o con todos, implementar una automatización de ventas puede convertirse en una gran estrategia para ti. Esta guía te brinda un panorama de la automatización de ventas y las diferentes herramientas con las que puedes potenciar el rendimiento de todas las personas en tu departamento de ventas.

¿Para qué sirve la automatización de ventas?

La automatización de ventas beneficia a tu negocio y, de forma directa, a tu equipo de ventas. Con la automatización de ventas aumentas la productividad y el rendimiento de tus representantes de ventas, además de otras ventajas como:

• Incremento de la eficiencia de tus procesos
• Mejora de la precisión y aceleración tus procesos de ventas
• Aumento de probabilidades de que tus prospectos de ventas no se pierdan
• Agilización de la calidad de tus tareas de ventas
• Reducción del tiempo de respuesta, lo que puede aumentar la satisfacción del cliente
• Mantenimiento de los datos de ventas consistentes en toda tu organización de ventas
• Implementación del uso eficiente de recursos (como un pequeño equipo de ventas o un presupuesto) que de otro modo podrían ser malgastados.

El peligro de la automatización de ventas

Claro que como con todo, la automatización de ventas puede convertirse en algo negativo. No querrás automatizar todos los aspectos de tu proceso de ventas, porque entonces se sentirá completamente robótico, lo cual será percibido por los clientes potenciales. Como ser humano agregas elementos críticos e insustituibles a tus acuerdos que no debes olvidar ni dejar de lado.

Si estás enviando miles de correos electrónicos automatizados o utilizando un marcador automático, es momento de que cambies tu estrategia.

A los prospectos no les agrada ser empujados en el ciclo de ventas a través de máquinas que suelen ser poco flexibles. Nunca obtendrás altas tasas de conversión con estas tácticas y, lo que es peor, tu empresa ganará una reputación indeseable.

Automatización de procesos de ventas para agilizar las tareas de la fuerza de ventas

Puedes aplicar la automatización de ventas en varios pasos de tu proceso de ventas para que tus representantes puedan concentrarse menos en las tareas administrativas y repetitivas y dispongan de más tiempo para conectar y vender a sus prospectos y clientes. La automatización también garantiza que su proceso de ventas sea ágil y uniforme.

El proceso de ventas de tu equipo es un activo importante, lo estableces para que haya un flujo de acciones que seguir; un proceso de ventas también facilita la identificación de los puntos a mejorar. El software de automatización de ventas solo hace que dicho proceso de ventas sea más sólido al optimizar la calidad de ciertas tareas y liberar tiempo y energía para dedicar a la prospección, así como al cuidado y atención necesarios para la conversión de clientes potenciales.

CRM de automatización de ventas

Existe un tipo de software de automatización de ventas que es particularmente importante: tu herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM).

Un CRM es una pieza fundamental para armar tu rompecabezas de automatización de ventas. Es como si fuera el centro de la rueda: sostiene y mueve los radios para que la rueda misma se mueva en la dirección correcta. Sin un CRM sólido, muchas de las responsabilidades de automatización de ventas pueden fracasar.

El CRM gratuito de HubSpot es todo lo que tu organización de ventas necesita para la gestión de relaciones con los clientes y la automatización de ventas. Con HubSpot CRM puedes organizar, rastrear y nutrir fácilmente a tus clientes potenciales y clientes existentes. El CRM en sí tiene tareas de automatización, como registrar la actividad de los clientes potenciales, el alcance de los representantes y los datos e información de contacto.

También alimenta con datos a otras herramientas y software de automatización de ventas que usan tus representantes y gerentes.

Software de automatización de ventas para tu equipo de representantes

Los representantes de ventas tienen una multitud de responsabilidades diarias. Estos aspectos de la automatización de ventas ayudarán especialmente a los representantes a tener un mejor desempeño.

Prospección

¿Realizas constantemente las mismas búsquedas en LinkedIn? Hay una mejor estrategia. Si tienes una cuenta de LinkedIn Premium o Sales Navigator puedes configurar un filtro personalizado usando una combinación de criterios (por ejemplo, «CMO y Buenos Aires»). 

Elige recibir alertas por correo electrónico todos los días, cada semana o cada mes. De esta manera, recibirás una lista previamente calificada de prospectos de forma recurrente sin mover un dedo. Además, LinkedIn solo te envía perfiles nuevos, así que no tendrás que preocuparte por ver los mismos nombres una y otra vez.

El uso de una herramienta de información destacada que se aloja en tu correo electrónico también te permitirá ahorrar mucho tiempo. La herramienta «Perfiles en Bandeja de Entrada», de HubSpot Sales, extrae detalles de los registros de CRM de tu cliente potencial, los perfiles de redes sociales y la empresa, para que puedas ver todo lo que necesitas enviar para crear un correo electrónico a la medida. No será necesario abrir un millón de pestañas para descubrir sobre qué tuitean, el título de su trabajo o incluso la última página en la que realizaron una conversión.

Enriquecimiento de leads

El conocimiento es poder. Cuanta más información tengas sobre el tamaño de la empresa, la industria y las soluciones de tu cliente potencial (así como sus responsabilidades, presencia en las redes sociales, proveedores actuales, etc.) más fácil será conectarte con éxito con él y ganar su confianza.

Ahí es donde entran en juego las herramientas de enriquecimiento de clientes potenciales como LeadSpace y LeadGenius. Estas recopilan información de cientos o miles de fuentes de datos para brindarte un perfil completo y actualizado de tu cliente potencial.

Creación de contactos y acuerdos

Si aún estás agregando nuevos contactos y oportunidades a tu CRM manualmente, tenemos buenas noticias: hay una mejor estrategia.

Primero, configura flujos de trabajo con tu software de marketing para crear y editar automáticamente registros de clientes potenciales que cumplan con ciertos criterios. Por ejemplo, tal vez deseas definir un cliente potencial como calificado si tiene ciertos estudios, un rol determinado en su empresa, si ha visto un video de producto o si ha visitado tu página de precios.

En segundo lugar, asegúrate de integrar tus diversas fuentes de clientes potenciales a tu CRM. Pueden ser participantes de seminarios web, encuestados, nuevos suscriptores de correo electrónico, asistentes a eventos, provenientes de anuncios de clientes potenciales de Facebook, etc. Si una integración nativa no está disponible, usa Zapier (una herramienta que conecta sin problemas tus aplicaciones).

Plantillas de correo electrónico

Por lo general los correos electrónicos de prospección, confirmación de reuniones y seguimiento no varían mucho. Para aumentar las tasas de respuesta, es recomendable que personalices entre 30 y 50% del contenido, pero no más. (Nuestros datos realmente muestran que hay rendimientos decrecientes más allá de este punto.)

Evita copiar y pegar mensajes (o incluso de manera menos eficiente: escribir las mismas oraciones básicas una y otra vez) para crear plantillas de correo electrónico. Es mejor si escribes versiones maestras de los correos electrónicos que envías regularmente a los clientes potenciales y luego los guardas como plantillas.

Puedes personalizarlos rápidamente para el destinatario y la situación específica cuando necesites enviarlos. La función Plantillas en HubSpot Sales incluso te permite agregar tokens de personalización para que detalles como el nombre del cliente potencial, la empresa y el cargo se completen automáticamente.

Automatización de correo electrónico de ventas

¿Qué sucede si deseas enviar varios correos electrónicos consecutivos a un cliente potencial, asumiendo que no responden al primero? La función Secuencias en HubSpot Sales te permite hacer exactamente eso. Puedes crear una campaña de correo electrónico personalizada para el cliente potencial eligiendo cuándo se enviará, y agregar tokens de personalización para los detalles de la empresa y de contacto.

Finaliza la personalización con algunos detalles únicos para que tus mensajes conserven un estilo humano y selecciona que los mensajes se detengan cuando el cliente potencial te responda.

Programación de reuniones

El proceso de programar una conversación con un prospecto puede sentirse como un rally de tenis: envías una fecha y hora, regresa con una fecha y hora diferente, envías otra... no solo acaba con el impulso del trato, también es totalmente ineficiente.

Con una herramienta de programación de citas y reuniones puedes ir directamente a partir de «¿Quiere ver una demostración?» para conseguir un espacio en el calendario. Simplemente envías al prospecto un enlace a su agenda, son ellos mismos quienes pueden elegir cualquier horario abierto que les convenga.

HubSpot Reuniones es una excelente opción para esto, ya que creas automáticamente un registro para nuevos contactos en tu CRM cuando un cliente potencial reserva una reunión.

Sin embargo, existen otras opciones para optimizar este aspecto si estás buscando una herramienta independiente; dos de ellas son Calendly o Arrangr.

Llamadas de ventas

La autorreflexión es una parte importante para subir el nivel, pero seamos honestos: dada la opción entre escuchar y revisar tu última llamada y recibir otra, siempre elegirás la última. Gracias a las nuevas herramientas de inteligencia de conversación, puedes ver rápidamente resúmenes de todas tus llamadas, tanto transcritas como analizadas.

Plataformas como Gong, Wingman, Avoma y Chorus extraen piezas clave de tus conversaciones (como qué temas cubrieron, los elementos de acción que discutieron y qué competidores surgieron) e incluso te brindan información sobre oportunidades calificadas realizadas con sistemas de inteligencia artificial. 

Automatización de la gestión de acuerdos

Obtienes el correo de voz de un cliente potencial: registras el intento en tu CRM. Llamas dos días después y te comunicas con ellos: registras la conversación en tu CRM. Les envías un correo electrónico de seguimiento: registras el mensaje en tu CRM.

Probablemente te estés cansando tan solo con leer esto. Automatizar la actividad relacionada con los acuerdos es una de las primeras cosas que te conviene hacer para evitar realizar tareas repetitivas y tediosas que gastan tiempo y valiosa energía. Busca una herramienta que registre tus llamadas, reuniones y correos electrónicos como HubSpot Sales. Con esta herramienta de HubSpot puede incluso registrar cuándo los prospectos abren tu correo electrónico, si hacen clic en los enlaces que enviaste o si descargan los documentos que adjuntaste en un mensaje.

Propuestas

No es necesario redactar una propuesta o cotización copiando y pegando los detalles relevantes de tus correos electrónicos, notas y CRM. Herramientas como PandaDoc y ClientPoint se integran a tu CRM para que cuando crees una cotización, los puntos clave se transfieran automáticamente, como la información del cliente, los detalles del producto y el precio. 

Por lo general, también puedes configurar recordatorios programados. De esa manera, no tendrás que molestar a los prospectos para que firmen, ya que tu herramienta lo hará por ti.

¿Quieres asegurarte que tu gerente o equipo legal revise el contrato primero? Configura un flujo de trabajo interno automatizado en tu CRM para que las partes interesadas adecuadas puedan firmar antes de que se envíe al comprador.

Automatización de ventas para gerentes

Los gerentes de ventas tienen un conjunto de responsabilidades de ventas completamente diferente al de los representantes. Revisamos a continuación esas responsabilidades y cómo se benefician en términos de automatización de ventas.

Reportes

Si lideras un equipo de ventas, es posible que dediques una hora (o más) al día a crear informes manualmente y luego hacer capturas de pantalla o adjuntarlos a correos electrónicos.

Existe una forma mucho más sencilla de mantener informado y motivado a tu equipo. Utiliza tu CRM para crear informes automatizados de correo electrónico. Por ejemplo, podrías enviar una evaluación de desempeño diaria a tus vendedores y un informe de ingresos semanal al director de ventas. También puedes utilizar una herramienta de automatización de informes como QuarterOne.

Rotación de leads

La asignación manual de clientes potenciales consume un tiempo y ancho de banda preciosos. Tienes mejores cosas que hacer; además, existe el peligro de que una ventaja se escape por las grietas, lo que definitivamente no ayudará a tu equipo a alcanzar la cuota.

Utiliza un rotador automático, o tu CRM, para asignar clientes potenciales por territorio geográfico, tamaño de la empresa, vertical o una combinación de criterios. Si la estrategia que manejan en tu empresa es más libre, automatiza este proceso con base en el número de leads y representantes que tienes.

Lead scoring o calificación de leads

¿Quieres mantener a tus representantes enfocados en las mejores oportunidades? Utiliza un sistema automatizado de calificación de leads. El sistema de lead scoring utiliza datos demográficos y de comportamiento para determinar qué tan calificado está lead, de modo que los vendedores sepan exactamente qué clientes potenciales priorizar.

Hay algunas cosas a considerar antes de invertir en este tipo de herramienta. En primer lugar, necesitas suficientes clientes potenciales para puntuar, lo que significa que si tus representantes siempre están pidiendo más clientes potenciales, probablemente sea mejor centrarse en la generación de clientes potenciales.

Tener suficiente información también es crucial. Y debe ser la información correcta. Desde formularios de captura de clientes potenciales y herramientas de enriquecimiento de datos hasta comportamiento en línea y correo electrónico y participación social, hay diversas fuentes para extraer esa información.

Para que puedas llevar a cabo cualquiera de las automatizaciones de las que te acabamos de hablar, te dejamos una lista con 10 herramientas de automatización para tu área de ventas.

1. Sales Hub

Es la suite de soluciones de automatización de ventas de HubSpot con la que puedes automatizar diversas actividades como las listas de contacto, envío de mails y seguimientos mediante workflows, la programación de reuniones, nutrición de leads, propuestas, acuerdos y muchas otras.

Una de las grandes ventajas de esta suite es que forma parte integral de un CRM más completo con el que se vinculan las áreas de marketing, ventas y servicio, automatizando acciones que elevan y potencializan la operación de cualquier negocio.

Además permite la integración de otras plataformas y software para que tengas un control total de toda tu actividad. Es una plataforma enfocada en todo tipo de negocios con una gran versatilidad y posibilidad para ir escalando de acuerdo con las necesidades de cada empresa. 

Con Sales Hub el equipo de ventas optimizará su funcionamiento y se reflejará directamente en los resultados. Las opciones van desde un plan gratuito hasta niveles de pago con base en lo que requiera tu organización.

El efecto que produce esta integración de la información y actividad de crecimiento en un solo lugar ofrece múltiples posibilidades de automatización creativa, que sería difícil o imposible de implementar si utilizaras herramientas diferentes para cada aspecto.

2. Sendinblue

Se trata de un software de automatización bastante flexible que integra las áreas de marketing y servicios. Su misión es impulsar los negocios mediante la programación de actividades que permitan convertir y vender. 

La plataforma tiene una opción sin costo y va subiendo de nivel conforme a los distintos esquemas de pago que ofrece; esto permite que cuando la operación de un negocio incrementa sus necesidades, la plataforma pueda seguir siendo de utilidad. Ha sido muy popular en España y entre sus características permite implementar campañas de SMS.

3. ActiveCampaign

Aunque se le relaciona más como una herramienta de automatización de mails para generar campañas de email marketing, cuenta con funciones propias de un CRM para programar distintas actividades y generar una experiencia de cliente enfocada en resultados específicos. 

Sus costes inician en los 9 USD al mes (en un plan de pago anual) que ofrecen hasta 500 contactos por operación. 

4. Sugar Sell

Sugar Sell es la plataforma de automatización de ventas mediante la cual las empresas pueden rastrear, medir y monitorear a sus clientes potenciales. Es una solución de Sugar Market, que antes se conocía como SalesFusion. 

Esa plataforma se ha enfocado empresas pequeñas medianas o negocios B2B cuya operación no alcanza un nivel complejo. Para todas estas compañías ofrece una solución de automatización de marketing, que al ser utilizada por el equipo de ventas ayuda mucho en el ahorro de tiempo en ciertas tareas.  

La herramienta es intuitiva y fácil de usar, presenta un esquema de pago con varios niveles. La primer cuota es de 1.000 USD por mes y ofrece la posibilidad de manejar hasta 10.000 contactos. 

5. Act-On

Es una herramienta de automatización que busca crear una experiencia más activa y rápida. Se enfoca en el cliente potencial a través de la programación de actividades específicas de acuerdo con la operación de cada organización y aprovecha cada punto de contacto con el cliente para implementar una automatización. 

Utiliza un modelo de precios por contactos activos para ajustarse a las necesidades y presupuesto de cada compañía con precios desde los 900 USD al mes. 

6. Marketo Engage

Se ha vuelto una plataforma muy versátil, utilizada por organizaciones de todos los tamaños. Para la parte de automatización de ventas permite relaciones más sólidas y seguimientos de prospectos más precisos. Todo esto se logra mediante la segmentación de listas de contacto que se nutren automáticamente, de acuerdo con cómo cada contacto va llegando o interactuando con la marca en los diferentes puntos de contacto.

Se ha vuelto popular para automatizar campañas de email y organización de eventos. Su análisis de ventas es una de sus grandes ventajas. Cuenta con planes de pago que van desde 25 usuarios y un precio con base en la operación de cada organización.

7. Oracle Eloqua

Esta herramienta de automatización busca diferenciarse al ofrecer una experiencia más personalizada en todos los momentos del proceso de ventas. Al ser un producto de Oracle tiene una gran capacidad de integración y servicios. Su operación se basa en gran medida en la nube, con la cual se enfocan en acelerar los procesos de ventas. 

Algo que les ha ayudado a posicionarse es la posibilidad de hacer pruebas con campañas antes de que se lancen, lo cual es de mucha ayuda tanto para los equipos de marketing como de ventas. 

8. Pardot

Esta plataforma centrada en negocios B2B busca acelerar el proceso de venta mediante la programación de actividades de seguimiento y respuesta, además de soluciones que permiten la optimización de las campañas. 

Se ha vuelto un software popular por la interfaz simple e intuitiva, además de que se enfoca en la gestión de clientes potenciales de manera flexible, entendiendo la operación de cada organización. Presenta diferentes niveles de pago desde 1.250 USD por mes, cuota con la que existe la posibilidad de manejar hasta 10.000 contactos facturados anualmente.

9. SharpSpring

Esta herramienta es muy sencilla de usar precisamente porque está enfocada en empresas pequeñas. Es excelente para una pyme pues su operación no es compleja y pueden programarse fácilmente distintas actividades para ahorrar tiempos y generar campañas.

Una de sus características es la posibilidad de ir moviendo un lead en las distintas etapas del embudo y ventas, por lo que puede detectar a los prospectos mejor calificados para enfocarse en ellos. 

Aunque esa facilidad suele ser un factor en contra cuando los negocios avanzan y crecen, porque ya no pueden escalar más en esta plataforma. Sus planes van desde los 550 USD por mes que permiten un manejo de hasta 1.500 contactos.

10. Efficy

Esta plataforma presenta un enfoque vertical del CRM, para proponer soluciones personalizadas que se adaptan a cada tipo de organización. 

Destaca por su flexibilidad y una interfaz que permite personalizar cada módulo para generar una experiencia única en la operación de una compañía en particular, de tal forma que se pueda adecuarse a los procesos, equipos y proyectos de cada negocio. 
 
En su versión de entrada permite centralizar todo el conocimiento del cliente y estandarizar la visión del cliente en 360° por 69 USD por usuario al mes. 

A continuación te dejamos 5 ejemplos de empresas que aplicaron la automatización de ventas y obtuvieron resultados exitosos

1. Red Points

Red Points es una empresa que inició como una start up y se ha convertido en un gran negocio al ofrecer una solución de protección de marca online. Gran parte de su crecimiento se debe a que desde el origen de la compañía utilizaron herramientas de automatización para generar campañas de mail, hacer seguimientos y optimizar muchos de sus procesos, tanto internos como en la búsqueda de sus mejores prospectos.  

Con ese tipo de acciones, que implican la automatización de sus áreas de marketing y ventas, lograron cuadriplicar el tráfico a su sitio web y triplicar el número de oportunidades de venta.

A través de un software de automatización pudieron ampliar su base de datos, así como la segmentación de la misma, lo que les permitió generar campañas específicas para cada segmento. Asimismo redefinieron sus flujos de trabajo y procesos.

Otros de sus logros fueron la reducción de la tasa de pérdida de suscriptores y la mejora de su promedio de cierre de ventas.

2. Renault Colombia

Las agencias de autos suelen tener diversos puntos de contacto con sus clientes, además de que realizan esfuerzos de marketing y publicidad por distintos canales. Sin una adecuada estrategia que permita un seguimiento, podrían desperdiciar tiempo y recursos si no logran suficientes cierres de ventas.

Así lo detectó la marca Renault en Colombia, por ello se hizo valer del machine learning y la automatización para vincular todos esos esfuerzos hacia una estrategia de seguimiento que no dejara escapar a ningún visitante. Así podrían convertirlos en prospectos y después llevarlos a ser clientes. 

Esta marca logró optimizar sus procesos y automatizó muchas actividades de respuesta alineadas a una gran acción que sería tener a los clientes a un paso del cierre. Además de que era una forma fácil de obtener los datos de una persona, ofrecía un test drive online que los ponía en contacto con un concesionario y podían descargar los catálogos digitales.

El seguimiento eficiente de esas conversiones dio resultado como lo muestra el aumento de más de 250% de las conversiones de su test drive.

3. Kubo Financiero 

Este es un caso de éxito específico de HubSpot. La empresa Kubo Financiero necesitaba incrementar las tasas de conversión de su embudo de marketing (desde visitas hasta oportunidades de venta) para cumplir con sus objetivos comerciales.

Significaba todo un reto por la operación compleja de esta organización, que ofrece soluciones de préstamos e inversiones para que los negocios se desarrollen. A través de la solución integral que ofrece HubSpot el desafío se cumplió y se superaron las expectativas porque realmente se integró a su sistema: cambiaron todo el modo de accionar de la empresa en marketing, ventas y servicio al cliente.

El cambio crucial fue la automatización, con la que se logra una mejor operación, seguimiento y generación de leads. La integración del software de HubSpot les permitió tener acceso y visibilidad a toda la información de su embudo y las tasas de conversión, además de segmentar sus campañas para la audiencia adecuada e implementar un blog con contenido de calidad que les permitió aumentar el tráfico a su página web.

4. General Electric Healthcare

La división de salud de General Electric se ha valido de plataformas de automatización que integran sus áreas de marketing y ventas para alinear sus objetivos y automatizar acciones que les permiten personalizar su mensaje, seguimiento y respuestas.

Con esto aumentaron su nivel de comunicación, la generación de prospectos y la conversión a clientes, ya que lanzan campañas específicas para cada cliente potencial en todo el proceso de compra. 

Además, con la experiencia de respuesta que ha generado, esta organización ganó en percepción positiva de marca y posicionamiento dentro de su giro industrial.  

5. Expedia

Expedia se mueve en la industria turística proporcionando opciones de viajes que se ajusten a cada tipo de segmento, intereses y presupuestos, lo que significa un gran reto para poder hablar y llegar a una audiencia tan diversa.

Esta compañía, que pertenece al Expedia Group, ha utilizado las plataformas de automatización para la gestión optimizada de sus listas de contacto, la nutrición de leads y el envío de mensajes por mail personalizados de acuerdo con los intereses de cada contacto (ya sea por mail de recordación, newsletter o mails directos con alguna campaña específica). 

Ha sido un caso exitoso de automatización enfocada en campañas de mailing, pero también en otras áreas de su proceso de ventas se ha visto beneficiado por la automatización. Lo que han logrado es un aumento de su base de contactos con prospectos mejor calificados, mayor seguimiento y una comunicación efectiva con su audiencia. 

Con la automatización de ventas de tu lado, puedes lograr más en un día de lo que sueles hacer en tus mejores días. Implementa estas herramientas y deja que los resultados hablen por sí mismos.