Los 4 roles que potencian el crecimiento de tu equipo de ventas

Los equipos de ventas son muy diferentes en cada empresa. Si a esto le añades factores como el tipo de industria, producto o la manera que realizan transacciones, la fórmula se complica. O al menos eso es lo que la mayoría de la gente piensa sobre la fuerza de ventas.

Gracias a la digitalización del trabajo, se transfirieron a los ordenadores actividades mecánicas, lo cual dejó el campo libre para una mejor administración de los colaboradores, enfocada en destacar sus roles y habilidades.

Las compañías cada vez más organizan mejores equipos de ventas con un alto nivel de productividad, sin embargo, aún hay mucho por hacer en América Latina y España. El mercado, a lo largo del tiempo, ha adquirido características propias, a las cuales debe ajustarse la estructura del departamento de ventas.

En este artículo, te decimos cómo se conforma esta área, qué elementos optimizan y potencian las capacidades de los vendedores, al tiempo que te damos consejos para que puedas mejorar tu negocio.

Cuál es el rol de un equipo de ventas

Ya sea que proporciones algún tipo de servicio u ofrezcas un producto, es necesario que pienses tu empresa como «un ser de tres cabezas» que representan las funciones que desempeñas en tu negocio: la generación del objeto o servicio a vender, la administración general del negocio y la venta a público. Por supuesto, puedes disponer de más departamentos, pero estos tres aspectos son esenciales para conformar una compañía.

Sin ventas, en otras palabras, sin un ingreso monetarios constante, tu organización solo crearía deudas y compromisos por pagar que consumirían el capital. Por ello, el equipo de ventas es tan importante, ya que su papel es garantizar la existencia de un flujo de efectivo que permita la existencia del negocio desde un punto de vista comercial. En resumen, sin ventas, no hay empresa.

Los 4 roles con los que debe contar tu equipo de ventas

A continuación, te presentamos las mejores prácticas y algunas ideas sobre los roles que le permitirán a cualquier empresa permanecer y crecer en el mercado.

1. Líder de ventas

Los encargados de liderar a los colaboradores del equipo de ventas se encargan de actividades como:

• Acompañar a los representantes de ventas en su proceso de aprendizaje.
• Organizar y distribuir el trabajo.
• Brindar una perspectiva estratégica de lo que desea la compañía a nivel regional.
• Implementar esa estrategia a nivel de piso, con los colaboradores, sin descuidar sus necesidades como profesionistas.

Características de un líder de ventas

• Ser un buen estratega y administrador.
• Tener visión a largo plazo sobre las estrategias de la compañía.
• Ser capaz de implementar dichos planes a nivel del área de ventas.
• Comprender las fortalezas y debilidades de su equipo.

Un buen líder no necesariamente tiene que haber sido un buen vendedor. Este es un error común: cuando se abre una vacante así, la mayoría de las empresas miran al vendedor estrella y piensan que tiene un futuro brillante como líder del equipo e gerente de ventas. No dudamos de que en algunos casos sea así, pero son excepciones y estas no hacen grandes empresas.

Ahora, pasemos a los representantes de ventas. Hablaremos en orden descendente, aunque esto no significa que su importancia sea proporcional a esta organización, pues sin importar qué actividades desempeñan las personas en la empresa, todas son vitales.

2. Representante de ventas que se dedica a vender de cara al cliente potencial

Este miembro del equipo es el encargado de llevar a cabo el proceso de ventas desde que se considera a un lead como un prospecto valioso para la compañía.

Características de un representante de ventas

Para lograr su trabajo, necesita contar con ciertas habilidades:

• Tener disposición para recibir coaching del líder de ventas.
• Estar enfocado en los resultados, en este caso, las cuotas.
• Ser determinado en su vida profesional con el objetivo de alcanzar sus metas.
• Ser proactivo y meticuloso en el trabajo.
• Aplicar los aprendizajes en situaciones reales a futuro.
• Tener un gusto por superar sus marcas, pase lo que pase.

3. Asistente del representante de ventas 

Un asistente del representante de ventas es un profesional del equipo con menos experiencia en el trato directo con el cliente. Su trabajo consiste en prospectar a los leads que llegan a la base de datos de la empresa para valorar su viabilidad como clientes. En caso de que su evaluación sea positiva, tiene que transferir la información del lead al representante de ventas, quien se encarga del proceso de venta.

Hay organizaciones donde le asignan a este rol la responsabilidad de realizar la primera llamada telefónica antes de transferir la cuenta al representante. En otras ocasiones, el asistente de prospección solo se dedica a valorar a los leads a través del correo electrónico. Esto depende de cada industria y empresa, no obstante, casi siempre cumplen la función de prospección de las cuentas.

Características de un asistente del representante de ventas

Este profesional cumpla necesita contar con las siguientes características:

• Tener capacidad para prestar atención a los detalles.
• Ser eficiente en la prospección de leads.
• Contar con una buena capacidad de síntesis, saber estructurar información e identificar los contactos clave en caso de que los clientes sean empresas.
• Estar enfocado en los resultados.
• Saber cómo funciona el producto y cómo se ajusta a las necesidades del cliente.

Este último punto es muy importante porque el proceso de prospección tiene como base el conocimiento del producto (características, potencial, aplicaciones) y se enfoca en descubrir cuáles son las necesidades del cliente en potencia. A partir de esta identificación, se genera el interés en el consumidor a través de la solución que ofrece un producto.

Además, podríamos decir que, en última instancia, ese es el objetivo del equipo de ventas: generar el mayor interés posible en los mejores prospectos que encajen con la oferta para lograr la conversión.

4. Asistente de prospección

El trabajo de esta persona es atender las consultas de los interesados en el producto por medio de los canales designados por la empresa (redes sociales, correo electrónico, aplicaciones de mensajería instantánea, chatbots, entre otros). De manera general, se dedican a la orientación y solución de dudas sobre las funciones generales y los precios.

Ellos es el primer nivel de atención, ya que después dirigen a los leads con los asistentes de prospección de ventas. En el supuesto de que pasen ese segundo filtro, el representante de ventas se encargaría de la negociación. Esta es la manera en que se articulan los tres roles, bajo la supervisión del líder del equipo.

Características de un asistente de prospección

Por lo general, los asistentes de prospección tienen las siguientes habilidades para cumplir su rol:

• Conocer las características del producto.
• Ser hábil para orientar a los interesados en el producto o servicio.
• Contar con habilidades para identificar las necesidades de las personas.
• Manejar las plataformas electrónicas a su disposición.
• Dar respaldo efectivo a los asistentes de prospección.

Para cubrir estos roles, se requieren niveles de experiencia y aptitudes distintos. Por ello, las personas que desarrollan su carrera como representantes de ventas adquieren al principio habilidades básicas hasta llegar a las negociaciones de cara al cliente. Lo más importante es que tu negocio procure incluir todas ellas en su departamento de ventas.

Cómo crear un gran equipo de ventas

El objetivo de un equipo de ventas es muy claro: lograr la conversión final de venta. Conseguirlo no es un hecho vinculado a la casualidad o a la magia. Por el contrario, es el resultado de un esfuerzo coordinado entre las áreas de tu empresa. A continuación, te damos algunos consejos para conformar un grupo de profesionales que te ayude a alcanzar tus metas comerciales.

1. Revisa tu perfil de contratación

Lo primero que debes hacer es tener claro el perfil profesional que esperas de tus vendedores. Con esto, lograrás seleccionar, de forma eficiente, a los candidatos que colaborarán al interior de tu organización. Define cuál es el grado de estudios, habilidades y experiencia que debe tener una persona para integrar tu departamentos de ventas.

2. Capacita a tu equipo de ventas

Ya sea que busques actualizar los conocimientos de tu equipo o que necesites capacitar a tus nuevos representantes de ventas, genera un esquema de capacitación que le ayude a tu personal a conocer las tendencias más recientes y todo lo que necesitan para desempeñar sus actividades.

3. Gestiona con éxito un equipo de ventas

La responsabilidad intrínseca de este grupo puede ocasionar estragos que deriven en una mala productividad. Por tanto, es necesario que aprendas cómo aplicar los estímulos correctos para motivarlos y supervisar que trabajen de manera adecuada. Así, podrás gestionar el éxito que deseas y alcanzar las metas asignadas a tus vendedores.

4. Utiliza adelantos tecnológicos

En la actualidad, es imposible que no haya ni un cambio en el terreno tecnológico o digital. Te recomendamos conocer y aplicar estos adelantos para que tu equipo logre agilizar su proceso de venta. Por ejemplo, puedes un software de ventas y un programa CRM para conseguir este fin.

Consejos para incrementar el rendimiento de tu equipo de ventas

Es importante saber cómo sacarle el mejor provecho a tu equipo de profesionales de ventas para que respondan a tus expectativas y a las necesidades de tu empresa. Estos consejos te servirán para mejorar su rendimiento y lograr los mejores resultados.

1. Reduce la cuota de ventas temporalmente: esto le permitirá a los vendedores disminuir su carga de trabajo. Como resultado, el colaborador y la empresa se beneficiarán, aumentarás la satisfacción del agente y disminuirás la rotación de personal.
2. Establece el punto de equilibrio de ventas en un determinado porcentaje por encima del cien: por ejemplo, en el 110 %. De esta forma, cuando el representante haga su esfuerzo adicional, logrará alcanzar una meta del 130 % o más, en algunos casos. Con esto, se logra motivar al equipo, pues se mantendrán por encima de la cuota.
3. Capacita constantemente a tus colaboradores: esta estrategia mejora la productividad y aumenta el rendimiento de los colaboradores. Además, debido a que propicia la formación de profesionales, reduce la rotación en el área de ventas.
4. Orienta las políticas de la empresa en la satisfacción de los colaboradores: otorga periodos vacacionales, días de asueto, licencias por paternidad y maternidad, por mencionar solo algunas ideas esenciales para despertar un sentimiento de cercanía entre la empresa y los trabajadores.
5. Haz tantas competencias como el presupuesto te lo permita: los representantes de ventas tienden a ser competitivos, así que aprovecha esta cualidad para organizar competencias periódicas con el fin de incentivar el desempeño extraordinario. Además, esta táctica es muy útil para generar ventas en temporadas bajas. Por ejemplo, si sabes que tu empresa vende menos en ciertos meses, organiza un concurso para que los tres primeros representantes que tengan más ventas reciban un premio. Asimismo, sirve para empujar productos nuevos en el mercado.
6. Realiza competencias a largo plazo: es decir, competencias que duren al menos un año. Por ejemplo, el representante que venda más productos durante el año 2020 recibirá, a principios del 2021, una cantidad de dinero, la cual se determinará desde el inicio de la competencia, así como un reconocimiento. Es muy importante que el premio principal sea económico, de lo contrario esta técnica no tendrá el efecto esperado.
7. No limites las comisiones: esta es una regla de oro. Además de inhibir el rendimiento, refleja una falta de comprensión y solidaridad por parte de la empresa hacia su equipo de ventas.

Cómo motivar a tu equipo de ventas

Ahora detallaremos los incentivos que te ayudarán a mantener motivados a cada uno de los vendedores dentro de tu departamento de ventas.

1. Usa incentivos morales

La motivación se logra con incentivos. Puedes reconocer el valor y esfuerzo de tus vendedores en el campo individual y colectivo. Esto mejorará el salario emocional de tu departamento de ventas. Así, cada uno de ellos se sentirá cómodo en su trabajo y tendrán un mejor desempeño.

2. Plantea incentivos monetarios

Si la administración de tu empresa lo permite, aprecia el esfuerzo de tu equipo de ventas con remuneraciones económicas. En esta categoría, entran los bonos y comisiones: los primeros son aportaciones en dinero por un solo concepto, mientras que los segundos se encuentran en cada venta realizada. Ambas opciones, ya sean juntas o combinadas, mantendrán su interés por trabajar.

3. Proporciona días descanso

Una de las estrategias más populares consiste en otorgar prestaciones que tu personal desea y que no te impliquen un gasto directo. En este sentido, los días de vacaciones te permitirán motivarlos, pues, de esta manera, podrán descansar como resultado de su esfuerzo.

Algunos aspectos de los equipos de ventas en América Latina

Una de las dificultades para vender en América Latina es que cada país tiene sus características propias (económicas, sociales, políticas) diferentes a las que tienen los mercados como el de la Unión Europea o Estados Unidos. Esto afecta la manera de hacer negocios en Colombia y Argentina, por ejemplo, donde hay procesos con especificaciones fiscales y legales distintas.

Una manera de sortear estas diferencias es segmentar los mercados por regiones. Una de las divisiones más comunes es la diferenciación del Cono Norte (México, Centroamérica y Caribe) y Cono Sur (países de América del Sur). Esto favorece la especialización de los equipos y facilita la negociación.

Si bien es cierto que un representante de ventas puede tener éxito en países tanto del Cono Norte como del Sur, su rendimiento será muy distinto si se especializa en una de estas regiones y aún más, si lo hace en un solo mercado, como el colombiano o el chileno. Para ello, es necesario que tu equipo de ventas tenga estas características:

• Adaptabilidad a las condiciones particulares del mercado en el que decidan enfocarse.
• Consistencia por parte de los representantes, es decir, que el monto total de ventas mensuales no varíe radicalmente mes con mes, para que la empresa calcule su pronóstico de ventas y no se vea afectada su posición como líder de la industria.
• Capacidad de aprendizaje y enseñanza sobre todo, en equipos grandes, donde el gerente no puede atender en persona cada necesidad de coaching. En esos casos, los representantes experimentados deben asumir el rol de entrenadores o guías de los nuevos.
• Asignación de un representante de ventas como líder adjunto (team lead), cuya voz y voto tenga impacto en las decisiones estratégicas. Esta persona es un segundo al mando que asiste al líder del equipo o gerente de ventas y funge como intermediario entre el equipo y la gerencia. Otra de sus funciones es agilizar el flujo de información hacia el gerente de ventas para tomar decisiones oportunas en momentos clave.
• Creación de estrategias de ventas claras desde el principio. El equipo de dirección es el encargado de organizar dicha estrategia. Luego, comunican los lineamientos generales al resto del equipo a través de los managers o líderes de equipo para que esta sea ejecutada por los representantes.

Gracias a estas características, un equipo de ventas que se enfoque en un mercado específico en América Latina logrará adaptarse, aprender y tomar decisiones acertadas a pesar de los escollos que pueda enfrentar durante los procesos de negociación, que son muy diferentes en cada país.

La realidad latinoamericana nos ha enseñado que esas son las habilidades más valiosas que un equipo puede cultivar, sin importar el nivel de responsabilidades de cada integrante. Esto porque todos y cada uno de los miembros son esenciales para lograr las metas que el estratega a cargo ha designado.

La importancia de promover la interacción con otros equipos

Hay ocasiones en que, a pesar de los esfuerzos del equipo de ventas por lograr sus metas, los resultados no son como los habían planeado. No se trata de sabotaje o una mala racha. Muchas veces se trata de un problema de interacción con los equipos de marketing y customer success.

Para entender esto, es necesario introducir un concepto que se conoce como sonido envolvente (surround sound). Este consiste en el trabajo que realizan otras personas en diferentes áreas de la empresa, cuya finalidad es facilitar las actividades del departamento de ventas.

Por ejemplo, en ocasiones, una estrategia de ventas a nivel regional en América Latina, se implementa a través de las áreas de ventas, marketing y customer success. En otras, pueden involucrarse otros departamentos, según el modelo de negocios y la industria. Pero nunca se logra de manera aislada.

El sonido envolvente, como estrategia, busca el desempeño óptimo del sistema que apoya el área de ventas para realizar su trabajo. Este aspecto operativo es esencial para que los representantes de ventas se enfoquen en vender y no en tratar de reparar averías técnicas o hacer trabajo administrativo.

Las personas que se encargan de reconocer la mejor manera de articular todas las áreas que son el soporte del departamento de ventas son los estrategas de ventas. Ellos son los directores de la orquesta, por lo que se refiere a las ventas.

Es importante no confundir el trabajo del estratega de ventas con el de un analista de ventas: el trabajo del analista es entender el desempeño de un área específica en un periodo definido a través del estudio de las métricas más importantes. Por su parte, el estratega se enfoca en convertir esos datos en decisiones empresariales enfocadas en mejorar sus ventas, con ayuda de otras áreas de la empresa.

En Europa y Estados Unidos, se ha implementado, desde hace algunos años, el área de Sales Strategy y Sales Operations. En América Latina, es un tema novedoso y, hasta el presente, hay pocas experiencias en las empresas locales. Pero confiamos en que, en poco tiempo, será un área esencial para crear mejores estrategias de ventas.

Una buena estrategia es implementar un área de Operación de Ventas y una de Estrategia de Ventas, pues con esto consigues diferenciar el nivel operativo del nivel estratégico, es decir, la toma de decisiones que se convierten en políticas de la empresa a mediano y largo plazo. 

El trabajo del departamento de Estrategia de Ventas consiste en apoyarse en la información generada por los reportes del sistema para identificar los puntos de mejora en la región con miras a:

• Eficientar las ventas.
• Aumentar el crecimiento y la productividad.
• Adaptar el acercamiento a un mercado específico, con base en los cambios que sufra.
• Modificar, eliminar, crear o mantener procesos, según sea el caso, para mejorar el desempeño del equipo de ventas.

De esta manera, el área de ventas puede enfocarse solo en implementar dichas estrategias, lo que aligera su carga de trabajo. Este es un proceso de iteración entre el área de Operación de Ventas y el área de Estrategia de Ventas y requiere que, entre ambas, exista un consenso, por lo que respecta al análisis y operación. Además de mucha retroalimentación por parte del área operativa y de ventas.

Por otro lado, el área de marketing, esta se encarga de informar al departamento de ventas sobre las expectativas de la marca en relación con sus eventos, campañas, demanda que se espera generar y otros aspectos semejantes. En el caso del customer success, su personal se encarga de la salud de la venta, de la mano de los vendedores, pues este es el encargado de crear clientes saludables en primer lugar.

Esta idea de «ventas saludables» tiene la finalidad de asegurar que cada cliente esté dispuesto a recomendar los productos o servicios. De nada sirve hacer una venta que no genera un sentimiento de satisfacción genuino en el cliente. Con este enfoque, además, se mejora la retención de clientes.

En América Latina, no se ha invertido lo suficiente en desarrollar equipos que analicen las estrategias de venta a nivel integral. Esto, por un lado, requiere que la empresa invierta y por otro, que tenga profesionales dispuestos a desarrollarse en áreas relativamente nuevas en nuestra región.

Sabemos que es posible crear estos equipos de analistas, aunque conlleva un coste adicional, ya que, en otros países, ha demostrado ser muy útil esta inversión en el desarrollo de estrategias enfocadas en la eficiencia y la mejora del desempeño del equipo de ventas.