Supervisor de ventas: funciones, habilidades y características clave

Dentro de todo departamento de ventas es necesario tener a alguien que pueda verificar que las acciones comerciales están correctamente ejecutadas y que el equipo está llegando a sus objetivos en tiempo y forma. 

Por ello, dentro de los puestos y funciones clave del área comercial está el supervisor de ventas, y sobre esto hablaremos en esta oportunidad. En este artículo te diremos en qué consiste el puesto y sus características, así como las habilidades deseables con las que debería contar la persona responsable por ejercerlo.

La supervisora o supervisor, por lo tanto, revisa la actividad de un grupo de agentes de venta específicos.

Veamos a fondo las características del puesto de supervisión.

5 características del puesto de supervisor de ventas

1. Depende de la gerencia o dirección

Las actividades del puesto de supervisor de ventas están reguladas y basadas en las estrategias que provienen de la gerencia o dirección comercial. Aunque el supervisor pueda dar retroalimentación acerca de las mismas y de hecho es deseable que su voz sea tomada en cuenta de forma continua para mejorarlas, debe asegurarse de que los hitos se cumplan adecuadamente.

2. Jerárquicamente, dependen de él los agentes individuales

Los agentes o ejecutivos comerciales son quienes dependen del supervisor y a quien le reportan sus objetivos alcanzados. Es importante que también se acerquen a ella o él en caso de encontrar dificultades, con el fin de que pueda darles una retroalimentación o canalizarles con algún asesor.

3. Requiere experiencia y formación en ventas

Un ejecutivo de ventas puede comenzar sin experiencia previa, pero este no es el caso del supervisor. Por lo regular, los puestos piden un mínimo de tres años como vendedores en línea o en punto de venta para este tipo de puestos. Será mucho mejor si tienen formación académica relacionada con el área o toman cursos de ventas por su cuenta, en tanto que deben tener las herramientas metodológicas y prácticas para asesorar a sus subordinados.

4. Implica un conocimiento profundo del proceso de ventas

La supervisora o supervisor debe a conocer a fondo un proceso de ventas estándar y las particularidades acerca de cómo se lleva a cabo en su empresa. Recordemos que sus etapas básicas van desde la capacitación de los agentes y las primeras interacciones con la clientela, hasta el seguimiento y el cierre oportuno.

5. Necesita un enfoque táctico

Ya hablamos acerca de que la gerencia se encarga de diseñar las estrategias generales, así que en este puesto es vital que exista un enfoque táctico que delimite las tareas y los responsables de cada una. El mismo también ayudará a afinar las estrategias, siempre de acuerdo con definir objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y en relación con el tiempo.

6 funciones de un supervisor o supervisora de ventas

1. Desarrollar un plan táctico

Como ya hemos dicho, debe desarrollar planes de acuerdo con las estrategias directivas, mismas que deberán contener, entre otros elementos que requiera cada organización en particular:

• Cuáles son las metas de venta cerrada.
• Cuál es el lapso en que deben lograrse.
• Cuáles serán los hitos o indicadores relevantes (llamadas de seguimiento, leads adquiridos, leads calificados, etc.)
• Quiénes serán responsables de cada hito o meta y en qué medida.
• Cómo se reportarán los incentivos o penalizaciones (de acuerdo con los lineamientos de la empresa).

Un software de ventas puede darle a los supervisores una herramienta segura para desarrollar sus planes tácticos y encontrar las áreas de oportunidad en los siguientes.

2. Brindar capacitación a las y los ejecutivos

La supervisora o supervisor debe asegurarse de que todos los miembros bajo su cargo conozcan a fondo el proceso de ventas y las funciones básicas que deben desempeñar, así como puedan utilizar la tecnología que implementa el área comercial.

Debe asegurarse de manera continua de que no hay brechas en su capacitación al acercarse de forma proactiva y amable a las ejecutivas y ejecutivos.

3. Evaluar a los equipos y agentes

Es vital que los supervisores tengan una visión completa acerca del desempeño de cada agente y de cada subárea en particular. Con ello, podrán realizar los ajustes necesarios para alcanzar las metas de venta, que es el principal objetivo. 

Por supuesto, contar con un software de ventas eficiente les ayudará a conocer exactamente cuántas llamadas ha tenido cada quién; cuántos leads calificados han pasado a la siguiente etapa y cuántas ventas cerradas han logrado, por mencionar solo algunos aspectos.

4. Asesorar a la clientela cuando sea necesario

Si bien tener contacto con los clientes no necesariamente ocurrirá todos los días, es algo que puede suceder con las cuentas más importantes o para acompañar a los agentes de reciente incorporación.

Puedes utilizar una plataforma para agendar llamadas de ventas para que el proceso de comunicación con la clientela sea más fluido y que los vendedores que supervisas y tú puedan tener un control exacto de sus reuniones.

Asimismo, contar con una plataforma para crear cotizaciones en línea te ayudará en el proceso con los prospectos en fase de decisión, y así conseguir más cierres efectivos.

5. Llevar un registro de las metas y actividades completadas

Como hemos dicho, debe conocer cuáles son las actividades completadas. Más allá de brindar retroalimentación a las personas del equipo, esto le permitirá tener un panorama actualizado del cumplimiento de la estrategia comercial.

La herramienta útil en este punto es una especializada en la gestión de contactos, en la que podrás revisar la actividad de cada ejecutivo con respecto de cada lead o cuenta; cómo se le ha dado seguimiento y cuáles son los resultados clave.

6. Participar en las proyecciones de ventas y establecimiento de precios

Un supervisor de ventas, en tanto que conoce a fondo el desempeño de su equipo y del negocio, puede participar en el establecimiento de proyecciones de ventas que impliquen crecimiento y se mantengan realistas. También es un puesto clave para definir los precios al público, con el fin de mantener el volumen de ventas y la rentabilidad del negocio, de acuerdo con el comportamiento de los clientes.

7 habilidades deseables en un supervisor de ventas

Estas son las habilidades básicas que debería tener un supervisor o supervisora de ventas para ejercer de la mejor manera su labor y destacar.

1. Creación de planes y entendimiento de procesos

Un supervisor de ventas debe tener una visión táctica que le permita crear sus planes para el resto del equipo, al mismo tiempo que ha de comprender a fondo cómo se constituye el proceso comercial de su empresa e incluso pueda mejorarlo.

Esto implica que sepa cómo dividir las tareas necesarias para llegar a un fin; distinga las habilidades de cada uno de los agentes para darles las asignaciones correctas, y delinee las fechas clave.

2. Capacidad de brindar entrenamiento

Debe también ser capaz de comunicar sus saberes y experiencia, no solo imponiendo su forma de ver las cosas, sino con un amplio conocimiento acerca de las necesidades de información de cada persona. Esto le permitirá dar herramientas metodológicas relevantes para cada quien.

3. Manejo de reportes e información abstracta

Es indispensable que la supervisora o supervisor pueda comprender cómo se ve un reporte de ventas, cuáles son sus elementos e indicadores más relevantes, y cómo puede desarrollar los propios, de la mano de la tecnología adecuada. Por ello, debe tener una buena capacidad de atención y algunas habilidades matemáticas básicas.

4. Liderazgo

El liderazgo no implica una mano dura, sino que conlleva una multiplicidad de actitudes que inspiran a los otros y saben llevarlos hacia los objetivos comunes con un enfoque humano. Un buen supervisor de ventas sabrá ser firme, confiable y llevar a su equipo al éxito de la mejor forma.

5. Empatía

Junto con el punto anterior, la capacidad de entender a fondo las motivaciones de sus subordinados, clientes y directivos le ayudará en todo momento. La empatía es una de las habilidades de inteligencia que debe cultivar para evitar enfrascarse en los problemas y señalar culpables, y en vez de ello llegar a soluciones.

6. Resolución de problemas

La resolución de problemas le ayudará a acomodar las tácticas a medida que algunas resulten ser inaplicables debido a los cambios en la empresa o en el entorno. Asimismo, le permitirá mediar cuando surjan conflictos internos o con sus superiores.

7. Adaptación y manejo del estrés

Sabemos que en muchos puestos se menciona la «tolerancia a la frustración», que muchas veces indica que existe un ambiente laboral tóxico o que hay una falta de planificación o de personal en una organización.

Aun así, un supervisor debe contar con herramientas para manejar el estrés y adaptarse ante los cambios, asumiendo que trabaja en una cultura laboral adecuada. También es muy útil que pueda transmitir este enfoque a su equipo y así evitar la fatiga innecesaria en ellos.

Ahora ya conoces varios aspectos del puesto de supervisora o supervisor de ventas. Te invitamos a revisar nuestra guía gratuita acerca de cómo aumentar las tasas de conversión y cierre y otros recursos educativos de ventas que tenemos para ti.