Una de las bases del éxito en ventas de un negocio gira en torno a la forma en que maneja su inventario. Para ello debes elegir el que más se adapte a tus necesidades: no es lo mismo tratar con productos que caducan o se dañan fácilmente que con productos que pueden durar años en almacenamiento. Tampoco requieren la misma estrategia los grandes volúmenes de mercancía que las pequeñas cantidades de artículos. 

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Para ello existen muchos métodos que se implementan con el fin de llevar un control, por ejemplo, el método o sistema UEPS. En este artículo podrás ver qué significa, en qué modelo de negocio se puede aplicar, cuáles son sus beneficios y sus desventajas, cómo funciona y cómo se pone en práctica al momento de llenar una tarjeta de almacenaje. Además observarás algunas recomendaciones de administración financiera para tener un inventario bien organizado, lo cual facilitará la obtención de saldos, ganancias y utilidades.

Específicamente se destina para ese tipo de productos, pues de lo contrario la mercancía se perdería. Por ejemplo, se usa para artículos metálicos, plásticos o de vidrio; otro gran caso es el de los materiales de construcción que pueden durar mucho tiempo almacenados sin sufrir alteraciones o descomponerse. Es imposible ajustarlo con alimentos o productos químicos, a excepción de productos añejos como el vino.

Cabe mencionar que este sistema es de los menos usados, en comparación con el de «primeras entradas, primeras salidas» (PEPS) o el «precio medio ponderado» (PMP). Además, ha sido prohibido en muchos países por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), ya que permite una gran capacidad de manipulación al momento de realizar los registros de entradas y salidas de una empresa. Aun así, en algunos países los especialistas han solicitado una transición gradual hacia otros sistemas.

¿Para qué sirve el sistema UEPS?

El sistema UEPS sirve para vender a un precio diferente la mercancía que ya está almacenada; al basar su costo en las últimas entradas, el costo de las primeras entradas se eleva. Es decir, los productos más antiguos pierden su valor inicial, que aumenta conforme entran nuevos productos al inventario.

Por lo regular este método es utilizado en pequeñas y medianas empresas que no manejan grandes volúmenes de mercancía, además de ser productos que no tienen fecha de caducidad o que no se descomponen fácilmente. También en el caso de negocios donde la rotación de mercancía es muy constante, por lo que la variación de precios no es muy alta. Así que la aplicación del UEPS depende del modelo de negocio y las actividades de la empresa.

Ventajas y desventajas del método UEPS

Ventajas del método UEPS

El método UEPS cada vez más cae en desuso; sin embargo, cabe destacar las ventajas que ofrece principalmente a los comerciantes.

  • Impuestos bajos. Al sacar primero los productos que entraron al final no habrá mucha utilidad, porque por lo general la mercancía más reciente tiene un precio más alto, por lo que el pago de impuestos de los productos anteriores se verá reducido.
  • Productos aumentan valor. Conforme entra nueva mercancía, la mercancía más antigua adquiere el precio de las recientes entradas, por lo cual aumenta considerablemente su valor.
  • Baja devaluación. En situaciones de crisis o de alta inflación, el sistema UEPS no se ve afectado, ya que el constante aumento de sus precios le permite amortiguar los efectos negativos y mantener su precio en el mercado.

Desventajas del método UEPS

  • Altos precios. Debido a que los productos antiguos toman el precio de los productos nuevos (regularmente más altos), los primeros se vuelven costosos. Por lo que se podrían tener menos ventas.
  • Estancamiento de mercancía. Como la mercancía que más se mueve es la más reciente, es probable que la más antigua quede relegada u olvidada en el almacén. Además, por muy resistentes que sean los productos, tras un tiempo sí se pueden dañar. Un buen ejemplo es el metal, que se oxida por la humedad. 
  • No representa el valor real. Los productos cambian su precio original por los productos nuevos; por lo tanto, el valor representado no es real. Al momento de declarar impuestos se paga menos de lo que debería ser. 

5 diferencias entre los sistemas UEPS y PEPS

Las diferencias que hay entre el sistema UEPS y el PEPS son muy notables, se podría hablar incluso de métodos contrarios entre sí, aunque cada uno está diseñado para determinados modelos de negocio.

  1. En el método UEPS se vende lo último que ha entrado al inventario, mientras que en el método PEPS se vende lo primero que ha ingresado al almacén o bodega.
  2. Se consiguen menos beneficios en la declaración de renta del UEPS; en cambio, se obtienen mayores beneficios en la declaración de renta del PEPS.
  3. Con el UEPS se pagan menos impuestos al final del periodo fiscal. Y con el PEPS se tienen que pagar más impuestos al terminar el periodo.
  4. Respecto al periodo de inflación, las utilidades del UEPS son muy bajas; mientras que en el PEPS las utilidades son muy elevadas.

Diferencias entre PEPS y UEPS

1. Últimas entradas, primeras salidas

La característica principal del UEPS es que las últimas mercancías o unidades que ingresan al almacén son las primeras que saldrán a la venta. Por lo que la mercancía que entró al inicio permanece más tiempo almacenada, mientras que la nueva es la que se va moviendo. Así es como se va registrando en la hoja administrativa.

2. Sin mercancías perecederas

Dada la naturaleza del sistema UEPS es imposible manejar mercancía que tiene fecha de caducidad o tiende a deteriorarse por las condiciones del medio ambiente. Solamente se puede usar este método con productos que puedan permanecer grandes periodos guardados sin dañarse.

3. Cambio de valores

Las mercancías más antiguas adquieren el precio de las mercancías nuevas, así es como su valor original cambia. Por lo general el costo de los productos más recientes es más alto y el costo de los productos más antiguos es más bajo. De cualquier forma las mercancías que primero entraron al almacén no conservan su valor real.

4. Orden dispar de registro

A diferencia del orden secuencial del PEPS, dentro del sistema UEPS el orden de los registros de entradas y salidas es a la inversa: va de los productos más nuevos a los productos más antiguos, por lo que se conservan los precios recientes.

5. Inventario sobrevalorado o infravalorado

De la mano con la tercera característica, el valor de las mercancías no es el real, por lo que puede ser que este se encuentre muy por encima de la media o, en su defecto, muy por debajo de la media. Si son muy costosas podría haber menos compras, y si son muy baratas podrían perderse ganancias. 

Cómo implementar el sistema UEPS paso a paso con la plantilla de HubSpot

El primer paso para empezar con el método UEPS es crear la tabla con todos los campos necesarios para el registro. En este caso sería una columna de Fecha, Operación, Entrada, Salida y Existencias; las últimas tres con sus respectivas subcolumnas de Unidad, Precio y Total. Lo más recomendable es usar un programa de hojas contables como Excel o Google Sheets.

1. Descarga la plantilla y accede a la sección de UEPS

Para empezar con el método UEPS es tener la tabla con todos los campos necesarios para el registro. Descarga fácilmente nuestras plantillas para crear presupuestos. Primero completa el formulario y ya puedes acceder al documento.

Descargar plantillas gratis de UEPS

Una vez allí busca en la parte inferior de la hoja «Control de Inventario - UEPS».
 
Plantilla para llevar registros UEPS

2. Indica las fechas de movimiento de inventario

Lo primero que hay que hacer es buscar la columna de Fecha donde se indicará el día que se realizó un movimiento en el inventario, ya sea de compra, venta, inicio y final de inventario.
Cómo hacer el método UEPS: fecha

 3. Registra tus compras para almacén

Luego se observa el campo de Compras: aquí se van a registrar todos los productos que entren al almacén. Esta también cuenta con las subdivisiones de Cantidad que indicará el número de productos ingresados, Costo Unidad que mostrará el precio de cada producto y Costo Total que será el resultado de multiplicar la Cantidad por el Costo Unidad.
Cómo hacer el método UEPS: registro de compras

4. Agrega las ventas (productos que salen de almacén)

Después se encuentra el apartado de Ventas, donde se registran los productos que salen del almacén. A este también se le añaden las subdivisiones de Cantidad (número de productos egresados), Costo Unidad (precio de cada producto) y Costo Total (resultado de multiplicar la Cantidad por el Costo Unidad).
Cómo hacer el método UEPS: ventas

5. Determina las existencias

Luego se aprecia el área de Saldos o también conocida como Existencias, donde se va a sumar las entradas de productos comprados y se va a restar las salidas de productos vendidos. De igual modo se pueden ver las subdivisiones de Cantidad (número de productos ingresados o egresados), Costo Unidad (precio de cada producto) y Costo Total (resultado de multiplicar la Cantidad por el Costo Unidad).
Cómo usar la plantilla de Excel para UEPS: saldos

6. Obtén tu resumen de resultados

Para finalizar, se desliza hacia abajo la hoja para ver el Estados de resultados y Supuestos. Estas tablas se van a llenar al final del periodo marcado en el inventario para obtener un resumen de los resultados que se generaron en ese tiempo.
Plantilla de método UEPS: supuestos y resultados

Ejemplo del método UEPS paso a paso

1. Inventario inicial

Una vez hecha la hoja o tarjeta de almacenaje, enseguida se mostrará cómo llenar cada uno de los campos. Se hará con el ejemplo de un inventario de una empresa que se dedica a vender láminas.

El día 1 de marzo, la empresa tenía en su almacén 60 láminas, con un precio de $5 cada una, lo que le da un valor total de $300 al inventario inicial. Las cifras se marcan en la columna de entrada como vemos en la imagen.

Ejemplo del método UEPS: inventario inicial

2. Productos de entrada

Días después la empresa realizó una primera compra, el 3 de marzo, de 80 láminas a $6 cada una, lo que da un valor total de $480. Hizo una segunda compra, el 5 de marzo, de 50 láminas a $8 por unidad, el valor total es $400.

Ejemplo del método UEPS: productos de entrada

3. Productos de «últimas entradas, primeras salidas»

Luego, el día 7 de marzo un cliente realizó una compra de 90 láminas. La empresa le vendió las últimas 50 láminas que había adquirido con un precio de $8 cada una; para completar el pedido tomó otras 40 láminas de $6 de su penúltima compra. Justo aquí es donde se aplica el principio de «últimas entradas, primeras salidas».

Ejemplo del método UEPS: productos de salida

4. Suma y resta de los productos de entrada y salida

Una vez registradas las operaciones de compra (entrada) y venta (salida), en la parte de Existencias o saldos se suman las entradas y se restan las salidas. En este caso se inició con 60 láminas, se les suma las 80 y 50 láminas que entraron después, esto es, 190 láminas. Luego en la venta se restaron las 50 láminas de la última compra y se restan las otras 40 láminas de la penúltima compra.

Ejemplo del método UEPS: suma y registro

5. Inventario final 

Después de realizar las correspondientes sumas y restas en el inventario aplicando el método de UEPS, se da con el inventario final que queda en 100 láminas (40 de $6 y 60 de $5), con un valor total de $540. También se puede obtener el costo de venta al sumar los totales de los dos costos diferentes de la operación del 7 de marzo.

Ejemplo del método UEPS: inventario final

Una vez obtenido el inventario final se llena la tabla de Estado de resultados para determinar el total de las utilidades que tuvo la empresa de láminas durante este periodo. Los formatos y las especificaciones varían de acuerdo con el modelo de negocio de cada empresa. Lo esencial es mantener la base del UEPS de «últimas entradas, primeras salidas», respetar este orden y cuidar que las cuentas sean correctas. Enseguida se observa otra plantilla con las mismas cifras del ejemplo de las láminas.

Ejemplo del método UEPS: estado

Sin lugar a dudas, el sistema de UEPS es una opción para llevar un inventario organizado, así como tener un registro de cada uno de los productos que entran y salen en un negocio, dándole prioridad al aumento de valor de la mercancía.

Según sean los objetivos y las características de los artículos que comercia tu empresa, puedes tomar la decisión de si este método es el que más beneficios le brindará. Por ejemplo, las pymes se ven muy favorecidas por este tipo de inventario, pero recuerda consultar las leyes locales y las recomendaciones de los profesionistas organizados de tu país.

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Publicado originalmente el 10 de agosto de 2021, actualizado el 01 de septiembre de 2021

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