Una de las bases del éxito de un negocio es la forma en que maneja su inventario. Para ello, debes elegir el que más se adapte a tus necesidades: no es lo mismo tratar con productos que caducan o se dañan fácilmente que con productos que pueden durar años en almacenamiento.
Tampoco requieren la misma estrategia los grandes volúmenes de mercancía que las pequeñas cantidades de artículos. Por eso, existen diversos métodos que se adaptan a las necesidades específicas de tu empresa. Por ejemplo, el método o sistema UEPS.
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En este artículo, aprenderás en qué consiste; a qué modelo de negocio se puede aplicar; cuáles son sus beneficios y sus desventajas; cómo funciona y cómo se pone en práctica al momento de llenar una tarjeta de almacenaje.
Además, te damos recomendaciones de administración financiera para que tengas un inventario bien organizado, lo cual facilitará que obtengas saldos, ganancias y utilidades.
Qué es UEPS
El UEPS es un método de inventario basado en «últimas entradas, primeras salidas». Consiste en vender primero lo que entró al último al almacén. Viene del término en inglés «last inputs, first outputs» (sus siglas son LIFO). Este sistema se aplica a mercancías que no caducan o no se corrompen con el tiempo.
Específicamente, se destina para ese tipo de productos, pues, de lo contrario, la mercancía se perdería. Por ejemplo, se usa para artículos metálicos, plásticos o de vidrio o para los materiales de construcción que pueden durar mucho tiempo almacenados sin sufrir alteraciones o descomponerse. Es imposible ajustarlo a alimentos o artículos químicos, a excepción de productos añejos como el vino.
Cabe mencionar que este sistema es de los menos usados, en comparación con el de «primeras entradas, primeras salidas» (PEPS) o el «precio medio ponderado» (PMP). Además, ha sido prohibido en muchos países por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), ya que da lugar a una gran manipulación en los registros de entradas y salidas de una empresa.
Para qué sirve el sistema UEPS
El sistema UEPS sirve para vender a un precio diferente la mercancía que ya está almacenada. Esto sucede cuando el precio de las primeras entradas se eleva al basar su costo en las últimas entradas. Es decir, los productos más antiguos pierden su valor inicial, pues aumenta conforme ingresan nuevos productos al inventario.
Por lo regular, este método se utiliza en pequeñas y medianas empresas que no manejan grandes volúmenes de mercancía y que venden productos sin fecha de caducidad o que no se descomponen fácilmente. También en los negocios donde la rotación de mercancía es muy constante, por lo que la variación de precios no es muy alta. Así que la aplicación del UEPS depende del modelo de negocio y las actividades de la empresa.
¿Ha perdido popularidad el método UEPS?
Se dice que el método UEPS ya no se utiliza, pero en realidad sigue siendo una opción viable para el control de inventario. Lo que es cierto es que ha perdido popularidad debido a que, en contextos de alta inflación, este sistema de inventario puede ser difícil de llevar, ya que fluctúa el valor de la mercancía y los costes de los artículos vendidos pueden ser poco realistas.
Por último, en algunos países y bajo ciertos marcos regulatorios, el uso del método UEPS está restringido para evitar manipulaciones y distorsiones en los estados financieros de las empresas.
Ventajas del método UEPS
Aunque el método UEPS cada vez más cae en desuso, cabe destacar las ventajas que les ofrece a los comerciantes.
- Impuestos bajos. Al sacar primero los productos que entraron al final no habrá mucha utilidad, porque, por lo general, la mercancía más reciente tiene un precio más alto y el pago de impuestos de los productos anteriores se reduce.
- Productos aumentan valor. Conforme entra nueva mercancía, los artículos más antiguos adquieren el precio de las entradas recientes, por lo cual aumenta considerablemente su valor. Esto favorece a la rotación del inventario.
- Baja devaluación. En situaciones de crisis o de alta inflación, el sistema UEPS no se ve afectado, ya que el constante aumento de sus precios le permite amortiguar los efectos negativos y mantener su precio en el mercado.
Desventajas del método UEPS
Por otro lado, este sistema tiene algunos contras que debes considerar en caso de quererlo implementar:
- Altos precios. Debido a que los productos antiguos toman el precio de los productos nuevos (regularmente más altos), los primeros se vuelven costosos, por lo que podrían disminuir las ventas.
- Estancamiento de mercancía. Como la mercancía que más se mueve es la más reciente, es probable que la más antigua quede relegada u olvidada en el almacén. Además, por muy resistentes que sean los productos, tras un tiempo sí se pueden dañar. Un buen ejemplo es el metal, el cual se oxida por la humedad.
- No representa el valor real. Los productos cambian su precio original por los productos nuevos; por lo tanto, el valor representado no es real y, al momento de declarar impuestos, se paga menos de lo que debería ser.
Las 5 características del sistema UEPS
- Últimas entradas, primeras salidas.
- Sin mercancías perecederas.
- Cambio de valores.
- Orden dispar de registro.
- Inventario sobrevalorado o infravalorado.
1. Últimas entradas, primeras salidas
La característica principal del UEPS es que las últimas mercancías o unidades que ingresan al almacén son las primeras que saldrán a la venta, por lo que los productos que entraron al inicio permanecerán más tiempo almacenados, mientras que los nuevos se moverán antes. De esta forma se registran los artículos en la hoja administrativa de tu negocio.
2. Sin mercancías perecederas
Dada la naturaleza del sistema UEPS, es imposible manejar mercancía que tiene fecha de caducidad o tiende a deteriorarse por las condiciones del medio ambiente. Solo se puede usar este método con productos que puedan permanecer guardados durante grandes periodos sin dañarse.
3. Cambio de valores
Las mercancías más antiguas adquieren el precio de las mercancías nuevas, así es como su valor original cambia. Es común que el coste de los productos más recientes sea más alto y el coste de los productos más antiguos sea más bajo. De cualquier forma, las mercancías que primero entraron al almacén nunca conservan su valor real.
4. Orden dispar de registro
A diferencia del orden secuencial del PEPS, dentro del sistema UEPS, el orden de los registros de entradas y salidas es a la inversa: va de los productos más nuevos a los productos más antiguos, por lo que se conservan los precios recientes.
5. Inventario sobrevalorado o infravalorado
El valor de las mercancías no es el real, por lo que puede encontrarse muy por encima de la media o, en su defecto, por debajo. Si las mercancías son muy costosas, podría haber menos compras y si son muy baratas, podrían perderse ganancias.
Las 5 diferencias entre los sistemas UEPS y PEPS
Las diferencias que hay entre el sistema UEPS y el PEPS son muy notables. Se podría hablar incluso de métodos contrarios entre sí, aunque cada uno está diseñado para diferentes modelos de negocio.
- En el método UEPS se vende lo último que ha entrado al inventario, mientras que en el método PEPS se vende lo primero que ha ingresado al almacén o bodega.
- Se consiguen menos beneficios en la declaración de renta del UEPS, en cambio, se obtienen mayores beneficios del PEPS.
- Con el UEPS, se pagan menos impuestos al final del periodo fiscal, a diferencia del PEPS, donde se tienen que pagar más impuestos.
- Respecto al periodo de inflación, las utilidades del UEPS son muy bajas, por el contrario, en el PEPS, son muy elevadas.
Cómo implementar el sistema UEPS paso a paso con la plantilla de HubSpot
1. Descarga la plantilla y accede a la sección de UEPS
Para empezar con el método UEPS, debes crear una tabla con todos los campos necesarios para el registro. En este caso, incluye una columna de Fecha, Operación, Entrada, Salida y Existencias, las últimas tres con sus respectivas subcolumnas de Unidad, Precio y Total.
Puedes emplear un programa de hojas contables como Excel o Google Sheets para diseñar una o descargar fácilmente nuestras plantillas para crear presupuestos. Para ello, primero tendrás que completar un formulario y podrás acceder al documento.
Una vez que abras la plantilla, busca en la parte inferior de la hoja «Control de Inventario - UEPS».
2. Indica las fechas de movimiento de inventario
Busca la columna de Fecha, donde deberás indicar el día que se realizó un movimiento en el inventario, ya sea de compra, venta, inicio y final de inventario.
3. Registra tus compras para almacén
Luego, en el campo de Compras, registra todos los productos que entren al almacén. Este también cuenta con las subdivisiones de Cantidad (el número de productos ingresados); Costo Unidad (el precio de cada producto) y Costo Total, que será el resultado de multiplicar la Cantidad por el Costo Unidad.
4. Agrega las ventas (productos que salen de almacén)
Después, en el apartado de Ventas, registra los productos que salen del almacén. En sus subdivisiones, indica la Cantidad (número de productos egresados), el Costo Unidad (precio de cada producto) y el Costo Total (resultado de multiplicar la Cantidad por el Costo Unidad).
5. Determina las existencias
Por último, en el área de Saldos, también conocida como Existencias, suma las entradas de productos comprados y resta las salidas de productos vendidos. De igual modo, en esta sección, tienes subdivisiones para registrar la Cantidad (número de productos ingresados o egresados), el Costo Unidad (precio de cada producto) y el Costo Total (resultado de multiplicar la Cantidad por el Costo Unidad).
6. Obtén tu resumen de resultados
Para finalizar, desliza hacia abajo la hoja para ver el Estado de resultados y Supuestos. Tendrás que llenar estas tablas al final del periodo marcado en el inventario para obtener un resumen de los resultados que se generaron en ese tiempo.
Ejemplo del método UEPS paso a paso
1. Inventario inicial
Aquí te mostramos cómo llenar los campos de tu plantilla con un ejemplo de inventario que corresponde a una empresa que se dedica a vender láminas.
El día 1 de marzo, la empresa tenía en su almacén 60 láminas, con un precio de $5 cada una, lo que le da un valor total de $300 al inventario inicial. En su hoja de registro, indicaron estas cifras en la columna de entrada, como vemos en la imagen.
2. Productos de entrada
El 3 de marzo, la empresa realizó una primera compra de 80 láminas a $6 cada una, lo que da un valor total de $480. Luego, el 5 de marzo, hizo una segunda compra de 50 láminas a $8 por unidad; el valor total es $400.
3. Productos de «últimas entradas, primeras salidas»
Después, el día 7 de marzo, un cliente realizó una compra de 90 láminas. La empresa le vendió las últimas 50 láminas que había adquirido con un precio de $8 cada una. Para completar el pedido, tomó otras 40 láminas de $6 de su penúltima compra. Justo aquí es donde se aplica el principio de «últimas entradas, primeras salidas».
4. Suma y resta de los productos de entrada y salida
Una vez registradas las operaciones de compra (entrada) y venta (salida), en la parte de Existencias o saldos, la organización tendrá que sumar las entradas y restar las salidas. En este caso, esta inició con 60 láminas, luego, agregaron las 80 y 50 láminas que entraron, esto es 190 láminas. Después, con la venta, restaron las 50 láminas de la última compra y las otras 40 láminas de la penúltima compra.
5. Inventario final
Después de realizar las correspondientes sumas y restas en el inventario con el método de UEPS, la compañía obtiene el inventario final, el cual queda en 100 láminas (40 de $6 y 60 de $5), con un valor total de $540. También puede obtener el coste de venta al sumar los totales de los dos costes diferentes de la operación del 7 de marzo.
Después de calcular el inventario final, esta empresa llenó la tabla de Estado de resultados para determinar el total de las utilidades que tuvo durante este periodo. Los formatos y las especificaciones varían de acuerdo con el modelo de negocio de cada empresa. Lo esencial es mantener la base del UEPS de «últimas entradas, primeras salidas», respetar este orden y cuidar que las cuentas sean correctas.
Sin lugar a dudas, el sistema de UEPS es una opción para llevar un inventario organizado, así como para tener un registro de cada uno de los productos que entran y salen en un negocio que le dé prioridad al aumento de valor de la mercancía.
Según los objetivos y las características de los artículos que comercia tu empresa, puedes decidir si este método te brindará más beneficios. Por ejemplo, las pymes se ven muy favorecidas por este tipo de inventario, pero recuerda consultar las leyes locales y las recomendaciones de los profesionistas de tu país.
