Qué es un inventario: concepto, tipos y ejemplos

Los negocios de cualquier tipo y tamaño necesitan llevar un control detallado de sus activos y productos para poder operar eficientemente. Ese registro se realiza a través del inventario, que es una herramienta fundamental en la gestión y toma de decisiones empresariales.

En este artículo te explicamos qué es un inventario y por qué es importante para cualquier negocio, así como también vamos a describir algunos de los diferentes tipos de inventario que existen y cómo se realizan en la práctica a través de algunos ejemplos.

Una buena administración de inventarios no se hace de la noche a la mañana, pero lograrla es un proceso importante que para determinar el éxito de tu empresa o negocio. Hablemos de todo lo esencial del inventario, empezando por su definición.

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Es decir, también ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio de una organización, más allá de mantener un control de los productos que vende a sus clientes.

Esto se logra mediante un buen control de inventarios, en el que se establezca un balance entre las existencias, movimientos y demanda de cada uno de tus productos. Para conocer más sobre este importante recurso, revisemos las principales características de los inventarios y la forma en que puedes explotarlas para crear una herramienta única.

Características de los inventarios

Si bien todos los inventarios son únicos y su conformación depende del giro, sector y actividad comercial de cada empresa, existen algunas características que todos poseen y que, si logras aprovecharlas, te asegurarás de tener un excelente recurso para mantener el control de tu empresa.  

Funcionan como bases de información

Con hemos visto, un inventario es un registro de las pertenencias de una empresa. Es por eso que sirven como bases de información, en las que se agregan todos los datos relevantes para la identificación y manejo de una mercancía o recurso. Los datos más comunes que suelen tener estos registros son:

• Nombre del objeto
• Descripción del objeto
• Valor unitario
• Ubicación (en caso de existir en un almacén o depósito)

Estos datos ayudan a localizar, contabilizar y disponer de ellos de forma clara, sintética y transparente.

Crean núcleos de datos

Aunque la principal función de un inventario es reflejar el volumen de mercancías y bienes de los que dispone una empresa, esta información no sirve de nada si no está ordenada. Al final del día, el inventario sirve para encontrar el producto que estás buscado, saber cuántos artículos del mismo tipo tienes y gestionar su venta rápidamente.

Por ello, los inventarios también crean núcleos de datos para aglomerar mercancías por uso, tamaño, material, costo o cualquier otra característica. Esto se puede lograr mediante los siguientes datos:

• Número de registro (código interno, de barras, SKU, etc.)
• Línea de producto
• Cadena de suministro
• Nivel de servicio

Registran el control de movimientos

Otra característica fundamental de los inventarios es que deben reflejar los movimientos dentro de tu stock de productos. Por ello no solo se trata de crear una relación de todo lo que tienes, sino de las operaciones que se han realizado con esos objetos. Los inventarios deben mantener el control de las pertenencias mediante la inclusión de los siguientes datos:

• Fecha de ingreso de la mercancía
• Fecha de salida de la mercancía
• Estatus del objeto
• Historial de actualización

Son dinámicos y temporales 

Debido a este último factor, los inventarios se caracterizan por ser instrumentos dinámicos que solo reflejan la actualidad de tus almacenes durante un breve tiempo. Con cada operación, venta o transferencia de bienes el inventario cambia. 

Naturalmente, eso no significa que debas hacer un inventario nuevo cada vez que vendes algún producto, sino que los datos están en constante dinamismo. A pesar de esto, sí es recomendable que realices periódicamente inventarios actualizados para que no pierdas de vista tus objetivos comerciales. De este modo puedes incluso crear inventarios perpetuos, que cambian a lo largo del tiempo, pero que siempre se mantienen actualizados. 

Reflejan el desempeño de los flujos productivos y comerciales

Por último, los inventarios son un reflejo de cuánto estás vendiendo, qué estás produciendo y a qué ritmo. Un inventario con bienes fijos durante un largo periodo deja en evidencia que tienes mercancías que no son de interés comercial, mientras que uno con gran actividad permite ver que has encontrado un equilibrio entre producción y venta.

Por supuesto, existen diferentes tipos de inventarios que responden a ciertas necesidades o funcionan mejor con bienes específicos. Así que a continuación te mencionamos los más importantes, para que conozcas cuál o cuáles convienen a tu empresa.

Tipos de inventario según su ubicación

1. Físicos

Aquí nos referimos a todos los bienes materiales y tangibles que tiene una empresa. Incluye desde el mobiliario y equipo para trabajar hasta los artículos que se guardan en los almacenes y que venden a sus clientes.

Estos inventarios generalmente sirven para mantener el control en centros de almacenaje y para ubicar espacialmente a los objetos dentro de tus bodegas o lugares de distribución.

2. Intangibles

Son los bienes que no pueden contabilizarse porque no son físicos. Se incluyen activos intangibles, activos corrientes, deudas, saldos de cuentas bancarias, cuentas por cobrar, licencias de software, derechos de autor, marcas, etc.

Este tipo de inventarios funcionan principalmente en el área administrativa y financiera en lugar de estar en los almacenes o bajo el control de los representantes de ventas. 

Tipos de inventario según su tipo de producto

3. De materias primas

Tiene en cuenta todos los materiales que se utilizan para producir la oferta que vende la empresa o negocio y que todavía no se procesan. La relación de estos insumos es necesaria para conocer el rendimiento de las materias para la maquila de tus mercancías, así como para controlar su merma y desperdicios.

4. De productos en proceso de fabricación

Engloba todo lo que se adquiere de proveedores manufactureros o industriales y que está en producción todavía. En estos inventarios se considera la cantidad de materiales, la mano de obra y los gastos de fabricación según la fecha de cierre. Asimismo, deben categorizarse de acuerdo con su estado de fabricación.

5. De productos terminados

Incluye los bienes ya terminados que se compran a proveedores manufactureros o industriales y que están listos para venderse. Es común que en estos inventarios se registren los datos del fabricante, la fecha de entrada y el valor de compra y venta de cada mercancía.

6. De suministros de fábrica 

Contabilizan los materiales necesarios para la producción de un artículo, pero no se pueden cuantificar de forma exacta, como la pintura, los lubricantes, lijas, etc. Estos insumos sirven para que la empresa sepa de qué herramientas dispone y cuáles debe conseguir para mejorar su desempeño.

Tipos de inventario según su función

7. De seguridad o de reserva

Se guardan en almacén como medida de previsión en caso de que haya escasez del material, alza de precios de compra o incremento no planeado de la demanda de los clientes. En estos casos los bienes suelen estar en rotación para liberar el stock más antiguo primero y mantener en reserva los últimos producidos.

8. De desacoplamiento

Es necesario cuando hay dos etapas o tareas que complementan un proceso, o bien una serie de materiales que no pueden sincronizarse. Este inventario permite que haya existencias suficientes para cada uno, así como gestionar adecuadamente su sintonía para que el proceso se complete.

9. En tránsito

Incluye los bienes que avanzan en la cadena de valor. Esto significa que los inventarios en tránsito incluyen todos aquellos objetos y productos que se han pedido, pero que aún no se han recibido. Con estos controles se puede gestionar la entrega de mercancías y cerrar tratos comerciales.

10. De ciclo

Estos inventarios son necesarios cuando la cantidad de artículos que se compran (o producen) es mayor que las necesidades inmediatas. Se hacen con el fin de reducir costos por unidad de compra y son ideales para aquellos artículos no perecederos que se compran periódicamente o de forma regular.

11. Estacional

Se requiere cuando aumenta la producción o existencia de un artículo durante una época de baja demanda, para que haya suficiente cuando esta se incremente. Se utiliza cuando se identifica un periodo en el que siempre se repite este aumento, como la época de compras de fin de año o de inicio del verano.

Tipos de inventario según la logística

12. En ductos

Son inventarios que contemplan más de un proveedor y canal de suministro. Estos inventarios son muy similares a los de tránsito, pero su principal función no es contabilizar las mercancías pendientes de entrega, sino administrar la logística de compra y distribución. 

13. Para la especulación

Se realiza cuando se adquieren ciertos materiales sujetos a la especulación (como el oro). Esto ayuda a estar preparado ante un alza de costos o para comercializarlos y obtener recursos adicionales. Es además una forma de asegurar que existan los suficientes medios para complacer la demanda estacional o actual.

14. De naturaleza regular o cíclica

Estos inventarios garantizan la demanda que debe satisfacerse entre intervalos de reabastecimientos sucesivos. Estas relaciones deben calcularse con mucha precisión para evitar el desabastecimiento o el excedente; requieren de tiempo para evaluar cuál es el equilibrio perfecto entre demanda y stock.

15. De existencias obsoletas, muertas o perdidas

Incluye aquellos artículos que, cuando se almacenan por mucho tiempo, se deterioran, caducan, roban o pierden. Estos controles son necesarios para saber cuánto dinero, recursos y mercancías estás perdiendo, incluso cuando te hayas desecho de estas existencias. 

Seguramente ahora te estás preguntando cómo se debe hacer un inventario. Independientemente de que utilices algún programa o plataforma para automatizar el proceso, es buena idea que sepas cómo hacerlo manualmente, para que tengas conocimiento de los elementos que debe tener para realmente cumplir con su propósito: que sea parte del registro de los bienes de tu empresa y que refleje el valor que representa en términos contables y patrimoniales.

Estos son los pasos esenciales para crear un inventario.

1. Identifica en dónde se almacena todo el inventario

En ocasiones, un solo almacén no es suficiente. Si es necesario visitar varias locaciones, quizá sea buena idea crear un mapa de recorrido o coordinar varios equipos de personas que se encarguen de cada espacio, y así optimizar el tiempo invertido. Lo que nos lleva al siguiente punto.

2. Cuenta con un equipo dedicado al inventario

La gestión del inventario es una responsabilidad importante. La gente que se encargue de eso deberá dedicarse con atención a todas sus etapas, ya que de ella depende que exista una rotación adecuada de la mercancía, que no haya pérdidas, excedente de artículos o deterioros que se traduzcan en pérdidas de ingresos.

3. Busca las herramientas adecuadas para gestionar el inventario

Aquí hablamos de aquellas que permiten que las tareas sean más sencillas. Como un software de gestión, que ayuda a integrar en un solo espacio todos los procesos, desde el registro de materiales hasta los canales por los que se vende la oferta final. Con él es más sencillo seguirles el paso a las existencias en tiempo real y, por lo tanto, planear estrategias para que el inventario sea lo más eficiente posible.

4. Establece métodos y frecuencias para administrar el inventario

Este punto va de la mano con el anterior, y seguro presientes la razón. Según el tipo de artículos y materiales que guardes en tu almacén, es posible elegir un método de control de inventarios hecho a la medida. No todos funcionan para todas las actividades de negocio de las empresas, así que te recomendamos que investigues cuál resuelve los problemas que afectan a la tuya en particular, para que también decidas qué tan frecuente debes revisar tu inventario. Algunos de ellos son:

• Método de valoración de inventarios ABC: establece una jerarquía de los productos en función de los valores que se asigna a cada criterio.
• Método de valoración de inventarios PEPS: tiene en cuenta las entradas y salidas de productos priorizando los que ingresaron primero.
• Método de valoración de inventarios UEPS: toma en consideración las entradas y salidas de productos priorizando los que ingresaron al final.
• Método de valoración de contenido cíclico: de forma periódica evalúa la existencia de mercancías mediante sistemas de gestión automatizados.

Una de las herramientas que pueden ayudarte, sobre todo si no tienes volúmenes muy grandes, es la hoja de cálculo. Este recurso te permite registrar tus artículos y actualizarlos rápidamente en un documento que estará a la mano de todo el equipo que trabaja en el almacén. Con esta herramienta puedes dar el siguiente paso para crear tu inventario.

5. Crea la hoja para el periodo en curso

Cada empresa o negocio tiene rotaciones distintas, así que decide cuál es la periodicidad conveniente para dar un seguimiento adecuado a tus existencias. Puede ser diario, semanal, quincenal o mensual. 

6. Designa y agrega el código de cada producto

Quizá sea la tarea más ardua de todas, pues es importante hacer un registro exhaustivo de lo que se desea inventariar. Si es la primera vez que se implementará es posible que no sea viable hacerlo de manera electrónica (con código de barras, por ejemplo), así que habrá que dedicar unos días especialmente a este proceso.

Esto también significa que debes hacer una clasificación de los artículos o materiales para que su gestión sea más eficiente. Por ejemplo, ¿este inventario es para registrar los productos que se venden o las materias primas?

Eso te permite hacer un seguimiento más puntual a tus productos, sobre todo para localizarlos rápidamente.

7. En la siguiente columna anota su descripción

Cuanta más información agregues en tu inventario, será necesario que tengas los datos adecuados y las herramientas para cotejar lo que aparece en el documento con las existencias físicas.

8. Luego anota las existencias del periodo anterior

Es el número con el que empiezas el periodo y que te sirve de comparación a medida que se actualiza la actividad de tu inventario.

Asegúrate de que todos los artículos se sumen al final en una fila que diga «Total», para que tengas clara la cantidad exacta.

9. Crea la columna de entradas

En caso de que lleguen más artículos durante el periodo que estás monitoreando, deja espacio para las entradas.

Al igual que con la columna anterior, suma las cantidades de cada una de las celdas correspondientes. La ventaja es que cuando añadas una existencia más, la fórmula que aplicaste se actualizará sola y te dará la cantidad actualizada. Para que tengas un control más preciso, puedes agregar otra columna dedicada a las devoluciones de artículos, en caso de que no quieras incluirlas en la fila de entradas.

10. Haz la columna de salidas

Estas son tus ventas, la mercancía que sale del almacén. Quizá no todas resulten en ventas, pero así sabrás los artículos que están en tránsito hacia el local de un intermediario o hacia tu cliente final.

11. Deja espacio para la columna de stock vigente

Este se llenará automáticamente, ya que los datos provienen del resultado que obtienes al sumar una celda de la columna de «Existencias mes anterior» con la que le corresponde de «Entradas» y al restar la respectiva de «Salidas»:

Por lo tanto, asegúrate de relacionar estas columnas con esa sencilla fórmula, para que se actualice la información de inmediato en cuanto se registre una entrada o cualquier otro movimiento en tu stock.

Para establecer relaciones de productos como esta puedes aprovechar las funcionalidades que ofrece Excel para crear inventarios. A continuación, te presentamos 3 ejemplos más de inventarios realizados con esta potente herramienta. 

3 ejemplos de inventarios

1. Inventario ABC de empresa tecnológica

El método de valoración ABC es ideal para crear jerarquías de los objetos que comercializas. Esto se puede deber a que tienes un gran volumen de existencias de un objeto o a que su valor comercial final es más alto que el del resto, por lo que es más rentable para ti.

En este ejemplo, supondremos que somos gerentes de una empresa comercializadora de artículos informáticos y que somos distribuidores de productos especializados en audio y multimedia. De acuerdo con nuestros registros, disponemos de los siguientes productos:

Gracias al método ABC que hemos establecido, nuestra tabla de inventario ordenará los registros de acuerdo con la ganancia final esperada. Esto hace que sepamos que el producto que debemos concentrarnos en vender son los audífonos de gama media, mientras que los CD son los menos importantes, ya que no generan grandes ganancias. 

2. Inventario PEPS de empresa alimenticia

En el caso de las empresas que se dedican a la producción y venta de productos comestibles, no es siempre la mejor idea priorizar la distribución de mercancías en relación con las ganancias esperadas. Por el contrario, lo más importante es ofrecer productos en buen estado sin desperdiciar mercancías.

Para ello se puede aplicar un método de valoración PEPS, que ayuda a las empresas a liberar primero los artículos que mayor antigüedad tienen en el stock. Bastará con que ingreses los datos de tus productos con su fecha de entrada, como en el siguiente ejemplo:

Posteriormente, puedes aplicar algunas reglas para que tu tabla ordene tu inventario de acuerdo con su fecha de entrada y liberes primero los productos más viejos para que no caduquen.

3. Inventario de contenido cíclico para una papelería

Muchos negocios necesitan mantener un flujo de mercancía constante para evitar el desabasto. Calcular la cantidad de insumos necesarios requiere de mucho tiempo y de práctica, pero una vez que se ha medido a la perfección es mucho más fácil controlarlo mediante un inventario cíclico.

Por ejemplo, supongamos el caso de una comercializadora de papeles que ha evaluado el volumen de compra de sus clientes y sabe cada cuánto tiempo debe resurtirse con paquetes de diferentes papales. De acuerdo con su experiencia, su inventario deberá verse así:

Como puedes ver, la tabla incluye los códigos y nombres de cada producto, pero sobre todo destaca que contiene el periodo en el que se debe reabastecer, ya sea de manera mensual, trimestral o semestral.

Para crear tu inventario puedes utilizar nuestras plantillas con formatos de inventario, que incluyen todas las fórmulas necesarias para hacer más simple el manejo de tu stock. Cuando tengas existencias a las que sea sencillo dar seguimiento y una vez que cuentas con toda la información, pronto notarás que la gestión no es tan complicada. Recuerda que también puedes utilizar herramientas especializadas y software que solo te piden que incluyas algunos datos de tus productos y listo. Así que busca cuál es mejor para tu empresa.