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Saber es poder, y cuando se trata de conocer exactamente cuántos materiales, artículos y productos tienes en tu inventario, representa también dinero. Una gestión correcta no se hace de la noche a la mañana, pero es un proceso importante que no puedes eliminar del éxito de tu empresa o negocio.

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Así que hablemos de todo lo esencial del inventario, empezando por su definición.

Es decir, también ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio de una organización, más allá de mantener un control de los productos que vende a sus clientes.

Por supuesto, existen diferentes tipos de inventarios que responden a ciertas necesidades o funcionan mejor con bienes específicos. Así que a continuación te mencionamos los más importantes para que conozcas cuál o cuáles convienen a tu empresa.

Según su ubicación

1. Físicos

Aquí nos referimos a todos los bienes materiales, tangibles, que tiene una empresa. Incluye desde el mobiliario y equipo para trabajar hasta los artículos que se guardan en los almacenes y que venden a sus clientes.

2. Intangibles

Son los bienes que no pueden contabilizarse porque no son físicos. Se incluyen activos intangibles, activos corrientes, deudas, saldos de cuentas bancarias, cuentas por cobrar, licencias de software, derechos de autor, marcas, etc.

Según su tipo de producto

3. De materias primas

Tiene en cuenta todos los materiales que se utilizan para producir la oferta que vende la empresa o negocio y que todavía no se procesan.

4. De productos en proceso de fabricación

Engloba todo lo que se adquiere de proveedores manufactureros o industriales que está en producción todavía. Se considera la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación según la fecha de cierre.

5. De productos terminados

Son los bienes ya terminados que se compran a proveedores manufactureros o industriales, listos para venderse.

6. De suministros de fábrica 

Son los materiales necesarios para la producción de un artículo, pero no se pueden cuantificar de forma exacta, como la pintura, los lubricantes, lijas, etc.

Según su función

7. De seguridad o de reserva

Se guardan en almacén como medida de previsión en caso de que haya escasez del material o aumento no planeado de la demanda de los clientes.

8. De desacoplamiento

Es necesario cuando hay dos etapas o tareas que complementan un proceso y materiales que no pueden sincronizarse. Este inventario permite que haya existencias suficientes para cada uno y que el proceso se complete.

9. En tránsito

Incluye los bienes que avanzan en la cadena de valor, que se han pedido pero no se han recibido aún.

10. De ciclo

Es necesario cuando la cantidad de artículos que se compran (o producen) es mayor que las necesidades inmediatas. Se hace con el fin de reducir costos por unidad de compra y es ideal para aquellos artículos no perecederos.

11. Estacional

Se requiere cuando aumenta la producción o existencia de un artículo durante una época de baja demanda, para que haya suficiente cuando esta se incremente. Se utiliza cuando se identifica un periodo en el que siempre se repite este aumento, como la época de compras de fin de año o de inicio del verano.

Según la logística

12. En ductos

Son inventarios en tránsito que existen en los diferentes niveles de suministro.

13. Para la especulación

Se realiza cuando se adquieren ciertos materiales sujetos a la especulación (como el oro), además es una forma de asegurar que existan los suficientes para complacer la demanda estacional o actual.

14. De naturaleza regular o cíclica

Garantiza la demanda que debe satisfacerse entre intervalos de reabastecimientos sucesivos.

15. De seguridad

También se usa como método de previsión. El inventario de seguridad asegura la existencia de materiales o productos en caso de que haya una variación entre la demanda y el tiempo de reaprovisionamiento.

16. De existencias obsoletas, muertas o perdidas

Incluye aquellos artículos que, cuando se almacenan por mucho tiempo, se deterioran, caducan, roban o pierden.

¿Y cómo se debe hacer un inventario? Independientemente de que utilices algún programa o plataforma para automatizar el proceso, es buena idea que sepas cómo hacerlo desde su forma más sencilla, para que tengas conocimiento de los elementos que debe tener para realmente cumplir con su propósito: que sea parte del registro de los bienes de tu empresa y que refleje el valor que representa a nivel contable y patrimonial.

Estos son los pasos esenciales para crear un inventario.

Cómo crear un inventario: 5 pasos

1. Registra las existencias que integran el inventario

Quizá es la tarea más ardua de todas, pues es importante hacer un registro exhaustivo de lo que se desea inventariar. Si es la primera vez que se implementará es posible que no sea viable hacerlo de manera electrónica (con código de barras, por ejemplo), así que habrá que dedicar unos días especialmente a este proceso.

Esto también significa que debes hacer una clasificación de los artículos o materiales para que su gestión sea más eficiente. Por ejemplo, ¿este inventario es para registrar los productos que se venden, las materias primas?

2. Identifica en dónde se almacena todo el inventario

En ocasiones, un solo almacén no es suficiente. Si es necesario visitar varias locaciones, quizá es buena idea crear un mapa de recorrido o coordinar varios equipos de personas que se encarguen de cada espacio, y así optimizar el tiempo invertido. Lo que nos lleva al siguiente punto.

3. Cuenta con un equipo dedicado al inventario

La gestión del inventario es una responsabilidad importante. La gente que se encargue de eso deberá dedicarse con atención a todas sus etapas, ya que de ella depende que exista una rotación adecuada de la mercancía, que no haya pérdidas, exceso de artículos o deterioros que se traduzcan en pérdidas de ingresos.

4. Busca las herramientas adecuadas para gestionar el inventario

Aquí hablamos de aquellas que permiten que las tareas sean más sencillas. Como software de gestión, que ayuda a integrar en un solo espacio todos los procesos, desde el registro de materiales hasta los canales por los que se vende la oferta final. Con él es más sencillo seguirles el paso a las existencias en tiempo real y, por lo tanto, planear estrategias para que el inventario sea lo más eficiente posible.

5. Establece métodos y frecuencias para administrar el inventario

Este punto va de la mano con el anterior, y seguro presientes la razón. Según el tipo de artículos y materiales que guardes en tu almacén, es posible elegir un método de control de inventarios que se desempeñe como hecho a la medida. No todos funcionan para todas las actividades de negocio de las empresas, así que te recomendamos que investigues cuál resuelve los problemas que afectan a la tuya en particular para que también decidas qué tan frecuente es buena idea revisar tu inventario.

Una de las herramientas que puede ayudarte, sobre todo si no tienes volúmenes muy grandes, es la hoja de cálculo. Te permite registrar tus artículos y actualizarlos rápidamente en un documento que estará a la mano de todo el equipo que trabaja en almacén. A continuación, te compartimos un ejemplo de la creación básica de un inventario.

1. Crea la hoja para el periodo en curso

Cada empresa o negocio tiene rotaciones distintas, así que decide cuál es la periodicidad conveniente para dar un seguimiento adecuado a tus existencias. Puede ser diario, semanal, quincenal o mensual. 

Periodo elegido para ejemplo de creación de inventario

2. Agrega el código de cada producto

Eso te permite hacer un seguimiento más puntual a tus productos, sobre todo para localizarlos rápidamente.

Código de producto en ejemplo de creación de inventario

3. En la siguiente columna anota su descripción

Cuanta más información tengas en tu inventario, será necesario que tengas los datos adecuados y las herramientas para cotejar lo que aparece en el documento con las existencias físicas.

Descripción de producto en ejemplo de creación de inventario

4. Luego anota las existencias del periodo anterior

Es el número con el que empiezas el periodo y que te sirve de comparación a medida que se actualiza la actividad de tu inventario.

Existencias del periodo anterior en ejemplo de creación de inventario

Asegúrate de que todos los artículos se sumen al final en una fila que diga «Total», para que tengas clara la cantidad exacta.

5. Crea la columna de entradas

En caso de que lleguen más artículos durante el periodo que estás monitoreando, deja espacio para las entradas.

Entradas de mercancía en ejemplo de creación de inventario

Al igual que con la columna anterior, suma las cantidades de cada una de las celdas correspondientes. La ventaja es que cuando añadas una existencia más, la fórmula que aplicaste se actualizará sola y te dará la cantidad actualizada. Para que tengas un control más preciso, puedes agregar otra columna dedicada a las devoluciones de artículos, en caso de que no quieras incluirlas en la fila de entradas.

6. Haz la columna de salidas

Estas son tus ventas, la mercancía que sale del almacén. Quizá no todas resulten en ventas, pero así sabrás los artículos que están en tránsito hacia el local de un intermediario o hacia tu cliente final.

Salidas de mercancía en ejemplo de creación de inventario

7. Deja espacio para la columna de stock vigente

Este se llenará automáticamente, ya que los datos provienen del resultado que obtienes al sumar una celda de la columna de «Existencias mes anterior» con la que le corresponde de «Entradas» y al restar la respectiva de «Salidas»:

Fórmula para actualizar stock automáticamente en ejemplo de creación de inventario

Por lo tanto, asegúrate de relacionar estas columnas con esa sencilla fórmula, para que se actualice la información de inmediato en cuanto se registre una entrada o cualquier otro movimiento en tu stock.

Ejemplo de creación de inventario con stock actualizado

Utiliza este ejemplo para comenzar a crear tu inventario. Cuando tengas existencias a las que sea sencillo dar seguimiento y una vez que cuentas con toda la información, pronto notarás que la gestión no es tan complicada. Recuerda que también puedes utilizar herramientas especializadas y software que solo te piden que incluyas algunos datos de tus productos y listo. Así que busca cuál es mejor para tu empresa. 

Comienza a llevar tus inventarios con algunos de los métodos más populares: UEPS (últimas entradas, primeras salidas) y PEPS (primeras entradas, primeras salidas)

Cómo hacer formatos de inventario en excel

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Publicado originalmente el 19 de agosto de 2021, actualizado el 16 de mayo de 2022

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Inventario