Los pronósticos son procesos que todas las empresas deberían utilizar, ya que son el punto de partida de nuevos proyectos en diferentes áreas, como producción o ventas. Con ellos podrás establecer mejores estrategias para alcanzar tus objetivos, como aumentar la demanda y optimizar el uso de los recursos.

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Aunque en todo pronóstico hay márgenes de error que no puedes evitar, existen varias técnicas que te darán resultados certeros: así te prepararás ante los retos y las oportunidades futuras.

Si aún no conoces cuáles son las mejores formas de hacer un pronóstico de ventas para tu empresa, has llegado al lugar indicado:verás el paso a paso del proceso. Lo mejor de todo es que podrás encontrar ejemplos que te ayudarán a entender de mejor manera cada uno de los métodos que puedes aplicar.

Los pronósticos de venta son esenciales para el funcionamiento de las empresas, ya que anticipan el comportamiento del área y les dan un mejor margen de actuación. 

¿Para qué sirve una proyección de ventas? 

Un buen pronóstico de ventas permite a las empresas predecir ingresos de ventas alcanzables, asignar recursos de manera eficaz y crear un plan de crecimiento sostenido para el porvenir.

Además, son vitales para que tu equipo de ventas mantenga su nivel de productividad. Si es un pronóstico inadecuado, puede estancar la manera en que realizan su labor, ya sea por la falta de estímulos de crecimiento o porque les impongas una cuota poco realista.

Tipos de pronósticos de ventas 

Existen dos tipos de pronósticos de ventas en los que podrás hacer uso de diferentes técnicas para conseguir la información que necesitas. Cada tipo dependerá de si te encuentras en una empresa nueva o en una que ya lleva más tiempo en el mercado.

Te presentaremos las estrategias de pronósticos más utilizadas en ambos tipos de pronósticos. Más adelante, desarrollaremos paso a paso algunas de ellas para que puedas usar la que mejor se ajuste con tu empresa y sus metas.

Pronósticos de ventas cualitativos

1. Método Delphi 

Es uno de los métodos al que más empresas recurren para realizar predicciones de demanda o análisis de mercado. Toma su nombre del famoso oráculo de Delfos y ayuda a conocer con más mayor certeza la evolución de algún producto o servicio mediante técnicas de prospección.

Es excelente para hallar las tendencias en el mercado y adelantarse a ellas. La idea es detectar las necesidades de los consumidores y a los competidores por medio de un panel de expertos. Este realiza un cuestionario, analiza los resultados, pasa estos resultados a otro grupo de especialistas para que contesten las preguntas establecidas y todos lleguen a un consenso.

2. Juicio de expertos

Este método es de los más antiguos y está basado en la experiencia e intuición de los representantes más experimentados de un equipo. Consiste en hacer pronósticos basados en datos anteriores de la empresa (aunque influenciados por los hechos actuales).

Logra establecer las ventas potenciales de acuerdo con el método de venta utilizado. Además, determina cuál es el nivel de esfuerzo que habrá de darse según las condiciones del mercado.

Llevarlo a cabo solo necesita de la experiencia, sentido común y conjeturas de los expertos en ventas. Para que los resultados sean correctos y congruentes deben tenerse en cuenta algunos factores como la capacidad del negocio, sus limitaciones, inversión y tamaño organizativo, así como las temporadas del año.

3. Opinión del Equipo de Ventas

Parecido al método anterior, en este caso tendrás que centrarte exclusivamente en tu equipo de ventas, al fin y al cabo son ellos los que viven a diario la situación, panorama y el calor en el que están los prospectos y clientes.

Cada vendedor o cada equipo de ventas, dependiendo de cómo están estructurados dentro de tu negocio, será responsable de dar estimaciones de los productos o servicios que se pueden vender en un territorio o contexto específico durante un periodo que se determine. Asegúrate de definir un volumen realista y tener registro de estas opiniones y proyecciones porque te servirán para el análisis posterior o la réplica de este método para otro sector o periodo. 

4. Identificación de series de tiempo

Con este método tu factor clave será el tiempo, es decir, tendrás que definir si tu pronóstico se hará con base en tendencias de una estación específica, temporalidad o si estás ante una demanda constante de algún producto o servicio.

De esta forma se extienden los valores históricos para ir proyectando datos; en este sentido, el pronóstico te servirá para mejorar ciertas áreas fundamentales o vinculadas para lograr los números proyectados. 

5. Realiza pruebas de marcado

Aunque más que un método es una técnica, vale la pena tenerla en cuenta para hacer proyecciones de ventas. Consiste en tomar un producto o servicio específico y ponerlo a prueba en un contexto, tiempo o territorio en particular, impulsar su venta y medir cómo fue el comportamiento de su consumo.  

Puedes llevar a cabo diferentes mezclas de mercadeo y tomar los resultados arrojados con tus pruebas para generar un pronóstico de venta ahora para otro contexto, tiempo o territorio diferente, quizá más extensos, de tal forma que abarques más después de cada periodo de prueba. 

Pronósticos o forecast de ventas cuantitativos

1. Run Rate 

También conocida como «tasa de partida», es una forma fácil de calcular las ventas comparadas con periodos anteriores.

Esta técnica funcionará a la perfección si tu objetivo es pronosticar los ingresos en un lapso determinado. También es útil cuando hay una meta fija y necesitas saber si tu equipo podrá alcanzarla.

2. Suavizamiento Exponencial 

Es considerado como uno de los métodos más precisos para la creación de un pronóstico de ventas. Una de sus principales ventajas es que funciona con pocos registros pasados.

Otro de sus atributos es que, al ser un método tan simple, puede ser usado por pequeñas y grandes empresas, ya que la única herramienta que necesitan es una hoja de cálculo.

3. Tasa de crecimiento medio

Este método se enfoca en analizar los datos de un periodo anterior, lo cual lo hace bastante flexible, ya que puedes determinar si tomas los de una semana o un mes e incluso de un año anterior. 

De esta forma, si tu proyección de ventas será la del mes entrante tendrías que multiplicar las ventas de ese mes en particular por 1 más la tasa de crecimiento de ventas mensual, es decir: 

Pronóstico de venta cualitativo: fórmula para utilizar el método de tasa de crecimiento medio

Por ejemplo en caso de un incremento del 10% en las ventas en comparación con el mes pasado, de unos 20.000 USD del valor del producto, el pronóstico de ventas para el próximo mes debería ser: 20.000  x (1 + 10%) = 22.000

Ejemplo de métodos de pronóstico de ventas: tasa de crecimiento medio

4. Regresión lineal simple

Con este método necesitas agrupar una variable dependiente, en este caso la demanda, con una variable independiente, que sería el tiempo, montados en una ecuación lineal. Así verás tus datos de ventas de forma gráfica, es decir, más visual, para después trazar una línea que los conecte y a la vez se extienda hacia el futuro en lo que sería tu pronóstico de ventas. 

Puedes hacer en Excel una gráfica lineal y utilizar la función «Tendencia» para arrojar tus datos y así tener una representación de la previsión de ventas en tu eje vertical (y) y de tu periodo en tu eje horizontal (x).

Ejemplos de proyecciones de ventas: regresión lineal simple

Ahora sí, es momento de pasar a las instrucciones detalladas para hacer pronóstico de ventas.

¿Cómo hacer pronósticos de ventas?

Según el método que utilices, deberás seguir diferentes pasos. A continuación, podrás ver cómo realizar tu pronóstico de ventas con el método Delphi, Juicio de expertos, Run Rate y Suavizamiento Exponencial. Al final de cada caso también encontrarás un ejemplo ilustrativo. 

1. Identifica el problema o tema a tratar

Lo más importante antes de aplicar el método Delphi es saber qué tema o problema busca entender la empresa. Esto ayudará a definir el tipo de expertos de los cuales requiere el apoyo y también permitirá recopilar la información necesaria para que ellos puedan comprender lo que se busca.

2. Elige a un gestor del proyecto

Encuentra a una persona que esté familiarizada con la investigación y recopilación de datos. Representará al árbitro entre la empresa y los expertos. El administrador tiene la tarea de identificar a cada participante y sus respuestas.

3. Selecciona a los expertos

El panel de expertos puede estar integrado por el equipo del proyecto designado, uno o más clientes y otros expertos de la empresa o industria. Explica el procedimiento a realizar y su duración. El anonimato es crucial para una buena aplicación del método Delphi, así que no puede haber contacto entre los participantes.

4. Realiza el primer cuestionario

La primera ronda de preguntas debe ser muy general para obtener una opinión amplia del panel de expertos. Los cuestionamientos dependerán totalmente del problema que se busca comprender, pero aquí te mostramos algunos ejemplos:

  • ¿Qué beneficios y principales problemáticas percibe del tema planteado?
  • ¿Qué recomendaciones haría para superar los problemas del tema planteado?
  • ¿Considera que el tema planteado ayuda a mejorar algún aspecto? ¿Por qué?

Una vez contestado, recopila la información y elimina el material irrelevante para lograr una opinión solo con puntos de vista comunes. Un aspecto que no debes olvidar es que los cuestionarios o encuestas deben contestarse de forma anónima para no afectar los resultados.

5. Realiza el segundo cuestionario

Según las respuestas de la primera ronda de preguntas, el siguiente cuestionario a aplicar debe profundizar en el tema según la opinión específica obtenida anteriormente de los expertos. Al igual que en el primer cuestionario, al finalizar recopila y resume los resultados.

6. Realiza el tercer cuestionario

En esta última ronda, el principal objetivo es comenzar a sacar conclusiones. La pregunta clave que te ayudará a llegar a las decisiones finales es: ¿en qué están de acuerdo todos los participantes?

Aunque el método Delphi siempre suele ser de tres rondas de cuestionarios, puedes sentirte libre de implementar más preguntas hasta llegar a la visión clara que buscas.

7. Establece una visión para el futuro

Con el apoyo de las conclusiones a las que se hayan llegado, analiza los beneficios, soluciones y problemáticas pronosticadas para establecer los planes para enfrentar posibles riesgos y aprovechar las oportunidades de venta.

Ejemplo de pronóstico de venta con método Delphi 

En la imagen mostrada te compartimos un ejemplo basado en el método Delphi que te funcionará como guía para realizar esta técnica en tu empresa.

Ejemplo de pronóstico de ventas con el método DelphiDependiendo de las respuestas de los expertos es que surgen las conclusiones que permitirán tener un producto ideal para los consumidores.

1. Evalúa si tu producto tiene una demanda estable

Este método funciona únicamente para productos previamente posicionados y no es recomendable para pronosticar las ventas de un producto nuevo o versiones distintas. 

Averigua cuántos años lleva tu producto en el mercado y cuál ha sido la variación en la demanda. Si resulta constante, teniendo en cuenta los factores macroeconómicos que pudieron afectarle en años pasados, entonces es viable el juicio de expertos.

2. Selecciona al experto o grupo de expertos

Puedes poner en práctica este método con una sola persona, aunque siempre será mejor tener la comparación entre más puntos de vista. Los grupos de hasta 5 expertos ayudarán a tener una visión completa, sin perder el foco con un gran panel.

Algunos candidatos idóneos son los agentes de ventas más experimentados o los especialistas estratégicos del área.

3. Recopila el juicio del panel

Los expertos deberán considerar todo lo referente a la demanda de este producto en años anteriores: cuáles fueron las unidades totales, cómo se comportó de acuerdo con cada temporada del año y cuáles fueron las condiciones internas y externas que explicaron dicho comportamiento.

También deberán disponer de toda la información actual sobre cuáles serán los esfuerzos de marketing, cuál es la inversión y cómo está distribuida, así como las metas a las que se ha planificado llegar. Entonces, el grupo podrá evaluar la capacidad del negocio y las características actuales del mercado para establecer la probabilidad de cumplir dichas metas.

4. Pide información adicional

Además de lo que recopiles por medio del grupo, puedes consultar las opiniones de otros vendedores, gerentes y actores que estén cerca de la labor de venta. Podrán decirte cuáles son sus estimaciones y cómo perciben el comportamiento del mercado.

Ejemplo de pronóstico de ventas por el juicio de expertos

Mira este ejemplo donde los expertos, después de conocer que el área de ventas cuenta con un plan de expansión en la cantidad de agentes, llegaron a estas conclusiones. 

Ejemplo de pronóstico de ventas con el método Juicio de expertosNota que, a pesar de que el año pasado hubo un aumento considerable en las ventas de abril a junio, evitaron dar un pronóstico más alto pues dicho aumento se debió a condiciones externas que probablemente no sucederán este año. Además, encontraron varios competidores directos nuevos que afectarán la cartera de clientes. 

1. Divide el total de ventas entre el número de periodos

Calcula el promedio de ventas mensual que llevas en el avance de tu año financiero. Tan solo deberás dividir el valor de las ventas actuales entre la cantidad de periodos efectivos. Para que quede más claro, supongamos que el departamento de estrategia de tu empresa puso una meta de $1.000.000 para este año.

Si estás en agosto y a la fecha alcanzaste un nivel de ventas por $730.000, al dividir las ganancias entre los 8 meses transcurridos obtendrás un promedio de $91.250 mensual.

2. Multiplica el resultado por la cantidad de periodos restantes

El método Run Rate se basa en la suposición de que el comportamiento en las ventas se mantendrá en los periodos posteriores. 

Deberás multiplicar el promedio de ventas por los periodos restantes. En este caso, los 4 meses restantes darían un total de $365.000.

3. Suma el total de ventas efectivo y haz la proyección de ventas

¡Estás a punto de saber cómo van tus ventas! Es momento de sumar el pronóstico de las ventas, es decir, el resultado de la multiplicación de los periodos restantes, y las ventas efectivas del ciclo financiero. 

Así, sumarías los $730.000 de ventas que alcanzaste hasta agosto más los $365.000 que esperas para el total de septiembre, octubre, noviembre y diciembre. Eso da un resultado de $1.950.000. Por tanto, el pronóstico dice que lograrás superar la meta del millón.

Veamos un ejemplo parecido a continuación.

Ejemplo de pronóstico de ventas por Run Rate

Estas son las ventas alcanzadas hasta ahora por un departamento de ventas, así como la meta establecida al inicio del año financiero. Como podrás ver, en esta empresa prefieren la administración por bimestres:

Ejemplo de proyección de ventas con método Run Rate
Ahora es momento obtener el pronóstico:

Cómo hacer un pronóstico de ventas con el método Run Rate

Así, el pronóstico de ventas del año da un total de $425.250, lo que estaría por debajo de la meta de $650.000. Como este cálculo se ha realizado con tiempo, podrán implementarse acciones y estrategias necesarias para cambiar el número total de ventas que permitirá alcanzar o superar la meta establecida.

1. Añade los datos de ventas y la constante de suavización

Agrega en una hoja de cálculo los datos de los que partirás: las ventas de tus periodos anteriores y el pronóstico inicial para las mismas. Después, es momento de que elijas la constante de suavizamiento: debe ser un valor intermedio entre 0 y 1. 

Escoger un valor más cercano a 1 indica que se espera que las ventas se mantengan consistentes con el periodo anterior; en cambio, un valor más cercano a 0 indica más volatilidad. Como verás más adelante, hicimos un ejemplo con una constante de 0.7.

Ten en cuenta que puedes crear modelos con constantes de suavización distintas para obtener un panorama más amplio de tus ventas futuras.

2. Calcula el pronóstico de acuerdo con tus datos de ventas

Para calcular el pronóstico para los periodos siguientes, usa esta fórmula:

Fórmula de suavización exponencial

Donde: 

Ft = nuevo pronóstico
Ft-1 = pronóstico del periodo anterior
α = constante de suavización
At-1 = demanda real del periodo anterior

El resultado te dirá los nuevos pronósticos para cada periodo, de acuerdo con el comportamiento de las ventas anteriores.

Ejemplo de pronóstico de ventas con el método de Suavizamiento Exponencial

En este ejemplo verás que añadimos los números de ventas, la constante de suavización y el pronóstico inicial para ese periodo:

Pronóstico de ventas con método suavizamiento exponencial

Ahora utilizaremos la fórmula del Suavizamiento Exponencial [Ft = Ft-1 + α (At-1– Ft-1)] aplicada a cada periodo. En nuestro ejemplo, la fórmula en Excel quedaría de esta manera: =C2+0.7*(B2-C2)

Forecast de ventas con método de suavizamiento exponencial

Hicimos clic en «Enter» y nos dio el valor del pronóstico. Copiamos y pegamos la fórmula en el resto de las celdas para el desglose de las cantidades.

Así, el resultado del pronóstico para el primer mes del nuevo año es de 187.82

Ejemplo de pronóstico de ventas realizado con el método de suavizamiento exponencialLa medición y el seguimiento son las claves para medir el rendimiento de un proyecto y visualizar si estás alcanzando tus metas, lo que será mucho más fácil si puedes automatizar estos procesos.

Esto también te dará la ventaja de comenzar un historial de datos de la organización para conocer sus avances, evaluar los aciertos y saber desde dónde partir si es necesario hacer ajustes. 

Herramienta Forecast de HubSpot para hacer pronósticos de ventas

HubSpot agregó una herramienta para realizar pronósticos o previsiones de ventas para agilizar el trabajo de los gerentes de ventas o de los líderes de los equipos que se dedican a la comercialización.

Se trata de la herramienta Forecast de HubSpot, con la cual podrás realizar un seguimiento del progreso de las metas con una poderosa solución en la que se agrupan los negocios en categorías de previsión con base en su probabilidad de cerrar. Con esto optimizas tus procesos, detectas áreas de oportunidad y mejoras la toma de decisiones.  

HubSpot se ha enfocado en brindar una plataforma intuitiva y fácil de configurar, así que podrás estructurar las categorías de previsión y asignar metas de ingresos a tu equipo; con esto ya podrás ver informes de ingresos, cierres, metas y datos que te ayudarán a analizar el camino correcto para lograr la proyección de ventas planteada. Cuentas con informes adicionales de analíticas de ventas de gran valor para cumplir con los objetivos y poder retroalimentar al equipo de ventas con los indicadores más contundentes.

También podrás usar los menús desplegables en la parte superior para filtrar por pipeline, equipo o fecha de cierre. Igualmente podrás observar el monto del negocio previsto en cada categoría de previsión.

Cómo hacer un pronóstico de ventas con HubSpot

La versatilidad de la herramienta te permitirá analizar tus datos desde diferentes ángulos, ya sea para ver tu pronóstico por usuario individual o ver tus usuarios con cupo asignado de Sales Hub Pro o Enterprise; junto a su nombre verás su meta o sus ingresos cerrados relacionados con su meta.

Entre la información a tu vista tendrás los negocios asignados al usuario, los cuales podrás revisar y evaluar para saber dónde está cada negocio en el pipeline e identificar qué negocios necesitan más atención de tu representante de ventas para cerrarlos.

Además podrás hacer notas en el campo «Próximo paso», con lo cual el responsable sabrá qué necesita para llevar el negocio a la siguiente etapa. Para saber más sobre la herramienta Forecast de HubSpot puedes consultar nuestra base de conocimientos.

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Publicado originalmente en abril 28 2021, actualizado abril 28 2021

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Gerente de Ventas