Qué es run rate en un pronóstico de ventas

Los métodos de forecasting se componen de una variedad de prácticas que justifican diversos grados de pensamiento, esfuerzo y análisis. Por lo general, siempre es una buena idea desarrollar un proceso de forecasting riguroso y matizado para encauzar tus expectativas y objetivos de ventas.

Pero, ¿qué sucede si no tienes interés ni recursos o necesitas aprovechar un método de forecasting complejo que requiere mucho trabajo? ¿Es posible armar proyecciones más breves y rápidas que puedan brindarte una perspectiva valiosa?

Una forma de abordar esa situación es calcular tu run rate con tus datos de ingresos durante períodos específicos. En este artículo, te diremos qué es el run rate, cómo calcularlo, cuándo es útil y algunos de los riesgos que asumes al aprovecharlo.

Recuerda que hacer pronósticos de ventas es fundamental para cualquier negocio y el run rate es una de las herramientas más convenientes para evaluar y proyectar el desempeño financiero anual, ya que se sustenta en datos recopilados durante tiempos limitados. A menudo, funciona bien para las compañías en crecimiento que aún no tienen datos históricos confiables en los que apoyarse.

Asimismo, las empresas que crecen de manera rápida en lapsos cortos pueden darle un buen uso, pues podrían basar sus pronósticos en el run rate de un periodo de crecimiento específico, en lugar de remontarse a datos antiguos.

El concepto del run rate es sencillo y su fórmula lo refleja, se trata de una serie de ecuaciones simples que se aplican fácilmente a los datos de ingresos acumulados de tu negocio. No olvides que, además, existen soluciones excelentes para tu forecasting de ventas disponibles en línea.

Para qué sirve calcular el run rate

El cálculo del run rate sirve para proyectar y estimar el desempeño financiero de una empresa en función de los datos actuales. Con esta herramienta de forecasting, una compañía podrá obtener una proyección de sus ingresos, lo cual le dará un panorama de escenarios futuros para tomar decisiones de inversión, crecimiento o expansión. 
 
Asimismo, esta métrica les permite a las organizaciones analizar su crecimiento porque tendrán un parámetro actualizado para comparar con resultados anteriores. De esa forma, podrán ver si la entidad ha crecido, se ha mantenido o experimenta una disminución en su desempeño financiero. 

Además, gracias al run rate, una compañía puede evaluar sus gastos, lo que es útil para proyectar los gastos anuales; evaluar la eficiencia y rentabilidad de las operaciones, así como identificar oportunidades de reducción de costos o ajustes en la estructura de gastos.

Finalmente, puedes emplear esta herramienta para planificar las finanzas de tu negocio a corto y mediano plazo, puesto que otorga una visión general de los resultados financieros esperados para el año y, con ella, ajustar estrategias, asignar recursos y establecer metas y objetivos más realistas.   

1. Toma tus ingresos durante un periodo específico

El primer paso consiste en tomar los ingresos generados durante un periodo específico. Por ejemplo, si deseas calcular el run rate mensual, toma los ingresos totales generados en un mes particular. Es fundamental que definas con claridad el lapso de tiempo. 

2. Determina los diversos periodos que ocurren en un año (es decir, 12 meses)

Luego, establece los periodos que ocurren en un año. Para nuestro caso, en un año, hay 12 meses. Si el periodo seleccionado no coincide con un año completo, necesitarás determinar un factor de ajuste: divide la duración del periodo seleccionado entre el número de periodos equivalentes en un año. Por ejemplo, si estás calculando el run rate mensual, el factor de ajuste sería 12 (ya que hay 12 meses en un año).

3. Multiplica esas dos cifras

Finalmente, multiplica los ingresos del periodo específico por el número de periodos en un año. 

Aunque el run rate, por lo general, se basa en datos mensuales o trimestrales, puede aplicarse a cualquier periodo.

Aquí hay un ejemplo de cómo podría verse. Imaginemos un negocio de frutas relativamente nuevo. Este recién cumplió 7 meses, pero le ha ido muy bien: ha generado $500.000 en ingresos hasta el momento y ahora busca medir su base de desempeño futuro a partir de sus datos existentes, así que opta por calcular su tasa de ejecución:

Ejemplos de cómo calcular el run rate

1. Run rate diario

Imagina una empresa que ha generado $10.000 en ingresos durante los primeros 10 días del mes. Para calcular su run rate diario, puedes dividir los ingresos acumulados en el periodo (10.000) entre los días transcurridos (10):

Run rate diario = Ingresos acumulados / Días transcurridos
Run rate diario = $10.000 / 10 = $1000

Esto significa que, en promedio, la empresa está generando $1000 de ingresos por día. Si este ritmo se mantiene, el run rate diario proyectado para el mes completo sería de $30.000 ($1000 * 30 días).

2. Run rate mensual

Ahora, pensemos en una compañía que ha generado $50.000 en ingresos durante el primer trimestre del año (3 meses). Para calcular el run rate mensual, divide los ingresos acumulados en el periodo (50.000) entre el número de meses transcurridos (3):

Run rate mensual = Ingresos acumulados / Meses transcurridos
Run rate mensual = $50.000 / 3 = $16.667

En promedio, la empresa genera $16.667 de ingresos por mes. Si esta cifra se sostiene, el run rate mensual proyectado para el año completo sería de $200.000 ($16.667 * 12 meses).

3. Run rate anual

En el caso de una organización que ha generado $2 millones en ingresos durante los primeros seis meses del año, para calcular su run rate anual, debes multiplicar los ingresos acumulados en el periodo por el factor de ajuste para proyectarlo a un año completo. Dado que han transcurrido 6 meses, el factor de ajuste es 2 (12 meses / 6 meses):

Run rate anual = Ingresos acumulados * Factor de ajuste
Run rate anual = $2.000.000 * 2 = $4.000.000

Esto significa que la organización está generando $4 millones de ingresos anuales, por lo que la proyección del run rate anual sería de $4 millones.

Esta métrica conlleva riesgos y beneficios potenciales. Si estás interesado en emplearlo en tu negocio, es esencial que sepas cuándo y cómo aplicarlo.

Tiempos apropiados para usar el run rate

Forecasting para una empresa relativamente nueva

Una empresa joven no tiene una gran cantidad de datos históricos en los que confiar para realizar sus esfuerzos de forecasting. Por eso, el run rate es una de las mejores métricas a las que pueden recurrir. Cualquier información recopilada durante cualquier periodo, dentro de los límites de un año financiero, se puede integrar a una fórmula de run rate.

Por eso, también funciona para empresas que solo han generado datos durante unos meses. Este cálculo les permite elaborar pronósticos aproximados que pueden ayudarlos a fijar expectativas y evaluar la salud de sus negocios en el futuro.

Medición de la eficacia de las nuevas empresas

El run rate puede ser útil al momento de lanzar nuevos productos, desarrollar nuevos proyectos o aplicar nuevas tácticas y metodologías. Esta métrica es, a menudo, un punto de referencia de «antes y después» para ese tipo de actividades.

Calcular y comparar los run rate de tu empresa al inicio y al final de procesos, como la introducción de un nuevo producto, un proyecto importante o la implementación de nuevas estrategias, evidenciará si las nuevas actividades han mejorado o restado valor al bienestar financiero de tu empresa y cómo lo han hecho.

Cuidado con las trampas al usar el run rate

Aunque el run rate es una métrica fácil de calcular y consultar, no hay garantías de que sea enteramente confiable. Los siguientes factores pueden dificultar su medición, exactitud y utilidad final.

Estacionalidad

En muchos casos, la variabilidad estacional (de cada temporada) tendrá un impacto significativo en tu actividad de ventas. Ciertos meses suelen ser más impresionantes que otros y, de acuerdo con el periodo que elijas informar, tu run rate puede reflejar o no esos cambios.

Si tu compañía genera la mayor cantidad de ingresos durante la temporada navideña y la más baja durante el verano, un run rate basado en tus ventas en diciembre será muy diferente a uno sustentado en tus datos de julio.

Esa volatilidad estacional puede hacer que la métrica sea poco confiable o engañosa, en particular, si las compañías informan, de forma consciente, run rates fundamentados en meses superiores al promedio para engañar a posibles inversores o accionistas.

Fluctuaciones en el desempeño de la empresa

Los cambios en el desempeño de la empresa también pueden impactar en la fiabilidad de esta métrica. Circunstancias dentro o fuera de la empresa, como la aparición de nuevos competidores o modificaciones significativas en la rotación, pueden alterar un periodo específico y hacerlo atractivo (o perturbador) en el cálculo del run rate.

El run rate asume que tu negocio se mantendrá estable, no obstante, ese tipo de estabilidad nunca es un hecho. Es seguro que tu empresa vea tiempos mejores (y peores), por lo que calcular tu run rate en función de uno de los periodos de crecimiento (o de pérdida) resultará en proyecciones de ingresos artificialmente altas (o irrazonablemente bajas).

En última instancia, el run rate es una métrica que debes aplicar con precaución y cierto grado de escepticismo. Este método puede brindarte información valiosa sobre el rumbo de tu empresa, pero, al mismo tiempo, te brinda una proyección bastante aproximada que no influye mucho en el «estira y afloja» natural de las organizaciones, los cuales se ajustan con el paso del tiempo.

Aun así, vale la pena saber qué es el run rate y cómo determinarlo. Este se puede aplicar rápidamente y es una guía valiosa sobre lo que tu empresa puede esperar en el futuro.