13 problemas que enfrentan las pymes y cómo superarlos

Los pequeños emprendimientos se enfrentan a diversos retos durante los primeros años. Algunos de los problemas son más difíciles que otros. De acuerdo con las estadísticas, en América Latina solo el 45 % de las mipymes (micro, medianas y pequeñas empresas) logran superar los dos años de existencia contra un 80 % del mismo tipo de emprendimientos en Europa. Pese a ello, este tipo de empresas genera buena parte de los empleos formales en la región de América Latina y en España.

Con estas tasas de supervivencia es fácil entender por qué quienes se arriesgan a emprender encuentran los primeros años como los más difíciles. No obstante, hay varias soluciones para resolver dichas dificultades. 

Hay estrategias útiles sobre cómo encontrar clientes, generar leads o construir una lista de correos electrónicos. Muchas veces tendrás que volver unos pasos atrás con el fin de darte un tiempo para entender cuáles son los desafíos que está enfrentando tu negocio y replantear tus movimientos.

Aunque estos no son los únicos problemas a los que se enfrentan las empresas del sector de las pymes, sí suelen ser los más comunes. Te presentamos alternativas de resolución para que tu negocio avance y crezca.

1. Encontrar clientes

Este no es solo un problema al que se enfrentan los pequeños negocios. Los expertos en marketing de marcas de gran renombre como Apple, Toyota o McDonald’s tienen que planear e implementar una estrategia para atraer clientes y no solo esperar a que lleguen leads de la nada. Incluso las empresas más exitosas y grandes tienen un equipo de gente que se esfuerza a diario para encontrar nuevos clientes.

Hallar clientes puede ser particularmente difícil para negocios que aún no tienen un nombre reconocido. Por ejemplo, parece haber muchos sectores hacia los que te puedes dirigir, así que: ¿cómo sabes a cuál priorizar y como concentrar tus recursos?

Cómo tener más clientes en una pyme

Encontrar clientes comienza con la pregunta de cómo es tu cliente ideal. Únicamente difundir la información de tu negocio o rogar no van a funcionar para que consigas clientes: necesitas asegurarte de que pases la palabra a las personas adecuadas.

Desarrolla una idea inicial sobre cómo son tus clientes objetivo: qué hacen, dónde pasan su tiempo en línea. Esto lo lograrás solo mediante la creación de varios buyer personas. Crear buyer personas muy específicos puede mejorar de manera drástica los resultados que obtenga tu negocio al encontrar clientes.

Una vez que tengas los perfiles, podrás empezar a crear contenido y exponerlo a tus clientes objetivo en los lugares que visitan en línea. Debes hablarles con mensajes que les importen y que los atraigan hacia tu marca y tus productos o servicios. Esto será la base para desarrollar estrategias de atracción de clientes. 

2. Contratar al personal adecuado

La contratación normalmente es uno de los retos más importantes a los que se enfrentan los pequeños negocios. Sobre todo porque los ejecutivos de pequeños negocios suelen tener un déficit de recursos, para empezar. 

Contratar a nuevos empleados es un asunto importante y un proceso complejo. Todas las empresas deben invertir tiempo y recursos por cada contratación de un nuevo empleado; cuando este proceso sale mal, el coste puede llegar a ser de 30 % de los ingresos que recibiría el colaborador. Además si no contratas a gente capacitada, la tasa de renuncia de empleados puede representar cifras altas para tu negocio.

Es imposible que una persona lo sepa todo. Por eso es importante encontrar y contratar a la gente adecuada y que realmente esté interesada en lo que hace tu empresa.

Cómo contratar al personal adecuado para una pyme

Es fácil contratar pensando a corto plazo: enviar una descripción de trabajo, entrevistar a los candidatos y decidir. Pero debido a los altos costes detrás de un proceso adecuado de contratación, es importante invertir una cantidad significativa de tiempo. No te conformes con buenos empleados cuando puedes encontrar excelentes, aun si eso te lleva más tiempo.

Así como creaste buyer personas para encontrar clientes, crea candidate personas para elaborar una descripción adecuada de tus vacantes. Estos perfiles deben ser diferentes de acuerdo con el rol o vacante para los que estás buscando un empleado. No obstante, habrá algunas características que tendrán en común, debido a que sus coincidencias les ayudarán a empatar con la cultura empresarial de tu negocio.

Lo que sigue es que procures atraer candidatos hacia la marca de tu negocio, hacer que se interesen en ella y que quieran saber más. Esto te ayudará a crear un embudo de reclutamiento que le dará al proceso de contratación la misma facilidad de previsibilidad que en el área de ventas. Una vez que hayas conseguido esos leads, llévalos hacia las vacantes para las que puedan ser adecuados. Afinar tu proceso de reclutamiento será importantes para crear un adecuado employer branding.

3. Tener presencia digital

Aunque podrías pensar que este problema solo atañe a las empresas medianas, lo cierto es que tener presencia digital puede ayudarle a tu negocio a consolidarse y avanzar desde las primeras etapas. Pese a ello, solo el 48 % de las pymes tiene un sitio web.

Ten en cuenta que tu presencia digital puede marcar una gran diferencia y atraer a tus filas una buena cantidad de clientes. Por eso, descuidar este elemento es un inconveniente hoy en día.

Cómo ganar presencia virtual para una pyme

Incluso si consideras que el producto o servicio que ofreces no encuentra una buena ventana de ventas en internet, consolidar una presencia en la red te permitirá lidiar con otros de los problemas que te presentaremos.

Tener redes sociales no es suficiente: debes contar con un sitio web y un dominio apropiado. ¡Existen muchas plataformas que te permiten crear tu sitio web de forma gratuita! Y para que crezca tu sitio web, implementa una estrategia inbound que atraiga visitantes (y posibles clientes).

4. Aumentar el reconocimiento de marca

A veces puede parecer que las marcas más conocidas en la actualidad salieron de la nada. ¿Cómo se convirtieron en un negocio de renombre? ¿Cómo lograron crecer tan rápido? ¿Puede tu negocio crecer igual de rápido?

La realidad es que la mayoría de empresas trabajan mucho, tienen errores y rechazos que pasan tras bambalinas. Hay estrategias para dar a conocer tu marca y construir una reputación increíble que puedes seguir sencillamente.

Cómo aumentar el reconocimiento de marca de una pyme

Hay muchas maneras de dar a conocer tu marca y llevar una buena estrategia de brand awareness, pero hay tres fundamentales:

• Comenzar tus relaciones públicas: las relaciones públicas se enfocan en tu voz y en encontrar tu lugar en el mercado, más que pagar por un lugar en un blog de noticias. También puedes bajar nuestro kit gratuito de relaciones públicas para que aprendas a amplificar los esfuerzos de tu departamento de relaciones públicas con inbound marketing y redes sociales.
• Hacer co-marketing: realizar colaboraciones con otras marcas te ayudará a heredar un poco de su imagen y reputación. A la vez podrás generar embajadores de tu marca que se encuentran fuera de tu círculo convencional de clientes difusores. Es una manera increíble para conseguir una larga lista de nuevos contactos. Debe ir de la mano con los esfuerzos de marketing, con un enfoque de ganancias orgánicas. 
• Publicar en tu blog: tener un blog que publique contenido de calidad de forma periódica también te beneficiará para construir o hacer crecer el brand awareness de tu marca. No solo te permitirá dirigir tráfico a tu sitio y convertir ese tráfico en leads, sino que también te ayudará a establecer autoridad dentro de tu industria y hacer que tus prospectos confíen más en ti y en tu marca. Mucha gente se enteró de HubSpot por nuestras publicaciones en el blog. También te ayudará crear una lista de correos y eso nos lleva directamente al siguiente problema. 

5. Hacer crecer la lista de correos

¿Sabías que las bases de datos de quienes utilizan el email marketing disminuyen su número en un alrededor 22,5 % cada año? Eso significa que tienes que aumentar el alcance de tu lista por lo menos un cuarto de la cantidad total de correos, para mantener el mismo número de suscriptores, ya no digamos para que crezca. Debes encontrar maneras para ganar contactos nuevos a fin de robustecer tus listas de forma constante.

Pero lo que mucha gente suele llamar «generar una lista de correos» es en realidad comprar una lista de correos. Hacer esto nunca es buena idea. No solo significa que la tasa de envío y la reputación con tu proveedor de correo se verán afectadas, sino que también es una pérdida de dinero. Si tu estrategia actual se centra en comprar o rentar listas de correos, es tiempo de que reconsideres y encuentres mejores lugares para concentrar tus recursos.

Cómo hacer crecer la base de datos de una pyme

En vez de comprar o rentar listas, crea listas de suscripción. Una lista de suscripción está compuesta de personas que voluntariamente te dan su dirección de correo electrónico, así que puedes enviarles correos de forma segmentada.

Una manera de crear una lista de suscripción es elaborar un buen contenido de blog y dar a tus visitantes la posibilidad de suscribirse. Así, al mismo tiempo, estarás incrementando tu presencia en línea, construirás autoridad a través del contenido de calidad que ofreces y lograrás obtener embajadores.

Ejemplo de Help Scout

También puedes retomar listas antiguas que pienses que tienen poco alcance. Crea un mensaje de suscripción a nuevas campañas y envíalo a esas personas: así motivarás a quienes deseen una suscripción nueva. Remueve todos los contactos que no te respondan para limpiar tu base de datos.

Por otro lado, si deseas ampliar tus conocimientos sobre email marketing, te invitamos a tomar el curso sobre email marketing de HubSpot Academy. En este curso aprenderás a crear una estrategia de email marketing que impulsará el crecimiento de tu empresa y tu carrera profesional.

Con conceptos que van desde la segmentación y gestión de contactos hasta la capacidad de entrega y las analíticas de los emails, esta capacitación te ayudará a crear una estrategia de email marketing humana y útil, con la que podrás generar un vínculo de confianza con los contactos.

6. Obtener leads

Otro problema para la mayoría de pymes es la generación de leads; específicamente los suficientes como para mantener al equipo de ventas conforme. Si esta situación te suena familiar, no estás solo. Apenas 1 de cada 10 especialistas en marketing dijo que sus esfuerzos de generación de leads son altamente eficientes y efectivos.

Generar más y mejores leads es uno de los objetivos más importantes. Un sistema exitoso de generación de leads es lo que convierte a visitantes de un sitio web en clientes potenciales y mantiene el ciclo de ventas lleno de prospectos.

La generación de leads es parte de la etapa de conversión de la metodología inbound.

Cómo generar leads para una pyme

Para hacer que el proceso de generar leads sea funcional para tu negocio, primero necesitas optimizar tu sitio web para obtenerlos. Tu sitio web es la herramienta más importante que tienes para convertirlos en clientes. Mira tu sitio web y pregúntate:

• ¿Cada una de tus páginas guía claramente a los visitantes a tomar una acción, o los deja pensando en qué deben hacer después de visitar las páginas?
• ¿Utilizas una herramienta que automáticamente lleve los datos enviados desde tus formularios hasta tu base de datos, como las herramientas gratuitas de HubSpot?
• ¿Estás creando landing pages para cada campaña que lanzas?
• ¿Tienes llamadas a la acción para generar leads en cada una de las publicaciones de tu blog? Dicho sea de paso: ¿tienes un blog?

Prioriza las páginas más populares en tu sitio. La mayoría de los negocios tienen unas cuantas páginas específicas que les dan la mayor parte de su tráfico. Normalmente son la de inicio, «Acerca de», «Contáctanos» y tal vez una o dos de las publicaciones más populares de tu blog. Una vez que encuentres las más relevantes, tómate el tiempo de optimizarlas.

Por último, asegúrate de tomar ventaja del software gratuito para la gestión de leads y otras aplicaciones para empresas. Financiar tus estrategias de marketing es un gran reto por sí mismo, así que aprende a utilizar las herramientas gratuitas que te reportan más ventajas.

Las herramientas gratuitas de marketing de HubSpot, por ejemplo, tienen características como rastrear formularios que ya existen en tu sitio web y añadir los contactos de esos formularios a tu base de datos. También te permiten añadir pop-ups y otros elementos que te permitirán transformar a tus visitantes en leads de manera inmediata.

De esta forma, podrás generar estrategias de lead nurturing para tener leads mejor calificados que puedas convertir más rápido y fácil.

7. Lograr un balance entre crecimiento y calidad

Fomentar la escalabilidad de tu negocio y mantener el funcionamiento puede ser complicado. Verás que este problema surgirá en todas las áreas de tu negocio: en la producción de tu servicio o producto, en el departamento de marketing y creación de contenidos, en el área de contratación, entre otros.

Muchos ejecutivos de negocios van tras el crecimiento sin importar los costes. No obstante, si haces que el crecimiento sea rápido, aumentarás de inmediato tu tasa de contratación. Esto puede saturar a los miembros experimentados de tu negocio, ya que requiere tiempo capacitar a los nuevos empleados, y si no entrenas bien a la gente nueva será perjudicial.

Cómo hacer que una pyme crezca sin perder la calidad

No podemos darte una respuesta exacta a dilema. «Depende de en qué parte del ciclo de vida se encuentre tu negocio», dice Nick Rellas, cofundador de Drizly. «El crecimiento llegará por un camino u otro y llegarás a ambos [crecimiento y calidad] en diferentes momentos».

Este aspecto se resume en no obsesionarse por cada detalle existente, sino por los asuntos importantes. Empecinarte en que la producción sea perfecta, por ejemplo, no es tan importante como preocuparte por la atención a clientes. Es mejor dejar de lado los miedos y lanzar un producto que no es perfecto, porque siempre puedes actualizarlo y mejorarlo. Después de todo, una vez que tu producto esté en las manos de tus clientes, puedes aprender mucho más rápido sobre lo que funciona y lo que no.

Obsesionarse con la atención a clientes vale el esfuerzo extra. Jeff Bezos, CEO de Amazon, lo explica muy bien en su carta a los accionistas:

«Hay muchas maneras de centrarse en un negocio. Puedes enfocarte en la competencia, puedes centrarte en el producto, en la tecnología, en el modelo de negocios y otras alternativas más. Pero en mi opinión, centrarse en la atención al cliente de forma obsesiva es, por mucho, la estrategia del Día 1 que le da más vitalidad y protección a un negocio». (Cuando habla de «Día 1» se refiere a un periodo de crecimiento e innovación, mientras que el «Día 2» es cuando un negocio pierde relevancia y decae lentamente).

8. Evitar las fallas en la cultura organizacional

Este es un problema al que todas las pymes se enfrentarán sin duda alguna. Puede ser en la etapa inicial porque no hay un verdadero conocimiento de la cultura organizacional, o en uno de los procesos de evolución del emprendimiento.

Una persona o un pequeño grupo de personas que comienzan un negocio tendrán que lidiar con los problemas de gestión y organización. Aunque lo más común sería pensar que esto sucede por desconocimiento de la cultura organizacional, siendo sinceros es un dilema que deben resolver las pymes una vez que han logrado tener una cierta estabilidad.

Es habitual pensar que es indispensable crear una organización bien calculada cuando se está comenzando un proyecto, pero pocas veces se considera que, conforme esa empresa crece y evoluciona, debe replantearse el esquema desde una perspectiva organizada.

Cómo fortalecer la cultura organizacional de una pyme

Basta con que realices un análisis periódico de los roles y la organización que estás implementando en tu negocio. Este diagnóstico de la cultura organizacional te dará un panorama de lo que necesitas reestructurar. Pueden surgir de múltiples variantes y no únicamente porque tu negocio creció y se elevó a un rango superior.

Sobre todo durante los primeros años, las pymes pueden adoptar distintos esquemas que no son los adecuados, porque no hay fórmula ni truco para dar con una organización adecuada. Además de ello, las empresas son instituciones en movimiento que no pueden permanecer estáticas. Por muy funcional que un esquema haya sido para tu negocio en una etapa de su trayectoria, necesitarás mirar con cuidado la evolución de tu empresa e ir adaptando la cultura y los esquemas organizacionales conforme sucedan los cambios.

Si llega un punto en que has probado todas las estrategias y esquemas de organización y no resuelves las fallas en este ámbito, considera contratar una consultora especializada en organización para pymes. Seguro que podrá guiarte a la resolución que necesita tu negocio.

9. Tener un financiamiento inadecuado

Entre un financiamiento poco productivo y uno nulo, las posibilidades de desarrollo disminuyen considerablemente. Pero ¿por qué suele ser un problema tan común entre las pymes? Muchas veces tiene que ver con que los préstamos bancarios no son préstamos empresariales, sino personales.

Otro de los motivos de un mal financiamiento consiste en pensar que solo los bancos son posibles prestamistas. Debes considerar también inversionistas de iniciativa privada u otras alternativas que pueden ser bastante viables para pequeños negocios, como campañas de crowdfunding o plataformas de ángeles inversores.

Cómo dar mejor financiamiento a una pyme

Haz un planteamiento realista y con datos concretos sobre los ingresos, ganancias y cantidades para inversiones. Si estás pensando en abrir una nueva sucursal o expandir tu mercado, puedes decidirte por un plan bancario o por una alternativa como el crowdfunding. Otra opción es el factoraje.

Diseña un plan de financiamiento que parta de los ingresos y egresos que actualmente tiene tu empresa y explora otras fuentes que te puedan capitalizar. Además, contar con un fondo de emergencia es indispensable para la salud financiera del negocio.

10. Uso de herramientas digitales e inteligencia artificial

Como ya mencionamos, la presencia digital constituye uno de los retos que toda pyme enfrenta. Sin embargo, las que comienzan a adoptarlo ven los beneficios, tanto en su presencia de marca como en las ventas, lo cual son grandes noticias. Pero las organizaciones que lo han hecho saben que, entonces, llega otro obstáculo a vencer: el uso de herramientas digitales y la inteligencia artificial.

No se trata únicamente de crear un sitio web o una tienda en línea: se trata de modificar la forma en que se trabaja con el uso de los mejores software para pymes, aplicaciones y tareas automatizadas para dar una mejor atención al cliente. Al mismo tiempo se aprovechan los datos que las transacciones en internet permiten: comportamiento de los visitantes, identificación de compradores frecuentes, oportunidades para la experiencia del usuario óptima. 

Cómo impulsar el uso de herramientas digitales e inteligencia artificial en una pyme

La apertura debe comenzar desde los puestos de liderazgo y dirección. Ya no hay espacio para resistirse, sobre todo porque cuando comienza a implementarse una plataforma digital (llámese sitio web, redes sociales o tienda en línea) la empresa se verá obligada a adoptar otras opciones para gestionar sus nuevos canales.

El primer paso es acercarse a una solución que ofrezca asesoría para la curva de aprendizaje de la herramienta. Con el paso del tiempo, y a medida que se gane experiencia, la empresa puede cambiar por otra más sofisticada con funciones más complejas; pero lo importante es no incursionar en una solución que no está hecha a la medida de las necesidades y conocimientos de quien la busca. Un buen CRM es ideal para integrar diferentes funciones de las pymes, de manera sencilla y orgánica.

11. Tener diversidad y flexibilidad

Desde la crisis que comenzó a afectar a todo el mundo desde 2020, las empresas han visto cómo la percepción del empleo ya no es la misma que se conocía hasta el 2019: lo que antes parecía inaudito, poco a poco comienza a ser parte de la nueva normalidad. Por ejemplo, las contrataciones ya no están limitadas por aspectos geográficos, las oficinas se convierten en algo opcional o que se puede combinar el trabajo a distancia con el presencial, y se impulsa la búsqueda de perfiles más diversos.

La idea de que las pymes solo aceptan a profesionistas que comparten completamente sus ideales comienza a debilitarse, gracias a los beneficios que trae a las organizaciones la inclusión de distintas expresiones culturales y de identidad.

Cómo promover la diversidad dentro de las pymes

Quizá es buena idea aceptar que las metas de los profesionistas no son siempre las mismas, y que si hay personas que desean asentarse en un solo sitio y crecer ahí, otras buscan la oportunidad de moverse sin atarse a un solo compromiso laboral. Lo importante es conocer a quienes se acercan a la empresa para entender qué tipo de perfil se atrae con más frecuencia, y si es posible cumplir con las expectativas de esa gente. De lo contrario, habrá que hacer ajustes para permitir que haya diversidad y flexibilidad en la forma en que se trabaja.

Eso permitirá atraer talento valioso que, en otro contexto, no habría considerado a la empresa en su futuro laboral. Y esa es una oportunidad para que la pyme se abra a nuevas posibilidades, así como para las personas que se sumen a ella.

12. Impulsar nuevas habilidades

Todos los cambios que se han experimentado durante el último año tienen una consecuencia en común: los perfiles de los profesionistas ya no son iguales. Gracias a la aceleración de la transformación digital, muchas tareas que se esperaban de los empleados ya las lleva a cabo un software o aplicación; por lo tanto, las personas tienen más tiempo para dedicarse a aspectos que requieren creatividad, análisis de información y propuestas innovadoras.

Es decir, que desde el interior de las pymes deben hacer ajustes en las descripciones y diseños de los puestos que deben cubrir, porque, por ejemplo, el manejo de bases de datos puede ya no ser responsabilidad de una persona, sino de un CRM. 

Cómo adaptar los puestos a esas nuevas habilidades de las pymes

Eso dependerá de cada pyme, las herramientas digitales que implementa y las metas que desea alcanzar. Lo básico es estar al pendiente de las innovaciones o estrategias que cada mercado e industria exigen. Tener una mente abierta da pie al aprendizaje de nuevas habilidades, al impulso que se da a la capacitación constante de quienes ya son parte de la organización, para que sigan las tendencias o, incluso, se adelanten a las necesidades de sus clientes.

Por otro lado, también se deben fomentar las habilidades relacionadas con aspectos más humanos. Es decir, si ya se cuenta con software para cumplir con tareas repetitivas, es momento de atraer personas que logren dirigir equipos con buena comunicación, organización del tiempo y empatía para que alcancen objetivos de manera productiva y más motivados.

Esto es parte ya de las exigencias de los nuevos profesionales, que desean algo más que una compensación económica por un trabajo bien hecho: quieren sentirse orgullosos de colaborar en una pyme que crea vínculos valiosos entre empleados y líderes.

13. Cumplir con sus obligaciones fiscales y de seguridad social

En México, el 23 % de los negocios operan en la informalidad. En Chile, apenas la mitad de las pymes están legalmente constituidas. En Colombia, el 85 % de los trabajadores de microempresas son informales. En general, en los países emergentes el comercio informal supone una tercera parte del PIB.

De acuerdo con el Banco Mundial, este tipo de esquema donde las empresas no cumplen con sus obligaciones fiscales ni brindan seguridad social de los empleados genera mayor inestabilidad y deja desprotegidas tanto a las personas como a los negocios.

Cómo pueden las pymes cumplir con sus obligaciones

Hay algunos consejos básicos para que legalices las operaciones de tu pyme, si todavía no lo has hecho:

• Infórmate con las instituciones de seguridad social y tributarias de tu país acerca de los esquemas de incorporación disponibles. Incluso hay programas de fomento al comercio en muchos lugares.
• Asesórate con un especialista del ramo para que pueda ayudarte en el proceso de regularización de acuerdo con las leyes y normas vigentes en el territorio.
• Revisa los beneficios que podrías obtener tras legalizarte, como hacer exportaciones, contratar talento en nuevos territorios y generar una empresa eficiente gracias a la retención de los empleados, por ejemplo.

Estos son algunos de los problemas típicos que enfrentarán las pymes. Recuerda que compartir tus experiencias, problemas y alternativas de resoluciones con otros puede ayudarte a superar más fácilmente todos esos obstáculos.