Los pequeños emprendimientos se enfrentan a diversos retos durante los primeros años. Algunos de los problemas son más difíciles que otros. De acuerdo con las estadísticas, en América Latina solo el 45% de las PYMES logra superar los dos años de existencia contra un 80% del mismo tipo de emprendimientos en Europa. Pese a ello, este tipo de empresas genera buena parte de los empleos formales en la región de América Latina y España.

Con estas tasas de supervivencia es fácil entender por qué quienes se arriesgan a emprender encuentran los primeros años como los más difíciles. No obstante, hay varias soluciones para resolver dichas dificultades. 

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Hay estrategias útiles sobre cómo encontrar clientes, generar leads o construir una lista de correos electrónicos. Muchas veces tendrás que volver unos pasos atrás con el fin de darte un tiempo para entender cuáles son los conflictos que está enfrentando tu negocio y replantear tus movimientos.

Te mostraremos a continuación un panorama sobre las micro, pequeñas y medianas empresas.

¿Qué son las pymes?

Aunque seguramente reconoces el término, para comprender mejor cómo funcionan empecemos por definir lo que son las micro, pequeñas y medianas empresas o pymes. Algunas veces también se les conoce como mipymes para especificar también las microempresas.

Entonces ¿qué son las pymes? Son empresas que tienen de 1 a 250 empleados; se mantienen al margen del movimiento empresarial industrial, ya que su capital, inversiones y ganancias no son tan amplios. De cualquier manera son empresas activas y funcionales dentro del mercado.

Hay clasificaciones que dividen a este tipo de negocios en micro, pequeñas y medianas empresas con base en los ingresos y en el número de empleados con los que cuentan. Una microempresa suele tener de 1 a 10 empleados y sus ingresos son muy pequeños. La pequeña empresa cuenta con 10 y hasta 50 empleados asalariados o asociados y tiene un balance financiero medio. Por último, la empresa mediana tiene un mínimo de 50 trabajadores y un máximo de 250; son las empresas que pueden alcanzar el máximo de ingresos y generar más movimientos de inversión dentro del grupo de las pymes.

Una empresa mediana podría ser una cafetería con un par de sucursales y varios empleados en cada una de las sucursales. También podría contar con personal administrativo, especialistas en marketing y comunicación, entre otros empleados asociados al funcionamiento, difusión, mantenimiento o crecimiento del negocio.

En España esta categoría de las pymes suele tener un balance económico general (valor de activos de la empresa) que no pasa de los 43 millones de euros al año.

En México las pymes representan 99.8% del tejido empresarial. En Panamá abarcan 49% de todos los empleos, y en España comprenden el 93.4% del total de organizaciones.

11 características de las pymes

Algunas de las características fundamentales de las pymes radican en que:

  1. Son determinantes para que la distribución del capital, bienes y servicios en un país sea más equitativa.
  2. Son negocios de diversos ramos (no hay una industria o giro exclusivo para quien emprende una pyme).
  3. Suelen tener más flexibilidad en sus esquemas y organizaciones, por lo que suelen ser más adaptables que las grandes empresas.
  4. Poseen de 1 a 250 trabajadores.
  5. Cumplen un papel fundamental en la economía de los países.
  6. Pueden ser independientes. Esto quiere decir que otras compañías no participan dentro del funcionamiento de esta empresa o su participación es mínima.
  7. No suelen realizar inversiones muy elevadas.
  8. Impulsan la economía de los mercados locales.
  9. No suelen tener actividad en los mercados internacionales.
  10. Cada pyme determina su cantidad de trabajadores y producción (ningún sector las obliga a comenzar con un número específico de producción o empleados).
  11. Fomentan la competencia y el crecimiento de los mercados nacionales.

Aunque estos aspectos suelen ser elementos en común de todas las empresas que forman parte del sector de las pymes, es bueno recordar que no son características determinantes y que tu emprendimiento tiene ciertas características específicas de acuerdo con las estrategias y recursos que implementes.

Aunque estos no son los únicos problemas a los que se enfrentan las empresas del sector de las pymes, sí suelen ser los más comunes. Te presentamos alternativas de resolución para que tu negocio avance y crezca.

1. Encontrar clientes

Este no es solo un problema al que se enfrentan los pequeños negocios. Los expertos en marketing de marcas de gran renombre como Apple, Toyota o McDonald’s tienen que planear e implementar una estrategia para atraer clientes y no solo esperar a que lleguen leads de la nada. Hasta las empresas más exitosas y grandes tienen un equipo de gente que se esfuerza a diario para encontrar nuevos clientes.

Encontrar clientes puede ser particularmente difícil para negocios que no tienen un nombre reconocido. Por ejemplo, parece haber muchos sectores hacia los que te puedes dirigir, así que: ¿cómo sabes a cuál priorizar y como concentrar tus recursos?

¿Cómo tener más clientes en una pyme?

Encontrar clientes comienza con la pregunta de cómo es tu cliente ideal. Únicamente difundir la información de tu negocio o rogar no van a funcionar para que consigas clientes: necesitas asegurarte de que pases la palabra a las personas adecuadas.

Desarrolla una idea inicial sobre cómo son tus clientes objetivo: qué hacen, dónde pasan su tiempo en línea. Esto lo lograrás solo mediante la creación de varias buyer personas. Crear buyer personas muy específicos puede mejorar de manera drástica los resultados que obtenga tu negocio al encontrar clientes.

Una vez que tengas los perfiles, podrás empezar a crear contenido y exponerlo a tus clientes objetivo en los lugares que visitan en línea. Debes hablarles con mensajes que les importen y que los atraigan hacia tu marca y tus productos o servicios.

2. Contratar al personal adecuado

La contratación normalmente es uno de los retos más importantes a los que se enfrentan los pequeños negocios. Sobre todo porque los ejecutivos de pequeños negocios suelen tener un déficit de recursos, para empezar. Contratar a nuevos empleados es un asunto importante y un proceso complejo. Para la mayoría de las empresas tiene un coste de aproximadamente $4.000 de inversión por cada nuevo empleado. Y si no contratas a gente capacitada, la tasa de renuncia de empleados puede cobrarse con cifras altas para tu negocio.

Es imposible que una persona lo sepa todo. Por eso es importante encontrar y contratar a la gente adecuada y que realmente esté interesada en lo que haces en tu empresa.

¿Cómo contratar al personal adecuado para una pyme?

Es fácil contratar pensando a corto plazo: enviar una descripción de trabajo, entrevistar a los candidatos y decidir. Pero debido a los altos costes detrás de un proceso adecuado de contratación, es importante invertir una cantidad significativa de tiempo. No te conformes con buenos empleados cuando puedes encontrar excelentes, aun si eso te lleva más tiempo.

Así como creaste buyer personas para encontrar clientes, crea candidate personas para lograr una descripción adecuada para tus vacantes. Estos perfiles deben ser diferentes de acuerdo con el rol o vacante para el que estás buscando un empleado. No obstante, habrá algunas características que tendrán en común, debido a que sus coincidencias les ayudarán a empatar con la cultura empresarial de tu negocio.

Lo que sigue es que procures atraer candidatos hacia la marca de tu negocio, hacer que se interesen en ella y que quieran saber más. Esto te ayudará a crear un embudo de reclutamiento que le dará al proceso de contratación la misma facilidad de previsibilidad que en el área de ventas. Una vez que hayas conseguido esos leads, llévalos hacia las vacantes para las que puedan ser adecuados.

3. Tener presencia digital

Aunque podrías pensar que este problema solo atañe a las empresas medianas, lo cierto es que tener presencia digital puede ayudarle a tu negocio a consolidarse y avanzar desde las primeras etapas.

Pese a ello, solo 48% de las pymes tiene un sitio web.

Ten en cuenta que tu presencia digital puede marcar una gran diferencia con respecto a la cantidad de clientes en tus filas. Por eso, descuidar este elemento es algo inconveniente hoy en día.

¿Cómo ganar presencia virtual para una pyme?

Incluso si no consideras que el producto o servicio que ofrezcas encuentre una buena ventana de ventas en internet, consolidar una presencia en la red te permitirá lidiar con otros de los problemas que te presentaremos.

Tener redes sociales no es suficiente: comienza tu propio sitio web con un dominio apropiado. Y para que crezca tu sitio web, implementa una estrategia inbound que atraiga visitantes (y posibles clientes).

4. Aumentar el reconocimiento de marca

A veces puede parecer que las marcas más conocidas en la actualidad salieron de la nada. ¿Cómo se convirtieron en un negocio de renombre? ¿Cómo lograron crecer tan rápido? ¿Puede tu negocio crecer igual de rápido?

La realidad es que la mayoría de empresas trabajan mucho, tienen errores y rechazos que pasan tras bambalinas. Hay estrategias para dar a conocer tu marca y construir una reputación increíble que puedes seguir sencillamente.

¿Cómo aumentar el reconocimiento de marca de una pyme?

Hay muchas maneras de dar a conocer tu marca y llevar una buena estrategia de brand awareness, pero hay tres fundamentales:

  • Comenzar tus relaciones públicas: las relaciones públicas se enfocan en tu voz y en encontrar tu lugar en el mercado, más que pagar por un lugar en un blog de noticias. También puedes bajar nuestro kit gratuito de relaciones públicas para que aprendas a amplificar los esfuerzos de tu departamento de relaciones públicas con inbound marketing y redes sociales (disponible en inglés).
  • Hacer comarketing: realizar colaboraciones con otras marcas te ayudará a heredar un poco de su imagen y reputación. A la vez podrás generar embajadores de tu marca que se encuentran fuera de tu círculo convencional de clientes difusores. Es una manera increíble para ganar un largo número de nuevos contactos. Debe ir de la mano con los esfuerzos de marketing con un enfoque de ganancias orgánicas.
  • Publicar en tu blog: tener un blog que publique contenido de calidad de forma periódica también te ayudará a construir o hacer crecer el brand awareness de tu marca. No solo te permitirá conducir tráfico a tu sitio y convertir ese tráfico en leads, sino que también te ayudará a establecer autoridad dentro de tu industria y hacer que tus prospectos confíen más en ti y en tu marca. Mucha gente se enteró de HubSpot por nuestras publicaciones en el blog. También te ayudará crear una lista de correos y eso nos lleva directamente al siguiente problema.
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5. Hacer crecer la lista de correos

¿Sabías que las bases de datos de quienes utilizan el email marketing disminuyen sus números en un alrededor 22.5% cada año? Eso significa que tienes que aumentar el alcance de tu lista con al menos un cuarto de la cantidad total de correos para mantener el mismo número de suscriptores, ya no digamos para que crezca. Debes encontrar maneras para ganar contactos nuevos para tus listas de forma constante.

Pero lo que mucha gente suele llamar «generar una lista de correos» es en realidad comprar una lista de correos. Hacer esto nunca es buena idea. No solo significa que la tasa de envío y la reputación en tu proveedor de correo se verán afectadas, sino que también es una pérdida de dinero. Si tu estrategia actual se centra en comprar o rentar listas con correos, es tiempo de que reconsideres y encuentres mejores lugares para concentrar tus recursos.

¿Cómo hacer crecer la base de datos de una pyme?

En vez de comprar o rentar listas, crea listas de suscripción. Una lista de suscripción está compuesta de suscriptores que voluntariamente te dan su dirección de correo electrónico, así que puedes enviarles correos.

Una manera de crear una lista de suscripción es hacer un buen contenido de blog y dar a tus visitantes la posibilidad de suscribirse. Así, al mismo tiempo, estarás incrementando tu presencia en línea, construirás autoridad a través del contenido de calidad que ofreces y lograrás obtener embajadores.

Ejemplo de un formulario de Help Scout para hacer crecer la base de datos

Ejemplo de Help Scout

También puedes retomar listas antiguas que pienses que tienen poco alcance. Crea un mensaje de suscripción a nuevas campañas y envíalo a esas listas: así motivarás a quienes deseen una suscripción nueva. Remueve todos los contactos que no te respondan. Así también realizarás una limpieza de tu base de datos.

6. Obtener leads

Otro problema para la mayoría de pymes es la generación de leads; específicamente los suficientes leads como para mantener al equipo de ventas conforme. Si esta situación te suena familiar, no estás solo. Apenas 1 de cada 10 especialistas en marketing siente que los leads que genera con sus campañas son suficientes.

Generar más y mejores leads es uno de los objetivos más importantes. Un sistema exitoso de generación de leads es lo que convierte a visitantes de un sitio web en clientes potenciales y mantiene el embudo de ventas lleno de prospectos.

Cómo generar leads en una pyme con la metodología inboundFuente: imagen propia

La generación de leads es parte de la etapa de conversión de la metodología inbound.

¿Cómo generar leads para una pyme?

Para hacer que el proceso de generar leads sea funcional para tu negocio, primero necesitas optimizar tu sitio web para obtener leads. Tu sitio web es la herramienta más importante que tienes para convertir a los leads en clientes. Mira tu sitio web y pregúntate:

  • ¿Cada una de tus páginas guía claramente a los visitantes a tomar una acción, o los deja pensando en qué deben hacer después de visitar las páginas?
  • ¿Utilizas una herramienta que automáticamente tome los datos enviados desde tus formularios hasta tu base de datos, como la herramienta gratuita de generación de leads de HubSpot?
  • ¿Estás creando landing pages para cada campaña que lanzas?
  • ¿Tienes llamadas a la acción para generar leads en cada una de las publicaciones de tu blog? Dicho sea de paso: ¿tienes un blog?

Prioriza las páginas más populares en tu sitio. La mayoría de negocios tienen unas cuantas páginas específicas que les dan la mayor parte de su tráfico. Normalmente son páginas como la de inicio, «Acerca de», «Contáctanos» y tal vez una o dos de las publicaciones más populares de tu blog. Una vez que encuentres las más relevantes, tómate el tiempo de optimizarlas.

Por último, asegúrate de tomar ventaja del software gratuito para la gestión de leads y otras aplicaciones para startups. Financiar tus estrategias de marketing es un gran reto por sí mismo, así que aprende a utilizar las herramientas gratuitas que te reportan más ventajas. Las herramientas gratuitas de marketing de HubSpot, por ejemplo, tienen características como rastrear formularios que ya existen en tu sitio web y añadir los contactos de esos formularios a tu base de datos. También te permiten añadir pop-ups y otros elementos que te permitirán transformar a tus visitantes en leads de manera inmediata.

7. Lograr un balance entre crecimiento y calidad

Fomentar la escalabilidad de tu negocio y mantener el funcionamiento puede ser complicado. Verás que este problema surgirá en todas las áreas de tu negocio: en la producción de tu servicio o producto, en el departamento de marketing y creación de contenidos, en el área de contratación, entre otros.

Muchos ejecutivos de negocios van tras el crecimiento sin importar los costes. No obstante, si haces que el crecimiento vaya demasiado rápido, aumentarás rápidamente tu tasa de contratación. Esto puede saturar a los miembros experimentados de tu negocio, ya que requiere tiempo capacitar a los nuevos empleados, y si no entrenas bien a la gente nueva será perjudicial.

¿Cómo hacer que una pyme crezca sin perder la calidad?

No podemos darte una respuesta exacta en este problema. «Depende de en qué parte del ciclo de vida se encuentre tu negocio» dice Nick Rellas, cofundador de Drizly. «El crecimiento llegará por un camino u otro y llegarás a ambos (crecimiento y calidad) en diferentes momentos».

A lo que se resume este aspecto es a no obsesionarse por cada detalle existente, sino por los detalles importantes. Obsesionarse con que la producción sea perfecta, por ejemplo, no es tan importante como obsesionarse con la atención a clientes. Es mejor dejar de lado los miedos y lanzar un producto que no es perfecto, porque siempre puedes actualizarlo y mejorarlo. Después de todo, una vez que tu producto esté en las manos de tus clientes, puedes aprender mucho más rápido sobre lo que funciona y lo que no.

Obsesionarse con la atención a clientes vale el esfuerzo extra. Jeff Bezos, CEO de Amazon, lo explica muy bien en su carta de 2016 a los accionistas: «Hay muchas maneras de centrarse en un negocio. Puedes enfocarte en la competencia, puedes centrarte en el producto, en la tecnología, en el modelo de negocios y otras alternativas más. Pero en mi opinión, centrarse en la atención al cliente de forma obsesiva es, por mucho, la estrategia del Día 1 que le da más vitalidad y protección a un negocio». (Cuando habla de «Día 1» se refiere a un periodo de crecimiento e innovación, mientras que el «Día 2» es cuando un negocio pierde relevancia y decae lentamente).

8. Tener fallas en la cultura organizacional

Este es un problema al que todas las pymes se enfrentarán sin duda alguna. Puede ser en la etapa inicial porque no hay un verdadero conocimiento de la cultura organizacional, o en uno de los procesos de evolución del emprendimiento.

Una persona o un pequeño grupo de personas que comienzan un negocio tendrán que enfrentarse con los problemas de gestión y organización. Aunque lo más común sería pensar que esto sucede por desconocimiento de la cultura organizacional, siendo sinceros es un problema al que se enfrentan las pymes una vez que han logrado obtener una cierta estabilidad.

Es habitual pensar que es indispensable crear una organización bien calculada cuando se está comenzando un proyecto, pero pocas veces se considera que conforme esa empresa crece y evoluciona tiene que replantearse el esquema desde una perspectiva organizada.

¿Cómo fortalecer la cultura organizacional de una pyme?

Basta con que realices un análisis periódico de los roles y la organización que estás implementando en tu negocio. La necesidad de reestructurar puede surgir de múltiples necesidades y no únicamente porque tu negocio creció y se elevó a un rango superior.

Sobre todo durante los primeros años, las pymes pueden enfrentarse a distintos esquemas de organización que no son los adecuados, porque no hay fórmula ni truco para dar con una organización adecuada. Además de ello, las empresas son instituciones en movimiento que no pueden permanecer estáticas. Por muy funcional que un esquema haya sido para tu negocio en una época de su trayectoria, necesitarás mirar con cuidado la evolución de tu empresa e ir adaptando la cultura y los esquemas organizacionales conforme sucedan los cambios.

Si llega un punto en que has probado todas las estrategias y esquemas de organización y no resuelves las fallas en este ámbito, considera contratar una consultora especializada en organización para pymes. Seguro que podrá guiarte a la resolución que necesita tu negocio.

9. Tener un financiamiento inadecuado

Entre un financiamiento poco productivo y uno nulo, las posibilidades de desarrollo disminuyen considerablemente. Pero ¿por qué suele ser un problema tan común entre las pymes? Muchas veces tiene que ver con que los préstamos bancarios no son préstamos empresariales, sino personales.

Otro de los motivos por los que suele hacerse un mal financiamiento tiene que ver con que solo se consideran a los bancos como posibles prestamistas. Debes pensar también en inversionistas de iniciativa privada u otras alternativas que pueden ser bastante viables para pequeños negocios, como campañas de crowdfunding o plataformas de ángeles inversores.

¿Cómo dar mejor financiamiento a una pyme?

Haz un planteamiento realista y con datos concretos sobre los ingresos, ganancias y cantidades para inversiones. Si estás pensando en abrir una nueva sucursal o expandir tu mercado, puedes decidirte por un plan bancario o por una alternativa como el crowdfunding.

Diseña un plan de financiamiento que parta de los ingresos y egresos que actualmente tiene tu empresa. Además, contar con un fondo de emergencia es indispensable para la salud financiera del negocio.

 

Estos son algunos de los problemas típicos que enfrentan las pymes. Recuerda que compartir tus experiencias, problemas y alternativas de resoluciones con otros puede ayudarte a superar más fácilmente todos esos obstáculos.

Guía Emprendimiento

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Publicado originalmente en junio 29 2020, actualizado junio 29 2020

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PYMES