Incrementar la rentabilidad de una empresa requiere una minuciosa revisión de sus procesos. Así pues, este análisis te permitirá identificar errores y áreas de mejora, ofreciendo la oportunidad de implementar soluciones más efectivas. En este contexto, el diagrama de flujo de proceso es una herramienta invaluable, pues al proporcionar una representación visual de cada paso en la ejecución de tareas y operaciones, te facilitará la comprensión de la estructura organizativa del negocio.
Desde la recepción de materias primas hasta la entrega del producto final, el diagrama de flujo permite detectar ineficiencias, cuellos de botella y redundancias, allanando el camino para una optimización efectiva. La importancia del diagrama de flujo de proceso radica en su capacidad para clarificar y simplificar la complejidad de los procedimientos empresariales.
A través de símbolos y líneas, este diagrama te ofrece una representación gráfica que facilita la identificación de áreas de mejora y la toma de decisiones informadas. Además, su elaboración paso a paso brinda una visión más amplia de los flujos de trabajo, permitiendo una evaluación exhaustiva de cada etapa del proceso, incluso es un proceso que se puede automatizar.
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¡Descubre en qué consiste, cuál es su importancia, y cómo puedes hacerlo a través de algunos claros ejemplos que te mostraré!
Qué es un diagrama de flujo de procesos
Un diagrama de flujo de proceso es una representación gráfica que muestra las variaciones y relaciones de una serie de acciones con un objetivo en común. Visualmente se puede apreciar la relación secuencial con la ayuda de descripciones, rectángulos, rombos, círculos, flechas, prismas circulares, entre otros símbolos.
Este tipo de gráfico también es conocido como flujograma. Fue creado para la representación de procesos industriales y de maquinaria; lo concibieron en 1921 Frank Bunker Gilbreth y Lillian Moller Gilbreth, un matrimonio pionero de la ingeniería y la optimización del trabajo a partir de su análisis científico.
Es también una herramienta visual esencial en la ingeniería de procesos y la gestión empresarial. Se utiliza para representar gráficamente las diversas etapas, actividades y decisiones que componen un proceso, con el objetivo de lograr un resultado específico. Estos diagramas ofrecen una representación clara y sistemática de las secuencias de acciones, así como de las interacciones entre ellas.
En su forma más básica, un diagrama de flujo de proceso utiliza una variedad de símbolos estándar, como descripciones, rectángulos, rombos, círculos, flechas y prismas circulares, para representar diferentes elementos del proceso. Cada símbolo tiene un significado específico, lo que permite a los usuarios comprender fácilmente la naturaleza de cada actividad o decisión representada.
La estructura y disposición de estos símbolos en el diagrama de flujo ayudan a visualizar la secuencia de acciones, identificar posibles cuellos de botella, puntos de decisión y áreas de mejora. Además, los diagramas de flujo permiten una comunicación efectiva entre los miembros del equipo, facilitando la comprensión compartida del proceso y fomentando la colaboración en la identificación de oportunidades de optimización.
Al utilizar un lenguaje gráfico universal, los diagramas de flujo de proceso trascienden las barreras del idioma y la experiencia técnica, permitiendo que profesionales de diferentes disciplinas y niveles de habilidad participen en la mejora de procesos. En resumen, estos diagramas son una herramienta poderosa y versátil que ayuda a las organizaciones a comprender, analizar y mejorar continuamente sus operaciones y flujos de trabajo.
El consejo de María Isabel López Rodríguez & Patricia López Linares
"El objetivo principal de los diagramas de flujo es representar gráficamente las diferentes estaciones o etapas dentro de un proceso, así como sus interacciones con nexos que los vinculen. Esto permite encontrar mejoras dentro de cualquier proceso".
Para qué sirve un diagrama de flujo de proceso
El objetivo principal de un flujograma es representar un proceso de forma visual para que su comprensión sea más sencilla y rápida. Con un diagrama de flujo de proceso es más fácil estudiar y observar el proceso para optimizarlo: identificar puntos de mejora, detectar bucles repetitivos y eliminar todo tipo de ineficiencias que entorpezcan los resultados buscados.
Una vez completado el diagrama de flujo de proceso, es más factible asignar los roles de los colaboradores en cada una de las etapas. Por lo mismo, también se puede usar como una herramienta de capacitación para explicarles a nuevos trabajadores cómo es que funciona la empresa.
Beneficios de un diagrama de flujo
- Visualización clara del proceso
- Identificación de ineficiencias
- Comunicación y colaboración efectivas
- Documentación de procesos
- Toma de decisiones informadas
- Adaptabilidad y flexibilidad
1. Visualización clara del proceso
Los diagramas de flujo proporcionan una representación visual clara de los pasos involucrados en un proceso empresarial. Esta visualización facilita la comprensión de la secuencia de actividades y la relación entre ellas.
2. Identificación de ineficiencias
Al mapear cada etapa del proceso, los diagramas de flujo permiten identificar fácilmente áreas de ineficiencia, cuellos de botella y redundancias. Esto proporciona una base sólida para la optimización y mejora continua.
3. Comunicación y colaboración efectivas
Los diagramas de flujo sirven como herramientas de comunicación efectivas, permitiendo a los equipos comprender rápidamente cómo se lleva a cabo un proceso. Esto facilita la colaboración entre departamentos y equipos en la identificación de problemas y soluciones.
4. Documentación de procesos
Al documentar cada paso de un proceso, los diagramas de flujo ayudan a establecer un registro claro y detallado de las operaciones comerciales. Esto es invaluable para la formación de nuevos empleados y la estandarización de procedimientos.
5. Toma de decisiones informadas
Al visualizar claramente el flujo de trabajo, los responsables pueden tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar el proceso. Los datos proporcionados por los diagramas de flujo permiten una evaluación objetiva de la eficacia y la eficiencia de las operaciones.
6. Adaptabilidad y flexibilidad
Los diagramas de flujo son herramientas flexibles que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio. Pueden modificarse fácilmente a medida que evolucionan los procesos o se implementan cambios en la organización.
Los diagramas de flujo son fundamentales para la gestión eficiente de procesos empresariales, proporcionando una representación visual clara, identificando ineficiencias, facilitando la comunicación y la colaboración, documentando procesos, apoyando la toma de decisiones informadas y siendo adaptables a las necesidades cambiantes de la organización.
Tipos de diagramas de flujo
- Flujo de proceso simple
- Flujo de decisiones
- Flujo de datos
- Flujo de documentos
- Flujo de servicio
A continuación conocerás los tipos de diagramas de flujo de procesos que existen y y cómo hacer un duagrama paso a paso:
1. Flujo de proceso
Este tipo representa la secuencia de pasos o actividades en un proceso. Se utiliza para visualizar la estructura general y el flujo de trabajo de un sistema.
2. Flujo de decisiones
Se utiliza para representar las decisiones y bifurcaciones en un proceso. Utiliza símbolos específicos para mostrar condiciones y resultados de decisiones.
3. Flujo de datos
Este tipo muestra cómo los datos se mueven a través de un sistema. Se centra en la entrada, salida y almacenamiento de datos, así como en los procesos que los transforman.
4. Flujo de documentos
Se enfoca en la trayectoria de los documentos dentro de un sistema. Muestra cómo se generan, procesan y almacenan estos.
5. Flujo de servicio
Utilizado en la gestión de servicios, representa la secuencia de actividades en la entrega de un servicio. Puede incluir interacciones con clientes y proveedores.
Cómo hacer un diagrama de flujo de proceso
- Define el proceso a representar.
- Localiza las etapas más destacadas.
- Realiza un borrador.
- Solicita retroalimentación.
- Traza el diagrama.
- Asigna roles en cada etapa.
1. Define el proceso a representar
El primer paso es detectar el proceso que quieres analizar, a fin de lograr una optimización que lleve tu negocio a otro nivel. En ocasiones un proceso está muy relacionado con otro y se pueden confundir los límites entre uno y otro, para ello es importante fijar dónde empiezan y dónde terminan.
Como ejemplo, vamos a poner el caso de una empresa de fundas o carcasas para móviles; específicamente el proceso de cambio de producto por parte de los consumidores, quienes tienen un plazo de una semana para solicitar esta acción al negocio. Así, empieza cuando el cliente se comunica con la empresa y termina cuando el cambio del producto se efectúa.
2. Localiza las etapas más destacadas
Aquí es fundamental determinar el número de las etapas que van a considerarse para crear el diagrama de flujo de proceso. Si es muy detallado puede estar cargado de información y, por lo tanto, ser confuso. Y, si es muy breve, es posible que se salte algunos pasos esenciales para lograr el objetivo del proceso.
En el caso de las carcasas de los móviles, la empresa fija cuatro etapas para el cambio solicitado por sus clientes.
- Etapa 1: contacto del cliente para realizar la petición de cambio de modelo dentro del plazo establecido.
- Etapa 2: verificación del modelo solicitado por el cliente en el inventario.
- Etapa 3: localización de dicha carcasa en el almacén de la empresa.
- Etapa 4: cambiar la carcasa al cliente.
3. Realiza un borrador
Una vez consideradas las etapas del proceso que has decidido representar, haz un borrador del diagrama de flujo de proceso, donde empieces a usar los símbolos que se utilizan en este tipo de formato.
- Óvalo: se usa para indicar el inicio y el final del diagrama de flujo de proceso.
- Rectángulo: indica una etapa del proceso a través de acciones claras.
- Rombo: sirve para marcar una división o decisión positiva (sí) o negativa (no) de una etapa, la cual cambiará la dirección de las siguientes etapas.
- Flechas: son las encargadas de marcar la dirección de todos los elementos del flujograma.
- Triángulo invertido: indica cuando se ha archivado un documento o se ha integrado un expediente.
Podemos ver en la imagen las etapas del diagrama de flujo de proceso de la empresa de carcasas en su dinámica de cambios de productos. Se usan los óvalos para indicar el inicio y fin, los rectángulos para las acciones de cada etapa, el rombo para las bifurcaciones (si hay o no el modelo solicitado por el cliente), y por supuesto las flechas que marcan el rumbo.
4. Solicita retroalimentación
Aunque los directivos sean quienes se hacen cargo de esta tarea, es esencial pedir la opinión de los colaboradores que participan en el proceso en cuestión, porque ellos son los que pueden brindarte la información más valiosa con base en su experiencia. Sin duda, es mejor elaborar un diagrama de flujo de proceso en equipo que de manera individual.
En el caso de la empresa de carcasas móviles, no se ha corroborado que el modelo aparece en el inventario de la empresa; además, al momento de buscar el color solicitado por el cliente existe la posibilidad de que no se encuentre. Por lo cual, es necesario agregar otro rombo al flujograma para dar solución ante tal inconveniente.
5. Traza el diagrama
Ya corregido el diagrama de flujo de proceso es momento de darle formato para concluirlo y presentarlo a socios, directivos y colaboradores de la empresa. En especial al área que se hace cargo de ese proceso, para que sepa qué acciones tomar en cada una de las etapas, que se han representado de manera visual para ser comprendidas rápidamente.
6. Asignar roles en cada etapa
Por último, con ayuda del flujograma puedes dividir las tareas que desempeñarán determinados colaboradores en cada una de las etapas del proceso. Con ello, podrás obtener resultados positivos y, por lo tanto, de mayor rendimiento.
Cómo hacer un diagrama de flujo con la plantilla de HubSpot
En HubSpot hemos creado una plantilla para hacer diagramas de flujo y puedes descargarla gratis. Siguiendo las indicaciones que encontrarás en el descargable, paso a paso, irás preparando tu diagrama de flujo de procesos.
Usar una plantilla de HubSpot para crear diagramas de flujo es beneficioso porque facilita la representación clara y comprensible de cualquier proceso empresarial, independientemente de su complejidad.
Al acceder a la plantilla desde Google Slides, puedes entender mejor las etapas, actividades clave y correlaciones entre ellas. Además, los diagramas de flujo se pueden utilizar en reuniones para identificar mejoras y automatizaciones, personalizarlos con la imagen corporativa de tu empresa y compartirlos fácilmente con tus compañeros, ya sea en formato impreso o digital.
A continuación, te mostraré algunos ejemplos de diagramas de flujo de proceso que te servirán para conocer su funcionalidad y versatilidad en cualquier tipo de actividad de una empresa.
El consejo de Rafael Reina Valle, experto en organización industrial
"Los diagramas de flujo tienen una ventaja clave: indican la secuencia del proceso, como su nombre lo indica, representando el flujo de información de un procedimiento. Esto permite identificar problemas y encontrar soluciones de manera efectiva".
1. Compra a proveedores
En este ejemplo vemos cada una de las etapas que influyen en el proceso de operaciones de compra a proveedores. La secuencia comienza cuando se da la notificación de que es necesario adquirir nuevas materias primas o productos; allí se aclara si es la primera vez que se realizará la compra de dichos artículos.
Si es una compra nueva, es necesario consultar precios y pedir cotizaciones para revisar que el precio se ajusta al presupuesto; dependiendo de ello se confirma o no el pedido con el proveedor.
Si es una compra ya hecha con anterioridad, se debe decidir si el proveedor que se está considerando es bueno o no; cuando la respuesta es negativa se conecta con los pasos de una nueva compra. Y si la respuesta es afirmativa, el camino es más sencillo y se hacen directamente el pedido y el pago.
2. Selección de personal
Dentro del proceso de selección de personal se pueden presentar diferentes variantes que tienen que ser direccionadas de manera clara. En el siguiente diagrama de flujo de proceso observamos que, desde que se inicia la búsqueda del candidato a la vacante, es necesario decidir si se va a escoger a alguien de la misma empresa (lo cual es más rápido), o si se va a buscar fuera.
Cuando se elige esta última opción el proceso se alarga: se pasa a la revisión de solicitudes y de curriculum vitae; se entrevista a los preseleccionados, luego se les realizan las pruebas necesarias para determinar sus conocimientos respecto al puesto. En caso de que les falten algunas habilidades, se pasa a la capacitación; después, hay que verificar sus antecedentes en otros trabajos, revisar sus exámenes médicos, elegir al candidato indicado y contratarlo.
3. Pedido de venta
Es importante que una empresa o negocio cuente con un diagrama de flujo de proceso de algo tan primordial como es la venta. A partir de dicha representación visual, es más fácil para los vendedores saber qué hacer ante los diferentes casos que se presentan con el cliente.
La secuencia inicia con la solicitud del cliente de dichos productos, el vendedor comienza por verificar si hay en el inventario. Si existe disponibilidad, se envía la orden al almacén, se entregan los productos y se cierra la venta.
En el caso de que no haya algún producto, habrá que informarle al cliente y ofrecerle otras opciones para que se efectúe la venta; si el comprador no quiere, se cancela el pedido. Por otro lado, si acepta modificar u omitir el artículo faltante se procede a solicitar el pedido al almacén, entregarlo y finalizar la venta.
Con estos ejemplos se puede ver la importancia de comprender los pasos de un proceso, a través de un flujograma. En esta representación gráfica podrás detectar nuevas oportunidades para agilizar la secuencia y omitir pasos innecesarios; así que aprovecha esta valiosa herramienta.
Sin duda, el uso del diagrama de flujo de proceso es una herramienta fundamental para visualizar, analizar y mejorar la eficiencia de cualquier proceso empresarial. Tras comprender qué es, cómo se elabora y revisar los ejemplos que te he proporcionado en este artículo, estarás equipado para aplicar esta técnica de manera efectiva en tu propia organización.
Recuerda que la clave radica en la claridad, la precisión y la adaptabilidad en la creación y actualización constante de tus diagramas de flujo de proceso para optimizar la productividad y la calidad en tus operaciones.t
¡No dudes en implementar esta valiosa herramienta en tus proyectos para alcanzar el éxito deseado!
Preguntas frecuentes acerca del diagrama de flujo de proceso
A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema:
Cuáles son las características principales de un diagrama de flujo
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Sus características principales incluyen la claridad, ya que utiliza símbolos y flechas para mostrar las etapas del proceso de manera visualmente comprensible. Es secuencial, mostrando el orden de las operaciones o pasos a seguir. También es específico, describiendo detalles concretos sobre cada etapa del proceso. Además, permite identificar fácilmente puntos de decisión y posibles mejoras en el flujo de trabajo.
Cómo se hace un diagrama de flujo paso a paso
- Definir el objetivo: establece claramente el propósito del diagrama de flujo.
- Identificar los procesos: enumera todas las etapas o pasos del proceso.
- Seleccionar símbolos: usa símbolos estándar para representar cada paso (inicio, proceso, decisión, etc.).
- Ordenar los pasos: coloca los pasos en secuencia lógica, conectándolos con flechas.
- Revisar y ajustar: asegúrate de que el flujo sea claro y lógico, haciendo ajustes si es necesario.
- Validar con el equipo: revisa el diagrama con el equipo para asegurar que todos los pasos están correctos.
- Documentar y compartir: guarda el diagrama en un formato accesible y compártelo con los interesados.
Cuáles son los símbolos que se utilizan en los diagramas de flujo
En los diagramas de flujo se utilizan varios símbolos estándar, incluyendo:
- Óvalo: indica el inicio y el fin del proceso.
- Rectángulo: representa un paso o una acción en el proceso.
- Rombo: señala un punto de decisión que tiene múltiples caminos.
- Flechas: conectan los símbolos, mostrando la dirección del flujo.
- Paralelogramo: utilizado para entradas y salidas de datos.
- Círculo pequeño: indica un conector dentro del diagrama para evitar líneas cruzadas.
