Liderar el trabajo en equipo para lograr los objetivos establecidos no siempre es fácil, sobre todo, cuando la gestión de procesos empresariales no funciona de manera correcta. Los procesos, en los negocios, son el conjunto de tareas que conforman el flujo de trabajo y constituyen un elemento fundamental para que el producto o servicio llegue al cliente.
Por eso, los procesos son el sustento de cualquier negocio y es necesario analizarlos e identificar cualquier deficiencia, a fin de implementar un plan de mejora. Este tiene el propósito de ayudarte a optimizar las actividades individuales e impulsar el proceso, de tal manera que se asegure el éxito del mismo.
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La implementación de un plan de mejora te permitirá realizar un análisis profundo del proceso. Esto te ayudará a identificar las deficiencias para corregir el camino a tiempo.
Es una técnica de gestión de proyectos efectiva, pero si aún no la has implementado en tu negocio, en este artículo, te diremos cómo llevarla a cabo. Aprende a crear tu plan de mejora en 7 pasos y ponlo en práctica en cuanto sea posible.
Qué es un plan de mejora
Un plan de mejora es un documento que contiene información, tácticas y tareas para optimizar los procesos en una empresa, a fin de impulsar su rendimiento. Se desarrolla con un enfoque sistemático y estructurado para lograr cambios efectivos que llevan a alcanzar los objetivos y promover una continua evolución.
Cuáles son los beneficios de implementar un plan de mejora de procesos
El plan de mejora es una técnica que permite analizar de manera constante los procesos que se desarrollan en una compañía y ofrece una manera iterativa de perfeccionarlos, ya que permite aprender de ellos al mismo tiempo que se analizan. Dentro de sus beneficios se encuentran:
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1. Operaciones más eficientes
Implementar un plan de mejora en los procesos te permite aplicar acciones correctivas a aquellos que son deficientes y mejorar tu manual de procedimientos. Podrás eliminar aquellos componentes que consumen mucho tiempo y que, además, son innecesarios, de esta manera, el trabajo será más eficaz.
2. Mejora la gestión de la organización
Los planes de mejora implican esfuerzos en equipo a partir de la gestión de los procesos y sus funciones. Esto resulta en el funcionamiento exitoso del proceso y en el perfeccionamiento en la organización de la empresa.
3. Permite tomar mejores decisiones
Sin duda, uno de los grandes beneficios de emplear planes de mejora en los procesos es la toma de decisiones informadas que impulsan la optimización.
4. Mejora la productividad
Por medio de un plan de mejora en el proceso, se pueden poner en práctica aplicaciones de automatización para que los empleados mejoren su productividad. Al simplificar tareas repetitivas, podrán dedicar su tiempo a labores más estratégicas. De esta forma, se promueve la productividad en general.
5. Satisfacción de empleados
Cuando los procesos funcionan de manera correcta, los miembros de los equipos están más motivados. Por el contrario, un proceso ineficiente podría generar frustración en los empleados, pues les hace sentir que sus esfuerzos no valen la pena. Un plan de mejora de procesos bien elaborado podría mejorar la satisfacción de los trabajadores y promover la participación en el proceso.
6. Satisfacción del cliente
El plan de mejora es un proceso con enfoques interno y externo. El resultado final de cada procedimiento es cubrir las necesidades de los clientes y su punto de vista del producto o servicio. La implementación de este análisis aumenta el valor de los procesos y asegura su éxito.
Tipos de plan de mejora
Un plan de mejora es una herramienta versátil que puede aplicarse a cualquier sector o proyecto. Cada plan se adapta a las necesidades específicas de la organización y se centra en las áreas clave que requieren mejoras para lograr los objetivos deseados. Aquí puedes ver algunos de los tipos de plan de mejora más comunes:
1. Plan de mejora de procesos
Este tipo de plan se enfoca en identificar y optimizar los procesos existentes en una organización, con el objetivo de aumentar la eficiencia, reducir costos, minimizar errores y optimizar la calidad de los productos o servicios. Con este plan, mejorarás los flujos de procesos en una compañía.
2. Plan de mejora de calidad
Este plan se centra en identificar y corregir deficiencias en los estándares de calidad de una organización. Incluye acciones para mejorar la satisfacción del cliente, eliminar defectos, fortalecer el control de calidad y establecer medidas preventivas para evitar problemas futuros.
3. Plan de mejora de desempeño
Este tipo de plan se utiliza para abordar deficiencias en el desempeño individual o de un equipo de trabajo. Incluye el establecimiento de metas específicas, la identificación de áreas de mejora, la implementación de capacitación y desarrollo, así como la evaluación continua para lograr mejoras en el rendimiento.
4. Plan de mejora de la experiencia del cliente
Este plan se enfoca en mejorar la satisfacción y la experiencia general de los clientes. Incluye acciones para comprender las necesidades y expectativas de los clientes, mejorar la comunicación, optimizar los puntos de contacto con el cliente y garantizar un servicio de alta calidad en todos los aspectos de la interacción.
5. Plan de mejora de la seguridad
Este tipo de plan se implementa para identificar y reducir los riesgos y accidentes laborales. Incluye medidas para mejorar los protocolos de seguridad, promover la conciencia y capacitación en seguridad y establecer procedimientos claros para minimizar los incidentes y garantizar un entorno de trabajo seguro.
Cómo diseñar un plan de mejora de procesos empresariales en 7 pasos
1. Identifica el proceso a mejorar
En este primer paso, debes identificar cuál es el proceso que necesitas mejorar. Ubícalo en un diagrama de flujo que ilustre cuáles son los pasos que se están llevando a cabo para ese procedimiento en particular. De esta forma, podrás localizar con facilidad los puntos débiles.
2. Analiza el proceso
Una vez que tengas trazado el proceso que vas a analizar, examina, con detalles, cuáles son los aspectos que integran cada paso e identifica dónde pueden existir las fallas. Cuando hayas localizado esos puntos débiles examina a fondo qué es lo que está sucediendo y cuáles son las causas de la deficiencia en el proceso.
3. Reformula el proceso
Ahora que conoces cuál ha sido la raíz del problema, es momento de replantear el proceso. El objetivo de este paso es mejorar lo que tenías y evitar el problema que encontraste. Reúne a tu equipo de trabajo para que juntos, desde su experiencia, encuentren la solución. Ten en cuenta los indicadores de proceso que te ayudarán a afinar la estrategia.
4. Redacta un plan de mejora
Es momento de redactar el plan de mejora del proceso. Este incluye la solución y asigna los recursos necesarios para ejecutarlo. Señala los cambios que se deben aplicar gracias a la información detallada que has recabado y cómo deben implementarse. Incluso, puedes realizar otro diagrama que ilustre las tareas, los entregables y los recursos que deben considerarse en el proceso.
5. Comunica el plan de mejora
Cuando tengas el documento con la información del plan de mejora es momento de comunicarlo al equipo. Asegúrate de que todos hayan recibido esta información y que estén de acuerdo en las tareas que les han sido asignadas: mantente flexible ante los comentarios y escucha las reflexiones de todos.
6. Ejecuta el plan de mejora
Pon en práctica el plan de mejora en el proceso. Sigan al pie de la letra cada una de las tareas y asignaciones que se diseñaron en el plan de mejora para obtener los mejores resultados.
7. Supervisa el plan de mejora
Mientras ejecutan el plan de mejora, es importante que supervises que el equipo esté aplicando las mejoras propuestas. Al mismo tiempo, debes identificar las fallas que puedan surgir con un análisis en tiempo real, así podrás mejorarlas como parte de un método continuo.
Ejemplo de tabla de un plan de mejoramiento empresarial
Puedes tomar la tabla que te mostramos como plantilla y llenarla con los datos de tus procesos y medios. Tenerla cerca en todo momento del plan te ayudará a realizar mejoras a tus procedimientos y perfeccionar tu plan para cualquier proceso que requiera una optimización en el futuro.
Ejemplos de plan de mejora
1. Plan de Mejora de Atención al Cliente
Aquí tienes un ejemplo de un plan de mejora para los procesos de atención al cliente, cuyo objetivo es reducir tiempos de respuesta. Para ello, se plantean acciones como un análisis de la condición actual y la identificación de cuellos de botella. Se establecen tiempos para ejecutar cada actividad y se designa un responsable del área y uno de seguimiento que, en este caso, es el mismo.
2. Plan de Mejora para Inventario
En este otro ejemplo, se busca mejorar el sistema de gestión de inventario para reducir la falta de disponibilidad de la mercancía. Una de las tareas más importantes para este caso es la de implementar un nuevo sistema de control de inventario. Observa cómo hay un responsable del área, pero otra persona será quien le dé seguimiento al proyecto. Además, mira lo importante que es establecer el seguimiento para que se logre la mejora esperada.
Ahora ya conoces la importancia de tener un plan de mejora: te ayuda a establecer metas claras, asignar responsabilidades y utilizar los recursos adecuados. Un plan de mejora impulsa la innovación, la eficiencia y la satisfacción tanto interna como externa de tu empresa.
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